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Wo liegt der Unterschied zwischen BPM und Workflow Management?

Business Process Management und Workflow Management – nicht jeder kennt den Unterschied. Wir
bringen Klarheit in den Dschungel von Begrifflichkeiten und erklären, worum es sich handelt,
welche Definitionen bekannt sein sollten und wie sich die Begriffe voneinander abgrenzen lassen.

Anschließend beschäftigen wir uns mit der Frage, welche Vorteile die entsprechenden Methoden mit
sich bringen, wie sie sich IT-gestützt nutzen lassen und wie Start-Ups von ihnen profitieren können.

Business Process Management (BPM) oder Geschäftsprozessmanagement

Der Begriff Business Process Management, kurz BPM, ist ein Sammelbegriff für Methoden, die der
strategischen Ausrichtung, Entwicklung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen.
Dabei liegt der Schwerpunkt nicht nur auf der effizienten Ausrichtung der Prozesse, sondern auch auf
deren Einbindung in das Unternehmen, seine Unternehmenskultur und seine strategische
Ausrichtung als Ganzes.

Unter das BPM fallen die Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Durchführung von Prozessen.
Häufig wird Business Process Management bei der Umsetzung in Unternehmen von digitalen
Technologien gestützt, das ist jedoch kein Definitionskriterium. Im Deutschen ist anstelle von BPM
häufig auch die Rede von Geschäftsprozessmanagement. Weitere, detaillierte Informationen zu BPM
findesn Sie hier: https://www.ser.de/themen/was-ist-bpm.html.

Workflow Management

Workflow Management bezeichnet die Modellierung, Simulation, Steuerung, Protokollierung und
Analyse von Workflows bzw. von Geschäftsprozessen. Prozessbeteiligte und elektronische Systeme
werden dabei einbezogen. Der Fokus ist im Gegensatz zu BPM kleiner, die einzelnen Prozesse werden
im Detail in ihrer Abfolge analysiert und optimiert und weniger in ein großes Ganzes eingeordnet.
Workflow Management kann daher als ein Teil von Business Process Management angesehen
werden.

Gezieltes Workflow Management hat zum Beispiel das Ziel, eine große Zahl von Bearbeitern zu
koordinieren, die räumlich voneinander getrennt an Teillösungen eines größeren Prozesses arbeiten.
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und Fehler wie etwa Redundanzen zu vermeiden,
müssen alle Arbeitsschritte stets kontrolliert werden. Einen wichtigen Teil des Workflow
Managements nimmt die Kontrolle des Prozessverlaufs, insbesondere des Bearbeitungsstatus, ein. Es
geht also darum, Arbeitsschritte möglichst effizient zu planen und aufeinander abzustimmen.

Workflow Management Systeme

Workflow Management Systeme helfen dabei, Aufgaben und Prozesse zu planen und zu
überwachen. Mit ihrer Hilfe werden bestimmte Aufgaben festgelegt. Einzelne Arbeitsschritte
werden, in der Regel als Flow-Digagramm, modelliert und dargestellt. Die grafische Modellierung der
Arbeitsabläufe ist für die Entwurfsphase von Prozessen sehr hilfreich und kann für Start-Ups ein guter
Weg sein, um Workflows in der Planungsphase zu veranschaulichen.

Workflow Management Systeme unterstützen Prozesse, indem sie eine Reihe von Ereignissen
erkennen, klassifizieren und mit einer entsprechenden Aktion auf diese reagieren. In diesem
Zusammenhang können Arbeitsabläufe zusätzlich verifiziert werden, also auf ihre Notwendigkeit und
Richtigkeit geprüft werden und je nach Rechten und Rollen unterschiedlich ausgestaltet sein.

Abgrenzung der Begriffe Geschäftsprozess und Workflow

Ein Geschäftsprozess bezeichnet eine zeitlich-logische Abfolge von Aktivitäten (Aufgaben,
Ausführungen, Arbeitsschritte oder Ähnliches). Er ist für das Unternehmen und dessen Geschäftsziel
von einer bestimmten Bedeutung und erbringt gegenüber dem Kunden eine vordefinierte Leistung,
also ein Produkt oder einen Service. Geschäftsprozesse werden meist kurz als Prozesse bezeichnet,
die Bezeichnungen sind also in der Praxis synonym im Gebrauch.

Beispiel: Beantragung des Jahresurlaubs als einfacher sequenzieller Prozess
Ausfüllen des Antragsformulars → Prüfung des Antrag → Anpassung des Antrags bei Bedarf → Entscheidung über den Antrag → Information über Genehmigung oder Ablehnung

(Dabei können die einzelnen Schritte des Prozesses noch feiner unterteilt werden.)

Die Begriffe Workflow und Prozess werden häufig verwechselt. Das verwundert nicht, schließlich
waren die ersten BPM-Lösungen auf den Workflow fokussiert. Der Workflow bezeichnet die
Koordinierung einzelner Prozesse. Das Geschäftsprozessmanagement hat die Entwicklung von
Prozessen sowie ihre personen- und systemübergreifende Ausführung und Optimierung zum
Gegenstand. Der Workflow ist ein Teil des Geschäftsprozessmanagements. Jedoch liegt der
Schwerpunkt auf der Verteilung von Aufgaben und weniger darauf, wie wiederkehrende
Einzelprozesse effizient abgeschlossen werden können.

Automatisierung von Prozessen: Workflow Prozesse

Die Geschäftsprozesse von Unternehmen sind unter Umständen sehr komplex. Innerhalb der Abfolge
des gesamten Geschäftsprozesses können nicht alle Aktivitäten automatisiert werden. Häufig betrifft
dies nur Teilprozesse, die auf dem PC ausgeführt werden. Vollständig strukturierte Prozessschritte
können besonders gut automatisiert werden. Dazu gehören etwa

  • Suchen
  • Finden
  • Berechnen
  • Ablegen
  • Verteilen

Ein Workflow Prozess ist ein zusammenhängender rechnergestützer Teil eines Geschäftsprozesses.
Genau wie der Geschäftsprozess besteht er aus einer Abfolge von Aktivitäten mit dem Ziel, ein
Produkt oder eine Dienstleistung hervorzubringen. Der einzige Unterschied liegt in der
Automatisierung von Prozessen. Beispiele für strukturierte Workflow Prozesse sind Abläufe, die
immer gleich geschehen, wie etwa Bestellungen oder Antrags- und Genehmigungsverfahren, bei
denen bestimmte Schritte immer in derselben Reihenfolge geschehen.

Warum ist Prozessgestaltung so wichtig? Entwicklungen der Arbeitswelt
  1. Prozesse werden immer komplexer.
  2. Es wird immer mehr Wert auf den Kunden gelegt.
  3. Komplexe Arbeitsabläufe und Arbeitsteilung finden statt.
  4. Organisations- bzw. unternehmensübergreifende Prozesse werden immer häufiger.
  5. Die Flexibilität von Geschäftsprozessen wird immer wichtiger, eine schnelle und ständige
    Veränderung und Anpassung ist notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
  6. Die Automatisierung von Prozessschritten nimmt zu – selbst Aufgaben von Prozessverantwortlichen (wie Überwachung und Warnung bei Abweichungen) können inzwischen automatisiert geschehen.

Business Process Management Systeme und Workflow Management Systeme: Wovon profitiert Ihr Unternehmen am meisten?

Der größte Unterschied zwischen BPM- und Workflow Management Systemen liegt darin, dass es
beim Workflow Management vor allem mehr darum geht, Menschen und Dokumente zu
organisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Schritte in der korrekten Reihenfolge von den
richtigen Personen ausgeführt werden. Beim Business Process Management geht es um die größeren
Zusammenhänge, die dahinterstehen. Wer sich mit BPM beschäftigt, muss sich also über viele Dinge
klar sein, die das Unternehmen als Ganzes betreffen – eine Pflichtübung für Start-Ups. Auch wer kein
BPM-System einsetzt, kann sich hier wichtige Punkte für die Praxis abschauen.
Ein Workflow Management System hilft den Angestellten eines Unternehmens dabei, ihre Aufgaben
korrekt auszuführen. Im Bereich des Kundenservice oder im Vertrieb beispielsweise sind solche
Technologien eine große Hilfe. BPM ist deutlich stärker auf die Geschäftsprozesse eines
Unternehmens gerichtet. Das Ziel ist es, diese laufend zu analysieren und zu optimieren. Der Fokus
von Business Process Mangement Systemen ist also deutlich weiter gefasst – Workflow Management
zeigt sich auch hier als ein Teil von BPM.

 

Anwendungsbeispiele für Business Process Management Systeme

BPM-Systeme kommen in verschiedenen Branchen zum Einsatz. Anwendungsbeispiele wären etwa:

  • Medizinischer Bereich und Pflege – Erhöhung der Qualität der Betreuung
  • Produktion – Steigerung der Effizienz von Produktionsabläufen
  • Konstruktion – Identifizierung von potenziellen Risiken, Mitarbeiterkoordination
  • Finanzsektor – Einhaltung von Vorgaben der Finanzbehörden

Große Unternehmen, die an verschiedenen Standorten oder Abteilungen arbeiten, profitieren von
einem IT-gestützten Business Process Management System immens. Die Investition in ein solches
zahlt sich in der Regel schnell aus, denn es hilft dabei, den Einsatz von Ressourcen langfristig und
laufend zu optimieren. Jedoch kann ein BPM-Tool schon bei Firmen ab 15 Mitarbeitern eine
unschätzbare Hilfe sein, um Kosten zu vermeiden und sich von schon zu Beginn eine gute
Kundenreputation aufzubauen. Häufig wird der Nutzen von diesen Systemen gerade von kleinen und
jungen Firmen unterschätzt.

Start-Ups haben in der Gründungsphase zunächst ganz andere Aufgaben, die drängen, als sich um die
Definition von Prozessen zu kümmern. Das ist auch völlig verständlich. Jedoch sollten Sie als
Unternehmensgründer daran denken, sich nicht zu spät mit den eigenen Prozessen zu beschäftigen.
Werden diese von Anfang an definiert und kommuniziert, erleichtert das die Einarbeitung für alle
Mitarbeiter. Gleichzeitig wird der kontinuierliche Optimierungsprozess schon in der Gründungsphase
in Gang gesetzt – so ist Ihr Unternehmen von Anfang an auf dem richtigen Weg.