Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis - Was bedeutet der Geheimcode?

Alles was Sie über ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wissen müssen

In Deutschland werden pro Jahr mehr als 30.000 Prozesse vor den Arbeitsgerichten allein aufgrund von Streitigkeiten über die Formulierung und Ausgestaltung von Arbeitszeugnissen geführt. Daher ist es wichtig, zu wissen, welche Aussagen der Ausstellende im Arbeitszeugnis treffen muss und wie er diese zu formulieren hat. Dabei steht der Ausstellende in einem Konflikt zwischen den beiden obersten Prinzipien der Arbeitszeugnis Formulierung, der Wahrheitspflicht und der Pflicht, das Zeugnis wohlwollend zu formulieren.

Aufgrund dieses Konflikts hat sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt, die viele bereits als 'Geheimcode' bezeichnen. Es ist von entscheidender Bedeutung, welche (formalen) Anforderungen an ein Zeugnis gestellt werden und wie es formuliert sein muss, um vor Arbeitsgerichten und aus Arbeitnehmersicht bei der nächsten Bewerbung bestehen zu können.

Definition: Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Soll ein Arbeitszeugnis formuliert werden, stellt sich die Frage, welche Angaben es enthalten muss. Hierbei muss man zwischen den beiden Arten eines Zeugnisses unterscheiden:

• Einfaches Arbeitszeugnis: Enthält nur Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Wird auf Wunsch des ehemaligen Angestellten ausgestellt und enthält neben der Art und Dauer, auch Angaben über die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers.

> Einfaches Arbeitszeugnis

Fordert ein Angestellter für seine nächste Bewerbung ein Arbeitszeugnis, stellt sich die Frage, ob ein einfaches Arbeitszeugnis ausreicht oder ob ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt werden sollte. In einem einfachen Arbeitszeugnis dürfen keine wertenden Formulierungen des Mitarbeiters verortet werden. Für eine Bewerbung ist ein einfaches Arbeitszeugnis daher nicht aussagekräftig genug, da es lediglich Formulierungen zu Person sowie zu Art und Dauer der Tätigkeiten enthält.

> Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hingegen beinhaltet eine genaue Beurteilung des Verhaltens und der erbrachten Leistung. Anhand der Formulierungen lässt sich genau ablesen, wie der Angestellte seine Arbeit verrichtet hat und seinen Kollegen gegenübertrat. Als einziges Dokument, was der Bewerber nicht selbst verfasst hat, bieten qualifizierte Arbeitszeugnisse die Möglichkeit, einen tiefergehenden Eindruck vom Bewerber zu bekommen.

> Zwischenzeugnis

Hiervon zu unterscheiden ist das sog. Zwischenzeugnis. Dieses steht nicht im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, entspricht aber im Wesentlichen dem endgültigen Arbeitszeugnis. Das Zwischenzeugnis sollte (wenn nicht bereits abgeschlossene Sachverhalte beschrieben werden) im Präsens verfasst werden, da das Arbeitsverhältnis weiterhin besteht und die Leistung des ehemaligen Mitarbeiters weiterhin erbracht werden.

Gibt es einen wichtigen Grund, kann der Mitarbeiter statt eines Arbeitszeugnisses ein Zwischenzeugnis einfordern. Einen rechtlichen Anspruch darauf hat er jedoch nicht. Für ein Zwischenzeugnis gilt der gleiche Geheimcode wie für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auch. Die Formulierungen geben Auskunft über die Qualität der erbrachten Arbeit und des Verhaltens. Ein Zwischenzeugnis gibt jedoch immer einen Ist-Zustand wieder und sollte auch dem entsprechend formuliert sein.

Einen gesetzlichen Anspruch aus § 109 GewO auf Ausstellung eines Zwischenzeugnisses hat der Arbeitnehmer nicht. Dieser ergibt sich aus tariflichen Vorschriften, wie z.B. § 35 Abs. 2 TVöD. Aus diesem Anspruch, der direkt nur für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes gilt, kann ein Grundsatz hergeleitet werden, wonach der Arbeitgeber eine vertragliche Nebenpflicht hat, dem Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis auszustellen, wenn dieser einen triftigen und anzuerkennenden Grund vorträgt.

Mögliche Gründe für die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses

• das Arbeitsverhältnis wird für längere Zeit unterbrochen (Elternzeit, Freiwilligendienst)
• Erhebliche Änderung der Arbeitszeit (z.B. Wechsel von Voll- zu Teilzeit).
• der Vorgesetzte des Arbeitnehmers wechselt die Stelle
• der Arbeitgeber stellt die Kündigung in Aussicht
• der Arbeitnehmer wechselt die Stelle
• Insolvenz des Unternehmens
• Betriebsübergang

Pflicht und Anspruch auf das Arbeitszeugnis

Ganz zum Anfang stellt sich die Frage, wer Anspruch auf die Arbeitszeugnis Ausstellung hat und woher sich dieser Anspruch angibt. Der Anspruchsberechtigte hat dabei die Wahl zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis, wobei letzteres nur ausgestellt werden muss, wenn der Arbeitnehmende dies ausdrücklich wünscht. Der Anspruch auf ein Zeugnis entsteht nicht erst am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, sondern bereits mit Kündigungszugang, da der Arbeitnehmende das Zeugnis für die anstehende Stellensuche benötigt (BAG, 27.2.1987 – 5 AZR 710/85).

Für den Arbeitgeber ergibt sich die Pflicht auf Ausstellung eines Zeugnisses aus § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung.

Anspruch auf Arbeitszeugnisse:

• Für arbeitnehmerähnliche Personen (Heimarbeiter, Handelsvertreter, Fremdgeschäftsführer einer GmbH) ergibt sich ein Anspruch aus § 630 BGB. Da alle Vorschriften im Wesentlichen den gleichen Wortlaut haben, wird im Folgenden nur noch auf § 109 GewO Bezug genommen.
• Für Auszubildende ergibt sich der Anspruch hingegen aus § 16 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz (BBiG).
• Eine Besonderheit gilt für Leiharbeitnehmende. Diese sind bei einer Verleihfirma angestellt, jedoch im Betrieb des Entleihers eingegliedert. Ein Zeugnis können sie nur von der Verleihfirma verlangen. Hier ist davon auszugehen, dass dem Entleiher eine Pflicht zukommt, dem verleihenden Betrieb alle zur Zeugniserstellung notwendigen Unterlagen und Informationen zur Verfügung zu stellen.

Grundsätze der Zeugniserstellung

Für jede Zeugniserstellung gelten drei Grundsätze (hierzu BAG, 16.10.2007 – 9 AZR 352/07, Rn. 14 sowie BAG, 21.6.2005 – 9 AZR 352/04, Rn. 24):

Kann der Anspruch auf ein Zeugnis verjähren oder verwirkt werden?

Ansprüche können verjähren. Für die Verjährung des Zeugnisanspruches sind keine besonderen Vorschriften vorhanden. Daher kommt hier die allgemeine Verjährungsregel des § 195 BGB zur Anwendung. Danach verjähren Ansprüche auf Arbeitszeugnisse nach drei Jahren, wobei der Beginn der Verjährungsfrist erst mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Kündigt ein Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag zum 31.3.2011, beginnt die Frist erst am 01.01.2012 zu laufen und endet nach Ablauf des dritten Kalenderjahres, also am 31.12.2014.

Auch kann der Anspruch auf Zeugniserteilung verwirkt werden und damit nicht mehr durchzusetzen sein. Hierzu muss der Arbeitnehmer seinen Anspruch über längere Zeit nicht ausgeübt haben und damit beim Arbeitgeber die Überzeugung hervorgerufen haben, er werde sein Recht nicht mehr ausüben. Hierauf muss sich der Arbeitgeber eingerichtet haben, wodurch ihm die Zeugniserstellung nicht mehr zumutbar ist (BAG, 16.10.2007 – 9 AZR 248/07).

Formale Anforderungen an das Arbeitszeugnis

Kommt es zum Rechtsstreit über ein Arbeitszeugnis, weil der ehemalige Arbeitnehmer sich für die Bewerbung bei einem anderen Arbeitgeber durch das Arbeitszeugnis benachteiligt sieht, wird der Richter/die Richterin zunächst überprüfen, ob der Arbeitgeber alle äußeren Formalien eingehalten. Daher ist zu untersuchen, welche formalen Anforderungen an ein Arbeitszeugnis zu stellen sind.

Ein Arbeitszeugnis muss enthalten:

• Dauer der Beschäftigung
• vollständiger Name des Arbeitnehmers
• genaue Firmenbezeichnung des Arbeitgebers
• Ort und Zeitpunkt der Ausstellung des Zeugnisses
• auf Wunsch Geburtstag und Anschrift
• Vertretungsverhältnisse im ausstellenden Betrieb (Geschäftsführer, Personalverantwortlicher etc.)

Weitere Anforderungen:

Das Zeugnis muss schriftlich auf Firmenpapier erteilt werden, d.h. die elektronische Ausstellung (z.B. per E-Mail) ist gesetzlich ausgeschlossen. Das Zeugnis muss von einem ranghöheren Vorgesetzten handschriftlich unterschrieben werden. Dies kann ein Geschäftsführer, ein Prokurist, Personalleiter o.ä. sein. Auch eine Übertragung auf die Personalabteilung ist möglich.

Schwierigkeiten ergeben sich, wenn der Betrieb in Insolvenz fällt oder auf ein anderes Unternehmen übergeht.

Wird das Arbeitsverhältnis vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens beendet, besteht der Zeugnisanspruch weiterhin gegen den Arbeitgeber. Sobald der Insolvenzverwalter bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens die Verfügungsbefugnis (vgl. § 80 Abs. 1 InsO) übernimmt, besteht ein Anspruch nur noch gegen den Insolvenzverwalter (weiter hierzu, Stiller, „Der Zeugnisanspruch in der Insolvenz des Arbeitgebers“, NZA 2005, 330 ff.).

Bestehen Arbeitsverhältnisse nach einem Betriebsübergang fort (vgl. § 613 a Abs. 1 BGB), richtet sich der Anspruch gegen den neuen Eigentümer des Unternehmens.

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich keine Pflicht, dem Arbeitnehmer das Zeugnis zum Zwecke der Bewerbung bei einem anderen Arbeitgeber an dessen Wohnort zu senden, man spricht hier von einer Holschuld, d.h. der Arbeitnehmer muss das Zeugnis abholen (vgl. BAG, 08.03.1995 – 5 AZR 848/93).

Umstritten war lange, ob der Arbeitgeber das Zeugnis knicken darf, damit es beispielsweise in einen Briefumschlag passt. Das LAG Hamburg (LAG Hamburg, 07.09.1993 – 7 TA 7/93) entschied, dass ein geknicktes Arbeitszeugnis ein Geheimcode darstelle, der darauf hinweisen solle, dass der Arbeitnehmer Hausverbot erteilt bekomme hätte und eine Übergabe des Zeugnisses daher unmöglich wäre. Dieser Argumentation trat das BAG entgegen und erlaubte es Arbeitgebern das Zeugnis zu knicken, solange der Arbeitnehmer das Zeugnis ohne Schwärzungen kopieren und für spätere Bewerbungen verwenden könne (vgl. BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).

Aufbau und Inhalt des qualifizierten Arbeitszeugnisses

In der Praxis hat sich ein bestimmter Zeugnisaufbau durchgesetzt, der auch gerichtliche bestätigt ist und den man jedem (qualifizierten) Arbeitszeugnis zugrunde legen sollte (vgl. LAG Hamm, 27.02.1997 – 4 Sa 1691/96, NZA-RR 1998, 151):

Muster für ein einfaches und ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

Im Allgemeinen sollte ein Arbeitszeugnis auf jeden Mitarbeiter passgenau zugeschnitten werden. Für ein einfaches Arbeitszeugnis gibt es verschiedene Muster, die jedoch alle die gleichen Inhalte verarbeiten. Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis ist die Zahl der Beispiele deutlich höher. Im Internet ist hierfür eine Vielzahl von Vorlagen für qualifizierte Arbeitszeugnisse verfügbar, an welchen man sich orientieren kann. Besonders im Hinblick auf die Arbeitszeugnis-Formulierungen sind solche Muster hilfreich und können beim Schreiben und Verstehen des Arbeitszeugnis-Geheimcodes helfen. Dennoch sollten solche Muster-Arbeitszeugnisse nur Anreize bieten und nicht komplett übernommen werden.

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Das bedeuten die Formulierungen im Arbeitszeugnis

Die Zeugnissprache, die sich für die Beurteilung in qualifizierten Arbeitszeugnissen herausgebildet hat, unterliegt bestimmten Mustern. Formulierungen, die im Zusammenhang mit "außerordentlich", "stets" oder "besonders" stehen, verweisen auf ein gutes Arbeitszeugnis. Gesteigert werden diese Arbeitszeugnis-Formulierungen nur noch durch "übertroffene hohe Erwartungen" o. Ä. Hier verbirgt sich hinter der geheimen Zeugnisformulierung auch tatsächlich das Prädikat "Sehr gut".

Vorsicht ist geboten bei Zeugnisformulierungen wie "entsprachen den Anforderungen" oder "zu unserer Zufriedenheit". Hiermit macht der Verfasser deutlich klar, dass dieser mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden war. Die vermeintlich positive Formulierung im Arbeitszeugnis täuscht über die schlecht erbrachte Leistung hinweg.

Erfahren Sie mehr zum Thema Formulierung Arbeitszeugnis.

Eine Übertragung der Schlagwörter (stets, zur vollsten Zufriedenheit etc.) auf die anderen Bewertungen ist möglich.

Der Arbeitszeugnis Geheimcode

Wie bereits oben angedeutet, befindet sich der Arbeitgeber bei der Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses in einem Widerstreit zwischen dem Wahrheitsprinzip und der Pflicht, eine möglichst wohlwollende Beurteilung im Sinne des Arbeitnehmers für dessen weitere Bewerbung abzugeben. Im Zweifel ist dem Wahrheitsprinzip Vorrang zu gewähren.

Um diesen Konflikt zu lösen, bedienen sich die Zeugnisersteller mittlerweile einer eigenen Sprache. Diese darf allerdings nicht dazu führen, dass hieraus bereits ein Geheimcode wird und damit gegen den Grundsatz der Zeugnisklarheit verstößt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut wird, welche Inhalte vorhanden sein müssen und vor allem, wie man die Arbeit des ehemaligen Mitarbeiters so beschreibt, dass dieser mit dem Zeugnis zufrieden ist und der nächste Arbeitgeber die (negativen) Informationen verstehen und verarbeiten kann.

Der erfahrene Chef kann anhand der Formulierungen in einem qualifizierten Arbeitszeugnis sofort Rückschlüsse auf das Arbeitsverhalten des Bewerbers ziehen. Ein gutes Arbeitszeugnis ist für eine erfolgreiche Bewerbung unerlässlich und daher sollte genau darauf geachtet werden, welche wirkliche Bedeutung das Arbeitszeugnis hat.

Der Arbeitszeugnis-Geheimcode beinhaltet verschiedene Formulierungen, die das Wohlwollen eines, im Schreiben von qualifizierten Arbeitszeugnissen ungeübten Chefs gegenüber seinem Angestellten ausdrücken sollen, aber eigentlich das Gegenteil meinen. Viele vermeintlich positive Floskeln spiegeln tatsächlich Negatives wider.

Sollte der Geheimcode des Arbeitszeugnisses nichts Gutes aussagen und nicht der Wirklichkeit entsprechen, kann Nachbesserung eingefordert werden. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf ein qualifiziertes Zeugnis, dass der Wahrheit entspricht, klar formuliert und wohlgemeint ist.

Was gehört nicht in ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis sollte möglichst umfassend die Leistungen und das Verhalten des Kollegen darstellen, so dass sich ein verständiger Dritte einen guten Eindruck verschaffen kann. Es gibt allerdings auch einige Punkte, die in keinem Fall oder nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers im Arbeitszeugnis genannt werden dürfen:

• Beendigungsgründe, selbst wenn das Arbeitsverhältnis fristlos gekündigt worden ist, darf dies nicht ausdrücklich im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Hier gibt aber der ungewöhnliche Kündigungstag (ordentliche Kündigung immer zum 15./30. Des Monats) einen Hinweis auf die außerordentliche Kündigung. Eine Ausnahme besteht, wenn der Arbeitnehmer es ausdrücklich wünscht, dass die Gründe aufgenommen werden
• Betriebsrats- und Sprecherausschusstätigkeit dürfen nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufgenommen werden. Eine Ausnahme wird hier allerdings zugelassen, wenn der Arbeitnehmer lange Zeit vor seinem Ausscheiden ausschließlich für den Betriebsrat tätig war und es dem Zeugnisaussteller deswegen unmöglich war, die Leistung im Betrieb selbst zu beurteilen (vgl. LAG Frankfurt am Main, 10.03.1977 – 6 Sa 779/76, DB 1978, 167)
•  Fehlzeiten dürfen nur erwähnt werden, wenn sie außer Verhältnis zur tatsächlichen Arbeitsleistung stehen, was angenommen wird, wenn sie etwa die Hälfte der gesamten Beschäftigungszeit ausmachen (vgl. LAG Chemnitz, 30.01.1996 – 5 Sa 996/95)
• Angebot des Arbeitgebers für weitere Nachfragen zur Verfügung zu stehen, weil dies gegen § 109 Abs. 2 S. 2 GewO verstoße (vgl. AG Herford, 01.04.2009 – 2 Ca 1502/08)
• Details über das Privatleben (Nebentätigkeiten, Sexualleben, Schwangerschaft etc.)
• Gewerkschaftsengagement
• Parteizugehörigkeit
• Einkommen
• Straftaten

Kann sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen?

Gegenüber dem Arbeitnehmer kann sich der Arbeitgeber aus folgenden Punkten schadensersatzpflichtig machen:

• § 286 BGB wegen Nichterfüllung, Nichterteilung oder verspäteter Erteilung des Arbeitszeugnisses (Verzug)
• § 280 BGB wegen unvollständiger oder unrichtiger Zeugniserteilung
• § 15 AGG wegen Erteilung eines Zeugnisses mit benachteiligenden Formulierungen.

Dem Arbeitnehmer muss allerdings aufgrund des Verhaltens des Arbeitgebers ein Schaden entstanden sein, also ein Verdienstausfall. Auch gegenüber dem neuen Arbeitgeber kann sich der Zeugnisersteller nach § 826 BGB schadensersatzpflichtig machen. Dies kommt dann in Betracht, wenn er zumindest bedingt vorsätzlich falsche Angaben gemacht hat und der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer aufgrund des falschen sehr guten Zeugnisses eingestellt hat und ihm daraufhin ein Schaden entsteht.

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