Effektive Personalplanung - Grundlagen, Teilbereiche & Tools
Bildnachweis: Di Studio - stock.adobe.com

Künftige Wettbewerbsfähigkeit durch strategische Personalplanung sichern

27. August 2012
Sarah Rögner
Sarah Rögner
Perwiss-Expertin für Arbeits- und Organisationspsychologie

Was bedeutet überhaupt eine effiziente Planung der Personalstruktur und wie kann diese erreicht werden? Wie kann ich für mein Unternehmen möglichst bedarfsorientiert und langfristig den Personalbestand abdecken und wie erhalte ich die benötigte Unterstützung?

Diese Fragen stellen sich immer mehr Arbeitgeber, denn die Ressource Personal kristallisiert sich am Produktionsstandort Deutschland zunehmend als erfolgskritische Größe im künftigen Wettbewerb heraus. 

Waren noch vor einigen Jahren ausreichend Fach- und Führungskräfte am Arbeitsmarkt, oft auch kurzfristig verfügbar, so hat sich die Situation in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Ausdruck dafür sind u. a. nicht besetzte Ausbildungsplätze, Ausbildungsplätze, die mit nur teilweise passenden Auszubildenden besetzt werden, sowie Stellen für Fach- und Führungskräfte, die lange vakant bleiben.

Das Wichtigste zu Personalplanung in Kürze:
  • Die Maßnahmen der strategischen Personalplanung gelten als zentrales Instrument der modernen Führungskultur zur Steigerung der Effizienz und zum Erfolg der Unternehmensstrategie.

  • Dabei können die qualitativen und quantitativen Personalanforderungen rechtzeitig gesichert werden.

  • Die Organisation erfährt gegenüber den Zukunftstrends und -entwicklungen Transparenz und kann den gewandelten Qualifikationsanforderungen sicher gegenübertreten.

  • Die strategische Personalplanung ist eine zentrale Aufgabe im Human Resources Management und leistet einen positiven Beitrag zum Employer Branding.

So gehen Sie vor:

  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Ist Zustand bei Ihren Mitarbeitern und ermitteln Sie den Personalbedarf in hinsicht auf die Qualität (Kompetenzen und Erfahrungen) und die Quantität..

  • Erarbeiten Sie einen Soll Zustand für die einzelnen Abteilungen und Bereiche des Unternehmens. Behalten Sie dabei die entstehenden Personalkosten im Blick.

  • Formulieren Sie zusammen mit den betroffenen Abteilungen und dem Betriebsrat Maßnahmen zur Personlbeschaffung, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung, um dieses Ziel zu erreichen.

  • Prüfen Sie regelmäßig den Erfolg Ihrer Planung und passen Sie diese kontinuierlich an den sich verändernden Personalbedarf an.

Was versteht man unter Personalplanung?

Personalplanung bedeutet, zukünftige Entwicklungen und Trends mit Auswirkungen auf die Personalbeschaffung möglichst genau vorwegzunehmen und sich langfristig auf diese Veränderungen einzustellen. Hierbei gilt die Faustformel:

„Je länger der Planungshorizont, desto größer die Ungenauigkeit der Planung!“

Definition und Bedeutung von Personalplanung

Personalplanung ist ein elementarer Bestandteil der Unternehmensplanung und Instrument der modernen Führung, zu der auch Teilbereiche wie Investitions-, Lager-, Beschaffungs-, Absatz- oder Produktionsplanung gehören. Von diesen anderen Teilplanungen wird die Personalplanung mehr oder weniger stark beeinflusst.

Die strategische Personalplanung stellt sicher, dass ausreichend qualifizierte Fachkräfte bei mit ihrem Know-how und ihren Kompetenzen zur effizienten Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt werden können. Die Implementierung der Schritte zur Personalbedarfsermittlung kann frühzeitig die kritischen Problemstellen identifizieren und die wirtschaftliche Ertragskraft des Unternehmens weiter fördern.

Beispiel 1: In der Investitionsplanung einer Organisation ist ein neues CNC-Bohrwerk vorgesehen. Dieses Bohrwerk muss evtl. von neuem oder anders qualifiziertem Personal bedient werden. Dieses Personal muss mit entsprechendem zeitlichen Vorlauf geplant, beschafft und/oder qualifiziert werden.

Beispiel 2: In einem Unternehmen wird eine Erhöhung der Produktion um 30 Prozent angestrebt. Auf diese veränderte Produktionsplanung kann z. B. mit der Einführung einer dritten Schicht reagiert werden. Dies heißt für die HR Abteilung, sich auf eine temporäre oder dauerhafte Vergrößerung der Belegschaft mit eigenem oder fremdem Personal einzustellen und dies planerisch umzusetzen.

Was sind die Ziele und Aufgaben der strategischen Personalplanung?

Der strategische Einsatz der Personalplanung verfolgt je nach Organisation unterschiedlichen Ziele und greift auf verschiedene Instrumente zurück. Jedoch hat sich die Sicherstellung des Arbeitskräftebedarfs an qualifizierten Arbeitnehmer zur Erreichung der Unternehmensziele als zentrale Aufgabe herauskristallisiert. Somit stellt die Umsetzung der Personalplanung in die Unternehmensstrategie die Basis für die gute Personalbedarfsplanung.

Folie1Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Personalplanung heißt dabei, möglichst genau zu bestimmen, welche Anzahl von Mitarbeitern zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird (quantitative Personalbedarfsplanung = Wie viele Mitarbeiter benötigen wir?).

Ebenso beinhaltet eine Personalplanung den qualitativen Aspekt, d. h. zu ermitteln, über welche Qualifikationen und Kompetenzen zukünftiges Personal verfügen sollte (Welche Art von Personal benötigen wir? bzw. Welche Qualifikationen benötigen wir?).

Die langfristige Planung unterliegt den dynamischen Veränderungen der Arbeitsumwelt. Demnach haben sich verschiedene Methoden für die lang- und kurzfristigen Planungshorizonte etabliert:

Folie2Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Welche Teilbereiche der Personalplanung gibt es?

Die Personalplanung betrachtet unterschiedliche zeitliche Horizonte. Sie orientiert sich mit kurz-, mittel- und langfristigen (strategischen) Maßnahmen an der Sicherstellung des quantitativen und des qualitativen Mitarbeiterbedarfs eines Unternehmens vor dem Hintergrund sich ständig verändernder interner sowie Markt- und Umfeldbedingungen. Im Normalfall unterscheiden sich die drei Planungsperspektiven folgendermaßen:

Kurzfristig

Planungshorizont bis zu einem Jahr. Wird auch als operative Planung bezeichnet, für welche detaillierte Planungsgrößen herangezogen werden.

Mittelfristig

Planungshorizont liegt zwischen einem Jahr und drei Jahren. Planungsgenauigkeit ist größer als bei der strategischen Planung, jedoch auch noch an gröberen Werten orientiert. Wird auch als taktische Planung bezeichnet.

Langfristig

Der Planungshorizont ist größer als drei Jahre. Die Orientierung erfolgt an Rahmenwerten. Es liegt eine strategische Ausrichtung der Planung vor.

Personalplanung gliedert sich in verschiedene miteinander verknüpfte Teilbereiche, die sich den dargestellten zeitlichen Horizonten grob zuordnen lassen.

  • Kurzfristig

    Operativ ausgerichtet ist vor allem:

    • Personaleinsatzplanung (Welches Personal wird wann und wo am besten auf welchen Stellen eingesetzt?)

  • Mittelfristig

    Im mittelfristigen Planungshorizont sind vorrangig anzusiedeln:

    • Personalbeschaffungsplanung (Wie kann das benötigte Personal auf dem internen oder externen Arbeitsmarkt gewonnen werden?)

    • Personalbestandsplanung (Wie viele Mitarbeiter sind für uns verfügbar?)

    • Personalkostenplanung (Mit welchen Personalkosten hat unser Unternehmen in welchem Zeitraum zu rechnen?) und

    • Personalfreisetzungsplanung bzw. Personalabbauplanung (Wie kann Personal systematisch und mit geringen Kosten abgebaut werden?, Auf welchen Wegen können Personalbestandsverminderungen realisiert werden?).

  • Langfristig

    Zu der strategischen Personalplanung gehören:

    • Personalbedarfsplanung (Wie viel Personal wird mit welcher Qualifikation wann benötigt?) und

    • Personalentwicklungsplanung (Welche Qualifikationen und Kompetenzen benötigen die Beschäftigten, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden?).

Wer ist im Unternehmen zuständig für die Personalplanung?

Die Studie "Personalplanung - Bedeutung, Nutzen und Potenzial" der Haufe Akademie aus dem Jahr 2022 zeigt auf, dass die Personalplanung in mehr als 50 % der befragten Unternehmen von Personalreferenten in der Personalabteilung übernommen wird. In gut 20 % der befragten Unternehmens widmen sich Führungskräfte dieser Aufgabe.

Zur Unterstützung der Personalplanung wird von fast 50 % der Unternehmen Excel genutzt, 22 % der Befragten arbeiten mit SAP/HCM BI. Bei der operativen Personalplanung stehen in den befragten Unternehmen folgende Inhalte im Fokus:

  • Anzahl der zukünftig benötigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (92 %)

  • Personalkosten (81 %)

  • Planung der Personalbeschaffung, des Personaleinsatzes und der Personalentwicklung (63 %)

  • Qualität der zukünftig benötigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (54 %)

Personalplanungsaufgaben sollten in einem Wechselspiel zwischen Unternehmensleitung und HR Abteilung wahrgenommen werden. Dabei haben u. a. folgende Faktoren Einfluss darauf, wer in welchem Umfang diese Planungsaufgaben wahrnimmt:

  • Unternehmensgröße,

  • Größe der Personalabteilung,

  • Rollenverständnis der Personalabteilung (HR-Berater, HR-Dienstleister, HR-Administrator) und

  • Vorhandensein einer Unternehmensstrategie.

Welche Vorteile bringen die Maßnahmen der Personalplanung mit sich?

Folie3Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

 

Warum sind die Schritte der strategischen Personalplanung so wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen?

Insbesondere die mittel- und langfristige Personalplanung hat als Bestandteil des Personalmanagements in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen. Zukünftig ist sogar noch von einer zunehmenden Priorität auszugehen.

Worauf ist dies zurückzuführen?

Demografische Entwicklung

Während noch vor wenigen Jahren mit diesem Thema in vielen Unternehmen „kein Blumentopf zu gewinnen war“, gibt es heute kaum noch Branchen und Unternehmen, die nicht mehr oder weniger stark von der demografischen Entwicklung betroffen sind. Was bedeutet dies konkret für die Personalplanung? Unternehmen müssen auf der einen Seite aufgrund der sinkenden Geburtenzahlen einplanen, dass gegenwärtig und auch in den kommenden Jahren weniger Schulabgänger und Hochschulabsolventen auf dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen. Ebenso müssen Unternehmen in ihrer Planung berücksichtigen, dass ältere Beschäftigte länger leistungsfähig und -bereit bleiben.

Technologische und gesellschaftliche Trends

Trends sind äußerst wichtige Einflussfaktoren auf die Personalplanung. Dies können Trends innerhalb der Branche, der „eigenen“ Technologie und allgemeiner Art sein, die sich auf die Anforderungen an das Personal mehr oder weniger stark auswirken. Diese Trends spielen vor allem bei der Personalbeschaffungs-, aber auch bei der Personalentwicklungsplanung eine bedeutende Rolle.

Es ist wichtig zu ermitteln, inwiefern künftiges neues oder vorhandenes Personal in der Lage sein wird, den durch Trends entstehenden neuen oder erweiterten Anforderungen gerecht zu werden.

Globalisierung

Immer mehr Unternehmen sind direkt oder indirekt von Globalisierungsaktivitäten betroffen. Damit eröffnet sich großer Handlungsbedarf für das Personalmanagement, der sich auch stark auf die Personalplanung auswirkt. Aspekte, die für die Personalplanung im Zusammenhang mit Globalisierung eine Rolle spielen sind:

Neben der Personalbeschaffungsplanung ist hiervon vor allem die Personalentwicklungsplanung betroffen. Bei Verlagerung von Aktivitäten ins Ausland spielt auch die Personalfreisetzungsplanung eine wichtige Rolle.

Beschleunigung von Innovationsprozessen

Einfluss auf die Personalplanung hat die permanente Steigerung der Innovationsgeschwindigkeit. Obwohl renommierte Expertinnen und Experten schon seit Jahren von der Notwendigkeit einer „Entschleunigung“ sprechen, kommen in immer kürzerer Zeit immer mehr neue oder modifizierte Produkte auf den Markt. Ebenso gilt es, innerhalb eines Unternehmens permanent Prozesse in Frage zu stellen und zu verbessern.

Das Personal der Gegenwart und der Zukunft muss den steigenden bzw. stetig hohen Anforderungen an Produkt-, Prozess- und auch Sozialinnovation gerecht werden. Die Personalabteilung muss die dafür notwendigen Personalressourcen insbesondere zur Personalentwicklung planen.

TIPP: Drei dieser vier Bereiche deckt unser Tool Fitnesstest Personalplanung ab. Der Fitnesstest Personalplanung gibt den Arbeitgebern Aufschluss darüber, ob sich die Maßnahmen der qualitativen und quantitativen Personalplanung ihres Unternehmens ausreichend an den Einflussbereichen demografischer Wandel, Globalisierung, Unternehmens- und Wettbewerbsentwicklung sowie der Beschleunigung von Innovationsprozessen orientieren und mit ihren Unternehmenszielen einhergehen.

Weitere Faktoren, die für die Personalplanung relevant sind und deren Bedeutung zu unterstreichen ist, sind:

  • Ab- und Zuwanderungsbewegungen von Fachkräften und

  • Änderungen von gesetzlichen Rahmenbedingungen (z. B. höheres Renteneintrittsalter).

Welche Daten sind für die Personalplanung von Bedeutung?

Die Daten für die Personalplanung liefert die Personalforschung. Wie es der Begriff „Forschung“ bereits vermuten lässt, handelt es sich um eine wissenschaftlich gestützte Datenermittlung. Die Personalforschung kann in die interne und externe Personalforschung untergliedert werden.

Interne Personalforschung

Zu den Aufgaben der internen Personalforschung gehören mit Blick auf die Personalplanung u. a. die:

  • Ermittlung der aktuellen Qualifikationsstruktur der Belegschaft,

  • Ermittlung der aktuellen Altersstruktur der Belegschaft,

  • Ermittlung der Arbeitszufriedenheit und Motivation der Belegschaft,

  • Erfassung des Unternehmensimages bei den Beschäftigten des Unternehmens

Hilfsmittel der internen Personalforschung sind insbesondere Altersstrukturanalysen, Mitarbeiterbefragungen, strukturierte Mitarbeitergespräche und Qualifikationspotenzialanalysen. Vor allem für die Altersstruktur kann eine Reihe von Daten häufig ohne großen Aufwand aus den verfügbaren IT-Systemen gewonnen werden. Für die Durchführung von Altersstrukturanalysen gibt es ein bereites Angebot an Softwarelösungen auf dem Markt.

Externe Personalforschung

Die externe Personalforschung liefert folgende Daten für die Personalplanung:

  • Informationen über die in einer Ausbildung oder einem Studium vermittelten Fähigkeiten und Kenntnisse (Berufsforschung),

  • Verschiedenste Rahmenbedingungen, die Einfluss auf unterschiedliche Teilbereiche des Personalmanagements haben wie:

    • Veränderungen in Gesetzen und politischen Rahmenbedingungen,

    • Technologische Entwicklungen und gesellschaftliche Trends (Demografischer Wandel, Globalisierung),

    • Regionaler und überregionaler Wettbewerb um Fach- und Führungskräfte und

  • Verfügbarkeit von potenziellen Arbeitskräften in unterschiedlichen Alterskohorten und mit unterschiedlichem Qualifikationsniveau.

Für die Gewinnung dieser Daten können verschiedene Quellen genutzt werden. Eine Reihe von Informationen liefern branchenbezogene, regionale oder überregionale Studien. Diese Studien werden häufig von großen Unternehmensberatungen, wissenschaftlichen Einrichtungen oder Branchenverbänden durchgeführt. Eine Vielzahl solcher Studien ist im Bereich Studien auf unserem Fachportal verfügbar. Durch die Beteiligung an solchen Studien kann man häufig kostenfrei oder kostengünstig an wertvolle Informationen gelangen.

Weitere wichtige Informationsquellen sind das Statistische Bundesamt und die Statistischen Landesämter. Technologische Trends können durch gezielte Besuche von Fachmessen oder die systematische Auswertung von Fachzeitschriften erkannt und in Bezug auf das eigene Unternehmen reflektiert werden.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen erfordern Berücksichtigung bei der Planung der Personalstrukturen?

Die Planung des Personals wird von einer Vielfalt von Gesetzen und rechtlichen Rahmenbedingungen wie bspw. dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, dem Arbeitsschutzgesetz und dem Betriebsverfassungsgesetz beeinflusst. Eine alphabetische Auflistung, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, finden Sie im Folgenden:

Folie3Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Ist das Unternehmen tarifgebunden, ergeben sich daraus ggf. weitere zu beachtenden rechtliche Rahmenbedingungen. Bedenken Sie, Fragen der Personalplanung mit Ihrer Arbeitnehmervertretung zu besprechen.

Welche Software und Tools können die Ziele der strategischen Personalplanung unterstützen?

Für alle Teilbereiche der Personalplanung existieren Softwarelösungen in unterschiedlicher Komplexität am Markt. Diese reichen von einfachen Excel-Lösungen über modulare Softwarepakete und in ERP-Systeme integrierte bzw. integrierbare Lösungen. Eine Übersicht von Softwareanbietern finden Sie in unserem Bereich Softwareangebote Personalplanung.

Gerade kleinere Unternehmen können nicht immer auf umfängliche Software zurückgreifen. Dies liegt einerseits an den Anschaffungs- und Betriebskosten. Andererseits reichen durchaus auch einfache und KMU-gerechte Lösungen aus. Für diese Unternehmen existieren einerseits frei verfügbare Programme für die Personaleinsatzplanung im Internet. Hierzu zählen Tools zur Erstellung von Urlaubsplänen sowie Schicht- und Dienstplänen. Andererseits können für bestimmte Bereiche der Personalplanung auch selbst Hilfsmittel in Excel oder ähnlichen Programmen ohne großen Aufwand erstellt werden.

Weit verbreitete und sinnvolle Hilfsmittel sind in diesem Zusammenhang einfache oder komplexer in Excel programmierte Qualifizierungspläne bzw. Qualifikationsmatrizen. Ebenso kann auch die Bestimmung des quantitativen Personalbedarfs mittels einfacher Formeln und Grafiken in Excel abgebildet werden.

Bestimmte Teilbereiche bei der Planung des Personals lassen sich schwer oder nur mit hohem Aufwand durch selbst erstellte IT-Hilfsmittel abbilden. Hierzu gehören insbesondere die qualitative Personalbedarfsplanung sowie eine differenzierte Personalentwicklungsplanung.
Vor dem Kauf oder dem Leasing einer Software sollten auf jeden Fall folgende Fragen beantwortet werden, um sich für ein möglichst passendes Softwareprodukt zu entscheiden:

 

Folie3Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Buchtipps der PERWISS-Redaktion 

„People Analytics in der Praxis. Mit Datenanalyse zu besseren Entscheidungen im Personalmanagement“

Unter People Analytics versteht man die intelligente Auswertung von Personaldaten und deren Verwendung als solide Entscheidungsgrundlage für Unternehmen und Mitarbeitende. Eine praxisorientiere Einführung in dieses Thema bieten die Autorinnen Cornelia Reindl und Stefanie Krügl mit ihrem Buch „People Analytics in der Praxis. Mit Datenanalyse zu besseren Entscheidungen im Personalmanagement“ (2023)

Die Autorinnen beleuchten zunächst gesetzliche und ethische Rahmenbedingungen, bevor sie sich auf die praktische Umsetzung und Anwendungsgebiete von People Analytics konzentrieren. Im Buch wird außerdem ein Fokus daraufgelegt, wie die Ergebnisse dieser Analysen effektiv in Unternehmen integriert werden können, und es betont die Kunst, mit Daten eine Geschichte zu erzählen.

Dem Perwiss-Team gefällt besonders, dass wissenschaftliche Konzepte wie Kausalität, Korrelation und Untersuchungsdesgin berücksichtigt und den Lesenden verständlich erklärt werden. Dies bildet die Grundlage fundierter Analysen und valider Schlussfolgerungen.

Durch die Kombination von ethischen Aspekten, theoretischen Konzepten und einem starken Fokus auf praktische Anwendungsgebiete vermittelt das Buch einen ganzheitlichen Ansatz für den erfolgreichen Einsatz von People Analytics in Organisationen.

ISBN: 978-3-648-15849-4