Collaboration Tools zur Teamarbeit effektiv nutzen

LIGHTFIELD STUDIOS - stock.adobe.com

Collaboration-Tools sind nicht neu! Insbesondere IT-affine Branchen und die Kreativwirtschaft nutzen diese Hilfsmittel schon seit einigen Jahren erfolgreich. Schaffen diese Tools jetzt den Durchbruch aufgrund der besonderen Umfeldbedingungen? Welche dieser Tools sind für meinen Bedarf besonders geeignet?

Experten sehen die Krisensituation im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie als möglichen Durchbruch für viele dieser häufig webbasierten Zusammenarbeits-Tools. Ein Tag pro Woche im Homeoffice oder mehr könnte bald tatsächlich zur Normalität werden. Aufgrund dessen ist es nicht nur in der jetzigen Situation, sondern auch langfristig sinnvoll, sich mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit mithilfe von Collaboration-Tools auseinanderzusetzen. Einige dieser Online-Instrumente nutzen Sie vielleicht schon, von anderen haben Sie bisher nur gehört und wieder andere scheinen Ihnen vielleicht als zukünftig lohnenswert.

Welchen Nutzen bieten Collaboration-Tools?

Collaboration-Werkzeuge bieten sehr unterschiedliche Funktionen zur (virtuellen) Zusammenarbeit von Teams. Die auf dem Markt verfügbaren Tools sind für die Analyse, die Planung, die Organisation und das Controlling bzw. die Reflexion geeignet. Typische Funktionen, die Teams nutzen können sind:

• Ideen entwickeln, systematisieren und teilen
• auf Informationen und Daten orts- und zeitunabhängig Zugriff haben
• in Echtzeit ortsunabhängig miteinander kommunizieren
• gemeinsame Workflows gestalten
• Daten gemeinsam erfassen und einsehen
• Ressourcen gemeinsam planen und organisieren
• Wissen strukturieren und für alle Teammitglieder verfügbar machen

Viele dieser Werkzeuge sind in der Basisversion kostenfrei oder können über einen ausreichend langen Zeitraum kostenfrei getestet werden. UND die Basisversion gibt wie z. B. bei Trello bereits eine Menge an Funktionalität her. Lassen Sie sich von uns inspirieren, selbst mehr auszuprobieren.

Worauf müssen Sie achten, um erfolgreich zu sein?

Erfahrene Veränderungsmanager und Veränderungsmanagerinnen wissen, dass die beste technische Lösung kein Erfolgsgarant ist. Vielmehr gilt es, die Beschäftigten bei der Einführung neuer Lösungen mitzunehmen, zu begeistern und vom Nutzen zu überzeugen. Laut dem Marktforschungsunternehmen Gardner* scheitern fast 90 Prozent der Collaboration Projekte.

1. Arbeiten Sie Nutzenargumente für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf! Geben Sie diesen Ihren Führungskräften an die Hand!
2. Vermeiden Sie Insellösungen! Versuchen Sie alle Teammitglieder bzw. die gesamte Belegschaft zur Nutzung der ausgewählten Tools zu bewegen!
3. Machen Sie den Nutzen der Tools messbar und für die Beschäftigten erlebbar! Verwenden Sie dafür Erfahrungsberichte von Anwendenden!
4. Wählen Sie die Tools gezielt nach Ihrem konkreten Bedarf aus. Bei verschiedenen Alternativen können Sie die Anwender an der Auswahl der Tools beteiligen!
5. Vermeiden Sie redundate Werkzeuge!
6. Beschränken Sie die Anzahl der Tools! Vermeiden Sie die Devise “Viel hilft viel”!
7. Bereiten Sie die Belegschaft bzw. Ihr Team ausreichend auf den Einsatz der neuen Tools vor! Schalten Sie gegebenenfalls einzelne Features nacheinander frei!
8. Führen Sie eine Piloteinführung am besten in Bereichen durch, in denen die Erfolgswahrscheinlichkeit besonders hoch ist und in denen Sie viel Lernen können!

Perwiss-Tools zur Collaboration und New Work

Tool: Checkliste Trends 4.0

Tool: Die besten Collaboration-Tools

Tool: 20 Tipps für die Moderation von Online-Meetings

Tool: Kurzcheck Veränderungsfitness

 

Erhalten Sie weitere Praxistools für das Personalmanagement!

 

Unsere Perwiss-Tool-Tipps für die Zusammenarbeit

Unsere Tool-Tipps haben wir in insgesamt fünf Rubriken gegliedert. Jede Rubrik beeinhaltet eine kurze Beschreibung der passenden Tools, verdeutlicht die einzelnen Funktionen und liefert Informationen zu den entstehenden Kosten. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und freuen uns, über Anregungen zu weiteren Tools. Die Kosten und Preise entsprechen dem Stand März 2020 und sind den Webseiten der Anbieter entnommen.

Wo kann ich mehr zum Thema Collaboration Tools erfahren?

Für Unternehmen, die dem Wandel der Märkte innovativer, stärker und durchsetzungsfähiger entgegen treten möchten, hat der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. einen Leitfaden veröffentlicht. Mit praktischen Ansätzen für Business Collaboration zeigt Ihnen dieser den Weg vom Wandel Ihrer Unternehmens- und Kommunikationskultur bis hin zum Unternehmen 2.0.

Sie möchten in Ihrem Unternehmen Videokonferenzen einsetzen? Dann nutzen Sie den Collaboration Leitfaden des Unternehmens Fahr&Partner, welcher auf einer Umfrage von Redshift Research und Polycom basiert:

• Über 75 Prozent der Befragten gaben an, regelmäßig Videokonferenzen zu nutzen.
• Mit dem dritten Platz gehört die Videokonferenz zu den beliebtesten Kommunikationsmethoden - nach der klassischen E-Mail und Telefonkonferenzen.

Weiterhin werden Ihnen in dem Leitfaden von Fahr&Partner die Do´s and Dont´s bei Videokonferenzen aufgelistet sowie länderspezifische Tipps für die internationale Zusammenarbeit gegeben.

Die Begriffe „Arbeiten 4.0“ und „Digitalisierung“ prägen die Arbeitswelt der letzten Jahre. Anknüpfend an eine Studie aus dem Jahr 2015 hat die Bertelsmann Stiftung nun einen Werkstattbericht veröffentlicht, welcher den Stand der Digitalisierung im Mittelstand zusammenfasst. Als größte Herausforderung identifiziert der Bericht, digitale Kompetenzen auf Mitarbeiterebene zu festigen. Weiterhin werden unausgeschöpfte Potenziale der Digitalisierung aufgeführt.