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Eine langfristige genaue Planung und Zielformulierung ist in unserer VUCA-Welt kaum noch möglich. Agiles Denken und Handeln sowie agile Methoden und Tools sind die passende Antwort. Vor diesem Hintergrund ist die in den 70er Jahren als Weiterentwicklung klassischer Zielvereinbarungen gedachte OKR-Methode aktueller denn je.
Hierarchien reduzieren, auf Veränderungen flexibel reagieren, die Unternehmensstrategie mitdenken – diese und weitere Punkte vereint die OKR-Methode. Ausgeschrieben „Objektives and Key Results“ beschreibt eine Alternative zu traditionellen Techniken der Zielvereinbarung, die kürzere Betrachtungszeiträume ermöglicht und sowohl die Unternehmens- und Teamebene als auch die Mitarbeiterebene in die Formulierung von Zielen einbezieht.
OKR fördert die Agilität im Unternehmensalltag. Die Methode ermöglicht es, kürzere Produktlebenszyklen zu steuern, schnellere Entscheidungsprozesse zu etablieren und dabei dem Wunsch nach mehr Mitsprache und persönlicher Entwicklung der Mitarbeitenden gerecht zu werden.
Die Entwicklung von OKR verhalf Mitte der 1970er Jahre der Firma Intel bei dem Wandel zu einem wettbewerbsfähigen Unternehmen für Mirco-Prozessoren. Andrew Stephen „Andy“ Grove, Mitbegründer von Intel, etablierte das Verfahren erfolgreich, indem er die neue Unternehmensvision an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens kommunizierte. Dabei befolgte er drei Prinzipien: Transparenz, Messbarkeit und Ambition. Mit der Umsetzung im Jahr 1999 durch Google erlangte die Methode zunehmend Popularität.
Die OKR-Methode umfasst die Steuerung eines Unternehmens mithilfe von Zielen. Die Ziele werden dabei auf Unternehmens-, Team- und Mitarbeiterebene formuliert. Die ersten beiden Kategorien leisten einen entscheidenden Beitrag zur Wertschöpfung. Die Festlegung von individuellen Zielen dient vor allem der persönlichen Weiterentwicklung der Beschäftigten im Einklang mit der Unternehmensstrategie. Die drei Ebenen werden miteinander verknüpft und unterstützen sich gegenseitig.
Die Unterschiede zu anderen Zielsetzungsmethoden sind, dass
OKR steht für „Objectives and Key Results“ und bedeutet übersetzt „Ziele und Schlüsselergebnisse“. Die Methode unterscheidet demnach zwei wesentliche Steps:
Im ersten Schritt steht die Frage nach dem WAS im Mittelpunkt. Die Objectives sind das Ergebnis der Fragen: Was wollen wir erreichen? Wo wollen wir hin? Welche Ziele setzen wir uns für das Quartal?
Die Objectives geben richtungsweisende Ziele an, die insbesondere für das Team und die Mitarbeitenden eine motivierende Wirkung erzielen sollen. Sie sind qualitativ formuliert, inspirierend und berücksichtigen die strategische Unternehmensausrichtung. Als Erfolgsfaktoren gelten die positive Formulierung und eine selbsterklärende Beschreibung.
Im zweiten Step stehen die Fragen nach dem WIE im Fokus: Wie wollen wir unsere gesetzten Ziele erreichen? "Was müssen wir tun, um die Ziele zu erreichen? Wie können wir dies messen?"
Die Key Results (deutsch: "Ergebnisse") stellen die Erfolgstreiber dar. Sie sind in messbare und in operative Maßnahmen überführbare Erfolgsparameter. Sie dienen als Messlatte zur Zielerreichung. Die gewählten Results sollten als Kennzahlen einfach bewertbar sein.
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Ein besonderer Vorzug von Objectives and Key Results ist das flexible und transparente Vorgehen. Durch regelmäßige Abstimmungen über die Hierarchieebenen hinaus und das Wissen, um die Ziele des gesamten Teams und der einzelnen Teammitglieder entsteht ein nachhaltiger Prozess zur Zielvereinbarung.
Ihr Perwiss-Team hat Ihnen die fünf stärksten Argumente für den Nutzen zusammengetragen:
Natürlich hat jede Medaille zwei Seiten. So gibt es auch bei der Einführung und Umsetzung von OKR Nachteile, die nicht aus dem Auge gelassen werden sollten. Einige mögliche Nachteile sind:
Formulieren Sie Ihre Ziele und Schlüsselergebnisse mithilfe unseres Perwiss-Tools "Mustervorlage OKR - Objectives and Key Results". Das Tool unterstützt Sie bei der Strukturierung Ihrer Prozesse zur Zielvereinbarung und bietet Ihnen ein Muster mit Schritt für Schritt Anleitung.
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Orientieren Sie sich bei der Umsetzung der OKR-Methode an folgenden Schritten:
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Voraussetzung für den Einsatz von OKR ist das Unternehmensleitbild und ggf. Mid Term Goals, da sich die gesetzten Ziele immer an den Unternehmenszielen orientieren. In der OKR-Planung besprechen Sie auf dieser Basis Ihre konkreten Ziele und Schlüsselergebnisse.
1. Legen Sie zunächst die Unternehmensziele des Managements fest und stellen Sie diese den Beschäftigten vor. Diese formulieren Teamziele und darauf abgestimmt individuelle Ziele.
2. Beantworten Sie die Frage zu den Objectives: Was wollen wir in den nächsten drei Monaten erreichen? und formulieren Sie dementsprechend qualitative Ziele.
3. Verknüpfen Sie nun jeweils zwei bis maximal fünf quantitative Schlüsselergebnisse mit den Zielen, indem Sie die Frage nach den Key Results stellen: Wie wollen wir unsere gesetzten Ziele erreichen?
TIPP: Wählen Sie Kennzahlen, die eindeutig, messbar und terminiert sind und wählen Sie je nach Ihrer Vorliebe realistische oder ambitionierte Parameter. Kurz gesagt, nutzen Sie die SMART-Formel.
4. Legen Sie nun Prioritäten fest: Welche Schlüsselergebnisse haben den größten Bedarf und sollten als erstes umgesetzt werden?
5. Legen Sie ein Bewertungssystem fest, mit dem Sie die Erreichung der festgelegten Ziele beurteilen können.
6. Vereinbaren Sie Termine zur wöchentlichen oder monatlichen Auswertung.
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Im Rahmen des OKR-Zyklus eines Quartals finden wöchentliche OKR-Meetings statt. Diese sollten maximal 15 Minuten andauern. Inhalte sind die Klärung von Fragen und Absprachen über Fortschritte zur Zielerreichung.
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Zum Ende des Quartals treffen Sie sich zum OKR-Review. In diesem erfolgt die Vorstellung und Auswertung der Ziele seitens des Unternehmens als auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
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Den Abschluss des Zyklus bildet die OKR-Retrospektive. Lassen Sie die vergangenen drei Monate noch einmal Review passieren. Analysieren Sie, warum Ziele nicht erreicht wurden. Was waren Treiber und Hindernisse bei der Zielerreichung?
Weiterhin geht es in der Retrospektive darum Verbesserungspotenziale zu erschließen und Lerneffekte zu realisieren.
Leifragen dazu sind:
Key Results unterscheiden sich von den Key Performance Indicators (KPI). KPI werden zur Unternehmenssteuerung verwendet. Sie messen Erfolg, Leistung, Quantität oder Qualität eines laufenden Prozesses. Das Ziel der OKR-Methode ist es hingegen, Unternehmensziele anhand der wichtigsten Kennzahlen voranzutreiben. Daher ersetzt weder OKR die Arbeit mit KPI, noch andersherum. Im Idealfall ergänzen sich beide Methoden.
TIPP: Sie interessieren sich für Kennzahlen in der Personalarbeit? Dann lesen Sie hier mehr über Personalcontrolling!
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Vorlagen zur Unterstützung von OKR. Von kostenfrei bis zur Business-Lösung ist am Markt ein umfangreiches Toolset verfügbar. Aus unserer Sicht kann gerade in kleinen Unternehmen schon mit ganz einfachen Hilfsmitteln viel bewirkt werden. Dies können Excel-Sheets oder auch Word-Vorlagen sein.
Tool-Tipp: Nutzen Sie unser Tool „Mustervorlage OKR“!
In jedem Fall sollten die Tools einfach und flexibel handhabbar sein. Wichtig ist eine Kompatibilität zu bereits im Unternehmen verwendeten Werkzeugen. Die Tools, die für OKR eingesetzt werden, sollten als nutzbringend und nicht als Zusatzlast von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern empfunden werden.
Folgende Überlegungen helfen weiterhin das richtige OKR-Tool zu finden:
Einige gängige Softwarelösungen und OKR-Tools, die eine gute Unterstützung darstellen, haben wir kurz für Sie zusammengefasst.
Mymuesli Gründer Hubertus Bessau im Interview mit Marco Alberti über OKRs
Best Practice Talk: Erfolgreicher mit der OKR-Methode (DER PROFIT-recruit-Podcast)
» Weitere Bespiele finden Sie hier: In einem Artikel des Workpath Magazins sind sechs OKR-Beispiele für verschiedene Berufsgruppen und Führungspositionen zusammengefasst.
Foto: Dirk Mahler
Linda Raugust ist Business Consultant sowie zertifizierte Personalreferentin und Ausbilderin. Seit 2020 ist sie Beraterin der MA&T Organisationsentwicklung GmbH. Sie trainiert Auszubildende und begleitet Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Nachwuchskräfte. Das Erkennen und Kommunizieren von Attraktivitätsfaktoren für die erfolgreiche Gewinnung der nächsten Generation an Fach- und Führungskräften gehört zu ihren Schwerpunkten. Als eine der Hauptredakteurinnen auf Perwiss befasst sie sich u. a. mit Recruiting, Ausbildungsmarketing und New Work.