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Collaboration Tools zur Teamarbeit effektiv nutzen

LIGHTFIELD STUDIOS - stock.adobe.com

Collaboration-Tools sind nicht neu! Insbesondere IT-affine Branchen und die Kreativwirtschaft nutzen diese Hilfsmittel schon seit einigen Jahren erfolgreich. Schaffen diese Tools jetzt den Durchbruch aufgrund der besonderen Umfeldbedingungen? Welche dieser Tools sind für meinen Bedarf besonders geeignet?

 

Definition Collaboration Tools

Definition300 200adiruch na chiangmai - stock.adobe.comDie aus dem Englischen übertragene Bezeichnung steht für Instrumente oder auch Werkzeuge der Zusammenarbeit. Collaboration Tools ermöglichen die Teamarbeit über mehrere Orte hinweg und zeitunabhängig voneinander. Solche Hilfsmittel gestalten die Arbeit im Team effizienter durch eine bessere Übersicht und einen erleichterten Informationsaustausch.

Experten sehen die Krisensituation im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie als möglichen Durchbruch für viele dieser häufig webbasierten Zusammenarbeits-Tools. Ein Tag pro Woche im Homeoffice oder mehr könnte bald tatsächlich zur Normalität werden. Aufgrund dessen ist es nicht nur in der jetzigen Situation, sondern auch langfristig sinnvoll, sich mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit mithilfe von Collaboration-Tools auseinanderzusetzen. Einige dieser Online-Instrumente nutzen Sie vielleicht schon, von anderen haben Sie bisher nur gehört und wieder andere scheinen Ihnen vielleicht als zukünftig lohnenswert.

Welchen Nutzen bieten Collaboration-Tools?

Collaboration-Werkzeuge bieten sehr unterschiedliche Funktionen zur (virtuellen) Zusammenarbeit von Teams. Die auf dem Markt verfügbaren Tools sind für die Analyse, die Planung, die Organisation und das Controlling bzw. die Reflexion geeignet. Typische Funktionen, die Teams nutzen können sind:

  • Ideen entwickeln, systematisieren und teilen
  • auf Informationen und Daten orts- und zeitunabhängig Zugriff haben
  • in Echtzeit ortsunabhängig miteinander kommunizieren
  • gemeinsame Workflows gestalten
  • Daten gemeinsam erfassen und einsehen
  • Ressourcen gemeinsam planen und organisieren
  • Wissen strukturieren und für alle Teammitglieder verfügbar machen

Viele dieser Werkzeuge sind in der Basisversion kostenfrei oder können über einen ausreichend langen Zeitraum kostenfrei getestet werden. UND die Basisversion gibt wie z. B. bei Trello bereits eine Menge an Funktionalität her. Lassen Sie sich von uns inspirieren, selbst mehr auszuprobieren.

Worauf müssen Sie achten, um erfolgreich zu sein?

Erfahrene Veränderungsmanager und Veränderungsmanagerinnen wissen, dass die beste technische Lösung kein Erfolgsgarant ist. Vielmehr gilt es, die Beschäftigten bei der Einführung neuer Lösungen mitzunehmen, zu begeistern und vom Nutzen zu überzeugen. Laut dem Marktforschungsunternehmen Gardner* scheitern fast 90 Prozent der Collaboration Projekte.

  1. Arbeiten Sie Nutzenargumente für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf! Geben Sie diesen Ihren Führungskräften an die Hand!
  2. Vermeiden Sie Insellösungen! Versuchen Sie alle Teammitglieder bzw. die gesamte Belegschaft zur Nutzung der ausgewählten Tools zu bewegen!
  3. Machen Sie den Nutzen der Tools messbar und für die Beschäftigten erlebbar! Verwenden Sie dafür Erfahrungsberichte von Anwendenden!
  4. Wählen Sie die Tools gezielt nach Ihrem konkreten Bedarf aus. Bei verschiedenen Alternativen können Sie die Anwender an der Auswahl der Tools beteiligen!
  5. Vermeiden Sie redundate Werkzeuge!
  6. Beschränken Sie die Anzahl der Tools! Vermeiden Sie die Devise “Viel hilft viel”!
  7. Bereiten Sie die Belegschaft bzw. Ihr Team ausreichend auf den Einsatz der neuen Tools vor! Schalten Sie gegebenenfalls einzelne Features nacheinander frei!
  8. Führen Sie eine Piloteinführung am besten in Bereichen durch, in denen die Erfolgswahrscheinlichkeit besonders hoch ist und in denen Sie viel Lernen können!

Unsere Perwiss-Tool-Tipps für die Zusammenarbeit

Unsere Tool-Tipps haben wir in insgesamt fünf Rubriken gegliedert. Jede Rubrik beeinhaltet eine kurze Beschreibung der passenden Tools, verdeutlicht die einzelnen Funktionen und liefert Informationen zu den entstehenden Kosten. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und freuen uns, über Anregungen zu weiteren Tools. Die Kosten und Preise entsprechen dem Stand März 2020 und sind den Webseiten der Anbieter entnommen.

KommunikationProjektmanagementWissensmanagementKreativitätVerwaltung

Collaboration Tools Kommunikationyukipon00 - stock.adobe.com

Scribblar

Scribblar ist ein Tool, das auch größere Gruppendiskussionen mit vielen Teilnehmenden ermöglicht. International wird dieses Werkzeug besonders häufig von Fachhochschulen und Universitäten eingesetzt und ist sehr einfach aufgebaut.

Funktionen:

  • Integration eines virtuellen Whiteboards
  • Ermöglicht Audiochat und schriftliche Kommunikation

Kosten:

  • Grundversion kostenlos
  • Vier weitere Abstufungen von Starter- über Standard- und Premium- bis zur Pro-Version von circa 13,00 € bis zu 64,00 € pro Monat

Slack

Die Instant-Messaging-Software Slack ist der schnelle und direkte Draht innerhalb von Gruppen unabhängig von ihrem Arbeitsort. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mithilfe von Slack kann unternehmensinterne E-Mails ersetzen und ermöglicht darüber hinaus unkomplizierte Absprachen in Teams oder zwischen zwei Kollegen, die andernfalls vielleicht nur Face-to-Face erfolgt wären.

Funktionen:

  • Anlegen verschiedener Chatkanäle, beispielsweise für ein Projektteam oder eine Abteilung
  • themenspezifische Archivierung und Organisation von Unterhaltungen
  • integrierte Suchfunktion, um Informationen aus älteren Unterhaltungen schnell zu finden 
  • (Video-)Telefonie
  • Teilen und Bearbeiten von Dokumenten
  • Verknüpfung mit anderen Diensten, zum Beispiel Dropbox oder Google

Kosten:

  • Basisversion kostenfrei
  • Standardversion 6,25 € pro Monat, Plus-Version 11,75 € pro Monat

Yammer

Das Kommunikationstool Yammer ist ein soziales Netzwerk für Unternehmen. Meist als Bestandteil von Microsoft 365 Plänen verfügbar dient es einer unternehmensinternen sowie unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit und Kommunikation.

Funktionen:

  • Informations-Feed
  • Erstellung von themenspezifischen Gruppen
  • Teilen und Bearbeiten von Dokumenten, Fotos und Videos
  • Instant-Messaging

Kosten:

  • als Einzellizenz monatlich für 2,50 € pro User

Zoom

Zoom ist ein Tool aus den USA für Videokonferenzen und verfügt über eine einfache und intuitive Bedienung sowie eine gute Videoqualität. Besonders attraktiv ist Zoom mit seiner kostenfreien Basisversion für User, die Kurzbesprechungen unter 40 Minuten durchführen.

Funktionen:

  • Teilen des eignen Bildschirms in Videokonferenzen zum Zeigen von Präsentationen oder Dokumenten
  • Aufzeichnen der jeweiligen Videokonferenzen
  • Integrierte Chatfunktion für den diskreten Austausch zwischen zwei Teilnehmenden des Meetings
  • Beitritt zu Videokonferenz über einen Link, aber auch Einwahl übers Telefon möglich

Kosten:

  • Basic-Version kostenlos (bis 40 Minuten und 100 Teilnehmende)
  • Pro-Version pro Moderator 13,99 € monatlich, Business-Version 18,99 € monatlich

Business Panorama mit Diagrammen an Wand vor einem offenen Laptop ComputerRobert Kneschke - Fotolia.com

Basecamp

Das real-time-Kommunikationstool Basecamp unterstützt die gemeinsame Arbeit eines Teams an einem Projekt. Im Gegensatz zu klassischen Tools des Projektmanagements eignet es sich insbesondere dafür alle Teammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen und beinhaltet dafür zahlreiche Funktionen.

Funktionen:

  • Senden von Nachrichten
  • Direkte Chatfunktion
  • Erstellen sogenannter Check-ins
  • Erstellen von To-Do-Listen und Plänen
  • Verwaltung von Dokumenten

Kosten:

  • Basic-Version bis 20 User kostenlos
  • Business-Version für 91,20 € monatlich bei 30 Tage kostenfreier Testphase

Trello

Trello ist der Liebling der Perwiss-Redaktion unter den Collaboration-Tools. Intuitiv nutzbar, mit vielen Funktionen selbst in der Basis-Version ausgestattet unterstützt die Projektmanagementsoftware Teams beim Planen und Managen von Aufgaben. Wer macht was bis wann? Was ist als Nächstes zu tun? Welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen? Die an das Kanban-Prinzip angelehnte Darstellung der Projekte und der dazugehörigen Aufgaben auf virtuellen Pinnwänden ermöglicht eine unkomplizierte Beantwortung dieser Fragen.

Funktionen:

  • Erstellen sogenannter virtueller Trello-Boards, die durch Karten mit Aufgaben ergänzt werden können
  • Vermerken von Deadlines
  • Zuweisung von Aufgaben an verschiedene Teammitglieder
  • Ergänzende Visualisierungen, zum Beispiel Farbcodierungen, To-Do-Listen, Dateianhänge
  • Gemeinsame Bearbeitung und Editierung der Boards

Kosten:

  • Basisversion kostenfrei
  • Business-Class-Version monatlich ca. 10,00 € und Enterprise-Version ca. 20,00 € pro Monat und Nutzer

Collaboration Tools Wissenbakhtiarzein - Fotolia.com

Evernote

Evernote, der kleine grüne Elefant, ist ein vielseitiges Tool mit zahlreichen Funktionen. Unter dem Motto "Bleib mühelos gut organisiert" können virtuelle Notizbücher erstellt werden, die nicht nur auf unterschiedlichen Geräten, sondern auch mit verschiedenen Personen geteilt werden können. Dabei ist das Tool unabhängig vom Betriebssystem abrufbar.

Funktionen:

  • Erstellen von Notizen
  • Integration verschiedenster Dokumente und Medien
  • Teilen der erstellten Notizbücher mit anderen Personen oder auf anderen Geräten
  • Synchronisation der Notizbücher auf allen Geräten

Kosten:

  • Kostenlose App für Smartphone und Computer, Premiumversion 59,00 € pro Jahr, Businesstarif 13,99 € pro Nutzer und Monat

Nextcloud

Die Nutzung von Cloudspeicher-Lösungen ist aus gutem Grund bereits weit verbreitet. Alle im Unternehmen Tätigen haben zu jeder Zeit und von überall Zugriff auf alle Dateien. Mit Nextcloud steht den Anbietern, die Daten auf Servern in den USA lagern, eine DSGVO-konforme Alternative zur Verfügung.

Funktionen:

  • Einrichten einer firmeneigenen Cloud auf dem Firmenserver
  • Sicheres Ablegen einzelner Dateien oder ganzer Ordner online
  • Teilen der Daten mit anderen Usern
  • Gemeinsame Bearbeitung von Dateien

Kosten:

  • Basisversion kostenfrei
  • Ab 50 Usern: Basic-Version für 1.900,00 € pro Jahr, Standard-Version für 3.400,00 € pro Jahr und Premium-Version für 4.900,00 € pro Jahr

child with painted hands and legs. Selective focus. nature.yanadjan - stock.adobe.com

Coggle

Das intuitive und minimalistische Web-Tool Coggle ist eine Anwendung, die das gemeinschaftliche Online-Zeichnen in Echtzeit unterstützt und mehreren Teammitgliedern die gemeinsame Erstellung von Mindmaps und Flussdiagrammen ermöglicht. Dabei lässt es sich intuitive bedienen und ist plattformunabhängig. So können dezentral und kooperativ Ideen entwickelt und visualisiert werden und das ausschließlich mithilfe eines Internetbrowsers.

Funktionen:

  • automatisches Anordnen von Verzweigungen
  • Hochladen von Bildern/Anhängen
  • vollständige Änderungshistorie
  • gemeinsames Zeichnen
  • Export der erstellten Darstellungen in verschiedenen Formaten

Kosten:

  • Grundversion kostenlos
  • zwei weitere Abstufungen von monatlich ca. 4,50€ oder 7,50€ pro Person

GoVisually

GoVisually ist ein Bildbearbeitungsprogramm, welches unter anderem auch die Möglichkeit bietet, Bilder und die dazugehörigen Informationen zu archivieren. Das ursprünglich für die Zusammenarbeit von Designer-Kunden konzipierte Tool ist vielfältig nutzbar. Kreative Arbeits(zwischen)ergebnisse können schnell überprüft und genehmigt werden. GoVisually kann somit für die Zusammenarbeit mit externen Webdesignern und Grafikern genutzt werden.

Funktionen:

Teilen des eignen Bildschirms in Videokonferenzen zum Zeigen von Präsentationen oder Dokumenten
Aufzeichnen der jeweiligen Videokonferenzen
Integrierte Chatfunktion für den diskreten Austausch zwischen zwei Teilnehmenden des Meetings
Beitritt zur Videokonferenz über einen Link, auch Einwahl über das Telefon möglich

Kosten:

Probeversion kostenlos
ab circa 11,00 € pro Monat und Teammitglied, Soloversion ca. 18,00 € pro Monat

MindMeister

Mindmaps, sogenannte „Gedanken(land)karten“, sind eine bewährte Methode, um Ideen zu fixieren und zu visualisieren. MindMeister ermöglicht Anwendenden sowohl online als auch offline die Erstellung und Bearbeitung von Mindmaps, um komplexe Zusammenhänge allein oder im Team festzuhalten. Die Visualisierung kann bei MindMeister unkompliziert mit Notizen, Bildern oder Videos bestückt werden.

Funktionen:

  • Protokollieren von Ergebnissen eines Brainstormings
  • Zuweisung von Aufgaben innerhalb der erstellten Mindmap
  • Integration von Fristen und Prioritäten
  • Vorbereitung von Präsentationen

Kosten:

  • Basisversion kostenfrei
  • Pro-Version monatlich 8,25 € pro Nutzer

business people team meeting in modern office design planning ideas conceptsaksit - stock.adobe.com

Timebutler

Die Zeiterfassungs-Software Timebutler ermöglicht die Dokumentation von Arbeitszeiten auch im Homeoffice. Die Software wurde von einem deutschen Unternehmen entwickelt und speichert die Daten daher DSGVO-konform. Zudem ist Timebutler browserbasiert und verzichtet somit auf eine eigene App.

Funktionen:

  • Stundenerfassung
  • Urlaubsplanung
  • Überstunden verwalten
  • Individuelle Einstellungen und Konfigurationen, beispielsweise Firmenlogo im Design
  • Erstellung von Berichten und Auswertungen
  • Mehrsprachigkeit

Kosten:

  • Probeversion 6 Wochen kostenlos
  • Flatrate-Preis 24,00 € pro Monat für die Verwaltung von bis zu 500 Usern

Toggl

Flexible Zeiterfassung steht bei Toggl im Mittelpunkt. Das Zeiterfassungstool ermöglicht es, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendeten Zeit nachzuverfolgen. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen sowie in Agenturen wird das in mehreren Sprachen verfügbare, modular aufgebaute Tool bereits genutzt.

Funktionen:

  • Tracking per Stoppuhr (starten, pausieren und stoppen möglich)
  • Übersicht der Arbeitszeiten nach Tag, Woche und Monat
  • Report-Funktion, um individuelle App-Analysen zu erhaltenStundenerfassung

Kosten:

  • Free-Version: Standard-Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben und Zeiterfassung
  • zusätzliche Funktionen (z. B. optimiertes Team-Management und Zeiteinschätzung) ab ca. 8,50€ monatlich

 

Wo kann ich mehr zum Thema Collaboration Tools erfahren?

Für Unternehmen, die dem Wandel der Märkte innovativer, stärker und durchsetzungsfähiger entgegen treten möchten, hat der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. einen Leitfaden veröffentlicht. Mit praktischen Ansätzen für Business Collaboration zeigt Ihnen dieser den Weg vom Wandel Ihrer Unternehmens- und Kommunikationskultur bis hin zum Unternehmen 2.0.

Sie möchten in Ihrem Unternehmen Videokonferenzen einsetzen? Dann nutzen Sie den Collaboration Leitfaden des Unternehmens Fahr&Partner, welcher auf einer Umfrage von Redshift Research und Polycom basiert:

  • Über 75 Prozent der Befragten gaben an, regelmäßig Videokonferenzen zu nutzen.
  • Mit dem dritten Platz gehört die Videokonferenz zu den beliebtesten Kommunikationsmethoden - nach der klassischen E-Mail und Telefonkonferenzen.

Weiterhin werden Ihnen in dem Leitfaden von Fahr&Partner die Do´s and Dont´s bei Videokonferenzen aufgelistet sowie länderspezifische Tipps für die internationale Zusammenarbeit gegeben.

Die Begriffe „Arbeiten 4.0“ und „Digitalisierung“ prägen die Arbeitswelt der letzten Jahre. Anknüpfend an eine Studie aus dem Jahr 2015 hat die Bertelsmann Stiftung nun einen Werkstattbericht veröffentlicht, welcher den Stand der Digitalisierung im Mittelstand zusammenfasst. Als größte Herausforderung identifiziert der Bericht, digitale Kompetenzen auf Mitarbeiterebene zu festigen. Weiterhin werden unausgeschöpfte Potenziale der Digitalisierung aufgeführt.

 

Buchtipps der PERWISS-Redaktion zu Collaboration Tools

Folgende Bücher liefern Ihnen praktische Anleitungen, Beispiele und Werkzeuge, die Sie bei der Einführung von Collaboration Tools unterstützen:

„#VERNETZT ARBEITEN: Soziale Netztwerke in Unternehmen“

Bild 1In dem Buch "#VERNETZT ARBEITEN" (2018) erklärt Ihnen Isabel De Clercq, wie Sie Soziale Netzwerke für Wissensmanagement, Teambildung, Marketing und Kundenbindung nutzen können. Wie verändern soziale Technologien unser Arbeitsleben? Welche Technologien machen mein Unternehmen erfolgreicher? Auf diese und weitere Fragen geben Ihnen 15 Autoren und Autorinnen Antworten. Lernen Sie aus den Erfahrungen, Erfolgen und Misserfolgen von Unternehmen in der Arbeit mit Collaboration Tools und Social Media. ISBN-13: 978-3962510244

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„Human Collaboration Management - Personalmanager als Berater und Gestalter in einer vernetzten Arbeitswelt“

Bild 2Wie wird ein Personalmanager zum Treiber und Begleiter des Wandels zu mehr Kollaboration? - In dem Buch "Human Collaboration Management - Personalmanager als Berater und Gestalter in einer vernetzten Arbeitswelt" erhalten Sie Ideen, Anregungen und Beispiele, wie Sie die Prinzipien Vernetzung und Kollaboration in Bezug auf Kultur und Führungsstil, betriebliche Strukturen oder in Beurteilungs- und Vergütungssystemen umsetzen können. ISBN-13: 978-3791037998

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„Social Collaboration Workplace“

45135 cAndreas Hiller, Marcus Schneider und Anne Christine Wagner erklären in ihrem Buch "Social Collaboration Workplace", was nötig ist, um ein modernes Intranet erfolgreich einzuführen. Sie nutzen ihre praktische Erfahrung und Beispiele aus dem Mittelstand, um das nötige Wissen zur Implementierung von neuen Social Collaboration Tools und Prozessen zu vermitteln. Dabei wird insbesondere der Unterschied zu der normalen Integration eines IT-Systems hervorgehoben, da bei Social Collaboration ein Wandel in Teilen der Unternehmenskultur von statten geht. ISBN-13: 978-3864880650

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Informationen zum Autor dieses Beitrags

oliver lilieFoto: Dirk Mahler

Oliver Lilie ist Arbeitswissenschaftler und geprüfter HR-Manager. Seit 1998 leitet er die MA&T Organisationsentwicklung GmbH als geschäftsführender Gesellschafter. Er begleitet und berät Unternehmen bei der Strategieentwicklung und der Gestaltung von Arbeitsprozessen. Führung, Personalmanagement und Change zählen zu seinen Trainingsthemen. Als einer der Hauptredakteure auf Perwiss befasst er sich insbesondere mit Arbeit 4.0, Führung und New Work.

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