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Pesonalbeschaffung - Gewinnung von Fachkräften im Fokus

H_Ko - stock.adobe.com

Die Gewinnung von qualifiziertem Personal steht aktuell mehr denn je im Fokus des strategischen Personalmanagements. Sicher ändert sich aufgrund der Rahmenbedingungen im Jahr 2020 einiges an der Ausrichtung, dem Umfang und auch den Methoden der Personalbeschaffung. Jedoch wird auch in Zeiten von Arbeit 4.0, Digitalisierung und New Work der Mensch entscheidender Erfolgsfaktor sein.
Um mit Walt Disneys Worten zu sprechen: „Du kannst den schönsten Ort der Welt erträumen, erschaffen, designen und bauen - aber es braucht Menschen, um den Traum Realität werden zu lassen.“

Bedingt insbesondere durch die demografische Entwicklung, ist der Fachkräftemangel für Unternehmen sowie öffentlichen Organisationen immer deutlicher zu spüren. Laut einer Studie des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung aus dem Jahr 2019 beschreiben 41 Prozent der Unternehmen die Situation als existenziell. Mehr als jedes zweite Unternehmen sucht zu Beginn des Jahres 2020 besonders dringend nach bestimmten Mitarbeitergruppen, zum Beispiel im Bereich der IT-Dienstleistungen, im Produktionsbereich und im Vertrieb. Alarmierend ist: Bereits 5 Prozent der Unternehmen haben die Suche nach passenden Fachkräften aufgeben!

Dabei geht es nicht nur um die Gewährleistung gegenwärtiger, kurzfristiger Personalbedarfe, sondern insbesondere um die langfristige, strategisch orientierte Personalbedarfsdeckung. Jede unbesetzte Stelle kostet dem Unternehmen Geld. Laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales liegt der Verlust bei einer Stelle der mittleren Einkommensklasse, die 2,3 Monate nicht besetzt ist, bei rund 23.000 Euro.

Aufbauend auf der Unternehmensstrategie, der Wettbewerbsentwicklung und der Entwicklung des Arbeitsmarktes gilt es, Fach- und Führungskräfte effizient und effektiv zu gewinnen. Die Rekrutierung von passendem Personal ist dafür ein, wenn nicht sogar der entscheidende Erfolgsfaktor.

Was ist Personalbeschaffung?

Definition Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung oder Personalrekrutierung befasst sich mit der Gewinnung von Beschäftigten in der gewünschten Anzahl, zur gewünschten Zeit, am gewünschten Ort und mit den erforderlichen Qualifikationen. Die Form der Personalrekrutierung ist vom Beschaffungsweg, dem Beschaffungszeitpunkt oder den zur Verfügung stehenden potenziellen Bewerbenden abhängig. In der Regel wird zwischen interner und externer Personalrekrutierung unterschieden. Personalbeschaffung erstreckt sich von der Personalsuche bis zur Bereitstellung des Personals.

Personalbeschaffung baut auf der Personalstrategie und der Personalplanung auf, nutzt Elemente der Personaldiagnostik und Personalbindung durch Anreizgestaltung und geht der Personalentwicklung unmittelbar voraus.

Gute Personalbeschaffung oder Personalgewinnung legt den Grundstein für eine nachhaltige und effektive Personalarbeit. Jeder gezielt in die Personalsuche investierte Euro zahlt sich später mehrfach aus. Personalbeschaffung schließt die Personalsuche und die Bereitstellung von Personal ein. Nach unserem Verständnis endet die Personalbeschaffung nach Eingang der Bewerbungsunterlagen bei der im Unternehmen für den Bewerbungsprozess verantwortlichen Stelle.

E-Recruiting als spezielle Form der Personalrekrutierung

E-Recruiting ist die gezielte Gewinnung und Auswahl von Personal mittels digitaler Medien wie spezielle HR-Softwareprogramme und Karrierewebseiten sowie Jobbörsen und Jobsuchmaschinen. Der Prozess der elektronischen Personalbeschaffung startet mit Online-Stellenanzeigen und Karrierewebseiten, in der Onlineausgabe einer Tageszeitung oder in Online-Stellenbörsen. Die Entwicklung des E-Recruiting ist extrem dynamisch und profitiert von der Entwicklung der Informationstechnologien sowie zunehmend auch künstlicher Intelligenz.

Die Vorteile von dieser Form der Personalbeschaffung liegen auf der Hand! Deutlich reduzierte Kosten pro Einstellung und die zeitliche Verkürzung des Beschaffungsprozesses sprechen für die e-gestützte Form der Personalgewinnung. Darüber hinaus ist eine längere zeitliche Verfügbarkeit und eine größere Reichweite ein wichtiger Pluspunkt.

Mehr Informationen zum E-Recruiting stehen auf unserer ausführlichen Themenseite zur Verfügung.

Instrumente der Personalbeschaffung

Die Besetzung einer offenen oder noch zu schaffenden Stelle kann intern oder extern erfolgen. Oftmals sind beide Wege miteinander verknüpft, da die interne Besetzung oft eine externe Rekrutierung nach sich zieht. Für beide Personalgewinnungswege stehen verschiedenste Instrumente zur Verügung, die sich vor allem in Aufwand und Treffsicherheit unterscheiden.

Interne Personalbeschaffung

Die interne Besetzung bringt viele Vorteile mit sich: eine kürzere Einarbeitungszeit, die erhöhte Motivation durch die angebotene Entwicklungsperspektive und die Erfolgsaussicht, da der Mitarbeitende und seine Arbeitsweise bereits bekannt sind. Allerdings gilt es mit der Kommunikation der offenen Stelle auch einiges zu beachten: Wer kommt für die Stelle in Frage? Soll das Stellenangebot an die gesamte Belegschaft kommuniziert werden? Haben Sie aufgrund der letzten Mitarbeitergespräche bereits Kandidaten im Kopf? Teilen diese die Entwicklungs- und Veränderungswünsche?

Instrumente der internen Personalrekrutierung

Innerbetriebliche Stellenausschreibung

Eine innerbetriebliche Stellenausschreibung kann den Beschäftigten über Intranet, Hauszeitschrift, Beiträge in geschlossenen Social Media(-gruppen), Flyer oder mit dem klassischen schwarzen Brett zugänglich gemacht werden. Wie bei externen Stellenausschreibungen sollten Aufgaben, Anforderungsprofil und Entwicklungsmöglichkeiten aussagefähig und ansprechend formuliert werden.

Mitarbeitergespräche

Ein Mitarbeitergespräch ist eine hervorragende Möglichkeit für Personalverantwortliche und Führungskräfte, die Bereitschaft und die Entwicklungswünsche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erfahren. Dies kann mit dem Angebot einer neuen Stelle und den damit verbundenen Herausforderungen und Erwartungen zielgerichtet verknüpft werden.

Personalentwicklung
Besteht ein Entwicklungs- und Veränderungsinteresse auf beiden Seiten, können gezielte Maßnahmen zur Personalentwicklung eingeleitet werden. Diese Vorbereitung steigert die fachliche Passgenauigkeit.
Interne Versetzung
Die grundlegende Möglichkeit der internen Personalbeschaffung wird auch mancherorts als Inplacement bezeichnet, sollte jedoch nicht mit Onboarding verwechselt werden. Bei der internen Versetzung steht die fachliche Integration im Vordergrund. Soziale Integration und Werteorientierung haben eine nicht so hohe Relevanz.

Externe Personalrekrutierung

Mit Zuführung von außerbetrieblichen Kandidaten kommen einerseits neue Erfahrungen und Impulse ins Unternehmen und die Anzahl der möglichen Bewerbenden ist hoch. Auf der anderen Seite ist die externe Personalbeschaffung im Vergleich zur internen Stellenbesetzung meist sehr zeit- und kostenintensiv.

Instrumente der externen Personalrekrutierung

Interne Karrierewebseite

95 Prozent der Unternehmen setzen bei der Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf eine eigene Karrierewebseite, Das lohnt sich! Jede vierte Neueinstellung wird laut den Recruiting Trends 2019 der Monster Worldwide Deutschland GmbH über die eigene Unternehmenswebseite generiert.

Perwiss-Tipp: Investieren Sie in eine eigene Karrierewebseite. Denn die Unternehmenshomepage ist in der Regel für Kunden gedacht und spricht somit interessierte Kandidaten weniger an. Es gilt: Im Idealfall kommen Bewerbenden mit einem Klick zu den offenen Stellenanzeigen. Bei der Gestaltung der Karrierewebseite unterstützt Sie unser Tool „Checkliste Gestaltung Karrierewebseite“.

Stellenbörsen

Größeren Erfolg als die eigene Karrierewebseite erreichen nur Internet-Stellenbörsen, über die sowohl aus Unternehmens- als auch aus Kandidatensicht die meisten Neueinstellungen generiert werden (Recruiting Trends 2019).

Perwiss-Tipp: Erweitern Sie mit dem Perwiss-Tool „Orientierungshilfe Jobbörsen und Jobsuchmaschinen“ Ihr Wissen über Online-Jobportale und setzen Sie sich gezielt mit dem Thema E-Recruiting auseinander.

Personalberater
Ist eine offene Stelle besonders schwer zu besetzen und fehlt es an Zeit, bietet es sich an, auf externe Experten zurück zu greifen. Diese übernehmen den Rekrutierungsprozess und liefern den Unternehmen so im Optimalfall „Fach- und Führungskräfte nach Maß“.

Perwiss-Tipp: Um Sie bei der Auswahl eines geeigneten Headhunters zu unterstützen, haben wir für Sie in der „Checkliste Headhunting“ alle wesentlichen Kriterien zusammengefasst, die nach Meinung des Perwiss-Teams einen professionellen Headhunter auszeichnen.

Soziale (Karriere-)Netzwerke
Öffentliche Online-Profile in Karrierenetzwerken erfreuen sich bei Jobsuchenden immer größerer Beliebtheit. Oberstes Ziel ist es dabei, von einem attraktiven Unternehmen direkt angesprochen zu werden und den eigenen beruflichen Werdegang darzustellen. XING mit 42 Prozent und LinkedIn mit 29 Prozent werden dafür besonders gern genutzt (Recruiting Trends 2019). Karrierenetzwerke bieten Unternehmen zum einen die Chance direkt nach passenden Kandidaten zu suchen und diese anzusprechen und zum anderen eine Plattform, um ihre Ausschreibungen zu veröffentlichen.
Social-Media-Kanäle

Neben den klassischen Karrierenetzwerken spielen insbesondere Facebook und Blogs eine große Rolle bei der Suche nach Informationen über Unternehmen. Wichtig ist: Kandidaten suchen hier seltener nach Jobangeboten, sondern wünschen sich vor allem Einblicke in das Unternehmen: Wie sieht ein Arbeitsalltag aus? Was sagen die Mitarbeitenden über den Arbeitgeber? Was zeichnet ein Unternehmen gegenüber anderen aus?

Perwiss-Tipp: Um das Beste aus Ihren Social-Media-Kanälen herauszuholen, nutzen Sie unser Tool „Wegweiser Social Media“.

Karriere-Events
Um mit Kandidaten direkt ins Gespräch zu kommen, eignen sich Jobmessen. Je nach Zielgruppe gibt es Veranstaltungen für Schüler/innen, Studenten/innen sowie Fach- und Führungskräfte.

Perwiss-Tipp: Heben Sie sich aus der Masse hervor! Auf Messen präsentieren sich zahlreiche Unternehmen und die Jobinteressierten erhalten viele Eindrücke in kürzester Zeit. Lassen Sie zum Beispiel Ihre Auszubildenden oder Nachwuchsführungskräfte von Ihrem Arbeitsalltag berichten oder bringen Sie Arbeitsproben und Produkte zum Anfassen mit.

Printmedien
Auch in Zeiten der Digitalisierung veröffentlichen viele Unternehmen Stellenanzeigen in der regionalen Tageszeitung.

Perwiss-Tipp: Wählen Sie Veröffentlichungstage gezielt aus. Die Wochenendausgaben erreichen meist höhere Leserzahlen. Und denken Sie groß: Printmedien enden nicht bei der Zeitung. Je nach Zielgruppe eignen sich zum Beispiel auch Postkarten für zukünftige Absolventen von Hochschulen oder Plakatwerbung im Berufsverkehr.

Tools für die Personalbeschaffung

Personalbeschaffungsprozess

Die Grundlage für eine gezielte Personalbeschaffung ist die strategische Personalplanung, in die unter anderem Erkenntnisse aus einer differenzierten Altersstrukturanalyse einfließen.

StellenauschreibungPersonalsuchePersonalauswahl

oznorBildnachweis: LilieIm Idealfall definieren Sie für jede Schlüsselposition einen individuellen Nachfolge- bzw. Besetzungsplan, der entweder auf eine interne oder externe Nachbesetzung abzielt oder aber noch beide Möglichkeiten offen lässt. Danach gilt es, die betreffenden Stellen möglichst präzise zu beschreiben und die mit ihnen verbundenen Anforderungen abzuleiten. Nur wenn klar ist, welche Kompetenzen für die Erfüllung der Aufgaben einer Stelle notwendig sind, kann eine Stellenausschreibung formuliert werden. Die Definition wichtiger Anforderungen ist nicht nur für die gezielte Personalsuche, sondern ebenfalls für den späteren Auswahlprozess von hoher Bedeutung.

PersonalsucherBildnachweis: LilieSobald die Stellenausschreibung nach außen oder innen kommuniziert wird, beginnt die Personalsuche. Internet, Social Media & Co. ergeben eine enorme Vieltfalt möglicher Suchkanäle. Xing, Facebook, Twitter und selbst WhatsApp und TikTok werden zu Recruiting-Kanälen. Auch allgemeine oder spezifische Jobbörsen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit und verdrängen mehr und mehr die klassische Stellenanzeige in der Zeitung. Es ist jedoch nicht empfehlenswert, einfach auf den Zug aller und möglichst vieler Medien aufzuspringen. Eine gezielte Auswahl und eine permanente Prüfung der Rentabilität der Beschaffungskanäle ist unabdingbar. Es gibt nicht DEN Kanal, je nach Zielgruppe ist ein passender Mix zusammenzustellen, der auf das Budget zugeschnitten ist. Auch die nötigen Personalressourcen sind ein wichtiger Aspekt bei der Wahl des passenden Personalgewinnungskanals. Durch ein systematisches Controlling und gezieltes Nachfragen der Zugangswege zum Unternehmen bei Neueingestellten können Sie nachhalten, wie Bewerbende zu Ihnen finden. Diese Kanäle gilt es auszubauen!

OLYMPUS DIGITAL CAMERA         Bildnachweis: Lilie In Abhängigkeit von den Ressourcen, der Bedeutsamkeit der Stelle, der Anzahl der Bewerbenden und weiterer Faktoren stehen mehr oder weniger strukturierte Verfahren zur Bearbeitung eingehender Bewerbungsunterlagen zur Verfügung. Typische Schritte sind:

  • Eingangsbestätigung der Bewerbungsunterlagen
  • Ablage der Bewerbungsunterlagen
  • Vorauswahl nach festgelegten Kriterien
  • Rücksendung der Bewerbungsmappen
  • Kommunikation während des laufenden Auswahlverfahrens
  • Einladung zum Bewerbungsgespräch
  • Einladung zu Einstellungstests, z. B. Assessment Center

Die Strukturierung dieses Prozesses ist sehr bedeutsam für die Candidate Experience.

Nach dem Motto „Wer die Wahl hat, hat die Qual!“ folgen ein- oder mehrstufige Auswahlverfahren, die sich eng an die im Anforderungsprofil definierten Kompetenzen halten sollten. Denn damit hängt die Güte der Auswahlentscheidung zusammen. Die Wahrscheinlichkeit den bestmöglich passenden Bewerbenden unter den Kandidatinnen und Kandidaten auszuwählen steigt. Das Risiko von Folgekosten durch spätere Minderleistung aufgrund fehlender Kompetenzen oder Frühfluktuation wird reduziert.

Perwiss Tool-Tipp: Lassen Sie sich von unserem Premiumtool „Personalauswahl“ systematisch durch den Personalauswahlprozess führen.

Tipps der Personalrekrutierung für kleine und mittelständische Unternehmen

Ihr Perwiss-Team empfiehlt folgende Schritte zur Verbesserung der Personalgewinnung:

  1. Führen Sie systematisch und langfristig orientiert eine Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs durch z. B. mittels Altersstrukturanalysen und Nachfolgeplänen!
  2. Optimieren Sie Ihre Karrierewebseite!
  3. Nutzen Sie die Vielfalt der Recruitingkanäle und passen Sie Ihr Recruitingverhalten an die jeweilige Zielgruppe an!
  4. Nehmen Sie Trends aktiv wahr, bewerten Sie deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und gestalten Sie daraufhin Ihre Personalbeschaffungsprozesse!
  5. Betrachten Sie den Personalbeschaffungsprozess vor allem auch durch die "Brille" der Bewerbenden!
  6. Verbessern Sie Ihr Arbeitgeberimage bzw. Ihr Employer Branding z. B. durch familienfreundliche Personalpolitik !
  7. Verstärken Sie die Zusammenarbeit mit regionalen Schulen, Fachhochschulen und Universitäten z. B. durch Firmenkontaktveranstaltungen und gemeinsame Forschungsprojekte!
  8. Arbeiten Sie systematisch und langfristig mit Studierenden zusammen z. B. mittels Praktika und Diplomarbeiten!
  9. Stärken Sie Ihr regionales Marketing z. B. durch Sponsoring!
  10. Entwickeln Sie Zielgruppen spezifische Personalgewinnungsstrategien z. B. für Frauen, für ältere Fach- und Führungskräfte oder sogenannte Fachkräftereserven!
  11. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um die Reichweite und die Geschwindigkeit Ihrer Personalgewinnungsmaßnahmen zu verbessern!
  12. Prüfen Sie die "Reise der Bewerbenden" und verbessern Sie die Candidate Experience!

Buchtipps der PERWISS-Redaktion zu Personalbeschaffung

Folgende Bücher liefern Ihnen praktische Anleitungen, Beispiele und Werkzeuge, die Sie bei der Gestaltung Ihrer Personalbeschaffung unterstützen:

„Crashkurs Recruiting: Personalbeschaffung und -auswahl“

Bild 1In dem Buch „Crashkurs Recruiting“ (2018) gibt Ihnen Ina Fliegen Antworten auf die Fragen: Nach welchen Kriterien beurteilen Sie eingehende Bewerbungen? Wie können Sie im Interview noch bessere Fragen stellen? Und was müssen Sie bei Zu- und Absagen beachten? Mithilfe von zahlreichen Beispielen und Fallstudien führt Sie die Autorin durch die Themen Stellenanzeige, Employer Branding, Bewerbungsinterview und viele mehr. ISBN-13: 978-3648101612

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„Einstellungssache: Personalgewinnung mit Frechmut und Können“

Personalb 1Frische Ideen für Personalmarketing und Employer Branding stellt Ihnen Jörg Buckmann in seinem Buch „Einstellungssache: Personalgewinnung mit Frechmut und Können“ (2017) vor. Mithilfe von Perspektivwechseln und Praxisbeispielen, zeigt Ihnen der Autor ungewöhnliche Mittel zur Personalgewinnung. Leserinnen und Leser des Buches schätzen insbesondere den hohen Praxisbezug und den Motivationsfaktor. ISBN-13: 978-3658151935

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Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen

Personalb 1Sie arbeiten in einer sozialen Einrichtung und sind auf der Suche nach neuen Mitarbeitenden? Dann lesen Sie das Buch „Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen“ (2017). Die Autorin Maja Roedenbeck Schäfer stellt Ihnen sofort umsetzbare Ideen, Tipps und Tools zur zeitgemäßen Personalgewinnung vor. So gelingt es auch Ihnen zukünftig die Bewerberbedürfnisse zu verstehen und niedrigschwellige Bewerbungsmöglichkeiten zu schaffen. ISBN-13: 978-3802975639

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„Praxishandbuch Recruiting“

Personalb 1Robindro Ulla und Michael Witt vermitteln Ihnen in ihrem „Praxishandbuch Recruiting“ (2015) Grundlagenwissen, Prozess Know-how und Wissenswertes zum Thema Social Recruiting. Hier erhalten Sie ein Nachschlagewerk für den Alltag rund um Themen wie Employer Branding und HR-Marketing. Weiterhin stellen Ihnen die Autoren den Leitfaden „Recruiter Next Generation“ zur Verfügung. ISBN-13: 978-3791034027

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Informationen zum Autor dieses Beitrags

oliver lilieFoto: Dirk Mahler

Oliver Lilie ist Arbeitswissenschaftler und geprüfter HR-Manager. Seit 1998 leitet er die MA&T Organisationsentwicklung GmbH als geschäftsführender Gesellschafter. Er begleitet und berät Unternehmen bei der Strategieentwicklung und der Gestaltung von Arbeitsprozessen. Führung, Personalmanagement und Change zählen zu seinen Trainingsthemen. Als einer der Hauptredakteure auf Perwiss befasst er sich insbesondere mit Arbeit 4.0, Führung und New Work.

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