Zielvereinbarungen für eine positive Personalentwicklung

"Für den Steuermann, der sein Ziel nicht kennt, ist jeder Wind günstig!" Mark Twain

Zielvereinbarungen und das Führen mit Zielen basieren auf dem Konzept des Managements by Objectives von Peter F. Drucker aus dem Jahr 1955.

Durch Zielvereinbarungen können Arbeitgeber ihre Beschäftigten motivieren und somit die Produktivität steigern. Wer sich zu niedrige Ziele setzt, wird sein Potenzial nie ganz ausschöpfen. Aus diesem Grund sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammen Zielvereinbarungen ausarbeiten.

Dadurch entstehen für beide Seiten Vorteile. Wir zeigen Ihnen, wie Sie passende Zielvereinbarungen formulieren und worauf Sie bei der Einigung achten sollten. Dabei gilt in jedem Bereich: arbeiten Sie mit Ihren Angestellten zusammen!

Was sind Zielvereinbarungen?

Zielvereinbarungen und das Führen mit Zielen basieren auf dem Konzept des „Managements by Objectives“ von Peter F. Drucker aus dem Jahr 1955. Bei Zielvereinbarungen verständigen sich mehrere (mindestens zwei) beteiligte Parteien für einen bestimmten Zeitraum (meist ein Jahr) über Ziele, deren Erfüllung zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden kann. Die Ergebnisse der Überprüfung münden dann in einen neuen Zielvereinbarungsprozess. Es können Ziele mit messbaren Größen (z. B. Umsatzziele, Deckungsbeitragsziele etc.) und Ziele mit weichen Kriterien (z .B. Führungsqualität, soziale Kompetenz, kundenorientiertes Verhalten etc.) vereinbart werden. Zielvereinbarungen können u. a. abgeschlossen werden für:

• Aufgabenbezogene Ziele (z. B. "Durch verstärkte Information der Mitarbeiter und Arbeitsschutzbelehrungen wird die Unfallrate um 15 % in der Abteilung XY gesenkt!")
• Verhaltensbezogene Ziele (z. B. "Anfragen werden zukünftig in 2 Tagen beantwortet!")
• Persönliche entwicklungsbezogene Ziele. (z. B. "Der Mitarbeiter absolviert ein Moderationstraining, um den Ablauf von KVP-Workshops zu verbessern. Das Training wird vom Unternehmen finanziert und findet während der Arbeitszeit statt.")

Die Erwartungen an Zielvereinbarungen in Unternehmen und deren Einsatzformen sind sehr unterschiedlich. Eine Reihe von Unternehmen nutzen Zielvereinbarungen, um die Unternehmensziele über mehrere Ebenen zum Teil bis auf die Ebene von einzelnen Mitarbeitern oder Teams herunter zu brechen. In vielen Unternehmen werden Zielvereinbarungen mittlerweile als wichtiges Personalentwicklungsinstrument (nicht mehr nur für die Führungskräfteentwicklung) eingesetzt. Weit verbreitet ist auch der Einsatz von Zielvereinbarungen als "Kreativitätsmotor". Zugleich sind Zielvereinbarungen auch Kontroll- und Führungs- sowie Beteiligungsinstrument.

Wieso sind Zielvereinbarungen nützlich?

Zielvereinbarungen sind zunächst nicht als Maßnahmen zu verstehen, sondern als Weg zum Ziel. Durch die Vereinbarungen legen Mitarbeiter und Arbeitgeber im gegenseitigen Einvernehmen verbindliche Regelungen für die Arbeit fest. Grundsätzlich existieren zwei Möglichkeiten von Zielvereinbarungen: einerseits als Personalentwicklungsinstrument, andererseits als Mittel der Arbeitsorganisation.

Wie eine Studie der Dr. Heissmann GmbH aus dem Jahr 2005 zeigt, "funktionieren" Zielvereinbarungen tatsächlich. Von den 241 Unternehmen mit unterschiedlicher Unternehmensgröße werden lt. o. g. Studie in mehr als 90 % der Unternehmen Zielvereinbarungen umgesetzt. Insgesamt erreichen Zielvereinbarungen die Note 3 plus und somit gibt es also in vielen Unternehmen noch erhebliches Verbesserungspotenzial. Die meisten Probleme erzeugt bei den befragten Unternehmen die operative Umsetzung.

Fünf Gründe wieso Zielvereinbarungen für Arbeitgeber nützlich sind:

1. Klarheit über Anforderungen: Durch einvernehmliche Regelungen haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber Sicherheit. Beide Seiten wissen, welche Punkte und Anforderungen realisiert bzw. umgesetzt werden müssen.
2. Verständliche Priorisierung: Mithilfe der Zielvereinbarungen wissen Mitarbeiter, worauf sie ihren Fokus legen und welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Dadurch existiert eine klare Priorisierung.
3. Eindeutige Verbindlichkeit: Das gemeinsam definierte Ziel besitzt einen höheren Verbindlichkeitscharakter als eine mündlich vereinbarte Grundsatzentscheidung.
4. Größere Motivation: Wenn Ihre Angestellten exakt darüber informiert sind, unter welchen Voraussetzungen sie positives Feedback und ggf. Sonderzahlungen erhalten, sind sie bereit höheren Einsatz zu zeigen.
5. Stärkung der Eigenverantwortung: In teamorientierten Arbeitsformen leisten Zielvereinbarungen einen wichtigen Teil, Verantwortlich- und Zuständigkeiten zu unterstreichen. Das führt zu strukturierten Abläufen und dem Gefühl einer Wertschätzung gegenüber dem Arbeitgeber.

Zielvereinbarungen als Führungsinstrument

Das Führen durch Zielvereinbarungen ist eine Möglichkeit, welche für Unternehmen und Führungskräfte zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Besonders Führungskräfte können durch persönliche Zielvereinbarungen profitieren und sollten die Mitarbeiterentwicklung ausführlich begleiten. Durch Mitarbeitergespräche und Personalentwicklungskonzepte entsteht eine einheitliche Führungskultur, die das Unternehmen strukturell weiterentwickelt. Zudem werden dadurch Persönlichkeiten und Charakter der Vorgesetzten geschärft. Durch die sogenannten soft-skills profitiert der Arbeitgeber und Arbeitnehmer zugleich. Zielvereinbarungen ermöglichen eine präzisere Abstimmung mit anderen Abteilungen und somit eine bessere Koordinierung von Arbeitsaufgaben im gesamtbetrieblichen Bereich.

• Klarheit über die Unternehmensziele
• Optimierte Koordinierung und Abstimmung mit anderen Abteilungen
• Mehr Verantwortung durch Personalentwicklung
• Entlastung von Routineaufgaben durch Delegation
• Objektive Kontrolle durch vereinbarte Leistungen in persönlicher Zielvereinbarung

Welche Formen von Zielvereinbarungen existieren?

Arbeitgeber sollten zwei Formen von Zielvereinbarungen kennen: die quantitativen Ziele und die qualitativen Ziele. Unter quantitative Ziele werden die Steigerung von Umsatz oder Stückzahlungen verstanden. Arbeitgeber profitieren durch detailliert festgelegte Vereinbarungen, wodurch die Beurteilung der Leistung erheblich erleichtert wird. Die qualitativen Ziele eignen sich für Bereiche, in denen es besonders schwer ist, nummerisch erfassbare Größen festzulegen. Dazu zählen unter anderem Kompetenz- und Verhaltensziele. Arbeitgeber können dadurch ein genaues Bild des Angestellten erhalten und die individuelle Entwicklung analysieren. Der Mischung aus qualitativen und quantitativen Zielen kommt dabei eine Schlüsselrolle zu.

Schwierigkeiten der persönlichen Zielvereinbarung

Trotz zahlreicher Vorteile der persönlichen Zielvereinbarung für den Arbeitgeber, sollten die Schwierigkeiten der Personalentwicklungskonzepte nicht übersehen werden. Auch wenn die vereinbarten Erfolgserlebnisse zwar zur Motivation des Angestellten dienen, steht dem die Gefahr des Misserfolgs gegenüber. Dies kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter gegen die Ausarbeitung einer persönlichen Zielvereinbarung stellen. Führungskräfte und Arbeitgeber sollten in diesem Fall solche Bedenken ausräumen und den Angestellten hingegen von den Vorteilen einer Zielvereinbarung überzeugen. Zudem muss bei der Ausarbeitung einer Zielvereinbarung darauf geachtet werden, dass keine Punkte vereinbart werden, auf deren Erreichen der Mitarbeiter keinen Einfluss hat. Arbeitgeber und Führungskräfte müssen besonders die Zeit nach Abschluss einer persönlichen Zielvereinbarung nutzen, um den Mitarbeiter zu unterstützen. Die Bearbeitung neuer Aufgaben und veränderte Methoden sind eine große Umstellung, die vorübergehend für Verunsicherung sorgt. Rechtzeitige Aufklärung und Unterstützung hilft dabei Probleme zu lösen und Vorbehalte auszuräumen.

Die SMART Regel beim Schließen von Zielvereinbarungen

Bei der Formulierung von Zielvereinbarungen für Mitarbeiter ist ein Punkt immens wichtig: Zielvereinbarungen sind keine Maßnahmen für den Arbeitnehmer! Deswegen sollten Sie darauf achten, dass die Ziele in engen Absprachen getroffen werden. Beim Schließen von Zielvereinbarungen kommt die sogenannte SMART Regel zum Einsatz:

S – wie spezifisch: Formulieren Sie die Zielvereinbarungen so konkret und eindeutig wie möglich. Im Gespräch mit dem Mitarbeiter sollten Sie sichergehen, dass Einigkeit über die Absprachen besteht.

M – wie messbar: Hier kommen die qualitativen und quantitativen Ziele zum Einsatz. Einige Bereiche lassen sich sehr einfach messen, aber besonders die qualitativen Ziele müssen exakt besprochen werden.

A – wie akzeptiert: Arbeitnehmer und Arbeitgeber setzen von Natur aus unterschiedliche Schwerpunkte und Interessen. Aus diesem Grund sollten beide Seiten mit den Zielvereinbarungen einverstanden sein.

R – wie realistisch: Die Zielvereinbarung muss durch Engagement des Mitarbeiters unter den bestehenden Bedingungen zu erreichen sein. Für den Arbeitgeber besteht die Kunst darin, für den Angestellten Ziele zu finden die ihn nicht überfordern und für das Unternehmen nützlich sind.

T – wie terminiert: Verbinden Sie die Zielvereinbarungen mit einem festgesteckten Zeitrahmen! Ohne Deadline bleiben Ihnen schlichtweg Vorsätze, welche durch den Angestellten umgesetzt werden können, aber nicht unbedingt müssen. Vermeiden Sie es also unkonkret zu bleiben!

Zielvereinbarungen formulieren: Es wird konkret

Wichtig bei der Formulierung von Zielvereinbarungen: Ihr Mitarbeiter muss die Ziele und Themen mit einem guten Gefühl unterschreiben. Natürlich besitzt jedes Unternehmen gewisse Vorgaben die erfüllt werden müssen, allerdings sollten Sie Ihren Mitarbeiter nicht davon überzeugen müssen, dass diese Vorgaben gleichzeitig seine individuellen Ziele sind.

Muster von Zielvereinbarungen können Ihnen einen ersten Überblick verschaffen und dabei helfen, die passenden Formulierungen zu finden. Grundsätzlich gilt: positive und simpel formulierte Zielvereinbarungen machen für beide Seiten am meisten Sinn. Als Arbeitgeber sollten Sie die Abmachungen so verständlich und kurz wie möglich halten.

Tipps zur Formulierung von Zielvereinbarungen:

• Die Ziele sollten unabhängig von Dritten und äußeren Umständen festgehalten werden. Wer seinem Ausbildungsleiter vorschreibt, dass alle Auszubildenden ihre Prüfungen bestehen müssen, wird schnell auf Widerstand stoßen.
• Weniger ist mehr! Legen Sie sich auf maximal drei Zielvereinbarungen fest, welche vom Arbeitnehmer auch eingehalten werden können. Dadurch gerät der Angestellte nicht in Gefahr sich schnell zu verzetteln.
• Schätzen Sie die Folgen ab! Beiden Seiten muss verdeutlicht werden, welche Folgen bei Nichterreichung entstehen können bzw. inwiefern der Mitarbeiter bei Erfüllung der Ziele profitiert.
• Besprechen Sie gemeinsam mit dem Arbeitnehmer wichtige Zwischenziele. So können Sie die Kontrolle über den Arbeitsprozess erhalten und motivieren den Mitarbeiter gleichzeitig mit Erfolgserlebnissen.

Das Gespräch: Treffen Sie die Zielvereinbarung mit Ihrem Mitarbeiter

Arbeitgeber sollten beim Gespräch über Zielvereinbarungen einen konkreten Ablauf im Kopf haben. Laden Sie Ihren Mitarbeiter in einem festgelegten Turnus zu einem Gespräch über die Zielvereinbarungen. Dafür bietet sich das Ende des Jahres an, um somit die zurückliegenden zwölf Monate zu analysieren. Vor dem Gespräch hilft es sich eine Checkliste anzulegen.

Einige Punkte die auf Ihrer Checkliste stehen sollten:

• Vorgeschlagene Ziele und Ideen des Mitarbeiters einfließen lassen
• Einordnung der Zielvereinbarung in das Konzept des Unternehmens
• Prioritäten klären, Themen bestimmen und Zeitraum festlegen
• Zwischenziele konkretisieren
• Analyse von vorhandenen Ressourcen, Arbeitsmittel und Kompetenzen
• Benötigt Ihr Mitarbeiter zur erfolgreichen Erfüllung der Zielvereinbarung Unterstützung?
• Festlegung späterer Erfolgskriterien und resultierender Konsequenzen bei Nichterreichung der Zielvereinbarung.

Formulare sollten Sie im Gespräch hingegen vermeiden. Sie wecken negative Assoziationen und begegnen uns tagtäglich in unserer bürokratisierten Welt. Diese unbewusste Verknüpfung sollten Sie aus dem Weg gehen. Zudem sollten Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch nehmen und sorgfältig arbeiten. Am Ende der Besprechung muss absolute Klarheit über zeitlichen Rahmen, Aufgaben und Qualität bestehen. Fassen Sie zum Schluss der Besprechung die Ergebnisse zusammen und versuchen abschließendes Feedback vom Arbeitnehmer einzuholen. Anschließend können Sie die Zielvereinbarung dem Mitarbeiter in schriftlicher Form zukommen lassen.