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Zielvereinbarung in der Personalarbeit und in der Personalentwicklung

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Zielvereinbarung KOMPAKT – das Wichtigste in aller Kürze!

Zielvereinbarungen werden als Technik zur Mitarbeiterführung eingesetzt, um Klarheit über Erwartungen, Aufgabenbereiche und deren Verbindlichkeit zu schaffen. In einer Zielvereinbarung werden für einen bestimmten Zeitraum gemeinsam Ziele abgestimmt und nach Ablauf der Zeit reflektiert sowie deren Erfüllung überprüft. Oft folgen dann neue Zielvereinbarungen. Die Übereinkunft in der Zielvereinbarung kann sich auf die Tätigkeit, das Verhalten oder persönliche Entwicklungstendenzen beziehen. Zielvereinbarungen beabsichtigen, auf Grundlage einer zunehmenden Eigenverantwortung, die Steigerung der Motivation und Leistung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

In diesem Beitrag lernen Sie passende Zielvereinbarungen für Ihre Mitarbeiter zu formulieren und worauf Sie bei der Einigung achten sollten. Durch konkrete Formulierungshilfen sowie dem Aufzeigen von Fehlerquellen können Misserfolge in der Umsetzung umgangen werden.

Zielvereinbarung PRAXISNAH: Die wichtigsten Tipps zum Vorgehen in der Praxis

Wie gestalten Sie den Zielvereinbarungsprozess am besten? Orientieren Sie sich an diesen 10 Tipps Ihrer Perwiss-Redaktion:

  1. Reflektieren Sie zunächst Ihre Unternehmensziele: Wie definieren Sie Ihren Unternehmenserfolg? Welche wirtschaftlichen und sozialen Ziele verfolgt Ihr Unternehmen? Sind diese Ziele (noch) aktuell? Wenn Sie Ziele für Mitarbeiter vereinbaren, betrachten Sie auch einzelne Abteilungs-, Fachbereichs- oder Teamziele?
  2. Legen Sie einen bestimmten Zeitraum fest, für den die Ziele gesetzt werden. Vereinbaren Sie die Ziele kurz-, mittel- oder langfristig?
  3. Wählen Sie ein Format, in dem Sie die Ziele mit Ihrem Mitarbeiter bzw. Ihrer Mitarbeiterin besprechen. Legen Sie Ziele mit dem einzelnen Miarbeiter bzw. der Mitarbeiterin fest, eignen sich Mitarbeitergespräche. Für Teamziele können Sie auch Gruppengespräche oder Teamworkshops nutzen.
  4. Bitten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zum Beispiel per E-Mail, in Vorbereitung auf den Termin zur Zielvereinbarung bereits eigene quantitative Ziele und qualitative Ziele zu formulieren.
  5. Im Zielvereinbarungsgespräch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beginnen Sie mit einer Analyse der aktuellen Situation: Was läuft zurzeit richtig super? An welchen Stellen können Sie Verbesserungen vornehmen? Was läuft gar nicht gut? Inwieweit wurden die zuletzt vereinbarten Ziele erfüllt? Thematisieren Sie an dieser Stelle auch, inwiefern das Team oder der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin einen Beitrag dazu leistet, dass die Ziele erreicht werden.
  6. Sammeln Sie nun im Dialog quantitative und qualitative Ziele für die neue Periode. Gehen Sie im freien Brainstorming vor – es sind alle Ideen willkommen!
  7. Sortieren Sie nun die einzelnen Ziele: Welche Ziele lassen sich zusammenfassen? Welche Ziele haben Priorität?
  8. Mit der Auswahl der wichtigsten Ziele sollten diese so konkret formuliert werden wie möglich. Wie Sie dabei am besten mithilfe der SMART Formel Vorgehen, lesen Sie hier.
  9. Wie können Sie den Status "Ziele erreicht" kontrollieren? Diese Frage bestimmt den Anschlussschritt. Legen Sie in diesem Sinne Kennzahlen (Key Performance Indicators), Deadlines und Rahmenbedingungen fest, mithilfe derer Sie die Zielerreichung prüfen und bewerten können.
  10. Abschließend halten Sie die Zielvereinbarung schriftlich fest.

Definition - Was ist eine Zielvereinbarung?

"Für den Steuermann, der sein Ziel nicht kennt, ist jeder Wind günstig!" Mark Twain

Zielvereinbarungen und das Führen mit Zielen basieren auf dem Konzept Management by Objectives von dem Management Vordenker Peter F. Drucker aus dem Jahr 1955. Durch Zielvereinbarungen können Unternehmer ihre Mitarbeiter motivieren und somit die Produktivität steigern. Wer sich zu niedrige Ziele - egal ob quantitative Ziele oder qualitative Ziele - setzt, wird sein Potenzial nie ganz ausschöpfen. Aus diesem Grund sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammen Zielvereinbarungen ausarbeiten.

Bei Zielvereinbarungen verständigen sich mehrere (mindestens zwei) beteiligte Parteien für einen bestimmten Zeitraum (meist ein Jahr) über Ziele, deren Erfüllung zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden kann. Die Ergebnisse der Überprüfung münden dann in einen neuen Zielvereinbarungsprozess. Es können Ziele mit messbaren Größen (z. B. Umsatzziele, Deckungsbeitragsziele etc.) und Ziele mit weichen Kriterien (z. B. Führungsqualität, soziale Kompetenz, kundenorientiertes Verhalten etc.) vereinbart werden. Zielvereinbarungen können u. a. abgeschlossen werden für:

  • Aufgabenbezogene Ziele, z. B. "Durch verstärkte Information der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Arbeitsschutzbelehrungen wird die Unfallrate um 15 Prozent in der Abteilung XY gesenkt!"
  • Verhaltensbezogene Ziele, z. B. "Anfragen werden zukünftig in zwei Tagen beantwortet!"
  • Persönliche entwicklungsbezogene Ziele, z. B. "Der Mitarbeiter absolviert ein Moderationstraining, um den Ablauf von KVP-Workshops zu verbessern. Das Training wird vom Unternehmen finanziert und findet während der Arbeitszeit statt."

Die Erwartungen an Zielvereinbarungen in Unternehmen und deren Einsatzformen sind sehr unterschiedlich. Eine Reihe von Unternehmen nutzen Zielvereinbarungen, um die Unternehmensziele über mehrere Ebenen zum Teil bis auf die Ebene der einzelnen Mitarbeiter oder Teams herunter zu brechen. In vielen Unternehmen werden Zielvereinbarungen mittlerweile als wichtiges Personalentwicklungsinstrument (nicht mehr nur für die Führungskräfteentwicklung) eingesetzt. Weit verbreitet ist auch der Einsatz von Zielvereinbarungen als "Kreativitätsmotor". Zugleich sind Zielvereinbarungen auch Kontroll- und Führungs- sowie Beteiligungsinstrument.

Formen von Zielvereinbarungen

Personalverantwortliche sollten zwei Formen von Zielvereinbarungen kennen: die quantitativen Ziele und die qualitativen Ziele.

Quantitative Ziele werden als Steigerung von Umsatz oder Stückzahlungen verstanden. Die Arbeitgeberseite profitiert durch detailliert festgelegte Vereinbarungen, wodurch die Beurteilung der Leistung erheblich erleichtert wird.

Qualitative Ziele eignen sich für Bereiche, in denen es besonders schwer ist, nummerisch erfassbare Größen festzulegen. Dazu zählen unter anderem Kompetenz- und Verhaltensziele. Durch qualitative Ziele kann man ein genaues Bild der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten und die individuelle Entwicklung analysieren. Der Mischung aus qualitativen Zielen und quantitativen Zielen kommt dabei eine Schlüsselrolle zu.

TIPP: Sie wollen mehr über die Theorien von Peter F. Drucker und Management by Objectives erfahren. Dann lesen Sie in seinem Buch "Was ist Management: Das Beste aus 50 Jahren".

Fünf Vorteile der Zielvereinbarung für Unternehmen

Zielvereinbarungen sind zunächst nicht als Maßnahmen zu verstehen, sondern als Weg zum Ziel. Durch die Zielvereinbarung legen Mitarbeiter und Vorgesetzte im gegenseitigen Einvernehmen verbindliche Regelungen für die Arbeit fest. Grundsätzlich existieren zwei Möglichkeiten von Zielvereinbarungen: einerseits als Personalentwicklungsinstrument, andererseits als Mittel der Arbeitsorganisation.

Wie eine Studie von SMS Consulting aus dem Jahr 2015 zeigt, "funktionieren" Zielvereinbarungen tatsächlich. Von den 120 Unternehmen mit unterschiedlicher Unternehmensgröße werden lt. o. g. Studie in mehr als 90 Prozent der Unternehmen Zielvereinbarungen umgesetzt. Insgesamt konnten bei ca. 30 Prozent der Teilnehmenden die Unternehmensergebnisse stark bis sehr stark durch Zielvereinbarungen gesteigert werden.

Fünf Gründe, wieso Zielvereinbarungen nützlich sind:

  1. Klarheit über Anforderungen: Durch einvernehmliche Regelungen haben sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgebende Sicherheit. Beide Seiten wissen, welche Punkte und Anforderungen durch die festgelegten Ziele realisiert bzw. umgesetzt werden müssen.
  2. Verständliche Priorisierung: Mithilfe der Zielvereinbarungen wissen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, worauf sie ihren Fokus legen und welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Durch die Zielvereinbarung existiert eine klare Priorisierung.
  3. Eindeutige Verbindlichkeit: Die gemeinsam festgelegten Ziele besitzen einen höheren Verbindlichkeitscharakter als eine mündlich vereinbarte Grundsatzentscheidung.
  4. Größere Motivation: Wenn Ihre Mitarbeiter im Rahmen der Zielvereinbarung exakt darüber informiert sind, unter welchen Voraussetzungen sie positives Feedback und ggf. Sonderzahlungen erhalten, sind sie bereit höheren Einsatz zu zeigen.
  5. Stärkung der Eigenverantwortung: In teamorientierten Arbeitsformen leisten Zielvereinbarungen einen wichtigen Teil, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu unterstreichen. Das führt zu strukturierten Abläufen und dem Gefühl einer Wertschätzung gegenüber dem Unternehmen.

Schwierigkeiten der persönlichen Zielvereinbarung

Trotz zahlreicher Vorteile der persönlichen Zielvereinbarung sollten die Schwierigkeiten der Personalentwicklungskonzepte nicht übersehen werden. Auch wenn die vereinbarten Erfolgserlebnisse zwar zur Motivation der Mitarbeiter dienen, steht dem die Gefahr des Misserfolgs gegenüber. Dies kann dazu führen, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegen die Ausarbeitung einer persönlichen Zielvereinbarung stellen. Führungskräfte sollten in diesem Fall solche Bedenken ausräumen und dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin hingegen von den Vorteilen einer Zielvereinbarung überzeugen.

Zudem muss bei der Ausarbeitung einer Zielvereinbarung darauf geachtet werden, dass nur Punkte vereinbart werden, auf deren Zielerreichung der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin tatsächlich Einfluss hat. Unternehmer und Führungskräfte müssen besonders die Zeit nach Abschluss einer persönlichen Zielvereinbarung nutzen, um die Mitarbeiter zu unterstützen. Die Bearbeitung neuer Aufgaben und die veränderte Methoden sind eine große Umstellung, die vorübergehend für Verunsicherung sorgt. Rechtzeitige Aufklärung und Unterstützung hilft dabei Probleme zu lösen und Vorbehalte auszuräumen.

Die Vereinbarung von Zielen als Führungsinstrument

Das Führen durch Zielvereinbarungen ist eine Möglichkeit, welche für Unternehmen und Führungskräfte zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Besonders Führungskräfte können durch persönliche Zielvereinbarungen profitieren und sollten die Entwicklerung der Mitarbeiter kontinuierlich begleiten. Durch Mitarbeitergespräche und Personalentwicklungskonzepte entsteht eine einheitliche Führungskultur, die das Unternehmen strukturell weiterentwickelt. Zudem werden dadurch Persönlichkeit und Charakter der Vorgesetzten geschärft.

Zielvereinbarungen ermöglichen eine präzisere Abstimmung mit anderen Abteilungen und somit eine bessere Koordinierung von Arbeitsaufgaben im gesamtbetrieblichen Bereich.

  • Klarheit über die Unternehmensziele
  • Optimierte Koordinierung und Abstimmung mit anderen Abteilungen
  • Mehr Verantwortung durch Personalentwicklung
  • Entlastung von Routineaufgaben durch Delegation
  • Objektive Kontrolle durch vereinbarte Leistungen in der persönlichen Zielvereinbarung

Zielvereinbarung treffend formulieren

Wichtig bei der Formulierung von Zielvereinbarungen: Ihr Mitarbeiter bzw. Ihre Mitarbeiterin muss die Ziele und Themen mit einem guten Gefühl unterschreiben. Natürlich besitzt jedes Unternehmen gewisse Vorgaben, die erfüllt werden müssen, allerdings sollten Sie Ihren Mitarbeiter bzw. Ihre Mitarbeiterin nicht davon überzeugen müssen, dass diese Vorgaben gleichzeitig seine bzw. ihre individuellen Ziele sind.

Muster von Zielvereinbarungen können Ihnen einen ersten Überblick verschaffen und dabei helfen, die passenden Formulierungen zu finden. Grundsätzlich gilt: positive und simpel formulierte Zielvereinbarungen machen für Mitarbeiter und Führungsebene am meisten Sinn. Als Führungskraft sollten Sie die Abmachungen in der Zielvereinbarung so verständlich und kurz wie möglich halten.

Tipps zur Formulierung von Zielvereinbarungen:

  • Die Ziele sollten unabhängig von Dritten und äußeren Umständen festgehalten werden. Wer der Ausbildungsleitung vorschreibt, dass alle Auszubildenden ihre Prüfungen bestehen müssen, wird schnell auf Widerstand stoßen.
  • Weniger ist mehr! Legen Sie sich auf maximal drei Zielvereinbarungen fest, welche vom Mitarbeiter bzw. von der Mitarbeiterin auch eingehalten werden können. Dadurch gerät der Mitarbeiter nicht in Gefahr, sich schnell zu verzetteln.
  • Schätzen Sie die Folgen ab! Beiden Seiten muss verdeutlicht werden, welche Folgen bei fehlender Zielerreichung entstehen können bzw. inwiefern der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin bei Erfüllung der Ziele profitiert.
  • Besprechen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin wichtige Zwischenziele. So können Sie die Kontrolle über den Arbeitsprozess erhalten und motivieren den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin gleichzeitig mit Erfolgserlebnissen.
SMART RegelZielvereinbarungsgespräche

Die SMART Formel beim Schließen von Zielvereinbarungen

Bei der Formulierung von Zielvereinbarungen mit einem Mitarbeiter bzw. einer Mitarbeiterin ist ein Punkt immens wichtig:

Zielvereinbarungen sind keine Maßnahmen für den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin! Deswegen sollten Sie darauf achten, dass die Ziele in engen Absprachen getroffen werden. Beim Schließen von Zielvereinbarungen kommt die sogenannte SMART Formel zum Einsatz:

⇒ S – wie spezifisch

Formulieren Sie das Ziel so konkret und eindeutig wie möglich. Im Zielvereinbarungsgespräch mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin sollten Sie sichergehen, dass Einigkeit über die Absprachen besteht.

M – wie messbar

Hier kommen quantiative und qualitative Ziele zum Einsatz. Einige Aspekte im Arbeitsprozess lassen sich sehr einfach messen, aber besonders die qualitativen Ziele müssen exakt besprochen werden.

A – wie akzeptiert

Arbeitnehmer und Arbeitgeber setzen von Natur aus unterschiedliche Schwerpunkte und haben verschiedene Interessen. Aus diesem Grund sollten Mitarbeiter und Führungsebene mit jedem vereinbarten Ziel einverstanden sein.

R – wie realistisch

Die Zielvereinbarung muss durch Engagement der Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterinnen unter den bestehenden Bedingungen zu erreichen sein. Für den Unternehmer besteht die Kunst darin, mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin Ziele zu finden, die ihn bzw. sie nicht überfordern und für das Unternehmen nützlich sind.

T – wie terminiert

Verbinden Sie die Zielvereinbarungen mit einem festgesteckten Zeitrahmen! Ohne Deadline bleiben Ihnen schlichtweg Vorsätze, welche durch den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin umgesetzt werden können, aber nicht unbedingt müssen. Vermeiden Sie es also, unkonkret zu bleiben!

Das Zielvereinbarungsgespräch: Treffen Sie die Zielvereinbarung mit Ihrem Mitarbeiter bzw. Ihrer Mitarbeiterin

Personalverantwortliche sollten beim Zielvereinbarungsgespräch einen konkreten Ablauf im Kopf haben. Laden Sie Ihren Mitarbeiter bzw. Ihre Mitarbeiterin in einem festgelegten Turnus zu einem Gespräch über die Zielvereinbarungen ein. Für Zielvereinbarungsgespräche bietet sich das Ende des Jahres an, um somit die zurückliegenden zwölf Monate zu analysieren. Vor dem Zielvereinbarungsgespräch hilft es, sich eine Checkliste anzulegen.

Einige Punkte, die auf Ihrer Checkliste stehen sollten:

  • Vorgeschlagene Ziele und Ideen der Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterinnen einfließen lassen
  • Zielvereinbarung in das Konzept des Unternehmens einordnen
  • Prioritäten klären, Themen bestimmen und Zeitraum festlegen
  • Zwischenziele konkretisieren
  • Vorhandene Ressourcen, Arbeitsmittel und Kompetenzen analysieren
  • Unterstützungsbedarfe klären
  • Spätere Erfolgskriterien und resultierende Konsequenzen bei fehlender Zielerreichung der Zielvereinbarung festlegen

Formulare sollten Sie im Zielvereinbarungsgespräch hingegen vermeiden. Sie wecken negative Assoziationen und begegnen uns tagtäglich in unserer bürokratisierten Welt. Dieser unbewussten Verknüpfung sollten Sie aus dem Weg gehen. Zudem sollten Sie sich ausreichend Zeit für das Zielvereinbarungsgespräch nehmen und sorgfältig arbeiten. Am Ende der Besprechung muss absolute Klarheit über zeitlichen Rahmen, Aufgaben und Qualität bestehen. Fassen Sie zum Schluss der Besprechung die Ergebnisse zusammen und holen Sie abschließendes Feedback vom Mitarbeiter bzw. von der Mitarbeiterin ein. Anschließend können Sie die Zielvereinbarung dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin in schriftlicher Form zukommen lassen.

Tool: Auswahlkatalog Ziele und Kennzahlen

Das Tool "Auswahlkatalog Ziele und Kennzahlen" unterstützt Sie bei der Entwicklung und Vereinbarung von Zielen und inspiriert Sie mit 18 Zielformulierungen und 38 Kennzahlen. 

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Tool: Mustervorlage OKR - Objectives and Key Results

Das Tool "Mustervorlage OKR" begleitet Sie bei einem flexiblen und transparenten Prozess der Zielvereinbarung und orientiert sich dabei an drei Ebenen von der Unternehmens- bis zur Mitarbeiterebene.

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Der Zielvereinbarungsprozess im Unternehmen

Damit Menschen und Organisationen sich in die „richtige“, gewollte Richtung bewegen, sind Ziele unabdingbar. Sie stellen ein zentrales Element zur aktiven Führung von Unternehmen dar. 

Sicherlich ist Ihnen in diesem Zusammenhang der saloppe Ausspruch „Als wir unser Ziel aus den Augen verloren, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“ bekannt. Er verdeutlicht, wie wichtig die Kanalisierung von Kräften ist, um etwas zu erreichen. Insofern spielen gut formulierte Ziele nicht nur für die Personalverantwortlichen, sondern für Organisationen generell eine besondere Rolle. Ziele begegnen uns im Unternehmen an den unterschiedlichsten Stellen in Form von Zielvorgaben, Zielvereinbarungen, Zielstellungen, Zielwerten usw. Meist ist die Personalabteilung direkt oder indirekt an der Formulierung der Ziele beteiligt oder hat maßgeblichen Einfluss auf die Gestaltung von Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozessen. Weiterhin kann die Personalabteilung begleitend agieren und Controlling- und Evaluationsfunktionen übernehmen, damit Ziele erreicht werden.

An welchen Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozessen ist die Personalabteilung beteiligt?

Wenn wir uns dieser Frage widmen, dann können folgende Ebenen unterschieden werden:

Gesamtunternehmen: Die Personalabteilung ist direkt an der Findung und Formulierung der Unternehmensziele beteiligt.

Personalabteilung intern: Die Personalabteilung formuliert in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen die Ziele für die Personalabteilung.

Andere Abteilungen bzw. Organisationseinheiten: Die Personalabteilung stimmt mit anderen Abteilungen die Ziele ab und unterstützt andere Abteilungen (direkt oder indirekt) bei der Zielfindung.

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen: Die Personalabteilung schafft Voraussetzungen, damit Führungskräfte aller Abteilungen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern individuelle Ziele vereinbaren können (Personalabteilung extern). Die Personalleitung vereinbart Ziele mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin der Personalabteilung (Personalabteilung intern).

Welche Regeln gilt es bei der Formulierung und Systematisierung von Zielen zu beachten?

Damit Ziele im Unternehmen zueinander passen, sollten folgende Prämissen beachtet werden:

Vertikale Zielkaskadierung („top down“): Damit das Handeln der Mitarbeiter und Mirarbeiterinnen im Unternehmen nach den Gesamtzielen des Unternehmens erfolgt, ist eine vertikale Zielkaskadierung nötig. Dazu werden zunächst Ziele des Gesamtunternehmens (Unternehmensziele) formuliert. Von diesen Zielen werden abteilungs- bzw. bereichsspezifische Ziele abgeleitet. Auf Basis dieser Ziele können wiederum Zielvereinbarungen mit Teams oder eine Zielvereinbarung mit einzelnen Beschäftigten stattfinden.

Horizontale Abstimmung der Ziele: Durch die Abstimmung der Ziele zwischen den Abteilungen, Bereichen, Gruppen o. ä. auf einer Hierarchieebene können Zielkonflikte identifiziert und gelöst werden. Ferner wird sichergestellt, dass möglichst alle notwendigen Maßnahmen vollständig definiert sind, um die Unternehmensziele über die Abteilungen, Bereiche, Gruppen o. ä. hinweg zu realisieren. Weiterhin können in horizontal angelegten Dialogen Synergien zwischen den Abteilungen zur Zielerreichung erschlossen werden.

Warum ist das Formulieren und Arbeiten mit Zielen so bedeutsam?

Ziele haben sehr unterschiedliche Funktionen (in Anlehnung an Peter Kupsch: Unternehmungsziele, Stuttgart 1979).

Orientierungsfunktion: Ein Ziel gibt den handelnden Akteuren eine (gemeinsame) Orientierung. – Wohin geht es?

Entscheidungsfunktion: Ein Ziel hilft Entscheidungen zu treffen und zu selektieren. – Was ist prioritär? Was ist wichtig? Welche Aktivitäten sind geeignet und notwendig? Welche Ziele passen zueinander? Wo bestehen Zielkonflikte?

Motivationsfunktion: Ein gut formuliertes oder besser noch vereinbartes Ziel ist ein Ansporn für gute Leistungen. – Was spornt uns an?

Koordinationsfunktion: Das Ziel ermöglicht einzelne Aktivitäten zu koordinieren und in Bezug zueinander zu setzen. Es sorgt dafür, dezentral organisierte Verantwortungsbereiche im Sinne des Unternehmens zu koordinieren. - Was gehört zusammen oder wie greifen die Zahnräder ineinander?

Kontrollfunktion: Durch ein Ziel wird ein IST-SOLL-Vergleich und eine Überprüfung des Erfolgs ermöglicht. – Wie erfolgreich sind wir?

Legitimationsfunktion: Das Ziel dient der Rechtfertigung von Aktivitäten und Handlungen nach außen und nach innen. – Warum machen wir dies?

In welchen Schritten sollte die Formulierung von Zielen für die Personalabteilung erfolgen?

Wichtige Voraussetzungen zur Formulierung von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung sind:

  • das Vorhandensein sowie die Kenntnis der Unternehmensziele einschließlich der Unternehmensstrategie und
  • das Vorliegen der Ergebnisse einer IST-Analyse.
  • Die Ziele sollten ferner die finanziellen Ressourcen (Budget) und die personellen Ressourcen der Personalabteilung klar umreißen.

Auf dieser Basis kann der Zielformulierungsprozess für die Personalabteilung in einem beteiligungsorientierten Prozess gestaltet werden. Die Schritte dazu sehen wie folgt aus:

1. Formulierung der Gesamtziele der Personalabteilung in Workshop(s) mit den verantwortlichen Führungskräften (Großunternehmen über 500 Beschäftigte) oder den Beschäftigten der Personalabteilung (Unternehmen bis 500 Beschäftigte)

2. Ableitung der Ziele für die Teilbereiche in Workshop(s) (Großunternehmen über 500 Beschäftigte) oder Zielvereinbarungsgespräche mit der oder dem für Teilaufgaben der Personalabteilung verantwortlichen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (Unternehmen bis 500 Beschäftigte)

3. Bilaterale Zielvereinbarungsgespräche mit dem einzelnen Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin der Personalabteilung

Welche Ziele können für die Personalabteilung formuliert werden?

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, für die Personalabteilung insgesamt sowie für die verschiedenen Personalmanagementprozesse messbare Ziele zu formulieren. Beispiele für Personalmanagementprozesse mit passender Zielvereinbarung sind:

  • Personalmarketing, Ziel: Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens bei Schülerinnen und Schülern regionaler Schulen um XX Prozent im Jahr XY
  • Personalgewinnung bzw. Recruiting, Ziel: Senkung der Rekrutierungskosten um XX Prozent im kommenden Geschäftsjahr
  • Ausbildung, Ziel: Verbesserung der Qualität der Ausbilder/innen
  • Personalentwicklung, Ziel: Verbesserung der Führungsqualität im Unternehmen
  • Personalbindung, Ziel: Senkung der Frühfluktuation im Unternehmen um XX Prozent bis zum Jahr XY
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement, Ziel: Erhöhung der Gesundheitsquote auf XX Prozent oder Senkung der Krankenquote um XX Prozent bis zum Jahr XY

TIPP: Nutzen Sie zur Ausgestaltung der Ziele unser kostenfreies Tool „Auswahlkatalog Ziele und Kennzahlen für die Personalarbeit“! Das Tool liefert 18 quantifizierbare Zielformulierungen mit 38 Kennzahlen gegliedert nach Früh- und Spätindikatoren für die Gestaltung eines Zielsystems für die Personalabteilung.

Wie können Ziele systematisiert werden?

Um eine Verknüpfung der Ziele untereinander (vertikale Kaskadierung und horizontale Abstimmung) sicherzustellen, sollte ein geeignetes Zielsystem eingesetzt werden. Je nach Einsatzzweck des Zielsystems bestehen verschiedene Möglichkeiten, die Ziele zu gliedern.

Bei der Gliederung nach der Fristigkeit von Zielen wird unterschieden zwischen kurzfristigen Zielen (operativ: < ein Jahr), mittelfristigen Zielen (taktisch: ein bis drei Jahre) und langfristigen Zielen (strategisch: > drei Jahre).

Eine weitere Gliederungsmöglichkeit ist die Zuordnung der Ziele entsprechend der organisatorischen Struktur des Unternehmens oder der jeweils betrachteten Organisationseinheit. Beispiele in der Personalabteilung könnten folgende Struktureinheiten sein: 

  • Ausbildung
  • Personalentwicklung
  • Personalbeschaffung
  • Personaladministration
  • ...

Eine dritte Gliederungsmöglichkeit ist die Zuordnung der Ziele zu den Stakeholdern des Unternehmens oder der betrachteten Organisationseinheit.

Weiterhin können die Ziele nach inhaltlichen Kategorien unterteilt werden. Beispiele hierfür sind Finanzziele, Kundenziele, Qualitätsziele, Innovationsziele und Ziele, die sich auf die Humansituation beziehen.

Die meisten geeigneten Zielsysteme beinhalten mindestens zwei dieser dargestellten Gliederungsmöglichkeiten.

Kennzahl: Erfolgsquote Zielvereinbarungen

Die "Erfolgsquote Zielvereinbarungen" gibt Auskunft darüber, zu welchem Prozentsatz die im Unternehmen getroffenen Zielvereinbarungen erfüllt worden sind. Sie ist ein Indikator für die Qualität der getroffenen Zielvereinbarungen, für die Identifikation der Mitarbeiter mit den vereinbarten Zielen und deren Motivation, wenn die Ziele erreicht sind, sowie für das Anspruchsniveau der vereinbarten Ziele.

Besonders geringe Werte können auf fehlende Zielidentifikation oder auf zu anspruchsvolle Ziele hindeuten. Bei sehr hohen Werten sind das Anspruchsniveau der vereinbarten Ziele und die Herausforderung zur Zielerreichung ggf. zu überprüfen.

Kennzahl Zielvereinbarung

Rolle der Personalabteilung bei der Vereinbarung von Zielen anderer Abteilungen

Damit Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozesse im Unternehmen gelingen, kann die Personalabteilung verschiedene Unterstützungsleistungen anbieten:

» Sensibilisierung und Qualifizierung der Führungskräfte: Wie bei den meisten Unternehmensthemen sind die Führungskräfte ein, wenn nicht sogar der entscheidende Erfolgsfaktor der Zielvereinbarung. Deshalb müssen diese zunächst von der Sinnhaftigkeit und dem Nutzen von Zielen und Zielvereinbarungsprozessen überzeugt sein. Ähnlich wie bei Mitarbeitergesprächen haben Sie sicher schon folgende Sätze von Führungskräften im Unternehmen gehört: „Die Zeit kann ich mir sparen! Das bringt doch eh nichts! Da machen wir mal wieder schön etwas für die Personalakte und den Papiertiger!“ Damit Sie etwas in der Form vermeiden, sollte eine ausreichende Qualifizierung sowie ein Training der Führungskräfte entsprechend des jeweiligen Bedarfs stattfinden. Dies kann entweder über interne Ressourcen oder passfähige externe Anbieter geleistet werden.

» Erarbeitung von Leitfäden, Vorlagen und anderen Hilfsmitteln: Um „Wildwuchs“ in Zielvereinbarungsprozessen zu vermeiden, sollte auf ein abgestimmtes Methoden- und Werkzeuginventar zurückgegriffen werden. Bei der Erarbeitung dieses Inventars kann die Personalabteilung mit ihrem Fach-Know-how die treibende und koordinierende Kraft sein. Dies trifft insbesondere auf solche Prozesse wie z. B. die Einbindung von Zielvereinbarungen im Kontext von Mitarbeitergesprächen (Personalentwicklungsziele) zu.

» Einbindung von externem Know-how: Bei benötigtem temporären Spezialwissen oder nicht ausreichend verfügbaren internen Ressourcen für die Implementierung oder Gestaltung von Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozessen bietet sich die Einbindung von Experten oder Expertinnen an. Gerade in der Einführungsphase von Ansätzen wie der Balanced Scorecard oder anderen Zielsystemen sowie bei möglichen Konflikten ist eine neutrale Perspektive von Vorteil. Hier kommt der Personalabteilung eine entscheidende Rolle bei der Auswahl von geeigneten Anbietern für Zielvereinbarung zu.

» Zielkaskadierung und horizontaler Zielabgleich: Zur Gestaltung ist es notwendig, die übergeordneten Ziele und die Ziele der internen Kunden (Fachabteilungen) zu kennen und daraus die Ziele für die Personalarbeit abzuleiten. Geschieht dies nicht automatisch und zyklisch auf Basis von festgeschriebenen Prozessen und Routinen, sollte die Personalabteilung aktiv auf die Geschäftsführung sowie die Fachabteilungen zugehen.

OKR - Die agile Art der Zielvereinbarung

Themenseite OKR©Bonsales - stock.adobe.com

Die Methode Objectices and Key Results ist eine Alternative zu Management by Objectives (des Management Vordenker Peter Drucker) und steuert den Prozess der Zielvereinbarung mit zwei Fragen: Was wollen wir erreichen? und Wie wollen wir unsere gesetzten Ziele erreichen?

Dabei stehen kurze Betrachtungszeiträume, transparente Vorgänge und die Motivation der Mitarbeiter im Zentrum.

Lesen Sie mehr zur agilen Art der Zielvereinbarung: Objectives and Key Results (OKR) - Ziele im agilen Umfeld verfolgen!

12 häufige Fehler der Zielvereinbarung

1. Es werden zu viele Ziele auf einmal verfolgt.

TIPP: Formulieren Sie auf Abteilungsebene nicht mehr als 15 Ziele! Auf individueller Ebene sollten vier Ziele pro Mitarbeiter möglichst nicht überschritten werden.

2. Der mit der Formulierung von Zielen verbundene Aufwand wird durch die Verantwortlichen unterschätzt.

TIPP: Nutzen Sie externe Experten und Expertinnen und deren Know-how zielgerichtet!
TIPP: Greifen Sie auf interne Prozessbegleitung zurück soweit diese im Unternehmen verfügbar ist!
TIPP: Schaffen Sie für die Durchführung von Zielworkshops ausreichend zeitliche Freiräume!

3. Die festgelegten Ziele orientieren sich nicht an den vorhandenen zeitlichen und finanziellen Ressourcen zur Zielerreichung.

4. Die Ziele werden in keine Hierarchie gebracht. Es erfolgt keine Priorisierung der Ziele.

TIPP: Führen Sie einen paarweisen Vergleich der formulierten Ziele durch!

5. Die Ziele sind mangelhaft vertikal und horizontal miteinander abgestimmt.

TIPP: Erstellen Sie eine Matrix, in der Sie visualisieren, wie die Ziele aufeinander wirken!
TIPP: Visualisieren Sie in Ihrem Zielsystem den Zusammenhang der Ziele!
TIPP: Führen Sie diese Aktivitäten mit den beteiligten Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheiten in gemeinsamen Workshops durch!

6. Auf der nächst höheren Ebene fehlen die Ziele.

TIPP: Gehen Sie aktiv aus Sicht der Personalabteilung auf Ihre Geschäftsleitung zu!

7. Die Ziele werden nicht oder nur unzureichend aus der IST-Situation abgeleitet.

TIPP: Setzen Sie Werkzeuge zur strategischen Analyse (z. B. SWOT-Analyse, Arbeitsmarkt- und Wettbewerbsanalyse) sowie zur spezifischen Analyse der Personalarbeit ein (z. B. Altersstrukturanalyse, Qualifikationsbedarfsanalyse, Mitarbeiterbefragung)!

8. Die Führungskräfte beherrschen die Methoden und Werkzeuge zur Zielformulierung nicht oder nur unzureichend.

TIPP: Qualifizieren Sie Ihre Führungskräfte ausreichend zur Durchführung von Zielworkshops bzw. Zielvereinbarungsprozessen!
TIPP: Nutzen Sie Spezialwissen von externen Experten für den Einsatz spezieller Methoden und Werkzeuge!

9. Es werden vorrangig finanzielle Ziele bzw. Spätindikatoren formuliert.

TIPP: Arbeiten Sie mit einem geeigneten Zielsystem (z. B. Balanced Scorecard), das die Formulierung von Zielen auf unterschiedlichen Ebenen bzw. bei BSC Perspektiven ermöglicht!

10. Die Ziele werden nicht konkret genug formuliert.

TIPP: Nutzen Sie die SMART Formel in Zielformulierungs- und Zielvereinbarungsprozessen!

11. Ziele werden mit Maßnahmen verwechselt.

12. Die Mitarbeiter werden in die Formulierung der Ziele unzureichend einbezogen. Sie tragen die Ziele nicht mit und haben kein Interesse an deren Verfolgung.

TIPP: Organisieren Sie Workshops zur Formulierung von Zielen in den verschiedenen Organisationseinheiten!

Wo kann ich mehr zum Thema erfahren?

I.O. Business® stellt eine Checkliste für Zielvereinbarungsgespräche mit folgendem Inhalt (14 Seiten im PDF-Format) zur Verfügung:

  • Inhaltliche Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch
  • Organisatorische Gesprächsvorbereitung von Zielvereinbarungsgesprächen
  • Tipps und Hinweise zur Gesprächsführung in Zielvereinbarungsgesprächen
  • Vorschlag eines Leitfadens für das Zielvereinbarungsgespräch

Das Berufszentrum ABIS liefert ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Zielvereinbarung mit der Veröffentlichung „Muster und Arbeitsdokumente“ (23 Seiten im PDF-Format). Unter anderem sind eine Beispiele, Checkliste und ein Beurteilungsbogen zu Zielvereinbarungen enthalten.

Von der Perwiss-Redaktion empfohlene Bücher zu den Themen Vereinbarung von Zielen und Zielvereinbarungsprozess

Folgende Bücher liefern Ihnen praktische Anleitungen, Beispiele und Werkzeuge, die Sie bei der leistungsorientierten Zielvereinbarung, in Zielvereinbarungsgesprächen, bei der Vereinbarung der Entwicklungsziele als Führungsinstrument sowie die Zielerreichung unterstützen.

Performance Management mit Zielvereinbarungen: Aufwand reduzieren, Nutzen maximieren, Chancen realisieren

Zielvereinbrungen in der PraxisDer Autor Gunther Wolf zeigt mit seinem Buch „Performance Management mit Zielvereinbarungen“ (2021) auf, wie diese sinnvoll eingesetzt werden können. Besonders interessant ist das Kapitel „Agiles Führen mit Zielen“, im welchem er auf aktuelle Entwicklungen im digitalen Zeitalter eingeht. Mit Hilfe von innovativen Methoden, vieler Beispiele zur Zielvereinbarung und praktischer Tipps und Tricks zur Zielerreichung ist das Buch anwendungsorientiert gestaltet. ISBN-13: 978-3648150238

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30 Minuten OKR - Objectives & Key Results

Zielvereinbrungen in der PraxisIn dem Buch „30 Minuten OKR- Objectives & Key Results“ erläutern Ihnen die Autoren Erno-Marius-Obogeanu-Hempel und André Daiyû Steiner, wie Sie die erfolgreiche Zielmanagementmethode „OKR“ auch in Ihrem Unternehmen nutzen können. Entwickelt wurde die Grundlage des Strategieumsetzungstools im Silicon Valley, um die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen und die konsequente Umsetzung der Ziele zu gewährleisten. Nutzen auch Sie das Buch zur effektiven Umsetzung Ihrer Entwicklungsziele. ISBN-13: 978-3967390520.

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Mitarbeitergespräche erfolgreich führen

Mitarbeitergespräche erfolgreich führen„Mitarbeitergespräche erfolgreich führen: Einzelgespräche, Meetings, Zielvereinbarungen und Mitarbeiterbeurteilungen“ von Wolfgang Mentzel, Svenja Grotzfeld und Christine Haub ist im Jahr 2017 erschienen. Das Buch vermittelt das Grundlagenwissen für jedes Mitarbeitergespräch und was "Personaler" aus rechtlicher Sicht wissen müssen. Zudem liefern die Autoren konkrete Anleitungen zu 18 Gesprächssituationen über das Zielvereinbarungsgespräch, die Beurteilung der Mitarbeiter bis hin zu Gehaltsverhandlungen. Abschließend finden Leserinnen und Leser Materialien zur Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen. ISBN-13: 978-3648105450

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Systematische Mitarbeiterbeurteilungen und Zielvereinbarungen

Systematische MitarbeiterbeurteilungenRobert Müller hat mit seinem Buch „Systematische Mitarbeiterbeurteilungen und Zielvereinbarungen“ (2017) einen höchst praxisrelevanten Ratgeber geschaffen. Themenbezogen werden die Methoden, die Planung und Durchführung, Auswertungen sowie Beurteilungskriterien, -raster und -formulierungen in besonders praxisnahem Kontext dargestellt und anhand verschiedener Beispiele zur Zielvereinbarung ergänzt. Zusätzlich erhalten Leserinnen und Leser Formulierungshilfen für Mitarbeitergespräche und zahlreiche Tools, Beispiele und Arbeitshilfen auf der beigefügten CD. Ein ausführlicher Fragen- und Antworten-Katalog zu den Schwerpunktthemen ist ebenso in dem Werk enthalten. ISBN-13: 978-3952295823

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Informationen zum Autor dieses Beitrags

oliver lilieFoto: Dirk Mahler

Oliver Lilie ist Arbeitswissenschaftler und geprüfter HR-Manager. Seit 1998 leitet er die MA&T Organisationsentwicklung GmbH als geschäftsführender Gesellschafter. Er begleitet und berät Unternehmen bei der Strategieentwicklung und der Gestaltung von Arbeitsprozessen. Führung, Personalmanagement und Change zählen zu seinen Trainingsthemen. Als einer der Hauptredakteure auf Perwiss befasst er sich insbesondere mit Arbeit 4.0, Führung und New Work.

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