Was ist eine Workation?

Der Begriff „Workation“ setzt sich aus den englischen Wörtern „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub), also Arbeit und Urlaub zusammen. Dabei handelt es sich um ein Arbeitsmodell, bei dem Angestellte für eine begrenzte Zeit von einem Arbeitsort außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsumfelds – häufig einem Urlaubsland – ihre Tätigkeit ausüben. Wichtig ist: Es handelt sich nicht um Urlaub im klassischen Sinne, sondern um das Ausführen regulärer beruflicher Aufgaben durch die Arbeitnehmer in einem anderen Umfeld.

Anders als bei klassischen Entsendungen oder Geschäftsreisen bleiben bei einer Workation die arbeitsvertraglichen Rahmenbedingungen weitgehend unverändert. Die Mitarbeitenden nutzen ihre üblichen Tools – Laptop, VPN, Videokonferenzsysteme – und bleiben digital mit ihrem Arbeitsalltag verbunden. Häufig wird eine Workation mit einer Urlaubsverlängerung kombiniert: Mitarbeitende nehmen zum Beispiel zwei Wochen Urlaub und hängen eine Woche Workation an, um den Aufenthalt effizient zu gestalten.

Abgrenzung zu anderen Arbeitsformen

Laut dem IW-Personalpanel (Institut der deutschen Wirtschaft) bieten derzeit nur etwa 15 % der Unternehmen in Deutschland die Möglichkeit, zeitweise im Ausland zu arbeiten. Darunter fallen neben Workations auch klassische Auslandsdienstreisen, längerfristige Entsendungen oder Remote-Arbeit in Ausnahmefällen. Diese Zurückhaltung hat vielfältige Gründe. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich mit einer Vielzahl an rechtlichen und organisatorischen Hürden konfrontiert.

Große Unternehmen (ab ca. 250 Mitarbeitenden) zeigen sich offener gegenüber dem Konzept der Workation. Sie verfügen häufig über eigene HR- oder Legal-Abteilungen, die die erforderlichen Prüfungen übernehmen können. Zudem haben international tätige Konzerne oft bereits Erfahrungen mit Auslandsentsendungen und können auf vorhandene Strukturen zurückgreifen.

Organisatorische Herausforderungen

Neben den rechtlichen Aspekten ist auch die organisatorische Umsetzung nicht trivial. Es müssen Prozesse etabliert werden, um Anträge auf Workation zu prüfen, Genehmigungen zu erteilen und die Einhaltung der Rahmenbedingungen zu dokumentieren. Auch Fragen der IT-Sicherheit, des Datenschutzes und der Erreichbarkeit müssen geklärt sein. Mitarbeitende, die in anderen Zeitzonen arbeiten, sollten beispielsweise ihre Arbeitszeiten entsprechend anpassen, um mit ihrem Arbeitgeber und Kunden kommunizieren zu können.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist dabei die klare Kommunikation: Welche Länder sind für Workations zugelassen? Wie lange darf eine Workation maximal dauern? Welche Anforderungen müssen erfüllt sein? Was ist der Unterschied zu normalem Urlaub? Einheitliche, transparente Regeln schaffen Orientierung und vermeiden Missverständnisse.

Workation in der Praxis – Erfahrungsberichte und Best Practices des Remote Work

In der Unternehmenspraxis zeigen sich unterschiedliche Strategien für die Umsetzung. Viele Firmen erlauben Workations nur in bestimmten Ländern – häufig beschränkt auf EU-Mitgliedstaaten oder Länder mit stabiler Rechtslage und einfacher Visumsregelung wie Kanada oder Australien. Dabei werden sogenannte Positivlisten erstellt, in denen alle genehmigungsfähigen Destinationen aufgeführt sind.

Ein Beispiel: Ein international tätiges IT-Unternehmen erlaubt Workations bis zu 30 Tagen pro Jahr innerhalb der EU und EFTA-Staaten. Voraussetzung ist eine Mindestbeschäftigungsdauer von sechs Monaten, eine stabile Internetverbindung vor Ort sowie die Möglichkeit, während der Arbeitszeiten erreichbar zu sein. Die Beantragung erfolgt über ein internes HR-Portal, in dem auch automatisch geprüft wird, ob eine A1-Bescheinigung beantragt werden muss.

In einem anderen Fall hat ein Start-up aus Berlin sogenannte „Workation Windows“ eingeführt – bestimmte Zeiträume im Jahr, in denen Workations leichter genehmigt werden können, um den bürokratischen Aufwand zu bündeln.

Auch Co-Working-Spaces oder organisierte Workation-Angebote (z. B. von spezialisierten Reiseveranstaltern) erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Hierbei reisen kleine Gruppen gemeinsam in ein bestimmtes Land, arbeiten tagsüber und nehmen abends an Freizeitaktivitäten teil. Solche Konzepte können zusätzlich zur Teambildung beitragen.

Kulturelle Dimensionen einer Workation

Neben den rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen sind auch kulturelle Unterschiede nicht zu unterschätzen, wenn es um Workations geht. Arbeiten im Ausland – selbst wenn es nur für wenige Wochen ist – bedeutet auch, sich auf eine andere Umgebung, andere soziale Normen und teilweise andere Erwartungen an das Arbeitsverhalten einzustellen. Während in Deutschland eine klare Trennung zwischen Arbeit und Urlaub bzw. Freizeit oft gepflegt wird, verschwimmen diese Grenzen der Definition in anderen Ländern stärker. Mitarbeitende müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Workation zwar an einem schönen Ort stattfindet, aber keine Urlaubsverlängerung im klassischen Sinne darstellt.

Zudem spielen Themen der Selbstorganisation eine große Rolle. Wer auf Workation geht, muss in der Lage sein, sich selbst zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und seine Aufgaben auch ohne die alltägliche Präsenz im Büro zuverlässig zu erfüllen. Nicht alle Mitarbeitenden sind für ein solches Modell gleich gut geeignet – daher kann es sinnvoll sein, im Vorfeld eine Selbsteinschätzung oder sogar eine kurze Schulung zur Selbstorganisation anzubieten.

Auch das Thema interkulturelle Kommunikation gewinnt an Bedeutung: In virtuellen Teams, die über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten, sind klare Absprachen und Sensibilität für kulturelle Unterschiede essenziell. Unternehmen können diesen Aspekt nutzen, um ihre Mitarbeitenden im Rahmen von Workations auch im interkulturellen Umgang zu schulen – eine Fähigkeit, die in der internationalen Geschäftswelt zunehmend gefragt ist.

Auswirkungen auf Führung und Zusammenarbeit

Die zunehmende Verbreitung von Workation-Modellen hat auch Auswirkungen auf Führung und Zusammenarbeit im Team. Führungskräfte müssen lernen, ihre Kollegen auf Distanz zu steuern, Vertrauen zu geben und dennoch Klarheit über Ziele und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Dies erfordert neue Kompetenzen in der Führung – insbesondere im Hinblick auf Kommunikationsverhalten, Ergebnisorientierung und Empathie.

Workations können die Art und Weise verändern, wie Kollegen zusammenarbeiten: Während ein Teil der Mitarbeiter im Büro ist, arbeitet ein anderer Teil zeitversetzt von einem etwas anderen Ort aus. Diese „hybride Hybridität“ – eine Kombination aus räumlicher und zeitlicher Entkopplung – stellt hohe Anforderungen an die Koordination. Unternehmen sollten daher Technologien und Prozesse etablieren, die ortsunabhängige Zusammenarbeit optimal unterstützen. Tools für gemeinsame Projektarbeit, digitale Whiteboards oder asynchrone Kommunikationskanäle sind hier besonders hilfreich.

Zugleich bieten Workations eine Chance für neue Formen der Führung und Zusammenarbeit von Menschen: Mitarbeiter lernen, Verantwortung eigenständig zu übernehmen, Probleme eigeninitiativ zu lösen und kreative Wege zu finden, um trotz Distanz eng verbunden zu bleiben. Die Erfahrung, an einem anderen Ort zu arbeiten, kann dabei auch die Innovationsfähigkeit und Problemlösungskompetenz der Mitarbeitenden stärken.

Ausblick – Workation als fester Bestandteil moderner Arbeitskultur?

Führungskräfte und Arbeitsmarktexperten sind sich weitgehend einig: Workation ist keine kurzfristige Modeerscheinung, sondern ein Ausdruck eines langfristigen Wandels in der Arbeitswelt. Mit der zunehmenden Verbreitung hybrider und mobiler Arbeitsmodelle steigt auch der Druck auf Unternehmen, flexible Lösungen anzubieten. Die Corona-Pandemie hat diesen Trend deutlich beschleunigt – viele Mitarbeitende haben gelernt, dass effektive Arbeit nicht zwangsläufig an einen festen Ort gebunden ist.

Langfristig könnte die Workation ein Baustein in einem größeren Baukasten an mobilen Arbeitsmodellen sein – neben Homeoffice, Remote Work, Jobsharing oder digitaler Nomadenarbeit. Voraussetzung dafür ist allerdings ein verantwortungsbewusster Umgang mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und ein enger Dialog zwischen Arbeitgebern, Mitarbeitenden und externen Fachleuten.

Die Beliebtheit von Workations nimmt seit der Pandemie stetig zu. Menschen suchen nach flexibleren Modellen, um Arbeit und Leben besser zu vereinen. Ob als Einzelperson oder im Team von Angestellten, für kurze Zeit oder mehrere Wochen – Workation ist mehr als ein Modewort. Es ist eine neue Möglichkeit, den beruflichen Alltag an besonderen Orten zu gestalten, produktiv zu bleiben und dabei das Leben zu genießen.