Führen auf Distanz - Wie die Führung virtueller Teams gelingt!

Was bedeutet Führen auf Distanz?

Beim Führen auf Distanz erfolgt im Gegensatz zur Führung in Präsenz die Mitarbeiterführung ohne direkten face-to-face-Kontakt zwischen Führungskraft und geführten Personen. Diese Form der Führung kann prinzipiell auch ohne digitale Medien umgesetzt werden (z. B. über Medien wie Brief, Telegramm, Telefon, Funk, Fax). Die heutigen digitalen Medien ermöglichen eine spezielle Form der Führung auf Distanz. Diese wird virtuelle Mitarbeiterführung genannt.

Chancen von Digital Leadership

Trotz der enormen Herausforderungen bietet virtuelle Führung eine Reihe von Chancen für das Unternehmen, die Führungskraft sowie die Teammitglieder.

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Stärkung der Eigenverantwortung und Entwicklung der Mitarbeiter

Führen auf Distanz bietet die Möglichkeit, die Selbstständigkeit der Mitarbeiter zu fördern. Die Teammitglieder führen einen Großteil ihrer Aufgaben in Eigenverantwortung durch. Mittels geschickter Delegation und Übertragung neuer oder erweiterter Aufgaben bietet sich enormes Potenzial zur Personalentwicklung.

Bessere Abstimmung von beruflichen und privaten Belangen

Die Arbeit im Home Office bietet exzellente Spielräume für eine freie Zeiteinteilung durch die Mitarbeiter. Diese haben durch diese zeitliche Flexibilität die Möglichkeit, private und berufliche Belange besser miteinander zu verzahnen. So können z. B. Kinder zur Schule oder zum Kindergarten gebracht werden und dann wird weitergearbeitet. Gleichzeitig steigt die Bereitschaft, auch zu eher „ungewohnten“ Zeiten für den Arbeitgeber tätig zu sein. Ebenso kann die Arbeitszeit optimal an den individuellen Biorhythmus angepasst werden.

Die Angst vieler Führungskräfte, dass die Mitarbeiter und Ihr Team diese Freiräume ausnutzen, ist eher unbegründet!

Motivationssteigerung

Durch das entgegengebrachte Vertrauen, selbstständig im Homeoffice mit erhöhter Eigenverantwortung tätig zu sein, steigt die Motivation der Mitarbeiter. Sie sind nicht nur motivierter, sondern erhalten gleichzeitig ein stärkeres Gefühl der Wirksamkeit ihrer Arbeit.

Einsparung von Ressourcen

Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter profitieren von der Verlagerung des Arbeitsortes in das Homeoffice. Mitarbeiter sparen sich die tägliche Zeit für den Arbeitsweg und die damit verbundenen Fahrkosten. Auf Unternehmensseite sind reduzierte Reisekosten und eine geringere Anzahl von Bürofläche als Positiveffekte aufzuführen.

Employer Branding und Mitarbeiterbindung

Unternehmen, die verschiedene Modelle der Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort bieten, werden als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen. Dieser Aspekt wirkt sich besonders positiv während der Corona-Krise aus. Finden Mitarbeiter und Teams dann eine zu diesen Arbeitszeitmodellen passende Führung auf Distanz im Unternehmen vor, wirkt sich dies positiv auf die Mitarbeiterbindung aus.

Tipps und Erfolgsfaktoren beim Führen auf Distanz

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1. Stellen Sie Ihr Mindset auf die neuen Herausforderungen von virtueller Führung ein!

Führen auf Distanz heißt, dass ggf. die eigene Führungsrolle neu definiert werden muss. Dies bedeutet, sich kritisch selbst zu reflektieren und die Aufgaben als Führungskraft neu auszurichten. Remote Leader sind vor allem Koordinatoren, Moderatoren, Motivatoren sowie Wissens- und Informationsverteiler. Inwieweit Ihr Mindset stimmt, können Sie durch die Reflexion folgender Fragen überprüfen:

• Habe ich ausreichend Vertrauen in meine Teammitglieder, wenn diese nicht im Büro arbeiten?
• Bin ich bereit, viel mehr Zeit in Kommunikation und Information meiner Teammitglieder als bisher zu investieren?
• Wie groß ist meine Offenheit gegenüber digitalen Tools?
• Wie hoch ist meine Bereitschaft, den Mitarbeitenden mehr Freiräume und viele Entscheidungsspielräume in der "Ferne" zu lassen?

2. Erzeugen Sie eine stabile Vertrauensbasis zu Ihrem Team!

Vertrauen in das Team und die einzelnen Teammitglieder gehört zu den wichtigsten Basics für erfolgreiches Führen auf Distanz. Vertrauen entsteht durch ganz unterschiedliche Führungsmaßnahmen. Dazu gehören das Einräumen von Entscheidungsspielräumen, das aktive Einholen von Feedback, der regelmäßige persönliche Kontakt zu allen Teammitgliedern, der konstruktive Umgang mit Kritik, das Kommunizieren und Vorleben von Werten, das Einhalten der Vorbildwirkung sowie das Ernstnehmen von Bedürfnissen und Problemen der Mitarbeiter.

3. Formulieren Sie eine klare Vorstellung Ihrer Erwartungen an das Team und vereinbaren Sie Regeln für Remote Work!

Eine klare Formulierung der Erwartungen an das Team ist für jede Art von Führung unerlässlich. Jedoch gewinnt diese Führungsmaßnahme beim Führen auf Distanz noch weiter an Bedeutung. In diesem Kontext haben Führungskräfte auch die Möglichkeit, die Erwartungen des Teams an sie selbst auszunivellieren. Ebenso wichtig ist es, gemeinsam mit dem Team Kommunikations- und Zusammenarbeitsregeln zu besprechen und zu vereinbaren. Beispiele hierfür sind Rückmeldezeiten auf Posts oder E-Mails, Absprachen zu Meetings oder auch die Erreichbarkeitszeiten bzw. „stille“ Arbeitszeiten.

4. Verwenden Sie ausreichend Zeit für die persönliche Kommunikation mit dem gesamten Team sowie jedem einzelnen Teammitglied!

Halten Sie regelmäßigen Kontakt zu allen Teammitgliedern und verlieren Sie kein Teammitglied aus dem Blick. Nutzen Sie dazu einerseits virtuelle Besprechungen über Videokonferenzsysteme. In diesen Meetings mit dem gesamten Team können Sie den Zusammenhalt untereinander stärken und wichtige Entscheidungen besprechen. Andererseits sollten Sie jedem Teammitglied ausreichend Kommunikationszeit und ein persönliches Zeitbudget einräumen. Der Bedarf bei den Teammitgliedern ist dabei sicher sehr unterschiedlich. Für die persönliche Kommunikation bieten sich Zweierkonferenzen per Videocall oder Telefonate an. In diesen ist es möglich, Einzelaufgaben, Ziele sowie Ergebnisse zu besprechen sowie individuelle Fragen zu klären.

Schenken Sie auch dem Socializing und dem Interesse an den Teammitgliedern ausreichend Aufmerksamkeit. Dies kann durch ganz unterschiedliche Maßnahmen umgesetzt werden. Laden Sie z. B. zu einer virtuellen Mittagspause ein, in der es nicht um Arbeit geht oder nutzen Sie die ersten fünf Minuten der Wochenbesprechung für ein „Wie war das Wochenende?“!

In der virtuellen Arbeitswelt helfen zudem Möglichkeiten der Technik, wie Collaborationstools, den Zusammenhalt zu stärken und die interne Kommunikation zu unterstützen. Dies können Chaträume des Teams, ein gemeinsames Taskboard oder ein gemeinsam genutzter Messangerdienst sein.

5. Stärken Sie Ihre eigenen Kompetenzen und die Ihres Teams und gehen Sie auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder ein!

Remote Leadership benötigt einerseits neue und andererseits den Ausbau bestehender Kompetenzen. Für Führungskräfte bedeutet dies die Notwendigkeit, in die Entwicklung ihrer digitalen Führungskompetenz zu investieren. Der Ausbau der digitalen Kompetenzen ist auch für die Teammitglieder bedeutsam, damit das Zusammenspiel und Führen auf Distanz gelingt. Zu den Kompetenzen, die erheblich ausgebaut werden sollten, zählen die Kommunikations- und die Konfliktbewältigungskompetenz.

Die Akzeptanz und die Fähigkeit remote außerhalb vom gemeinsamen Büro zu arbeiten, ist sicher auch bei Ihren Mitarbeitern sehr unterschiedlich ausgeprägt. Während einzelne Teammitglieder über eine hohe Selbststrukturierungsfähigkeit verfügen, benötigen andere Struktur und Hilfe „von außen“. Manch einer arbeitet gern allein in seinem „stillen Kämmerlein“ im Homeoffice, während andere wiederum den engen Kontakt sowie den Austausch mit Kollegen bevorzugen. Ebenso gibt es Digitalisierungsfreaks, die alle neuen IT-Tools gern ausprobieren und dann auch einsetzen. Gleichzeitig haben Sie aber sicher auch „Bewahrer des Alten“ in Ihrem Team, die jede Neuerung zumindest erst einmal kritisch beäugen und lieber im "alten Stil" arbeiten.

Wichtig für Sie als Führungskraft ist, dass Sie Ihre „Antennen voll auf Empfang stellen“, um diese Bedürfnisse der Mitarbeiter in jeder Situation zu erkennen und angemessen darauf in Ihrem Führungshandeln zu reagieren.

Konflikte bei Führung auf Distanz identifizieren und erfolgreich bewältigen

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Umso weniger direkter Kontakt und face-to-face-Kommunikation zwischen den Mitgliedern eines Teams untereinander sowie zu deren Führungskraft vorhanden ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit bzw. das Risiko, dass Konflikte durch Missverständnisse, Fehlinterpretationen, offene Fragen und andere Ursachen entstehen. Typische Ursachen dafür sind unpersönliche Kommunikation, unklare Ziele, mangelnde Transparenz, kulturelle Konflikte.

Besonders problematisch für die Führungskraft ist, dass Konflikte in virtuellen Teams zwischen den Mitarbeitern oft unbemerkt und unterschwellig verlaufen. Wenn es zu einer Eskalation kommt, dann äußert sich dies in einer verminderten Zusammenarbeit zwischen den Konfliktparteien. Im Extremfall kann sogar ein Abbruch der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern die Folge sein.

Deshalb ist es für Führungskräfte ratsam, nicht erst aktiv zu werden, wenn das „Kind in den Brunnen gefallen ist“. Vielmehr ist es ratsam, in die Vorbeugung des Entstehens von Konflikten zu investieren – die Konfliktprophylaxe.

Tipps für die Führungskraft sind:

• Klären Sie zu Beginn der virtuellen Teamarbeit, was "Herde" für Konflikte sind, wie Konflikte reduziert werden können und wie das Team mit entstehenden Konflikten umgehen will.
• Schätzen Sie die Konfliktkompetenz des Teams insgesamt und der einzelnen Mitarbeiter individuell ein. Veranlassen Sie ggf. Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung, wie ein Seminar oder einen passenden Workshop.
• Vermeiden Sie es sich in eine passive Zuschauerrolle zu begeben, wenn Sie Konflikte beobachten. Gehen Sie bei den ersten Signalen Konflikte aktiv an und haben Sie ein klares Ziel für die Konfliktbewältigung vor Augen.
• Organisieren Sie regelmäßige Teamreviews mit einem speziellen Fokus auf die Reflexion der Zusammenarbeit.
• Unterstützen Sie die Entwicklung einer offenen Feedbackkultur im Team, die auch das Ansprechen schwieriger Themen für alle Mitarbeiter ermöglicht.

Nicht immer können Konflikte vermieden werden. Im Fall eines entstandenen Konfliktes ist eine wichtige Maxime, die weitere Eskalation zu vermeiden.

Führungskräfte sollten lösungsorientiert die Konfliktdiagnose unterstützen. Sie können die Konfliktbewältigung selbst als neutraler Dritter unterstützen oder den Konfliktparteien einen neutralen Moderator bzw. Mediator zur Verfügung stellen. Dafür sollten Sie zunächst Einzelgespräche über Videokonferenz oder besser noch in einem vor Ort Termin realisieren. Der nächste Schritt ist dann die gemeinsame Konfliktbewältigung mit den Konfliktparteien.

Nach der Klärung des Konfliktes sollten Führungskräfte "dran bleiben" und die weitere Kooperation zwischen den Beteiligten beobachten, damit ein erneutes Ausbrechen des Konfliktes schnell erkannt wird.