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Wirksames Offboarding statt Exit - Faire Personaltrennung durch begleiteten Austritt

©sharpdesign94 - pixabay.com

Wie wichtig ein gutes Onboarding beim Eintreten von Beschäftigten in Unternehmen ist, darüber sind sich die meisten Personalverantwortlichen einig. Aber es gibt auch den begleiteten Austrittsprozess. Offboarding ist ein zielgerichtet gestalteter Austrittsprozess von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus einem Unternehmen. Ein gut begleiteter Trennungsprozess hat sowohl für das Unternehmen als auch für die ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vielfältige Vorteile. Dies wird in der betrieblichen Praxis sehr häufig unterschätzt.

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Was ist Offboarding?

​Offboarding ist ein professionell und bewusst gestalteter Austrittsprozess einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen, mit dem bisher ein Arbeitsverhältnis bestand. Offboarding, das oft auch als Exit-Management bezeichnet wird, untergliedert sich in einen systematischen technischen und einen sozio-emotionalen Prozess. Es ist das Gegenstück zum Onboarding, der Begleitung des Eintritts von neuen Beschäftigten in das Unternehmen.

Welche Anlässe gibt es für ein Offboarding bzw. die Trennung zwischen Unternehmen und Beschäftigten?

Eine Trennung kann immer von beiden Seiten ausgehen, in diesem Falle also vom Unternehmen oder von dem bzw. der Beschäftigten. Sie kann einvernehmlich verlaufen oder mit Konflikten auf den unterschiedlichsten Eskalationsstufen einhergehen. Eine Trennung kann unvorhergesehen eintreten oder sie kann von Beginn an geplant sein. In fast allen Fällen ist eine Trennung für beide Seiten nicht angenehm. Jedoch bietet ein gut gestalteter Trennungsprozess vielfältige Chancen und kann Risiken minimieren. Offboarding eignet sich bei folgenden Anlässen des Ausscheidens:

  1. Fall: Altersbedingtes Ausscheiden eines Beschäftigten aus dem Unternehmen
  2. Fall: Ende eines befristeten Arbeitsverhältnisses
  3. Fall: Kündigung seitens des Unternehmens
  4. Fall: Kündigung durch den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin

In Abhängigkeit vom jeweiligen Fall muss der Trennungsprozess unterschiedlich gestaltet werden. Jedoch lohnt sich auf jeden Fall ein gut "gemachtes" Offboarding!

Wie sieht ein guter Leitfaden für Austrittsgespräche aus?

AustrittsgespraechAntonioguillem - stock.adobe.comAustrittsgespräche (auch Austritts- oder Abgangsinterview oder „Exit“-Gespräche) sind meist sowohl für Vorgesetzte als auch für die austretenden Mitarbeitenden eine besondere Stresssituation. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn eine der beiden Seiten eine Kündigung ausgesprochen hat. Jedoch kann bei einer guten Vorbereitung, einer systematischen Durchführung sowie den richtigen Rahmenbedingungen der Stresslevel für die Beteiligten gesenkt werden. Vor allem können jedoch wertvolle Erkenntnisse in einem Austrittsgespräch gewonnen werden.

Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Austrittsgespräch?

Bei diesem Aspekt spielt der Anlass des Austritts eine zentrale Rolle.
Folgende grundsätzliche Empfehlungen gelten:

  1. Zeitnah zur Kündigung des/der Mitarbeiter/in: In diesem Fall können ggf. noch Maßnahmen eingeleitet werden, mit denen die Entscheidung rückgängig gemacht werden kann. Achten Sie auch in diesem Fall auf eine gute Vorbereitung des Interviews!
  2. Nach der Übergabe des Arbeitszeugnisses: Dies ist deshalb ein guter Zeitpunkt, da die austretenden Beschäftigten keine negativen Konsequenzen mehr befürchten müssen. Somit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Feedback sehr offen und ehrlich ausfällt.
  3. Mit zeitlich ausreichend Vorlauf zum Austritt (ca. 2-6 Monate): Dieser Ansatz eignet sich besonders bei einem planbaren altersbedingten Ausscheiden oder bei befristeten Arbeitsverhältnissen, um Wissensübergabe und Einarbeitung mit ausreichend Vorlauf sicherzustellen.

Wer sollte das Interview seitens des Unternehmens führen?

Eine als neutral angesehene Person sollte das Austrittsgespräch führen. Geeignet dafür sind Vertreter und Vertreterinnen der Personalabteilung oder in kleineren Unternehmen auch eine Person aus der Geschäftsführung. Aus der neutralen Rolle heraus kann eher eine offene und entspannte Gesprächsatmosphäre erzeugt werden. Wichtig für die Gesprächsführung ist, auf Aspekte wie Grundhaltung und Charakter sowie die Gefühlslage (Wut, Traurigkeit, Verbitterung, Rachegefühle) der ausscheidenden Mitarbeiterin bzw. des ausscheidenden Mitarbeiters einzugehen.

Tipp: Fordern Sie auch gerade von unzufriedenen Beschäftigten, die das Unternehmen verlassen, Kritik aktiv ein. Damit verhindern Sie bei einem bestimmten Anteil von ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern negative Einträge auf Arbeitgeberbewertungsportalen wie z. B. www.kununu.com!

Welche Checkpoints sind bei der Trennung zu beachten?

checkliste offboardingBei dem Austritt von Mitarbeitern aus dem Unternehmen sind vielfältige Aspekte zu berücksichtigen, die zum Teil chronologisch aufeinander aufbauen. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen mit der "Checkliste Offboarding" ein passendes Tool bereit.

Die 18 vorformulierten und die 6 offenen Checkpoints ordnen sich im Tool diesen sechs Teilaspekten zu:

  1. Austrittsgespräch: Wie sollte das Austrittsgespräch ablaufen und welche Fragen sollten gestellt werden?
  2. Wissensübergabe: Wie kann das Wissen der ausscheidenden Person gesichert und übertragen werden?
  3. Kommunikation des Austritts: Wer ist intern und extern zu welchem Zeitpunkt durch wen über den Austritt zu informieren?
  4. Dokumente: Welche offiziellen Dokumente müssen im Zusammenhang mit dem Austritt angefertigt, unterschrieben und übergeben werden?
  5. Offizielle und/oder "inoffizielle" Verabschiedung: Durch wen findet welche Art von Verabschiedung statt?
  6. Technik, Gegenstände und Berechtigungen: Was muss durch die austretende Person ab- bzw. zurückgegeben werden? Welche Berechtigungen sind zu entziehen oder zu ändern?

Welchen Nutzen haben Unternehmen und Beschäftigte von einem fair gestalteten und begleiteten Austritt?

Mitarbeiter verlaesst UnternehmenViacheslav Iakobchuk - stock.adobe.comSowohl das Unternehmen als auch ausscheidende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von einem gut gestalteten Austritts- oder Exit-Management.

Unternehmen: Ein professionell gestalteter Austrittsprozess kann einerseits für Unternehmen den Schaden des Austritts in Grenzen halten und andererseits wichtige Positiveffekte erzielen. Je nach Anlass gehören dazu:

  • Systematische Identifikation von Problemfeldern und (sich wiederholenden) Austrittsgründen aus dem Unternehmen,
  • Erkennen von Verbesserungspotenzialen für die Organisation und daraus Ableitung von Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen,
  • Vergleich der eigenen Arbeitgeberattraktivität mit der von Wettbewerbern,
  • Reduktion von Wissens- und Know-How-Verlust nach dem Ausscheiden von Wissensträgern,
  • Stärkung des Arbeitgeberimages,
  • Kostensenkung (z.B. Konfliktkosten)
  • Bindung von ehemals Beschäftigten über die Vertragsbeziehung hinaus und damit Erhöhung der Rückkehrwahrscheinlichkeit,
  • Reduktion von Konflikten im Austrittsprozess bis hin zur Verringerung von Arbeitsgerichtsverfahren,
  • Emotionale Entlastung von Kollegen der ausscheidenden Person,
  • Positiver Einfluss auf Engagement und Motivation der verbleibenden Beschäftigten und
  • Reduktion von Negativ-Publicity (z.B. Negativbewertungen auf Arbeitgeberportalen oder negative Mund-zu-Mund-Propaganda).

Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin: Auch die ausscheidenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ziehen ihren Nutzen, ebenfalls in Abhängigkeit von Anlass und Grund des Ausscheidens, aus einem fairen Trennungsprozess. Besonders zu nennen sind:

Welche Faktoren sind im Trennungsprozess besonders wichtig?

Die Beratungsgesellschaft Kienbaum hat in der Studie Trennungsmanagement 4.0 aus dem Jahr 2016 die wichtigsten Elemente im Trennungsprozess untersucht. Interessant ist, dass die "Soft Facts" gegenüber den "Hard Facts" den "Ton angeben". Erst an Stelle 11 kommt der Fakt „wirtschaftliche Rahmenbedingungen“ und noch weiter hinten im Ranking „klare Vereinbarungen bzw. faire vertragliche Regelung“. Besonders wichtig sind laut Studie folgende Soft Facts im Trennungsprozess:

  • Fairness,
  • Unterstützung bei der Neuorientierung (z. B. Outplacement bzw. Newplacement),
  • Klare Kommunikation,
  • Offenheit,
  • Wertschätzung,
  • Ehrlichkeit und
  • Nachvollziehbarkeit der Lösung für beide Seiten.

Die besten Bücher zur Personaltrennung und zum Offboarding

Wir haben für Sie einige Bücher zusammengestellt, die Sie bei der Gestaltung Ihres Austrittsmanagements unterstützen.

Die Kündigung „Die Kündigung: Rechtssicherer Umgang mit den 10 wichtigsten Kündigungsfällen“ (2018) wurde von Sascha Herms geschrieben. Es handelt sich hierbei um eine Hilfestellung um Kündigungsgespräche zu vereinfachen und den rechtlichen Rahmen einzuhalten. Darüber hinaus liefert der Autor konkrete Beispiele, die wichtigsten Kündigungsfälle anschaulich erklären. Juristische Kündigungskriterien werden übersichtlich dargestellt und unterschiedle Formulare dem Lesenden zur Verfügung gestellt. ISBN-13: 978-3648116852

 

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TrennungskulturIn dem Buch „Trennungs-Kultur und Mitarbeiterbindung“ (2015) zeigen die Autoren Laurenz Andrzejewski und Hermann Refisch, wie Trennungen professionell, wirtschaftlich, fair und menschlich gestaltet werden können. Insbesondere die Trennungs-Kultur eines Unternehmens und dessen Erfolgsfaktoren „Trennen, Binden und Motivieren“ werden näher erläutert. Checklisten, Argumentationsleitfäden und Praxis-Übungen unterstützen Führungskräfte wie auch Personalmanager/innen bei der praktischen Umsetzung von Kündigungen. ISBN-13: 978-3472086604

 

 

Menschen fair behandelnDer Autor Michael Hanschitz thematisiert in seinem Buch „Menschen fair behandeln: Professionelles Trennungsmanagement & New/Outplacement“ (2016) die Themen Personalabbau und Kündigungen. Das Buch bietet entsprechendes Know-how zur professionellen Gestaltung von Trennungsprozessen und kombiniert wissenschaftliche Erkenntnisse mit den praktischen Erfahrungen der Karriere- und Outplacementberatung des Autors. Tipps für ein wertschätzendes Trennungsgespräch und der New/Outplacementberatung sowie Erfahrungen von HR- Managern/innen runden das Werk ab. ISBN-13: 978-3990573921

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Aspekte und DimensionenDirk Lippold erstellt in seinem Buch „Aspekte und Dimensionen der Personalfreisetzung“ (2016) einen Überblick über Maßnahmen der Personalfreisetzung. Die Instrumente des Personalabbaus „Versetzung“, „Arbeitszeitverkürzung“, „Einstellungsbeschränkungen“ sowie „Kündigung“ werden hinsichtlich einer gelungenen Planung und Ausführung näher beleuchtet. Die aufgezeigten Maßnahmen sollen negative Begleiterscheinungen der Personalfreisetzung sowohl für Mitarbeiter/innen als auch für das Unternehmen minimieren. ISBN-13: 978-3658164935

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Informationen zum Autor dieses Beitrags

oliver lilieFoto: Dirk Mahler

Oliver Lilie ist Arbeitswissenschaftler und geprüfter HR-Manager. Seit 1998 leitet er die MA&T Organisationsentwicklung GmbH als geschäftsführender Gesellschafter. Er begleitet und berät Unternehmen bei der Strategieentwicklung und der Gestaltung von Arbeitsprozessen. Führung, Personalmanagement und Change zählen zu seinen Trainingsthemen. Als einer der Hauptredakteure auf Perwiss befasst er sich insbesondere mit Arbeit 4.0, Führung und New Work.