Digital ist alles?! Kommunikation und Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter
Mit der zunehmenden Digitalisierung in allen Lebensbereichen ergeben sich auch für Unternehmen neue Möglichkeiten, Kommunikation und Zusammenarbeit anders zu denken und zu gestalten. Die aktuellen technischen Neuerungen bieten viele Chancen, gleichzeitig kann deren maßlose und ungesteuerte Nutzung auch nachteilige Effekte haben – sowohl für Unternehmen als auch für die Beschäftigten.
Oft beziehen sich Kommunikationsmodelle auf Interaktionen, bei denen sich die Kommunikationspartnerinnen und Kommunikationspartner gegenüberstehen (z. B. in einem Mitarbeitergespräch) bzw. zumindest eine unmittelbare Reaktion möglich ist (z. B. in einem Telefonat). Sicherlich kommt Ihnen der Satz „Der Ton macht die Musik!“ bekannt vor. Mimik und Gestik sowie die Art und Weise WIE wir etwas sagen, haben einen großen Einfluss darauf, wie das Gesendete beim Gegenüber ankommt. Das WAS tritt dann vielfach in den Hintergrund, weil eben die Beziehungsebene die Sachebene bestimmt. Um einen Ausgleich für das Fehlen solcher automatisch mitgesendeten Beziehungsinformationen auszugleichen, greifen wir tagtäglich zu vielen verschiedenen Emojis. Ohne diese wären Missverständnisse aufgrund einer sarkastischen WhatsApp-Nachricht vorprogrammiert.
Kurzum, das gewählte Medium bestimmt, welche Informationen überhaupt beim Empfänger bzw. bei der Empfängerin ankommen können. Denken Sie beispielsweise an eine schlechte Bildqualität in einer Videokonferenz oder begrenzte Textlängen bei Twitter. Bei E-Mails reduziert sich die Kommunikation ausschließlich auf den geschriebenen Text. Die mit der Benutzung vieler Medien verbundene Reduktion von Informationen verleitet dazu, bestehende Lücken durch Spekulationen und Vermutungen zu füllen. Die Kommunikationskette von Konrad Lorenz zeigt, welche „Hürden“ zu nehmen sind:
Bezogen auf das Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun („4 Seiten einer Nachricht“), findet bei elektronisch gestützter Kommunikation häufig eine Fokussierung auf den Sachinhalt und direkt formulierte Appelle statt. Beziehungsinformationen und Selbstoffenbarungen treten oft durch das fehlende Nonverbale in den Hintergrund.
Termin: 10. November 2022 in der Zeit von 9:00 bis 11.00 Uhr
Perwiss-Expertin: Maike Jacobsen
✓ Das technisch sinnvolle Setting - Hardware und Software
✓ Aufgaben und Rollen im Rahmen der Online-Moderation
✓ Moderationen systematisch vor- und nachbereiten
✓ Online-Formen der interaktiven Zusammenarbeit kennenlernen
✓ Passfähige Online-Tools auswählen
✓ Umgang mit schwierigen Teilnehmenden und schwierigen Situationen
Die zentralen Vorteile von digitaler Kommunikation und Kooperation liegen in der vergrößerten zeitlichen und örtlichen Unabhängigkeit. E-Mails können rund um die Uhr gesendet und empfangen werden und dafür muss man sich nicht im Büro aufhalten. Auch die Geschwindigkeit, in der kommuniziert wird, hat sich rasant erhöht. Nur in wenigen Fällen muss auf das Eintreffen eines Briefes gewartet werden. Über Clouds oder per Anhang können Konzepte, Skizzen oder auch Aufträge „just-in-time“ weitergegeben werden. Zahlreiche Tools ermöglichen über Share-Optionen auch die gemeinsame Bearbeitung eines Dokumentes zur gleichen Zeit.
Digitale Medien schaffen damit die Grundlage für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams. In solchen arbeiten Beschäftigte aus verschiedenen Regionen oder sogar Zeitzonen zusammen, ohne sich möglicherweise jemals persönlich zu begegnen.
Auch Beschäftigte profitieren von der erhöhten Flexibilität. Sie können im Home Office tätig werden und ihre Arbeitszeiten stärker selbstbestimmt gestalten, ohne vom Kommunikationsfluss im Büro abgeschnitten zu werden.
Außerdem zeigt die Deutsche Social Collaboration Studie 2017: die Arbeitseffizienz wird je nach Intensität der Nutzung von Collaboration Tools und dem Arbeitsumfeld um 16,6 bis 41,7 Prozent gesteigert. Dies ist vor allem der Reduzierung von Ablenkungen zuzuschreiben – alle Beteiligten können sich voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren.
Die Kommunikation im digitalen Zeitalter wird mit Hilfe von Case Studies und Expertenbeiträgen eindrucksvoll und praxisorientiert in dem Buch "Die digitale Kommunikationsstrategie" dargestellt. Das Buch fokussiert insbesondere die Entwicklung und Steuerung einer erfolgreichen Kommunikations- und Digitalstrategie.
Wie bei fast allem im Leben, hat die Medaille aber auch eine andere Seite. Die verstärkte Nutzung elektronischer Kommunikations- und Kooperationsformen bringt auch verschiedene Nachteile mit sich.
Wird eine Information digital übermittelt, bleibt im Vergleich zur unmittelbaren Kommunikation oft unklar, ob diese auch wahrgenommen (im Sinne der Kommunikationskette von Konrad Lorenz also „gehört“) worden ist, auch wenn Lesebestätigungen abgefordert werden. Außerdem reduzieren elektronisch übermittelte Nachrichten den Informationsgehalt, d. h. Aussagen über das persönliche Empfinden des/r Senders/in oder die Beziehungsebene beider Seiten sind nur eingeschränkt möglich.Dadurch steigt der Interpretationsspielraum, den eine Mitteilung eröffnet. So kann es sein, dass ein und dieselbe Nachricht von verschiedenen Empfängern ganz unterschiedlich verstanden wird und Missverständnisse auftreten. Dies bleibt dem Sender bzw. der Senderin (zunächst) verborgen, da die direkten Reaktionen des Empfängers bzw. der Empfängerin auf die Nachricht nicht sichtbar sind. Feedback erfolgt häufig nicht oder nicht unmittelbar. Auch werden Informationen oder Aufforderungen in digitalen Kommunikationsprozessen eher ignoriert, da die Dringlichkeit oder die persönliche Bedeutung oft über nonverbale Informationen ausgedrückt wird, die digital fehlen. Es fällt eben leichter sich hinter einem „Das habe ich wohl überlesen“! zu verstecken.
Machen Sie Ihre Beschäftigten stark für schwierige Situationen!
Hinter den meisten Problemen und Missverständnissen in Unternehmen steckt oft dieselbe Ursache: schlechte oder mangelhafte Kommunikation!
Ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden negative Erfahrungen und machen Sie sie fit in Sachen gelingender Kommunikation und konstruktivem Verhalten bei Konflikten!
Es wird deutlich, dass die Kontrollmöglichkeiten bei digitaler Kommunikation und Kooperation eingeschränkt sind. In einem Präsenzmeeting ist sichtbar, ob Teilnehmende nebenbei mit dem Handy E-Mails beantworten, in einem digitalen nicht. Auch müssen Führungskräfte dazu bereit sein, das für Home Office notwendige Vertrauen aufzubringen, da die Formel „Anwesenheitszeit = Arbeitszeit“ nicht mehr greift.
Der Kontrollverlust kann sich aber auch auf die eigene Person des bzw. der Beschäftigten beziehen. Immer und überall erreichbar zu sein, kann zu einer mangelnden Abgrenzung zwischen Arbeits- und Nicht-Arbeitszeit führen, die im extremsten Fall zur Selbstausbeutung führt. Die Work-Life-Balance gerät dann massiv in Gefahr, wenn Beschäftigte immer auf Alarmbereitschaft sind und dadurch soziale Bedürfnisse im privaten Bereich in den Hintergrund treten.
Durch die ausschließliche oder vornehmliche Nutzung elektronischer Formen der Kommunikation und Kooperation wird die Interaktion insgesamt unpersönlicher. Verständnis schaffende Nebeninformationen (z. B. Kollegin A hat sich trotz gebrochenem Bein ins Büro geschleppt; ein ähnlicher Kleidungsstil von Teammitgliedern; hektische und gestresste Bewegungen der Teamleiterin) fehlen. Der Beziehungsaufbau wird dadurch erschwert.
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Gleichzeitig sinkt die Hemmschwelle, sich kritisch oder negativ gegenüber anderen zu äußern, wenn man sich eben nicht persönlich gegenüber steht. So kann es rasch zu zusätzlichen Bewährungsproben für die Arbeitsbeziehungen kommen, während man sich in einem direkten Gespräch mehr Mühe geben würde, Kritik „verdaulicher“ zu verpacken.
Damit die Kommunikation und das vernetzte Arbeiten gelingen, bedarf es geeigneter Tools. Wir haben für Sie eine Auswahl praktischer Collaboration-Tools zusammengestellt und nach ihrer jeweiligen Hauptfunktion sortiert:
TIPP: In unserem Tool „Die besten Collaboration-Tools“ stellen wir Ihnen die hier angeführten Tools ausführlich vor.
An erster Stelle erwartet man natürlich IT-Kompetenz und den Umgang mit den Collaborationstools sowie der technischen Ausstattung. Jedoch sind auch bei der Führung von virtuellen Teams zukünftig vor allem soziale und kommunikative Kompetenzen gefragt. Eindrucksvoll untermauert dies die Metastudie des Instituts für Führungskultur im digitalen Zeitalter. In dieser steht an erster Stelle mit 70 Prozent „Kommunikationsfähigkeit“ und an Position 2 mit 50 Prozent „Menschenorientierung“. Zu den Top 5 der in der Studie benannten Kompetenzen zählt mit „Vernetzungsfähigkeit“ eine Kompetenz, die eher neu hinzugekommen ist. „Vertrauen schaffen“ bzw. „Vertrauen aufrechterhalten“ ist von jeher eine bedeutsame Führungskompetenz. Dies trifft ebenso auf das „Schaffen von Transparenz“ zu.
Schaut man im Einzelnen hin, dann sind wichtige Kompetenzen, die Führungskräfte von virtuellen Teams vor besonders große Herausforderungen stellen:
Lassen Sie sich von unserem "Katalog Führungskompetenzen" anregen, die Führungskräfte Ihres Unternehmens für virtuelle Teamarbeit fit zu machen.
Unser Premiumtool "360-Grad-Feedback für Führungskräfte" nutzt den Katalog Führungskompenzen als Basis für ein systematisches Führungskräftefeedback und die gezielte Entwicklung der individuellen Führungskompetenzen.
Damit ein Unternehmen und seine Beschäftigten maximal von den Möglichkeiten digital gestützter Kommunikation und Zusammenarbeit profitieren, hilft es, folgende Aspekte zu beachten, die die Rahmenbedingungen als Ganzes und jede Kommunikation im Speziellen betreffen.
Auch bei Kommunikation ist Kommunikation alles! In diesem Sinne sollten Unternehmen klar formulieren, welche neuen Medien und Tools fortan für den internen und externen Austausch zum Einsatz kommen werden. Es empfiehlt sich, abzugrenzen welche Wege für welche Zwecke und Ziele eingesetzt werden sollen.
Während es Beschäftigte geben wird, die sich über den Einzug neuer Medien in ihren Arbeitsalltag freuen werden – denken Sie zum Beispiel an die Digital Natives – wird es auch Kollegen und Kolleginnen geben, die das Ganze mit Misstrauen und Abwehr betrachten. Die ganz normale Angst vor Veränderungen. Benennen Sie eine/n interne/n Ansprechpartner/in für Fragen und Anliegen zum Thema digitale Kommunikation und Zusammenarbeit und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, den Umgang mit neuen Tools in Schulungen zu erlernen.
Damit Unsicherheiten bei den Beschäftigten vermieden werden, machen Geschäftsführungen und Führungskräfte am besten von Anfang an deutlich, was sie von den Mitarbeitenden erwarten, insbesondere hinsichtlich von „Ansprechbarkeit“ und „Erreichbarkeit“. Häufig auftretende Fragen dabei sind:
Solche und weitere Fragen können Unternehmen auch explizit in ihren Teams sammeln lassen, um dann gemeinsam Lösungen dafür zu entwickeln. Diese können auch Einzug in eine Betriebsvereinbarung halten.
Zu den Rahmenbedingungen zählt natürlich auch die notwendige Hard- und Software. Diensthandys, Tablets oder andere mobile Endgeräte müssen nicht nur angeschafft, sondern auch mit den entsprechenden Tools ausgestattet und regelmäßig gewartet werden. Sicherheitsmaßnahmen sind gerade im Hinblick auf immer häufiger publik werdende Hackerangriffe und die Datenschutzverordnung der Europäischen Union von besonderer Bedeutung.
Unter den geregelten Rahmenbedingungen gilt es nun, einzelne Kommunikationsprozesse zu gestalten und sich dabei genau zu überlegen, welche Medien am besten zum Einsatz kommen sollten. Hierbei werden sich schnell Routinen für die verschiedenen Kommunikationszwecke und -anlässe entwickeln.
Es mag sich vielleicht banal anhören, jedoch ist es gerade bei Teams, die oft oder ausschließlich virtuell zusammenarbeiten unerlässlich, allen Mitgliedern transparent zu machen, wer mit welcher Funktion zum Team gehört. Ebenso sind personelle Veränderungen umgehend zu kommunizieren, damit im weiteren Prozess keiner vergessen wird. Eine aktuelle Verteilerliste für E-Mails oder aktuelle WhatsApp-Gruppen sind ein guter Anfang.
Bei der schriftlichen Kommunikation ist eine gute Struktur des Textes das A und O, da unmittelbare Verständnisfragen nicht möglich sind. Daher sollte man sich genau überlegen, welche Ziele verfolgt werden und diese auch explizit machen. W-Fragen helfen dabei, eine gute Gliederung zu finden:
Treffen sich Teammitglieder in einem Online-Meeting sollte dieses gut moderiert werden und einer allen bekannten Agenda folgen. Moderatorinnen und Moderatoren sollten die wichtigsten Punkte an den Beginn setzen, da hier die Aufmerksamkeit am größten ist.
Auch wenn Teammitglieder nicht an einem Ort oder zur selben Zeit tätig sind, hilft es den Teammitgliedern ungemein, eine bessere Beziehung zueinander aufzubauen, wenn sie sich gelegentlich persönlich treffen. Solche Treffen bieten die Möglichkeit für Small Talk (Was machen die Kinder?, Wie liefen die Fußballspiele am Wochenende?, …) und damit eine Grundlage dafür, persönliche Gemeinsamkeiten zu entdecken, die wiederum die Sympathie füreinander fördern. Sind sich Teammitglieder sympathisch, werden kleine Fehltritte schneller verziehen und man kann auf unkomplizierte Hilfe untereinander hoffen.
Merkt eine Führungskraft, dass E-Mails lange nicht beantwortet werden oder der Aktivitätsgrad in virtuellen Meetings sehr gering ist, kann ein „Methodenwechsel“ Wunder bewirken. Sitzen alle an einem Tisch und müssen Pinnwände ganz klassisch mit Moderationskarten gefüllt werden, entsteht automatisch ein gewisser Druck, sich zu beteiligen.
Während Gesprächspartner/innen in der Face-to-face-Interaktion häufig unmittelbar (und unaufgefordert) ihre Meinung zu einem Sachverhalt wiedergeben, wartet man als Verfasser/in einer E-Mail manchmal vergeblich auf Antwort und die eigene Arbeit gerät ins Stocken. Fordern Sie also Ihre Leserschaft aktiv auf, sich zurück zu melden und setzen Sie dafür am besten einen konkreten Termin. Oft ist ein Nachsatz wie: „Habe ich bis zum Stichtag nichts von Ihnen gehört, gehe ich davon aus, dass Sie meinen Vorschlag befürworten.“ ein guter Anstoß.
Tooltipp: Nutzen Sie das Tool "Checkliste Teamzusammenarbeit fördern", um insbesondere den Zusammenhalt von virtuellen Teams zu stärken.
Zentrale Anlaufstelle für Kommunikation 4.0 ist die Plattform Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Im Dossier: Kundenkommunikation 4.0 findet man mit Hilfe von Leitfäden, Merkblättern und Checklisten eine gute Orientierung über das Thema.
Im Human Resources Manager geht Birga Teske der Frage Wie Teamarbeit auf Distanz gelingt nach.
Diego Wyllie erläutert in einem Beitrag in der Computerwoche Personalmanagement-Tools für den Mittelstand.
Collaboration: 20 Tools für mehr Produktivität im Team von t3n digital pioneers zeigt Lösungen für kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten auf.
Schluss mit den E-Mails lautet ein Artikel der Frankfurter Allgemeinen Zeitung, der vor allem darauf hinweist, dass sich durch verschiedene Chat-Programme auch die Kommunikation im Büro verändert. Doch hierbei wird deutlich, dass solche Programme auch Hürden aufweisen.
Wie sieht die Zukunft der internen Kommunikation aus? Dazu beschäftigte sich Ulrike Führmann in einem Interview mit Prof. Dr. Dr. Mast. In ihrem Beitrag Interne Kommunikation auf dem Weg zur „leading position“? Auf dem IK-Blog wurden die Erkenntnisse und Tipps verständlich dargelegt.
Fünf Tipps, wie im digitalen Zeitalter eine gewinnende und wertschätzende Kommunikation geführt werden kann, liefert der Onlineartikel Kundenkommunikation im digitalen Zeitalter in Springer Professional..
Durch die Digitalisierung befindet sich die Arbeitswelt in einem Umbruch. Das Frauenhofer Institut geht in ihrem Artikel darauf ein, was man als Führungskraft in der virtuellen Arbeitswelt bedenken muss.
Der Erfolg von Teams wird nicht von der Homogenität der einzelnen Teammitglieder bestimmt, sondern von der Teamführung. Welche Aspekte bei der Führung von virtuellen im Gegensatz zu klassischen Teams beachtet werden müssen, erläutern die Autoren von Personalwirtschaft in ihrem Artikel.
"Die Kunst der Meeting-Navigation" (2023) ist ein äußerst praxisorientiertes Werk, das sich auf die Herausforderung fokussiert, Meetings in produktive und effiziente Veranstaltungen zu verwandeln. Tim Schönborn und Beatrix Sieben zeigen auf, wie man sich von langweiligen Besprechungen verabschiedet und stattdessen dynamische TOP-Meetings gestaltet. Das Buch von dem Hanser-Verlag bietet Methoden und Bausteine zur Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings.
Besonders überzeugend ist die Betonung einer klaren ergebnisorientierten Navigation. Statt ziellos durch die Tagesordnung zu treiben, zeigen die Autoren, wie man Meetings gezielt plant, durchführt und nachbereitet. Dabei werden nicht nur aktuellste Forschungsergebnisse mit langjährigen Praxiserfahrungen berücksichtigt, sondern auch neue digitale Tools vorgestellt.
ISBN-13: 978-3-446-47668-4
Im praxisnahen Buch „Digital ist egal: Mensch bleibt Mensch – Führung entscheidet“ (2017) widmet sich Barbara Liebermeister den Herausforderungen des digitalen Zeitalters. Dabei werden Probleme aus dem Arbeitsalltag im Miteinander von Führungskräften und Mitarbeitenden beleuchtet sowie die Auswirkungen auf die Kommunikation analysiert. Letztendlich gibt es Hinweise und Impulse, wie damit im modernen Führungsalltag umgegangen werden kann. Weiterhin wird betont, dass die Digitalisierung den Menschen nicht ablöst, sondern die Beziehungen untereinander eine Rolle spielen. Darüber hinaus wird mit Hilfe von strukturierten Interviews das neue Anforderungsprofil für Führungskräfte aufgezeigt.
ISBN-13: 978-3869367507
Peter Ivanov erläutert in dem Buch „Powerteams ohne Grenzen“ (2017) anhand einer fiktiven Story auf spannende und interessante Art die Prinzipien für gute Führungsarbeit in virtuellen Teams. Die veränderten Rahmenbedingungen durch Globalisierung und Digitalisierung werden ebenso thematisiert, wie Herausforderungen und Chancen bei der Arbeit in virtuellen Teams. Zusätzlich geht der Autor explizit auf die Unterschiede und die damit veränderten Ansprüchen im Vergleich zur bisherigen Gestaltung der Arbeit ein und gibt den Lesenden konkrete Techniken an die Hand.
ISBN-13: 978-3869367521
Das Buch „Red' mit mir: Führen und Kommunizieren in der digitalen Welt“ von dem Kommunikations- und Führungsexperten Martin Zenhäusern wurde im Jahr 2017 veröffentlicht. Es beschäftigt sich mit neusten Erkenntnissen aus Hirnforschung, Psychologie und Führung. Auf der Grundlage von 30.000 Beratungsgesprächen wird aufgezeigt, wie Kommunikation zwischen allen Beteiligten gezielt und bewusster eingesetzt werden kann. Das Buch eignet sich gut als Arbeitshilfe für den beruflichen Alltag und gibt Impulse sowie Anregungen für eine nachhaltige Gestaltung der internen Kommunikation.
ISBN-13: 978-3280056400
Bodo Kirf geht in seinem Buch „Unternehmenskommunikation im Zeitalter der digitalen Transformation: Wie Unternehmen interne und externe Stakeholder heute und in Zukunft erreichen“ (2017) auf die zukünftigen strukturellen Veränderungen im Kommunikationsmanagement, aufgrund von Digitalisierung, ein. Damit einhergehend beleuchtet der Autor Strategien, Konzepte, Aufgabenverteilung und Instrumenteneinsatz, damit Kommunikationsprozesse erfolgreich transformiert werden können. Ein Leitfaden unterstützt die Umsetzung und das Verständnis von zunehmender Vernetzung.
ISBN-13: 978-3658153632
„Wie kommt System in die interne Kommunikation? - Ein Wegweiser für die Praxis“ lautet der Titel eines Buches von Ulrike Führmann und Klaus Schmidbauer, das im Jahr 2016 veröffentlicht wurde. Das Buch hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Titelfrage zu beantworten, indem es die Umsetzung beispielhaft an einem Kommunikationsmanager veranschaulicht. Der Leitfaden eignet sich als professionelle Arbeitshilfe für den beruflichen Alltag und gibt Impulse und Anregungen, um eingefahrene Kommunikationsmethoden neu zu überdenken. Zahlreiche Beispiele, Schaubilder und Checklisten unterstützen das Verständnis.
ISBN-13: 978-3933689153
Mit „Die digitale Kommunikationsstrategie: Praxis-Leitfaden für Unternehmen“ (2016) bietet Dominik Ruisinger einen guten Einstieg in das Thema Kommunikation im digitalen Zeitalter. Es werden Methoden der Strategieentwicklung und Steuerung beschrieben und Ansatzpunkte zur Verbesserung der Effektivität und Effizienz anhand von anschaulichen Beispielen gegeben. Das Buch eignet sich hierdurch gut als Arbeitshilfe, das mit konkreten Tipps und Quer-Hinweisen auf Tools bei der Umsetzung in der Praxis unterstützt.
ISBN-13: 978-3791036335