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Stellenbeschreibungen: Hoher Aufwand mit geringem Effekt oder „Must-have“ der Personalarbeit?

27. März 2022
Oliver Lilie
Oliver Lilie
Perwiss-Experte für Führung und Change Management

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiger Teil der Unternehmensplanung. Sie helfen sowohl der Stelleninhaberin bzw. dem Stelleninhaber als auch dem Betrieb, das mit der Arbeitsstelle verbundene Ziel, die Funktion sowie die Aufgaben und Verantwortungsbereiche in einen Kontext setzen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Für die Personalplanung sind Stellenbeschreibungen ein wichtiges Instrument zur Strukturierung der einzelnen Stellen und deren Gesamtgefüge.
  • Stellenbeschreibungen vereinfachen Stellenausschreibungen, Personalauswahl, Einstellungsprozesse, Einarbeitungsprozesse, Personalentwicklung, Stellvertretungsregelungen und Personalaustritte.
  • Sowohl die Unternehmen selbst als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von gut strukturierten Stellenbeschreibungen.

So gehen Sie vor:

  • Fomulieren Sie eine effiziente Stellenbeschreibung personenunabhängig und halten Sie die entwurfene Stellenbeschreibung als standardisiertes Dokument in schriftlicher Form fest.
  • Die Stellenbeschreibung bedarf einer regelmäßigen Aktualisierung.
  • Beim Verfassen einer Stellenbeschreibung muss auf eine eindeutige Formulierung geachtet werden, um gewährleisten zu können, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sich der Aufgaben und Pflichten sowie Ziele bewusst ist.

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Was sind Stellen und wie entstehen sie? 

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in einem Unternehmen. Basis für die Bildung von Stellen ist eine Aufgabenanalyse. Dabei wird personenunabhängig vorgegangen. Im Rahmen der Stellenbildung werden Kernaufgaben und Teilaufgaben so zusammengefasst, dass diese jeweils von einer Person ausgeführt werden können.

Bei Bedarf an neuen Stellen, wie beispielsweise aufgrund von Unternehmenswachstum oder Restrukturierung, führen Sie vorab eine personenunabhängige Aufgabenanalyse durch. Anhand derer werden die Hauptaufgaben ermittelt und in Teilaufgaben zerlegt. Darauf aufbauend entstehen eine oder mehrere neue Stellen.

Eine Stelle kann auf zwei verschiedene Arten gebildet werden, nach dem Objektprinzip oder dem Verrichtungsprinzip.

StellenbildungBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Mit diesem Vorgehen entsteht eine Organisationsstruktur, die unabhängig von den in ihr beschäftigten Personen existiert. Ausnahmen bilden Personen in der oberen Führungsebene, da eine Position in diesen Bereichen häufiger individuell auf eine einzelne Person zugeschnitten wird (ad personam).

Exkurs: Aufbauorganisiation

Organisationen lassen sich in zwei Formen unterteilen - die Ablauf- und die Aufbauorganisation. Die Arbeit mit Stellen und Stellenbeschreibungen finden sich im zweitgenannten wieder. Die Aufbauorganisation gliedert das Unternehmen in einzelne Subsysteme und ordnet diesen verschiedene Stellen und Funktionen hierarchisch zu. Die verschiedenen Abteilungen und Bereiche sowie die Verteilung der Aufgaben unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden in der Aufbauorganisation festgelegt. Dem Unternehmen stehen dafür verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung:

OrganisationsmittelBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Von der Stelle zur Beschreibung - Was ist eine Stellenbeschreibung?

Die Stellenbeschreibung ist eine standardisierte Dokumentation des Aufgabenbereiches einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Sie dient als organisatorisches Hilfsmittel und enthält die Informationen, die die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber benötigt, um die erwarteten Leistungen selbstständig erfüllen zu können. Daher werden alle mit der Stelle verbundenen relevanten Aufgaben, Ziele, Pflichten und Kompetenzen in der Stellenbeschreibung aufgeführt.

Für den Begriff Stellenbeschreibung haben sich verschiedene Synonyme etabliert: Arbeitsplatzbeschreibung, Job description und Position guide.

Abgrenzung Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung

Achtung: Eine Stellenbeschreibung sollte nicht mit einer Stellenausschreibung verwechselt werden! Eine Stellenausschreibung dient der Veröffentlichung offener Jobs im Unternehmen, um Bewerberinnen und Bewerber zu akquirieren. Wohingegen eine Stellenbeschreibung den konkreten Inhalt der Stelle beschreibt, sozusagen eine explizite Tätigkeitsbeschreibung.

Für die Anfertigung einer Stellenanzeige kann die jeweilige Stellenbeschreibung als Grundlage dienen. In der Regel ist sie jedoch deutlich weniger detailliert und sollte lediglich die zentralen Tätigkeiten und notwendigen Kompetenzen sowie die Stellenbezeichnung aufgreifen.

Wofür bentöigen Unternehmen Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiges Instrument der Unternehmensplanung. Sie helfen dem Unternehmen bei der Strukturierung und Dokumentation von Stellen, der Einordnung in das Unternehmensgefüge sowie der Förderung des Talentmanagements der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Bei der Erarbeitung einer Stellenbeschreibung gilt es folgende Punkte standardisiert festzuhalten:

  • Funktion,
  • Position,
  • Befugnisse,
  • Aufgaben und Pflichten
  • sowie Ziele der jeweiligen Stelle.

Welche Funktionen erfüllen Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind multifunktional einsetzbar und unterstützen verschiedene Personalprozesse. Im Folgenden ist der Nutzen von Stellenbeschreibungen für verschiedene Personalprozesse von der Einstellung bis zum Austritt aus dem Unternehmen skizziert.

Stellenbeschreibung_FunktionenBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

» Personalverantwortliche, die bei der Veröffentlichung einer Stellenanzeige auf eine aktuelle Stellenbeschreibung zurückgreifen können, sparen enorm an Zeit. Schnell sind die wesentlichen Aufgaben und das Anforderungsprofil an eine Stelle, die quasi das „Herzstück“ jeder gepflegten Stellenbeschreibung bilden, in eine entsprechende Stellenausschreibung übernommen.

» Des Weiteren wird die Personalauswahl vereinfacht, da die Erfahrungen der Bewerberinnen und Bewerber im Bewerbungsprozess entlang der definierten Aufgabenbereiche und Anforderungen miteinander verglichen werden können. 

» Die Stellenbeschreibung kann zudem den Einstellungsprozess wirksam unterstützen, beispielsweise bei der Erstellung des Arbeitsvertrages, der Klärung der Entscheidungsbefugnisse sowie Zugriffs- und Nutzungsrechte.

» Die Stellenbeschreibung gibt durch die Darstellung der Hauptaufgabenbereiche sowie der diesen zugeordneten wesentlichen Teilaufgaben auf einen Blick den Einsatzbereich eines Mitarbeitenden wieder. Darauf aufbauend können Einarbeitungspläne entwickelt werden. Besonders hilfreich ist es an dieser Stelle, wenn in der Stellenbeschreibung bereits wichtige in- und externe Kontaktpersonen vermerkt sind, die dann auch während der Einarbeitungszeit angesprochen werden können.

» Entlang des in der Stellenbeschreibung aufgeführten Anforderungsprofil kann eine zielgerichtete Personalentwicklung erfolgen. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so einfacher passende Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen geschaffen werden. Führen Sie in regelmäßigen Beurteilungen (z. B. in Zielvereinbarungs- oder Mitarbeitergesprächen) einen Abgleich mit dem Soll-Profil durch und halten Sie so Entwicklungsbereiche fest.

» Die Stellenbeschreibungen eines Unternehmens untersetzen das Organigramm. Sie ermöglichen, die formellen Aufbaustrukturen eines Unternehmens zu hinterfragen und zu prüfen, ob Aufgaben und Strukturen überhaupt (noch) zusammenpassen. Darüber hinaus lässt sich aus ihnen hervorragend ein Stellvertretungsplan ableiten.

» Selbst der Personalaustritt wird durch eine Arbeitsplatzbeschreibung erleichtert, da sie als Grundlage für die Formulierung von Arbeitszeugnissen dienen können. Darüber hinaus kann mittels der Stellenbeschreibung eine gezielte Nachfolgeplanung vorgenommen werden.

» Stellenbeschreibungen unterstützen die Personalplanung, die den Fokus auf den idealen personellen Zustand im Unternehmen legt. Die Stellenbeschreibung ermöglicht es sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der erforderlich benötigten Auswahl mit den entsprechenden Qualifikationen zur Verfügung stehen. Stellenbeschreibungen fördern daher die fortlaufende Optimierung des Personalbestands.

Was ist das Ziel einer Stellenbeschreibung?

Das Ziel einer Stellenbeschreibung ist die Einordnung des Tätigkeitsbereichs eines Arbeitsplatzes in den hierarchischen oder betrieblichen Aufbau des Unternehmens. Dafür werden die, mit dem Arbeitsplatz verbundenen Tätigkeiten und Anforderungen definiert. Sinn und Zweck der Stellenbeschreibung ist eine detaillierte Zusammenfassung der Anforderungen des Unternehmens an die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber. Die Definition eines zu erreichenden Ziels kann ebenfalls ein Baustein der Arbeitsplatzbeschreibung sein.

Erstellung einer Stellenbeschreibung

Erfolgsfaktoren - Worauf Sie bei der Erstellung einer Stellenbeschreibung achten sollten:

Eine Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument und dient als genaue Beschreibung der Aufgaben einer Stelle. Wichtig ist es darauf zu achten, dass sie in schriftlicher Form und personenneutral verfasst wird. Eine Stellenbeschreibung darf keine Angaben zu der Stelleninhaberin oder dem Stelleninhaber beinhalten und muss bei einer Neubesetzung der Stelle übertragbar sein. Die Stellenbeschreibung erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn sie regelmäßig aktualisiert wird, um auf dem neusten Stand zu sein. Die Formulierung einer Arbeitsplatzbeschreibung sollte kurze, knappe und präzise Informationen enthalten und sich von anderen Stellen abgrenzen.

Wie Sie eine gute Stellenbeschreibung gestalten:

Stellenbeschreibungen können als strukturell weitestgehend standardisierbares Werkzeug der Personalarbeit betrachtet werden. Mustervorlagen sind hilfreich und können diesen Strukturierungsprozess unterstützen. Die inhaltliche Ausgestaltung allerdings muss unternehmensspezifisch erfolgen.

Die wichtigsten Gliederungspunkte einer Stellenbeschreibung:

WichtigePunkte_StellenbeschreibungBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

 

  • Als ersten Punkte führen Sie in einer Stellenbeschreibung die Bezeichnung der Stelle auf und ordnen die Arbeitsstelle in die Organisationsstruktur ein. Dafür kann eine Abbildung von über- oder untergeordneten Positionen im Unternehmen skizziert werden.

    Ergänzen Sie diese Angaben durch Informationen

    • zur Zusammenarbeit und zu Beziehungen mit anderen Stellen sowie Schnittstellen und
    • zu Regeln zur Stellvertretung.
  • Ein zentraler Bestandteil ist die Tätigkeitsbeschreibung der Stelle, die die Kernaufgaben sowie die Nebenaufgaben verdeutlicht. Dazu gehören Aufgaben, die täglich, wöchentlich, monatlich oder nur jährlich erledigt werden. Das mit dem Arbeitsplatz verbundene Ziel sollte dementsprechend definiert werden und in der Stellenbeschreibung gekennzeichnet sein. Die Befugnisse, Rechte und Pflichten der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers sind ebenfalls zu benennen.

  • Für die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber ist das Bewusstsein der angestrebte Ziele enorm wichtig. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten einen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leisten. Die Stellenbeschreibung sollte daher verdeutlichen, wie die individuelle Zielerreichung am einzelnen Arbeitsplatz möglich ist.

  • Das Anforderungsprofil sollte ein zentraler Bestandteil einer Stellenbeschreibung sein. Es kann logisch aus den beschriebenen Aufgaben einer Stelle abgeleitet werden. Dazu werden Anforderungsbereiche gegliedert, in denen Fähigkeiten und Eigenschaften vorhanden sein müssen, um die Stelle optimal ausfüllen zu können.

Exkurs: Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil ist ein Element der Stellenbeschreibung und ein Werkzeug der Personalbeschaffung und Personalentwicklung. Innerhalb der Anforderungsprofile werden die Einstellungen und Kompetenzen definiert, die für die Besetzung der Stelle notwendig sind.

Ein gut strukturiertes Anforderungsprofil besteht aus formalen sowie fachlichen Anforderungen, Methodenkompetenzen, Führungskompetenzen und Selbstkompetenzen. Die aufgelisteten Anforderungen beschreiben die Kompetenzen, die für die Aufgaben des jeweiligen Arbeitsplatz notwendig sind.

AnforderungsprofilBildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

TIPP: Gewichten Sie die einzelnen Anforderungen, damit Sie bei der Stellenbesetzung nicht nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ suchen. Beschränken Sie sich auf die wirklich wichtigen Anforderungen.

Was gehört nicht in eine Stellenbeschreibung?

Nicht alle Informationen über eine Stelle gehören in eine Stellenbeschreibung. So sollten Sie Angaben zum Gehalt der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers nicht aufführen. Diese Angaben gehören in einen Arbeitsvertrag.

Des Weiteren sollten Sie

  • Arbeitszeiten,
  • Urlaubsregelungen,
  • Probezeiten und Befristung

ebenfalls ausklammern. Auch diese Informationen sollten in der Regel nur im Arbeitsvertrag berücksichtigt werden, da sie sich eher auf arbeitsrechtliche Aspekte beziehen.

Tool: Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung

Überlegen Sie in Zukunft im Rahmen Ihrer Personalentwicklung mit Stellenbeschreibungen zu arbeiten oder ihre bereits bestehenden Stellenbeschreibungen zu überarbeiten?

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Der Einarbeitungsprozess für Stellenbeschreibungen ist nicht zu unterschätzen. Haben Sie diese Hürde jedoch gemeistert, sind die entstanden Beschreibungen multifunktional in der Praxis einsetzbar und unterstützen die Personalarbeit im Unternehmen.

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Welche Vorteile haben Stellenbeschreibungen für Ihr Unternehmen?

Einige Unternehmen benötigen aufgrund von externen Gegebenheiten, wie beispielsweise aufgrund von Zertifizierungen, Stellenbeschreibungen. Häufig landen die mühevoll erarbeiteten Beschreibungen in Aktenordnern oder Ablagen, wo sie langsam aber sicher einstauben. Vielen Unternehmen scheinen die Vorteile einer Stellenbeschreibung nicht bewusst zu sein.

Warum eine Stellenbeschreibung für alle Unternehmen vorteilhaft ist, unabhängig von vorgegebenen Zertifizierungen, wird im Folgenden anschaulich erklärt.

1. Arbeitshilfe bei Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Stellenbeschreibung gibt durch die Darstellung der Hauptaufgabenbereiche sowie der zugeordneten Teilaufgaben auf einen Blick den Einsatzbereich des Stelleninhabers oder der Stelleninhaberin wieder. Darauf aufbauend können standardisierte Einarbeitungspläne entwickelt werden. Das Onboarding wird so bereits im Einstellungs- und im Einarbeitungsprozess im Voraus erleichtert.

2. Klares Verständnis für Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Eine Arbeitsplatzbeschreibung sorgt für ein klares Verständnis der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Position der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die in der Stellenbeschreibung explizit definierten Aufgaben und den damit verbundenen Zielen ermöglichen ein permanentes Bewusstsein für den Nutzen und die Relevanz der Arbeit.

Die Abgrenzung der jeweiligen Stelle zu anderen sorgt für Orientierung.

3. Vereinfachte Erfolgskontrollen

Die mit der Stelle verbundenen explizit definierten Ziele ermöglichen regelmäßige Erfolgskontrollen. Die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber kann in Zielvereinbarungsgesprächen auf die Stellenbeschreibung zurückgreifen und entlang der genannten Punkte eine Mitarbeiterbeurteilung und einen Abgleich entlang des Soll-Profils vornehmen.

Ebenso kann der Stelleninhaber oder die Stelleninhaberin anhand der Vorgabe einfacher eine Selbstkontrolle der Leistung durchführen.

Bei enormen Abweichungen zu den Angaben der Stellenbeschreibung kann die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber auf Personalentwicklungsmaßnahmen auf Trainings oder Beratung zurückgreifen.

4. Vermeidung von Kompetenzschwierigkeiten

Die genauen Angaben der Anforderungsprofile verhindern Kompetenzschwierigkeiten und stellen sicher, dass es sich bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern um Experten in den jeweiligen Bereichen handelt. Diese Transparenz der Kompetenzen und das dadurch vorhandene Bewusstsein der Verantwortungen und Anforderungen fördert die erfolgreiche Zusammenarbeit im Unternehmen. Eine gut strukturierte Stellenbeschreibung begünstigt demnach ein erfolgreiches Wissensmanagement

5. Aufdeckung von Mängeln in der organisatorischen Struktur

Stellenbeschreibungen sorgen für klare Strukturen im Unternehmen. Durch die explizite Unterscheidung und Zuteilung der Aufgaben können Störungen in der organisatorischen Struktur leichter aufgedeckt und behoben werden.

Ebenso lässt sich der Bedarf an Qualifikationen und Weiterbildungen einfacher ermitteln und kann durch Fort- und Weiterbildungen gefördert werden. Des Weiteren können daran angepasste Teamentwicklung und Führungskräfteentwicklung durch Mentoring oder Coaching unterstützt werden. 

Welche Nachteile haben Stellenbeschreibungen?

Neben den vielen Vorteilen, die eine Stellenbeschreibung mit sich bringt, entstehen auch einige nicht zu unterschätzende Nachteile, die gegen die Erarbeitung von Stellenbeschreibungen sprechen.

Der Einführungsaufwand ist ein großer Faktor, da die erstmalige Beschreibung der Stelle mit einem hohen Zeitaufwand und Kosten verbunden sind.

In regelmäßigen Abständen ist darüber hinaus eine Überprüfung der Aktualität der Inhalte notwendig. Dieser Aktualisierungsaufwand kostet ebenfalls zeitliche und finanzielle Ressourcen. Durch eine gute Eingliederung, der im Vorfeld beschriebenen Personalprozesse, kann der Aufwand der Dokumentation jedoch gering gehalten werden. Gute Vorlagen und die Nutzung passender IT reduzieren den Aufwand.

Ein weiterer Nachteil kann das starre Festhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den festgeschriebenen Aufgaben der Stelle sein, sozusagen „Dienst nach Vorschrift“.

TIPP: Um die Eigeninitiative der Stelleninhaberinnen und Stelleninhaber zu fördern, ist es sinnvoll, die einzelnen Aufgaben nicht in aller Ausführlichkeit zu beschreiben. Regelmäßige Kommunikation (z. B. in Mitarbeitergesprächen), gute Führung und eine kontinuierliche Anpassung der Stellenbeschreibung können diesen Effekt reduzieren.