Digital ist alles?! Kommunikation und Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter

Mit der zunehmenden Digitalisierung in allen Lebensbereichen ergeben sich auch für Unternehmen neue Möglichkeiten, Kommunikation und Zusammenarbeit anders zu denken und zu gestalten. Die aktuellen technischen Neuerungen bieten viele Chancen, gleichzeitig kann deren maßlose und ungesteuerte Nutzung auch nachteilige Effekte haben – sowohl für Unternehmen als auch für die Beschäftigten.

Inhalte dieses Beitrages

» Was bedeutet Kommunizieren und Kooperieren im digitalen Zeitalter für Unternehmen und Beschäftigte?
» Welche Vorteile bieten durch digitale Medien unterstützte Kommunikation und Kooperation?
» Welche Risiken bestehen bei digitaler Kommunikation und Kooperation?

» Welche Möglichkeiten der digital gestützten Kommunikation und Kooperation gibt es?
» Welche Kompetenzen benötigen Führungskräfte von virtuellen Teams?
» Wie kann digitale Zusammenarbeit gut gelingen?

» Wo kann ich mehr zum Thema Kommunikation und Kooperation im digitalen Zeitalter erfahren?
» Die besten Bücher zum Thema digital kommunizieren

Was bedeutet Kommunizieren und Kooperieren im digitalen Zeitalter für Unternehmen und Beschäftigte?

Oft beziehen sich Kommunikationsmodelle auf Interaktionen, bei denen sich die Kommunikationspartnerinnen und Kommunikationspartner gegenüberstehen (z. B. in einem Mitarbeitergespräch) bzw. zumindest eine unmittelbare Reaktion möglich ist (z. B. in einem Telefonat). Sicherlich kommt Ihnen der Satz „Der Ton macht die Musik!“ bekannt vor. Mimik und Gestik sowie die Art und Weise WIE wir etwas sagen, haben einen großen Einfluss darauf, wie das Gesendete beim Gegenüber ankommt. Das WAS tritt dann vielfach in den Hintergrund, weil eben die Beziehungsebene die Sachebene bestimmt. Um einen Ausgleich für das Fehlen solcher automatisch mitgesendeten Beziehungsinformationen auszugleichen, greifen wir tagtäglich zu vielen verschiedenen Emojis. Ohne diese wären Missverständnisse aufgrund einer sarkastischen WhatsApp-Nachricht vorprogrammiert.

Kurzum, das gewählte Medium bestimmt, welche Informationen überhaupt beim Empfänger bzw. bei der Empfängerin ankommen können. Denken Sie beispielsweise an eine schlechte Bildqualität in einer Videokonferenz oder begrenzte Textlängen bei Twitter. Bei E-Mails reduziert sich die Kommunikation ausschließlich auf den geschriebenen Text. Die mit der Benutzung vieler Medien verbundene Reduktion von Informationen verleitet dazu, bestehende Lücken durch Spekulationen und Vermutungen zu füllen. Die Kommunikationskette von Konrad Lorenz zeigt, welche „Hürden“ zu nehmen sind:

• Gedacht ist nicht gesagt!
• Gesagt ist nicht gehört! – oder auch: Geschrieben ist nicht gelesen!
• Gehört ist nicht verstanden!
• Verstanden ist nicht gewollt!
• Gewollt ist nicht gekonnt!
• Gekonnt und gewollt ist nicht getan!
• Getan ist nicht beibehalten!

Bezogen auf das Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun („4 Seiten einer Nachricht“), findet bei elektronisch gestützter Kommunikation häufig eine Fokussierung auf den Sachinhalt und direkt formulierte Appelle statt. Beziehungsinformationen und Selbstoffenbarungen treten oft durch das fehlende Nonverbale in den Hintergrund.

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Welche Vorteile bieten durch digitale Medien unterstützte Kommunikation und Kooperation?

Die zentralen Vorteile von digitaler Kommunikation und Kooperation liegen in der vergrößerten zeitlichen und örtlichen Unabhängigkeit. E-Mails können rund um die Uhr gesendet und empfangen werden und dafür muss man sich nicht im Büro aufhalten. Auch die Geschwindigkeit, in der kommuniziert wird, hat sich rasant erhöht. Nur in wenigen Fällen muss auf das Eintreffen eines Briefes gewartet werden. Über Clouds oder per Anhang können Konzepte, Skizzen oder auch Aufträge „just-in-time“ weitergegeben werden. Zahlreiche Tools ermöglichen über Share-Optionen auch die gemeinsame Bearbeitung eines Dokumentes zur gleichen Zeit.

Digitale Medien schaffen damit die Grundlage für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams. In solchen arbeiten Beschäftigte aus verschiedenen Regionen oder sogar Zeitzonen zusammen, ohne sich möglicherweise jemals persönlich zu begegnen.

Auch Beschäftigte profitieren von der erhöhten Flexibilität. Sie können im Home Office tätig werden und ihre Arbeitszeiten stärker selbstbestimmt gestalten, ohne vom Kommunikationsfluss im Büro abgeschnitten zu werden.

Außerdem zeigt die Deutsche Social Collaboration Studie 2017: die Arbeitseffizienz wird je nach Intensität der Nutzung von Collaboration Tools und dem Arbeitsumfeld um 16,6 bis 41,7 Prozent gesteigert. Dies ist vor allem der Reduzierung von Ablenkungen zuzuschreiben – alle Beteiligten können sich voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren.

Welche Risiken bestehen bei digitaler Kommunikation und Kooperation?

Wie bei fast allem im Leben, hat die Medaille aber auch eine andere Seite. Die verstärkte Nutzung elektronischer Kommunikations- und Kooperationsformen bringt auch verschiedene Nachteile mit sich.

Gefahren, das Kommunikationsziel zu erreichen

Wird eine Information digital übermittelt, bleibt im Vergleich zur unmittelbaren Kommunikation oft unklar, ob diese auch wahrgenommen (im Sinne der Kommunikationskette von Konrad Lorenz also „gehört“) worden ist, auch wenn Lesebestätigungen abgefordert werden. Außerdem reduzieren elektronisch übermittelte Nachrichten den Informationsgehalt, d. h. Aussagen über das persönliche Empfinden des/r Senders/in oder die Beziehungsebene beider Seiten sind nur eingeschränkt möglich.Dadurch steigt der Interpretationsspielraum, den eine Mitteilung eröffnet. So kann es sein, dass ein und dieselbe Nachricht von verschiedenen Empfängern ganz unterschiedlich verstanden wird und Missverständnisse auftreten. Dies bleibt dem Sender bzw. der Senderin (zunächst) verborgen, da die direkten Reaktionen des Empfängers bzw. der Empfängerin auf die Nachricht nicht sichtbar sind. Feedback erfolgt häufig nicht oder nicht unmittelbar. Auch werden Informationen oder Aufforderungen in digitalen Kommunikationsprozessen eher ignoriert, da die Dringlichkeit oder die persönliche Bedeutung oft über nonverbale Informationen ausgedrückt wird, die digital fehlen. Es fällt eben leichter sich hinter einem „Das habe ich wohl überlesen“! zu verstecken.

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Risiko des Kontrollverlustes

Es wird deutlich, dass die Kontrollmöglichkeiten bei digitaler Kommunikation und Kooperation eingeschränkt sind. In einem Präsenzmeeting ist sichtbar, ob Teilnehmende nebenbei mit dem Handy E-Mails beantworten, in einem digitalen nicht. Auch müssen Führungskräfte dazu bereit sein, das für Home Office notwendige Vertrauen aufzubringen, da die Formel „Anwesenheitszeit = Arbeitszeit“ nicht mehr greift.

Der Kontrollverlust kann sich aber auch auf die eigene Person des bzw. der Beschäftigten beziehen. Immer und überall erreichbar zu sein, kann zu einer mangelnden Abgrenzung zwischen Arbeits- und Nicht-Arbeitszeit führen, die im extremsten Fall zur Selbstausbeutung führt. Die Work-Life-Balance gerät dann massiv in Gefahr, wenn Beschäftigte immer auf Alarmbereitschaft sind und dadurch soziale Bedürfnisse im privaten Bereich in den Hintergrund treten.

Bildnachweis: Alexander Limbach - Fotolia.comNachteil der Unpersönlichkeit

Durch die ausschließliche oder vornehmliche Nutzung elektronischer Formen der Kommunikation und Kooperation wird die Interaktion insgesamt unpersönlicher. Verständnis schaffende Nebeninformationen (z. B. Kollegin A hat sich trotz gebrochenem Bein ins Büro geschleppt; ein ähnlicher Kleidungsstil von Teammitgliedern; hektische und gestresste Bewegungen der Teamleiterin) fehlen. Der Beziehungsaufbau wird dadurch erschwert.

Gleichzeitig sinkt die Hemmschwelle, sich kritisch oder negativ gegenüber anderen zu äußern, wenn man sich eben nicht persönlich gegenüber steht. So kann es rasch zu zusätzlichen Bewährungsproben für die Arbeitsbeziehungen kommen, während man sich in einem direkten Gespräch mehr Mühe geben würde, Kritik „verdaulicher“ zu verpacken.

Welche Möglichkeiten der digital gestützten Kommunikation und Kooperation gibt es?

Damit die Kommunikation und das vernetzte Arbeiten gelingen, bedarf es geeigneter Tools. Wir haben für Sie eine Auswahl praktischer Collaboration-Tools zusammengestellt und nach ihrer jeweiligen Hauptfunktion sortiert:

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

TIPP: In unserem Tool „Die besten Collaboration-Tools“ stellen wir Ihnen die hier angeführten Tools ausführlich vor.

Welche Kompetenzen benötigen Führungskräfte von virtuellen Teams?

An erster Stelle erwartet man natürlich IT-Kompetenz und den Umgang mit den Collaborationstools sowie der technischen Ausstattung. Jedoch sind auch bei der Führung von virtuellen Teams zukünftig vor allem soziale und kommunikative Kompetenzen gefragt. Eindrucksvoll untermauert dies die Metastudie des Instituts für Führungskultur im digitalen Zeitalter. In dieser steht an erster Stelle mit 70 Prozent „Kommunikationsfähigkeit“ und an Position 2 mit 50 Prozent „Menschenorientierung“. Zu den Top 5 der in der Studie benannten Kompetenzen zählt mit „Vernetzungsfähigkeit“ eine Kompetenz, die eher neu hinzugekommen ist. „Vertrauen schaffen“ bzw. „Vertrauen aufrechterhalten“ ist von jeher eine bedeutsame Führungskompetenz. Dies trifft ebenso auf das „Schaffen von Transparenz“ zu.

Schaut man im Einzelnen hin, dann sind wichtige Kompetenzen, die Führungskräfte von virtuellen Teams vor besonders große Herausforderungen stellen:

• Fähigkeit, tragfähige Beziehungen im virtuellen Team aufzubauen,
• Fähigkeit, sich in das Erleben der räumlich verteilten Teammitglieder hinzuversetzen,
• Fähigkeit, mit den räumlich verteilten und ggf. zeitlich versetzt arbeitenden Teammitgliedern effektiv und effizient zu kommunizieren,
• Fähigkeit, Entscheidungen und Prozesse nachvollziehbar zu kommunizieren,
• Fähigkeit, individuelle Stärken zu erkennen und zu fördern,
• Fähigkeit, Selbständigkeit der Teammitglieder zu fördern,
• Fähigkeit, Konflikte frühzeitig zu erkennen und konstruktiv zu bewältigen
• Fähigkeit, gemeinsam vom virtuellen Team akzeptierte Ziele zu formulieren

TIPP: Lassen Sie sich von unserem "Katalog Führungskompetenzen" anregen, die Führungskräfte Ihres Unternehmens für virtuelle Teamarbeit fit zu machen.

TIPP: Unser Premiumtool "360-Grad-Feedback für Führungskräfte" nutzt den Katalog Führungskompenzen als Basis für ein systematisches Führungskräftefeedback und die gezielte Entwicklung der individuellen Führungskompetenzen.

Wie kann digitale Zusammenarbeit gut gelingen?

Damit ein Unternehmen und seine Beschäftigten maximal von den Möglichkeiten digital gestützter Kommunikation und Zusammenarbeit profitieren, hilft es, folgende Aspekte zu beachten, die die Rahmenbedingungen als Ganzes und jede Kommunikation im Speziellen betreffen.

Rahmenbedingungen schaffen

1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren

Auch bei Kommunikation ist Kommunikation alles! In diesem Sinne sollten Unternehmen klar formulieren, welche neuen Medien und Tools fortan für den internen und externen Austausch zum Einsatz kommen werden. Es empfiehlt sich, abzugrenzen welche Wege für welche Zwecke und Ziele eingesetzt werden sollen.

2. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter qualifizieren

Während es Beschäftigte geben wird, die sich über den Einzug neuer Medien in ihren Arbeitsalltag freuen werden – denken Sie zum Beispiel an die Digital Natives – wird es auch Kollegen und Kolleginnen geben, die das Ganze mit Misstrauen und Abwehr betrachten. Die ganz normale Angst vor Veränderungen. Benennen Sie eine/n interne/n Ansprechpartner/in für Fragen und Anliegen zum Thema digitale Kommunikation und Zusammenarbeit und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, den Umgang mit neuen Tools in Schulungen zu erlernen.

3. Erwartungen explizit formulieren

Damit Unsicherheiten bei den Beschäftigten vermieden werden, machen Geschäftsführungen und Führungskräfte am besten von Anfang an deutlich, was sie von den Mitarbeitenden erwarten, insbesondere hinsichtlich von „Ansprechbarkeit“ und „Erreichbarkeit“. Häufig auftretende Fragen dabei sind:

• Wird erwartet, dass ich meine E-Mails auch zu Hause regelmäßig abrufe?
• Ist es ok, mein Diensthandy nach Feierabend auszustellen?
• Was sind dringende Fälle, in denen man mich auch am Wochenende oder im Urlaub kontaktieren darf?
• Inwieweit zählt diese Form der Abrufbereitschaft als Arbeitszeit?
• Darf ich mein Diensttablet auch privat nutzen?
• …

Solche und weitere Fragen können Unternehmen auch explizit in ihren Teams sammeln lassen, um dann gemeinsam Lösungen dafür zu entwickeln. Diese können auch Einzug in eine Betriebsvereinbarung halten.

4. Bildnachweis: Jacob Ammentorp Lund - Fotolia.comTechnische Ausstattung zur Verfügung stellen

Zu den Rahmenbedingungen zählt natürlich auch die notwendige Hard- und Software. Diensthandys, Tablets oder andere mobile Endgeräte müssen nicht nur angeschafft, sondern auch mit den entsprechenden Tools ausgestattet und regelmäßig gewartet werden. Sicherheitsmaßnahmen sind gerade im Hinblick auf immer häufiger publik werdende Hackerangriffe und die Datenschutzverordnung der Europäischen Union von besonderer Bedeutung.

Kommunikationsprozesse gestalten

Unter den geregelten Rahmenbedingungen gilt es nun, einzelne Kommunikationsprozesse zu gestalten und sich dabei genau zu überlegen, welche Medien am besten zum Einsatz kommen sollten. Hierbei werden sich schnell Routinen für die verschiedenen Kommunikationszwecke und -anlässe entwickeln.

1. Aktuelle Kontaktinformationen geben

Es mag sich vielleicht banal anhören, jedoch ist es gerade bei Teams, die oft oder ausschließlich virtuell zusammenarbeiten unerlässlich, allen Mitgliedern transparent zu machen, wer mit welcher Funktion zum Team gehört. Ebenso sind personelle Veränderungen umgehend zu kommunizieren, damit im weiteren Prozess keiner vergessen wird. Eine aktuelle Verteilerliste für E-Mails oder aktuelle WhatsApp-Gruppen sind ein guter Anfang.

2. Sachinhalte strukturieren und gliedern

Bei der schriftlichen Kommunikation ist eine gute Struktur des Textes das A und O, da unmittelbare Verständnisfragen nicht möglich sind. Daher sollte man sich genau überlegen, welche Ziele verfolgt werden und diese auch explizit machen. W-Fragen helfen dabei, eine gute Gliederung zu finden:

• Worum geht es? - Schreiben Sie einen einleitenden Satz zum groben Inhalt Ihres Anliegens!
• Was ist zu tun? - Erläutern Sie die Aufgabe, um die es geht, z. B. unterteilt in verschiedene Schritte!
• Wer trägt die Verantwortung? - Ordnen Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten Personen oder kleinen Personengruppen namentlich zu!
• Bis wann ist es zu erledigen? - Geben Sie ein Zeitfenster vor, in dem die Aufgabe zu bearbeiten ist!
• …

Treffen sich Teammitglieder in einem Online-Meeting sollte dieses gut moderiert werden und einer allen bekannten Agenda folgen. Moderatorinnen und Moderatoren sollten die wichtigsten Punkte an den Beginn setzen, da hier die Aufmerksamkeit am größten ist.

3. Kommunikationsmedien kombinieren und wechseln

Auch wenn Teammitglieder nicht an einem Ort oder zur selben Zeit tätig sind, hilft es den Teammitgliedern ungemein, eine bessere Beziehung zueinander aufzubauen, wenn sie sich gelegentlich persönlich treffen. Solche Treffen bieten die Möglichkeit für Small Talk (Was machen die Kinder?, Wie liefen die Fußballspiele am Wochenende?, …) und damit eine Grundlage dafür, persönliche Gemeinsamkeiten zu entdecken, die wiederum die Sympathie füreinander fördern. Sind sich Teammitglieder sympathisch, werden kleine Fehltritte schneller verziehen und man kann auf unkomplizierte Hilfe untereinander hoffen.

Merkt eine Führungskraft, dass E-Mails lange nicht beantwortet werden oder der Aktivitätsgrad in virtuellen Meetings sehr gering ist, kann ein „Methodenwechsel“ Wunder bewirken. Sitzen alle an einem Tisch und müssen Pinnwände ganz klassisch mit Moderationskarten gefüllt werden, entsteht automatisch ein gewisser Druck, sich zu beteiligen.

4. Feedback aktiv einfordern

Während Gesprächspartner/innen in der Face-to-face-Interaktion häufig unmittelbar (und unaufgefordert) ihre Meinung zu einem Sachverhalt wiedergeben, wartet man als Verfasser/in einer E-Mail manchmal vergeblich auf Antwort und die eigene Arbeit gerät ins Stocken. Fordern Sie also Ihre Leserschaft aktiv auf, sich zurück zu melden und setzen Sie dafür am besten einen konkreten Termin. Oft ist ein Nachsatz wie: „Habe ich bis zum Stichtag nichts von Ihnen gehört, gehe ich davon aus, dass Sie meinen Vorschlag befürworten.“ ein guter Anstoß.

Tooltipp: Nutzen Sie das Tool "Checkliste Teamzusammenarbeit fördern", um insbesondere den Zusammenhalt von virtuellen Teams zu stärken.

Wo kann ich mehr zum Thema Kommunikation und Kooperation im digitalen Zeitalter erfahren?

Zentrale Anlaufstelle für Kommunikation 4.0 ist die Plattform Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Im Dossier: Kundenkommunikation 4.0 findet man mit Hilfe von Leitfäden, Merkblättern und Checklisten eine gute Orientierung über das Thema.

Im Human Resources Manager geht Birga Teske der Frage Wie Teamarbeit auf Distanz gelingt nach.

Diego Wyllie erläutert in einem Beitrag in der Computerwoche Personalmanagement-Tools für den Mittelstand.

Collaboration: 20 Tools für mehr Produktivität im Team von t3n digital pioneers zeigt Lösungen für kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten auf.

Schluss mit den E-Mails lautet ein Artikel der Frankfurter Allgemeinen Zeitung, der vor allem darauf hinweist, dass sich durch verschiedene Chat-Programme auch die Kommunikation im Büro verändert. Doch hierbei wird deutlich, dass solche Programme auch Hürden aufweisen.

Wie sieht die Zukunft der internen Kommunikation aus? Dazu beschäftigte sich Ulrike Führmann in einem Interview mit Prof. Dr. Dr. Mast. In ihrem Beitrag Interne Kommunikation auf dem Weg zur „leading position“? Auf dem IK-Blog wurden die Erkenntnisse und Tipps verständlich dargelegt.

Fünf Tipps, wie im digitalen Zeitalter eine gewinnende und wertschätzende Kommunikation geführt werden kann, liefert der Onlineartikel Kundenkommunikation im digitalen Zeitalter in Springer Professional..

Durch die Digitalisierung befindet sich die Arbeitswelt in einem Umbruch. Das Frauenhofer Institut geht in ihrem Artikel darauf ein, was man als Führungskraft in der virtuellen Arbeitswelt bedenken muss.

Der Erfolg von Teams wird nicht von der Homogenität der einzelnen Teammitglieder bestimmt, sondern von der Teamführung. Welche Aspekte bei der Führung von virtuellen im Gegensatz zu klassischen Teams beachtet werden müssen, erläutern die Autoren von Personalwirtschaft in ihrem Artikel.

Die besten Bücher zum Thema digital kommunizieren: