Mitarbeiterbefragung - Grundlagen, Methoden und Tipps für die Planung und Umsetzung
Mitarbeiterbefragungen werden zur Erfassung des Stimmungs- und Meinungsbildes der Belegschaft, zur allgemeinen Standortbestimmung zu unternehmensrelevanten Themen, zur HR-Steuerung und zum HR-Controlling und zunehmend auch zur strategischen Unternehmenssteuerung genutzt. Erfahren Sie mehr zu den Grundlagen und Methoden für die Planung und Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung.
Das Wichtigste in Kürze:
- Mithilfe von systematischen Mitarbeiterbefragungen können Sie die tatsächliche Situation in Ihrem Unternehmen anhand der Befragungsergebnisse zuverlässig spiegeln.
- Bei der Konzeption des Fragebogens kommt es auf die Qualität, nicht die Quantität, der Fragen an. Es gilt die Faustregel: So viele Fragen, wie notwendig und so wenig Fragen, wie möglich.
- Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Mitarbeiterengagement im Rahmen von Umfragen ist die Kommunikation. Wählen Sie verschiedene Kommunikationszeitpunkte und -medien im Befragungsprozess aus.
So gehen Sie vor:
- Definieren Sie das Anliegen Ihrer Mitarbeiterbefragung und wählen Sie das Team und die Durchführungsart aus.
- Konzipieren Sie Ihre Mitarbeiterbefragung in drei Bereichen: allgemeine Information, soziodemografischer Teil und fachliche Befragung.
- Führen Sie Ihre Mitarbeiterbefragungen, orientiert an den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter (als Kunden) durch, um eine hohe Mitmach-Motivation auszulösen. Wägen Sie zum Beispiel zwischen analogen und digitalen Befragungen ab.
- Setzen Sie die Anliegen Ihrer Mitarbeiter zeitnah im Anschluss an die Befragung um. So sichern Sie zum einen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und zum anderen die Motivation für weitere Befragungen.
Warum sollten Sie eine Mitarbeiterbefragung in Ihrem Unternehmen durchführen?
Erfassen Sie mit dem Instrument der Mitarbeiterbefragung das Stimmungs- und Meinungsbild der Belegschaft in Ihrem Unternehmen und leiten Sie aus der Befragung zum Beispiel Maßnahmen für Ihre HR-Steuerung ab.
Sechs Vorteile einer Mitarbeiterbefragung:
- Verbesserte Betriebsklima
- Erhöhung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit
- Verbesserung der Führung im Unternehmen
- Senkung von Fehlzeiten der Mitarbeitenden
- Senkung der Fluktuation
- Unterstützung von Veränderungsprojekten
Mit diesen sechs Vorteilen erhöhen Sie die Mitarbeiterbindung der Mitarbeiter an Ihr Unternehmen. Darüber hinaus bietet eine Mitarbeiterbefragung eine gute Analysebasis Veränderungsprojekte.
Perwiss-TIPP: Sammeln Sie in der Mitarbeiterbefragung Ideen für neue Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen. Haben Sie bereits ein konkretes Projekt in der Pipeline, nutzen Sie die Befragung, um fördernde und hemmende Kräfte in der Vorbereitungsphase sowie Ängste und Befürchtungen Ihrer Mitarbeiter zu erkennen. Mit Abschluss des Veränderungsprozesses können Sie sich auf diesem Weg Feedback einholen.
Laut dem Survey Monitor (Willis Towers Watson, 2020) führen über 80 Prozent der befragten Personaler und Personalerinnen Mitarbeiterbefragungen durch, um ihren Mitarbeitern eine Stimme zu geben, offenes Feedback zu erhalten und strategischen Input zu sammeln.
Fünf Arten von Mitarbeiterbefragungen
Ziel einer Meinungsumfrage: Erfassung der Meinungen und Einstellungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen
Je nach Ziel der Befragung, können die gesamte Belegschaft, einzelne Geschäftsbereiche oder Mitarbeitende einer spezifischen Hierarchieebene befragt werden.
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Ziel einer Benchmarkingumfrage: Vergleich regelmäßig durchgeführter Befragungen über einen bestimmen Zeitraum hinweg
Durch die langfristig ausgelegten und regelmäßig durchgeführten Befragungen werden gewisse Größen verglichen. Diese Größen können zum Beispiel externe Normwerte aus Konkurrenzunternehmen oder aber interne Werte aus anderen Filialen oder Geschäftsbereichen (z. B. andere Produkte-Abteilung) sein.
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Ziel einer systematischen Mitarbeiterbefragung: Erfassung von Informationen für die strategische Unternehmenssteuerung
Die systemische Mitarbeiterbefragung ist als integraler und wiederholt angewandter Bestandteil der normalen Systeme (z. B. Führungssystem, Personalsystem, Gehaltssystem) zu sehen.
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Ziel einer Klimabefragung mit Rückspiegelung: Meinungserfassung zum Zweck der systematischen Reflexion der Ergebnisse des Unternehmens oder einzelner Geschäftsbereiche
Sinn der Klimabefragung ist, dass sich die Mitarbeitenden mit den Befunden auseinandersetzen, um eventuellen Handlungsbedarf abzuleiten. Auf diese Weise sollen diese Befragungen vor allem das Betriebsklima verbessern, die interne Kommunikation fördern und Probleme abbauen.
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Ziel eines Aufbau- und Einbindungsmanagementprogramms: Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens als Teil eines Interventionsprozesses
In einem Interventionsprozess ist die Mitarbeiterbefragung als Instrument eines zyklischen Verbesserungs- und Veränderungsprogramms zu sehen. Bei diesem Befragungstyp werden auch Fragen verwendet, bei denen klar ist, dass die Mitarbeitenden zu diesen keine eindeutige Meinung haben.
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Das seit fast 30 Jahren auf Mitarbeiterbefragungen spezialisierte Münchner geva-institut bietet auf der Website Mitbeiterbefragungen.de neben interessanten Videobeiträgen über erfolgreiche Projekte (Salzgitter AG, Villeroy & Boch AG, Accor Hotellerie) eine Menge nützlicher Informationen zum Thema.
Wie führt man eine Mitarbeiterbefragung durch?
Die acht Schritte einer Mitarbeiterbefragung auf einen Blick:
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Planung einer Mitarbeiterbefragung
Bevor Sie mit der eigentlichen Mitarbeiterbefragung beginnen, gestalten Sie die Rahmenbedingungen:
- Legen Sie das Projektteam fest.
- Erarbeiten Sie Ziele für Ihre Mitarbeiterbefragung.
- Wählen Sie die passende Art für Ihre Mitarbeiterbefragung aus.
- Definieren Sie, wer befragt werden soll.
- Verteilen Sie zielorientierte Rollen im Team.
- Erarbeiten Sie erste Informationsmaterialen.
Vorbereitung des Fragebogens
Bauen Sie Ihren Fragebogen mit drei Kategorien auf:
Allgemeine Informationen: Zunächst schreiben Sie eine Einleitung. Diese bietet den Teilnehmenden Einsichten in die Hintergründe der Befragung und soll die Mitarbeitermotivation zur Teilnahme steigern. Sie sollten mindestens folgende fünf Punkte aufgreifen:
- Ziele der Befragung,
- Umgang mit den erhobenen Daten,
- Zeitraum der Durchführung,
- Abgabemöglichkeiten und
- Ansprechpartner und -partnerinnen (Kontakt mit E-Mail).
Fachliche Befragung: Die Gestaltung des eigentlichen Befragungsteils kann sich je nach Anzahl der Themen, der Gestaltung von Antwortmöglichkeiten (z. B. Skalen) und der Formulierung von Fragen unterscheiden.
Soziodemografischer Teil: Der soziodemografische Teil hilft Ihnen bei der Auswertung Ihrer Mitarbeiterbefragung. Klassische Inhalte sind: Alter, Geschlecht und Betriebszugehörigkeit.
Perwiss-Tool: Nutzen Sie unser exklusives Premiumtool „Toolbox Mitarbeiterbefragungen“. Sie erhalten unter anderem zehn Regeln zur Gestaltung Ihrer Mitarbeiterbefragung sowie einen Fragenkatalog mit Fragen aus acht Themenbereichen.
10 Hinweise zur Formulierung Ihrer Fragen:
- Vermeiden Sie doppelte Verneinungen.
- Vermeiden Sie Übertreibungen.
- Formulieren Sie die Fragen sinnvoll.
- Vermeiden Sie mehrdeutige Begriffe.
- Vermeiden Sie die kausale Verknüpfung zweier Behauptungen.
- Verwenden Sie gleichwertige Antwortkategorien.
- Bleiben Sie neutral.
- Stellen Sie keine Fragen, für die Berechnungen notwendig sind.
- Formulieren Sie einfache und vollständige Sätze.
- Achten Sie daraus, dass jede Frage nur einen Sachverhalt betrifft.
Perwiss-Tipp: Nutzen Sie die verschiedenen Arten und Formen der Fragen bewusst. So kann bezüglich der Fragearten beispielsweise zwischen Funktionsfragen (z. B. Einleitungs-, Filter-, Kontroll- oder Schlussfragen) und inhaltlichen Fragen (z. B. Wissens- oder Verhaltensfragen) unterschieden werden. Im Hinblick auf die Frageformen kann unter anderem zwischen kategorialen Fragen mit Mehrfachnennungen, ordinalen Fragen mit Skalen sowie Polaritätsprofilen bzw. Polarprofilen differenziert werden.
Führen Sie eine Demo-Umfrage mit einer kleinen Gruppe aus Führungskräften oder Mitarbeitern durch, um Ihren Fragebogen zu erproben.
Durchführung der Mitarbeiterbefragung
Für eine gelungene Durchführung beachten Sie drei Erfolgsfaktoren einer Mitarbeiterbefragung:
Wahl der Datenerhebung: Wählen Sie die Form der Datenerhebung nach den Gepflogenheiten in Ihrem Unternehmen bzw. der Vorliebe Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus. Sie können die Dokumente zum Beispiel postalisch versenden, ein „Wahllokal“ zum örtlich gebundenen Ausfüllen einrichten, den Fragebogen digital, zum Beispiel per E-Mail, zur Verfügung stellen oder eine Mischung der Formen wählen.
Alternativ können Sie eine mündliche Befragung durchführen. So sichern Sie sich eine hohe Qualität der Daten. Diese Datenerhebung ist jedoch bedeutend zeitintensiver und aufwendiger in der Auswertung als die schriftlicher oder digitaler Befragungen.
Umfang der Befragung: Achten Sie bei der Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung darauf, so viele Fragen wie nötig und so wenige Fragen wie möglich zu formulieren. Mit der Anzahl der Fragen steigt der Aufwand und sinkt meist die Motivation der Belegschaft zur Beteiligung.
Ganzheitliche Kommunikation: Kommunizieren Sie während des gesamten Prozesses der Mitarbeiterbefragung mit Ihren Mitarbeitern und Führungskräften. Nutzen Sie dafür verschiedene Medien in Ihrem Unternehmen. Insbesondere in der Durchführung erkennen Sie so Missstände und können diese möglichst schnell abstellen. Legen Sie als Ansprechpartner oder -partnerin einen konstanten Kontakt fest.
Auswertung der Mitarbeiterbefragung
Zur Auswertung der Mitarbeiterbefragung können Sie verschiedene Softwarewerkzeuge einsetzen. Microsoft Excel ist ein einfaches, meist in den Unternehmen verfügbares Werkzeug. Eine umfangreichere statistische Auswertung ermöglichen Ihnen Statistikprogramme, wie zum Beispiel SPSS. Das Umfrage Tool Survey Monkey beispielsweise unterstützt nicht nur die Durchführung, sondern enthält auch eine automatisierte Auswertung.
Feedback an die Mitarbeiter
Gestalten Sie Ihr Feedback an die Beteiligten (Mitarbeitenden, Führungskräfte etc.) in vier Schritten:
- Ergebnisübergabe: Das Projektteam übergibt der bzw. dem Auftraggeber oder -geberin die Befragungsergebnisse.
- Ergebnispräsentation: Das Team stellt der Belegschaft die Ergebnisse im Rahmen einer Betriebsversammlung oder kleineren Mitarbeitergruppen in Teamzusammenkünften vor.
- Ergebnisbericht: Die Ergebnisse werden in einem schriftlichen Bericht zusammengefasst.
- Ergebnisworkshop: Einzelne Gruppen von Mitarbeitern setzen sich mit ausgewählten Befragungsergebnissen auseinander, identifizieren Problemlagen, formulieren Zielsetzungen, leiten Potenzial für Maßnahmen ab und erstellen einen Handlungsplan.
Perwiss-Tipp: Die Ergebnispräsentation ist ein zentraler Bestandteil des Befragungsprozesses und beeinflusst maßgeblich die Akzeptanz Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung. Achten Sie insbesondere auf den Zeitpunkt, die Adressaten im Unternehmen und den Umfang der Präsentation.
Auch die Gestaltung der Kommunikation ist entscheidend: Wie erreichen die Informationen die Mitarbeiter? Mögliche Medien für das Feedback an die Mitarbeiter sind Unternehmenszeitschriften, Unternehmens-Wiki, Intranet, Betriebs- oder Bereichsversammlungen oder E-Mail. Oder wählen Sie ganz außergewöhnliche Formate wie Unterlagen auf Tabletts in der Kantine oder auch Aufkleber mit einzelnen zentralen Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung, die an passenden Orten im Unternehmen platziert werden.
Maßnahmenplanung und -umsetzung
Nun geht es darum, das gefundene Potential in Lösungen umzuwandeln. Erste Veränderungen sollten zeitnah zur Umfrage erfolgen. Die Mitarbeitenden müssen die Veränderungen auf die Befragung zurückführen können. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen daher über die Ergebnisse und den Stand der Umsetzung von Maßnahmen. Merken die Mitarbeiter, dass ihre Anregungen aus der Umfrage umgesetzt werden, zeigen Sie Wertschätzung für deren Engagement und bewirken einen positiven Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit.
Reflektieren Sie neben den fachlichen Einsichten auch, inwiefern Sie Potenziale für Ihre Unternehmensführung, Unternehmensstrategie und Unternehmenskultur ableiten können.
Evaluation der Mitarbeiterbefragung
Abschließend heißt es, den Befragungsprozess zu evaluieren. Dazu kann es sinnvoll sein, bestimmte Kennzahlen zu erheben:
- Wie umfangreich war Ihre Befragung? Mit der Anzahl der Themen steigt das Risiko einer unspezifischen Mitarbeiterumfrage. Konnte die Umfrage Ihnen den Überblick bzw. die Tiefe ermöglichen, die Sie sich während der Planung erhofft haben?
- Wie viele Mitarbeiter wurden befragt? Die Auswahl an Befragungsgruppen ist groß. Hat sich die Vollbefragung bzw. Stichprobenbefragung bewährt?
- Wie hoch war die Rücklaufquote? Der Rücklauf ist ein wichtiger Indikator für die Mitarbeiterumfrage. Sie sollten mindestens 50 Prozent erreicht haben. Verschiedene Anregungen, um Ihre Rücklaufquote zu erhöhen finden Sie in dem Tool unserer Perwiss-Experten: Tipps Rücklaufquote.
- Wie viele Ressourcen hat die Aktion gekostet? Listen Sie die Zeit auf, die Ihr Team investiert hat. Welche Kosten sind entstanden?
Auch ein qualitatives Feedback ist sinnvoll:
- Welches Bild hat Ihre Belegschaft von der Befragung? In Mitarbeiterumfragen sind Ihre Mitarbeiter die Kunden, denen Sie ein Produkt "verkaufen". Die Kunden, deren Anliegen und ihre Zufriedenheit sollten im Mittelpunkt stehen.
- Wie hat das Projektteam die Zusammenarbeit empfunden?
Fünf Fragen zum Thema Mitarbeiterbefragung
Je nach Zielstellung kann sich die Zusammensetzung des Teams unterscheiden. Das Team sollte jedoch im Optimalfall aus folgenden Vertreter und Vertreterinnen bestehen:
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Bei der Wahl des Durchführungszeitraums richten Sie sich nach der Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter. Beachten Sie dabei Urlaubszeiten, Zeiträume mit höheren Fehlzeiten und Zeiten mit einer hohen betrieblichen Auslastung in Ihrem Unternehmen.
Zwischen den Mitarbeiterbefragungen sollten Sie ein bis zwei Jahre vergehen lassen, um das jeweilige Feedback der letzten Mitarbeiterumfrage umsetzen zu können.
Klären Sie Ihre Mitarbeiter über:
- Speicherung der erhobenen Daten,
- Speicherdauer der Daten,
- Ziele und Verwendungszweck,
- Sicherstellung der Anonymität,
- Freiwilligkeit der Teilnahme und
- geplante Weitergabe der Daten auf.
Den Mitarbeitenden, die sich an der Mitarbeiterbefragung (nicht) beteiligen, dürfen weder Vor- noch Nachteile entstehen.
Minimieren Sie die Erfassung soziodemografischer Daten. Bei zu vielen Angaben können sich Rückschlüsse auf die Person des bzw. der Ausfüllenden schließen lassen und die Anonymität wäre gefährdet.
Mithilfe der Rücklaufquote können Sie die Verlässlichkeit und Akzeptanz Ihrer Mitarbeiterbefragung beurteilen.
Die höchste Rücklaufquote erhalten Sie bei persönlichen und telefonischen Befragungen Ihrer Mitarbeiter mit 60 bis 80 Prozent. In schriftlichen und online Umfragen sollten Sie auf eine Rücklaufquote von 50 Prozent hinarbeiten.
Hinweise unserer Perwiss-Experten:
- Erläutern Sie die Relevanz der Mitarbeiterumfrage.
- Verdeutlichen Sie die Anonymität.
- Nutzen Sie betriebliche Medien für die Kommunikation.
- Sichern Sie sich die Unterstützung der betrieblichen Interessenvertretung.
- Geben Sie ein konkretes Rückgabedatum an.
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Die zu kalkulierenden Kosten im Rahmen von Mitarbeiterumfragen auf einen Blick sind:
- Druckkosten für den Fragebogen,
- Personalkosten für das interne Projektteam,
- Beratungskosten für den Einsatz externer Experten und Expertinnen,
- Kosten für die Erstellung von Präsentationsmaterial der Ergebnisse und
- Kosten für den Kauf von Software-Lizenzen bzw. die Entwicklung von Software (inkl. Demo-Version)
Potenziale für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung zur Steigerung Ihrer Mitarbeiterzufriedenheit
- Vereinbaren Sie im Projektteam klare Befragungsziele.
- Beziehen Sie die betriebliche Interessenvertretung möglichst früh ein.
- Stellen Sie in der Befragung erkannte Missstände möglichst schnell ab.
- Setzen Sie spürbare Maßnahmen möglichst zeitnah nach der Mitarbeiterbefragung um.
- Benennen Sie einen betrieblichen Ansprechpartner als Kontakt (inkl. E-Mail-Adresse) für die Mitarbeiterbefragung.
- Erfragen Sie nicht so viel wie möglich, sondern so viel wie nötig. Je umfangreicher die Befragung ist, umso geringer ist die Rücklaufquote.
- Verankern Sie Mitarbeiterbefragungen als strategisches Instrument im Unternehmen.
- Verknüpfen Sie dieses sinnvoll mit anderen Führungs- und Personalinstrumenten.
- Informieren Sie in allen Phasen der Mitarbeiterbefragung transparent über die Befragung, die Ergebnisse und den Stand der Umsetzung von Maßnahmen, um Ängste abzubauen.
- Stellen Sie Freiwilligkeit und vor allem Anonymität sicher, um verwertbare Ergebnisse zugewinnen.
Mehr Wissen:
Auf der Seite KOFA Fachkräftesicherung für kleine und mittlere Unternehmen finden Sie Antworten auf Fragen zum Thema Mitarbeiterbindung, zu Vorteilen von Umfragen (z. B Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit) sowie zur Fragebogenentwicklung.
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Der Staatspreis Unternehmensqualität ist eine hoch angesehene Auszeichnung für das Engagement der erfolgreichsten Unternehmen Österreichs. Im Excellence Blog erhalten Sie Wissen zu den Themen: Mitarbeiterbefragungen agiler gestalten, Agilität in Mitarbeiterbefragungen messen und Agile Aufarbeitung von Mitarbeiterbefragungen.
Bei einer Mitarbeiterbefragung geht es um viel mehr, als um die Durchführung irgendeiner Umfrage im Unternehmen. Eine Mitarbeiterbefragung ist ein äußerst komplexer und sensibler Prozess, der mit einer strategischen Planung auf Geschäftsführungsebene beginnt, eine gezielte Einbindung aller Führungskräfte voraussetzt und natürlich alle Mitarbeiter persönlich erreichen muss.
Der gesamte Prozess muss von A bis Z professionell geplant und realisiert werden. Insbesondere die nachfolgende Umsetzungsstrategie sollte bereits bei der Anlage der Projektarchitektur bekannt und mit der Geschäftsführung abgestimmt sein. Erfolgreiche Mitarbeiterbefragungsprozesse sind Chefsache, immerhin geht es um die Beurteilung der Führungsleistung und Managementqualität im Unternehmen.
Eine Mitarbeiterbefragung ist zugleich Planungs-, Steuerungs- und Evaluationsinstrument im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Unternehmen, die wirklichen Nutzen aus Mitarbeiterbefragungen ziehen und messbare Fortschritte erreichen, forcieren dies durch eine Verknüpfung der Mitarbeiterbefragung mit Zielvereinbarungen. Und durch die Einbindung eines kompetenten und erfahrenen Beratungsinstituts wie z.B. des Münchner geva-instituts.
Oft sieht die Realität in Unternehmen aber anders aus: Bei der Fragebogengestaltung beauftragen Unternehmen gerne Praktikanten oder unerfahrene Berufseinsteiger mit der vordergründig einfachen "Stimmungsbildabfrage". Die Fragebogen "Entwicklung" erfolgt aus Mangel an Erfahrung oft über copy-paste Aktionen aus öffentlich verfügbaren Quellen. Solche Zufalls-Instrumente ermöglichen keine Auswertungstiefe und oft fehlt es an der analytischen Kompetenz der mit dem Projekt beauftragten Mitarbeiter. Wer als interner Projektleiter keine Reputation als Führungskräfteberater im Unternehmen hat, wird zudem am nachfolgenden Prozess der Ergebnisumsetzung scheitern, denn dazu ist eine breite fachliche und persönliche Akzeptanz auf Seiten der Führungskräfte erforderlich.
Das seit fast 30 Jahren auf Mitarbeiterbefragungen spezialisierte Münchner geva-institut bietet auf der Website Mitbeiterbefragungen.de neben interessanten Videobeiträgen über erfolgreiche Projekte (Salzgitter AG, Villeroy & Boch AG, Accor Hotellerie) eine Menge nützlicher Informationen zum Thema.
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