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Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt und wirkungsvoll motivieren

Durch fehlende Motivation entsteht der deutschen Volkswirtschaft und damit den deutschen Unternehmen jedes Jahr erheblicher Schaden. Dies belegen verschiedene aktuelle Studien. Laut Gallup Engagement-Index 2014 belaufen sich die jährlichen volkswirtschaftlichen Kosten aufgrund von innerer Kündigung auf eine Summe zwischen 73 und 95 Milliarden Euro.

Ein Viertel der in dieser Studie befragten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hat schon einmal die Arbeitsstelle wegen einer/s Vorgesetzten gekündigt, um das eigene Wohlbefinden zu verbessern. 19 Prozent der Beschäftigten ohne emotionale Bindung sind aktiv auf der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz. Weitere 23 Prozent schauen sich um, suchen aber nicht aktiv. Unter den emotional hoch gebundenen Mitarbeitenden ist hingegen nur ein Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv auf Arbeitsplatzsuche und sechs Prozent schauen sich um. Darüber hinaus weisen emotional nicht gebundene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schnitt fünf Tage mehr Fehlzeiten auf als ihre emotional hoch gebundenen Kolleginnen und Kollegen.

Die FOM Hochschule für Ökonomie und Management kommt in der Studie „Führungspraxis und Motivation“ (2012) zu dem Ergebnis: Demotivation ist enorm teuer! Der durchschnittliche Verlust an Produktivität und Arbeitsleistung aufgrund von Motivationsbarrieren liegt bei 29,9 %.

Wann und wie entsteht Motivation?

Der Begriff Motivation leitet sich aus dem lateinischen Wort „movere“ ab. Dies bedeutet bewegen. Beim Motivieren geht es also darum, sich selbst oder andere in eine bestimmte Richtung zu bewegen.
Eine gute Erklärung für unterschiedliche Bewegungsrichtungen von Motivation liefert die Seite www.studienstrategie.de. Dort wird unterschieden zwischen:

  • 'Weg-von'-Motivation = Man will weg von einem unerwünschten Zustand.
  • 'Hinzu'-Motivation = Man möchte hin zu einem erwünschten Zustand.

Grundsätzlich können zwei Quellen bzw. Impulse von Motivation unterschieden werden – die von innen kommende Motivation (intrinsische Motivation) sowie die von außen kommende Motivation (extrinsische Motivation). Beide Quellen schließen sich nicht aus. Viele Handlungen werden in Kombination von beiden Motivationsquellen ausgeführt.

Bei der intrinsischen Motivation handelt der Mensch nicht, um eine Belohnung zu bekommen. Der Motivationsanreiz kommt aus der Handlung selbst. Anreize bei der intrinsischen Motivation sind Neugier, emotionale Anreize, Spaß oder eine Erfolgserwartung.
Beispiel: Einer Ingenieurin wird ein neues Projekt übertragen. Sie soll für einen völlig neuen Fahrzeugtypen ein Antriebssystem konstruieren. Die Aufgabe passt genau in das Interessengebiet der Frau. Gleichzeitig ist mit der Konstruktionsaufgabe die Einführung einer äußerst interessanten neuen Konstruktionssoftware verbunden.

Bei der extrinsischen Motivation wirken sich äußere Einflüsse auf die Motivation aus. Die innere Motivation soll durch Zwang oder Belohnung verstärkt werden. Zwang kann als negative Verstärkung und Belohnung als positive Verstärkung betrachtet werden. Die Verstärkung hält jedoch nur zeitlich begrenzt an.
Beispiel für Zwang: „Die Vertriebsmitarbeiter eines Spielzeugherstellers müssen jeden Monat mindestens einen Neukunden gewinnen. Erreichen Sie dieses Ziel nicht, dann bekommen Sie jeweils 150,00 € weniger Bruttoentgelt.“
Beispiel für Belohnung: „Ein KVP-Projektteam soll die Durchlaufzeit eines Produktionsprozesses um 30 % reduzieren. Wird dieses Ziel erreicht, erhält jedes Teammitglied eine Erfolgsprämie von 200,00 €.“

Forschungen u. a. von Edward L. Deci ergeben, dass die intrinsische Motivation in dem Moment weniger wird, wo äußere Anreize für eine ursprüngliche intrinsisch motivierte Handlung angeboten werden.

Oft haben äußere Motivationsfaktoren einen starken, jedoch kurzfristigeren Effekt. Intrinsische Motivationsfaktoren zeigen eher eine langfristige Wirkung.

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Welche theoretischen Modelle zur Erklärung von Mitarbeitermotivation gibt es?

Motivation haende-Fotolia 62394342 XSPHOTOMORPHIC PTE. LTD.-Fotolia.comGrundsätzlich kann zwischen Inhalts- und Prozesstheorien unterschieden werden.

Als Inhaltstheorien sind zu nennen:

Bedürfnispyramide nach Maslow: Eines der bekanntesten und am häufigsten zitierten Motivationsmodelle ist die Bedürfnispyramide nach Maslow aus dem Jahr 1954. Maslow beschreibt fünf aufeinander aufbauende Klassen von Bedürfnissen:

  • Grundbedürfnisse/physiologische Bedürfnisse,
  • Sicherheitsbedürfnisse,
  • Soziale Bedürfnisse,
  • Anerkennung/Achtung und
  • Selbstverwirklichung.

Das Modell geht davon aus, dass nach Erfüllung einer Bedürfnisklasse, das nächsthöhere Bedürfnis die höchste Motivationswirkung hat. Dieses Modell gilt aber weitestgehend als widerlegt.

Herzbergs Zwei-Faktoren-Theorie: In dieser Theorie aus dem Jahr 1959 werden Zufriedenheit und Unzufriedenheit nicht als Pole einer Dimension, sondern als zwei voneinander unabhängige Konstrukte betrachtet, die grundsätzlich von den Faktorengruppen Motivatoren und Hygienefaktoren beeinflusst werden. Motivatoren sind Anspornfaktoren, die Zufriedenheit auslösen. Hygienefaktoren steigern nicht die Zufriedenheit und spornen nicht an. Vielmehr führt ihr Fehlen zu Unzufriedenheit.

Motivatoren sind:

  • Arbeitsinhalte
  • Erfolg
  • Anerkennung
  • Verantwortungsübernahme
  • Aufstieg
  • Entfaltungsmöglichkeiten

TIPP: Überprüfen Sie, welche Motivatoren in welcher Ausprägung in Ihrem Unternehmen vorhanden sind! Welchen Einfluss haben Sie als Führungskraft oder Personalverantwortliche/r auf diese Motivatoren?

Hygienefaktoren sind:

  • Arbeits- bzw. Betriebsklima
  • Arbeitsbedingungen
  • Sicherheit des Arbeitsplatzes
  • Entgelt
  • Mitarbeiterführung
  • Unternehmenspolitik

TIPP: Insbesondere auf das Arbeits- und Betriebsklima, die Arbeitsbedingungen und die Mitarbeiterführung haben Führungskräfte maßgeblichen Einfluss. Formulieren Sie konkrete Maßnahmen zur gezielten Verbesserung der Hygienefaktoren!

McClellands Bedürfniskategorien: Es werden Bedürfnisse nach Leistung, nach Verbundenheit und nach Macht unterschieden. Einzelpersonen können eine unterschiedliche Ausprägung bezogen auf die Bedürfniskategorien aufweisen.

TIPP: Schätzen Sie für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein, welche dieser Bedürfniskategorien wie stark ausgeprägt sind. Leiten Sie daraus Konsequenzen für Ihr Führungsverhalten ab!

Wichtige Prozesstheorien sind:

Zielsetzungstheorie nach Locke und Latham: Diese Theorie geht davon aus, dass Ziele Menschen motivieren und die unmittelbaren Regulatoren des menschlichen Handelns sind. Handlungen sollen durch einen Spannungszustand aktiviert werden.

Rubikon-Modell nach Heckhausen: Das Rubikon-Modell geht davon aus, dass sich eine Handlung in vier Phasen gliedert:

  • Prädezisionale Phase: Auswahl eines bestimmten Zieles
  • Präaktionale Phase: Festlegung, wie das Ziel erreicht wird (Planen)
  • Aktionale Phase: Umsetzung der Handlung in die Tat (Handeln)
  • Postaktionale Phase: Ergebnisbewertung

Woran liegt es, dass die Mitarbeitermotivation in Unternehmen oft vernachlässigt wird?

Fotolia 75250258 XSMH - Fotolia.comDrei Hauptursachen führen häufig dazu, dass die Mitarbeitermotivation nicht ausreichend im Fokus der Unternehmensleitung und der Führungskräfte steht.

  1. Fehlende Wahrnehmung der Motivationslage: Dies führt zu einer zu geringen Berücksichtigung der Motivationslage bei Unternehmensentscheidungen und insbesondere bei anstehenden Veränderungsprozessen.
    Beispiel: Im Unternehmen gehen Gerüchte um, dass ca. 10 Prozent der Belegschaft das Unternehmen verlassen müssen. Damit ist ein wichtiger Hygienefaktor (Sicherheit) nicht mehr ausreichend erfüllt. Zu diesem Zeitpunkt wird Mehrarbeit angeordnet. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Belegschaft mit hohem Engagement die Mehrarbeit angeht, ist sehr gering.
  2. Kommunikationsdefizite: Oft sind Motivatoren und Hygienefaktoren im Unternehmen in ausreichendem Umfang vorhanden. Diese werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jedoch nicht oder nicht auf geeignete Art und Weise kommuniziert.
  3. Gestaltungsprobleme: Die Motivatoren und das damit verbundene Anreizangebot sind häufig nicht auf die Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgestimmt. Dadurch können diese kaum oder gar keine Wirkung entfalten. Ein weiterer Fehler sind intransparente Vergabemechanismen für Anreize.

TIPP: Nutzen Sie unsere Tools "Top-15 materielle, betriebliche Anreize" und "TOP 25 immaterielle, betriebliche Anreize" (Enthalten im kostenpflichtigen Paket „Fünf Premium Perwiss Tools“!) zur gezielten Förderung der Mitarbeitermotivation!

Woran ist zu erkennen, dass die Mitarbeitermotivation sinkt?

In den meisten Fällen ist zunächst eine Verschlechterung des Arbeitsklimas zu erkennen. Dies kann sich sowohl in der Beziehung zwischen den Beschäftigten als auch in der Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden niederschlagen. Meist ist eine sinkende Motivation mit einem Rückgang der Leistung verbunden. Weitere häufige Symptome sind die 'innere Kündigung' („Dienst nach Vorschrift“ bzw. fehlende Bereitschaft, mitzudenken), eine Erhöhung des Krankenstandes oder auch Eigenkündigungen der Beschäftigten.

Frühindikatoren zu einer sinkenden Motivationslage können sein:

  • Sinkender Anteil freiwilliger Überstunden
  • Rückgang von Verbesserungsvorschlägen
  • Steigerung von Ausschuss oder Fehlerrate
  • Steigende Anzahl von Konflikten
  • Erhöhung des Krankenstandes
  • Weniger Bereitschaft zur Übernahme von Sonder-/Zusatzaufgaben (Schichten, Projekte)

Typische Spätindikatoren können sein:

  • Steigende Fluktuationsrate
  • Sinken der IST-Leistung

Mit welchen Maßnahmen können Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz erfasst werden?

Fotolia 70815826 XSalphaspirit - Fotolia.comZur Erfassung der Motivationslage von Einzelpersonen, Personengruppen oder der gesamten Belegschaft eignen sich verschiedene Werkzeuge.

  1. Mitarbeiterbefragungen ermöglichen die Erfassung der Motivationslage der Gesamtbelegschaft und lassen Rückschlüsse auf Ursachen für den Motivationszustand der Belegschaft zu. Rückschlüsse auf die Motivation einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und kleinerer Personengruppen sind aufgrund der anonymen Durchführung nicht möglich.
    TIPP: Mehr Informationen zu Mitarbeiterbefragungen finden Sie auf der passenden Themenseite.
    TIPP: Unser Fragenkatalog Mitarbeiterbefragungen enthält auch Ideen und Anregungen für die Formulierung von Fragen zur Motivationslage der Belegschaft.
  2. In Teamworkshops und Teamtagen (extern begleitet) oder vergleichbaren Maßnahmen gewinnen Sie Aussagen über die Motivation eines gesamten Teams (Arbeits- oder Projektgruppe, Abteilung o. ä.). Eine differenzierte Ursachenanalyse und die gemeinschaftliche Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung der Motivation sind sofort möglich.
  3. Mitarbeitergespräche bieten die Chance, individuelle Aussagen zur Motivation von einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu bekommen. Sie helfen bei guter Gesprächsführung eine sehr differenzierte Analyse und gleichzeitig die Ableitung ganz konkreter Maßnahmen sowohl für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter als auch für die Führungskraft vorzunehmen.
    Begriffserklärung:
    Das Mitarbeitergespräch zählt zu den wichtigsten Instrumenten der Personalführung. Es ist ein vertrauliches, partnerschaftlich geführtes Gespräch. Es findet generell als Vier-Augen-Gespräch zwischen dem/r Mitarbeiter/in und dem/r direkten Vorgesetzten bzw. einem/r entsprechend mit Personalverantwortung betrautem/r Vorgesetzten statt.
    Das Mitarbeitergespräch kann regelmäßig oder auf speziellen Anlass (situativ) hin durchgeführt werden.
    Spezielle Anlässe für Mitarbeitergespräche können u. a. sein:
    • Ende einer Probezeit
    • Ablauf eines befristeten Arbeitsvertrages
    • Kritik oder Lob am/an der Mitarbeiter/in
    • Rückkehr nach Krankheit
    • Auftretende Konflikte
    • Kündigung
    • ...
    Ein regelmäßig wiederkehrendes Mitarbeitergespräch ist das Mitarbeiterjahresgespräch. Dieses dient vor allem dazu „Bilanz zu ziehen“ und die „Zukunft zu planen“. Häufig orientieren sich Mitarbeitergespräche an Leitfäden, Checklisten, Fragenkatalogen und Mustervorlagen. Diese Tools können optional auf den speziellen Bedarf und Einsatzfall angepasst werden.
    TIPP: Bauen Sie gezielt Fragen zur Erfassung der Motivationslage in das Mitarbeitergespräch ein! Lassen Sie sich durch unser Tool „Top Fragen im Mitarbeiterjahresgespräch“ dazu anregen, konkrete Fragestellungen zu formulieren!
  4. Routinebesprechungen ermöglichen ein systematisches Feedback des Teams zur Motivationslage an die Führungskraft sowie untereinander.
    TIPP: Formulieren Sie zum Beginn jeder Teambesprechung eine Frage zur Motivation an Ihr Team! Dies funktioniert allerdings nur bei einer entsprechenden Führungs- und Teamkultur.
  5. Personalportfolios ermöglichen die Einschätzung von Leistung und Motivationslage aus der Perspektive verschiedener Personen.
  6. Kummerkästen bieten der Belegschaft die Möglichkeit, anonym und unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt Probleme oder Demotivationsursachen zu benennen. Damit Kummerkästen funktionieren, ist insbesondere eine regelmäßige Auswertung der benannten Probleme durch dafür zuständige Verantwortliche notwendig.

Begriffserklärung:

Personalportfolios sind eine spezifische Anwendung der Portfolioanalyse auf das Personalmanagement. Der bekannteste Anwendungsfall ist das Personalportfolio nach Odiorne. In diesem werden Beschäftigte entsprechend ihres Potenzials und ihrer Leistung in vier Quadranten (stars, workhorses, problem employees, dead wood) eingeordnet.

Beachten Sie: Alle diese Werkzeuge funktionieren unter folgenden Voraussetzungen:

  • Die Führungskräfte sind geschult in der Anwendung der Werkzeuge!
  • Auf Analysen folgen Maßnahmen und Taten zur Abstellung von Ursachen, die zur Verschlechterung der Motivation von Einzelpersonen oder Gruppen führen!
  • Die Umsetzung von Maßnahmen erfolgt zeitnah zur Benennung der Ursachen!

Wer bzw. was hat im Unternehmen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation?

Den größten Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Führungskräfte des Unternehmens. Verschiedene Studien und unsere tägliche Praxis belegen diesen Fakt zur Genüge. Jedoch fühlen sich viele Führungskräfte in der Rolle der Motivatorin bzw. des Motivators nicht wohl. Dies kostet Zeit für Informationsbeschaffung und Kommunikation. Es heißt auch, sich kontinuierlich mit der Bedürfnislage von Einzelpersonen und des geführten Teams als Ganzes auseinander zu setzen. Wie wichtig dies ist, zeigen besonders Beispiele aus dem Sport. So können abstiegsgefährdete Mannschaften durch einen neuen motivierenden Trainer neue Reserven mobilisieren. Mannschaftmitglieder, die unter ihren Möglichkeiten blieben, können auf einmal ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten, weil sie dies nun wollen.

Besonderen Einfluss insbesondere auf die Hygienefaktoren, also der Vermeidung von Demotivation bzw. Unzufriedenheit haben die Organisation und die vorhandenen Rahmenbedingungen, wie die Arbeitszeitgestaltung.

Sehr wichtig für die Motivation ist der Umgang der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander. Wie wertschätzend verhält man sich? Wie wird sich gegenseitig informiert? Welche Konfliktkultur herrscht im Team und zwischen den Teams? Dies sind an dieser Stelle zentrale Fragen.

Wie kann die Mitarbeitermotivation gesteigert werden?

Die Hay Group kommt in Zusammenarbeit mit StepStone zu dem Schluss „Mitarbeiter sind käuflich, ihre Motivation nicht“ (2012): Ziel dieser Studie war es, repräsentative Erkenntnisse zur der Aussage „Geld motiviert nicht“ empirisch zu erlangen. Die These bestätigte sich, denn ein angemessenes Gehalt befindet sich im Motivationsranking hinter einem kollegialen Arbeitsumfeld und einen erfüllenden Job. Schlechtes Arbeitsklima und kein Spaß im Job würden mindestens 80% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu einer Kündigung bewegen; zu niedriges Gehalt liegt erst an vierter Stelle der Kündigungsgründe, wichtigere Beweggründe für eine Kündigung sind schlechtes Arbeitsklima (86%), keinen Spaß im Job (80%) und schlechte Führungskraft (71%).

Wenn man herausfinden möchte, was motiviert, dann kann es häufig einfacher sein, sich die Frage zu stellen: „Was wirkt eigentlich demotivierend?“

Typische Motivationskiller laut einem Haufe-Whitepaper sind mangelnde Wertschätzung für die eigene Arbeitsleistung (42%), schlecht funktionierender interner Kommunikationsfluss (28%) sowie das Fehlen von notwendigem Wissen (16%).

Insbesondere in diesen sechs Themenblöcken lohnt es sich, nach Motivations- oder eben auch noch DeMotivationsmöglichkeiten zu suchen:

  • Ziele und Arbeitsaufgaben
  • Informationen
  • Persönliches Verhalten der Führungskraft
  • Feedback und Kommunikation
  • Arbeitsumfeld
  • Betriebsklima

TIPP: In unserem Tool "Ideenliste MitarbeiterDEmotivation" haben wir insgesamt 30 Vorschläge für Sie in den oben genannten Themenblöcken zusammengestellt.

TIPP: Führen Sie mit Ihren Führungskräften ein Brainstorming zu der Frage durch: "Was können wir tun, um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonders gut zu demotivieren!" Drehen Sie Ihre Ideen dann ins Gegenteil um!

Welche bekannten oder auch nicht so bekannten Motivationssprüche gibt es?

  • “Man kann niemanden überholen, wenn man in seine Fußstapfen tritt.” (François Truffaut)
  • “Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen.” (Chinesisches Sprichwort)
  • „Es ist immer zu früh, um aufzugeben.“ (Norman Vincent Peale) 
  • „Niemand, der sein Bestes gegeben hat, hat es später bereut.“ (Sparky Anderson)
  • “Wenn du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten endlosen Meer.”(Antoine de Saint Exupery)
  • “Erfolg ist die Fähigkeit, von einem Misserfolg zum anderen zu gehen, ohne seine Begeisterung zu verlieren.” (Winston Churchill)
  • “Eine mächtige Flamme entsteht aus einem winzigen Funken.” (Dante Alighieri)
  • “Wir warten unser Leben lang auf den außergewöhnlichen Menschen, statt die gewöhnlichen um uns her in solche zu verwandeln.” (Hans Urs von Balthasar)
  • “Der einzige Mist, auf dem nichts wächst, ist der Pessimist.” (Theodor Heuss)
  • “Es sind immer die einfachsten Ideen, die außergewöhnliche Erfolge haben.” (Leo N. Tolstoi)
  • “Denke ständig an das, was Du willst, nicht an die Dinge, vor denen Du Dich fürchtest.” (Brian Tracy)
  • “Nutze das Talent, das Du besitzt. Die Wälder wären ein sehr stiller Ort, wenn nur diejenigen Vögel singen würden, die es am besten können.” (Henry Van Dyke)

Wo kann man mehr zum Thema Motivation erfahren?

Im Bereich Trends finden Sie verschiedene Studien zum Thema Motivation. Hierzu gehört auch der jährlich veröffentlichte Engagement Index Deutschland der Gallup GmbH.

Eine umfassende Linksammlung zum Thema Mitarbeitermotivation ermöglicht Ihnen, sich vertieft mit dem Thema auseinander zu setzen. Die Verweise befassen sich u. a. mit Motivationsmanagement als Führungsaufgabe oder der intrinsischen Motivation.

Unsere Literaturseite zu Mitarbeitermotivation ist in die Abschnitte Basis- und Anwendungswissen gegliedert. Zudem finden Sie hier auch einige Werke zum Schmunzeln ...

Weiterführende Informationen bieten Ihnen auch die Themenseite zur Anreizgestaltung sowie eine Reihe von Tools in der Rubrik „Personalbindung“.

Von der Perwiss-Redaktion empfohlene Bücher zu Mitarbeitermotivation

2D Cover Die neue Macht der Mitarbeiter GeffroyEmployer Clienting® steht im Mittelpunkt des Buches "Die neue Macht der Mitarbeiter: Wie man Mitarbeiter gewinnt, begeistert und hält" (2017) von Edgar und Barbara Geffroy. Bei Employer Clienting® handelt es sich um ein verändertes, der Zukunft angepasstes Personalmanagement, welches den Menschen als entscheidenen Faktor im Unternehmen betrachtet. Durch eine individuelle Auseinandersetzung mit den Stärken eines jeden Mitarbeiters kann eine passgenauere Einbindung im Unternehmen gelingen. In diesem Zusammenhang betonen die Autoren die besondere Bedeutung der emotionalen Intelligenz der Führungskräfte. ISBN-13: 978-3869367569

 
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