Personalstrategie entwickeln - so geht's

Personalstrategie als Basis von systematischem Personalmanagement

04. September 2007
Oliver Lilie
Oliver Lilie
Perwiss-Experte für Führung und Change Management

Die Personalstrategie oder auch HR-Strategie gehört zu den Funktionalstrategien des Personalmanagements (HR-Management). Sie richtet sich nach den strategischen Zielen der Organisation aus und gibt eine gemeinsame Linie vor, an der sich alle orientieren und ausrichten. Ein Handlungsrahmen wird gebildet.

Organisationen mit Maßnahmen zur strategischen Personalarbeit haben mehr Erfolg als Organisationen ohne eine Personalstrategie.

PersonalstratgeieEigene Darstellung der Perwiss-Redaktion

Das Wichtigste in Kürze:
  • Die Personalstrategie umschließt alle Maßnahmen im Bereich Personal, die zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

  • Vorteile einer Personalstrategie sind in den Aspekten der Orientierung, der Reduktion von Komplexität, dem Schaffen von Wettbewerbsvorteilen und der Motivation der Belegschaft zu sehen.

  • Die Entwicklung einer HR-Strategie kann mithilfe verschiedener Werkzeuge erfolgen.

  • Megatrends haben eine Auswirkung auf die Strategieentwicklung.

  • Es gibt oft noch zu wenig Strategiearbeit in Organisationen.

So gehen Sie vor
  1. Führen Sie eine strategische Analyse durch.

  2. Entwickeln Sie ein Leitbild einschließlich Vision und Mission.

  3. Leiten Sie Ziele aus der Festlegung von Maßnahmen zur Umsetzung ab.

  4. Setzen Sie die Personalstrategie um.

  5. Kontrollieren Sie die Auswirkungen der Maßnahmen.

Welche Vorteile bringen Strategien für Organisationen?

Orientierung: Eine HR-Strategie gibt Führungskräften und Mitarbeitern eine gemeinsame Ausrichtung und Orientierung.

Reduktion von Komplexität: Im Prozess der Strategieentwicklung werden Handlungsoptionen ausgewählt und andere wiederum ausgeschlossen. Dies führt nicht nur zu einer Reduktion der Komplexität, sondern auch zu Zeitersparnis und Kostenreduktion.

Schaffen von Wettbewerbsvorteilen: Durch die Auseinandersetzung mit sich selbst und dem Wettbewerb gelingt es Unternehmen, sich zu differenzieren und im Optimalfall Einzigartigkeit herauszuarbeiten. Sie erreichen einen Wettbewerbsvorsprung.

Motivation: Durch die strategische Ausrichtung werden die Kräfte aller Organisationsmitglieder gebündelt. Ziele werden eher erreicht und Erfolge damit sichtbar - die Motivation aller wird gestärkt.

Welche Schritte werden im Strategieentwicklungsprozess durchlaufen?

Es existieren verschiedene Modelle mit Schrittfolgen zur Entwicklung einer Strategie.

Glatz und Graf-Götz (2007) gliederten ihre strategische Schrittfolge in drei Hauptschritte und zwölf Teilschritte, die wie folgt aufgebaut sind:

  1. Strategische Analyse

    a. Blick nach innen sowie außen

    b. Betrachtung von Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken

    c. Die Berücksichtigung der Interessen der Stakeholder

    d. Die Wahrnehmung von wichtigen Trends

    e. Die Auseinandersetzung mit dem Wettbewerb

  2. Entwicklung eines Leitbilds einschließlich Vision und Mission

    a. Mögliche Szenarien und Handlungsoptionen werden auf Basis der strategischen Analyse

    b. Bewertung und Auswahl der erfolgversprechendsten Optionen bzw. Szenarien

  3. Ableitung von Zielen aus der Festlegung von Maßnahmen zur Umsetzung

  4. Umsetzung

  5. Effektkontrolle

Strategieentwicklungsprozess 2Eigene Darstellung der Perwiss-Redaktion in Anlehnung an Glatz und Graf-Götz (2007)

Welche Werkzeuge können zur Strategieentwicklung genutzt werden?

Die Möglichkeiten bei der Strategieentwicklung sind unglaublich breit gefächert. Die folgenden Beispiele zeigen nur einen kleinen Ausschnitt der zur Wahl stehenden Werkzeuge und Themen:

  • SWOT-Analyse

  • Stakeholderanalyse aus Sicht der HR-Abteilung

  • Auswertung zentraler HR Kennzahlen

  • Markt- und Wettbewerbsanalyse

  • Personalforschung (Berufsforschung, Umfeldforschung, Arbeitsmarktforschung und Imageforschung)

  • Kompetenzanalyse aus Sicht der HR-Abteilung

  • Trendanalyse aus Sicht der HR-Verwaltung

Strategieentwicklung werkzeugeEigene Darstellung der Perwiss-Redaktion

Der Unternehmenscheck „Guter Mittelstand“ der Initiative neue Qualität der Arbeit stellt Ihnen einen Selbsttest zur Verfügung, mit dem Sie den Handlungsbedarf innerhalb Ihrer Arbeitsgestaltung und Unternehmensorganisation ermitteln können und eigene Bewertungen vornehmen können. Von der Kundenpflege und Unternehmenskultur bis hin zur Personalentwicklung und Innovation erhalten Sie alles bezüglich Handlungshilfen, Leitfäden und Kontaktvorschläge für Berater.

Welche Bedeutung haben Megatrends für die Bildung einer HR-Strategie?

Die Arbeitswelt verändert sich kontinuierlich. Eine Dynamik, die sich auf die Gesamtstrategie auswirkt. Neue Märkte werden erschlossen, neue Ziele entwickelt und durch die Digitalisierung neue Technologien verwendet. Ein weiterer Grund für die Veränderungen ist, dass Produkte und Dienstleistungen an die Anforderungen der Außenwelt angepasst werden.

Es ist entscheidend, sich mit den wichtigsten Trends auseinanderzusetzen, um gewappnet für die Zukunft und die Strategieentwicklung zu sein. Diese Trends sind sogenannte Megatrends. Personaler sind sich dieser Megatrends und den daraus resultierenden Herausforderungen bewusst.

Doch was sind Megatrends eigentlich? Laut dem Zukunftsinstitut sind Megatrends jene Trends, die einen epochalen Charakter haben, eine Dauer von 30 Jahren oder mehr aufweisen und ganze Gesellschaften umgestalten.

Das Zukunftsinstitut hat elf dieser Megatrends herausgearbeitet, die allesamt die Personalstrategiearbeit beeinflussen:

MegatrendsEigene Darstellung der Perwiss-Redaktion in Anlehnung an das Zukunftsinstitut

 

Die empirische Studie des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) im Auftrag der Hays AG beschreibt sechs Trends bezüglich der Unternehmens- und Personalpolitik.

  1. Demografischer Wandel

  2. Technologisch-ökonomische Entwicklungen

  3. Geschlechter- und Rollenverhältnis

  4. Wissens- und Innovationsgesellschaft

  5. Globalisierung

  6. Nachhaltigkeit

Weitere Informationen zu der Studie des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) finden Sie hier.

Wie spielen Unternehmens- und Personalstrategie zusammen?

Es gibt unterschiedliche Formen der Verknüpfung von Personal- und Unternehmensstrategie. Die wohl sicherste und beste Form ist die ineinander verschränkte Entwicklung von Unternehmens- und Personalstrategie.

Aus dem Unternehmensleitbild werden die Strategie des Unternehmens und verschiedene Teilstrategien einschließlich der Personalstrategie abgeleitet und weisen Wechselwirkungen auf.

Die Ableitung der Personalstrategie aus der Unternehmensstrategie.

Leitfrage: Wann benötigen wir welches Personal benötigen mit welcher Qualifikation, um die Unternehmensstrategie umzusetzen?

Die Ableitung der Unternehmensstrategie aus der Personalstrategie.

Leitfrage: Welche Unternehmensstrategie ist mit den verfügbaren Personalressourcen umsetzbar?

Die Entwicklung von nebeneinanderstehenden Einzelstrategien.

(Unternehmen- und Personalstrategie sind nicht miteinander verbunden)

ZusammenspielEigene Darstellung der Perwiss-Redaktion

Welche Rolle hat die Personalabteilung bei der Strategieentwicklung?

Das Rollenverständnis der HR-Abteilungen differenziert sehr stark zwischen den Polen administrative Personalverwaltung und strategischer Businesspartner. Der Trend geht immer mehr zum Businesspartner. Viele kleine Unternehmen haben noch das Bild der HR-Abteilungen als Personalverwalter. Doch es gibt viel mehr HR-Aktivitäten als nur die des Verwalters im HR-Bereich.

Neben der Verwaltung der Mitarbeiter, der Personalplanung, der Überwachung der Personalkosten und der Mitarbeitergewinnung übernimmt der Personalbereich auch den Teil der Personalentwicklung. Dies sind nur Beispiele der Aktivitäten im HR-Bereich, die ein umfassendes Personalmanagement erfordert.

Es reicht nicht aus, Strategiearbeit selbst umsetzen zu wollen, sie muss von mehreren Stellen und vor allem von der Unternehmensführung gewollt und akzeptiert werden. Denn die Personaler sind sich bewusst, dass die Megatrends große Auswirkungen auf die HR-Strategie haben.

Die Personalstrategie kann aber nicht nur aus dem Personalbereich heraus entstehen. Sie muss mit der Geschäftsführung und den Führungskräften aus unterschiedlichsten Abteilungen, mit der Unternehmenskultur, den Unternehmenszielen und der Personalpolitik abgestimmt werden, um einen Unternehmenserfolg zu erzielen.

Personalabteilung rolleEigene Darstellung der Perwiss-Redaktion

Warum gibt es so wenig Strategiearbeit in Unternehmen?

  • Strategiearbeit benötigt zeitliche Freiräume. Diese sind insbesondere in kleinen Unternehmen oftmals nicht vorhanden bzw. werden nicht bewusst geschaffen.

  • Das operative Geschäft überlagert die Strategiearbeit. Hier stellt sich die Frage, ob nicht tatsächlich Wichtiges mit kurzfristig Dringendem verwechselt wird und was die eigentlichen Ziele sind.

  • Die Entwicklung einer Personalstrategie benötigt gute Werkzeuge von der strategischen Analyse bis hin zur Strategieimplementierung. Diese mitunter komplexen und nicht einfach anzuwendenden Strategiewerkzeuge sind in Unternehmen oft nicht bekannt bzw. die Führungskräfte besitzen nicht ausreichend Anwendungserfahrung und scheuen sich vor dem Einsatz.

Neben diesen drei Argumenten kann unter anderem das Argument ergänzt werden, dass die Zukunft nicht geplant werden kann und die Unternehmen wenig oder langsam auf absehbare Trends reagieren.

NegativfaktorenEigene Darstellung der Perwiss-Redaktion

Wie sehen Personalstrategien in der Praxis aus?

Der Artikel aus der Personalwirtschaft Ausgabe 09/2015 mit dem Titel „Von der reaktiven zur proaktiven Personalstrategie“ zeigt die grundlegende Veränderung der Personalarbeit an einem Praxisbeispiel. Wie die Personalstrategie im Rahmen für Innovationen in mehreren Schritten insbesondere in KMU unterstützen kann, thematisiert der Artikel „Die Personalstrategie als Innovationsstrategie“.

Ein anderes Beispiel für eine Personalstrategie ist die „Personalstrategie der Bundeswehr“ (29 Seiten, PDF-Format), welche Ende 2016 veröffentlicht wurde und Personalarbeit thematisiert. Es werden die Punkte Einflussfaktoren, personalstrategisches Ziel & Stoßrichtungen und Programme & Initiativen zur Erreichung der Ziele behandelt.

Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) hat in „Personalstrategie kompakt“ auf 20 Seiten (im PDF-Format) den Nutzen sowie die Entwicklung und Umsetzung einer Personalstrategie dargestellt. Weiterhin haben die Autoren Udo Fichtner, Steffen Fischer und Martin Haitzmann Zukunftsperspektiven für das strategische Personalmanagement aufgestellt.

Auf 24 Seiten im PDF-Format offenbart der Schweizer Bundesrat die eigene Personalstrategie und legt Ziele und Schwerpunkte der Personalpolitik für die Jahre 2016-2019 fest.

Von der Perwiss-Redaktion empfohlene Bücher zu Entwicklung einer Personalstrategie

"Kommunikation im Projekt"

Projektmanagement-Profi Tomas Bohinc widmet sich in seinem Praxisbuch "Kommunikation im Projekt" der Frage, wie ein effektiver Informationsfluss bestmöglich gewährleistet werden kann. Anhand von Schaubildern, Beispielen aus dem Projektalltag und Checklisten zeigt er auf, wie ein/e Projektleiter/in die Kommunikation im Projekt professionell organisieren und mit Projektmitarbeitenden und Stakeholdern effektiv und effizient kommunizieren kann. Zudem gibt der Autor gute Tipps, wie sich Netzwerke innerhalb und außerhalb des Unternehmens nutzen lassen, um die erzielten Erfolge nach Projektabschluss angemessen darzustellen.

ISBN-13: 978-3869365589

„HR-Trends 2018: Strategie, Kultur, Innovation, Konzepte“

Mit dem Titel „HR-Trends 2018: Strategie, Kultur, Innovation, Konzepte (2018) haben sich Prof. Dr. Karlheinz Schwuchow und Joachim Gutmann mit aktuellen Wissen rund um dem HR-Bereich befasst. Das Buch verdeutlicht anhand von einer Vielzahl an wissenschaftlichen Beiträgen unterschiedliche Themenbereiche der Personalstrategie. Dabei geben Experten aus Unternehmen, Berater und Wissenschaftler konkrete Handlungsempfehlungen.

ISBN-13: 978-3648105832

„Strategisches Management“

Unter dem Titel „Strategisches Management: Grundlagen - Prozess - Implementierung“ haben Martin K. Welge,‎ Andreas Al-Laham und Marc Eulerich im Jahr 2017 ein Buch veröffentlicht, welches zunächst über theoretischen Grundlagen informiert. Darüber hinaus wird auch der Prozess des strategischen Managements mit seinen Aufgabenbereichen Zielplanung, Analyse und Prognose, Strategieformulierung und -bewertung, Strategieimplementierung und strategische Kontrolle thematisiert. Abschließend gehen die Autoren hierzu auch auf die weit verbreitete Blue Ocean Strategy ein.

ISBN-13: 978-3658106478

„Strategie-Workshop“

„Strategie-Workshop: In fünf Schritten zur erfolgreichen Unternehmensstrategie“ ist ein Buch von Klaus Haake und Willi Seiler aus dem Jahr 2017. Es zeigt, wie die Entwicklung einer Strategie in kleinen und mittelständischen Unternehmen aussehen kann. Die Ausführungen reichen hierbei von der Vorbereitung und Analyse des Umfelds, über die Entwicklung, bis hin zur Durchführung und Überprüfung. Handlungsanleitungen, Fallbeispiele, Checklisten und Arbeitsblätter helfen beim Transfer in die berufliche Praxis.

ISBN-13: 978-3791036298

Strategisch handeln im mittleren Management

Globalisierung, Flexibilisierung, Agilität, flache Hierarchien - Führen in der heutigen Arbeitswelt kann einem schon einiges abverlangen. In dem Buch „Strategisch handeln im mittleren Management - Die Toolbox für unbeschwerte Souveränität und langfristigen Erfolg“ aus dem Jahr 2022 von Axel Schweickhardt und Kerstin Neumann stärkt Ihnen den Rücken. Es hilft Führungskräften ein Verständnis über die neuen Aufgaben zu gewinnen und gibt ihnen zusätzlich auch Aufgaben und Methoden an die Hand, um strategisches Denken und Handeln zu verinnerlichen.
Besonders gut gelungen empfinden wir den interaktiven Ansatz dieses Buches, der dazu anregt, ein neues Verständnis aufzubauen und in der Praxis zu etablieren. QR-Codes leiten zu vertiefenden Videos weiter. Die im Download zur Verfügung stehenden Arbeitsblätter festigen die gelernten Inhalte und regen zur Selbstreflexion an.

ISBN: 978-3-949611-05-6

„Strategie und Innovation“

Die Autoren Tobias Augsten, Harald Brodbeck und Beat Birkenmeier stellen in ihrem Buch „Strategie und Innovation: Die entscheidenden Stellschrauben im Unternehmen wirksam nutzen“ (2017) sehr anschaulich vor, wie es gelingen kann, eine strategische Ausrichtung des Unternehmens und die Innovationskraft miteinander zu verbinden. Anhand von etablierten Vorgehensweisen aus der Praxis und anhand von Tools vermittelt das Buch, wie alle Mitarbeitenden aktiv in den Innovationsprozess einbezogen werden können.

ISBN-13: 978-3658156831

„Strategische Personalarbeit“

Das Buch „Strategische Personalarbeit: Erfolgswege für kleine und mittlere Unternehmen“ (2017) von Wolfgang Pollety und Mandy Pastohr ist eine Hilfestellung für Geschäftsführer und Personalverantwortliche zur konsequenten Ausrichtung der Personalarbeit an den Unternehmenszielen. Dabei wird strategische Personalarbeit unter den besonderen Bedingungen kleiner und mittlerer Unternehmen thematisiert. Neben personalwirtschaftlichen Methoden und Tools erwarten Lesende Tipps, Interviews und Fallbeispiele aus der Praxis.

ISBN-13: 978-3956012099

„Strategisches Management: Wie strategische Initiativen zum Wandel führen“

Günter Müller-Stewens und Christoph Lechner haben mit dem Buch „Strategisches Management: Wie strategische Initiativen zum Wandel führen“ (2016) ein Standardwerk zum Thema Strategisches Management veröffentlicht. Das Lehrbuch thematisiert Theorien, Methoden und wichtige Erkenntnisse des Strategischen Managements und wurde in seiner fünften Auflage um aktuelle Themen wie Nachhaltigkeit, demografischer Wandel und Digitalisierung ergänzt. Workshops, Exkurse und Praxisbeispiele runden das Werk ab.

ISBN-13: 978-3791034393

Verwendete Literatur:
Glatz, H. & Graf-Götz, F. (2007): Handbuch Organisation gestalten, Beltz Verlag, Weinheim und Basel
Nagel, R. (2007): Lust auf Strategie. Workbook zur systemischen Strategieentwicklung, Klett-Cotta Verlag, Stuttgart
Ringelstetter, M.; Henzeler, H. & Mirow, M. (Hrsg.) (2003): Perspektiven der strategischen Unternehmensführung, Gabler Verlag, Wiesbaden