Systematische Mitarbeiterbefragung - Grundlagen, Methoden und Tipps für die Planung und Umsetzung

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Eine Mitarbeiterbefragung ist ein äußerst sensibles personalwirtschaftliches Instrument, mit dem Informationen über Einstellungen, Werte, Erwartungen und Bedürfnisse der Beschäftigten zu bestimmten betrieblichen Themen systematisch erhoben wird. Eine „systematische Mitarbeiterbefragung“ setzt sich aus einer Vorbereitungs-, Durchführungs- und Auswertungsphase zusammen. Ziel einer Befragung ist es, sich als Unternehmen einen Überblick über Einstellungen, Werte, Erwartungen und Bedürfnissen der Beschäftigten zu bestimmten betrieblichen Themen zu verschaffen.

Welche Ziele werden mit dem Einsatz einer Mitarbeiterbefragung verfolgt?

Mitarbeiterbefragungen werden zur Erfassung des Stimmungs- und Meinungsbildes der Belegschaft, zur allgemeinen Standortbestimmung zu unternehmensrelevanten Themen, zur HR-Steuerung und zum HR-Controlling und zunehmend auch zur strategischen Unternehmenssteuerung genutzt. Besonders bei großen Veränderungsprojekten ist es äußerst wichtig, die Einstellung zu und die Bedenken gegenüber den geplanten Veränderungen zu kennen.

Die Bandbreite der Ziele von Mitarbeiterbefragungen ist groß. Sie sind wesentlicher Ausgangspunkt, um verschiedenste Änderungen anzustoßen:

1. Verbesserung des Betriebsklimas
2. Erhöhung der Motivation der Beschäftigten
3. Verbesserung der Führung im Unternehmen
4. Senkung des Krankenstandes der Belegschaft
5. Erhöhung der Bindung (Senkung der Fluktuation) der Beschäftigten an das Unternehmen
6. Unterstützung von Veränderungsprojekten (Erkennen von fördernden und hemmenden Kräften in der Vorbereitungsphase, Erkennen von Befürchtungen und Ängsten der Beteiligten)

Welche Bedeutung haben Mitarbeiterbefragungen in deutschen Unternehmen?

fotogestoeber - FotoliaDie Bedeutung von Mitarbeiterbefragungen für deutsche Unternehmen ist hoch. Dies zeigen verschiedene Erhebungen von Unternehmensberatungen sowie wissenschaftlichen Einrichtungen.

Dem HR Survey Monitor 2015 von questback zufolge, sind Mitarbeiterbefragungen derzeit wichtiger als je zuvor. 84% der Befragten bezeichnen Mitarbeiterbefragungen als wichtiges Managementwerkzeug. Die Studie nennt folgende "heiße" Themen für Befragungen bis 2020:

• Führung
• Engagement
• Transparenz

Die jährlich durchgeführte Studie Annual Employee Survey Report (2015) von Questback bestätigt die immense Wichtigkeit des Mitarbeiterfeedbacks und der Mitarbeiterbefragung.Trotz der enormen Relevanz, die der Mitarbeiterbefragung beigemessen wird, ergreifen viele Unternehmen zu selten die Chance brauchbare Resultate zu sammeln.

Wichtige Ergebnisse der Studie sind:

• 96% der befragten Manager/innen diskutieren die Resultate der Mitarbeiterbefragung regelmäßig.
• 70% nutzen das Mitarbeiterfeedback für unternehmerische Entscheidungen.
• Lediglich 48% führen jährlich eine Mitarbeiterbefragung durch.

Mitarbeiterbefragungen können anhand von drei Kriterien unterschieden werden:

Anzahl der abgefragten Themengebiete: Zum einen können Mitarbeiterbefragungen zahlreiche Themen aufgreifen. Diese unspezifischen Befragungen dienen dazu, einen Überblick über die Einstellungen bzw. Meinungen der Mitarbeitenden zu erhalten oder aber die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu erfassen. Bei dieser Form der Mitarbeiterbefragung ist es jedoch kaum möglich, einen tieferen Einblick in die einzelnen Themengebiete zu erhalten. Hierfür sind spezifische Befragungen geeignet, welche den Fokus auf ein konkretes Themengebiet vorsehen.

Anzahl der befragten Personen: Wird eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt, kann ebenfalls darüber entschieden werden, ob im Rahmen einer Vollbefragung alle Mitarbeitenden einbezogen werden sollen oder durch eine Stichprobenbefragung lediglich ein Teil der Mitarbeitenden befragt werden soll. In kleineren Unternehmen sollte aus Gründen der Repräsentativität die gesamte Belegschaft einbezogen werden. Ist die Anzahl der Mitarbeitenden zu groß oder betrifft die Befragung lediglich einen Teil der Mitarbeitenden, ist eine Stichprobenbefragung geeignet. TIPP: Achten Sie bei der Auswahl der Stichprobe darauf, eine zufällige Auswahl der Mitarbeitenden vorzunehmen und dies auch intern zu kommunizieren, damit sich kein/e Mitarbeiter/in ungerecht behandelt fühlt!

Art der Befragung: Eine mittlerweile bewährte Art der Befragung sind Online-Befragungen. Vorteil von Befragungen über das Internet bzw. Intranet sind vor allem die vergleichsweise geringen Kosten bei der Durchführung und Auswertung der Befragung, aber auch die schnelle Abwicklung (Versendung, Bearbeitung, Auswertung) der Befragung. Schriftliche Befragungen werden nach wie vor durchgeführt. Diese eignen sich besonders dann, wenn Barrieren unterschiedlichster Art bezüglich Online-Befragungen vorhanden sind (z. B. fehlende Verfügbarkeit von IT, fehlender Zugang zu Rechentechnik). Besonders aufwändig sind mündliche Befragungen. Diese können mittels Interviews anhand von Interviewleitfäden durchgeführt werden. Ein großer Vorteil von Interviews ist die hohe Qualität der Daten. Jedoch ist die Auswertung sehr zeitintensiv, da die entstehenden Protokolle ausgewertet und inhaltlich zusammengeführt werden müssen. Ähnlich wie bei offenen Antworten in schriflichen Befragungen.

TIPP: Das Tool "Auswertungstipps für offene Fragen in Mitarbeiterbefragungen" stellt Ihnen eine mögliche Vorgehensweise zur systematischen Auswertung offener Antwortformate in 5 Schritten vor!

Welche Haupttypen von Mitarbeiterbefragungen sind in der Praxis anzutreffen?

Als Synonyme für Mitarbeiterbefragungen werden häufig Mitarbeiterzufriedenheitsanalysen, Betriebsklimaanalysen, betriebliche Meinungsumfragen oder auch innerbetriebliche Einstellungsforschung benutzt. Folgende fünf Haupttypen von Mitarbeiterbefragungen können unterschieden werden:

• Meinungsumfrage: Ziel dieses Befragungstyps ist es, einen Eindruck über die Meinungen und Einstellungen der Mitarbeitenden zu gewinnen. Je nach Ziel der Befragung, können die gesamte Belegschaft, einzelne Geschäftsbereiche oder Mitarbeitende einer spezifischen Hierarchieebene befragt werden.
• Benchmarkingumfrage: Im Rahmen dieses Befragungstyps steht nicht die Erstellung eines Meinungsbildes im Fokus. Vielmehr sollen durch die langfristig ausgelegten und regelmäßig durchgeführten Befragungen gewisse Größen (über einen Zeitraum hinweg) verglichen werden. Diese Größen können zum Beispiel externe Normwerte aus Konkurrenzunternehmen oder aber interne Werte aus anderen Filialen oder Geschäftsbereichen sein.
• Systemische Mitarbeiterbefragung: Dieser Befragungstyp hat keinen einmaligen oder unregelmäßigen Charakter. Vielmehr ist die systemische Mitarbeiterbefragung als integraler und wiederholt angewandter Bestandteil der normalen Systeme (z. B. Führungssystem, Personalsystem, Gehaltssystem) zu sehen. Die Befragungen liefern hierbei Informationen, die für die strategische Steuerung des Gesamtunternehmens sehr wichtig sein können.
• Klimabefragung mit Rückspiegelung: Dieser Befragungstyp dient der Meinungserfassung zum Zweck der systematischen Reflexion der Ergebnisse in das Unternehmen bzw. die einzelnen Geschäftsbereiche. Die Mitarbeitenden sollen sich mit den Befunden auseinandersetzen, um so den eventuellen Handlungsbedarf abzuleiten. Auf diese Weise sollen diese Befragungen vor allem das Betriebsklima verbessern, die interne Kommunikation fördern und Probleme abbauen.
• Aufbau- und Einbindungsmanagementprogramm: Eine Mitarbeiterbefragung kann ebenfalls als Teil eines Interventionsprozesses gesehen werden, welcher letztlich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern soll. In diesem Prozess ist sie als Instrument eines zyklischen Verbesserungs- und Veränderungsprogramms zu sehen. Bei diesem Befragungstyp werden auch Fragen verwendet, bei denen klar ist, dass die Mitarbeitenden zu diesen keine eindeutige Meinung haben.

In welchen Schritten verläuft eine Mitarbeiterbefragung?

Der Prozess einer Mitarbeiterbefragung beinhaltet prinzipiell folgende acht, sich zum Teil überschneidende Phasen:

1. Planung
2. Vorbereitung
3. Durchführung
4. Auswertung
5. Feedback an die Beteiligten
6. Maßnahmenplanung
7. Maßnahmenumsetzung
8. Evaluation

Zentrale Inhalte der Planung und Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung sind die Zusammenstellung des Projektteams, die Erarbeitung der Befragungsziele, die Erarbeitung von Informationsmaterialien (z. B. Informationsschreiben, Artikel in der Betriebszeitung) und vor allem die Konzeption des Fragebogens.

Die Durchführungsphase sollte nicht zu lang oder zu kurz gestaltet werden (Richtwert: zwei bis vier Wochen).

TIPP: Planen Sie den Zeitraum der Durchführung gut! Berücksichtigen Sie dabei Urlaubszeiten und Zeiträume mit einer höheren Krankheitsrate sowie Phasen mit erwarteter hoher betrieblicher Auslastung, um die Rücklaufquote zu erhöhen!

TIPP: Weitere Tipps zur Erhöhung der Rücklaufquote finden Sie in unserem Tool "Tipps Rücklaufquote"!

Für die Auswertung können Sie verschiedene Softwarewerkzeuge einsetzen. Als einfaches, meist in den Unternehmen verfügbares Werkzeug kann Mircosoft Excel verwendet werden. Für eine umfangreiche statistische Auswertung ist das Statistikprogramm SPSS zu empfehlen. Die Anschaffung lohnt sich jedoch nur, wenn ausreichend Wissen zum Umgang mit dieser Software vorhanden ist und Befragungen häufiger durchgeführt und statistisch ausgewertet werden.

Die Phasen fünf bis acht greifen häufig zu kurz. Es reicht nicht aus, in einer Mitarbeiterbefragung Missstände und mögliche Ansatzpunkte für Verbesserungen zu erheben. Vielmehr kommt es darauf an, tatsächliche Veränderungen einzuleiten. Erste dieser Veränderungen sollten zeitnah zur Befragung erfolgen. Für die Beschäftigten müssen eingeleitete Veränderungen auf die Befragung zurückzuführen sein. Dies erhöht die Motivation, sich an weiteren Befragungen zu beteiligen.

TIPP: Nutzen Sie für die Planung der Phasen 5 und 6 unser Tool "Maßnahmenkarten Mitarbeiterbefragung"!

TIPP: Sprechen Sie auch deutlich aus, welche Veränderungen nicht oder nicht sofort umsetzbar sind! Führen Sie dafür nachvollziehbare Gründe an!

Wer sollte eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung bietet es sich an, ein Projektteam zu bilden. In Abhängigkeit von den Befragungszielen und -inhalten kann die Zusammensetzung des Projektteams variieren.

Folgende Funktionen können bzw. sollten in ein solches Projektteam involviert werden:

• die Personalabteilung
• Datenschutzbeauftragte/r
• das Qualitätsmanagement
• Vertreter/in der Unternehmensleitung
• Berater/innen für die externe Begleitung
• Vertreter/in aus den wichtigsten Abteilungen des Unternehmens (Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)

Eine frühzeitige Beteiligung der betrieblichen Interessenvertretung sichert eine hohe Akzeptanz bei den Beschäftigten.

Je nach Themenstellung der Mitarbeiterbefragung können weitere Spezialfunktionen wie Gleichstellungsbeauftragte/r, Verantwortliche für Arbeitssicherheit, betriebliches Gesundheitsmanagement oder Umweltmanagement in die Projektarbeit intensiv einbezogen werden.

TIPP: Nutzen Sie das Know-How externer Beratung insbesondere bei der Gestaltung des Fragebogens sowie bei der fachlich fundierten Auswertung!

Wie können die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung kommuniziert werden?

Die Kommunikation der ausgewerteten Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Grob können vier verschiedene Schritte unterschieden werden:

• Ergebnisübergabe, d. h. das mit der Durchführung und Auswertung der Befragung beauftragte Team (interne Projektgruppe oder externe Dienstleister) übergeben die Befragungsergebnisse an den/die Auftraggeber/in, also in der Regel der Geschäftsführung des Unternehmens.
• Ergebnispräsentation, d. h. die Verantwortlichen stellen die wesentlichen Befragungsergebnisse allen Mitarbeitenden im Rahmen einer Betriebsversammlung oder kleineren Mitarbeitergruppen in Teamzusammenkünften vor.
• Ergebnisbericht, d. h. die Verantwortlichen fassen die Befragungsergebnisse in einem schriftlichen Bericht unter Verwendung von Tabellen und Abbildungen zusammen.
• Ergebnisworkshop, d. h. Gruppen von Mitarbeitenden setzten sich intensiv mit ausgewählten Befragungsergebnissen auseinander, um Maßnahmen abzuleiten und einen Handlungsplan zu erarbeiten.

Für die Gesamtdarstellung der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung eignet sich ein Management Summary. Für die unterschiedlichen Standorte, Abteilungen, Bereiche usw. empfiehlt sich eine spezifische (Teil-)Auswertung. Diese ermöglicht es den Führungskräften, vor Ort konkrete, passfähige Maßnahmen für ihren Verantwortungsbereich abzuleiten und umzusetzen. Die Ergebnispräsentation ist ein zentraler Bestandteil des Gesamtprozesses einer Mitarbeiterbefragung und sollte zunächst vor dem/der Hauptauftraggeber/in bzw. den Initiatoren/innen der Befragung stattfinden. Der Präsentation folgt in der Regel eine Ergebnisdiskussion. Die Hauptauftraggeber/innen sollten darüber entscheiden:

• wann
• an wen
• in welchem Umfang und
• auf welche Art und Weise die Ergebnisse kommuniziert werden.

Auf Bereichs- oder Abteilungsebene eignen sich zunächst Präsentationen vor dem Führungskreis. Diese wiederum können dann in Informationsveranstaltungen und Gruppengesprächen mit ihren Beschäftigten die Ergebnisse vorstellen und diskutieren.
Zur allgemeinen Kommunikation der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung können Medien wie die Firmenzeitschrift, das Intranet oder spezifische Mailings genutzt werden. Ebenso kann den Beschäftigten eine spezielle Zusammenfassung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zur Verfügung gestellt werden.

TIPP: In unserem Tool "Maßnahmenkarten Mitarbeiterbefragung" finden Sie weiterführende Informationen zu den oben genannten vier Schritten der Ergebniskommunikation.

Worauf ist bei der Planung, Durchführung und Umsetzung von Mitarbeiterbefragungen besonders zu achten?

© Robert KneschkeDamit Mitarbeiterbefragungen, egal ob schriftlich oder per Online-Verfahren, zur positiven Unternehmensentwicklung beitragen, sollten Sie vor allem folgende Aspekte bei der Planung, Durchführung und Umsetzung berücksichtigen:

• Vereinbaren Sie im Projektteam klare Befragungsziele!
• Beziehen Sie die betriebliche Interessenvertretung möglichst früh ein!
• Stellen Sie in der Befragung erkannte Missstände möglichst schnell ab!
• Setzen Sie spürbare Maßnahmen möglichst zeitnah nach der Mitarbeiterbefragung um!
• Benennen Sie eine/n betriebliche/n Ansprechpartner/in für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung!
• Erfragen Sie nicht so viel wie möglich, sondern so viel wie nötig! Je umfangreicher die Befragung ist, um so geringer ist die Rücklaufquote.
• Verankern Sie Mitarbeiterbefragungen als strategisches Instrument im Unternehmen! Verknüpfen Sie dieses sinnvoll mit anderen Führungs- und Personalinstrumenten!
• Informieren Sie in allen Phasen der Mitarbeiterbefragung transparent über die Befragung, die Ergebnisse und den Stand der Umsetzung von Maßnahmen, um Ängste abzubauen!
• Ermöglichen Sie den Beschäftigten, den Fragebogen in der Arbeitszeit (z. B. in einem geeigneten Wahllokal) auszufüllen! Stellen Sie dazu möglichst geeignete Räume zur Verfügung!
• Stellen Sie Freiwilligkeit und vor allem Anonymität sicher, um eine hohe Rücklaufquote zu erreichen und verwertbare Ergebnisse zu gewinnen! Lassen Sie dazu am besten die Fragebögen außerhalb des Unternehmens auswerten!

TIPP: Definieren Sie kurzfristige und langfristige Umsetzungsmaßnahmen! Kurzfristige Umsetzungsmaßnahmen sollten schnelle Erfolge ohne großen Aufwand erzeugen. Damit entsteht auch für die Beteiligten an der Befragung das Gefühl, dass sich tatsächlich etwas aufgrund ihrer Beteiligung an der Befragung verändert.

TIPP: Bei Mitarbeiterbefragungen können eine Reihe Fehler unterlaufen. "Die 10 großen Pannen bei einer Mitarbeiterbefragung - und wie man sie vermeidet!" lernen Sie im Tool unseres Themenpartners kennen. Laden Sie sich jetzt das Tool kostenfrei herunter!

Einige praktische Eindrücke erhalten Sie aus dem Video, welches zeigt wie Villeroy & Boch das geva-institut beauftragt, eine national und international angelegte Mitarbeiterbefragung durchzuführen.

Wie erstelle ich den optimalen Fragebogen für eine Mitarbeiterbefragung?

© Robert KneschkeEin guter Fragebogen entscheidet maßgeblich über den Erfolg oder den Misserfolg einer Mitarbeiterbefragung. Er kann als Papierversion oder als Online-Version eingesetzt werden. Online-Fragebögen sind in der Konzeption (Programmierung) meist mit einem höheren Aufwand verbunden. Jedoch ergibt sich eine Zeit- und Kosteneinsparung in der Phase der Auswertung, da die Daten sofort ohne zusätzliche digitale Eingabe zur Verfügung stehen.

TIPP: Nutzen Sie Online-Versionen, wenn Sie viele Mitarbeitende befragen oder die Befragung in regelmäßigen Abständen wiederholen möchten!

In der Regel gliedert sich ein Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung in folgende 3 Teile:

1. Allgemeiner Informationsteil
2. Eigentlicher Befragungsteil
3. Sozio-demografischer Teil

Im allgemeinen Informationsteil sollte u. a. auf die Ziele der Befragung, den Umgang mit den erhobenen Daten (Einhaltung der Anonymität), den Zeitraum zur Durchführung der Befragung, Abgabemöglichkeiten des Fragebogens bzw. bei Online-Befragungen Zugangsmöglichkeiten zum Online-Fragebogen sowie auf Ansprechpartner/innen hingewiesen werden. Weiterhin sollte der Informationsteil eine verständliche Anleitung für die Bearbeitung des Fragebogens beinhalten, z. B. Kennzeichnung irrtümlich gesetzter Kreuze.

TIPP: Zur Gestaltung des eigentlichen Befragungsteils erhalten Sie Anregungen in unserem Tool "Fragenkatalog Mitarbeiterbefragungen". Neben nach Themenblöcken geordneten Fragen, finden Nutzer/innen in diesem Tool auch Hinweise zur Gestaltung von Antwortskalen.

TIPP: Bei der Formulierung von Fragen hilft das Einhalten bestimmter Regeln, damit die tatsächliche Befragungsintention auch erreicht wird. Mit unserem Tool "Check Mitarbeiterbefragung" geben wir Ihnen zehn hilfreiche Regeln zur Gestaltung Ihres Befragungsinstruments an die Hand.

TIPP: Unser Themenpartner, das gevainstitut empfiehlt, einen Fragebogen mit offenen und geschlossenen Fragen einzusetzen, da dieser von den Befragten für die Beantwortung eine höhere Aufmerksamkeit fordert.

Sozio-demografische Fragen sind wichtige Filter für die spätere Auswertung. Typisch ist die Abfrage von Alter, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit und anderen ähnlichen Merkmalen. Bei diesen Daten gilt der Leitspruch: So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Fragen Sie sehr detailliert sozio-demografische Angaben ab, könnte später nachvollzogen werden, wer den Fragebogen ausgefüllt hat. Die Anonymität wäre gefährdet, was Misstrauen bei den Mitarbeitenden erzeugt. Idealerweise wissen Sie bereits bei der Fragebogenkonstruktion genau, was Sie wie auswerten möchten und stellen dementsprechend Ihr Set an sozio-demografischen Fragen zusammen.

Tools zum Thema Mitarbeiterbefragung

Tool: Fragenkatalog zur Gestaltung von Mitarbeiterbefragungen

Die 10 großen Pannen bei einer Mitarbeiterbefragung - und wie man sie vermeidet!

Tool: Mitarbeiterbefragung zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement

Tool: Check Mitarbeiterbefragung

Tool: Konzeptionshilfe Mitarbeiterbefragung

Tool: Maßnahmenkarten Mitarbeiterbefragung

Worauf sollte bei der Gestaltung der Fragen besonders geachtet werden?

Um valide Ergebnisse zu erhalten, ist es wichtig, im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung dafür zu sorgen, dass die Fragestellung von allen Mitarbeitenden richtig und gleich verstanden wird. Zu diesem Zweck gibt es gewisse Grundsätze, die bei der Gestaltung der Fragen berücksichtigt werden sollten (in Anlehnung an Hinrichs, S.: Mitarbeiterbefragungen, 2008):

• Vermeiden Sie doppelte Verneinungen!
• Vermeiden Sie „Reizwörter“ und Übertreibungen!
• Formulieren Sie die Fragen sinnvoll und beantwortbar!
• Vermeiden Sie mehrdeutige und interpretationsfähige Begriffe!
• Verzichten Sie auf kausale Verknüpfungen zweier Behauptungen!
• Verwenden Sie ausbalancierte und gleichwertige Antwortkategorien!
• Bleiben Sie neutral und verzichten Sie auf suggestive Formulierungen!
• Stellen Sie keine Fragen, für die Berechnungen angestellt werden müssen!
• Nutzen Sie einfache und geläufige Formulierungen sowie einfache und vollständige Sätze!
• Achten Sie darauf, dass jede Frage nur einen Aspekt/Sachverhalt betrifft und nicht aus mehreren Teilfragen zu verschiedenen Aspekten besteht!

TIPP: Achten Sie weiterhin darauf, dass Sie die verschiedenen Arten und Formen der Fragen bewusst nutzen! So kann bezüglich der Fragearten beispielsweise zwischen Funktionsfragen (z. B. Einleitungs-, Filter-, Kontroll- oder Schlussfragen) und inhaltlichen Fragen (z. B. Wissens- oder Verhaltensfragen) unterschieden werden. Im Hinblick auf die Frageformen kann unter anderem zwischen kategorialen Fragen mit Mehrfachnennungen, ordinalen Fragen mit Skalen sowie Polaritätsprofilen bzw. Polarprofilen differenziert werden.

TIPP: Nutzen Sie zur Gestaltung bzw. Überprüfung Ihrer Fragen ebenfalls unsere Tools „Fragenkatalog zur Gestaltung von Mitarbeiterbefragungen" und „Check Mitarbeiterbefragung“!

Wie können die Fragebögen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgefüllt werden?

Folgende Formen der Datenerhebung können prinzipiell unterschieden werden:

• Postalisches Versenden des Fragebogens und postalischer Rückversand (Achtung: Bei dieser Form sind die Rücklaufquoten häufig sehr gering!)
• Ausfüllen des Fragebogens in einem "Wahllokal" (kann schriftlich oder als Online-Fragebogen erfolgen)
• Versenden des Fragebogens oder des Online-Zugangs per E-Mail
• Freier Zugang zu einem Online-Fragebogen
• Einsatz einer Mischung dieser vier Formen

Welche Rolle spielt der Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung?

Der sorgsame Umgang mit den erhobenen Daten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor bei Mitarbeiterbefragungen. Für jede Befragung müssen deshalb Regelungen getroffen werden, die den Datenschutz sicherstellen und Daten vor Missbrauch schützen.
Zu den Anforderungen an eine Mitarbeiterbefragung im Bereich des Datenschutzes gehört insbesondere die Aufklärung der potenziellen Teilnehmenden über:

1. die Speicherung der erhobenen Daten
2. die Speicherdauer der erhobenen Daten
3. die Ziele und den Verwendungszweck der Befragung
4. die Sicherstellung der Anonymität der erhobenen Daten
5. die Freiwilligkeit der Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung
6. die evtl. geplante Weitergabe von Daten (z. B. zum Zwecke der externen Auswertung) sowie darüber, dass durch die Beteiligung oder aber die Nichtbeteiligung an der Mitarbeiterbefragung weder Vor- noch Nachteile entstehen.

In Abhängigkeit von der Art der Befragung (Online-Befragung, schriftliche Befragung) sollten spezifische Regeln zum Datenschutz aufgestellt werden.

TIPP: Bei der Beauftragung Dritter sollte darauf geachtet werden, dass der Datenschutz nicht eingeschränkt wird!

TIPP: Bei der Erfassung einer großen Anzahl von sozio-demografischen Daten (z. B. Altersgruppe, Abteilung, Geschlecht, Funktion) ist oftmals die tatsächliche Anonymität sehr stark eingeschränkt. Dies führt aufgrund der befürchteten Rückverfolgbarkeit in vielen Fällen zu einer Senkung der Rücklaufquote. Prüfen Sie deshalb bei der Erstellung des Fragebogens, welche Daten für eine Schichtung tatsächlich notwendig sind! Es empfiehlt sich die Anzahl der sozio-demografischen Daten z. B. auf maximal drei zu beschränken oder Abstufungen zu verwenden (z. B. Altersgruppen).

TIPP: Binden Sie den/die Datenschutzbeauftragte/n rechtzeitig in das Projekt zur Mitarbeiterbefragung ein!

Welche Kosten entstehen im Zusammenhang mit einer Mitarbeiterbefragung?

Im Wesentlichen sind folgende Kostenpositionen für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zu kalkulieren:

• Druckkosten für Fragebögen
• Personalkosten für das interne Projektteam
• Beratungskosten für den Einsatz externer Beratung
• Kosten für die Erstellung von Präsentationsmaterial der Ergebnisse
• Kosten für den Kauf von Software-Lizenzen bzw. die Entwicklung von Software (u. a. statistische Auswertungsprogramme, Softwareprogramme zur Gestaltung von Fragebögen)

TIPP: Legen Sie vor der Mitarbeiterbefragung ein Budget fest! Versuchen Sie nicht an der falschen Stelle bei einer Mitarbeiterbefragung zu sparen, da sich dies erheblich auf die Befragungsergebnisse auswirken kann!

Wo kann ich mehr über Mitarbeiterbefragungen erfahren?

vege - FotoliaWollen Sie selbst eine Mitarbeiterbefragung durchführen? Planen Sie die Einbeziehung externer Experten/innen für die Konzeption und Umsetzung Ihrer Mitarbeiterbefragung? Dann schauen Sie sich die von der Perwiss-Redaktion zusammengestellte Liste von Beratungs- und Softwarefirmen an, welche Sie bei einer professionellen Mitarbeiterbefragung unterstützen können.

Auf der Seite KOFA Fachkräftesicherung für kleiner und mittlere Unternehmen finden Sie außerdem eine Antwort auf die Frage, was Beschäftige an Ihr Unternehmen bindet, warum sich Mitarbeiterbefragungen lohnen, wie Sie einen Fragebogen entwickeln und die Befragung durchführen können. Weiterhin erhalten Sie die Handlungsempfehlung: Fachkräfte sichern - Mitarbeiterbefragung.

Auf den Seiten des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit findet man wichtige Hinweise zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.

Der österreichische Anbieter Staatspreis Unternehmensqualität thematisiert auf seiner Homepage die Einführung einer wirksamen Feedbackkultur im Unternehmen. Dazu werden unterschiedliche Feedbackinstrumente vorgestellt.

Das Hochschuldidaktikzentrum der Universitäten des Landes Baden-Württemberg hat auf vier Seiten Regeln für gutes Feedback erstellt.

In dem Artikel „360 Grad Feedback und Mitarbeiterbefragung - Orientierungshilfen und Entwicklungsmotoren auf gleicher Wellenlänge?" (2011) stellt Ihnen Fabian Hoffmann zwei Befragungsinstrumente vor und bietet Ihnen einen sehr guten Einsteig in das Thema.

Stephan Sandrock und Magdelene Prynda geben Ihnen "Mitarbeiterbefragungen als strategisches Instrument der Personalarbeit" (2012) mit auf den Weg. Dazu erhalten Sie Informationen über Einsatzoptionen, Vorgehen und Chancen.

In dem Personalmanagement-Tipp "Stärken und Schwächen erkennen durch Mitarbeiterbefragung" (2003) legt Ihnen das Management Center Handwerk Schritt für Schritt den Weg zur Mitarbeiterbefragung dar. Weiterhin werden Ihnen Muster für ein Informationsschreiben und eine Befragung zur Verfügung gestellt.

Armin Trost, Professor an der Hochschule Furtwangen, plädiert in dem Artikel „Wissen, was Mitarbeiter denken“ (Personalmagazin, Januar 2009) für punktuelle Befragungen (2 Seiten im PDF-Format). Außerdem erhalten Sie auf seiner Webseite einen Einblick in seiner Vorlesungsunterlagen zu diesem Thema.

Eine 69 Seiten umfassende Präsentation zu Merkmalen und Typen, Zielen, Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen bietet die Fakultät für Kulturwissenschaften der Universität Paderborn. Die Präsentation enthält weiterhin Informationen zu Itemtypen, zur Itemformulierung sowie zur Fragebogenkonstruktion.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geht in der Publikation „Situation analysieren Interne Unternehmensanalyse“ im Kapitel 4. auf Vorgehensweisen ein, die Personalarbeit optimieren können. Dabei wird im fünften Unterpunkt ebenfalls auf die Bedeutsamkeit der Mitarbeiterbefragungen eingegangen.

Die Fachkräftesicherung für kleine und mittlere Unternehmen (KOFA) bietet eine Handlungsempfehlung für Mitarbeiterbefragungen und eine Checkliste als PDF-Datei.

Eine Publikationsreihe des Bundesverbands für Personalmanager gibt einen Überblick für Planer und Entscheider bezüglich Mitarbeiterbefragungen. Dabei werden Themen wie Erfolgsfaktoren, Befragungskonzepte und Folgeprozesse aufgegriffen.

Einen Leitfaden für die Erstellung einer Mitarbeiterbefragung bietet der Internetdienst 2ask an. Dabei werden Formen von Mitarbeiterbefragungen unterschieden und es werden hilfreiche Tipps zur Erstellung eines Fragebogens gegeben.

Von der Perwiss-Redaktion empfohlene Bücher zu betriebliches Gesundheitsmanagement

Das Buch „Mitarbeiterbefragungen optimieren“ (2018) von Ralf Linke richtet sich hauptsächlich an Führungskräfte sowie Berater/innen und erläutert die Gestaltung von Mitarbeiterbefragungen als wirksames Management-Instrument. Der Autor erzielte eine hohe Praxisnähe durch die Abbildung von Best Practices sowie Interviews mit Personalleitern und Dienstleistern. Unter anderem werden die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung, die Erhöhung der Mitarbeiterbeteiligung und die Wirksamkeit der Befragungen thematisiert. ISBN-13: 978-3658177218

In dem Fachbuch „Mitarbeiterbefragungen: Ein effektives Instrument der Mitbestimmung“ (2017) gibt der Autor Volker Nürnberg den Lesenden einen umfassenden Einblick in das Thema Mitarbeiterbefragungen. Von der strategischen Ausrichtung  bis hin zur Auswertung und den abzuleitenden Folgemaßnahmen gibt das Buch Auskunft über die optimale Planung, typische Fehler und deren Vermeidung sowie einer effektiven Gestaltung von Mitarbeiterbefragungen. Praxisbeispiele runden das Werk ab. ISBN-13: 978-3648094839

Der Autor Simon Werther thematisiert in dem Buch „Einführung in die Feedbackinstrumente in Organisationen“ (2015) Feedback als Mittel, um die Leistung der Belegschaft zu steigern. Dabei werden unterschiedliche Instrumente wie beispielsweise das 360°-Feedback, Teamdiagnosen, Change Monitoring sowie Mitarbeiterbefragungen vorgestellt. Zusätzlich veranschaulicht der Autor die Inhalte praxisnah mit Hilfe von Statistiken, Grafiken und Zukunftsszenarien. ISBN-13: 978-3658104962

Steven Reiss zeigt in seinem Buch „Das Reiss Profile“, wie sich bestimmte Lebensmotive auf die Persönlichkeit und zwischenmenschliche Beziehungen auswirken. Zudem geht er darauf ein, wie diese Kenntnisse auf verschiedenen beruflichen und privaten Ebenen genutzt werden können. ISBN: 978-3869360003

Viele Unternehmen versäumen die gewonnenen Erkenntnisse aus den Befragungen in die Tat umzusetzen. Das Buch „Mitarbeiterbefragung - was dann...? MAB und Folgeprozesse erfolgreich gestalten“ (2007) von Walter Bungard et al. bietet praxisnahe Tools für die Steuerung von Folgeprozessen nach Mitarbeiterbefragungen und stellt konkrete Firmenbeispiele vor. ISBN-13: 978-3540478379

Michel E. Domsch und Désirée H. Ladwig haben das „Handbuch Mitarbeiterbefragung“ (2013) herausgegeben. Es werden verschiedene Methoden für Mitarbeiterbefragungen vorgestellt und anhand von Praxisbeispielen erläutert. Zudem werden aktuelle Themen wie Talentmanagement, Integration von Unternehmen und die Vermeidung psychischer Belastungen aufgegriffen. ISBN-13: 978-3642352942

Das Buch „Die Mitarbeiterbefragung: Wie Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg nutzen“ (2015) von Frank Gehring et al. liefert eine praktikable Beschreibung der verschiedenen Schritte einer Befragung. Neben konkreten Anregungen, Entscheidungshilfen und Durchführungsbeispielen wird der Prozess anhand einer praxisnahen Fallstudie veranschaulicht. ISBN-13: 978-3791033853

In dem Buch „Retaining von Schlüsselkräften: Mitarbeiterbefragung als Planungsinstrument für personalbindende Maßnahmen“ (2012) zeigt die Autorin Christiane Geighardt auf, wie Mitarbeiterbefragungen zur Identifikation strategischer Ansatzpunkte genutzt werden können, um Spitzenkräfte zu binden. Dabei spielen Fluktuation und Determinanten eine bedeutende Rolle. ISBN-13: 978-3639435214 

Katharina Spichalsky stellt Ihnen eine Kombination aus "Change Management und Mitarbeiterbefragungen" (2016) vor. Im Mittelpunkt steht dabei die Mitarbeiterzufriedenheit, welche durch Mitarbeiterbefragungen überprüft werden kann. Nach der Autorin führt eine interne Zufriedenheit, auch zu einem besseren Feedback der Kunden/innen. ISBN-13: 978-3658140953