Aktuelle Seite: Home Themen Personalbindung Systematisches Onboarding statt ‚Schupps ins kalte Wasser‘

Systematisches Onboarding statt ‚Schupps ins kalte Wasser‘

Jeder wird sich sicherlich noch daran erinnern, wie es war, den ersten „echten“ Arbeitstag nach der Ausbildung oder dem Studium zu erleben. Endlich im Berufsleben angekommen – neues Umfeld, neue Aufgaben, neue Kolleginnen und Kollegen.

Unsere Arbeitswelt ist durch viele Megatrends wie Globalisierung, Mobilität und Individualisierung so dynamisch geworden, dass nur die wenigsten Beschäftigten den einen ersten Tag im Unternehmen erleben. Fach- und Führungskräfte erleben viele erste Tage, viele Einstiegszeiten und Einarbeitungsphasen. Ein guter Grund, dass sich Unternehmen damit auseinander setzen, wie das sogenannte Onboarding gut gelingen kann, damit Beschäftigte Fuß fassen und möglichst langfristig im Unternehmen bleiben.

 

Inhaltsverzeichnis

 

Was bedeutet Onboarding?

Der Begriff Onboarding (Einarbeitung der Mitarbeiter) lässt sich wunderbar mit folgendem Bild erklären:

Stellen Sie sich einen Hafen vor, an dem viele Schiffe vor Anker liegen, die sich durch ihr Äußeres voneinander unterscheiden. Einige liegen sehr weit vorn, andere sehr weit hinten. Vor einigen ist ein Teppich ausgerollt, ein Schild weist den Weg, auf dem Deck stehen schon freundliche Menschen, die einen in Empfang nehmen wollen. Sie wissen bereits, mit welchem Schiff Sie reisen wollen, Sie schauen sich neugierig um und finden schließlich Ihr Schiff. Dann wird es spannend: Sie gehen an Bord und nehmen sehr wach und aufmerksam Ihre Umgebung war:

  • Wie werden Sie begrüßt und in Empfang genommen?
  • Wie gut gelingt es Ihnen, sich auf dem großen neuen Schiff zu orientieren?
  • Wie fühlen Sie sich in der neuen Umgebung?
  • Inwieweit wissen Sie, wohin die Reise gehen wird und was man von Ihnen als Beitrag erwartet?

Sie haben sicherlich schon erkannt, dass das Schiff für ein Unternehmen, für einen Arbeitgeber steht. Onboarding steht also für die Art und Weise, wie ein Unternehmen neue Mitarbeiter in Empfang nimmt – sie an Bord holt – und für die gemeinsame Reise vorbereitet. Somit werden unter dem Begriff Onboarding sämtliche Maßnahmen und Aktivitäten subsummiert, die einer erfolgreichen Einarbeitung und Integration neuer Beschäftigter dienen.

 

Welche Ziele verfolgen Unternehmen?

Start und Ziel als WürfelCarmen SteinerDie strukturierte und systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist eine nicht zu vernachlässigende Investition eines Unternehmens. Selbstverständlich verfolgen Unternehmen, die dafür Geld und Zeit in die Hand nehmen, auch ganz spezifische Ziele:

  • Sie wollen die Frühfluktuation vermeiden und die Fluktuationsrate senken!
  • Sie wollen möglichst frühzeitig Arbeitsfähigkeit bei den Neuen herstellen!
  • Sie möchten Unruhe und Spannungen im Team so gering wie möglich halten!
  • Sie möchten die hohe Einstiegsmotivation des/r Neuen nutzen und lange aufrechterhalten!
  • Sie möchte sich als guten und wertschätzenden Arbeitgeber präsentieren!
  • Sie möchten eine gute Grundlage für die Identifikation mit dem Unternehmen legen und den bzw. die Mitarbeiter/in langfristig binden.

 

Wer ist die Zielgruppe?

Grundsätzlich könnte man die Frage nach den Zielgruppen von Onboarding kurz und knapp mit ALLE beantworten. Allerdings macht es hier Sinn, genauer hinzuschauen und besondere Zielgruppen oder kritische Positionen zu differenzieren und dementsprechend auch Einarbeitungsprozesse zielgruppenspezifisch zu gestalten.

Auszubildende

Aufgrund des demografischen Wandels werden Azubis eine immer kostbarere Ressource. Unternehmen investieren viel in Ausbildungsmarketing, um die junge Zielgruppe auf sich aufmerksam zu machen und dann für die Besetzung von Ausbildungsplätzen zu gewinnen. Dann sollte das Kümmern aber auf keinen Fall enden. Azubis haben in den meisten Fällen bis auf Schülerpraktika noch keinerlei Berufserfahrung gesammelt. Schon allein die Tatsache, jetzt täglich zur Arbeit oder zur Berufsschule zu gehen und sich in der Organisation des Arbeitgebers zurecht zu finden, ist ein gravierender Schritt. Je besser diese Phase durch das Unternehmen unterstützt wird, desto eher kann sich eine positive Arbeitsmotivation entwickeln und desto eher können Ausbildungsabbrüche verhindert werden.

INFO: Laut dem Berufsbildungsbericht des BIBB (2017) wurden nach den Ergebnissen der Berufsbildungsstatistik im Jahr 2015 fast 25 % aller Ausbildungsverträge vorzeitig gelöst.

Praktikantinnen und Praktikanten

Wenn ein Praktikum aufgenommen wird, hat dies – ob freiwillig oder verpflichtend – immer das Ziel, eine Berufstätigkeit oder ein Unternehmen näher kennen zu lernen. Für Unternehmen sind Praktika in Zeiten des Fachkräftemangels eine wunderbare Chance, potenzielle neue Mitarbeitende von sich zu überzeugen. Daher sollten sich Unternehmen Praktikanten und Praktikantinnen von ihrer besten Seite zeigen und sich darum bemühen, dass diese verstehen, wie sich ihre Tätigkeit in den Gesamtzusammenhang einordnet. Wenn es dann darum geht, sich nach dem Abschluss zu bewerben oder ggf. anderen einen Tipp zu geben, wo man einen guten Einblick in eine bestimmte Tätigkeit gewinnen kann, werden sich Ihre Praktikanten/innen mit Sicherheit sehr aufmerksam an ihr Praktikum erinnern. Wie diese Erinnerung ausfällt, können Sie maßgeblich mitgestalten.

Hochschulabsolventinnen und Hochschulabsolventen

Frisch von der Uni oder der Fachhochschule, voller Ideen und mit viel Motivation nun endlich das in Anwendung zu bringen, was über die Jahre an Wissen und Theorie angehäuft wurde, treten Absolventinnen und Absolventen auf den Arbeitsmarkt. Nach dem Abschluss aber einen passenden Job zu finden, stellt trotz Fachkräftemangel eine Herausforderung dar. Manchmal passen Anspruch und Wirklichkeit nicht recht zusammen, Ernüchterung macht sich breit. Überzeugen Sie Hochschulabsolventen und -absolventinnen von sich als attraktiven Arbeitgeber, indem Sie im Vorstellungsgespräch mit einer systematischen Einarbeitung, einem Patensystem oder regelmäßigen Feedbackgesprächen punkten.

Fach- und Führungskräfte, die Schlüsselpositionen übernehmen

Ob innerhalb der Branche oder des ursprünglich gelernten Berufs, der regelmäßige Jobwechsel gehört heute dazu. Gerade ambitionierte Fach- und Führungskräften, die ihren eigenen Wert als Arbeitskraft erkannt haben, achten bei der Wahl ihres nächsten Arbeitsgebers besonders darauf, was er zu bieten hat. Sie wollen oft schnell wieder ins Tun kommen, sich und ihre Ideen verwirklichen und wirksam werden. Helfen Sie ihnen dabei, indem Sie gemeinsam einen strukturierten Einarbeitungsplan entwickeln und regelmäßig den Stand des Ankommens im neuen Unternehmen reflektieren.

Abteilungs- oder Standortwechselnde

Zu guter Letzt, nicht nur tatsächlich neue, d. h. unternehmensexterne, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Zielgruppen von Onboarding sein. Denken Sie an Beschäftigte, die innerhalb eines Unternehmens den Standort oder die Abteilung wechseln. Auch für sie beginnt ein neuer Arbeitsalltag, sie müssen sich in ein anderes Team einfinden und erst herausfinden, wie die informellen Uhren ticken. Mit Sicherheit gestaltet sich Onboarding hier anders als bei ganz neuen Kollegen und Kolleginnen, dennoch kann eine Strukturierung der ersten Tage und Wochen, eine Mappe mit allen wichtigen Infos sowie ein/e feste/r Ansprechpartner/in helfen, möglich zeitnah in einen guten Arbeitsrhythmus zu kommen.

 

 

Wer ist an Onboarding-Prozessen beteiligt?

Im Mittelpunkt eines Einarbeitungsprozesses steht selbstverständlich der bzw. die Neue. Er bzw. sie wird im Verlauf des Einstiegs mit verschiedenen Personen oder Personengruppen zusammen treffen, die alle ihren eigenen Beitrag zur erfolgreichen Integration des bzw. der Neuen leisten können.

Die Personalabteilung kann unter anderem noch über die Rekrutierungsphase, d. h. Gespräch zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages, Ausfüllen eines Personalbogens usw., oder durch die Implementierung von Standards zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen in den Onboardingprozess involviert sein.

INFO: Laut der Studie Candidate Journey 2017 sind für Neue insbesondere das zeitgerechte Vorlegen des Arbeitsvertrages und ein/e feste/e Ansprechpartner/in in der Personal- oder Fachabteilung für Fragen wichtig.

In der Verantwortung der Führungskraft liegt es, die Einstiegsphase durch Gespräche zu begleiten. Die Klärung von Zielen und Erwartungen steht dabei ohne Zweifel zu Beginn des Onboardings auf der Tagesordnung. Die folgenden Gespräche haben dann einen zunehmend reflektierenden Charakter. Auch die Vorstellung vor dem Team oder eine Führung durch die Abteilung bzw. das ganze Unternehmen kann durch die verantwortliche Führungskraft übernommen werden.

Der insbesondere in der Einstiegszeit aufkommende Kommunikationsbedarf kann am besten durch die unmittelbaren Kolleginnen und Kollegen aufgefangen werden. Eine explizite Verantwortung für den bzw. die Neue hilft, dass die Hemmschwelle sinkt, auch tatsächlich Fragen zu stellen und diese nicht aus der Befürchtung heraus, andere von der Arbeit abzuhalten, zurückzustellen. Benennt das Unternehmen eine/n Paten/in, sorgt dies für geklärte Verhältnisse im Einarbeitungsprozess.

Sofern der neue Kollege bzw. die neue Kollegin nicht weitestgehend unabhängig arbeitet, ist selbstverständlich auch das Team, in das der bzw. die Neue kommt, am Onboarding beteiligt. Insbesondere die sozio-emotionale Aufnahme in die Organisation findet durch das Team statt. Das Team kann natürlich abwarten, bis der Neuling alle informellen Gepflogenheiten durch Beobachten bzw. Versuch und Irrtum herausgefunden hat, es kann aber auch unmittelbar aktiv werden. Erläutern wie üblicherweise die Pausen gestaltet werden oder wie mit Geburtstagskindern im Team umgegangen wird. Auf den Umgang des Teams mit Neulingen können wiederum insbesondere die Führungskräfte Einfluss nehmen und auch hier ihre Erwartungen deutlich machen.

Je nach Arbeitsplatz und dem individuellen Hintergrund des Neuankömmlings können selbstverständlich auch weitere Stellen und Personengruppen in den Einarbeitungsprozess involviert sein, wie beispielsweise die Arbeitnehmervertretung, die Schwerbehindertenvertretung oder der/die Gleichstellungsbeauftragte.

 

Wie kann das in der Praxis umgesetzt werden?

Es gibt eine große Palette von Maßnahmen und Aktivitäten, die Unternehmen für einen gelingenden Einstieg ins Unternehmen anbieten und umsetzen können.

  • Aushang
  • Begrüßungsmail
  • Betriebsrundgang
  • Einarbeitungsplan
  • Feedbackgespräche
  • Mitarbeiterhandbuch
  • Offizielle Vorstellung
  • Onboarding-Coaching
  • Patenprogramm
  • Schnitzeljagd
  • Selbstvorstellung Mitarbeiterzeitung
  • Teamabend
  • Willkommensgeschenk

Fotolia 100280656 Sscandinaviastock - FotoliaTIPP: Weitere Anregungen zur Gestaltung Ihrer Onboardingprozesse finden Sie in unserem Tool „10 Tipps für erfolgreiches Onboarding“!

 

Worauf sollten Sie  achten?

Der Einstieg in ein neues Unternehmen ist für Mitarbeiter immer wieder einmalig – nicht widerholbar und prägend. Dadurch ist er ein kritischer Moment, aber gleichzeitig eine Chance, Grundsteine für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen. Auch wenn sich Mitarbeitende über die Webseite und anderen Medien Informationen über den neuen Arbeitgeber einholen können und Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter/innen über die Bewerbungsunterlagen und das Bewerbungsgespräch kennen, kommt es nochmal zu einem neuen ersten Eindruck einer anderen Qualität, wenn es dann wirklich losgeht, der erste Arbeitstag angetreten wird und sich zum ersten Mal die beteiligten Personen gegenüberstehen, die nun im Kontext ihrer täglichen Arbeit viel Zeit miteinander verbringen werden.

Erfolgsfaktoren sind:

Offenheit: Um den Onboardingprozess möglichst effektiv und effizient zu gestalten, ist Offenheit erforderlich. Fragen wie: „Welche Erwartungen hat das Unternehmen an die Leistungen des Neulings?“ und „Was erwartet der Neuling vom Unternehmen als Unterstützung?“ helfen dabei, die Einstiegsphase bedarfsgerecht und zielorientiert auszurichten.

Rollenklärung: Ob als Standardprozess oder individuell gestaltet, Sie als Führungskraft oder Team sollten untereinander klären, wer welche Einstiegsphasen begleitet und wer für welche Themen und Fragen als Ansprechpartner/in benannt wird. Damit stellen Sie nach außen wahrnehmbar geordnete Prozesse dar und drücken durch Ihre Vorbereitung auch eine besondere Wertschätzung aus.

Timing: Koordinieren Sie die Einarbeitungszeit so, dass Inhalte logisch aufeinander aufbauen, der Schwierigkeitsgrad gesteigert wird und die Dosis an Informationen auch tatsächlich verdaut werden kann. Auch sind bei der Gestaltung der Einarbeitung andere Termine des Teams wie Audits, Weiterbildungen o. ä. zu beachten.

Reflexion: Die Unsicherheit etwas Falsches zu sagen oder zu tun ist gerade in einer neuen Umgebung sehr groß. Bestärken Sie Neulinge für alles, was in Ihrem Sinne umgesetzt worden ist, weisen Sie aber auch explizit darauf hin, wenn etwas nicht so wie gewünscht gelaufen ist. Feedbackgespräche sind insbesondere zu Beginn der neuen Arbeitsbeziehung sehr wichtig, um Handlungssicherheit bei den Mitarbeitenden zu schaffen. Räumen Sie neuen Kolleginnen und Kollegen aber auch Zeit für sich ein, d. h. Zeitfenster in denen sie eigenständig etwas nachlesen, ausprobieren oder durchdenken können, ohne dabei unter Beobachtung stehen.

2016 09 06 gesund Führen PuzzleAndres RodriguezTeambuilding: Der Neueinstieg stellt für alle Beteiligten eine Veränderung dar, natürlich insbesondere für den Neuling, aber auch für das Team, in das er bzw. sie sich nun integrieren muss. Durch ein neues Teammitglied werden – ob gewollt oder nicht gewollt – die bisher etablierten Strukturen und Prozesse im Team in Frage gestellt. Neu hinzugekommene Kompetenzen führen vielleicht zu einer Umverteilung der Aufgaben, Sympathien erzeugen andere Subgruppen und Erfahrungen aus anderen Unternehmen verändern die Zusammenarbeit. Geben Sie auch dem Team die Zeit, sich in der neuen Konstellation zu finden. Eventuell kann auch ein Teamcoaching oder ein Teamworkshop dabei unterstützen, dass das nun wieder neu formierte Team die gewünschten Leistungen bringt.

Wo ist mehr über Onboarding zu erfahren?

Mit dem Thema „Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralen Verwaltung“ (27-seitig, PDF-Format) beschäftigte sich Birgit Schlicher von der TU Kaiserslautern. Leserinnen und Leser erhalten umfangreiche Informationen zum Thema Mitarbeiterintegration sowie praktische Arbeitshilfen (z.B. Checklisten, Fragebogen,…).

Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG hat einen Leitfaden zum Thema „Neue Mitarbeiter einarbeiten“ (3 Seiten im PDF-Format) entwickelt. Der Leitfaden gibt Ihnen nützliche Informationen und Tipps an die Hand.

Der „Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ (23 Seiten im PDF-Format) stellt „Der Senator für Finanzen“ kostenfrei zum Download bereit. Der Leitfaden beschäftigt sich mit sämtlichen Hinweisen für eine erfolgreiche Gestaltung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen an einem neuen Arbeitsplatz.

In dem Artikel „10 Regeln fürs Onboarding“ der Seite absolventa.de erhalten Sie Hilfestellungen, um neue Mitarbeiter/innen zu unterstützen. Die Autorin Ann-Carolin Helmreich beschreibt zunächst die 10 wichtigsten Regeln für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter/innen und geht daraufhin auf das Einholen von Feedback ein.

Die Handlungsempfehlung „Willkommenskultur im Unternehmen“ (14-seitig, PDF-Format) von KOFA erörtert die Etablierung einer Willkommenskultur für die erfolgreiche Integration von Fachkräften aus dem Ausland, Personen mit Migrationshintergrund und Geflüchteten. Neben hilfreichen Tipps und Tricks zur Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen, wird zusätzlich die Vorgehensweise inklusive einer Checkliste beschrieben.

Dr. Achim Weiand, Professor für Betriebswirtschaftslehre von der Hochschule Neu-Ulm, stellt die „Einarbeitung von Mitarbeitern und Führungskräften“ vor. Dabei gliedert sich das 21-seitige Working Paper (im PDF-Format) in die folgenden vier Kapitel:
•    Einarbeitung von neuen Mitarbeitern / Personaleinführung
•    Einarbeitung von neuen Führungskräften – "Die ersten 100 Tage in einer neuen Führungsposition"
•    Strukturierter Integrationsworkshop für neue Führungskräfte
•    Neue Herausforderungen und Entwicklungsaufgaben für Führungskräfte bei einem Jobwechsel erkennen

Die besten Bücher:

Auswahl und Onboarding von Führungspersönlichkeiten„Auswahl und Onboarding von Führungspersönlichkeiten: Diagnose, Assessment und Integration (Leadership und Angewandte Psychologie)“ untersucht Verfahren und Methoden der Auswahl von Führungskräften nach wissenschaftlichen Kriterien. Das Fachbuch ist der fünfte Band der Reihe Leadership und Angewandte Psychologie und wird von Corinna von Au herausgegeben. Neben möglichen Instrumenten im Auswahlprozess wird speziell Onboarding von Führungspersönlichkeiten erörtert. Praxisbeispiele und ein Tool zur Erfassung von Mitarbeitererwartungen runden das Sammelwerk ab. ISBN-13: 978-3658148829

Integrationsmanagement Onboarding neuer MitarbeiterIn dem Fachbuch „Integrationsmanagement – Onboarding neuer Mitarbeiter“ aus dem Jahr 2016 fokussieren die beiden Autoren Daniela Lohaus und Wolfgang Habermann das Thema der Mitarbeiterintegration. Dabei beschreiben die Autoren die Vorteile gezielter Integrationsmaßnahmen anhand von theoretisch und empirisch begründeten Aussagen. Abgerundet wird das Werk mit zahlreichen Abbildungen und Tabellen. ISBN-13: 978-3525403778

 

 

Faktoren bei der Einarbeitung neuer MitarbeiterDas Taschenbuch „Faktoren bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Leitfaden für den Onboardingprozess“ aus dem Jahr 2015 ist eine Studienarbeit der AKAD Fachhochschule Stuttgart. Der Autor Michael Graf ordnet die Bedeutsamkeit des Onboarding-Prozesses ein und gibt einen Leitfaden für die optimale Integration neuer Mitarbeiter. Die Studienarbeit im Fachbereich BWL – Personal und Organisation wurde mit der Note 1,7 bewertet. ISBN-13: 978-3656886426

 

Onboarding Neue Mitarbeiter integrierenDas Buch „Onboarding - Neue Mitarbeiter integrieren (Praxis der Personalpsychologie)“ aus dem Jahr 2017 setzt sich kritisch mit der Thematik Onboarding auseinander. Die Autoren Klaus Moser, Roman Souček Nathalie Galais , Colin Roth stellen wesentliche Maßnahmen einer gelungenen Mitarbeiterintegration vor und beginnen bereits bei der Rekrutierung. Die vorgestellten Grundprinzipien und Wirkmechanismen werden mit Evaluationsergebnissen und Fallbeispielen belegt. Des Weiteren erfolgt eine Einordnung des Onboarding-Prozesses in die Unternehmensstrategie. ISBN-13: 978-3801728496

Jetzt bei Amazon ansehen und bestellen

Kritische Erfolgsfaktoren im organisationalen Sozialisationsprozess„Kritische Erfolgsfaktoren im organisationalen Sozialisationsprozess: Eine Studie zum Onboarding neuer Mitarbeitender (2015)“ der Autoren Fabienne Schneider und Lorenz Ryser erläutert das Potenzial der Startphase eines neuen Jobs. Das Buch widmet sich der Frage, wie Frühfluktuation entgegengewirkt werden kann. Die kritischen Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Onboarding wurden in Zusammenarbeit mit der Schweizerischen Post untersucht und aufgezeigt. Dabei wurde der Prozess von der Rekrutierung bis hin zur Identifikation mit dem Unternehmen betrachtet. ISBN-13: 978-3639486483