Flexible Arbeitsstrukturen und warum sie so wichtig sind

Flexibilität und Mobilität – das sind die Schlagworte, seitdem die Digitalisierung in der Wirtschaft Einzug gehalten hat. Um sich an die Veränderungen in der Arbeitswelt durch den digitalen Wandel anzupassen und gleichzeitig konkurrenzfähig zu bleiben, muss sich sowohl die Unternehmensstruktur als auch die Arbeitsorganisation den vorherrschenden Anforderungen anpassen.

Die klassischen Arbeitsstrukturen lösen sich auf, stattdessen werden flexible Arbeitsorte sowie -zeiten ebenso wichtig wie geänderte Abläufe innerhalb eines Unternehmens. Doch was bedeutet das für die deutsche Wirtschaft und die darin tätigen Arbeitgeber wie Arbeitsnehmerinnen und Arbeitnehmer?

Unternehmen müssen umdenken

In der Regel denken die meisten Unternehmen bei dem Thema „flexible Arbeitsstrukturen“ an diverse Arbeitsmodelle wie:

• Home Office
• Teil- oder Gleitzeit
• Arbeitskonten
• Vertrauensarbeitszeiten

Selbstverständlich führen diese zu mehr Flexibilität und Mobilität am Arbeitsplatz für die Angestellten. Sie nehmen jedoch nur einen kleinen Teil ein, wenn es darum geht, die wachsende Komplexität der einzelnen Prozesse zu bewältigen. Ein anderer Punkt, der nur allzu gern aufgeführt wird, ist die Nutzung von Cloud-Lösungen und Softwareprogrammen für die Buchhaltung, den Vertrieb oder das Projektmanagement. Selbstverständlich sind diese Produkte wichtig, um die Entwicklung der Vernetzung innerhalb einer Firma zu fördern. Denn sowohl Cloud-Lösungen als auch Softwareprogramme ermöglichen es verschiedenen Abteilungen, problemlos miteinander in Echtheit zu kommunizieren – unabhängig vom Arbeitsplatz. Weiterhin haben beispielsweise Lohnabrechnungsprogramme den Vorteil, dass sie für Entlastung sorgen. Auf beide Felder, mobiles Arbeiten ebenso wie elektronische Zusammenarbeit, müssen sich Betriebe zwangsläufig einstellen. Nichtsdestotrotz sind sie gezwungen, sich mit dem Thema „flexible Arbeitsstrukturen“ näher auseinandersetzen.

Rahmenbedingungen flexibler Arbeitsstrukturen

Der ausschlaggebende Vorteil von flexiblen Arbeitsstrukturen ist die Tatsache, dass sie enorm anpassungsfähig sind und somit weder genormt noch einheitlich. Tatsächlich gibt es nicht DAS Patentrezept, welches in jedem Unternehmen angewendet werden kann, da auch die klassischen Strukturen nicht vereinheitlicht werden können. Stattdessen müssen Firmen zunächst die eigenen Rahmenbedingungen zusammenfassen und anhand derer entscheiden, welche Veränderungen innerhalb des Betriebs sinnvoll sind:

• Welche Strukturen bzw. Rahmenbedingungen herrschen aktuell im Unternehmen?
• Inwiefern bieten diese Optimierungspotenzial?
• Welche Arbeitsvorgänge bzw. -schritte müssen bisher unternommen werden?
• Kann man diese durch flexible Arbeitsstrukturen effizienter gestalten?
• Wie schnell kann das Unternehmen auf Schwankungen oder Änderungen reagieren?

Gerade der letzte Punkt ist enorm wichtig, denn der Markt ist stets Schwankungen unterworfen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass es Phasen gibt, in denen ein Unternehmen mehr Aufträge bekommt oder die Produktion senken muss. Dank flexibler Arbeitsstrukturen können Firmen jedoch schnell auf solche Veränderungen reagieren.

Insourcing ist das Zauberwort

Der aktuell bestehende Fachkräftemangel führt dazu, dass diejenigen, die Experten bzw. Expertinnen auf ihrem Gebiet sind, nicht nur rar, sondern vor allem teurer werden. Demnach wird es sich nicht jedes Unternehmen langfristig leisten können, unternehmenseigene Spezialisten zu beschäftigen. Daher liegt die Zukunft im Insourcing. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Mitarbeiterzahl bei Bedarf temporär aufstocken können. Im Bereich Projektmanagement ist dies bereits seit einiger Zeit gang und gäbe: Wenn es um Umstrukturierungen, Hilfe bei Business- oder Finanzplänen ebenso wie um das Planen von Projekten geht, engagieren Firmen einen externen Experten bzw. eine externe Expertin, welche/r mit den bereits vorhandenen Mitarbeitenden zusammenarbeitet und das Projekt abschließt. Durch dieses Vorgehen werden die eigenen Ressourcen geschont, ohne dabei auf das Fachwissen verzichten zu müssen. Flexible Arbeitsstrukturen machen dies möglich. Das Problem liegt hierbei allerdings darin, dass jedem/r Beteiligten klar sein muss, dass man sich dem neuen Gegenüber unterzuordnen hat, weil er oder sie über die gerade notwendige Kompetenz verfügt. Dennoch kann dieses Vorgehen für Unternehmen nur zum Erfolg führen, denn dadurch wird verhindert, dass Engpässe in der Produktivität mangels geeignetem Personal entstehen können.