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Stellenbeschreibungen: Hoher Aufwand mit geringem Effekt oder „Must-have“ der Personalarbeit?

27. März 2022
Oliver Lilie
Oliver Lilie
Perwiss-Experte für Führung und Change Management

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiger Teil der Unternehmensplanung. Sie helfen sowohl der Stelleninhaberin bzw. dem Stelleninhaber als auch dem Betrieb, das mit der Arbeitsstelle verbundene Ziel, die Funktion sowie die Aufgaben und Verantwortungsbereiche in einen Kontext setzen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Für die Personalplanung sind Stellenbeschreibungen ein wichtiges Instrument zur Strukturierung der einzelnen Stellen und Einordnung dieser in das Gesamtgefüge.
  • Stellenbeschreibungen vereinfachen diverse Personalmanagementprozesse wie Stellenausschreibungen, Personalauswahl, Einstellungsprozesse, Einarbeitungsprozesse, Personalentwicklung, Stellvertretungsregelungen und Personalaustritte.
  • Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von geklärten Erwartungen und Anforderungen in gut strukturierten Stellenbeschreibungen.

So gehen Sie vor:

  • Entwerfen Sie eine für Ihr Unternehmen passende allgemeine Vorlage für Stellenbeschreibungen.
  • Formulieren Sie Stellenbeschreibungen personenunabhängig und halten Sie sie als standardisiertes Dokument in schriftlicher Form fest.
  • Achten Sie auf eindeutige Formulierungen, sodass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihrer Aufgaben und Pflichten sowie der Ziele der Stelle bewusst sind.
  • Aktualisieren Sie die Stellenbeschreibungen in regelmäßigen Abständen.

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Was sind Stellen und wie entstehen sie? 

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in einem Unternehmen. Basis für die Bildung von Stellen ist eine Aufgabenanalyse. Dabei wird personenunabhängig vorgegangen. Im Rahmen der Stellenbildung werden Kernaufgaben und Teilaufgaben so zusammengefasst, dass diese jeweils von einer Person mit dem entsprechenden Kompetenzprofil ausgeführt werden können.

Bei Bedarf an neuen Stellen, wie beispielsweise aufgrund von Unternehmenswachstum oder Restrukturierung, führen Unternehmen eine personenunabhängige Aufgabenanalyse durch. Anhand derer werden die Hauptaufgaben ermittelt und in Teilaufgaben zerlegt. Darauf aufbauend entstehen eine oder mehrere neue Stellen.

Eine Stelle kann auf zwei verschiedene Arten gebildet werden, nach dem Objektprinzip oder dem Verrichtungsprinzip.

StellenbildungBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Mit diesem Vorgehen entsteht eine Organisationsstruktur, die unabhängig von den in ihr beschäftigten Personen existiert. Ausnahmen bilden Personen in der oberen Führungsebene, da eine Position in diesen Bereichen häufiger individuell auf eine einzelne Person zugeschnitten wird (ad personam).

Exkurs: Aufbauorganisiation

Organisationen lassen sich über zwei Formen beschreiben: über die Ablauf- und über die Aufbauorganisation. Stellen und Stellenbeschreibungen finden sich im zweitgenannten wieder. Die Aufbauorganisation gliedert das Unternehmen in einzelne Subsysteme und ordnet diesen verschiedene Stellen und Funktionen hierarchisch zu. Die verschiedenen Abteilungen und Bereiche sowie die Verteilung der Aufgaben unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden in der Aufbauorganisation festgelegt. Dem Unternehmen stehen dafür verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung:

OrganisationsmittelBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Von der Stelle zur Beschreibung - Was ist eine Stellenbeschreibung?

Die Stellenbeschreibung ist eine standardisierte Dokumentation des Aufgabenbereiches einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Als organisatorisches Hilfsmittel enthält sie Informationen, die die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber benötigt, um die erwarteten Leistungen selbstständig erfüllen zu können. Daher werden alle mit der Stelle verbundenen relevanten Aufgaben, Ziele, Pflichten und Kompetenzen in der Stellenbeschreibung aufgeführt.

Für den Begriff Stellenbeschreibung haben sich verschiedene Synonyme etabliert: Arbeitsplatzbeschreibung, Job description und Position guide.

Abgrenzung Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung

Achtung: Eine Stellenbeschreibung sollte nicht mit einer Stellenausschreibung verwechselt werden! Eine Stellenausschreibung dient der Veröffentlichung offener Jobs im Unternehmen, um Bewerberinnen und Bewerber zu akquirieren. Wohingegen eine Stellenbeschreibung den konkreten Inhalt der Stelle beschreibt, sozusagen eine explizite Tätigkeitsbeschreibung darstellt.

Für die Anfertigung einer Stellenanzeige kann die jeweilige Stellenbeschreibung als Grundlage dienen. In der Regel ist sie jedoch deutlich weniger detailliert und sollte lediglich die zentralen Tätigkeiten und notwendigen Kompetenzen sowie die Stellenbezeichnung aufgreifen.

Was ist das Ziel einer Stellenbeschreibung?

Das Ziel einer Stellenbeschreibung ist die Einordnung des Tätigkeitsbereichs eines Arbeitsplatzes in den hierarchischen oder betrieblichen Aufbau des Unternehmens. Dafür werden die, mit dem Arbeitsplatz verbundenen Tätigkeiten und Anforderungen definiert. Sinn und Zweck der Stellenbeschreibung ist eine detaillierte Zusammenfassung der Anforderungen des Unternehmens an die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber. Die Definition eines zu erreichenden Ziels kann ebenfalls ein Baustein der Arbeitsplatzbeschreibung sein.

Wofür benötigen Unternehmen Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiges Instrument der Unternehmensplanung. Sie helfen dem Unternehmen bei der Strukturierung und Dokumentation von Stellen, der Einordnung in das Unternehmensgefüge und tragen durch eine vertikale Verbindung von Stellen zum Talentmanagement im Unternehmen bei (z. B. Nachfolgeplanung).

Bei der Erarbeitung einer Stellenbeschreibung gilt es folgende Punkte standardisiert festzuhalten:

  • Funktion
  • Position
  • Ziele
  • Befugnisse und Rechte
  • Aufgaben und Pflichten
  • Anforderungen

Welche Funktionen erfüllen Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind multifunktional einsetzbar und unterstützen verschiedene Personalprozesse. Im Folgenden ist der Nutzen von Stellenbeschreibungen für verschiedene Personalprozesse von der Einstellung bis zum Austritt aus dem Unternehmen skizziert.

Stellenbeschreibung_FunktionenBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

» Personalverantwortliche, die bei der Veröffentlichung einer Stellenanzeige auf eine aktuelle Stellenbeschreibung zurückgreifen können, sparen enorm an Zeit. Schnell sind die wesentlichen Aufgaben und das Anforderungsprofil an eine Stelle, die quasi das „Herzstück“ jeder gepflegten Stellenbeschreibung bilden, in eine entsprechende Stellenausschreibung übernommen.

» Des Weiteren wird die Personalauswahl vereinfacht, da die Erfahrungen der Bewerberinnen und Bewerber im Bewerbungsprozess entlang der definierten Aufgabenbereiche und Anforderungen miteinander verglichen werden können. 

» Die Stellenbeschreibung kann zudem den Einstellungsprozess wirksam unterstützen, beispielsweise bei der Erstellung des Arbeitsvertrages, der Klärung der Entscheidungsbefugnisse sowie der Zugriffs- und Nutzungsrechte.

» Die Stellenbeschreibung gibt durch die Darstellung der Hauptaufgabenbereiche sowie der diesen zugeordneten wesentlichen Teilaufgaben auf einen Blick den Einsatzbereich eines Mitarbeitenden wieder. Darauf aufbauend können Einarbeitungspläne entwickelt werden. Besonders hilfreich ist es an dieser Stelle, wenn in der Stellenbeschreibung bereits wichtige in- und externe Kontaktpersonen vermerkt sind, die dann auch während der Einarbeitungszeit angesprochen werden können.

» Entlang des in der Stellenbeschreibung aufgeführten Anforderungsprofils kann eine zielgerichtete Personalentwicklung erfolgen. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so einfacher passende Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen geschaffen werden. Führen Sie in regelmäßigen Beurteilungen (z. B. in Zielvereinbarungs- oder Mitarbeitergesprächen) einen Abgleich mit dem Soll-Profil durch und halten Sie so Entwicklungsbereiche fest.

» Die Stellenbeschreibungen eines Unternehmens untersetzen das Organigramm. Sie ermöglichen, die formellen Aufbaustrukturen eines Unternehmens zu hinterfragen und zu prüfen, ob Aufgaben und Strukturen überhaupt (noch) zusammenpassen. Darüber hinaus lässt sich aus ihnen hervorragend ein Stellvertretungsplan ableiten.

» Selbst der Personalaustritt wird durch eine Arbeitsplatzbeschreibung erleichtert, da sie als Grundlage für die Formulierung eines Arbeitszeugnisses dienen kann. Darüber hinaus kann mittels der Stellenbeschreibung eine gezielte Nachfolgeplanung vorgenommen werden.

» Stellenbeschreibungen unterstützen die Personalplanung, die den Fokus auf den idealen personellen Zustand im Unternehmen legt. Die Stellenbeschreibung ermöglicht es sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der erforderlichen Anzahl mit den entsprechenden Qualifikationen zur Verfügung stehen. Stellenbeschreibungen fördern daher die fortlaufende Optimierung des Personalbestands.

Wie wird eine Stellenbeschreibung erstellt?

Erfolgsfaktoren - Worauf Sie bei der Erstellung einer Stellenbeschreibung achten sollten:

Eine Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument. Wichtig ist darauf zu achten, dass sie in schriftlicher Form und personenneutral verfasst wird. Eine Stellenbeschreibung beinhaltet keine Angaben zu der Stelleninhaberin oder zu dem Stelleninhaber und ist damit bei Neubesetzung einer Stelle übertragbar. Die Stellenbeschreibung erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn sie regelmäßig aktualisiert wird. Die Formulierung einer Arbeitsplatzbeschreibung sollte kurze, knappe und präzise Informationen enthalten und sich klar von anderen Stellen abgrenzen.

Wie Sie eine gute Stellenbeschreibung gestalten:

Stellenbeschreibungen können als strukturell weitestgehend standardisierbares Werkzeug der Personalarbeit betrachtet werden. Mustervorlagen sind hilfreich und können diesen Strukturierungsprozess unterstützen. Die inhaltliche Ausgestaltung allerdings muss unternehmensspezifisch erfolgen.

Die wichtigsten Gliederungspunkte einer Stellenbeschreibung:

WichtigePunkte_StellenbeschreibungBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

 

  • Als ersten Punkt führen Sie in einer Stellenbeschreibung die Bezeichnung der Stelle auf und ordnen die Arbeitsstelle in die Organisationsstruktur ein. Dafür kann eine Abbildung von über- oder untergeordneten Positionen im Unternehmen skizziert werden.

    Ergänzen Sie diese Angaben durch Informationen

    • zur Zusammenarbeit und zu Beziehungen mit anderen Stellen sowie Schnittstellen und
    • zu Regeln zur Stellvertretung.
  • Ein zentraler Bestandteil ist die Tätigkeitsbeschreibung der Stelle, die die Kernaufgaben sowie die Nebenaufgaben verdeutlicht. Dazu gehören Aufgaben, die täglich, wöchentlich, monatlich oder nur jährlich erledigt werden. Die Befugnisse, Rechte und Pflichten der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers sind ebenfalls zu benennen.

  • Für die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber ist das Bewusstsein über die angestrebten Ziele enorm wichtig. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten einen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leisten. Die Stellenbeschreibung sollte daher verdeutlichen, wie die individuelle Zielerreichung am einzelnen Arbeitsplatz möglich ist.

  • Das Anforderungsprofil sollte ein zentraler Bestandteil einer Stellenbeschreibung sein. Es kann logisch aus den beschriebenen Aufgaben einer Stelle abgeleitet werden. Dazu werden Anforderungsbereiche gegliedert, in denen Fähigkeiten und Eigenschaften vorhanden sein müssen, um die Stelle erfolgreich ausfüllen zu können.

Exkurs: Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil ist ein Element der Stellenbeschreibung und ein Werkzeug der Personalbeschaffung und Personalentwicklung. In einem Anforderungsprofil werden die formalen Anforderungen sowie die Kompetenzen beschrieben, die für die erfolgreiche Aufgabenbewältigung und damit für die Besetzung der Stelle notwendig sind.

Ein gut strukturiertes Anforderungsprofil besteht aus formalen sowie fachlichen Anforderungen, Methodenkompetenzen, Führungskompetenzen und Selbstkompetenzen. Die aufgelisteten Anforderungen beschreiben die Kompetenzen, die für die Aufgabenerfüllung des jeweiligen Arbeitsplatzes notwendig sind.

AnforderungsprofilBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

TIPP: Gewichten Sie die einzelnen Anforderungen, damit Sie bei der Stellenbesetzung nicht nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ suchen. Beschränken Sie sich auf die wirklich wichtigen Anforderungen.

Was gehört nicht in eine Stellenbeschreibung?

Nicht alle Informationen über eine Stelle gehören in eine Stellenbeschreibung. So sollten Sie Angaben zum Gehalt der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers nicht aufführen. Diese Angaben gehören in einen Arbeitsvertrag.

Des Weiteren sollten Sie

  • Arbeitszeiten,
  • Urlaubsregelungen,
  • Probezeiten und Befristung

ebenfalls ausklammern. Auch diese Informationen sollten in der Regel nur im Arbeitsvertrag berücksichtigt werden, da sie sich eher auf arbeitsrechtliche Aspekte beziehen.

Tool: Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung

Überlegen Sie in Zukunft im Rahmen Ihrer Personalentwicklung mit Stellenbeschreibungen zu arbeiten oder ihre bereits bestehenden Stellenbeschreibungen zu überarbeiten?

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Der Erarbeitungsprozess für Stellenbeschreibungen ist nicht zu unterschätzen. Haben Sie diese Hürde jedoch gemeistert, sind die entstandenen Beschreibungen multifunktional in der Praxis einsetzbar und unterstützen die Personalarbeit im Unternehmen.

Mit unserem Tool „Muster Stellenbeschreibung“ können Sie mit verschiedenen Bausteinen Ihre Arbeitsplatzbeschreibung individuell gestalten.

Welche Vorteile haben Stellenbeschreibungen für Ihr Unternehmen?

Einige Unternehmen benötigen aufgrund von externen Gegebenheiten, wie beispielsweise aufgrund von Zertifizierungen, Stellenbeschreibungen. Häufig landen die mühevoll erarbeiteten Beschreibungen in Aktenordnern oder Ablagen, wo sie langsam aber sicher veralten. Vielen Unternehmen scheinen die Vorteile einer Stellenbeschreibung nicht bewusst zu sein.

1. Arbeitshilfe bei Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Stellenbeschreibung gibt durch die Darstellung der Hauptaufgabenbereiche sowie der zugeordneten Teilaufgaben auf einen Blick den Einsatzbereich des Stelleninhabers oder der Stelleninhaberin wieder. Darauf aufbauend können standardisierte Einarbeitungspläne entwickelt werden. Das Onboarding wird so bereits im Einstellungs- und im Einarbeitungsprozess im Voraus erleichtert.

2. Klares Verständnis für Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Eine Arbeitsplatzbeschreibung sorgt für ein klares Verständnis der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Position bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die kompakte Darstellung von Zielen und Aufgaben fördert das Bewusstsein über Nutzen und Relevanz der Arbeit.

Die Abgrenzung der jeweiligen Stelle zu anderen sorgt für Orientierung.

3. Vereinfachte Erfolgskontrollen

Die mit der Stelle verbundenen explizit definierten Ziele ermöglichen regelmäßige Erfolgskontrollen. Die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber kann in Zielvereinbarungsgesprächen auf die Stellenbeschreibung zurückgreifen und entlang der genannten Punkte eine Mitarbeiterbeurteilung und einen Abgleich entlang des Soll-Profils vornehmen.

Ebenso kann der Stelleninhaber oder die Stelleninhaberin anhand der Vorgabe einfacher eine Selbstkontrolle der Leistung durchführen.

Bei enormen Abweichungen zu den Angaben der Stellenbeschreibung kann die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber auf Personalentwicklungsmaßnahmen wie Trainings oder Beratung zurückgreifen.

4. Vermeidung von Kompetenzschwierigkeiten

Die genauen Angaben der Anforderungsprofile verhindern ungewollte Überschneidungen in den Kompetenzbereichen und stellen sicher, dass es sich bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern um Experten in den jeweiligen Bereichen handelt. Eine gut strukturierte Stellenbeschreibung begünstigt demnach ein erfolgreiches Wissensmanagement

5. Aufdeckung von Mängeln in der organisatorischen Struktur

Stellenbeschreibungen sorgen für klare Strukturen im Unternehmen. Durch die explizite Unterscheidung und Zuteilung der Aufgaben können Störungen in der organisatorischen Struktur leichter aufgedeckt und behoben werden.

Ebenso lässt sich der Bedarf an Qualifikationen und Weiterbildungen einfacher ermitteln. Des Weiteren können daran angepasste Teamentwicklungsangebote und Maßnahmen zur Führungskräfteentwicklung wie Mentoring oder Coaching umgesetzt werden. 

Welche Nachteile haben Stellenbeschreibungen?

Der Einführungsaufwand ist ein großer Faktor, da die erstmalige Beschreibung aller Stellen im Unternehmen mit einem erheblichen Zeitaufwand und damit hohen Kosten verbunden ist.

In regelmäßigen Abständen ist darüber hinaus eine Überprüfung der Aktualität der Inhalte notwendig. Dieser Aktualisierungsaufwand kostet ebenfalls zeitliche und finanzielle Ressourcen. Durch eine gute Eingliederung, der im Vorfeld beschriebenen Personalprozesse, kann der Aufwand der Dokumentation jedoch gering gehalten werden. Gute Vorlagen und die Nutzung passender IT reduzieren den Aufwand.

Ein weiterer Nachteil kann das starre Festhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den festgeschriebenen Aufgaben der Stelle sein, sozusagen „Dienst nach Vorschrift“.

TIPP: Um die Eigeninitiative der Stelleninhaberinnen und Stelleninhaber zu fördern, ist es sinnvoll, die einzelnen Aufgaben nicht in aller Ausführlichkeit zu beschreiben. Regelmäßige Kommunikation (z. B. in Mitarbeitergesprächen), gute Führung und eine kontinuierliche Anpassung der Stellenbeschreibungen können diesen Effekt reduzieren.