Künftige Wettbewerbsfähigkeit durch Personalplanung sichern
Lohnt es sich überhaupt, Personal zu planen? Wie kann ich für mein Unternehmen möglichst genau und langfristig den Personalbedarf planen?
Diese Fragen stellen sich immer mehr Personalverantwortliche, denn die Ressource Personal kristallisiert sich am Produktionsstandort Deutschland zunehmend als erfolgskritische Größe im künftigen Wettbewerb heraus.
Inhaltsverzeichnis
Waren noch vor einigen Jahren ausreichend Fach- und Führungskräfte am Arbeitsmarkt, oft auch kurzfristig verfügbar, so hat sich die Situation in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Ausdruck dafür sind u. a. nicht besetzte Ausbildungsplätze, Ausbildungsplätze, die mit nur teilweise passenden Auszubildenden besetzt werden sowie Stellen für Fach- und Führungskräfte die lange vakant bleiben.
Was versteht man unter Personalplanung?
Personalplanung bedeutet, zukünftige Entwicklungen und Trends mit Auswirkungen auf den Personalbedarf möglichst genau vorwegzunehmen und sich langfristig auf diese Veränderungen einzustellen. Hierbei gilt die Faustformel: „Je länger der Planungshorizont, desto größer die Ungenauigkeit der Planung!“
Personalplanung ist ein elementarer Bestandteil der Unternehmensplanung, zu der auch Teilbereiche wie Investitions-, Lager-, Beschaffungs-, Absatz- oder Produktionsplanung gehören. Von diesen anderen Teilplanungen wird die Personalplanung mehr oder weniger stark beeinflusst.
Beispiel 1: In der Investitionsplanung eines Unternehmens ist ein neues CNC-Bohrwerk vorgesehen. Dieses Bohrwerk muss evtl. von neuem oder anders qualifiziertem Personal bedient werden. Dieses Personal muss mit entsprechendem zeitlichen Vorlauf geplant, beschafft und/oder qualifiziert werden.
Beispiel 2: In einem Unternehmen wird eine Erhöhung der Produktion um 30 Prozent angestrebt. Auf diese veränderte Produktionsplanung kann z. B. mit der Einführung einer dritten Schicht reagiert werden. Dies heißt für die Personalplanung, sich auf eine temporäre oder dauerhafte Vergrößerung der Belegschaft mit eigenem oder fremdem Personal einzustellen und dies planerisch umzusetzen.
Personalplanung verfolgt keine eigenen Ziele, sondern dient der Erreichung der Unternehmensziele und der Umsetzung der Unternehmensstrategie. Dementsprechend sind Unternehmensstrategie und -ziele Basis guter Personalbedarfsplanung. Personalplanung heißt, möglichst genau zu bestimmen, welche Anzahl von Mitarbeitern zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird (quantitative Personalplanung = Wie viele Mitarbeiter benötigen wir?). Ebenso beinhaltet Personalplanung den qualitativen Aspekt, d. h. zu ermitteln, über welche Qualifikationen und Kompetenzen zukünftiges Personal verfügen sollte (Welche Art von Personal benötigen wir? bzw. Welche Qualifikationen benötigen wir?).
Welche Teilbereiche der Personalplanung gibt es?
Personalplanung betrachtet unterschiedliche zeitliche Horizonte. Sie orientiert sich mit kurz-, mittel- und langfristigen (strategischen) Maßnahmen an der Sicherstellung des quantitativen und des qualitativen Mitarbeiterbedarfs eines Unternehmens vor dem Hintergrund sich ständig verändernder interner sowie Markt- und Umfeldbedingungen. Im Normalfall unterscheiden sich die drei Planungsperspektiven folgendermaßen:
Planungshorizont liegt zwischen einem Jahr und drei Jahren. Planungsgenauigkeit ist größer als bei der strategischen Planung, jedoch auch noch an gröberen Werten orientiert. Wird auch als taktische Planung bezeichnet.
Der Planungshorizont ist größer als drei Jahre. Die Orientierung erfolgt an Rahmenwerten. Es liegt eine strategische Ausrichtung der Planung vor.
Personalplanung gliedert sich in verschiedene miteinander verknüpfte Teilbereiche, die sich den dargestellten zeitlichen Horizonten grob zuordnen lassen.
Operativ ausgerichtet ist vor allem:
- Personaleinsatzplanung (Welches Personal wird wann und wo am besten auf welchen Stellen eingesetzt?
Im mittelfristigen Planungshorizont sind vorrangig anzusiedeln:
- Personalbeschaffungsplanung (Wie kann das benötigte Personal auf dem internen oder externen Arbeitsmarkt gewonnen werden?)
- Personalbestandsplanung (Wie viele Mitarbeiter sind für uns verfügbar?)
- Personalkostenplanung (Mit welchen Personalkosten habe ich in welchem Zeitraum zu rechnen?) und
- Personalfreisetzungsplanung bzw. Personalabbauplanung (Wie kann Personal systematisch und mit geringen Kosten abgebaut werden? Auf welchen Wegen können Personalbestandsverminderungen realisiert werden?).
Zu eher strategisch ausgerichteten Bereichen der Personalplanung gehören:
- Personalbedarfsplanung (Wie viel Personal, mit welcher Qualifikation wird wann benötigt?) und
- Personalentwicklungsplanung (Welche Qualifikationen und Kompetenzen benötigen die Beschäftigten, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden?).
Wer ist im Unternehmen zuständig für die Personalplanung?
Mit dieser Frage haben sich die Hochschule RheinMain, die Haufe Akademie GmbH & Co. KG und die Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG in der Studie Personalplanung 2009 beschäftigt. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass in über der Hälfte der befragten Unternehmen die Geschäftsleitung für die strategischen Bereiche der Personalplanung zuständig ist. Dieser Sachverhalt macht auf der einen Seite Sinn, da so ein enges Verzahnen von Unternehmens- und Personalstrategie sichergestellt wird (Abgleich von Unternehmens- und Personalplanung). Auf der anderen Seite ist dieser Umstand dem häufigen Fehlen von Personalerressourcen in kleinen und mittleren Unternehmen geschuldet.
Die Verantwortlichkeit für die operativen Bestandteile der Personalplanung liegt eher in den Händen der Personalabteilung soweit diese im Unternehmen vorhanden ist.
Personalplanungsaufgaben sollten in einem Wechselspiel zwischen Unternehmensleitung und Personalabteilung wahrgenommen werden. Dabei haben u. a. folgende Faktoren Einfluss darauf, wer in welchem Umfang diese Planungsaufgaben wahrnimmt:
- Unternehmensgröße,
- Größe der Personalabteilung,
- Rollenverständnis der Personalabteilung (HR-Berater, HR-Dienstleister, HR-Administrator) und
- Vorhandensein einer Unternehmensstrategie.
Warum ist gute Personalplanung so wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen?
Insbesondere die mittel- und langfristige Personalplanung hat als Bestandteil des Personalmanagements in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen. Zukünftig ist sogar noch von einer zunehmenden Priorität auszugehen.
Worauf ist dies zurückzuführen?
TIPP: Drei dieser vier Bereiche deckt unser Tool Fitnesstest Personalplanung ab. Der Fitnesstest Personalplanung gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob sich die qualitative und quantitative Personalplanung Ihres Unternehmens ausreichend an den Einflussbereichen demografischer Wandel, Globalisierung, Unternehmens- und Wettbewerbsentwicklung sowie der Beschleunigung von Innovationsprozessen orientiert.
Weitere Faktoren, die für die Personalplanung relevant sind und deren Bedeutung zu unterstreichen ist, sind:
- Ab- und Zuwanderungsbewegungen von Fachkräften und
- Änderungen von gesetzlichen Rahmenbedingungen (z. B. höheres Renteneintrittsalter).
Welche Daten sind für die Personalplanung von Bedeutung?
Die Daten für die Personalplanung liefert die Personalforschung. Wie es der Begriff „Forschung“ bereits vermuten lässt, handelt es sich um eine wissenschaftlich gestützte Datenermittlung. Die Personalforschung kann in die interne und externe Personalforschung untergliedert werden.
Zu den Aufgaben der internen Personalforschung gehören mit Blick auf die Personalplanung u. a. die:
- Ermittlung der aktuellen Qualifikationsstruktur der Belegschaft,
- Ermittlung der aktuellen Altersstruktur der Belegschaft,
- Ermittlung der Arbeitszufriedenheit und Motivation der Belegschaft,
- Erfassung des Unternehmensimages bei den Beschäftigten des Unternehmens.
Hilfsmittel der internen Personalforschung sind insbesondere Altersstrukturanalysen, Mitarbeiterbefragungen, strukturierte Mitarbeitergespräche und Qualifikationspotenzialanalysen. Vor allem für die Altersstruktur kann eine Reihe von Daten häufig ohne großen Aufwand aus den verfügbaren IT-Systemen gewonnen werden. Für die Durchführung von Altersstrukturanalysen gibt es ein bereites Angebot an Softwarelösungen auf dem Markt.
Die externe Personalforschung liefert folgende Daten für die Personalplanung:
- Informationen über die in einer Ausbildung oder einem Studium vermittelten Fähigkeiten und Kenntnisse (Berufsforschung),
- Verschiedenste Rahmenbedingungen, die Einfluss auf unterschiedliche Teilbereiche des Personalmanagements haben wie:
- Veränderungen in Gesetzen und politischen Rahmenbedingungen,
- Technologische Entwicklungen und gesellschaftliche Trends (Demografischer Wandel, Globalisierung),
- Regionaler und überregionaler Wettbewerb um Fach- und Führungskräfte und
- Verfügbarkeit von potenziellen Arbeitskräften in unterschiedlichen Alterskohorten und mit unterschiedlichem Qualifikationsniveau.
Für die Gewinnung dieser Daten können verschiedene Quellen genutzt werden. Eine Reihe von Informationen liefern branchenbezogene, regionale oder überregionale Studien. Diese Studien werden häufig von großen Unternehmensberatungen, wissenschaftlichen Einrichtungen oder Branchenverbänden durchgeführt. Eine Vielzahl solcher Studien ist im Bereich Trends auf unserem Fachportal verfügbar. Durch die Beteiligung an solchen Studien kann man häufig kostenfrei oder kostengünstig an wertvolle Informationen gelangen. Weitere wichtige Informationsquellen sind das Statistische Bundesamt und die Statistischen Landesämter. Technologische Trends können durch gezielte Besuche von Fachmessen oder die systematische Auswertung von Fachzeitschriften erkannt und in Bezug auf das eigene Unternehmen reflektiert werden.
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind bei der Personalplanung zu berücksichtigen?
Die Personalplanung wird von einer Vielfalt von Gesetzen und rechtlichen Rahmenbedingungen beeinflusst. Eine alphabetische Auflistung, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, finden Sie im Folgenden:
Ist das Unternehmen tarifgebunden, ergeben sich daraus ggf. weitere zu beachtenden rechtliche Rahmenbedingungen. Bedenken Sie, Fragen der Personalplanung mit Ihrer Arbeitnehmervertretung zu besprechen.
Welche Software kann die Personalplanung unterstützen?
Für alle Teilbereiche der Personalplanung existieren Softwarelösungen in unterschiedlicher Komplexität am Markt. Diese reichen von einfachen Excel-Lösungen über modulare Softwarepakete und in ERP-Systeme integrierte bzw. integrierbare Lösungen. Eine Übersicht von Softwareanbietern finden Sie in unserem Bereich Softwareangebote Personalplanung.
Gerade kleinere Unternehmen können nicht immer auf umfängliche Software zurückgreifen. Dies liegt einerseits an den Anschaffungs- und Betriebskosten. Andererseits reichen durchaus auch einfache und KMU-gerechte Lösungen aus. Für diese Unternehmen existieren einerseits frei verfügbare Programme für die Personaleinsatzplanung im Internet. Hierzu zählen Tools zur Erstellung von Urlaubsplänen sowie Schicht- und Dienstplänen. Andererseits können für bestimmte Bereiche der Personalplanung auch selbst Hilfsmittel in Excel oder ähnlichen Programmen ohne großen Aufwand erstellt werden. Weit verbreitete und sinnvolle Hilfsmittel sind in diesem Zusammenhang einfache oder komplexer in Excel programmierte Qualifizierungspläne bzw. Qualifikationsmatrizen. Ebenso kann auch die Bestimmung des quantitativen Personalbedarfs mittels einfacher Formeln und Grafiken in Excel abgebildet werden.
Bestimmte Teilbereiche der Personalplanung lassen sich schwer oder nur mit hohem Aufwand durch selbst erstellte IT-Hilfsmittel abbilden. Hierzu gehören insbesondere die qualitative Personalbedarfsplanung sowie eine differenzierte Personalentwicklungsplanung.
Vor dem Kauf oder dem Leasing einer Software sollten auf jeden Fall folgende Fragen beantwortet werden, um sich für ein möglichst passendes Softwareprodukt zu entscheiden:
- Wie häufig führen wir diese Planung durch?
- Welche zeitlichen und personellen Ressourcen benötigen wir dafür?
- Wie groß ist das zu erwartende Einsparpotenzial (Zeit/Personal)?
- Welchen qualitativen Mehrwert bietet die Nutzung einer Softwarelösung?
Einen guten Überblick über die Themen Personaleinsatz und Urlaubsplanung gibt die Kompetenzzentrum Work-Life Balance GmbH in Zusammenarbeit mit Fauth-Herkner & Partner. In dem Beitrag wird Personaleinsatzplanung als Grundlage für eine effiziente Arbeitsorganisation präsentiert. Den Abschluss bilden einschlägige Umsetzungsfragen. (8 Seiten im PDF-Format)
Das Industrie Portal Maschinen Markt stellt auf seinen Seiten eine kurze Checkliste bezüglich der „Anforderungen an die Personaleinsatzplanung“ zur Verfügung. Anwendbar ist die Checkliste ausschließlich für produzierende Industrieunternehmen. (1 Seite im PDF-Format)
Nutzen Sie unseren Fitnesstest Personalplanung, um sich unmittelbar mit der Personalplanung in Ihrem Unternehmen auseinander zu setzen. Falls Sie nach einer Software zur Unterstützung Ihrer Personalplanung suchen, können Sie sich auf der entsprechenden Softwareseite über verschiedene Anbieter und Produkte informieren.
Von der Perwiss-Redaktion empfohlene Bücher zu Personalplanung
„Personalplanung: Handlungshilfe für Betriebsräte
Nikolai Laßmann und Rudi Rupp bieten in ihrem Buch „Personalplanung: Handlungshilfe für Betriebsräte“ aus dem Jahr 2020 eine Handlungshilfe, die Betriebsräte bei nachhaltiger Personalplanung im betrieblichen Alltag unterstützt. Dabei werden der Wandel der Arbeitswelt sowie veränderte Herausforderungen für Unternehmen und Beschäftigte, wie veränderte Qualifikationsanforderungen, drohender Fachkräftemangel, veränderte Altersstruktur und Vereinbarkeit von Arbeit und Beruf berücksichtigt. ISBN-13: 978-3766370532
Betriebliche Personalwirtschaft
Günther Albert vermittelt in der 15. Auflage seines Lehr-und Arbeitsbuchs zur beruflichen Weiterbildung „Betriebliche Personalwirtschaft“ aus dem Jahr 2020 essenzielle Grundlagen zum Thema Personalwirtschaft. Neben der Personalplanung werden unter anderem alle relevanten personalwirtschaftlichen und arbeitsrechtlichen Aspekte von Beschaffung über Verwaltung bis hin zur Führung und Freisetzung abgedeckt. Mehr als 350 Übungen und Wiederholungsfragen sowie 26 Fallstudien bringen dem Lesenden den direkten Bezug zu den Anforderungen der Praxis anschaulich näher. ISBN-13: 978-3470636856
Strategische Personalplanung: Aktuelle Trends und Entwicklungen
In dem Buch „Strategische Personalplanung: Aktuelle Trends und Entwicklungen“ aus dem Jahr 2020 bieten Jutta Rump und Silke Eilers praxisnahe Einblicke in die Hintergründe der strategischen Personalplanung im Kontext langfristiger Trends und aktueller Entwicklungen, wie der Corona-Krise. Die Rolle der Betriebs- und Personalräte sowie die schrittweise Anleitung zur strategischen Personalplanung werden herausgestellt. Zur Veranschaulichung der Umsetzung strategischer Personalplanung dienen Praxisbeispiele aus der Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung. ISBN-13: 978-3662619025
Moderne Personalplanung: Modelle, Methoden und Fallbeispiel
Thomas Spengler, Olga Metzger und Tobias Volkmer vermitteln in ihrem Buch „Moderne Personalplanung: Modelle, Methoden und Fallbeispiel“ aus dem Jahr 2019 moderne Verfahren, Ansätze und Modelle der Personalplanung, die mittels praxisnaher Fallbeispiele erläutert werden. Neben einer umfassenden Einführung in die terminologischen und systematischen Grundlagen der Personalplanung liegt der Fokus auf Entscheidungsmodellen zur Planung des Personaleinsatzes, der Personalbereitstellung sowie der Personalverwendung. Zusätzliche Anwendungsbeispiele, Übungs- und Zusatzaufgaben mit dazugehörigen Lösungsskizzen verhelfen dabei das Wissen zu festigen. ISBN-13: 978-3658259341