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Mit professionellen Bewerbungsgesprächen "Treffer" landen

Popescu Gelu Sorin - Fotolia.com

Bewerbungsgespräche KOMPAKT: Das wichtigste in aller Kürze!

Bewerbungsgespräche verfolgen ein zentrales Ziel: Die richtige Entscheidung für die Besetzung einer ausgeschriebenen Stelle zu fällen. Was nichts anderes bedeutet, als eine Vorhersage darüber zu treffen, inwieweit ein Kandidat oder eine Kandidatin die Stelle erfolgreich ausfüllen wird! Neben der Auswahlentscheidung und dem Erzeugen von einem guten Eindruck bei den Bewerbenden, ist ein drittes Kriterium die Höhe des mit dem Auswahlprozess verbundenen Aufwands. In diesem Beitrag erhalten Sie zahlreiche praktische Tipps zur Vor- und Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen, zum richtigen Fragen stellen und zur Strukturierung des Gesprächs in fünf Phasen (z. B. Small Talk, Selbstpräsentation, Rückfragen stellen).

Bewerbungsgespräche PRAXISNAH: Die wichtigsten Tipps zum Vorgehen in der Praxis

Betten Sie Bewerbungsgespräche mithilfe der folgenden sechs Tipps strukturiert in Ihren Bewerbungsprozess ein:

  1. Treffen Sie nach der Sichtung der Bewerbungsunterlagen eine Vorauswahl von Kandidaten und Kandidatinnen. Legen Sie dazu die Stellenbeschreibung neben die Bewerbungsunterlagen und beziehen Sie sich auf Übereinstimmungen und Lücken.
  2. Definieren Sie Auswahlkriterien zur Bewertung der Bewerber und Bewerberinnen. Berücksichtigen Sie neben den fachlichen Kriterien aus dem Anforderungsprofil auch die kulturelle Passung zwischen Ihrem Unternehmen und den Bewerbenden. In dem PERWISS Tool „Praxishilfe Cultural Fit“ erhalten Sie Anregungen zur Feststellung der kulturellen Werte.
  3. Erstellen Sie einen Leitfaden anhand der Beurteilungskriterien. Entscheiden Sie sich für eine standardisierte, halbstandardisierten oder freie Form. Clustern Sie das Gespräch in verschiedene Phasen, um den Überblick zu behalten.
  4. Formulieren Sie individuelle Fragen. Orientieren Sie sich dabei an Ihren Unternehmenswerten, der ausgeschriebenen Stelle und Ihren Informationen über den Bewerber bzw. die Bewerberin. Nutzen Sie zur Formulierung das Tool „Bewerbungsgespräch nach dem TZI-Modell“.
  5. Bauen Sie Arbeitsproben in das Bewerbungsgespräch ein. So lernt der Bewerber bzw. die Bewerberin typische Aufgaben und Herausforderungen für den zukünftigen Arbeitsplatz kennen und sie können dessen Eignung und Reflexionsfähigkeit beurteilen.
  6. Achten Sie bei der Auswertung darauf, Chancengleichheit zu wahren. Bevorzugen Sie keine Bewerbenden aufgrund persönlicher Sympathien.

Der Bewerbungsprozess - die Visitenkarte Ihres Unternehmens

Die Suche nach neuem Personal ist sowohl für Arbeitgeber als auch für potenzielle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine Herausforderung. Gleichzeitig ist es eine Chance sich gegenseitig kennenzulernen und erfolgreich zu präsentieren. Bewerberinnen und Bewerber konzentrieren sich nicht allein auf die ausgeschriebene Stelle, sondern informieren sich auf dem Internetauftritt des Unternehmens, über Pressemitteilungen und Social Media Accounts. Darüber hinaus sammeln sie Informationen zu Ihrer Unternehmensvision, der Unternehmensstruktur und -kultur, Ihren Produkten und Dienstleistungen sowie zu unternehmensspezifischen Daten (z. B. Anzahl der Mitarbeitenden, Bereiche und Anzahl der Stellenausschreibungen).

Das Vorstellungsgespräch dient somit nicht nur der reinen Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern, sondern hat erhebliche Auswirkungen auf das Image als Arbeitgeber. Neben der richtigen Personalauswahl sind Bewerbungsgespräche somit auch zunehmend ein Werkzeug im Kontext der Verbesserung oder des Erhalts eines positiven Arbeitgeberimages. DENN: Auch abgelehnte Kandidaten berichten von ihren Erfahrungen in den unterschiedlichsten Kanälen, z. B. unter Freunden, auf kununu.de oder anderen Social Media Kanälen! Das Bewerbungsespräch ermöglicht den Bewerbenenden erste Einblicke in Ihr Unternehmen und wird so zur Visitenkarte für beide Parteien.

Bewerbungsgespräche systematisch vorbereiten, durchführen und nachbereiten

Die optimale Vorbereitung des Auswahlprozesses ist nicht allein durch das erneute Sichten der entsprechenden Bewerbungsunterlagen, das Analysieren des Lebenslaufs und der Ableitung möglicher sich daraus ergebender Fragen gewährleitet. Auch die Durchführung und Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen sind wichtige Prozesse. Um Sie bei diesen, häufig unterschätzten Vorgängen zu unterstützen, hat Ihnen Ihre PERWISS-Redaktion eine Übersicht erstellt, die Sie als Leitfaden nutzen können.

⇒ Vorbereitung

Je besser das Vorstellungsgespräch vorbereitet ist, desto fundierter kann die Auswahlentscheidung getroffen werden. Denn Richtschnur für Unternehmen im gesamten Bewerbungsprozess ist: Falsche Entscheidungen müssen minimiert werden. Exzellente und gute Kandidaten und Kandidatinnen dürfen einerseits nicht zu früh bzw. aus Versehen „aussortiert“ werden. Während andererseits nicht geeignete Bewerbende möglichst schnell erkannt und nicht weiter durch den Prozess „geschleppt“ werden sollten. Dies ist übrigens auch im Sinne der Bewerbenden!

Bei der Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen sollten sowohl inhaltliche als auch organisatorische Aspekte beachtet werden. Denn beide zusammen hinterlassen bei Ihren Bewerbenden unabhängig von der Auswahlentscheidung, die Sie als Personalverantwortliche treffen, ein positives Bild Ihres Unternehmens als Arbeitgeber und stärken damit Ihre Employer Brand.

Leitfragen zur organisatorischen Vorbereitung des Gesprächs:

  • Wie gestaltet sich der Auswahlprozess? Wie viele Auswahlrunden werden durchgeführt? Welche Diagnoseverfahren (z. B. Assessment Center) kommen neben dem Gespräch zum Einsatz? Wie sieht die Terminkette aus? Wer trifft die endgültige Entscheidung zur Personalauswahl?
  • Wann findet der Termin statt? Welche Länge des Gesprächs, orientiert an der Bedeutung der Stelle, ist angemessen? Sind räumliche Ressource im Unternehmen vorhanden? Können die Übergangszeiten zwischen nachfolgenden Terminen eingehalten werden?
    TIPP: In Abhängigkeit von der Bedeutsamkeit der zu besetzenden Stelle gelten als Orientierungswert 45 bis 90 Minuten.
  • Wer nimmt an dem Bewerbungsgespräch aus dem Unternehmen teil? Welche Rolle nehmen die Teilnehmenden ein? Wer fragt was? Wer achtet auf welche Sachverhalte? Wer dokumentiert das Gespräch? Wer fasst die Ergebnisse zusammen?
  • Wie erfolgt die Einladung der Kandidaten? Wer schreibt die E-Mail zur Einladung? Welche Informationen benötigen die Bewerbenden, die es in die nächste Runde geschafft haben - z. B. Ort, Zeit und Anfahrtsbeschreibung?
  • Wie wird die Ankunft des Bewerbers bzw. der Bewerberin im Unternehmen organisiert? Wer meldet die Bewerbenden am Empfang an? Wer holt die Bewerbenden zum Gespräch ab?
  • Wer bereitet den Raum für das Jobinterview vor? Welche Unterlagen sollten für das Gespräch vorbereitet werden? In welcher Sitzordnung finden die Parteien Platz? Ist der Raum frisch gelüftet? Stehen Getränke oder ein kleiner Snack bereit?
  • Welchen Rahmenbedingungen könnten das Gespräch stören? Wie können die Störungen vermieden werden?

TIPP: Ziehen Sie auch die Möglichkeit in Betracht, das Gespräch digital durchzuführen. Insbesondere in der ersten Auswahlrunde kann dadurch die Effizienz des Auswahlprozesses gesteigert werden.

Leitfragen zur inhaltlichen Vorbereitung des Gesprächs:

  • Welche Fragen ergeben sich bei der Sichtung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen? Wo liegen die einzelnen Stärken und Schwächen der Bewerbenden? Inwieweit erfüllen die Kandidaten das Anforderungsprofil? Welche Kandidaten kommen für eine Vorauswahl in Frage?
    TIPP: Orientieren Sie die Sichtung der Bewerbungsunterlagen an der Stellenbeschreibung bzw. -ausschreibung und insbesondere am Anforderungsprofil für die jeweilige Stelle! Gewichten Sie Ihre Kriterien! Nutzen Sie dafür unser Premium-Tool Personalauswahl!
  • Welche klärenden und interessierenden Fragen dienen dem näheren Kennenlernen der individuellen Bewerber bzw. Bewerberinnen?
    TIPP: Passen Sie Standardfragen auf Ihre Bewerbungsgespräche, die jeweilige Stelle und die Kandidaten an! Nutzen Sie dafür unsere unten beschriebenen Fragekategorien!
  • Wie kann das Gespräch strukturiert werden (Gesprächsleitfaden)? Welche Punkte müssen ins Protokoll aufgenommen werden (Protokollbogen)?
    TIPP: Erarbeiten Sie sich einen unternehmensspezifischen Leitfaden, der allen Durchführenden von Bewerbungsgesprächen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht! Achten Sie bei der Entwicklung darauf, dass der Leitfaden noch ausreichend Flexibilität und Individualität zulässt!
  • Nach welchem Bewertungs- und Auswertungsraster wird bei der Gesprächsauswertung und Personalentscheidung vorgegangen?
  • Welche Informationen werden den Bewerbenden zum Unternehmen und zur zu besetzenden Stelle durch die Unternehmensvertreter und -vertreterinnen gegebenen?

⇒ Durchführung

Bei Bewerbungsgesprächen kommt es darauf an einen guten Eindruck zu hinterlassen. Mithilfe des abgestimmten Leitfadens können Sie sich strukturiert und professionell präsentieren. Gleichzeitig sollte den Durchführenden ausreichend Flexibilität in der Umsetzung ermöglicht werden, damit auf entstehende Gesprächssituationen und die jeweiligen Bewerbenden individuell eingegangen werden kann. Der Leitfaden regelt die Reihenfolge und die wichtigsten Inhalte der Phasen des Vorstellungsgesprächs. Ebenso können im Leitfaden Checklisten für Verhaltensweisen der Durchführenden sowie den Gesprächsphasen zugeordnete Fragen dargestellt werden. Weitere mögliche Hilfsmittel im Leitfaden sind Checklisten zur Vor- und Nachbereitung der Gespräche sowie Vorlagen zur Auswertung und Dokumentation.

Praktische Tipps zur Durchführung von Bewerbungsgesprächen:

  • Vermeiden Sie Monologe. Stellen Sie stattdessen möglichst klare und offene Fragen. Je nach Gesprächsphase sollten die Redeanteile zwischen Interviewern und Bewerbenden variieren. Wenn Sie aktives Zuhören praktizieren (Nachfragen, Zusammenfassen, Nicken usw.), sorgen Sie für eine wertschätzende Gesprächsatmosphäre und nehmen den Bewerbenden die Nervosität.
  • Formulieren Sie individuelle und kreative Fragen. Standardfragen kennen Bewerbende meist auswendig. Die Antworten bringen keine Erkenntnisse über die Persönlichkeit der Kandidaten. Lassen Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Fragen von dem Tool "Bewerbungsgespräch nach dem TZI-Modell" inspirieren.
  • Systematisieren Sie Ihre Fragen nach Sinnesabschnitten, z. B. Fragen zur Bewerbermotivation, Fragen zu Stärken und Schwächen sowie Fragen zum Arbeitsverhalten. Ein Springen zwischen sehr verschiedenen Themen verwirrt Sie und den Bewerber bzw. die Bewerberin zugleich.
  • Achten Sie während des gesamten Gesprächs auf Ihre Gestik, Mimik und Körpersprache. Vermeiden Sie Routinen oder Verhaltensweisen, wie beispielsweise auf die Uhr schauen, mit einem Kugelschreiber spielen oder auch eine ablehnende Körperhaltung!
  • Führen Sie Bewerbungsgespräche zu zweit oder dritt durch, um klassische Beurteilungsfehler, wie die selektive Wahrnehmung oder die selbsterfüllende Prophezeiung, zu vermeiden. Nutzen Sie unser Tool "Praxishilfe Beurteilungsfehler reduzieren", um diese Fehler zu umgehen.

⇒ Nachbereitung

Die eigentliche Bewerberauswahl beginnt nach den Vorstellungsgesprächen. Die Dokumentation der Gespräche mithilfe der vorbereiteten individuellen Leitfäden erleichtert Ihnen die Auswahl und bietet Ihnen die Möglichkeit die einzelnen Gespräche abschließend zu reflektieren. Beachten Sie dabei die systematische Auswertung der Bewerbungsunterlagen sowie die Ergebnisse der Bewerbungsgespräche! Ggf. kommen noch andere Bewertungskomponenten, u. a. durch die Nutzung von weiteren Verfahren der Personaldiagnostik (z. B. Assessment Center), hinzu. Achten Sie neben den definierten Kriterien für die Stellenbesetzung auch auf scheinbar weiche Faktoren, wie z. B. Werte der Bewerbenden, Präferenzen der Bewerbenden, Gewohnheiten, Reaktionen auf Angebote des Unternehmens (wie Personalentwicklung).

Sollte es dennoch zu Verzögerungen im Entscheidungsprozess kommen, sollten Sie dies den Bewerberinnen und Bewerbern schnellstmöglich mitteilen. Durch eine offene und wertschätzende Kommunikation beeinflussen Sie ein positives Unternehmensimage entscheidend. Dies gilt nicht nur für eine zeitnahe Information über Ihre Entscheidung.

Zusagen: Passenden Bewerbenden unterbreiten Sie das Stellenangebot möglichst auf telefonischem Weg, nicht per E-Mail! Dies ist persönlich und ermöglicht einerseits eine direkte Rückmeldung durch die Bewerbenden, andererseits können offene und weitere Fragen sofort geklärt werden.

Absagen: Nach Unterschrift des Arbeitsvertrags durch die Wunschkandidatin oder den Wunschkandidaten sollten Sie zeitnah den anderen Bewerbenden eine Absage senden. Achten Sie darauf, dass diese wertschätzend und soweit wie möglich individuell formuliert ist!

Praktische Tipps für die Auswertung von Bewerbungsgesprächen:

  • Führen Sie die Beurteilung der Bewerbenden direkt im Anschluss an das Bewerbungsgespräch durch! Planen Sie ausreichend Übergangszeit zu nachfolgenden Bewerbenden ein. Führen Sie die Bewertungsergebnisse der Teilnehmenden aus den Bewerbungsgesprächen in einer Übersichtstabelle zusammen.
  • Halten Sie unbedingt die im Bewerbungsgespräch gemachten Zusagen und Vereinbarungen zur Rückmeldung ein! Dies wirkt sich in jedem Fall positiv auf Ihr Arbeitgeberimage aus.

Die 10 häufigsten Fehler in Bewerbungsgesprächen
  1. Die Auswertung von Bewerbungsunterlagen ist unstrukturiert oder unzureichend. Die Stärken und Schwächen der Bewerbenden können nicht miteinander verglichen werden.
  2. Durch typische Beurteilungsfehler werden falsche Auswahlentscheidungen getroffen.
  3. Das Bewerbungsgespräch hat keine Struktur!
  4. Es fehlt an einer angenehmen Gesprächsatmosphäre.
  5. Es werden nur 08/15-Fragen verwendet und auf diese gibt es in der Regel nur 08/15-Antworten.
  6. Im Bewerbungsgespräch fehlt es an ausreichend Fairness, Transparenz oder Wertschätzung für die Kandidaten.
  7. Die Redeanteile der Personalverantwortlichen sind (bedeutend) höher als die Anteile der Bewerbenden.
  8. Das Bewerbungsgespräch ist zu kurz oder zu lang.
  9. Am Ende des Bewerbungsgesprächs ist für die Bewerbenden nicht klar, wann eine Auswahlentscheidung fällt und in welcher Form diese kommuniziert wird.
  10. Nach dem Bewerbungsgespräch hört der oder die Bewerbende nichts mehr vom Unternehmen.

Die fünf Phasen eines klassischen Bewerbungsgesprächs

Für „klassische“ Bewerbungsgespräche findet man in der Praxis fünf Gesprächsphasen, die je nach Leitfaden weiter differenziert werden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Inhalte der Gesprächsphasen einschließlich einer zeitlichen Orientierung für ein Vorstellungsgespräch von 60 Minuten.

Phasen Bewerbungsgespräch

Ankommen und SmalltalkSelbstvorstellung des/der BewerbendenPräsentation des UnternehmensVertiefen durch gezielte FragenAbschluss

Der erste Eindruck zählt! Wie bei jedem Kennenlernen spielen oftmals für beide Seiten die ersten Sekunden oder Minuten eine entscheidende Rolle. Begrüßen Sie die Kandidatin oder den Kandidaten mit Namen und stellen Sie alle Anwesenden des Unternehmens mit Namen und Funktion vor bzw. lassen Sie sich diese selbst vorstellen.

„Ich bin Otto Müller und verantwortlicher Meister in der Ausbildungswerkstatt! Ich nehme an dem Gespräch teil, weil …“

Nehmen Sie den Bewerbenden durch geschickten Small Talk die Aufregung. Gut geeignet dafür sind offen formulierte Fragen, beispielsweise zur Anreise.

„Wie war Ihre Anreise zu uns?“

Die Begrüßung der Kandidatin bzw. des Kandidaten gibt bereits Aufschluss über Ihre Unternehmenskultur. Je besser Sie auf die einzelnen Personen vorbereitet sind, desto willkommener fühlen sich diese. Mit einer gelungenen Begrüßung können Sie Bewerberinnen und Bewerbern die Nervosität nehmen und haben gleichzeitig die Möglichkeit die Anwesenden kurz vorzustellen und den bevorstehenden Gesprächsablauf zu skizzieren.

Dauer: 5 Minuten

Praktische Tipps:

  • Sorgen Sie für eine gute Ankunft und Begrüßung der Bewerbenden vor Beginn des Vorstellungsgesprächs! Dazu gehören die Kenntnis des Namens beim Empfang oder Pförtner bzw. Pförtnerin, die Abholung der Kandidaten sowie eine angenehme Atmosphäre im Wartebereich, z. B. Infomaterial über das Unternehmen, Getränke und Kekse.
  • Ein Glas Wasser, ein paar Kekse und ein Kaffee bringen zusätzliche Punkte bei der Gesprächsatmosphäre. Wer hier spart, spart am falschen Ende!
  • Achten Sie auf die Sitzordnung im Bewerbungsgespräch! Vermeiden Sie möglichst Sitzanordnungen, die einer Prüfungssituation ähneln oder die Bewerbenden "in die Zange nehmen"! Besser ist eine Gesprächsführung am runden Tisch oder „über Eck“.
  • Lassen Sie sich vom ersten Eindruck sowohl in die eine, als auch andere Richtung nicht zu stark beeinflussen! Denken Sie an die gängigen Beurteilungsfehler!

In der Kennenlernphase haben Sie die Möglichkeit Ihre potenziellen Mitarbeitenden besser kennenzulernen und mehr über ihre Motivation für den Job sowie die Arbeit in Ihrem Unternehmen zu erfahren.Typische Inhalte sind die Darstellung des bisherigen Werdegangs und vorhergehender Beschäftigungsverhältnisse. Die meisten Bewerbenden sind auf diese Phase gut vorbereitet, jedoch auch häufig nervös.

Die Selbstvorstellung ist als Bühne der Bewerberin bzw. des Bewerbers zu verstehen. Sie sollten sich aufgrund dessen zurücknehmen und ausschließlich als Impulsgeber agieren. Stellen Sie Fragen und formulieren Sie diese möglichst offen, sodass die Kandidatin oder der Kandidat ins Reden kommt. Zudem ist eine Begegnung auf Augenhöhe sinnvoll. Offenheit und ein Lächeln unterstreichen dies und vermeiden, dass Ihre Fragen wie ein Verhör wirken.

Dauer: 15 Minuten

Praktische Tipps:

  • Erfragen Sie, wie die Kandidaten auf die Stelle aufmerksam geworden sind! Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Bewerbungskanäle systematisch zu optimieren.
  • Fragen Sie gezielt nach interessanten oder offenen Aspekten im Lebenslauf, in vorliegenden Zeugnissen und Motivationsschreiben! Nutzen Sie dafür Ihre systematische Vorbereitung durch die Sichtung der Bewerbungsunterlagen! Lenken Sie damit das Gespräch in die relevante Richtung.
  • Lassen Sie die Bewerbenden ausreden! Vermeiden Sie auf der anderen Seite durch geschickte Fragetechnik ausufernde Redebeiträge (z. B. „Nennen Sie die fünf wichtigsten Stationen…“)!
  • Prüfen Sie durch geschickte Zwischenfragen, ob die Kandidaten Texte zu ihren Bewerbungsunterlagen auswendig gelernt haben.

Auch Sie als Arbeitgeber sollten sich kurz vorstellen und diese Phase als Ihre Bühne nutzen. Sie stellen sowohl das Unternehmen als auch die zu besetzende Stelle vor und können dabei auf die Unternehmenskultur, Projekte des Unternehmens, Aufgaben in der ausgeschriebenen Stelle und eventuell bereits auf den geplanten Arbeitsbeginn eingehen.

Achten Sie darauf nicht nur das zu erzählen, was Ihrer Unternehmensseite bereits zu entnehmen ist. Stattdessen sollten Sie Fragen nach Gründen für die Vakanz der Stelle, Informationen zu möglichen Vorgängerinnen bzw. Vorgängern, Ihren Erwartungen, der Erfolgsmessung, das jeweilige Team und Ihren Zielen und Visionen im Unternehmen beantworten. Auch Themen wie Arbeitszeiten, Entwicklungsperspektiven, materielle und immaterielle Anreize, Urlaub und Probezeit sollten an dieser Stelle berücksichtigt werden.

Dauer: 10 Minuten

Praktische Tipps:

  • Klären Sie zu Beginn der Vorstellung Ihres Unternehmens bereits ab, was der oder die Bewerbende schon weiß! (z. B. „Inwiefern haben Sie sich auf unserer Webseite über Historie, Standort, Produkte, Social Media und die ausgeschriebene Stelle informiert?“)
  • Teilen Sie die Präsentation unter den Beteiligten aus dem Unternehmen auf! Stimmen Sie sich dazu in der Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs ab! Achten Sie dabei auf den Umgang untereinander, denn auch dies lässt Rückschlüsse auf Ihr Betriebsklima zu!
  • Ermuntern Sie die Bewerbenden, Fragen zum Unternehmen zu stellen!

Diese Phase ist sowohl für Bewerbende als auch für die Interviewenden die schwierigste. Unklarheiten und offene Fragen werden von beiden Seiten angesprochen. Die Interviewer und Interviewerinnen können hier Rückfragen stellen oder Übungen, Fallstudien und Arbeitsproben einbinden. Nutzen Sie den Freiraum, um insbesondere die für die Stelle benötigten Anforderungen „näher unter die Lupe zu nehmen“.

Darüber hinaus sollte Sie an dieser Stelle den potentiellen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, sich durch gezieltes Fragen stellen, zu informieren. So haben auch Sie die Möglichkeit, einen erweiterten Eindruck der Bewerberin bzw. des Bewerbers zu erhalten, denn auch die Qualität der Nachfragen kann Ihnen einiges verraten und eine differenzierte Einschätzung der Kandidatin oder des Kandidaten ermöglichen.

Dauer: 25 Minuten

Praktische Tipps:

  • Sorgen Sie in dieser Phase für ausreichende Gesprächsanteile bei den Bewerbenden! Dieser sollte bei ca. zwei Drittel oder mehr liegen.
  • Antworten Sie offen und ehrlich, auch auf kritische Fragen der Bewerbenden! Weichen Sie Fragen möglichst nicht aus!

Nachdem alle Fragen und Unklarheiten aus dem Weg geräumt wurden, ist eine Klärung des weiteren Vorgehens, neben dem obligatorischen Dank für das angenehme Gespräch, wichtig. Die Beteiligten des Unternehmens geben den Bewerbenden in dieser Phase Informationen über den weiteren Prozessablauf, einschließlich des Zeitrahmens bis zur endgültigen Entscheidung zur Stellenbesetzung: Gibt es ein weiteres Gespräch? Wann, wie und durch wen erfolgt eine Rückinformation, ob der Kandidat oder die Kandidatin eine Zusage für die Stelle erhält? Ebenso wie der erste, bleibt auch der letzte Eindruck haften. Deshalb sollten Sie für einen positiven Gesprächsabschluss sorgen.

Dauer: 5 Minuten

Praktische Tipps:

  • Benennen Sie einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin für eventuelle Nachfragen!
  • Prüfen Sie die Kontaktdaten und Erreichbarkeit der Kandidaten für Nachfragen Ihrerseits!
  • Insofern Sie die Reisekosten für die Bewerbenden erstatten, informieren Sie diese über die Formalitäten zur Abrechnung!

Die richtigen Fragen beim Vorstellungsgespräch stellen

Aus hunderten Bewerbungen so aussortieren, dass nur noch eine Hand voll in Frage kommt, ist eine Menge Arbeit. Insbesondere richtige und fachspezifische Fragen sind wichtig, um sichergehen zu können, dass Sie einen geeigneten Mitarbeitenden gefunden haben.

Offene Fragen

Sie geben Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, individuell zu antworten. Häufig handelt es sich dabei um die sogenannten W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Wie?

Durch offene Fragen ist es möglich, eine Vielzahl von Informationen, Hintergründen, Details, Zielen, Einstellungen und Sichtweisen zu erfahren und Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner spüren die Wertschätzung ihnen gegenüber. Gleichzeitig ist es jedoch schwieriger ein Gespräch mit offenen Fragen zu steuern sowie die Antworten mehrerer Bewerber zu vergleichen.

Beispiel: Aus Ihren Bewerbungsunterlagen lese ich heraus, dass Englisch nicht zu Ihren Stärken gehört. Die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, erfordert gelegentlich Gespräche mit internationalen Lieferanten auf Englisch. Welche Möglichkeiten sehen Sie, um Ihre Sprachkenntnisse zu verbessern?

Geschlossene Fragen

Auf Fragen dieser Art reicht im Grunde nur eine Antwort mit „ja“ oder „nein“ aus - auch wenn in der Praxis deutlich ausführlicher geantwortet wird. So wird das Gespräch durch den Fragenden stärker dominiert. In der Regel beginnen geschlossene Fragen mit einem Verb. Auch "Entweder-Oder-Fragen" zählen zu den geschlossenen Fragen.

Sinnvoll sind geschlossene Fragen daher insbesondere bei klaren Entscheidungen, Prioritäten oder Fragen nach dem Verständnis. Auch diese Antworten werden durch die geschlossene Frageform jedoch eingeengt, es können nur wenig neue Informationen erwartet werden.

Beispiel: Aus Ihren Bewerbungsunterlagen lese ich heraus, dass Englisch nicht zu Ihren Stärken gehört. Die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, erfordert gelegentlich Gespräche mit internationalen Lieferanten auf Englisch. Denken Sie, dass Sie dieser Aufgabe gerecht werden können?

Rückkopplungsfragen

Rückkopplungsfragen dienen der Zusammenfassung und Reflexion des Gesagten. Fassen Sie in eigenen Worten zusammen, wie Sie das Gesagte verstanden haben. Durch die Wiederholung zeigen Sie dem Bewerber bzw. der Bewerberin gegenüber Wertschätzung und vermeiden Missverständnisse.

Beispiel: Habe ich das richtig verstanden, Sie beschreiben die englische Sprache als Ihre Schwäche? Sind aber bereit in Zukunft daran zu arbeiten, in dem Sie zum Beispiel ein Abendkurs besuchen?

Achtung: Allzu persönliche Fragen gilt es im Bewerbungsgespräch zu vermeiden. Fragen zur Sexualität, Religion und politischen Einstellung sind unangebracht. Fühlen sich Bewerbende aufgrund Ihrer persönlichen Gesinnung im Bewerbungsprozess benachteiligt, kann das rechtliche Konsequenzen mit sich bringen.

Tool "Bewerbungsgespräch nach dem TZI-Modell"

Das Tool "Bewerbungsgespräch nach dem TZI-Modell" gibt Ihnen eine Orientierung für systematische Bewerbungsgespräche und inspiriert Sie mithilfe von Fragevorschlägen. 

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Tool "Praxishilfe Beurteilungsfehler reduzieren"

Das Tool "Praxishilfe Beurteilungsfehler reduzieren" erhalten Sie einen Überblick über 20 Beurteilungsfehler und zahlreiche Vorschläge zur Vermeidung bzw. Reduktion dieser Fehler.

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Fragearten und Fragetechniken

Fragen können auf sehr unterschiedliche Art und Weise gestellt werden. Sie können aus einer Fülle von Fragearten wählen, um Informationen zu erhalten. Darüber hinaus bieten Ihnen Fragen die Möglichkeit, Beziehungen klarzustellen, bei Befragten Antworten zu provozieren oder Verhaltenswesen sowie Emotionen auszulösen. Je nach Zweck, können sie die im Folgenden vorgestellten Fragearten gezielt einsetzen.

Hypothetische Frage

Mithilfe hypothetischer Fragen nehmen die Bewerbenden eine andere Perspektive in ihrer persönlichen Welt ein. Lösen Sie so kreative Prozesse aus und regen Sie zum Standpunktwechsel an.

Angenommen, Sie könnten das heutige Bewerbungsgespräch noch einmal führen, was würden Sie anders machen?

Wenn Sie an meiner Stelle wären, nach welche Kriterien würden Sie die Personalentscheidung treffen?

Zirkuläre Frage

Zirkuläre Fragen dienen zum Wechsel des Beobachtungstandpunktes durch die Perspektive einer dritten Person. Wählen Sie hierfür zum Beispiel nahestehende Personen, Vorbilder, führende Persönlichkeiten der Branche oder Helden aus der Kindheit.

Wer ist ihr Vorbild? Neben der Personalentwicklung gehören auch Mitarbeitergespräche in Ihren Verantwortungsbereich. Was denken Sie, wie Ihr soeben benanntes Vorbild ein Kritikgespräch führen würde?

Frithjof Bergmann gilt als Begründer der New Work Philosophie. Was denken Sie, wie würde er die beschriebene Situation in unserem Unternehmen bewerten?

Refraiming oder Kontrastfrage

Indem Sie den Sachverhalt in einen anderen Zusammenhang stellen, also in einem anderen Rahmen betrachten, ändern sich die Bedeutung und die Konsequenzen. 

Wenn es bei Ihrem vorherigen Arbeitsplatz so große Probleme in der Zusammenarbeit gab, was wir das für Ihre Arbeit bei uns bedeuten?

Wie würden Sie ein Kommunikationstraining gestalten, wenn die Zielgruppe Kinder wären?

Paradoxe Frage

Wie reagiert der Bewerber oder die Bewerberin auf provozierende Fragen? Paradoxe Fragen regen die Eskalation von Problemen an und zeigen Ihnen, wie Kandidaten mit ausweglosen Situationen umgehen.

Ihre erste Aufgabe in unserem Team wäre es, einen Entwicklungsplan für die zwei neuen Schichtleiter aufzustellen. Wie könnten Sie das Projekt zum Scheitern bringen?

Was müssten Sie tun, damit kein einziger Mitarbeiter den von Ihnen entwickelten Weiterbildungskatalog wahrnimmt?

Welche alternativen Interviewkonzepte gibt es für Bewerbungsgespräche?

In Abhängigkeit von der Branche, der ausgeschriebenen Stelle und den benötigten Fähigkeiten kann es sich empfehlen, nicht das klassische Vorstellungsgespräch zur Besetzung der Stelle zu wählen, sondern ein alternatives Gesprächsformat.

Mögliche abweichende Varianten sind:

Verhaltensinterviews (Behavioral Interview)

Der Grundgedanke in Verhaltensinterviews geht davon aus, dass das zukünftige Verhalten einer Person dem Verhalten in einer ähnlichen Situation in der Vergangenheit entspricht. Das Interview konzentriert sich demnach auf Erfahrungen, Verhaltensweisen, Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten, die mit der ausgeschriebenen Stelle in Verbindung stehen.

Die Interviewerr bzw. Interviewerinnen fragen: „Wie haben Sie in … Situation gehandelt?“

Panel Interviews

Diese Form von Interviews zielt darauf ab, zu prüfen, inwiefern die Bewerbenden mit besonders stressigen Situationen umgehen. Dazu werden die Bewerbenden gleichzeitig den Fragen unterschiedlicher Fragesteller ausgesetzt. Die Bedenkzeit für die Antworten ist knapp bemessen. Insbesondere für Stellen, bei denen Schlagfertigkeit, Durchsetzungsvermögen und gutes Argumentieren wichtig sind, kann diese Methode alternativ eingesetzt werden.

Case Interviews

Dieses Format wird häufig von Unternehmensberatungen im Bewerbungsprozess eingesetzt. Von den Interviewern werden den Kandidaten und Kandidatinnen Fälle präsentiert. Diese müssen im Anschluss die Fälle (meist unter Zeitdruck) bearbeiten und die Lösung(en) präsentieren. Durch diese Form von Bewerbungsinterview können insbesondere Stressresistenz, Konzentrationsfähigkeit, Problemlösefähigkeit, analytisches Denken und je nach Setting auch Teamfähigkeit sowie Führungskompetenzen auf den Prüfstand gestellt werden.

Virtuelle Bewerbungsgespräche

Video-Interview, Online-Vorstellungsgespräch oder virtuelles Bewerbungsgespräch – die Bezeichnungen sind vielfältig, meinen aber das gleiche. Das Vorstellungsgespräch findet nicht im Unternehmen statt, sondern wird per Videocall online durchgeführt und orientiert sich dabei stark am klassischen Bewerbungsgespräch. Dabei birgt es jedoch auch gewisse Vor- und Nachteile.

VorteileNachteile
  • Geringer Aufwand: Online-Videogespräche sind flexibler und sparen Zeit. Zudem fällt die Empfangs- und Raumvorbereitung weg.
  • Authentizität: Bewerberinnen und Bewerber können sich in gewohnter Umgebung selbstbewusster zeigen und präsentieren sich authentisch.
  • Innovation: Sie demonstrieren Medienkompetenz und Offenheit für Innovationen, wodurch Sie für viele Bewerberinnen und Bewerber als Arbeitgeber besonders attraktiv werden.
  • Krisenfest: Insbesondere in Zeiten der Corona Pandemie 2020 und 2021 zeigen Sie Verantwortungsbewusstsein für Ihre Mitarbeitenden.
  • Non-verbale Kommunikation: In Bewerbungsgesprächen sind zwischenmenschliche Faktoren entscheidend. Das Lesen nonverbaler Signale durch die Bildschirmkamera wird im Online-Format jedoch erschwert.
  • Technische Fallstricke: Ein ruckelndes Bild, zeitverzögerte Tonübertragung oder ähnliche technische Probleme können die Atmosphäre negativ beeinflussen.
  • Fehlender Small Talk: Bei Video-Interviews fällt der Small Talk häufig sehr kurz aus oder weg. Bauen Sie auch online Sympathien auf, indem Sie sich zum Beispiel vor dem Gespräch angenehme Einstiegsfragen überlegen, um den Start ins Gespräch zu vereinfachen.

Auch Online-Bewerbungsgespräche orientieren sich an den klassischen Verfahren. Es gibt jedoch einige Besonderheiten:

  1. Achten Sie darauf stets einen Zeitpuffer einzuplanen, denn auch online können Gespräche mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant.
  2. Beantworten Sie die Frage "Wer eröffnet das Gespräch?" bereits in der Einladung, um eine unangenehme Stille zu Beginn des Gesprächs zu vermeiden.
  3. Lassen Sie die Gesprächspartner bzw. -partnerinnen unbedingt ausreden. Stellen Sie sich dabei auf auftretende Zeitverzögerungen ein.
  4. Meiden Sie komplizierte Formulierungen und nutzen Sie idealerweise kurze Hauptsätze.
  5. Wie in einem persönlichen Bewerbungsgespräch, ist auch in der virtuellen Variante der Blickkontakt wichtig. Blicken Sie in die Kamera und nicht auf den Bildschirm! Wenn Sie das Bild des Gesprächspartners möglichst in der Nähe Ihrer Kamera positionieren und Ihr eigenes Bild ausblenden, gelingt dies besser.
  6. Darüber hinaus sollten Sie auf Ihre Körperhaltung und -sprache achten und Gesagtes mit passenden Gesten unterstützen.
Wo kann ich mehr zum Thema erfahren?

Um einen Einstieg in das Themenfeld Bewerbungsgespräche zu erlangen, bietet sich der Beitrag „Die Personalauswahl – Das Vorstellungsgespräch“ von kofa an. Hier erhalten Sie Antworten darauf, wie Sie Ihre Wunschkandidaten am besten einladen, wie Sie das Gespräch vorbereiten sollten, wie ein Gespräch ablaufen kann und welche Alternativen es zum Bewerbungsgespräch gibt.

Möchten Sie sich ein Bewerbungsgespräch gerne einmal „von oben“ anschauen? – Dann lesen Sie den Blogeintrag „Bewerber: „Zu lieb, zu ehrlich, zu offen““ des Jobmagazins für Hochschulabsolventen karriereführer. In einem Interview mit Erfolgscoach Uwe Schnierda erfahren Sie mehr über den typischen Bewerber und was sich Personaler eigentlich wünschen.

In Form eines Flyers hat die TU Kaiserslautern einen „Leitfaden für Vorstellungsgespräche“ zur internen Verwendung entwickelt. Leiten Sie für sich unter anderem Ideen zum Ablauf des Gesprächs, den richtigen Fragen und insbesondere Ihrer eigenen Koordination ab.

Von der Perwiss-Redaktion empfohlene Bücher zum Thema Bewerbungsgespräch

Jobinterviews via Skype, Teams &co.: So wird das virtuelle Vorstellungsgespräch zum Erfolg

Buch virtuelle Bewerbungsgespräche PMEine zeit- und kostensparende Variante des ersten Kennenlernens sind virtuelle Gespräche. Aufgrund dessen setzen immer mehr Unternehmen auf diese Form des Bewerbungsgesprächs. Die erfolgreichen Bewerbungscoaches Stefanie Krahl und Bastian Hughes haben sich aufgrund dessen dem Thema in ihrem Buch „Jobinterviews via Skype, Teams & Co.: So wird das virtuelle Vorstellungsgespräch zum Erfolg“ (2020) gewidmet. Aufgrund der zielgerichteten Tipps und Tricks aus dem Personaler-Alltag ermöglichen sie nicht nur Bewerber:innen eine zielgerichtete Vorbereitung auf ein Jobinterview. ASIN: B08DZ7WGN9

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Rekrutierungsmanagement

Rekrutierungsmanagement 2017Das Taschenbuch „Rekrutierungsmanagement: Erfolgreiche Mitarbeitergewinnung für Unternehmen“ (2017) gibt Ihnen einen Überblick über alle relevanten Aspekte rund um das Thema Personalrekrutierung. Der Autor Dr. Eckhard Knapp hat sich allen Themen gewidmet, die in der Personalarbeit von Bedeutung sind. Abgerundet wird der praxisnahe Input durch zahlreiche Formulare, Erfahrungsberichte, Bewerbertypologien und Tipps für die tägliche Arbeit. Abgerundet wird der praxisnahe Input durch zahlreiche Formulare, Erfahrungsberichte, Bewerbertypologien und Tipps für die tägliche Arbeit. ISBN-13: 978-3503174584

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Praxistraining Einstellungsinterviews: Bewerbergespräche planen, führen und auswerten

Praxistraining Einstellungsgespräche PMIn einem Bewerbungsgespräch werden häufig klassische Interviewfehler gemacht, die durch strukturierte Bewerbungsgespräche alle Phasen des Auswahlprozesses erheblich verbessern können. Mit „Praxistraining Einstellungsinterviews: Bewerbergespräche planen, führen und auswerten“ (2016) hat Wolfgang Jetter ein Workbook verfasst, mithilfe dessen Ihnen dies gelingt. Verschiedene Übungen und Videos zu verschiedensten Themen ermöglichen ein Lernen am Modell und helfen Ihnen die richtigen Fragen zu stellen, um hinter die Fassade der Bewerberinnen und Bewerber zu schauen.  ISBN-13: 978-3791034782

Das Einstellungsinterview vorbereiten und durchführen

Einstellungsinterviews vorbereiten und durchführenDas Einstellungsinterview ist nach wie vor eine zentrale Methode innerhalb der Personalauswahl. Die Aufgabe von Personalverantwortlichen ist, hierbei durch gezielte Fragen möglichst präzise Informationen über die Passgenauigkeit des Bewerbenden auf die zu besetzende Stelle, zu ermitteln. Das Buch „Das Einstellungsinterview vorbereiten und durchführen“ (2016) von Heinz Schuler und Patrick Mussel zeigt, wie Einstellungsinterviews im Rahmen von Auswahlprozessen erarbeitet und erfolgreich eingesetzt werden. ISBN-13: 978-3801723972

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Mit den besten Interviewfragen die besten Mitarbeiter gewinnen

Mit den besten Interviewfragen PM„Mit den besten Interviewfragen die besten Mitarbeiter gewinnen“ (2015) ist eine praktische Unterstützung für das Führen professioneller Bewerberinterviews. Arthur Schneider beschreibt unter anderem, wie man aufschlussreiche Informationen über den Bewerbenden durch gezielte Fragestellungen erhält. Ebenfalls hilfreich sind die anschaulichen Interpretationen in Form von Kommentaren zu jeder Frage. Zusätzlich enthalten ist eine CD-ROM mit zahlreichen Mustervorlagen rund um den Bewerbungsprozess. ISBN-13: 978-3952271278

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Informationen zum Autor dieses Beitrags

oliver lilieFoto: Dirk Mahler

Sarah Rögner ist Arbeits- und Organisationspsychologin sowie ausgebildeter Karriere-Coach und ausgebildete Mediatorin. Seit 2011 ist sie wissenschaftliche Mitarbeiterin der MA&T Organisationsentwicklung GmbH. Sie trainiert und coacht Führungskräfte und begleitet Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Teams. Effektives Kommunizieren sowie der konstruktive Umgang mit Konflikten gehören zu ihren Trainingsthemen. Als eine der Hauptredakteurinnen auf Perwiss befasst sie sich u. a. mit Personalkommunikation, Mitarbeitermotivation und Personalentwicklung.

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