Systematisches Onboarding statt ‚Schupps ins kalte Wasser‘
Onboarding KOMPAKT: Das Wichtigste in aller Kürze!
Neue Mitarbeiter „an Bord nehmen“ und damit den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legen, ist die Zielstellung des systematischen Onboarding-Prozesses im Personalmanagement. Um „taking on board“ oder zu Deutsch „An-Bord-Nehmen“ geht es in diesem Beitrag. Die komplette Eingliederung auf allen Ebenen fördert die Leistungsfähigkeit und wirkt effektiv gegen Fluktuation. Dieser Beitrag beschreibt den Onboarding-Prozess inklusive seiner Phasen, Akteure und Zielstellungen, um Ihnen praktische Umsetzungsmöglichkeiten sowie Erfolgsfaktoren und Hindernisse aufzuzeigen.
So gehen Sie am besten vor, um gute Onboarding-Prozesse und das „an Bord nehmen“ der neuen Mitarbeiter zu gestalten.
- Analysieren Sie, wie die Onboarding-Prozesse in den Phasen Preboarding, Begrüßung und Onboarding gegenwärtig in Ihrem Unternehmen ablaufen!
- Befragen Sie dazu „neue“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie sie das an Bord nehmen, insbesondere den ersten Tag und die erste Wochen empfunden haben.
- Legen Sie die Ziele für die Gestaltung der einzelnen Onboarding-Phasen fest!
- Schauen Sie bei der Gestaltung der Onboarding-Prozesse genau auf die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen. Es macht durchaus einen Unterschied, ob ein Auszubildender seinen ersten Tag absolviert oder das „taking on board“ für eine erfahrene Fachkraft gestaltet wird!
- Achten Sie bei der Integration neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darauf, dass die soziale Integration nicht zu kurz kommt!
- Gestalten Sie das Onboarding-Programm so, dass ein besonderer Fokus auf dem ersten Tag und der ersten Arbeitswoche liegt!
- Bauen Sie in den Onboarding-Prozess regelmäßige Feedbackschleifen ein!
- Beziehen Sie in den Onboarding-Prozess nicht nur die Personalabteilung sowie den direkten Vorgesetzten ein. Achten Sie darauf, das auch Kolleginnen und Kollegen die neuen Kollegen an Bord willkommen heißen und das „taking on board“ aktiv unterstützen.
- Sorgen Sie im Onboarding-Prozess sowohl für ausreichend Orientierung als auch für Integration!
- Erarbeiten Sie sich einfache Checklisten, die Ihnen und den neuen Mitarbeitern, den Onboarding-Prozess erleichtern.
Jeder wird sich sicherlich noch daran erinnern, wie es war, den ersten Arbeitstag zu erleben. Endlich im Berufsleben angekommen – neues Umfeld, neue Aufgaben, neue Kolleginnen und Kollegen.
Unsere Arbeitswelt ist durch viele Megatrends wie Globalisierung, Mobilität und Individualisierung so dynamisch geworden, dass nur die wenigsten Beschäftigten den einen ersten Tag im Unternehmen erleben.
Fach- und Führungskräfte erfahren viele erste Tage, viele Einstiegszeiten und Einarbeitungsphasen. Ein guter Grund, dass sich Unternehmen damit auseinander setzen, wie das sogenannte Onboarding gut gelingen kann, damit Beschäftigte Fuß fassen und möglichst lange im Unternehmen bleiben.
Definition - Onboarding
Der Begriff Onboarding (Einarbeitung der Mitarbeiter) lässt sich wunderbar mit folgendem Bild erklären:
Stellen Sie sich einen Hafen vor, an dem viele Schiffe vor Anker liegen, die sich durch ihr Äußeres voneinander unterscheiden. Einige liegen sehr weit vorn, andere sehr weit hinten. Vor einigen ist ein Teppich ausgerollt, ein Schild weist den Weg, auf dem Deck stehen schon freundliche Menschen, die einen in Empfang nehmen wollen. Sie wissen bereits, mit welchem Schiff Sie reisen wollen, Sie schauen sich neugierig um und finden schließlich Ihr Schiff. Dann wird es spannend: Sie gehen an Bord und nehmen sehr wach und aufmerksam Ihre Umgebung war:
- Wie werden Sie begrüßt und in Empfang genommen?
- Wie gut gelingt es Ihnen, sich auf dem großen neuen Schiff zu orientieren?
- Wie fühlen Sie sich in der neuen Umgebung?
- Inwieweit wissen Sie, wohin die Reise gehen wird und was man von Ihnen als Beitrag erwartet?
Sie haben sicherlich schon erkannt, dass das Schiff für ein Unternehmen, für einen Arbeitgeber steht.
Erfolgreiches Onboarding steht also für die Art und Weise, wie ein Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Empfang nimmt – sie an Bord holt – und für die gemeinsame Reise vorbereitet.
Somit werden unter dem Begriff Onboarding sämtliche Maßnahmen und Aktivitäten subsummiert, die einer erfolgreichen Einarbeitung und Integration neuer Beschäftigter dienen.
Die Haufe Studie zum Thema Onboarding (2020) zeigt die Überzeugung der Unternehmen deutlich: Mehr als 90 Prozent der befragten Betriebe investieren in einen systematischen Onboarding-Prozess, da er sowohl die fachliche als auch die soziale Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich verbessert. Dennoch sehen auch 77 Prozent Verbesserungspotenziale im „an Bord nehmen“ ihrer neuen Mitarbeitenden. Ursächlich sind geringe Ressourcen, niedrige Budgets und das fehlende Erheben von Kennzahlen in Zusammenhang mit Onboarding-Maßnahmen.
Kritisch ist, fast ein Drittel der neuen Mitarbeitenden kündigen ihren Vertrag bereits vor dem ersten Arbeitstag. Auf Grund dessen setzen immer mehr Unternehmen auf einen frühen Maßnahmenbeginn. Rund 80 Prozent beginnen den Prozess bereits ab Vertragsunterschrift.
Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden in der Einarbeitungsphase!
Ob bei Neulingen oder Wiedereinsteigern, die Orientierung innerhalb der unternehmensspezifischen Sturkturen und Prozesse braucht Raum für Fragen und Reflexion. Geben Sie diesen Raum, finden Mitarbeitende schneller ihre Rolle im System und können ihr Leistungspotenzial entfalten.
Unsere professionell ausgebildeten Coaches gestalten Onboarding-Prozesse individuell, angepasst an die Fragen und Bedürfnisse des Mitarbeitenden und die Gegebenheiten Ihres Unternehmens.
Onboarding-Prozess und seine drei Phasen
Der gesamte Onboarding-Prozess kann in drei Onboarding-Phasen untergliedert werden. Dies sind das sogenannte Preboarding, die "Begrüßung" und das eigentliche Onboarding.
Bildnachweis: stock.adobe.com
Preboarding
Dieser Prozess beginnt schon nach der Vertragsunterschrift und dauert bis zum ersten Arbeitstag. Bereits hier zählt der erste Eindruck. In dieser Phase gilt es zu verhindern, dass es sich die neuen Beschäftigten noch einmal anders überlegen. Die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen in dieser Phase das Gefühl erhalten, dass sie sich richtig entschieden haben. Hauptaufgaben im Preboarding sind es, die emotionale Bindung zu stärken und Informationen zur Vorbereitung auf die neue Arbeitsaufgabe zu geben.
"Begrüßung"
In dieser Phase des Onboarding-Prozesses steht das gelungene Ankommen der neuen Mitarbeiter im Unternehmen im Mittelpunkt. Hierzu zählen der erste Arbeitstag bis hin zur ersten Arbeitswoche. Diese Zeit ist prägend, um aus Sicht der neuen Mitarbeiter viele Positiverfahrungen in kurzer Zeit zu sammeln. In diesem kurzen Zeitraum werden meist die Weichen für die spätere fachliche und soziale Integration gestellt!
TOOL-TIPP: Gestalten Sie die Vorbereitung des ersten Arbeitstages mit unseren beiden Checklisten zur Vorbereitung und Durchführung des ersten Arbeitstages. Ingesamt 30 Checkpoints helfen Ihnen den ersten Arbeitstag erfolgreich zu gestalten.
Das Onboarding
Diese Onboarding-Phase kann in eine Orientierungs- und in eine Integrationsphase differenziert werden. Die ca. ersten drei Monate nach der Begrüßung dienen der Einführung in die Rollen, die Aufgaben und die Arbeitsabläufe. Sie sollen gleichzeitig genutzt werden, um die "Unternehmenskultur" mit den geschriebenen und ungeschriebenen Regeln "einzuatmen". Weitere drei bis neun Monate werden meist benötigt, um die soziale und fachliche Integration des neuen Mitarbeiters vollständig abzuschließen. Dabei wird der Grad der Selbstständigkeit zunehmend gesteigert. Der gesamte Prozess ist durch regelmäßig stattfindende Reflexions- bzw. Feedbackgespräche gekennzeichnet.
Wer ist an Onboarding-Prozessen beteiligt?
Im Mittelpunkt eines Onboarding-Prozesses steht selbstverständlich der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin. Er bzw. sie wird im Verlauf des Einstiegs mit verschiedenen Personen oder Personengruppen zusammen treffen, die alle ihren eigenen Beitrag zur erfolgreichen Integration des bzw. der Neuen leisten können.
Ziele von Onboarding
Bildnachweis: Carmen Steiner - fotolia.comDie strukturierte und systematische Einarbeitung für neue Mitarbeiter ist eine nicht zu vernachlässigende Investition eines Unternehmens. Selbstverständlich verfolgen Unternehmen, die dafür Geld und Zeit in die Hand nehmen, auch ganz spezifische Ziele:
- Sie wollen die Frühfluktuation vermeiden und die Fluktuationsrate senken!
- Sie wollen möglichst frühzeitig Arbeitsfähigkeit bei den neuen Mitarbeitern herstellen!
- Sie möchten Unruhe und Spannungen im Team so gering wie möglich halten!
- Sie möchten die hohe Einstiegsmotivation der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen und lange aufrechterhalten!
- Sie möchte sich als guten und wertschätzenden Arbeitgeber präsentieren!
- Sie wollen eine gute Grundlage für die Identifikation mit dem Unternehmen legen und den bzw. die neuen Mitarbeiter langfristig binden.
Zielgruppen
Grundsätzlich könnte man die Frage nach den Zielgruppen von Onboarding kurz und knapp mit ALLE beantworten. Allerdings macht es hier Sinn, genauer hinzuschauen und besondere Zielgruppen oder kritische Positionen zu differenzieren und dementsprechend auch Onboarding-Prozesse zielgruppenspezifisch zu gestalten.
Das Tool "10 Tipps für erfolgreiches Onboarding" unterstützt Sie bei der systematischen Integration von neuem Personal in Ihr Unternehmen und gibt Ihnen Impulse für Ihre Willkommenskultur.
Das Tool "Checkliste erster Arbeitstag" begleitet Sie bei der Vorbereitung und Durchführung des ersten Arbeitstages und gibt Ihnen Anregungen für einen guten emotionalen Start.
Maßnahmen und Instrumente im Onboarding-Prozess
Es gibt eine große Palette von Maßnahmen und Aktivitäten im Onboarding-Prozess, die Unternehmen für einen gelingenden Einstieg ins Unternehmen anbieten und umsetzen können. In den drei o. g. Phasen zählen dazu:
- Senden Sie den neuen Kollegen ein Infopaket zu. Dieses könnte z. B. Unternehmensleitbild oder Firmenaktivitäten u. ä. enthalten.
- Bieten Sie eine Einführungsschulung vor dem ersten Arbeitstag für den neuen Kollegen an.
- Ermöglichen Sie, Fragen an den zukünftigen Vorgesetzten zu richten.
- Geben Sie neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen an die Personalabteilung zu richten.
- Bieten Sie den neuen Kollegen Unterstützung bei Fragen zu Wohnungssuche, Kindergarten- oder Schulplatz oder ähnlicher familiärer Fragen an.
- Stellen Sie die Teilnahme an Team- oder Unternehmensaktivitäten für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frei, die in der Zeit des Preboardings liegen (z. B. Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum).
- Informieren Sie die Kolleginnen und Kollegen der neuen Mitarbeiter.
- Bieten Sie das Angebot sich zu vernetzen (z. B. XING).
- Stellen Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Aushang oder im Intranet vor. (Achtung: Holen Sie sich aus Datenschutzgründen die Einverständniserklärung dazu möglichst mit der Unterschrift zum Arbeitsvertrag ein!)
- Stellen Sie ein kleines Willkommensgeschenk an den Arbeitsplatz der neuen Kollegen oder überreichen Sie dieses persönlich am ersten Arbeitstag (z. B. Blumenstrauß, Achtung bei Männern kommen manchmal Pralinen besser an!).
- Senden Sie den neuen Kollegen eine E-Mail zur Begrüßung am Beginn des ersten Arbeitstages.
- Bieten Sie die Chance, sich in der Mitarbeiterzeitung selbst vorzustellen.
- Bereiten Sie den Arbeitsplatz für den ersten Arbeitstag gut vor (Einrichten der E-Mail Adresse, Materialien und Technik).
- Bieten Sie am ersten Arbeitstag einen gut organisierten Betriebsrundgang an. TIPP: Organisieren Sie dies für Auszubildende als Schnitzeljagd!
- Stellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch offline oder online zur Verfügung.
- Organisieren Sie einen Begrüßungstag.
- Organisieren Sie einen Teamtag für alle neuen Auszubildenden.
- Stellen Sie einen internen Mentor oder einen Paten (z. B. 3. Lehrjahr für 1. Lehrjahr) an die Seite der neuen Mitarbeiter.
- Entwickeln Sie einen Einarbeitungsplan. Sprechen Sie diesen gut mit den neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch und vergessen Sie nicht die systematische Kontrolle der Umsetzung.
- Setzen Sie Onboarding-Coaching durch einen externen Coach begleitet um.
- Organisieren Sie systematische Feedback- und Reflexionsgespräche für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Mindenstens zwei Feedbackgespräche sollten mit neuen Kollegen durchgeführt werden. Dazu gehört ein Gespräch zeitnah nach dem Einstieg (nach der ersten Woche oder der zweiten Woche) und ein Gespräch vor dem Ende der Probezeit.
TOOL-TIPP: Unser Tool „10 Tipps für erfolgreiches Onboarding“ zeigt Ihnen, wie Sie den Onboarding-Prozess gestalten können. Es hilft Ihnen, bei neuen Mitarbeitern das Gefühl zu erzeugen, die richtige Wahl getroffen zu haben.
Fünf Erfolgsfaktoren für Onboarding
Bildnachweis: scandinaviastock - fotolia.com
Worauf sollten Sie achten?
Der Einstieg in ein neues Unternehmen ist für Mitarbeiter immer wieder einmalig – nicht wiederholbar und prägend. Dadurch ist er ein kritischer Moment, aber gleichzeitig eine Chance, Grundsteine für eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen. Auch wenn sich neue Mitarbeiter über die Webseite und anderen Medien Informationen über den neuen Arbeitgeber einholen können und Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter über die Bewerbungsunterlagen und das Bewerbungsgespräch kennen, entsteht der neue erste Eindruck einer anderen Qualität, wenn es dann wirklich losgeht, der erste Arbeitstag angetreten wird und sich zum ersten Mal die beteiligten Personen gegenüberstehen, die nun im Kontext ihrer täglichen Arbeit viel Zeit miteinander verbringen werden.
Erfolgsfaktoren sind:
Um den Onboarding-Prozess möglichst effektiv und effizient zu gestalten, ist Offenheit erforderlich. Fragen wie: „Welche Erwartungen hat das Unternehmen an die Leistungen der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters?“ und „Was erwarten die neuen Kollegen vom Unternehmen als Unterstützung?“ helfen dabei, die Einstiegsphase bedarfsgerecht und zielorientiert auszurichten.
Ob als Standardprozess oder individuell gestaltet, Sie als Führungskraft oder Team sollten untereinander klären, wer welche Einstiegsphasen begleitet und wer für welche Themen und Fragen als Ansprechpartner bzw. -partnerin für neue Mitarbeiter im Onbaording-Prozess benannt wird. Damit stellen Sie nach außen wahrnehmbar geordnete Prozesse dar und drücken durch Ihre Vorbereitung auch eine besondere Wertschätzung aus.
Koordinieren Sie die Einarbeitungszeit vom ersten Tag an so, dass Inhalte logisch aufeinander aufbauen, der Schwierigkeitsgrad gesteigert wird und die Dosis an Informationen auch tatsächlich verdaut werden kann. Auch sind bei der Gestaltung der Einarbeitung andere Termine des Teams wie Audits, Weiterbildungen o. ä. zu beachten.
Die Unsicherheit etwas Falsches zu sagen oder zu tun ist gerade in einer neuen Umgebung sehr groß. Bestärken Sie die neuen Mitarbeiter für alles, was in Ihrem Sinne umgesetzt worden ist. Weisen Sie aber auch explizit darauf hin, wenn etwas nicht so wie gewünscht gelaufen ist. Motivieren Sie vom ersten Arbeitstag die neuen Kollegen, Fragen zu stellen und Ideen sowie Anregungen zur Verbesserung zu äußern. Feedbackgespräche sind insbesondere zu Beginn der neuen Arbeitsbeziehung sehr wichtig, um Handlungssicherheit bei den neuen Mitarbeitern zu schaffen. Räumen Sie neuen Kolleginnen und Kollegen aber auch Zeit für sich ein, d. h. Zeitfenster in denen sie eigenständig etwas nachlesen, ausprobieren oder durchdenken können, ohne dabei unter Beobachtung stehen.
Der Neueinstieg stellt für alle Beteiligten eine Veränderung dar, natürlich insbesondere für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, aber auch für das Team, in das er bzw. sie sich nun integrieren muss. Durch ein neues Teammitglied werden – ob gewollt oder nicht gewollt – die bisher etablierten Strukturen und Prozesse im Team in Frage gestellt. Neu hinzugekommene Kompetenzen führen vielleicht zu einer Umverteilung der Aufgaben, Sympathien erzeugen andere Subgruppen und Erfahrungen aus anderen Unternehmen verändern die Zusammenarbeit. Geben Sie auch dem Team die Zeit, sich in der neuen Konstellation zu finden. Eventuell kann auch ein Teamcoaching oder ein Teamworkshop dabei unterstützen, dass das nun wieder neu formierte Team die gewünschten Leistungen bringt.
Weitere Informationsquellen zum Onboarding
Mit dem Thema „Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Zentralen Verwaltung“ (27-seitig, PDF-Format) beschäftigte sich Birgit Schlicher von der TU Kaiserslautern.
Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG hat einen Leitfaden zum Thema „Neue Mitarbeiter einarbeiten“ (3 Seiten im PDF-Format) entwickelt.
Der „Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen“ (23 Seiten im PDF-Format) stellt „Der Senator für Finanzen“ kostenfrei zum Download bereit.
In dem Artikel „10 Regeln fürs Onboarding“ der Seite absolventa.de erhalten Sie Hilfestellungen, um neue Mitarbeiter zu unterstützen. Die Autorin Ann-Carolin Helmreich beschreibt zunächst die 10 wichtigsten Regeln für die erfolgreiche soziale Integration neuer Mitarbeiter und geht daraufhin auf das Einholen von Feedback ein.
Dr. Achim Weiand, Professor für Betriebswirtschaftslehre von der Hochschule Neu-Ulm, stellt die „Einarbeitung von Mitarbeitern und Führungskräften“ vor.
Buchtipps der PERWISSREDAKTION zu Onboading:
Crashkurs Mitarbeiter-Onboarding
In dem Buch "Crashkurs Mitarbeiter-Onboarding" (2020) vermitteln Catrin Birmele et al. Fachwissen für HR, Coaches und Führungskräfte. Praxisorientiert erfahren Sie, was in den einzelnen Onboarding-Phasen wichtig ist, welche Einflussfaktoren auf den Prozess einwirken, welchen Beitrag das Onboarding für die Unternehmensziele leistet und wie Sie ein Onboarding-Programm schaffen. Die Autoren ergänzen den Ratgeber durch Arbeitshilfen und einen Praxisbericht von Christoph Schwarzbart. ISBN-13: 978-3648139691
Onboarding: Erwartungen der Mitarbeiter an einen systematischen Integrationsprozess
„Onboarding: Erwartungen der Mitarbeiter an einen systematischen Integrationsprozess“ (2018) von Katharina Schmidt beschreibt eine strukturierte Einführung, um neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in ihren neuen Job leistungsorientiert in den Unternehmenskontext einzubringen. Dabei geht sie auf ökonomische Effekte des Onboardings ein und stellt ein Onboarding-Modell vor. ISBN-13: 978-3961466375
Onboarding - Neue Mitarbeiter integrieren
Das Buch „Onboarding - Neue Mitarbeiter integrieren (Praxis der Personalpsychologie)“ aus dem Jahr 2018 setzt sich kritisch mit der Thematik Onboarding auseinander. Die Autoren Klaus Moser, Roman Souček Nathalie Galais, Colin Roth stellen wesentliche Maßnahmen einer gelungenen Mitarbeiterintegration vor und beginnen bereits bei der Rekrutierung. Die vorgestellten Grundprinzipien und Wirkmechanismen werden mit Evaluationsergebnissen und Fallbeispielen belegt. Des Weiteren erfolgt eine Einordnung des Onboarding-Prozesses in die Unternehmensstrategie. ISBN-13: 978-3801728496
Interkulturelles Onboarding
Harald Meier geht in seinem Buch „Interkulturelles Onboarding“ (2017) auf die betriebliche Integration von Flüchtlingen und Migranten sowie Mitarbeitern mit Migrationshintergrund und den International Global Workforce ein. Dabei hat er die Themengebiete interkulturelle Zusammenarbeit, personalwirtschaftliche Integration, interkulurelles Global Workforce Management und organisatorische Selbstreflexion im Fokus. ISBN-13: 978-3482670817
Auswahl und Onboarding von Führungspersönlichkeiten
„Auswahl und Onboarding von Führungspersönlichkeiten: Diagnose, Assessment und Integration“ (2017) untersucht Verfahren und Methoden der Auswahl von Führungskräften nach wissenschaftlichen Kriterien. Das Fachbuch ist der fünfte Band der Reihe Leadership und Angewandte Psychologie und wird von Corinna von Au herausgegeben. Neben möglichen Instrumenten im Auswahlprozess wird speziell Onboarding von Führungspersönlichkeiten im neuen Job erörtert. Praxisbeispiele und ein Tool zur Erfassung von Mitarbeitererwartungen runden das Sammelwerk ab. ISBN-13: 978-3658148829