Mitarbeiterbefragung - Grundlagen, Methoden und Tipps für die Planung und Umsetzung

Warum sollten Sie eine Mitarbeiterbefragung in Ihrem Unternehmen durchführen?

Erfassen Sie mit dem Instrument der Mitarbeiterbefragung das Stimmungs- und Meinungsbild der Belegschaft in Ihrem Unternehmen und leiten Sie aus der Befragung zum Beispiel Maßnahmen für Ihre HR-Steuerung ab.

Sechs Vorteile einer Mitarbeiterbefragung:

• Verbesserte Betriebsklima
• Erhöhung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit
• Verbesserung der Führung im Unternehmen
• Senkung von Fehlzeiten der Mitarbeitenden
• Senkung der Fluktuation
• Unterstützung von Veränderungsprojekten

Mit diesen sechs Vorteilen erhöhen Sie die Mitarbeiterbindung der Mitarbeiter an Ihr Unternehmen. Darüber hinaus bietet eine Mitarbeiterbefragung eine gute Analysebasis Veränderungsprojekte.

Perwiss-TIPP: Sammeln Sie in der Mitarbeiterbefragung Ideen für neue Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen. Haben Sie bereits ein konkretes Projekt in der Pipeline, nutzen Sie die Befragung, um fördernde und hemmende Kräfte in der Vorbereitungsphase sowie Ängste und Befürchtungen Ihrer Mitarbeiter zu erkennen. Mit Abschluss des Veränderungsprozesses können Sie sich auf diesem Weg Feedback einholen.

Laut dem Survey Monitor (Willis Towers Watson, 2020) führen über 80 Prozent der befragten Personaler und Personalerinnen Mitarbeiterbefragungen durch, um ihren Mitarbeitern eine Stimme zu geben, offenes Feedback zu erhalten und strategischen Input zu sammeln.

Fünf Arten von Mitarbeiterbefragungen

Wie führt man eine Mitarbeiterbefragung durch?

Die acht Schritte einer Mitarbeiterbefragung auf einen Blick:

Planung einer Mitarbeiterbefragung

Bevor Sie mit der eigentlichen Mitarbeiterbefragung beginnen, gestalten Sie die Rahmenbedingungen:

• Legen Sie das Projektteam fest.
• Erarbeiten Sie Ziele für Ihre Mitarbeiterbefragung.
• Wählen Sie die passende Art für Ihre Mitarbeiterbefragung aus.
• Definieren Sie, wer befragt werden soll.
• Verteilen Sie zielorientierte Rollen im Team.
• Erarbeiten Sie erste Informationsmaterialen.

Vorbereitung des Fragebogens

Bauen Sie Ihren Fragebogen mit drei Kategorien auf: 

Perwiss-Tool: Nutzen Sie unser exklusives Premiumtool „Toolbox Mitarbeiterbefragungen“. Sie erhalten unter anderem zehn Regeln zur Gestaltung Ihrer Mitarbeiterbefragung sowie einen Fragenkatalog mit Fragen aus acht Themenbereichen.

Perwiss-Tipp: Nutzen Sie die verschiedenen Arten und Formen der Fragen bewusst. So kann bezüglich der Fragearten beispielsweise zwischen Funktionsfragen (z. B. Einleitungs-, Filter-, Kontroll- oder Schlussfragen) und inhaltlichen Fragen (z. B. Wissens- oder Verhaltensfragen) unterschieden werden. Im Hinblick auf die Frageformen kann unter anderem zwischen kategorialen Fragen mit Mehrfachnennungen, ordinalen Fragen mit Skalen sowie Polaritätsprofilen bzw. Polarprofilen differenziert werden.

Führen Sie eine Demo-Umfrage mit einer kleinen Gruppe aus Führungskräften oder Mitarbeitern durch, um Ihren Fragebogen zu erproben.

Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Für eine gelungene Durchführung beachten Sie drei Erfolgsfaktoren einer Mitarbeiterbefragung:

Auswertung der Mitarbeiterbefragung

Zur Auswertung der Mitarbeiterbefragung können Sie verschiedene Softwarewerkzeuge einsetzen. Microsoft Excel ist ein einfaches, meist in den Unternehmen verfügbares Werkzeug. Eine umfangreichere statistische Auswertung ermöglichen Ihnen Statistikprogramme, wie zum Beispiel SPSS. Das Umfrage Tool Survey Monkey beispielsweise unterstützt nicht nur die Durchführung, sondern enthält auch eine automatisierte Auswertung.

Feedback an die Mitarbeiter

Gestalten Sie Ihr Feedback an die Beteiligten (Mitarbeitenden, Führungskräfte etc.) in vier Schritten:

• Ergebnisübergabe: Das Projektteam übergibt der bzw. dem Auftraggeber oder -geberin die Befragungsergebnisse.
• Ergebnispräsentation: Das Team stellt der Belegschaft die Ergebnisse im Rahmen einer Betriebsversammlung oder kleineren Mitarbeitergruppen in Teamzusammenkünften vor.
• Ergebnisbericht: Die Ergebnisse werden in einem schriftlichen Bericht zusammengefasst.
• Ergebnisworkshop: Einzelne Gruppen von Mitarbeitern setzen sich mit ausgewählten Befragungsergebnissen auseinander, identifizieren Problemlagen, formulieren Zielsetzungen, leiten Potenzial für Maßnahmen ab und erstellen einen Handlungsplan.

Perwiss-Tipp: Die Ergebnispräsentation ist ein zentraler Bestandteil des Befragungsprozesses und beeinflusst maßgeblich die Akzeptanz Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung. Achten Sie insbesondere auf den Zeitpunkt, die Adressaten im Unternehmen und den Umfang der Präsentation.

Auch die Gestaltung der Kommunikation ist entscheidend: Wie erreichen die Informationen die Mitarbeiter? Mögliche Medien für das Feedback an die Mitarbeiter sind Unternehmenszeitschriften, Unternehmens-Wiki, Intranet, Betriebs- oder Bereichsversammlungen oder E-Mail. Oder wählen Sie ganz außergewöhnliche Formate wie Unterlagen auf Tabletts in der Kantine oder auch Aufkleber mit einzelnen zentralen Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung, die an passenden Orten im Unternehmen platziert werden.

Maßnahmenplanung und -umsetzung

Nun geht es darum, das gefundene Potential in Lösungen umzuwandeln. Erste Veränderungen sollten zeitnah zur Umfrage erfolgen. Die Mitarbeitenden müssen die Veränderungen auf die Befragung zurückführen können. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen daher über die Ergebnisse und den Stand der Umsetzung von Maßnahmen. Merken die Mitarbeiter, dass ihre Anregungen aus der Umfrage umgesetzt werden, zeigen Sie Wertschätzung für deren Engagement und bewirken einen positiven Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Reflektieren Sie neben den fachlichen Einsichten auch, inwiefern Sie Potenziale für Ihre Unternehmensführung, Unternehmensstrategie und Unternehmenskultur ableiten können.

Evaluation der Mitarbeiterbefragung

Abschließend heißt es, den Befragungsprozess zu evaluieren. Dazu kann es sinnvoll sein, bestimmte Kennzahlen zu erheben:

• Wie umfangreich war Ihre Befragung? Mit der Anzahl der Themen steigt das Risiko einer unspezifischen Mitarbeiterumfrage. Konnte die Umfrage Ihnen den Überblick bzw. die Tiefe ermöglichen, die Sie sich während der Planung erhofft haben?
• Wie viele Mitarbeiter wurden befragt? Die Auswahl an Befragungsgruppen ist groß. Hat sich die Vollbefragung bzw. Stichprobenbefragung bewährt?
• Wie hoch war die Rücklaufquote? Der Rücklauf ist ein wichtiger Indikator für die Mitarbeiterumfrage. Sie sollten mindestens 50 Prozent erreicht haben. Verschiedene Anregungen, um Ihre Rücklaufquote zu erhöhen finden Sie in dem Tool unserer Perwiss-Experten: Tipps Rücklaufquote.
• Wie viele Ressourcen hat die Aktion gekostet? Listen Sie die Zeit auf, die Ihr Team investiert hat. Welche Kosten sind entstanden?

Auch ein qualitatives Feedback ist sinnvoll:

• Welches Bild hat Ihre Belegschaft von der Befragung? In Mitarbeiterumfragen sind Ihre Mitarbeiter die Kunden, denen Sie ein Produkt "verkaufen". Die Kunden, deren Anliegen und ihre Zufriedenheit sollten im Mittelpunkt stehen.
• Wie hat das Projektteam die Zusammenarbeit empfunden?

Fünf Fragen zum Thema Mitarbeiterbefragung

Potenziale für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung zur Steigerung Ihrer Mitarbeiterzufriedenheit

1. Vereinbaren Sie im Projektteam klare Befragungsziele.
2. Beziehen Sie die betriebliche Interessenvertretung möglichst früh ein.
3. Stellen Sie in der Befragung erkannte Missstände möglichst schnell ab.
4. Setzen Sie spürbare Maßnahmen möglichst zeitnah nach der Mitarbeiterbefragung um.
5. Benennen Sie einen betrieblichen Ansprechpartner als Kontakt (inkl. E-Mail-Adresse) für die Mitarbeiterbefragung.
6. Erfragen Sie nicht so viel wie möglich, sondern so viel wie nötig. Je umfangreicher die Befragung ist, umso geringer ist die Rücklaufquote.
7. Verankern Sie Mitarbeiterbefragungen als strategisches Instrument im Unternehmen.
8. Verknüpfen Sie dieses sinnvoll mit anderen Führungs- und Personalinstrumenten.
9. Informieren Sie in allen Phasen der Mitarbeiterbefragung transparent über die Befragung, die Ergebnisse und den Stand der Umsetzung von Maßnahmen, um Ängste abzubauen.
10. Stellen Sie Freiwilligkeit und vor allem Anonymität sicher, um verwertbare Ergebnisse zugewinnen.

Mehr Wissen:

Auf der Seite KOFA Fachkräftesicherung für kleine und mittlere Unternehmen finden Sie Antworten auf Fragen zum Thema Mitarbeiterbindung, zu Vorteilen von Umfragen (z. B Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit) sowie zur Fragebogenentwicklung.

Bildnachweis: vege - Fotolia

Der Staatspreis Unternehmensqualität ist eine hoch angesehene Auszeichnung für das Engagement der erfolgreichsten Unternehmen Österreichs. Im Excellence Blog erhalten Sie Wissen zu den Themen: Mitarbeiterbefragungen agiler gestalten, Agilität in Mitarbeiterbefragungen messen und Agile Aufarbeitung von Mitarbeiterbefragungen.