RACI Matrix: Rollen & Verantwortlichkeiten im Projekt

Um die Verantwortlichkeiten in einem neuen Projekt sinnvoll und transparent zu verteilen, bietet sich die Erstellung einer Raci-Matrix an. Die Erstellung einer solchen Matrix wird oftmals als herausfordernd wahrgenommen, da häufig Unklarheiten bezüglich der Begriffe des RACI-Akronyms bestehen. Was die Begriffe im Einzelnen bedeuten, welche Verantwortlichkeiten mit welcher Rolle einhergehen und wie eine Raci-Matrix aufgebaut ist, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Aufbau einer RACI-Matrix

Eine Raci-Matrix besteht aus zwei Achsen. An der x-Achse entlang werden die Projektmitarbeiter aufgelistet. An der y-Achse werden Arbeitspakete, Aufgaben, Tätigkeiten und Ergebnisse aufgeführt. Jeder Person oder Gruppe werden in Bezug auf die Inhalte der y-Achse Rollen zugeschrieben.

Die Rollen entsprechen den Attributen (z.B. „accountable“) der RACI-Matrix. So ermöglicht die RACI-Matrix eine Übersicht über die Verteilung der Verantwortlichkeiten der an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter. Nach dem Erstellen der RACI-Matrix sollte diese allen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden, um allen Teammitgliedern einen Überblick über die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu ermöglichen.

Bedeutung der einzelnen Attribute

Um die RACI-Matrix bestmöglich zu nutzen, sollten Anwender sicherstellen, dass alle Beteiligten über die notwendigen Hintergrundinformationen zu den Rollen verfügen. Demzufolge sollte vorab definiert werden, was unter dem jeweiligen Attribut zu verstehen ist und welche Rechte und Pflichten sich daraus ergeben.

Responsible

Der Mitarbeiter bearbeitet die Aufgabe oder das Arbeitspaket. Er ist für die Aufgabe beziehungsweise deren Durchführung und Ergebnis operativ verantwortlich. Das bedeutet allerdings nicht, dass dieser Mitarbeiter die alleinige Verantwortung trägt. Es besteht die Möglichkeit, dass weitere Personen an der Aufgabe mitarbeiten. Responsible, also verantwortlich für eine Aufgabe zu sein, kann auch bedeuten, die Aufgabendurchführung zu initiieren.

Accountable

Eine rechenschaftspflichtige Person trägt dafür Sorge, dass das Ergebnis den Anforderungen entspricht. Dazu prüft die Person die Arbeitsergebnisse und gibt diese frei. Die rechenschaftspflichtige Person muss nicht direkt an der Mitarbeit beteiligt sein. Stattdessen kann die rechenschaftspflichtige Person Verantwortliche bestimmen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass sich die Rechenschaftspflicht lediglich auf das Bewilligen von Zahlungen beschränkt.

Consulted

Die Person ist in der Regel Experte in einem Gebiet und wird auf dieser Grundlage als Berater hinzugezogen (konsultiert). Das Wissen des hinzugezogenen Beraters ist für die Durchführung oder den Erfolg der Aufgabe von Bedeutung. Die Kenntnisse der Person tragen zu einem möglichst reibungslosen Ablauf und guten Ergebnissen bei. 

Informed

Es können zwei Arten von informierten Personen unterschieden werden. Es gibt Personen mit Informationspflicht und es gibt Personen mit Informationsrecht. Gemein haben sie, dass alle Personen mit dem Attribut „informed“ über den Stand der Bearbeitung und die Ergebnisse informiert werden müssen. Informationspflichtige Personen verfügen über eine Bringschuld. Sie müssen Informationen an bestimmte andere Personen übermitteln. Personen mit Informationsrecht haben eine Holschuld. Sie haben somit das Recht und auch die Pflicht, Informationen einzuholen.

Beispiel für den Einsatz einer RACI-Matrix

In einem Unternehmen soll in einem Pilot-Projekt eine neue Software zur strukturierteren Verwaltung von Kundendaten eingesetzt werden.

Zunächst sind zwei Fragen zu stellen, die Aufschluss über die Eckpunkte des Vorhabens geben:

Wer ist am Vorhaben beteiligt?

• Projektleiter (PL)
• IT-Abteilung (IT)
• Vertrieb (V)
• Geschäftsführung (GF)

Welche Aufgaben ergeben sich aus dem Vorhaben?

• Definieren der Anforderungen an die Software
• Auswählen einer Software
• Planung und Freigabe des Budgets
• Implementieren der Software
• Überwachung des Projektfortschritts

Im nächsten Schritt wird überlegt:

Wem wird welche Aufgabe und welche Verantwortlichkeit zuteil?

Die Zuteilung der RACI-Attribute kann am Beispiel der Aufgabe „Auswählen einer Software“ verdeutlicht werden:

PL = ist zuständig für die Software-Auswahl: responsible (R)

IT = trägt Sorge dafür, dass die ausgewählte Software den Anforderungen entspricht und ist somit rechenschaftspflichtig: accountable (A)

V = ist von der Implementierung der Software direkt betroffen und sollte daher konsultiert werden: consulted (C)

GF = muss informiert werden und das Team informieren: informed (I)

Argumente für und gegen den Einsatz der RACI-Matrix

Herausforderungen

Das Anlegen einer RACI-Matrix kann sich schwierig gestalten. Doch nicht nur das eigentliche Anlegen der Matrix birgt Herausforderungen. Auch die Anwendung kann herausfordernd sein, da die RACI-Matrix als Instrument tendenziell starr ist, was sich beispielsweise in der Notwendigkeit, die RACI-Matrix bei Änderungen im Projekt oder Team zu überarbeiten, zeigt.

Weiterhin kann es vorkommen, dass nicht alle wichtigen Rollen durch die vorgegebenen Attribute der RACI-Matrix abgedeckt werden. Um den Limitationen der klassischen RACI-Matrix zu begegnen, haben sich im Laufe der Zeit zahlreiche weitere Modelle entwickelt, die auf der RACI-Matrix basieren oder diese um bestimmte Komponenten erweitern. Welches Modell für das Projektvorhaben am besten geeignet ist, muss individuell anhand der Gegebenheiten und Projekteigenschaften entschieden werden.

Auswahl ergänzender Varianten und alternativer Modelle

Nachfolgend stellen wir einige Modelle vor, die Alternativen zur klassischen RACI-Matrix darstellen. Welche Variante für ein bestimmtes Projekt die zielführendste ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Dies ist unter anderem abhängig von den beteiligten Akteuren, den für sie vorgesehenen Rollen und projektspezifischen Eigenschaften. 

RACI-VS

RACI-VS ergänzt die zwei Rollen Verifier (V) und Signatory (S). Aufgabe des Verifiers ist die Überprüfung, ob die Arbeit den Anforderungen genügt. Personen der Rolle Signatory segnen das Endergebnis ab.

RASCI

RASCI ergänzt die Rolle „Supporter“ (S). Supporter bedeutet "Unterstützer" und meint Personen, welche die Verantwortlichen bei der Erledigung einer Aufgabe unterstützen.

DACI

DACI steht für Driver, Approver, Consulted, Informed. In diesem Ansatz werden somit zwei neue Rollen benannt. Der Driver (D) bringt das Projekt oder die Aufgabenerledigung voran, der Approver (A) ist der endgültige Entscheidungsträger, der Aktionen absegnet.

ARPA

ARPA steht für Accountable, Responsible, Participant, Advisor. A = Genehmigt die Aufgabe. R = Ist für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich. P = Ist in den Prozess mit eingebunden, trägt aber nicht die Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe. A = Ist nicht direkt eingebunden, teilt aber Erfahrungen mit und unterstützt somit das Vorhaben.

RAPID

RAPID steht für Recommend, Agree, Perform, Input, Decide. Dieses Modell eignet sich insbesondere, um Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen. R = Das Team spricht eine Empfehlung aus. A = Das Team versucht sich auf nächste Schritte zu einigen. P = Das Beschlossene wird in der Umsetzung erprobt, eine finale Entscheidung steht jedoch noch aus. I = Wichtige Stakeholder teilen ihre Erfahrungen und geben Feedback. Diese Informationen werden für die finale Entscheidungsfindung gesammelt. D = Es wird eine finale Entscheidung getroffen. Zukünftige Handlungen werden daran ausgerichtet.

FAQs

1. Wofür steht RACI?

RACI ist ein Akronym für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. 

2. Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable in der RACI-Matrix?

Responsible meint eine operative Verantwortung für die Durchführung oder Initiierung einer Aufgabe. Personen, die responsible sind, sind für die Bearbeitung einer Aufgabe oder eines Arbeitspakets verantwortlich.

Accountable meint eher "rechenschaftspflichtig". Personen, die accountable sind, tragen also dafür Sorge, dass das Ergebnis den definierten Anforderungen entspricht. Häufig sind Personen, die accountable sind, eher an der Ergebnisprüfung als an der direkten Bearbeitung der Aufgabe beteiligt. 

3. Warum braucht man die RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix kann im Projektmanagement dabei helfen, Aufgaben und Zuständigkeiten klar zu verteilen. Durch die festgelegten Rollen ist klar definiert, welche Aufgabe in wessen Zuständigkeitsbereich liegt und wer von den anderen Beteiligten gegebenenfalls hinzugezogen oder informiert werden muss. Die Matrix ermöglicht so eine transparente und eindeutige Aufgabenteilung in Projekten. 

4. Was sind die vier Rollen von RACI?

Die vier Rollen von RACI entsprechen den Wörtern, aus denen sich das Akronym zusammensetzt. Demnach sind die Rollen Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert).