Einsatz von Personalsoftware
IT ist jetzt die Realität, auch im Personalbereich!
Von A wie Assessment-Center bis Z wie Zielvereinbarung - das Angebot von HR-Software ist mittlerweile so vielfältig wie nie zuvor. Fast jeder Personalprozess kann heute mit Hilfe von Softwareunterstützung realisiert werden.
Aktuelle Softwarelösungen bieten ein beachtliches Spektrum an Funktionalitäten und Möglichkeiten, um personalwirtschaftliche Prozesse effizienter zu gestalten. Der Markt entwickelt sich dynamisch weiter, nicht zuletzt, weil aktuelle Trends, wie beispielsweise der demografische Wandel und der einhergehende Fachkräftemangel oder die Nutzung von Social-Media-Netzwerken als Recruiting-Kanäle, sowie der Einsatz von künstlicher Intelligenz, stetig neue Anforderungen an die Softwareentwicklung stellen.
Neben spezialisierten Einzellösungen für zum Beispiel Recruiting, Personaleinsatzplanung oder Controlling, stehen auch Komplettlösungen für den gesamten HR-Prozess - von der Personalbeschaffung bis zur Personaltrennung - zur Verfügung. Trotzdem ist im HR-Bereich das Best-of-Breed-Konzept weit verbreitet. Dieses sagt aus, dass in der Personalwirtschaft individuelle Lösungen für die jeweiligen Teilbereiche einer Komplettlösung stets vorgezogen werden.
Personalsoftware kann in vielen Bereichen des Unternehmens einen Mehrwert generieren. Die Effizienz der Personalarbeit kann hierbei durch verschiedene Faktoren wesentlich gesteigert werden.
Konkret bedeutet dies, dass die zeitlichen Ressourcen, die üblicherweise für die aufwendige Abwicklung von Prozessen im Personalwesen genutzt werden, nun für andere (strategische) Aufgaben frei werden.
Durch die Nutzung einer HR-Software können Mitarbeitende in zahlreiche Personalprozesse mit einbezogen werden. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist Employee Self Service. Dies bedeutet, dass Beschäftigte eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, pflegen oder Genehmigungsprozesse starten. Diese Mitgestaltung entlastet die Personalabteilung und sorgt ebenso für Transparenz und gesteigerte Zufriedenheit in der Belegschaft.
Eine HR-Software kann die unternehmensinterne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, aber vor allem auch zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen, wesentlich erleichtern. Außerdem werden Kommunikationsprozesse hierdurch oft transparenter für die Belegschaft.
Softwarelösungen werden oft in Form verschiedener Module zur Verfügung gestellt. Wird eine Software für verschiedene Unternehmensbereiche genutzt, sind die Schnittstellen durch die einheitliche Anwendung einer entsprechenden Software oft leichter und effizienter zu gestalten.
Ob Kandidaten/innen-Pool in der Personalgewinnung, Einsatzpläne für die Personalplanung, Kennzahlen für das Personalcontrolling oder aber unternehmensinterne Wissensplattformen – nötige Informationen und Daten stehen überall und jederzeit zur Verfügung. Besonders in Punkto Zugriffsgeschwindigkeit bieten Softwarelösungen einen hohen Mehrwert.
Viele Softwarelösungen bieten Möglichkeiten zum Controlling für die schnelle Erfassung von Kennzahlen. Hierbei können ausführliche Berichte oft mit einem Knopfdruck erstellt werden. Dies spart Zeit und ermöglicht neben der Erfolgskontrolle eine Ableitung von entsprechenden Maßnahmen im Personalmanagement.
Ob Lizenzerwerb oder SaaS-Lösung, Softwareprodukte sind nach wie vor kostenintensiv. Für gute Module und Lösungen im Bereich E-Recruiting oder Talentmanagement müssen fünftstellige Eurosummen für die Anschaffung, Implementierung und den Betrieb in den ersten drei Jahren kalkuliert werden. Es ist wichtig, dass die Software den identifizierten Bedarf auf geeignete Art und Weise deckt. Denn nur wenn der entstehende Nutzen überwiegt, legitimiert dies die Kosten.
Tipp: Achten Sie bei dem Kauf einer Software darauf, wie teuer After-Sale-Services sind. Im Fall von SaaS-Lösungen (siehe unten) sollte insbesondere geprüft werden, ob die fixen Gebühren alle anfallenden Dienste (Wartungsarbeiten, Updates, Funktionsprobleme) inkludieren.
Werden Softwarelösungen von verschiedenen Anbietern bezogen, kann es leicht dazu kommen, dass die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Abteilungen nicht mehr adäquat ablaufen können. Unter Umständen sind Abläufe und Prozesse aufgrund von Inkompatibilitäten sogar weniger effizient als zuvor. Weitere Folgen sind Doppelarbeiten durch Medienbrüche oder Übertragungsfehler.
Tipp: Um Inkompatibilitäten zu vermeiden, sollten Sie Anbieter prüfen, die über ein modulares System verfügen. Hierbei sollten auch Module berücksichtigt werden, die erst in Zukunft für Unternehmen interessant werden könnten.
Trotz der steigenden Nachfrage und dem großen Nutzen, den eine Personalsoftware bieten kann, ist eine Veränderung oft schwer. Manche Mitarbeiter/-innen mögen sich mit der Nutzung einer Software schwertun, weil diese die Prozesse zum Beispiel nicht auf die Art und Weise unterstützt, wie es gewünscht wird. Unklarheiten bei der Bedienung der Software können hinzukommen.
Tipp: Eine Bedarfsanalyse, die insbesondere die Wünsche und Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt, wirkt solchen Problem entgegen. Prüfen Sie die Einführung, die Schulung und den begleitenden Service bei der Auswahl des Softwareanbieters, damit das Personal gut vorbereitet ist. Eine feste Verantwortlichkeit für Probleme ist in diesem Kontext ebenfalls sehr hilfreich.
Werden Zeit und Kapazitäten eingespart, kann die Befürchtung entstehen, dass dies einen Personalabbau nach sich ziehen wird. Diese Befürchtung ist jedoch als kontrovers anzusehen. Der Output der Personalabteilung ist eine Dienstleistung und kein maschinengefertigtes Produkt, was bedeutet, dass die Arbeit der Personalverantwortlichen durch eine Software mehr erleichtert als ersetzt wird. Routineprozesse können effizienter abgewickelt werden. Der Personalbereich kann sich zunehmend den strategischen Fragen und Beratungsleistungen der Kunden aus den unterschiedlichen Abteilungen widmen.
Der direkte menschliche Face-to-Face-Kontakt ist für eine gute Personalarbeit unabdingbar. Gerade im Bereich der Personalgewinnung und im Speziellen der Personaldiagnostik kann es durch die Einführung einer Software dazu kommen, dass der zwischenmenschliche Kontakt reduziert wird. Auch bei der Kommunikation unter Mitarbeitenden kann der persönliche Kontakt zu Kollegen/innen unter der digitalen Kommunikation leiden. Software sollte deshalb als Hilfsmittel gesehen werden.
Grundsätzlich bieten sich für die Nutzung von HR-Software drei Wege an.
Der Softwarekauf ist die älteste Bezugsweise. Wie bereits erwähnt, wird diese Art des Bezugs nach wie vor häufig genutzt.
Vorteile:
Nachteile:
Application Service Provider bieten ihren Kunden die Nutzung von Anwendungen über das Internet an. Der wesentliche Unterschied zum konventionellen Erwerb liegt damit darin, dass die Software nicht beim Kunden, sondern beim Anbieter installiert ist. Hierbei kann die Anwendung nur für jeweils einen Kunden genutzt werden. Für den IT-Dienstleister bedeutet das größeren (Kosten-)Aufwand, da er für jeden neuen Kunden einen neuen Server kaufen und bereitstellen muss.
Die Vor- und Nachteile eines ASP decken sich im Wesentlichen mit denen des SaaS-Modells.
Auch im Fall von SaaS wird dem Nutzer/der Nutzerin die Softwarelösung über das Internet bereitgestellt. Doch gibt es einen wesentlichen Unterschied zu ASP-Lösungen. Der Nutzer/Die Nutzerin greift im Rahmen von SaaS auf eine plattformbasierte Lösung zu, auf die auch alle anderen Kunden zugreifen. Dies stellt auf Seiten des Anbieters eine große Vereinfachung dar, da hierdurch der kostenintensive Erwerb von Servern und der einhergehende Wartungsaufwand entfallen.
Tipp: Achten Sie bei SaaS-Software darauf, dass Sie nicht tatsächlich eine lizenzierte Standardlösung erwerben. Manche Anbieter versuchen ihre Lizenz-Software mit einem SaaS-Preismodell und der Bereitstellung über einen externen Server als SaaS-Lösung zu verkaufen.
Vorteile:
Nachteile:
„Von der Personalsoftware zur Enterprise 2.0-Technologie" lautet der Titel eines Artikels, der im Magazin personal manager (06/2011) erschienen ist. Der Artikel beschäftigt sich mit der wachsenden Bedeutung von Web-2.0-Tools und Community-Plattformen für die Personalarbeit in Unternehmen. (2 Seiten im PDF-Format)
Auf hr-software.net finden Sie umfangreiche Listen von Softwareanbietern zu zahlreichen Bereichen des Personalwesens. Unter anderem Engeltabrechnung, Intranet, Talent Management, Training und Entwicklung und 360° Grad Feedback sind nur einige der angebotenen Themengebiete. Auch bietet die Webseite Demos und Trialversionen diverser Softwarelösungen.
Die Softwarematching-Plattform der SoftSelect GmbH bietet derzeit einen Pool von 748 Softwareanbietern. Eine kriteriengestützte Suche ermöglicht Ihnen, die für Sie passende Softwarelösung zu finden.
Auf sourceforge.net finden Sie eine Liste mit Open Source Software für die Personalarbeit. Die Software-Lösungen stehen zum kostenfreien Herunterladen zur Verfügung.
Auf it-bestenliste.de findet sich die von factory 42 veröffentlichte Liste der aktuellen „BEST OF-Lösungen Humand Resources". Auch werden Produkte mit diversen Auszeichnungen sowie die besten Produkte der letzten Jahre vorgestellt. (14 Seiten im PDF-Format)
KPA HR Management zeigt Ihnen mit „Simple Steps to Selecting HR Software", wie Sie in zehn einfachen Schritten die richtige Personalsoftware auswählen.
Das Buch „Aktuelle Methoden des E-Recruiting. Potenziale und Risiken aus Sicht der Arbeitgeber und Bewerber“ von Anja Nähler aus dem Jahr 2020 bietet einen Überblick über die derzeitigen Möglichkeiten des E-Recruiting und fokussiert dabei auf die Vor- und Nachteile der jeweiligen Kanäle. Somit bietet die Lektüre wertvolle Informationen und Tipps sowohl für Unternehmen, die sich bei der Personalbeschaffung das Internet zunutze machen wollen, als auch für Bewerber*innen, die mehr über die neuen Methoden der Personalgewinnung erfahren wollen.
ISBN-13: 978-3964871428
Das Buch „Smart HRM: Digitale Tools für die Personalarbeit“ (2020) von Christian Gärtner bietet einen Überblick über verschiedene Tools, welche sich zur digitalen Personalsuche bewährt haben. Der Autor geht dabei nicht nur auf die Chancen des Einsatzes von Methoden wie Chatbots und People Analytics ein, sondern diskutiert auch die Grenzen, welche sich aus den rechtlichen und ethischen Rahmenbedingungen ergeben. Das Buch richtet sich an alle, die sich für eine effiziente Nutzung neuer Tools in der internetbasierten Personalarbeit interessieren.
ISBN-13: 978-3658294304