Tool: Test Talentmanagement
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In Deutschland werden pro Jahr mehr als 30.000 Prozesse vor den Arbeitsgerichten allein aufgrund von Streitigkeiten über die Formulierung und Ausgestaltung von Arbeitszeugnissen geführt. Daher ist es wichtig, zu wissen, welche Aussagen der Ausstellende im Arbeitszeugnis treffen muss und wie er diese zu formulieren hat. Dabei steht der Ausstellende in einem Konflikt zwischen den beiden obersten Prinzipien der Arbeitszeugnis Formulierung, der Wahrheitspflicht und der Pflicht, das Zeugnis wohlwollend zu formulieren.
Aufgrund dieses Konflikts hat sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt, die viele bereits als 'Geheimcode' bezeichnen. Es ist von entscheidender Bedeutung, welche (formalen) Anforderungen an ein Zeugnis gestellt werden und wie es formuliert sein muss, um vor Arbeitsgerichten und aus Arbeitnehmersicht bei der nächsten Bewerbung bestehen zu können.
Soll ein Arbeitszeugnis formuliert werden, stellt sich die Frage, welche Angaben es enthalten muss. Hierbei muss man zwischen den beiden Arten eines Zeugnisses unterscheiden:
Fordert ein Angestellter für seine nächste Bewerbung ein Arbeitszeugnis, stellt sich die Frage, ob ein einfaches Arbeitszeugnis ausreicht oder ob ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt werden sollte. In einem einfachen Arbeitszeugnis dürfen keine wertenden Formulierungen des Mitarbeiters verortet werden. Für eine Bewerbung ist ein einfaches Arbeitszeugnis daher nicht aussagekräftig genug, da es lediglich Formulierungen zu Person sowie zu Art und Dauer der Tätigkeiten enthält.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hingegen beinhaltet eine genaue Beurteilung des Verhaltens und der erbrachten Leistung. Anhand der Formulierungen lässt sich genau ablesen, wie der Angestellte seine Arbeit verrichtet hat und seinen Kollegen gegenübertrat. Als einziges Dokument, was der Bewerber nicht selbst verfasst hat, bieten qualifizierte Arbeitszeugnisse die Möglichkeit, einen tiefergehenden Eindruck vom Bewerber zu bekommen.
Hiervon zu unterscheiden ist das sog. Zwischenzeugnis. Dieses steht nicht im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, entspricht aber im Wesentlichen dem endgültigen Arbeitszeugnis. Das Zwischenzeugnis sollte (wenn nicht bereits abgeschlossene Sachverhalte beschrieben werden) im Präsens verfasst werden, da das Arbeitsverhältnis weiterhin besteht und die Leistung des ehemaligen Mitarbeiters weiterhin erbracht werden.
Gibt es einen wichtigen Grund, kann der Mitarbeiter statt eines Arbeitszeugnisses ein Zwischenzeugnis einfordern. Einen rechtlichen Anspruch darauf hat er jedoch nicht. Für ein Zwischenzeugnis gilt der gleiche Geheimcode wie für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auch. Die Formulierungen geben Auskunft über die Qualität der erbrachten Arbeit und des Verhaltens. Ein Zwischenzeugnis gibt jedoch immer einen Ist-Zustand wieder und sollte auch dem entsprechend formuliert sein.
Einen gesetzlichen Anspruch aus § 109 GewO auf Ausstellung eines Zwischenzeugnisses hat der Arbeitnehmer nicht. Dieser ergibt sich aus tariflichen Vorschriften, wie z.B. § 35 Abs. 2 TVöD. Aus diesem Anspruch, der direkt nur für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes gilt, kann ein Grundsatz hergeleitet werden, wonach der Arbeitgeber eine vertragliche Nebenpflicht hat, dem Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis auszustellen, wenn dieser einen triftigen und anzuerkennenden Grund vorträgt.
Mögliche Gründe für die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses
Ganz zum Anfang stellt sich die Frage, wer Anspruch auf die Arbeitszeugnis Ausstellung hat und woher sich dieser Anspruch angibt. Der Anspruchsberechtigte hat dabei die Wahl zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis, wobei letzteres nur ausgestellt werden muss, wenn der Arbeitnehmende dies ausdrücklich wünscht. Der Anspruch auf ein Zeugnis entsteht nicht erst am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, sondern bereits mit Kündigungszugang, da der Arbeitnehmende das Zeugnis für die anstehende Stellensuche benötigt (BAG, 27.2.1987 – 5 AZR 710/85).
Für den Arbeitgeber ergibt sich die Pflicht auf Ausstellung eines Zeugnisses aus § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung.
Für jede Zeugniserstellung gelten drei Grundsätze (hierzu BAG, 16.10.2007 – 9 AZR 352/07, Rn. 14 sowie BAG, 21.6.2005 – 9 AZR 352/04, Rn. 24):
Ansprüche können verjähren. Für die Verjährung des Zeugnisanspruches sind keine besonderen Vorschriften vorhanden. Daher kommt hier die allgemeine Verjährungsregel des § 195 BGB zur Anwendung. Danach verjähren Ansprüche auf Arbeitszeugnisse nach drei Jahren, wobei der Beginn der Verjährungsfrist erst mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Kündigt ein Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag zum 31.3.2011, beginnt die Frist erst am 01.01.2012 zu laufen und endet nach Ablauf des dritten Kalenderjahres, also am 31.12.2014.
Auch kann der Anspruch auf Zeugniserteilung verwirkt werden und damit nicht mehr durchzusetzen sein. Hierzu muss der Arbeitnehmer seinen Anspruch über längere Zeit nicht ausgeübt haben und damit beim Arbeitgeber die Überzeugung hervorgerufen haben, er werde sein Recht nicht mehr ausüben. Hierauf muss sich der Arbeitgeber eingerichtet haben, wodurch ihm die Zeugniserstellung nicht mehr zumutbar ist (BAG, 16.10.2007 – 9 AZR 248/07).
Kommt es zum Rechtsstreit über ein Arbeitszeugnis, weil der ehemalige Arbeitnehmer sich für die Bewerbung bei einem anderen Arbeitgeber durch das Arbeitszeugnis benachteiligt sieht, wird der Richter/die Richterin zunächst überprüfen, ob der Arbeitgeber alle äußeren Formalien eingehalten. Daher ist zu untersuchen, welche formalen Anforderungen an ein Arbeitszeugnis zu stellen sind.
Weitere Anforderungen:
Das Zeugnis muss schriftlich auf Firmenpapier erteilt werden, d.h. die elektronische Ausstellung (z.B. per E-Mail) ist gesetzlich ausgeschlossen. Das Zeugnis muss von einem ranghöheren Vorgesetzten handschriftlich unterschrieben werden. Dies kann ein Geschäftsführer, ein Prokurist, Personalleiter o.ä. sein. Auch eine Übertragung auf die Personalabteilung ist möglich.
Schwierigkeiten ergeben sich, wenn der Betrieb in Insolvenz fällt oder auf ein anderes Unternehmen übergeht.
Wird das Arbeitsverhältnis vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens beendet, besteht der Zeugnisanspruch weiterhin gegen den Arbeitgeber. Sobald der Insolvenzverwalter bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens die Verfügungsbefugnis (vgl. § 80 Abs. 1 InsO) übernimmt, besteht ein Anspruch nur noch gegen den Insolvenzverwalter (weiter hierzu, Stiller, „Der Zeugnisanspruch in der Insolvenz des Arbeitgebers“, NZA 2005, 330 ff.).
Bestehen Arbeitsverhältnisse nach einem Betriebsübergang fort (vgl. § 613 a Abs. 1 BGB), richtet sich der Anspruch gegen den neuen Eigentümer des Unternehmens.
Der Arbeitgeber hat grundsätzlich keine Pflicht, dem Arbeitnehmer das Zeugnis zum Zwecke der Bewerbung bei einem anderen Arbeitgeber an dessen Wohnort zu senden, man spricht hier von einer Holschuld, d.h. der Arbeitnehmer muss das Zeugnis abholen (vgl. BAG, 08.03.1995 – 5 AZR 848/93).
Umstritten war lange, ob der Arbeitgeber das Zeugnis knicken darf, damit es beispielsweise in einen Briefumschlag passt. Das LAG Hamburg (LAG Hamburg, 07.09.1993 – 7 TA 7/93) entschied, dass ein geknicktes Arbeitszeugnis ein Geheimcode darstelle, der darauf hinweisen solle, dass der Arbeitnehmer Hausverbot erteilt bekomme hätte und eine Übergabe des Zeugnisses daher unmöglich wäre. Dieser Argumentation trat das BAG entgegen und erlaubte es Arbeitgebern das Zeugnis zu knicken, solange der Arbeitnehmer das Zeugnis ohne Schwärzungen kopieren und für spätere Bewerbungen verwenden könne (vgl. BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).
In der Praxis hat sich ein bestimmter Zeugnisaufbau durchgesetzt, der auch gerichtliche bestätigt ist und den man jedem (qualifizierten) Arbeitszeugnis zugrunde legen sollte (vgl. LAG Hamm, 27.02.1997 – 4 Sa 1691/96, NZA-RR 1998, 151):
Im Allgemeinen sollte ein Arbeitszeugnis auf jeden Mitarbeiter passgenau zugeschnitten werden. Für ein einfaches Arbeitszeugnis gibt es verschiedene Muster, die jedoch alle die gleichen Inhalte verarbeiten. Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis ist die Zahl der Beispiele deutlich höher. Im Internet ist hierfür eine Vielzahl von Vorlagen für qualifizierte Arbeitszeugnisse verfügbar, an welchen man sich orientieren kann. Besonders im Hinblick auf die Arbeitszeugnis-Formulierungen sind solche Muster hilfreich und können beim Schreiben und Verstehen des Arbeitszeugnis-Geheimcodes helfen. Dennoch sollten solche Muster-Arbeitszeugnisse nur Anreize bieten und nicht komplett übernommen werden.
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Die Zeugnissprache, die sich für die Beurteilung in qualifizierten Arbeitszeugnissen herausgebildet hat, unterliegt bestimmten Mustern. Formulierungen, die im Zusammenhang mit "außerordentlich", "stets" oder "besonders" stehen, verweisen auf ein gutes Arbeitszeugnis. Gesteigert werden diese Arbeitszeugnis-Formulierungen nur noch durch "übertroffene hohe Erwartungen" o. Ä. Hier verbirgt sich hinter der geheimen Zeugnisformulierung auch tatsächlich das Prädikat "Sehr gut".
Vorsicht ist geboten bei Zeugnisformulierungen wie "entsprachen den Anforderungen" oder "zu unserer Zufriedenheit". Hiermit macht der Verfasser deutlich klar, dass dieser mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden war. Die vermeintlich positive Formulierung im Arbeitszeugnis täuscht über die schlecht erbrachte Leistung hinweg.
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Note |
Muster |
sehr gut |
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gut |
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befriedigend |
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ausreichend |
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mangelhaft |
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ungenügend |
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Eine Übertragung der Schlagwörter (stets, zur vollsten Zufriedenheit etc.) auf die anderen Bewertungen ist möglich.
Wie bereits oben angedeutet, befindet sich der Arbeitgeber bei der Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses in einem Widerstreit zwischen dem Wahrheitsprinzip und der Pflicht, eine möglichst wohlwollende Beurteilung im Sinne des Arbeitnehmers für dessen weitere Bewerbung abzugeben. Im Zweifel ist dem Wahrheitsprinzip Vorrang zu gewähren.
Um diesen Konflikt zu lösen, bedienen sich die Zeugnisersteller mittlerweile einer eigenen Sprache. Diese darf allerdings nicht dazu führen, dass hieraus bereits ein Geheimcode wird und damit gegen den Grundsatz der Zeugnisklarheit verstößt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut wird, welche Inhalte vorhanden sein müssen und vor allem, wie man die Arbeit des ehemaligen Mitarbeiters so beschreibt, dass dieser mit dem Zeugnis zufrieden ist und der nächste Arbeitgeber die (negativen) Informationen verstehen und verarbeiten kann.
Der erfahrene Chef kann anhand der Formulierungen in einem qualifizierten Arbeitszeugnis sofort Rückschlüsse auf das Arbeitsverhalten des Bewerbers ziehen. Ein gutes Arbeitszeugnis ist für eine erfolgreiche Bewerbung unerlässlich und daher sollte genau darauf geachtet werden, welche wirkliche Bedeutung das Arbeitszeugnis hat.
Der Arbeitszeugnis-Geheimcode beinhaltet verschiedene Formulierungen, die das Wohlwollen eines, im Schreiben von qualifizierten Arbeitszeugnissen ungeübten Chefs gegenüber seinem Angestellten ausdrücken sollen, aber eigentlich das Gegenteil meinen. Viele vermeintlich positive Floskeln spiegeln tatsächlich Negatives wider.
Sollte der Geheimcode des Arbeitszeugnisses nichts Gutes aussagen und nicht der Wirklichkeit entsprechen, kann Nachbesserung eingefordert werden. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf ein qualifiziertes Zeugnis, dass der Wahrheit entspricht, klar formuliert und wohlgemeint ist.
Ein Arbeitszeugnis sollte möglichst umfassend die Leistungen und das Verhalten des Kollegen darstellen, so dass sich ein verständiger Dritte einen guten Eindruck verschaffen kann. Es gibt allerdings auch einige Punkte, die in keinem Fall oder nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers im Arbeitszeugnis genannt werden dürfen:
Gegenüber dem Arbeitnehmer kann sich der Arbeitgeber aus folgenden Punkten schadensersatzpflichtig machen:
Dem Arbeitnehmer muss allerdings aufgrund des Verhaltens des Arbeitgebers ein Schaden entstanden sein, also ein Verdienstausfall. Auch gegenüber dem neuen Arbeitgeber kann sich der Zeugnisersteller nach § 826 BGB schadensersatzpflichtig machen. Dies kommt dann in Betracht, wenn er zumindest bedingt vorsätzlich falsche Angaben gemacht hat und der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer aufgrund des falschen sehr guten Zeugnisses eingestellt hat und ihm daraufhin ein Schaden entsteht.
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