Der erste Eindruck zählt! Wie bei jedem Kennenlernen spielen oftmals für beide Seiten die ersten Sekunden oder Minuten eine entscheidende Rolle. Begrüßen Sie die Kandidatin oder den Kandidaten mit Namen und stellen Sie alle Anwesenden des Unternehmens mit Namen und Funktion vor bzw. lassen Sie sich diese selbst vorstellen.

„Ich bin Otto Müller und verantwortlicher Meister in der Ausbildungswerkstatt! Ich nehme an dem Gespräch teil, weil …“

Nehmen Sie den Bewerbenden durch geschickten Small Talk die Aufregung. Gut geeignet dafür ist eine offen formulierte Frage, beispielsweise zur Anreise.

„Wie war Ihre Anreise zu uns?“

Die Begrüßung der Kandidatin bzw. des Kandidaten gibt bereits Aufschluss über Ihre Unternehmenskultur. Je besser Sie auf die einzelnen Personen vorbereitet sind, desto willkommener fühlen sich diese. Mit einer gelungenen Begrüßung können Sie Bewerberinnen und Bewerbern die Nervosität nehmen und haben gleichzeitig die Möglichkeit die Anwesenden kurz vorzustellen und den bevorstehenden Gesprächsablauf zu skizzieren.

Dauer: 5 Minuten

Praktische Tipps:

• Sorgen Sie für eine gute Ankunft und Begrüßung der Bewerbenden vor Beginn des Vorstellungsgesprächs! Dazu gehören die Kenntnis des Namens beim Empfang oder Pförtner bzw. Pförtnerin, die Abholung der Kandidaten sowie eine angenehme Atmosphäre im Wartebereich, z. B. Infomaterial über das Unternehmen, Getränke und Kekse.

• Ein Glas Wasser, ein paar Kekse und ein Kaffee bringen zusätzliche Punkte bei der Gesprächsatmosphäre. Wer hier spart, spart am falschen Ende!

• Achten Sie auf die Sitzordnung im Bewerbungsgespräch! Vermeiden Sie möglichst Sitzanordnungen, die einer Prüfungssituation ähneln oder die Bewerbenden "in die Zange nehmen"! Besser ist eine Gesprächsführung am runden Tisch oder „über Eck“.

• Lassen Sie sich vom ersten Eindruck sowohl in die eine, als auch andere Richtung nicht zu stark beeinflussen! Denken Sie an die gängigen Beurteilungsfehler!

In der Kennenlernphase haben Sie die Möglichkeit Ihre potenziellen Mitarbeitenden besser kennenzulernen und mehr über ihre Motivation für den Job sowie die Arbeit in Ihrem Unternehmen zu erfahren.Typische Inhalte sind die Darstellung des bisherigen Werdegangs und vorhergehender Beschäftigungsverhältnisse. Die meisten Bewerbenden sind auf diese Phase gut vorbereitet, jedoch auch häufig nervös.

Die Selbstvorstellung ist als Bühne der Bewerberin bzw. des Bewerbers zu verstehen. Sie sollten sich aufgrund dessen zurücknehmen und ausschließlich als Impulsgeber agieren. Stellen Sie Fragen und formulieren Sie diese möglichst offen, sodass die Kandidatin oder der Kandidat ins Reden kommt. Zudem ist eine Begegnung auf Augenhöhe sinnvoll.

Dauer: 15 Minuten

Praktische Tipps:

• Erfragen Sie, wie die Kandidaten auf die Stelle aufmerksam geworden sind! Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Bewerbungskanäle systematisch zu optimieren.

• Was sind die interessanten oder offenen Aspekten im Lebenslauf, in vorliegenden Zeugnissen und Motivationsschreiben? Nutzen Sie dafür Ihre systematische Vorbereitung durch die Sichtung der Bewerbungsunterlagen! Lenken Sie damit das Gespräch in die relevante Richtung.

• Lassen Sie die Bewerbenden ausreden! Vermeiden Sie auf der anderen Seite durch geschickte Fragetechnik ausufernde Redebeiträge (z. B. „Nennen Sie die fünf wichtigsten Stationen…“)!

• Prüfen Sie durch geschickte Zwischenfragen, ob die Kandidaten Texte zu ihren Bewerbungsunterlagen auswendig gelernt haben.

Auch Sie als Arbeitgeber sollten sich kurz vorstellen und diese Phase als Ihre Bühne nutzen. Sie stellen sowohl das Unternehmen als auch die zu besetzende Stelle vor und können dabei auf die Unternehmenskultur, Projekte des Unternehmens, Aufgaben in der ausgeschriebenen Stelle und eventuell bereits auf den geplanten Arbeitsbeginn eingehen.

Achten Sie darauf nicht nur das zu erzählen, was Ihrer Unternehmensseite bereits zu entnehmen ist. Stattdessen sollten Sie Fragen nach Gründen für die Vakanz der Stelle, Informationen zu möglichen Vorgängerinnen bzw. Vorgängern, Ihren Erwartungen, der Erfolgsmessung, das jeweilige Team und Ihren Zielen und Visionen im Unternehmen beantworten. Auch Themen wie Arbeitszeiten, Entwicklungsperspektiven, materielle und immaterielle Anreize, Urlaub und Probezeit sollten an dieser Stelle berücksichtigt werden.

Dauer: 10 Minuten

Praktische Tipps:

• Klären Sie zu Beginn der Vorstellung Ihres Unternehmens bereits ab, was der oder die Bewerbende schon weiß! (z. B. „Inwiefern haben Sie sich auf unserer Webseite über Historie, Standort, Produkte, Social Media und die ausgeschriebene Stelle informiert?“)

• Teilen Sie die Präsentation unter den Beteiligten aus dem Unternehmen auf! Stimmen Sie sich dazu in der Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs ab! Achten Sie dabei auf den Umgang untereinander, denn auch dies lässt Rückschlüsse auf Ihr Betriebsklima zu!

• Ermuntern Sie die Bewerbenden, Ihr Unternehmen kennenzulernen!

Diese Phase ist sowohl für Bewerbende als auch für die Interviewenden die schwierigste. Unklarheiten werden von beiden Seiten angesprochen. Die Interviewer und Interviewerinnen können hier Rückfragen stellen oder Übungen, Fallstudien und Arbeitsproben einbinden. Nutzen Sie den Freiraum, um insbesondere die für die Stelle benötigten Anforderungen „näher unter die Lupe zu nehmen“.

Darüber hinaus sollte Sie an dieser Stelle den potentiellen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, sich zu informieren. So haben auch Sie die Möglichkeit, einen erweiterten Eindruck der Bewerberin bzw. des Bewerbers zu erhalten, denn auch die Qualität der Nachfragen kann Ihnen einiges verraten und eine differenzierte Einschätzung der Kandidatin oder des Kandidaten ermöglichen.

Dauer: 25 Minuten

Praktische Tipps:

• Sorgen Sie in dieser Phase für ausreichende Gesprächsanteile bei den Bewerbenden! Dieser sollte bei ca. zwei Drittel oder mehr liegen.

• Antworten Sie offen und ehrlich, auch auf kritische Fragen der Bewerbenden! Weichen Sie diesen möglichst nicht aus!

Nachdem alle Unklarheiten aus dem Weg geräumt wurden, ist eine Klärung des weiteren Vorgehens, neben dem obligatorischen Dank für das angenehme Gespräch, wichtig. Die Beteiligten des Unternehmens geben den Bewerbenden in dieser Phase Informationen über den weiteren Prozessablauf, einschließlich des Zeitrahmens bis zur endgültigen Entscheidung zur Stellenbesetzung: Gibt es ein weiteres Treffen? Wann, wie und durch wen erfolgt eine Rückinformation, ob der Kandidat oder die Kandidatin eine Zusage für die Stelle erhält? Ebenso wie der erste, bleibt auch der letzte Eindruck haften. Deshalb sollten Sie für einen positiven Gesprächsabschluss sorgen.

Dauer: 5 Minuten

Praktische Tipps:

• Benennen Sie einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin für eventuelle Nachfragen!

• Prüfen Sie die Kontaktdaten und Erreichbarkeit der Kandidaten für Nachfragen Ihrerseits!

• Insofern Sie die Reisekosten für die Bewerbenden erstatten, informieren Sie diese über die Formalitäten zur Abrechnung!