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Active Sourcing - Fachkräfte aktiv gewinnen

03. August 2022
Oliver Lilie
Oliver Lilie
Perwiss-Experte für Führung und Change Management

Auf Grund des durch unterschiedliche Einflussfaktoren hervorgerufenen Fachkräftemangels, steht das Recruiting vor immer größeren Herausforderungen, neues qualifiziertes Personal zu finden. Das Veröffentlichen von Stellenanzeigen und das passive Warten auf Bewerber und Bewerberinnen , also das Motto "Post and Pray" hat ausgedient. Deshalb müssen neue Strategien und Maßnahmen her!

Active Sourcing ist ein seit einigen Jahren zu verzeichnender neuer Trend im Recruiting und wird im folgenden Artikel genauer betrachtet.

Das Wichtigste zu Active Sourcing in Kürze:
  • Eine kurze Definition: Beim Active Sourcing gehen die Unternehmen direkt auf potenzielle Kandidaten oder Kandidatinnen zu und sprechend diese aktiv an.

  • Active Sourcing wird hauptsächlich im Internet auf Social Media, auf Karrierewebseiten oder auf Karriereportalen angewendet. Allerdings sind Auftritte auf Messen, Karriere Events oder anderen Veranstaltungen ebenfalls gute Kanäle um das Unternehmen zu präsentieren und aktiv auf potenziell neue Fachkräfte zuzugehen.

  • Active Sourcing hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Eine professionelle Umsetzung kann die Attraktivität des Unternehmens erhöhen und dem Recruiter oder der Recruiterin bei der Besetzung von offenen Stellen helfen. Unprofessionell umgesetzt kann es allerdings auch zu einem Image-Schaden führen.

Definition: Was ist Active Sourcing?

"Active Sourcing" kann als "aktive Personalbeschaffung" ins Deutsche übersetzt werden. Bei der klassischen Personalgewinnung bewerben sich die Kandidaten und Kandidatinnen auf eine Stellenanzeige des Unternehmens oder "blind".

Beim Active Sourcing läuft der Prozess umgekehrt: Das Unternehmen wird aktiv und bewirbt sich mit einer offenen Stelle bei einem Kandidaten.

Dies ist eine gute Möglichkeit, um qualifizierte Talente direkt anzusprechen und auf das Unternehmen aufmerksam zu machen.

Grundsätzlich kann Active Sourcing in zwei Phasen gegliedert werden.

  1. Gezielte Suche nach Kandidaten und Kandidatinnen: In den zur Verfügung stehenden Kanälen werden für die zu besetzende Stelle geeignete qualifizierte Kräfte gesucht und gefunden.

  2. Direkte Ansprache eines Kandidaten oder einer Kandidatin: Mit geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten wird Kontakt aufgenommen, um diese vom Unternehmen zu überzeugen. Dies bedarf Kommunikations- und Verhandlungsgeschick seitens des Recruiters.

Active Sourcing kann intern oder extern erfolgen.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Vorteile von Active Sourcing

Active Sourcing bringt einige Vorteile für das Unternehmen mit sich. Durch die direkte Kontaktaufnahme umgeht man die zum Teil langen Wartezeiten nach der Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Außerdem müssen keine Bewerbungen aussortiert werden, da nur Kandidaten und Kandidatinnen mit passendem Profil eine Nachricht erhalten.

Das Unternehmen hat die Chance, durch einen guten ersten Eindruck die eigene Arbeitgeberattraktivität zu steigern. Die angesprochenen Personen sind motivierter ihren Job zu wechseln und steigen leistungsbereiter bei dem neunen Unternehmen ein.

Beim Active Sourcing kann auf einen größeren Talent Pool zugegriffen werden, da bereits angehende Absolventen und Absolventinnen beispielsweise auf den Social Networks gezielt angesprochen werden können.

Der Active Sourcing Prozess

Der Prozess des Active Sourcing muss geplant und strukturiert werden, damit der Recruiter oder die Recruiterin mit diesem Konzept Erfolge erzielt und neue qualifizierte Fachkräfte für das Unternehmen akquirieren kann.

Im Folgenden wird ein Prozess detailliert beschreiben, sodass bei der Personalgewinnung nichts schief gehen kann.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion
1. Strategie entwickeln

Zunächst ist es wichtig, eine Active Sourcing Strategie zu entwickeln. Active Sourcing muss vorbereitet, geplant und strukturiert werden, um während des Recruitings die Ressourcen effektiv zu nutzen. Die Beantwortung von W-Fragen kann in der Entwicklung einer Strategie schon erste Anhaltspunkte liefern.

Es kann hilfreich sein, eine Candidate Persona zu erstellen. Dabei handelt es sich um eine fiktive Person, die die Idealvorstellung der zu besetzenden Stelle beschreibt. Mit der Candidate Persona kann das Recruiting auf die Zielgruppe maßgeschneidert angepasst werden.

2. Ressourcen planen

In diesem Schritt werden passende Methoden, Kanäle, Kommunikationsmittel und Tools ausgewählt. Außerdem werden Rollen und Verantwortlichkeiten im Recruiting-Team definiert, um die Aufgaben zu verteilen.

3. Prozess vorbereiten

In diesem Schritt geht es um die Erprobung von Methoden und die Entwicklung von Mustertexte für folgende Phasen. Dazu gehören eine passend formulierte Anrede, Kontaktanfragen, Reminder oder auch Informationstexte über das Unternehmen oder den Job für die Kandidaten und Kandidatinnen.

Wichtig ist es auch, dass Leistungskennzahlen (Key-Performance-Indikatoren) klar definiert werden. Ziel bzw. die Zielformulierungen und Zeitpläne helfen dabei, den Überblick nicht zu verlieren und Erfolge messbar zu machen. Außerdem kann kontrolliert werden, welche Prozesse noch verbessert werden sollten.

4. Kandidaten und Kandidatinnen finden

Mit Hilfe unterschiedlicher Kanäle wird sich auf die Suche nach Kandidaten und Kandidatinnen begeben, die soweit wie möglich der definierten Candidate Persona entsprechen. Dies kann sowohl persönlich auf Veranstaltungen oder Messen, oder auch online über verschiedene Social Media erfolgen.

In den nächsten Kapiteln wird auf mögliche Recruiting-Kanäle genauer eingegangen.

5. Kontakt aufnehmen

Die vorgefertigten Mustertexte können nun auf die zu kontaktierenden Kandidaten oder Kandidatinnen angepasst werden. Sie werden telefonisch, per E-Mail oder über Social Media kontaktiert. So besteht die Möglichkeit, Fragen zu klären und gegenseitige Erwartungen auszutauschen.

6. Kandidat oder Kandidatin übernehmen

Die für die zu besetzende Stelle zuständigen Führungskräfte entscheiden in Abstimmung mit dem Recruiter bzw. der Recruiterin, welche der angesprochenen Personen für die Stelle am besten geeignet ist. Diese Entscheidung sollte schnellstmöglich getroffen werden, um den Kandidaten oder die Kandidatin nicht zu verlieren und die Candidate Experience bestmöglich zu gestalten. Die Person wird in den Talent Pool der der Fachabteilung überführt und zu Interviews eingeladen.

Wie baut man eine eine gute Active Sourcing Ansprache auf?

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion
  • Eine ansprechende Überschrift weckt Interesse und regt zum Weiterlesen an. Die Wirkung einer guten Überschrift wird häufig unterschätzt.

  • Nehmen Sie das Profil des Kandidaten bzw. der Kandidatin genau unter die Lupe und beziehen Sie sich in der Nachricht auf die Aspekte, welche Ihnen besonders aufgefallen sind. Dies macht die Nachricht persönlich und zeigt dem Kandidaten oder der Kandidatin, dass man sich für diese interessiert.

  • Beschreiben Sie, was genau Sie suchen und warum der Kandidat oder die Kandidatin zu dieser Stellenanzeige und zum Unternehmen passt (Cultural Fit). Außerdem sollten die Aufgaben und vor allem die Vorzüge der zu besetzenden Stelle transportiert werden.

  • Vermitteln Sie die Vorteile und Benefits, die den Kandidaten oder die Kandidatin in Ihrem Unternehmen erwarten und wecken Sie so das Interesse (Employer Branding).

  • Beschreiben Sie das Unternehmen ausführlich und arbeiten Sie heraus, was das Unternehmen zu einem guten Arbeitsplatz macht.

  • Call to Action: Geben Sie die vollständigen Kontaktdaten (Telefonnummer, Social Media Kanäle, E-Mail) an, damit der potenzielle neue Mitarbeiter oder Mitarbeiterin nicht lange nach den Kontaktdaten suchen muss. Somit sinkt die Hemmschwelle.

  • Bieten Sie ein Telefonat für den weiteren Austausch und das Klären von Fragen an.

  • Authentizität, Ehrlichkeit und Transparenz sind der Schlüssel zum Erfolg.

Methoden beim Active Sourcing

Active Sourcing Methoden können sehr vielfältig sein. In diesem Kapitel werden 7 Methoden vorgestellt.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion
Talent Pool

Einen Talent Pool aufzubauen bedeutet, dass man Daten von Kandidaten und Kandidatinnen speichert, mit denen man bereits in Kontakt stand. Das können Praktikanten und Praktikantinnen, Studierende oder ehemalige Bewerber und Bewerberinnen sein.

So kann die eigene aufgebaute Datenbank als erste Quelle für die Suche nach neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sein.

Aber achten Sie beim Aufbau des Talent Pools und der Datenbank auf die Einhaltung des Datenschutzes und die damit verbundenen Gesetze (DSGVO).

Harvesting

Ins Deutsche übersetzt bedeutet der Begriff Harvesting "Ernten". Was das mit Recruiting zu tun hat, ist schnell erklärt: Ein ausgewählter Kanal wird "abgeerntet", sprich solange durchsucht, bis alle dort verfügbaren Talente gefunden sind. Meist wird diese Methode im Anschluss an eine andere Methode angewandt. Man geht auf Nummer sicher, dass man keine potenziell gute Kandidaten oder Kandidatinnen übersehen hat, die in den Talent Pool aufgenommen werden können.

Profile Mining in Sozialen Netzwerken

Beim Profile Mining wird in den sozialen Netzwerken nach bestimmten Merkmalen wie beispielsweise Qualifikation, Region oder Unternehmen gefiltert. Diese Methode ist ein Bestandteil vom E-Recuiting. Es werden verschiedene Suchfunktionen angewandt, um passende Kandidaten oder Kandidatinnen auf Plattformen wie Xing oder LinkedIn zu finden. Diese Methode ist sehr zeitintensiv und wird deshalb oft an externe Personalexperten ausgelagert.

CV Database Search

Beim CV Database Search werden Datenbanken nach Lebensläufen durchsucht. Einige Stellenbörsen bieten Unternehmen den Zugang zu ihren Datenbanken an. Da die Daten immer mehr wachsen und die Recruiter und Recruiterinnen Zugriff auf diese haben, erhöht sich die Chance, passende Bewerber und Bewerberinnen zu finden. Außerdem erhalten sie im Gegensatz zu den sozialen Medien mehr Informationen und den gesamten Lebenslauf oder Bewerbungen.

Boolsche Suche

Die Boolsche Suche erfordert eine höhere technische Kompetenz. Diese Methode nutzt die gezielte Eingabe passender Boolescher Suchbefehlskombinationen, sogenannten ‘Boolean Strings’ oder Suchketten, in den jeweiligen Suchmaschinen.

Referral Sourcing

Beim Referral Sourcing wird nach Beziehungen zwischen möglichen Kandidaten und Kandidatinnen gesucht. Hierzu zählen auch "Mitarbeitende werben Mitarbeitende-Programme", die häufig mit "Kopfprämien" vergütet werden. Das Ziel dieser Methode ist es, ähnlich qualifizierte Personen im Bekannten- und Freundeskreis ausfindig zu machen.

Campus Recruiting

Beim Campus Recruiting liegt der Fokus auf der Zielgruppe Studierende. Das Ziel ist es, diese Personengruppe bereits während des Studiums an das Unternehmen zu binden und so High Potentials, also qualifizierte Nachwuchskräfte zu akquirieren.

Active Sourcing Kanäle

  • Die Karrierewebseite Ihres Unternehmens ist zentraler Anlaufpunkt für alle interessierten Bewerbenden. Auf dieser sollten die Benefits, die Unternehmenskultur, die Produkte und Facts aufgeführt werden, die das Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber machen. Außerdem sollten Unternehmen Angaben über freie Stellen für die Interessenten machen, die von Bewerbern und Bewerberinnen genutzt werden können.

    Beim Active Sourcing kann der Link verwendet werden, um die Kandidaten und Kandidatinnen z. B. über E-Mail auf die eigene Seite zu lenken und ihnen dort eine Möglichkeit zu bieten, sich weiter über das Unternehmen zu informieren.

  • Karriereportale wie Xing oder LinkedIn sind Business Netzwerke, die sich auf Vernetzung im beruflichen Kontext spezialisiert haben. Sie bieten sich für Active Sourcing an, da dort Menschen aus verschiedenen Berufs- und Lebensbereichen aufeinander treffen. Da Menschen auf diesen Plattformen meist offen für neue Kontakte und das Networking sind, können Active Sourcer sie dort nicht nur finden, sondern auch aktiv anschreiben.

  • Ähnlich wie Karriereportale bieten sich auch Soziale Netzwerke für die Suche nach neuen qualifizierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen an. Soziale Netzwerke eignen sich sehr gut, um Stellenanzeigen zu verbreiten und auf das Unternehmen aufmerksam zu machen (Social Media Recruiting)

    Da dies jedoch meist eher privat genutzte Plattformen sind, sollten Recruiter und Recruiterinnen mit direkten Nachrichten sparsam umgehen. Viele Menschen empfinden die direkte berufliche Ansprache auf über diesen Kanal eher unangebracht.

  • Auf Messen und Veranstaltungen wie beispielsweise Karriere-Events können sich Unternehmen aktiv präsentieren. Sie können durch Präsenz, Vorträge und interaktive Angebote überzeugen und das Unternehmen bestmöglich präsentieren. Hauptsächlich geht es darum, in Kontakt mit Menschen zu treten und neue Talente zu finden.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Nachteile von Active Sourcing

Der Ansatz des Active Sourcings scheint auf den ersten Blick ganz simpel zu sein. Es geht darum als Unternehmen aktiv Stellen zu bewerben sowie auf passende Kandidaten und Kandidatinnen zuzugehen. Trotz der vielen Möglichkeiten verbergen sich einige Fallstricke, Risiken und Nachteile bei dieser Art der Personalgewinnung, wenn Active Sourcing nicht professionell durchgeführt wird.

Wird Active Sourcing nicht professionell durchgeführt, kann es sogar zu einem Image-Schaden des Unternehmens kommen. Zur Entlastung interner Personaler und Personalerinnen kann es sinnvoll sein, das Active Sourcing auszulagern und mit Hilfe von spezialisierten Personalberatungsgesellschaften Ressourcen zu sparen.

Active Sourcing sollte auf langjährigen Erfahrungen im Recruiting, bereits etablierten Strukturen, Prozessen und Tools aufgebaut werden. Oftmals ist es sinnvoll, Personaler und Personalerinnen durch eine Beratung und geeignete Schulungsmaßnahmen vorzubereiten und die Arbeitsweise anzupassen.

Recruiter und Recruiterinnen sollten vor allem für die Recherche auf den einschlägigen Plattformen oder auf Social Media ausreichend Zeitbudget einplanen. Ebenso müssen die gewonnenen Daten gründlich gesichtet werden. Bei der Kontaktaufnahme bedarf es Fingerspitzengefühl: Unpassende Angebote, Standard-Schreiben, fehlender Inhalt oder fehlende Angaben, sowie schlecht formulierte Nachrichten kommen nicht gut an. Sie werden entweder ignoriert oder gelöscht. Somit kann viel Blindleistung bei den Recruitern enstehen und der Aufwand "verpuffen".

Active Sourcer benötigen ein hohes Maß an Durchhaltevermögen. Meist ist es mit der ersten Kontaktaufnahme nicht getan. Active Sourcing kann sich zeitaufwändig und langwierig gestalten. Der Recruiter benötigt einen "langen Atem". Gleichzeitig ist die Empathie gegenüber der Zielgruppe wichtig, damit Active Sourcing einen Nutzen bringt.

Für öffentliche Veranstaltungen wie beispielsweise Recruiting-Messen gilt es ebenso, die richtige Active Sourcing Strategie zu entwickeln. Da hier die Wettbewerber aufeinander treffen, haben die Nachwuchskräfte die Möglichkeit, direkt zwischen den sich bietenden Alternativen zu vergleichen . Es ist großer Bedeutung, sich gut vorzubereiten. Ein zentraler Aspekt ist es das Unternehmen so zu präsentieren, dass dieses durch Alleinstellungsmerkmale heraussticht. Gelingt dies nicht und man "versinkt im Einheitsbrei" und in Allgemeinplätzen geht viel Zeit und Geld verloren.

Nicht jeder ist auf Social Media vertreten. Außerdem aktualisieren einige Menschen ihr Profil auf Social Media nicht regelmäßig. Der Talent-Pool ist somit auch beim Active Sourcing begrenzt. Potenzielle neue hochqualifizierte Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen können dem Unternehmen so entgehen.

Fazit

Active Sourcing ersetzt nicht das klassische Recruiting. Das Ausschreiben von Stellen, das Pflegen einer Karrierewebseite und viele andere Maßnahmen der klassischen Personalgewinnung sind nach wie vor bedeutsam.

Vielmehr gilt es, Active Sourcing in eine Gesamt-Recruiting-Strategie einzupassen. Nicht für alle Zielgruppen und für jede Stelle ist Active Sourcing geeignet und wirksam. Jedoch kann es bei besonders affinen Zielgruppen und bei einer professionellen Umsetzung durch die Recruiterinnen und Recruiter ein wichtiger Beitrag zur Besetzung von Schlüsselpositionen und auf klassischem Weg schwerer zu besetzenden Stellen sein.