Offboarding - denn es zählt nicht nur der erste, sondern auch der letzte Eindruck!

Was bedeutet Offboarding bzw. Exit Management?

Wie der Begriff Offboarding bereits erkennen lässt, versteckt sich hinter diesem wichtigen Konzept der begleitete Trennungsprozess eines jeden Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Da es sich beim Offboarding also um den Austritt handelt, wird häufig auch der Begriff Exit Management verwendet. Der Offboarding-Prozess stellt folglich den gelungenen Abschluss der Employee Journey dar.

Offboarding stellt damit das Gegenstück zum Prozess des Onboardings dar. Im Unterschied zum Offboarding fokussiert das Konzept des Onboardings nämlich den Eintritt und die systematische Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.

Mitarbeitende "von Bord lassen"

Offboarding, als fester Bestandteil im Personalmanagement, beginnt, wenn ehemalige Mitarbeiter "von Board gelassen" werden.

Hierfür kann es diverse Gründe bzw. Anlässe geben: Altersbedingtes Ausscheiden der Mitarbeiter, Auslaufen eines befristeten Arbeitsverhältnisses oder die Kündigung einer der beiden Parteien. Gerade in aktuellen New-Work-Kontexten und der Anforderung nach Flexibilität sind Jobwechsel keine Seltenheit mehr.  

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion in Anlehnung an https://www.personio.com/hr-lexicon/employee-life-cycle-model-uk/

 Der gezielten Begleitung beim Abschied der Mitarbeiter aus dem bestehenden Arbeitsverhältnis kommt daher eine besondere Bedeutung zu, die bislang jedoch noch unzureichend beachtet wird. Oft wird in der Praxis der Fehler begangen, dem Offboarding nicht genug Aufmerksamkeit zu schenken, sodass unter Umständen eine langjährige Arbeitsbeziehung lediglich mit einem Handschlag und den nötigen Formalitäten beendet wird.

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, entsteht häufig eine große Lücke: Know-How-Verlust, offene Stellen und fehlende Ressourcen. Aber auch die Person an sich wird im Kollegium fehlen, mitunter Teamkonstellation aufbrechen und das Arbeitsklima beeinflussen. Da alles von der Trennung beeinflusst wird, passiert das strukturierte Offboarding folglich auf mehreren Ebenen, sodass die Balance zwischen dem technischen und sozio-emotionalen Prozess gewahrt wird.

Vom alten Job in einen Neuen

Im Rahmen des Offboarding kann eine Outplacement Beratung herangezogen werden.

Outplacement, also die "Außenvermittlung" beschreibt vom Arbeitgeber finanzierte Dienstleistungen zum professionellen Austritt des Mitarbeiters. Durch die Outplacement Beratung soll dem weggehenden Mitarbeiter Unterstützung bei der beruflichen Neuorientierung, der Gründung einer eigenen Existenz oder dem Abschluss eines neuen Vertrages geboten werden.

Outplacement Berater werden folglich bei Kündigungen seitens des Unternehmens in Anspruch genommen, bspw. wenn Entlassungen unvermeidlich waren.

Der Offboarding-Prozess und seine Phasen

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist nicht vermeidbar, sondern vielmehr ein erwartbares Geschehen innerhalb des Personalmanagements. Selbst wenn ein Mitarbeiter emotional sehr stark an das Unternehmen gebunden ist, würde irgendwann ein altersbedingtes Ausscheiden folgen.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion in Anlehnung an https://karrierebibel.de/jobzyklus/

1. Offboarding beginnt zum Zeitpunkt der Kündigung bzw. sobald der Mitarbeiter anzeigt, dass er - egal aus welchem Grund - das Unternehmen verlassen wird. Den Austritt offenbaren entspricht der ersten Phase im Offboarding.

   • Vor der Kündigung seitens des Arbeitgebers - auf Grund nichterfüllter Tätigkeiten - muss der gesetzlichen Pflicht der Abmahnung nachgekommen werden. Beachten Sie beim Schreiben von Abmahnungen unbedingt die Formalitäten, damit diese auch rechtswirksam ist.

   • Nutzen Sie gerne unsere Tools "Tipps Kündigungsgespräch"; "Checkliste Kündigungsgespräch" und "Ablaufplan Kündigung"!

2. Ab diesem Zeitpunkt beginnen die eigentlichen Prozesse innerhalb des HR-Managements: Der Weg bis zum letzten Arbeitstag muss gezielt vorbereitet werden. Hierfür wird gerne auf HR-Software zurückgegriffen, welche die Prozesse in einem Projekt bündelt und somit die Abwicklung erleichtert.

3. Erst nach erfolgreicher Durchführung aller Maßnahmen und Abwicklung der Formalitäten, wie beispielsweise die Erstellung und Aushändigung der Arbeitszeugnisse, kann das Arbeitsverhältnis stressfrei beendet werden.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Welche Ziele und welcher Nutzen werden mit einem Offboarding-Prozess verfolgt?

Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt und dabei keine gezielte und faire Begleitung erfährt, kann das gravierende Folgen haben. Ein gut gestaltetes Offboarding bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter Vorteile.

Unternehmen profitieren von einer Schadensbegrenzung und können zudem folgende positive Effekte erzielen:

• Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sind arbeitsrechtliche Grundlagen zur berücksichtigen. Hierzu zählen bspw. Fristen der Kündigung und Rechtmäßigkeit einer Kündigung. Strategisches Offboarding, welches diese Punkte aufgreift, kann somit (Gerichts-) Kosten minimieren.

• Offboarding kann den letzten Eindruck positiv beeinflussen und somit das gute Image des Unternehmens fördern. Auf diese Weise fungiert der Mitarbeiter, welcher den Arbeitgeber verlässt, als Botschafter für das Unternehmen, anstatt Negativ-Publicity zu verbreiten.

• Unternehmen können Verbesserungspotenziale und Austrittsgründe identifizieren, wenn sie im Offboarding konstruktive Rückmeldungen einholen. Dies ermöglicht eine ständige Weiterentwicklung als attraktiver Arbeitgeber und kann mitunter zur Förderung der Mitarbeiterbindung beitragen.

• Die strategische Umsetzung des Offboardings ermöglicht die Reduktion von Belastungen und Konflikten im Kollegium und hat folglich einen positiven Einfluss auf das Unternehmensklima. Der Teamspirit wird verbessert.

• Offboarding führt zur Förderung der Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit der verbliebenen Mitarbeiter, da durch faires und transparentes Offboarding keine Unklarheiten entstehen und die fehlende Arbeitskraft gleichwertig auf die Kollegen verteilt werden kann.

Für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die das Unternehmen verlassen, beziehen sich die Vorteile insbesondere auf die persönliche Ebene:

• Mitarbeitende erfahren emotionale Entlastung während der meist stressigen Karrierephase, wenn das Offboarding transparent, fair und ganzheitlich umgesetzt wird.

• Offboarding fördert den Erhalt einer Chance für den Wiedereintritt in das Unternehmen. Wenn sich im Guten getrennt wird, ist ein zweites Aufeinandertreffen angenehmer.

• Des Weiteren bietet ganzheitliches Offboarding Möglichkeiten ehrlicher Wertschätzung und konstruktiven Feedbacks. Auf diese Weise kann auch der Mitarbeiter neues Wissen zu seiner Arbeitsweise und dem Umgang mit Kollegen erfahren und daraus lernen.

Welche Faktoren sind im Offboarding-Prozess besonders relevant?

Damit das Offboarding auch erfolgreich wird, bedarf es einiger grundlegender Faktoren, die berücksichtigt werden sollten:

Wer ist beim Offboarding beteiligt?

Ein reibungsloses Offboarding bedarf mehrerer Schritte, die von unterschiedlichen Personengruppen durchgeführt werden. Von der IT-Abteilung, über HR inkl. Buchhaltung bis hin zu Führungskräften sind alle beteiligt, wenn ein Mitarbeiter das "Schiff" verlässt.

• Die IT befasst sich mit den technischen Aspekten, wie Geräterückgabe, Zugriff auf den Unternehmensserver und finale Löschung der Person innerhalb der Software und des Systems.

• Führungskräfte und HR-Abteilung arbeiten eng zusammen und teilen sich die Aufgaben des Offboarding auf.

  Führungskräften obliegt insbesondere der Anstoß der Kommunikation des Ausscheidens des Mitarbeiters und der technisch-administrativen Tätigkeiten.

  Die HR-Abteilung kümmert sich in Bezug auf das Arbeitszeugnis, den letzten Arbeitstag und die finanziellen Ansprüche.

  Beide Parteien organisieren die Suche und Nachbesetzung der freiwerdenden Stelle und sichern das Wissen. Auch werden zumeist die Austrittsgespräche und das fachliche Feedback in Zusammenarbeit von Führungskraft und HR-Management durchgeführt.

Welche Maßnahmen können Teil des Offboarding-Prozesses in Unternehmen sein?

Für einen positiven Austritt der Mitarbeiter können Personalverantwortliche vielfältige Maßnahmen anwenden. Diese unterscheiden sich häufig nach dem Szenario, in dessen Rahmen die Trennung passiert.

Alle Aktionen sollen zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses dem austretenden Arbeitnehmer sowie dem bestehenden Kollegium Sicherheit vermitteln, aber auch dem Arbeitgeber ermöglichen, als Unternehmen einen letzten professionellen Eindruck zu vermitteln. Auf diese Weise können Wertschätzung, Nachhaltigkeit und ein positives Image gefördert werden!

Grundsätzlich sollte der Prozess mindestens mit einer Offboarding Checkliste vorbereitet sein, die die wichtigsten, oft aufeinander bauenden Aspekte beinhaltet:

1. Austrittsgespräch: Wie sollte das Austrittsgespräch ablaufen und welche Fragen sollten gestellt werden?

2. Wissensübergabe: Wie kann das Wissen der ausscheidenden Person gesichert und übertragen werden?

   Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion in Anlehnung an https://oberwasser-consulting.de/offboarding/

3. Kommunikation des Austritts: Wer ist intern und extern zu welchem Zeitpunkt durch wen über den Austritt zu informieren?

4. Dokumente: Welche offiziellen Dokumente müssen im Zusammenhang mit dem Austritt angefertigt, unterschrieben und übergeben werden?

5. Offizielle und/oder "inoffizielle" Verabschiedung: Durch wen findet welche Art von Verabschiedung statt?

6. Technik, Gegenstände und Berechtigungen: Was muss durch die austretende Person ab- bzw. zurückgegeben werden? Welche Berechtigungen sind zu entziehen oder zu ändern?

Nutzen Sie hierfür gerne unser Tool "Checkliste Offboarding"! Die "Checkliste Offboarding" beinhaltet diese Aspekte vorformuliert und bietet Ihnen zudem die Möglichkeit individueller Ergänzungen.

Austrittsgespräch

Wie in der Offboarding Checkliste bereits vermerkt wird, ist das Austrittsgespräch besonders bedeutsam. Austrittsgespräche, auch Abgangsinterviews genannt, sind meist sowohl für die führende Person als auch für die austretenden Mitarbeitenden eine besondere Stresssituation. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn eine der beiden Seiten eine Kündigung ausgesprochen hat.

Jedoch kann bei einer guten Vorbereitung, einer systematischen Durchführung sowie den richtigen Rahmenbedingungen der Stresslevel für die Beteiligten gesenkt werden. Vor allem können jedoch wertvolle Erkenntnisse in einem Austrittsgespräch gewonnen werden.

Wichtige Faktoren des Austrittsinterviews sind zudem der Zeitpunkt der Durchführung und die beteiligten Personen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Austrittsgespräch?

Bei diesem Aspekt spielt der Anlass des Austritts eine zentrale Rolle.
Folgende grundsätzliche Empfehlungen gelten:

1. Zeitnah zur Kündigung des Mitarbeitenden: In diesem Fall können ggf. noch weitere Handlungsschritte eingeleitet werden, mit denen die Entscheidung rückgängig gemacht werden kann. Achten Sie auch in diesem Fall auf eine gute Vorbereitung des Interviews!

2. Nach der Übergabe des Arbeitszeugnisses: Dies ist deshalb ein guter Zeitpunkt, da die austretenden Beschäftigten keine negativen Konsequenzen mehr befürchten müssen. Somit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Feedback sehr offen und ehrlich ausfällt.

3. Mit zeitlich ausreichend Vorlauf zum Austritt (ca. 2-6 Monate): Dieser Ansatz eignet sich besonders bei einem planbaren altersbedingten Ausscheiden oder bei befristeten Arbeitsverhältnissen, um Wissensübergabe und Einarbeitung mit ausreichend Vorlauf sicherzustellen.

Wer sollte das Interview seitens des Unternehmens führen?

Das Austrittsgespräch sollte durch eine als neutral angesehene Person geführt werden. Geeignet sind dafür Vertreter und Vertreterinnen der Personalabteilung oder in kleineren Unternehmen auch eine Person aus der Geschäftsführung. Aus der neutralen Position heraus kann eher eine offene und entspannte Gesprächsatmosphäre erzeugt werden.

Wichtig für die Gesprächsführung ist, auf Aspekte wie Grundhaltung und Charakter sowie die Gefühlslage (Wut, Traurigkeit, Verbitterung, Rachegefühle) der ausscheidenden Mitarbeiterin bzw. des ausscheidenden Mitarbeiters einzugehen.

Digitale Umsetzung der Aufgaben des Offboardings

Eine Trennung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen stellt einen hohen administrativen Aufwand dar und umfasst vielfältige Themen, die es zu bedenken gibt. Damit der Überblick nicht verloren geht und möglichst keine Fehler passieren, die gravierende Folgen für das Unternehmen haben können, bietet sich eine HR-Software an, die die notwendigen Handlungsschritte bereits darstellt und in der auch bestimmte Aufgaben direkt digital erledigt werden können.

Mögliche digitale Aspekte im Offboarding sind die Personalakte der Mitarbeiter, in der direkt erstellte Arbeitszeugnisse und Abmahnungs- oder Kündigungsschreiben hinterlegt werden können sowie Tools zur Kontaktpflege oder ein Talent Pool von ehemaligen Mitarbeitern. Des Weiteren ermöglicht die HR-Software einen Überblick über Stundensaldos und Urlaubsansprüche, die es bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu klären gilt und unterstützt die korrekte Umsetzung der Aufbewahrungspflichten.

Die besten Bücher zur Personaltrennung und zum Offboarding