E-Recruiting gezielt zur Personalgewinnung nutzen

Anzeigen können sehr schnell geschaltet werden. Es gibt keinen Anzeigenschluss wie bei Printmedien.

Stellenangebote sind rund um die Uhr verfügbar. Die meisten Anzeigen für Jobs im Internet sind mindestens vier Wochen präsent. Die Anzeigendauer kann ohne großen Mehraufwand verlängert werden.

Im Vergleich zu Printmedien ist die reine Veröffentlichung einer Stellenanzeige bedeutend kostengünstiger. Die Personalkosten für die Bearbeitung einer Bewerbung sollten in der Regel geringer sein, da zum Beispiel Arbeiten wie das Übertragen von Daten aus Papierbewerbungen in das IT-System entfallen. Auch für Bewerbende sind die Kosten geringer, da für das Zusammenstellen und Versenden von Bewerbungsmappen keine Druck-, Material- und Portokosten anfallen.

Datenbanken (Stellenanzeigen, Bewerberprofile) werden nahezu täglich aktualisiert.

Der Kontakt zwischen Unternehmen und Bewerbenden kann schnell und direkt per E-Mail erfolgen. Die Bewerberreaktion auf eine Anzeige ist sofort nach dem Freischalten einer Stellenanzeige in der Internetjobbörse, in einem sozialen Netzwerk oder auf der Karrierewebseite möglich. Zunächst kann der Bewerbungseingang mit einer automatischen Rückantwort bestätigt werden. Auch der weitere Kontakt zu den Bewerbenden kann durch IT unterstützt werden. Durch die Nutzung von Mailing-Bewerberlisten kann auch zu gegenwärtig nicht eingestellten Bewerbenden weiterhin der Kontakt gehalten werden.

Die Reichweite von Stellenanzeigen im Internet ist grundsätzlich regional unbeschränkt.

Durch gezieltes Verlinken der Stellenanzeige in einer Jobbörse zur unternehmenseigenen Homepage sind detaillierte Informationen zu Stellen, zur Unternehmensstruktur usw. abrufbar.

Durch Matching-Verfahren, die ebenfalls über E-Recruiting-Software möglich sind, werden Anforderungs- und Bewerbungsprofile systematisch abgeglichen. Weiterhin erfolgt durch die Nutzung der verschiedenen IT-Elemente automatisch eine Selektion solcher Bewerbender, die nicht ausreichend fit im Umgang mit diesen Medien sind.

Das Erstellen und Betreiben einer Karrierewebseite erzeugt Kosten. Je nach Güte und Funktionalität kann bis zu einem fünfstelligen Eurobetrag im Jahr kalkuliert werden. Dieser setzt sich zusammen aus Kosten für das Grafikdesign der Webseite, der technischen Implementierung, der Suchmaschinenoptimierung (SEO), dem kontinuierlichen Erstellen neuer Inhalte sowie der Interaktion mit Usern. Ebenso fallen Kosten für die Einrichtung und Pflege von Auftritten in Social Media Portalen an. Nicht unerheblich sind die Kosten für eine E-Recruiting Software. Diese setzen sich aus Inbetriebnahmekosten (Einrichtung, Schulung) und Kosten für das Produkt selbst (Miete, Kauf der Software, Service etc.) zusammen. Am Markt existieren zwei Geschäftsmodelle: 1. Miete (SaaS - Software as a Service) und 2. Kauf der Software. Die Softwareprodukte sind in der Regel modular aufgebaut. Die Kosten für einzelne leistungsfähige Module betragen bei dreijähriger Laufzeit mindestens 5.000,00 €/Jahr.

Aktuell finden sich im Internet zwischen 1.000 und 2.000 Jobbörsen. Diese variieren zum einen im Bekanntheitsgrad und zum anderen bezüglich ihrer Zielgruppe. Um die vom Unternehmen gewünschten Bewerber/innen anzusprechen, ist es wichtig, sich einen guten Marktüberblick zu verschaffen. Leider findet in diesem Bereich bisher oft keine ausreichende Marktforschung durch die Unternehmen statt. Wichtige Kriterien für die Auswahl einer Jobbörse sind vor allem Reichweite, Service und Bekanntheit.

Auch gut qualifizierte und passende Bewerbende können durch automatische Vorselektion ungewollt im Bewerbungsverfahren aussortiert werden, wenn ihr einziges Defitiz der Umgang mit der E-Recruiting-Software ist.

Durch eine höhere Präsenz von Stellenanzeigen im Internet ist aufgrund der Reichweite sowie eines einfacheren Zugangs für Bewerbende mit einer größeren Anzahl von Bewerbungen zu rechnen. Dies erhöht einerseits die Auswahlmöglichkeiten und füllt, soweit vorhanden, den Talentpool. Andererseits erreichen auch sehr viele nicht passende Bewerbungen das Unternehmen, die alle den Bearbeitungsprozess durchlaufen müssen.

Bewerben sich Kandidaten/innen auf eine Stellenanzeige ist es trotz der genannten Bewerberflut wichtig, dass eine schnelle Reaktion von Seiten des Unternehmens erfolgt. Andernfalls wird riskiert, potenzielle Top-Kandidaten/innen an die Konkurrenz zu verlieren. Das Resultat: Zeitdruck.

Sowohl erfahrene Personalverantwortliche als auch Bewerbende beklagen die Unpersönlichkeit von E-Recruiting-Prozessen. Der Kontakt von Mensch zu Mensch geht zunehmend verloren.

Die Konzeption von E-Recruiting-Prozessen als auch das Betreiben (z. B. Pflege von Karrierewebseite, Blogs, Social Media) bringen erheblichen Zeitaufwand vor allem in der Implementierungsphase mit sich.

Ist die Kompatibilität von IT-Systemen und unterschiedlichen Softwareprodukten nicht gewährleistet, können Medienbrüche entstehen, die Zusatzaufwand im Personalbereich erzeugen oder es entstehen Zusatzkosten für die Anpassung von Schnittstellen.

Neben den klassisch per Post eintreffenden Bewerbungen, die per Hand in ein Datenmanagementsystem eingepflegt werden müssen, besteht bei E-gestützten Verfahren der Vorteil der automatischen Datenübertragung.

Nach dem Eingang einer Bewerbung versendet das Unternehmen üblicherweise eine Empfangsbestätigung. Auch Terminabstimmungen für Gespräche oder die Durchführung von Auswahlverfahren bis zur Zu- oder Absage sind in geeigneter Form an Bewerbende heranzutragen, ob telefonisch oder schriftlich.

Anhand der dem Unternehmen aus den Bewerbungsunterlagen sowie aus Auswahltests, z. B. im Rahmen von personaldiagnostischen Verfahren oder gar Assessment Centern, vorliegenden Informationen können die Kompetenzen der Bewerbenden mit dem Anforderungsprofil des Unternehmens und untereinander verglichen werden. E-Recruitinglösungen bieten hierbei Optionen in Richtung Self-Assessments an. Die daraus resultierende Rangfolge kann als Ausgangssituation für weiterführende Gespräche, z. B. Gehaltsverhandlungen, genutzt werden.

Sind sich Unternehmen und Bewerbende einig über die Aufnahme einer Arbeitsbeziehung, können die im Rahmen des Bewerbungsprozesses gesammelten Daten in die Personalakte - ob analog oder digital - übernommen und an die entsprechenden internen Ansprechpartner/innen und Kontaktpersonen weitergeleitet werden.

Unternehmen verfolgen mit einem möglichst reibungslos funktionierenden Bewerbermanagement vornehmlich drei Ziele:

• Steigerung der Effizienz von Bewerbungsprozessen
• Verringerung der Wahrscheinlichkeit, durch lang andauernde Auswahlprozesse, sehr gute Bewerbende an die Konkurrenz zu verlieren
• Steigerung des Images als guter Arbeitgeber – (Employer Branding)

Die Candidate Experience eines Bewerbenden bildet das individuelle Erleben eines Bewerbungsprozesses aus Sicht eines/r Bewerbenden ab. Die Candidate Experience Studie aus dem Jahr 2014 der meta HR Unternehmensberatung GmbH und der Stellenanzeigen GmbH & Co. KG zeigt dazu folgende Ergebnisse, die Sie auch bei der Gestaltung Ihrer E-Recruiting-Prozesse berücksichtigen können:

• 79 Prozent der Befragten erwarten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens eine/n konkrete/n Ansprechpartner/in aus der Personalabteilung mit Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, 79 Prozent eine Liste mit allen aktuell zu besetzenden Stellen und 71 Prozent Hinweise zum Umfang der Bewerbungsunterlagen. Diese Fakten bestätigt auch die aktuelle Monster-Studie Recruiting Trends - Bewerbung der Zukunft.
• Den Studienteilnehmenden zufolge sollte eine Stellenausschreibung eine detaillierte Beschreibung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten (97 Prozent), Informationen zu den gewünschten Fähigkeiten (89 Prozent) sowie Hinweise zur Anstellungsform (72 Prozent) enthalten.
• Im Bewerbungsverfahren selbst wird die Bewerbung per E-Mail mit angehängten Dateien bevorzugt (70 Prozent), gefolgt vom Online-Bewerbungsformular (13 Prozent). Immerhin 14 Prozent bevorzugen die klassische Bewerbung per Post.