Objectives and Key Results (OKR) - Ziele im agilen Umfeld verfolgen
Eine langfristige genaue Planung und Zielformulierung ist in unserer VUCA-Welt kaum noch möglich. Agiles Denken und Handeln sowie agile Methoden und Tools sind die passende Antwort. Vor diesem Hintergrund ist die in den 70er Jahren als Weiterentwicklung klassischer Zielvereinbarungen gedachte OKR-Methode aktueller denn je.
Hierarchien reduzieren, auf Veränderungen flexibel reagieren, die Unternehmensstrategie mitdenken – diese und weitere Punkte vereint die OKR-Methode. Ausgeschrieben „Objektives and Key Results“ beschreibt eine Alternative zu traditionellen Techniken der Zielvereinbarung, die kürzere Betrachtungszeiträume ermöglicht und sowohl die Unternehmens- und Teamebene als auch die Mitarbeiterebene in die Formulierung von Zielen einbezieht.
OKR fördert die Agilität im Unternehmensalltag. Die Methode ermöglicht es, kürzere Produktlebenszyklen zu steuern, schnellere Entscheidungsprozesse zu etablieren und dabei dem Wunsch nach mehr Mitsprache und persönlicher Entwicklung der Mitarbeitenden gerecht zu werden.
Die Entwicklung von OKR verhalf Mitte der 1970er Jahre der Firma Intel bei dem Wandel zu einem wettbewerbsfähigen Unternehmen für Mirco-Prozessoren. Andrew Stephen „Andy“ Grove, Mitbegründer von Intel, etablierte das Verfahren erfolgreich, indem er die neue Unternehmensvision an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens kommunizierte. Dabei befolgte er drei Prinzipien: Transparenz, Messbarkeit und Ambition. Mit der Umsetzung im Jahr 1999 durch Google erlangte die Methode zunehmend Popularität.
Was ist die OKR-Methode?
Die OKR-Methode umfasst die Steuerung eines Unternehmens mithilfe von Zielen. Die Ziele werden dabei auf Unternehmens-, Team- und Mitarbeiterebene formuliert. Die ersten beiden Kategorien leisten einen entscheidenden Beitrag zur Wertschöpfung. Die Festlegung von individuellen Zielen dient vor allem der persönlichen Weiterentwicklung der Beschäftigten im Einklang mit der Unternehmensstrategie. Die drei Ebenen werden miteinander verknüpft und unterstützen sich gegenseitig.
Die Unterschiede zu anderen Zielsetzungsmethoden sind, dass
- der Betrachtungszeitraum der Ziele mit drei Monaten, also Quartalsetappen, kürzer ist und
- die Ziele nicht „top down“ vorgeschrieben werden.
Definition von Objectives and Key Results
OKR steht für „Objectives and Key Results“ und bedeutet übersetzt „Ziele und Schlüsselergebnisse“. Die Methode unterscheidet demnach zwei wesentliche Steps:
Im ersten Schritt steht die Frage nach dem WAS im Mittelpunkt. Die Objectives sind das Ergebnis der Fragen: Was wollen wir erreichen? Wo wollen wir hin? Welche Ziele setzen wir uns für das Quartal?
Die Objectives geben richtungsweisende Ziele an, die insbesondere für das Team und die Mitarbeitenden eine motivierende Wirkung erzielen sollen. Sie sind qualitativ formuliert, inspirierend und berücksichtigen die strategische Unternehmensausrichtung. Als Erfolgsfaktoren gelten die positive Formulierung und eine selbsterklärende Beschreibung.
Im zweiten Step stehen die Fragen nach dem WIE im Fokus: Wie wollen wir unsere gesetzten Ziele erreichen? "Was müssen wir tun, um die Ziele zu erreichen? Wie können wir dies messen?"
Die Key Results (deutsch: "Ergebnisse") stellen die Erfolgstreiber dar. Sie sind in messbare und in operative Maßnahmen überführbare Erfolgsparameter. Sie dienen als Messlatte zur Zielerreichung. Die gewählten Results sollten als Kennzahlen einfach bewertbar sein.
Welche Vorteile und Nachteile bietet die Arbeit mit Objectives and Key Results?
Ein besonderer Vorzug von Objectives and Key Results ist das flexible und transparente Vorgehen. Durch regelmäßige Abstimmungen über die Hierarchieebenen hinaus und das Wissen, um die Ziele des gesamten Teams und der einzelnen Teammitglieder entsteht ein nachhaltiger Prozess zur Zielvereinbarung.
Vorteile von OKR
Ihr Perwiss-Team hat Ihnen die fünf stärksten Argumente für den Nutzen zusammengetragen:
Die Transparenz der Ziele hilft den Mehraufwand zu vermeiden (zum Beispiel Doppelarbeit und unnötige Abstimmungen). Jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter weiß, woran die anderen Teammitglieder arbeiten. Auf kurzem Wege können Fragen geklärt und Unterstützungsbedarf mitgeteilt werden.
Wie auch in anderen Zielmethoden arbeitet die OKR-Methode mit messbaren Kennzahlen. Somit können die Erfolge definiert und die eingeleiteten Schritte reflektiert werden. Darüber hinaus wird nur eine begrenzte Anzahl von Kennzahlen gewählt. Je nach Vorhaben beschränkt sich die Anzahl auf fünf. Hier können die eingesetzten Ressourcen zielführend gesteuert und Prioritäten gesetzt werden. Es ist einfacher den Überblick zu behalten und die Konzentration liegt auf den wirklich wichtigen Zielen und Ergebnissen.
In der Regel erfolgt die Vereinbarung der Ziele und Ergebnisse für ein Quartal. Im gemeinsamen Zusammenkommen wird besprochen: Was hat das Unternehmen, das Team oder jede bzw. jeder einzelne in den letzten drei Monaten erreicht? Welche Ziele und Schlüsselergebnisse setzen wir uns im nächsten Quartal? Durch die kurzen Zeitfenster besteht die Möglichkeit, auf unerwartete Fehler und negative Einflüsse schnell zu reagieren. Tools und Kommunikationsformate des Teams unterstützen innerhalb dieser 90 Tage das tägliche oder wöchentliche Update der Ziel- und Ergebniserreichung.
TIPP: Binden Sie Scrum und seine einzelnen Meetings in OKR sinnvoll ein.
„Traditionelle“ Methoden zur Zielvereinbarung bzw. Zielfestlegung formulieren Zielparameter meist so, dass es gilt, diese zu 100 Prozent zu erfüllen. Die mittels OKR formulierten Ziele dienen der Erfüllung der Unternehmensvision. Stellen Sie sich hier eine Skala vor, die einen roten (null Prozent) bis grünen (100 Prozent) Farbverlauf hat. Die Mitarbeitenden sind angehalten die Skala so ambitioniert, wie möglich, zu erfüllen. Umso „voller“ die Skala, desto besser ist das Ergebnis. 100 Prozent stellen in diesem Fall den Idealzustand dar.
Die Unternehmensziele können gut konkretisiert und an jedes Team bzw. jeden Mitarbeiter gekoppelt werden. So wissen Führungskräfte und Beschäftigte ganz genau, wie der eigene Beitrag zur Unternehmensvision aussieht und was von ihnen erwartet wird. Sie haben ihre Ziele und damit verbundenen Aufgaben für das nächste Quartal genau im Blick und können den Arbeitsrhythmus darauf ausrichten.
Nachteile von OKR
Natürlich hat jede Medaille zwei Seiten. So gibt es auch bei der Einführung und Umsetzung von OKR Nachteile, die nicht aus dem Auge gelassen werden sollten. Einige mögliche Nachteile sind:
- Transparenz ist ein wichtiges Grundprinzip. Jedoch ist dies nicht in allen Organisationen gewünscht und erlaubt. Je geringer die Transparenz im Unternehmen ist, desto weniger funktioniert die Methode.
- Der Einführungsprozess kostet vor allem am Anfang Zeit. Diese sollten die Führungskräfte und Beschäftigten für die Zielentwicklung und die Teamtreffen erhalten.
- Oftmals werden zu „sportliche“, nicht realistische Meilensteine für die Teammitglieder gesetzt. Dies kann schnell zur Demotivation führen und OKR wird zum „Rohrkrepierer“.
- Die Einführung von OKR kann zur Angst vor Überwachung und Kontrolle führen. Dies ist insbesondere dann eine Gefahr, wenn zu wenig Vertrauenskultur im Unternehmen vorhanden ist oder bereits schlechte Vorerfahrungen vorliegen. Damit dieser Nachteil nicht zum Tragen kommt, bedarf es einer guten Kommunikation bei der Einführung und Umsetzung. Eine zentrale Rolle dabei spielen die Führungskräfte des Unternehmens.
Wie gehen Sie bei der Einführung methodisch vor?
Orientieren Sie sich bei der Umsetzung der OKR-Methode an folgenden Schritten:
Voraussetzung für den Einsatz von OKR ist das Unternehmensleitbild und ggf. Mid Term Goals, da sich die gesetzten Ziele immer an den Unternehmenszielen orientieren. In der OKR-Planung besprechen Sie auf dieser Basis Ihre konkreten Ziele und Schlüsselergebnisse.
1. Legen Sie zunächst die Unternehmensziele des Managements fest und stellen Sie diese den Beschäftigten vor. Diese formulieren Teamziele und darauf abgestimmt individuelle Ziele.
2. Beantworten Sie die Frage zu den Objectives: Was wollen wir in den nächsten drei Monaten erreichen? und formulieren Sie dementsprechend qualitative Ziele.
3. Verknüpfen Sie nun jeweils zwei bis maximal fünf quantitative Schlüsselergebnisse mit den Zielen, indem Sie die Frage nach den Key Results stellen: Wie wollen wir unsere gesetzten Ziele erreichen?
TIPP: Wählen Sie Kennzahlen, die eindeutig, messbar und terminiert sind und wählen Sie je nach Ihrer Vorliebe realistische oder ambitionierte Parameter. Kurz gesagt, nutzen Sie die SMART-Formel.
4. Legen Sie nun Prioritäten fest: Welche Schlüsselergebnisse haben den größten Bedarf und sollten als erstes umgesetzt werden?
5. Legen Sie ein Bewertungssystem fest, mit dem Sie die Erreichung der festgelegten Ziele beurteilen können.
6. Vereinbaren Sie Termine zur wöchentlichen oder monatlichen Auswertung.
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Im Rahmen des OKR-Zyklus eines Quartals finden wöchentliche OKR-Meetings statt. Diese sollten maximal 15 Minuten andauern. Inhalte sind die Klärung von Fragen und Absprachen über Fortschritte zur Zielerreichung.
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Zum Ende des Quartals treffen Sie sich zum OKR-Review. In diesem erfolgt die Vorstellung und Auswertung der Ziele seitens des Unternehmens als auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
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Den Abschluss des Zyklus bildet die OKR-Retrospektive. Lassen Sie die vergangenen drei Monate noch einmal Review passieren. Analysieren Sie, warum Ziele nicht erreicht wurden. Was waren Treiber und Hindernisse bei der Zielerreichung?
Weiterhin geht es in der Retrospektive darum Verbesserungspotenziale zu erschließen und Lerneffekte zu realisieren.
Leifragen dazu sind:
- Was können wir im nächsten Quartal optimieren?
- Wie wollen wir unser OKR-Vorgehen anpassen?
- Welche wichtigen „Lessons Learned“ können wir festhalten?
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Was unterscheidet OKR von KPI?
Key Results unterscheiden sich von den Key Performance Indicators (KPI). KPI werden zur Unternehmenssteuerung verwendet. Sie messen Erfolg, Leistung, Quantität oder Qualität eines laufenden Prozesses. Das Ziel der OKR-Methode ist es hingegen, Unternehmensziele anhand der wichtigsten Kennzahlen voranzutreiben. Daher ersetzt weder OKR die Arbeit mit KPI, noch andersherum. Im Idealfall ergänzen sich beide Methoden.
TIPP: Sie interessieren sich für Kennzahlen in der Personalarbeit? Dann lesen Sie hier mehr über Personalcontrolling!
Welche Tools eignen sich zur Unterstützung von OKR?
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Vorlagen zur Unterstützung von OKR. Von kostenfrei bis zur Business-Lösung ist am Markt ein umfangreiches Toolset verfügbar. Aus unserer Sicht kann gerade in kleinen Unternehmen schon mit ganz einfachen Hilfsmitteln viel bewirkt werden. Dies können Excel-Sheets oder auch Word-Vorlagen sein.
Tool-Tipp: Nutzen Sie unser Tool „Mustervorlage OKR“„Mustervorlage OKR“„Mustervorlage OKR“!
In jedem Fall sollten die Tools einfach und flexibel handhabbar sein. Wichtig ist eine Kompatibilität zu bereits im Unternehmen verwendeten Werkzeugen. Die Tools, die für OKR eingesetzt werden, sollten als nutzbringend und nicht als Zusatzlast von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern empfunden werden.
Folgende Überlegungen helfen weiterhin das richtige OKR-Tool zu finden:
- Welche Ablageorte stehen im Unternehmen für die Speicherung von OKR-Dokumenten bereits zur Verfügung oder werden genutzt?
- Wie können die Dokumente aktuell gehalten werden?
- Wie können die Dokumente den jeweiligen Personen zugänglich gemacht werden?
- Wie groß sind Einarbeitungs- und Pflegeaufwand für das Tool?
- Welche Kosten sind mit der Anschaffung verbunden?
- Wie sieht es mit den laufenden Kosten aus?
Einige gängige Softwarelösungen und OKR-Tools, die eine gute Unterstützung darstellen, haben wir kurz für Sie zusammengefasst.
- Google Docs/G-Suite ist bereits in zahlreichen Unternehmen verbreitet. Auch bei Ihnen? Dann nutzen Sie die Vertrautheit mit diesem Programm und legen einen neuen Ordner für OKR-Sheets an. Dieser kann für jede Abteilung sowie die Mitarbeitenden die OKRs als Spreadsheet beinhalten.
- Das Projektmanagement-Tool Asana bietet eine OKR Vorlage, die eine anschauliche Übersicht ermöglicht. Der Asana-Guide unterstützt bei der Erstellung von neuen Zielstellungen, die daraufhin in der Gesamtübersicht strukturiert werden.
- 7 Geese hingegen ist ein auf Performance-Management spezialisiertes Tool, mit dem die Mitarbeitenden eines Unternehmens gemeinsam an Zielen arbeiten und die Kommunikation untereinander stärken können. Aufgrund dessen können auch hier die OKRs Ihres Unternehmens, der Abteilung und einzelner Mitarbeitender veranschaulicht werden.
- Ein spezifisches OKR Tool ist Perdoo. Um das Konzept der OKR greifbarer zu machen, wird mithilfe dieses Tools die Zielstellung um eine dritte Stufe erweitert. Zudem werden Key Results in konkrete „Initiatives“ übersetzt, an denen alle gemeinsam arbeiten.
Mehr Wissen: Bücher zum Thema OKR
In „Unternehmen agil entwickeln. Situativ, effizient, nachhaltig“ verbindet der Autor Frank Kühn die Theorie mit dem beruflichen Alltag, um diese für Teams und Führungskräfte leicht und effektiv auf ihre Praxis übertragbar zu machen.
Lesende erfahren wie sie den erfolgreichen Umgang mit Veränderungen, neuen Lösungen und Agilität meistern. Mit vielen Fallbeispielen, praktischen Tipps und einfachen Abbildungen werden die Ausführungen untermauert. Im Zusatzmaterial, welcher zum Download zur Verfügung steht, werden Aktionspläne bereitgestellt.
Besonders gut gelungen empfindet die Perwiss-Redaktion die Verbindung zwischen theoretischen Inhalten und Fallbeispielen aus dem beruflichen Alltag in Kombination mit den zur Verfügung stehenden Aktionsplänen.
ISBN: 978-3-446-47158-0
Eine Einführung in das OKR-Framework mit vielen nachvollziehbaren praktischen Beispielen bietet die „Toolbox Objectives and Key Results: Transparente und agile Strategieumsetzung mit OKR“ (2020) von Daniela Kudernatsch. Neben Grundlagen zur Thematik werden alle relevanten Schritte zur Planung und Implementierung von OKR aus der Anwendungsperspektive dargestellt und dabei auch häufige Fehler, Hürden und Erfolgsfaktoren berücksichtigt.
ISBN-13: 978-3791047980
Wie erreichen Sie Ihre Unternehmensziele schnell und flexibel und involvieren Ihre Mitarbeitenden in diesen Prozess? Patrick Lobacher und Christian Jacob stellen in ihrem Buch „Objectives & Key Results (OKR): Das agile Betriebssystem für Organisationen“ (2020) mit den Konzepten von Agilität und OKR den perfekten Weg für das Erreichen dieser Zielstellung vor. Das Werk ist nicht nur eine gelungene Einstiegslektüre, sondern auch ein strukturiertes Fachbuch zur Vertiefung im Bereich OKR sowie ein nützliches Nachschlagewerk.
Wie können Führungskräfte in der zunehmend komplexen Arbeitswelt ihre Mitarbeitenden fördern und führen, um Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen? In dem Comic „Objectives and Key Results: Agile Zielentfaltung für mehr Fokus im Unternehmen“ (2020) von Freddy Listander wird die agile Führungstechnik Objectives and Key Results anschaulich und schrittweise erklärt. Aufgrund des besonderen Formats wird das aktuelle Thema in einer leichten Lektüre zugänglich gemacht, die gleichzeitig durch visuelle Anreize maximale Lerneffekte ermöglicht.
Die Stichworte ‚Digitalisierung‘ und ‚Agilität‘ sind aus dem Alltag moderner Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Doch wie kann ein Unternehmen den hinter diesen Begriffen stehenden Konzepten gerecht werden? Ansatzpunkte, welche von jedem Unternehmen individuell durchdacht und angepasst werden müssen, bietet die OKR-Methode. Ralph Keller stellt mit seinem Werk „How to agile: OKR für IT-Dienstleister“ (2019) einen lesenswerten und hilfreichen Guide zur OKR-Einführung bei IT-Dienstleistern. Neben zahlreichen Tipps berichtet er von eigenen Erfahrungen und stellt einen strukturierten Ablaufplan mit Zeitaufwandsabschätzungen zur Verfügung.
L. John Doerr, einflussreicher amerikanischer Manager für Risikokapital, schildert anhand kleiner Kurzgeschichten optimale Szenarien zur Einführung und Umsetzung von OKR. In seiner Zusammenarbeit mit Intel und Google sammelte er zahlreiche Erfahrungen mit leistungsstarken OKR-Systemen und implementierte diese. In der deutschen Übersetzung seines Werks, „Objectives & Key Results: Wie Sie Ziele, auf die es wirklich ankommt, entwickeln, messen und umsetzen“ (2018) ermöglicht er ein Verständnis der Management-Methode, die in verschiedenen erfolgreichen Unternehmen Anwendung findet.
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