Mit professionellen Bewerbungsgesprächen "Treffer" landen

Für Bewerbungsgespräche werden die verschiedensten Synonyme verwendet. Hierzu gehören Einstellungsgespräch, Vorstellungsgespräch, Bewerberinterview, Bewerbergespräch, Auswahlgespräch, Auswahlinterview, Jobinterview u. v. a. m. Unabhängig von der Bezeichnung wird ein zentrales Ziel verfolgt: Die richtige Entscheidung für die Stellenbesetzung zu treffen, was nichts anderes bedeutet, als eine Vorhersage darüber zu treffen, inwieweit der/die Kandidat/in die Stelle erfolgreich ausfüllen wird! UND diese Entscheidung hat enorme Auswirkungen.

» Die häufigsten Fehler von Personalverantwortlichen in Bewerbungsgesprächen?
» Wie können Bewerbungsgespräche systematisch vorbereitet werden?

» Wie sieht ein typischer Leitfaden für Bewerbungsgespräche aus?

» Welche alternativen Interviewkonzepte gibt es für Bewerbungsgespräche?
» Was ist in der Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs zu tun und zu beachten?

Einstellungsgespräche haben erhebliche Auswirkungen auf das Image als Arbeitgeber. Neben der richtigen Personalauswahl sind Bewerbungsgespräche somit auch zunehmend ein Werkzeug im Kontext der Verbesserung oder des Erhalts eines positiven Arbeitgeberimages. DENN: Auch abgelehnte Kandidaten/innen berichten von ihren Erfahrungen in den unterschiedlichsten Kanälen! In der Studie "Bewerbungsverfahren und Markenwahrnehmung - Wie Recruitingprozesse Marken beeinflussen" von softgarden und ESCH. The Brand Consultans wird deutlich, dass 91 Prozent der Bewerbenden über ihre Bewerbungserlebnisse sprechen. 57 Prozent der Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Studie haben keine positiven Bewerbungserfahrungen gemacht. Den meisten Unternehmen gelingt es laut den Studienergebnissen nicht den „Kunden/innen“ ein gutes Gefühl im Bewerbungsprozess zu vermitteln.

Neben dem Treffen der richtigen Auswahlentscheidung und dem Erzeugen eines positiven Eindrucks bei den Bewerbenden, ist ein drittes wichtiges Kriterium für die gute Gestaltung von Einstellungsgesprächen bzw. -interviews die Höhe des mit diesen verbundenen Aufwands für die durchführenden Personalverantwortlichen.

Viele gute Gründe sprechen also dafür, Auswahlgespräche gut vorzubereiten, durchzuführen, auszuwerten und die entsprechenden Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Was sind häufige Fehler von Personalverantwortlichen während der Vorbereitung, der Durchführung und in der Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen?

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1. Die Auswertung von Bewerbungsunterlagen ist unstrukturiert oder unzureichend. Bewerbende auf eine Stelle können nicht miteinander verglichen werden. Gezielte Fragen zu Stärken und Schwächen der Bewerbenden sind nicht ausreichend möglich.
   TIPP: Orientieren Sie die Sichtung der Bewerbungsunterlagen an der Stellenausschreibung und insbesondere am Anforderungsprofil für die jeweilige Stelle! Gewichten Sie Ihre Kriterien!
2. Durch typische Beurteilungsfehler werden falsche Auswahlentscheidungen getroffen.
   TIPP: Machen Sie sich die Beurteilungsfehler immer wieder bewusst! Nutzen Sie dafür auch das Tool „Praxishilfe Beurteilungsfehler reduzieren“!
   TIPP: Führen Sie Bewerbungsgespräche zu zweit oder zu dritt durch und protokollieren Sie wesentliche Aussagen!
3. Das Bewerbungsgespräch hat keine Struktur!
   TIPP: Erarbeiten Sie sich einen unternehmensspezifischen Leitfaden, der allen Durchführenden von Bewerbungsgesprächen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht! Achten Sie bei der Entwicklung darauf, dass der Leitfaden noch ausreichend Flexibilität und Individualität für die Durchführenden zulässt!
4. Es fehlt an einer angenehmen Gesprächsatmosphäre. Bedenken Sie, dass für die Bewerber/innen eine Stresssituation vorliegt! Sie möchten, dass die Bewerbenden möglichst authentisch sind und sich nicht verstellen? Dazu können Sie beitragen, indem Sie für ein angenehmes Gesprächsklima sorgen. Entscheidend dafür ist neben den räumlichen Bedingungen vor allem der Einstieg ins Gespräch.
5. Es werden nur 08/15-Fragen verwendet. Auf 08/15-Fragen gibt es in der Regel nur 08/15-Antworten. Die Bewerbenden sind solche Standardfragen aus anderen Bewerbungsgesprächen gewöhnt, kennen diese aus Buch- und Internetquellen oder von ihrem Bewerbungscoach bzw. -trainer. Diese Fragen liefern kaum Antworten, die Ihnen helfen, zwischen Bewerbenden zu differenzieren.
   TIPP: Passen Sie Standardfragen auf Ihre Bewerbungsgespräche, die jeweilige Stelle und die Kandidaten/innen an! Nutzen Sie dafür unsere unten beschriebenen Fragekategorien! Ein Leitfaden für Fragen im Interview ist hilfreich, jedoch sollte dieser selbst im Gespräch noch situativ angepasst werden und ausreichend Freiraum lassen. Es gilt die Regel: Stütze JA – Korsett NEIN!
6. Im Bewerbungsgespräch fehlt es an ausreichend Wertschätzung für die Kandidaten/innen. Es fehlt an Fairness und Transparenz. Denken Sie daran, dass die Bewerbenden über Ihre Erfahrungen berichten werden. Im Optimalfall lautet so eine Erfahrung: „Ich habe die Stelle zwar nicht bekommen, aber das Gespräch war eine positive Erfahrung, die mir weitergeholfen hat.“
   TIPP: Nutzen Sie vorhandene Möglichkeiten, den Bewerbenden ein Feedback zu geben.
7. Die Redeanteile der Personalverantwortlichen sind (bedeutend) höher als die Anteile der Bewerbenden.
   TIPP: Je nach Gesprächsphase sollten die Redeanteile zwischen Interviewern und Bewerbenden variieren.
8. Das Bewerbungsgespräch ist zu kurz oder zu lang.
   TIPP: In Abhängigkeit von der Bedeutsamkeit der zu besetzenden Stelle gelten als Orientierungswert 45 bis 90 Minuten.
9. Am Ende des Bewerbungsgesprächs ist für die Bewerbenden nicht klar, wann eine Auswahlentscheidung fällt und in welcher Form diese kommuniziert wird.
10. Nach dem Bewerbungsgespräch hört der/die Kandidat/in nichts mehr vom Unternehmen. Auch Absagen bzw. NEIN-Sagen will gelernt sein. Denken Sie immer wieder daran, dass die Bewerbenden über ihre Erfahrungen berichten.

Wie können Bewerbungsgespräche systematisch vorbereitet werden?

Je besser das Vorstellungsgespräch vorbereitet ist, desto fundierter kann die Auswahlentscheidung getroffen werden. Denn Richtschnur für Unternehmen im gesamten Bewerbungsprozess ist: Falsche Entscheidungen müssen minimiert werden. Exzellente und gute Kandidaten/innen dürfen einerseits nicht zu früh bzw. aus Versehen „aussortiert“ werden. Während andererseits nicht geeignete Bewerbende möglichst schnell erkannt und nicht weiter durch den Prozess „geschleppt“ werden sollten. Dies ist übrigens auch im Sinne der Bewerbenden!

Bei der Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen sollten sowohl inhaltliche, als auch organisatorische Aspekte beachtet werden. Denn beides zusammen hinterlässt unabhängig von der Auswahlentscheidung die Sie als Personalverantwortliche treffen, auch ein Bild bei Ihren Bewerbenden als Arbeitgeber und stärkt Ihre Employer Brand.

Organisatorische Vorbereitung

Bei der Organisation von Bewerbungsgesprächen sind folgende Aspekte zu beachten:

• Festlegung der Teilnehmenden aus dem Unternehmen an den Bewerbungsgesprächen.
• Terminkoordination, d. h. Festlegung von Zeitfenstern für die Gespräche inkl. der Buchung von räumlichen Ressourcen im Unternehmen und der teilnehmenden Personen. Außerdem sollten Sie genug Übergangszeiten zwischen mehreren auseinander folgenden Gesprächen einplanen.
• Festlegen eines sinnvollen Zeitumfangs für das Gespräch anhand der Bedeutsamkeit der Stelle.
• Sicherstellung, dass während der Gespräche keine Störungen von außen eintreten können.
• Einladung der Kandidaten/innen, d. h. Information der Bewerbenden, dass es diese in die nächste Runde geschafft haben sowie Angabe von Ort, Zeit und ggf. Anfahrtsbeschreibung zum Gespräch.
• Klärung der Dokumentation von Verlauf, aber insbesondere der Ergebnisse des Bewerbungsgesprächs.
• Klärung der Rollen zwischen den teilnehmenden Personen im Bewerbungsgespräch (Wer fragt was?, Wer achtet auf welche Sachverhalte?).

Inhaltliche Vorbereitung

• Sichtung der eingegangenen Bewerbungen und Treffen einer Vorauswahl, welchen im Idealfall orientiert an einem Anforderungsprofil stattfindet.
• Vorbereitung zu klärender und interessierender Fragen für die einzelnen Kandidaten/innen.
• Entwicklung eines strukturierten Gesprächsleitfadens inkl. Protokollbogen.
• Vorbereitung eines Bewertungs- und Auswertungsrasters.
• Vorbereitung von Informationen zum Unternehmen und zur zu besetzenden Stelle, die im Gespräch gegeben werden.

Wie sieht ein typischer Leitfaden für Bewerbungsgespräche aus?

In jedem Fall empfiehlt es sich, einen abgestimmten Leitfaden für Bewerbungsgespräche im Unternehmen zu erarbeiten und einzusetzen. Dieser sollte jedoch den Durchführenden ausreichend Flexibilität in der Umsetzung lassen, damit auf entstehende Gesprächssituationen und die jeweiligen Bewerbenden ausreichend individuell eingegangen und reagiert werden kann. Der Leitfaden regelt die Reihenfolge und die wichtigsten Inhalte der Phasen des Vorstellungsgesprächs. Ebenso können im Leitfaden Checklisten für Verhaltensweisen der Durchführenden sowie den Gesprächsphasen zugeordnete Fragen dargestellt werden. Weitere mögliche Hilfsmittel im Leitfaden sind Checklisten zur Vor- und Nachbereitung der Gespräche sowie Vorlagen zur Auswertung und Dokumentation.
Für „klassische“ Vorstellungsgespräche findet man in der Praxis fünf Gesprächsphasen, die je nach Leitfaden weiter differenziert werden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Inhalte der Gesprächsphasen einschließlich einer zeitlichen Orientierung für ein Vorstellungsgespräch von 60 Minuten.

1. Begrüßung, Vorstellung, Warm-up, Small Talk

Robi8 - FotoliaWie bei jedem Kennenlernen spielen oftmals für beide Seiten die ersten Sekunden oder Minuten eine entscheidende Rolle. Begrüßen Sie die Kandidaten/innen mit Namen und stellen Sie alle Anwesenden des Unternehmens mit Namen und Funktion vor bzw. lassen Sie sich diese selbst vorstellen. „Ich bin Otto Müller und verantwortlicher Meister in der Ausbildungswerkstatt! Ich nehme an dem Gespräch teil, weil …“ Nehmen Sie den Bewerbenden durch geschickten Small Talk die Aufregung. Gut geeignet dafür sind offen formulierte Fragen, beispielsweise zur Anreise. (z. B. „Wie war Ihre Anreise zu uns?“)

Dauer: 5 Minuten

TIPP: Sorgen Sie für eine gute Ankunft und Begrüßung der Bewerbenden vor dem Beginn des Vorstellungsgesprächs! Dazu gehören die Kenntnis des Namens beim Empfang oder beim/bei der Pförtner/in, die Abholung der Kandidaten/innen sowie eine angenehme Atmosphäre im Wartebereich (z. B. Infomaterial über das Unternehmen, Getränke, Kekse).

TIPP: Ein Glas Wasser, ein paar Kekse und ein Kaffee bringen zusätzliche Punkte bei der Gesprächsatmosphäre. Wer hier spart, spart am falschen Ende!

TIPP: Achten Sie auf die Sitzordnung im Bewerbungsgespräch! Vermeiden Sie möglichst Sitzanordnungen, die einer Prüfungssituation ähneln oder die Bewerbenden "in die Zange nehmen"! Besser ist eine Gesprächsführung am runden Tisch oder „über Eck“.

TIPP: Lassen Sie sich vom ersten Eindruck sowohl in die eine, als auch andere Richtung nicht zu stark beeinflussen! Denken Sie an die gängigen Beurteilungsfehler!

2. Selbstvorstellung des/der Bewerbers/in

Diese Phase gibt die Möglichkeit, den/die Bewerber/in näher kennenzulernen. Typische Inhalte sind die Darstellung des bisherigen Werdegangs und vorhergehender Beschäftigungsverhältnisse. Die meisten Bewerbenden sind auf diese Phase gut vorbereitet, jedoch auch häufig nervös.

Dauer: 15 Minuten

TIPP: Erfragen Sie, wie die Kandidaten/innen auf die Stelle aufmerksam geworden sind! Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Bewerbungskanäle systematisch zu optimieren.

TIPP: Fragen Sie gezielt nach interessanten oder offenen Aspekten in Lebenslauf, vorliegenden Zeugnissen und Motivationsschreiben! Nutzen Sie dafür Ihre systematische Vorbereitung durch die Sichtung der Bewerbungsunterlagen! Lenken Sie damit das Gespräch in die relevante Richtung.

TIPP: Lassen Sie die Bewerbenden ausreden! Vermeiden Sie auf der anderen Seite durch geschickte Fragetechnik ausufernde Redebeiträge (z. B. „Nennen Sie die fünf wichtigsten Stationen…“)!

TIPP: Prüfen Sie durch geschicktes Zwischenfragen, ob die Kandidaten Texte zu ihren Bewerbungsunterlagen auswendig gelernt haben.

3. Präsentation des Unternehmens und der ausgeschriebenen Stelle

Die Gesprächsteilnehmenden des Unternehmens bringen den Bewerbenden das Unternehmen über die bisher verfügbaren Informationen (Internet, Presse) hinaus näher. Für Bewerbende ist es interessant mehr über die Kultur des zukünftigen Arbeitgebers und über die genauen Arbeitsabläufe sowie die detaillierten Anforderungen an die ausgeschriebene Stelle zu erfahren. Zu den weiteren aus Arbeitnehmersicht besonders interessanten Details gehören Einarbeitungsprozess, Entwicklungsperspektiven, Arbeitszeiten, materielle und immaterielle Anreize, Urlaub und Probezeit.

Dauer: 10 Minuten

TIPP: Klären Sie zu Beginn der Vorstellung Ihres Unternehmens bereits ab, was der/die Bewerber/in schon weiß! Ggf. kleiden Sie dies in eine Frage wie: „Inwiefern haben Sie sich auf unserer Webseite über Historie, Standort, Produkte und die ausgeschriebene Stelle informiert?“

TIPP: Teilen Sie die Präsentation unter den Beteiligten aus dem Unternehmen auf! Stimmen Sie sich dazu in der Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs ab! Achten Sie dabei auf den Umgang untereinander, denn auch dies lässt Rückschlüsse auf Ihr Betriebsklima zu!

TIPP: Ermuntern Sie die Bewerbenden, Fragen zum Unternehmen zu stellen!

4. Vertiefung

Diese Phase ist sowohl für Bewerbende als auch für die Interviewer/innen die schwierigste. Unklarheiten und offene Fragen werden von beiden Seiten angesprochen. Die Interviewer/innen haben die Möglichkeit, Übungen, Fallstudien oder Arbeitsproben einzubinden. Diese Phase gibt für die Interviewer/innen Freiraum, insbesondere die für die Stelle benötigten Anforderungen „näher unter die Lupe zu nehmen“.

Dauer: 25 Minuten

TIPP: Sorgen Sie in dieser Phase für ausreichende Gesprächsanteile bei den Bewerbern/innen! Dieser sollte bei ca. zwei Drittel oder mehr liegen.

TIPP: Antworten Sie offen und ehrlich, auch auf kritische Fragen der Bewerbenden! Weichen Sie Fragen der Bewerbenden möglichst nicht aus!

5. Abschluss

Die Beteiligten des Unternehmens geben den Bewerbenden in dieser Phase Informationen über den weiteren Prozessablauf einschließlich des Zeitrahmens bis zur endgültigen Entscheidung zur Stellenbesetzung (Gibt es ein weiteres Gespräch?, Wann, wie und durch wen erfolgt eine Rückinformation, ob der/die Kandidat/in den Zuschlag für die Stelle erhält?). Ebenso wie der erste, bleibt auch der letzte Eindruck haften. Deshalb sollten Sie für einen positiven Gesprächsabschluss sorgen.

Dauer: 5 Minuten

TIPP: Benennen Sie eine/n Ansprechpartner/in für evtl. Nachfragen!Monika Wisniewska - Fotolia

TIPP: Prüfen Sie die Kontaktdaten und Erreichbarkeit der/des Kandidatin/en für Nachfragen Ihrerseits!

TIPP: Insofern Sie die Reisekosten für die Bewerbenden erstatten, informieren Sie diese über die Formalitäten zur Abrechnung!

TIPP: Achten Sie während des gesamten Gesprächs auf Ihre Gestik, Mimik und Körpersprache. Vermeiden Sie Routinen oder Verhaltensweisen wie beispielsweise auf die Uhr schauen, mit einem Kugelschreiber spielen oder auch eine ablehnende Körperhaltung! Wenn Sie aktives Zuhören praktizieren (Nachfragen, Zusammenfassen, Nicken usw.), sorgen Sie für eine wertschätzende Gesprächsatmosphäre und nehmen den Bewerbenden die Nervosität.

TIPP: Alles andere als Standard! Gestalten Sie Bewerbungsgespräche nach dem TZI-Modell mit unserem Tool!

Welche alternativen Interviewkonzepte gibt es für Bewerbungsgespräche?

In Abhängigkeit von Branche, ausgeschriebener Stelle, benötigten Fähigkeiten kann es sich empfehlen, nicht das klassische Vorstellungsgespräch zur Besetzung der Stelle zu wählen, sondern ein alternatives Gesprächsformat.

Verhaltensinterviews (Behavioral Interview)

Der Grundgedanke in Verhaltensinterviews geht davon aus, dass das zukünftige Verhalten einer Person dem Verhalten in einer ähnlichen Situation in der Vergangenheit entspricht. Das Interview konzentriert sich demnach auf Erfahrungen, Verhaltensweisen, Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten, die mit der Stelle in Verbindung stehen. Die Interviewer/innen fragen: „Wie haben Sie in … Situation gehandelt?“

Panel Interviews

Diese Form von Interviews zielt darauf ab, zu prüfen, inwiefern die Bewerbenden mit besonders stressigen Situationen umgehen. Dazu werden die Bewerbenden gleichzeitig den Fragen unterschiedlicher, mehrerer Fragesteller ausgesetzt. Die Bedenkzeit für die Antworten ist knapp bemessen. Insbesondere für Stellen, bei denen Schlagfertigkeit, Durchsetzungsvermögen und gutes Argumentieren wichtig sind, kann diese Methode alternativ eingesetzt werden.

Case Interviews

Dieses Format wird häufig von Unternehmensberatungen im Bewerbungsprozess eingesetzt. Von den Interviewern werden den Kandidaten/innen Fälle präsentiert. Die Kandidaten/innen müssen im Anschluss die Fälle (meist unter Zeitdruck) bearbeiten und die Lösung(en) präsentieren. Durch diese Form von Bewerbungsinterview können insbesondere Stressresistenz, Konzentrationsfähigkeit, Problemlösefähigkeit, analytisches Denken und je nach Setting auch Teamfähigkeit sowie Führungskompetenzen auf den Prüfstand gestellt werden.

TIPP: Reichern Sie einzelne Gesprächsphasen des klassischen Bewerbungsgesprächs durch solche alternativen Elemente an!

Was ist in der Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs zu tun und zu beachten?

Nach der Durchführung der Gespräche beginnt zeitnah die (nächste) Auswahlentscheidung für die Stellenbesetzung. Beachten Sie dabei die systematische Auswertung der Bewerbungsunterlagen sowie die Ergebnisse der Bewerbungsgespräche! Ggf. kommen noch andere Bewertungskomponenten u. a. durch die Nutzung von weiteren Verfahren der Personaldiagnostik hinzu (z. B. Assessment Center). Achten Sie neben den definierten Kriterien für die Stellenbesetzung auch auf scheinbar weiche Faktoren (Werte der Bewerbenden, Präferenzen der Bewerbenden, Gewohnheiten, Reaktionen auf Angebote des Unternehmens z. B. zur Personalentwicklung).

Zusagen: Passenden Bewerbenden unterbreiten Sie das Stellenangebot möglichst auf telefonischem Weg! Dies ist persönlich und ermöglicht einerseits eine direkte Rückmeldung durch die Bewerbenden und andererseits können offene und weitere Fragen sofort geklärt werden.

Absagen: Nach Unterschrift des Arbeitsvertrags durch den/die Wunschkandidaten/in sollten Sie zeitnah den anderen Bewerbenden eine Absage senden. Achten Sie darauf, dass diese wertschätzend und soweit wie möglich individuell formuliert ist!

TIPP: Führen Sie die Beurteilung der Bewerbenden direkt im Anschluss an das Bewerbungsgespräch durch! Planen Sie ausreichend Übergangszeit zu nachfolgenden Bewerbenden ein! Führen Sie die Bewertungsergebnisse der Teilnehmenden aus den Bewerbungsgesprächen in einer Übersichtstabelle zusammen!

TIPP: Halten Sie unbedingt die im Bewerbungsgespräch gemachten Zusagen und Vereinbarungen zur Rückmeldung ein! Dies wirkt sich in jedem Fall positiv auf Ihr Arbeitgeberimage aus.