Personalsoftware

Einsatz von Personalsoftware

IT ist auf dem Vormarsch! Auch im Personalbereich!

Von A wie Assessment-Center bis Z wie Zielvereinbarung - das Angebot von HR-Software ist mittlerweile so vielfältig wie nie zuvor. Kaum ein Personalprozess kann heute nicht mit Hilfe von Softwareunterstützung realisiert werden.

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Mehr zum Thema HR Software

 

Aktuelle Softwarelösungen bieten ein beachtliches Spektrum an Funktionalitäten und Möglichkeiten, um personalwirtschaftliche Prozesse effizienter zu gestalten. Der Markt entwickelt sich dynamisch weiter, nicht zuletzt, weil neue Trends, wie beispielsweise der demografische Wandel und der einhergehende Fachkräftemangel oder die Nutzung von Social-Media-Netzwerken als Recruiting-Kanäle, stetig neue Anforderungen an die Softwareentwicklung stellen.

Neben spezialisierten Einzellösungen für zum Beispiel Recruiting, Personaleinsatzplanung oder Controlling, stehen auch Komplettlösungen für den gesamten HR-Prozess - von der Personalbeschaffung bis zur Personaltrennung - zur Verfügung. Trotzdem ist im HR-Bereich das Best-of-Breed-Konzept weit verbreitet. Dieses sagt aus, dass in der Personalwirtschaft individuelle Lösungen für die jeweiligen Teilbereiche einer Komplettlösung stets vorgezogen werden.

Was spricht für die Nutzung von Software zur Unterstützung der Personalarbeit im Unternehmen?

Personalsoftware kann in vielen Bereichen des Unternehmens einen Mehrwert generieren. Die Effizienz der Personalarbeit kann hierbei durch verschiedene Faktoren wesentlich gesteigert werden.

[e24spoiler title="Frei werdende Kapazitäten durch Zeiteinsparung" open="yes"]

Konkret bedeutet dies, dass die Zeit, die üblicherweise für die aufwendige Abwicklung von Prozessen im Personalwesen genutzt wird, nun für andere (strategische) Aufgaben frei wird.

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[e24spoiler title="Einbezug in Personalprozesse" open="no"]

Durch die Nutzung einer HR-Software können Mitarbeitende in zahlreiche Personalprozesse mit einbezogen werden. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist Employee Self Service. Dies bedeutet, dass Beschäftigte eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, pflegen oder Genehmigungsprozesse starten. Diese Mitgestaltung entlastet die Personalabteilung. Ebenso sorgen diesbezügliche Mitgestaltungsmöglichkeiten für Transparenz und gesteigerte Zufriedenheit in der Belegschaft.

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[e24spoiler title="Unternehmensinterne Kommunikation" open="no"]
Eine HR-Software kann die unternehmensinterne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, aber vor allem auch zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen, wesentlich erleichtern. Außerdem werden Kommunikationsprozesse hierdurch oft transparenter für die Belegschaft.

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[e24spoiler title="Gestaltung von Schnittstellen zu anderen Prozessen im Unternehmen" open="no"]

Softwarelösungen werden oft in Form verschiedener Module zur Verfügung gestellt. Wird eine Software für verschiedene Unternehmensbereiche genutzt, sind die Schnittstellen durch die einheitliche Anwendung einer entsprechenden Software oft leichter und effizienter zu gestalten.

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[e24spoiler title="Verfügbarkeit von Daten" open="no"]

Verfügbarkeit von Daten
Ob Kandidaten/innen-Pool in der Personalgewinnung, Einsatzpläne für die Personalplanung, Kennzahlen für das Personalcontrolling oder aber unternehmensinterne Wissensplattformen – nötige Informationen und Daten stehen unabhängig von Zeit und Raum zur Verfügung. Besonders in Punkto Zugriffsgeschwindigkeit bieten Softwarelösungen einen hohen Mehrwert.

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[e24spoiler title="Kennzahlen für Controlling und Reporting" open="no"]
Viele Softwarelösungen bieten Möglichkeiten zum Controlling für die schnelle Erfassung von Kennzahlen. Hierbei können ausführliche Berichte oft mit einem Knopfdruck erstellt werden. Dies spart Zeit und ermöglicht neben der Erfolgskontrolle eine Ableitung von entsprechenden Maßnahmen im Personalmanagement.

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Welche Barrieren bzw. Argumente gibt es, die gegen einen Einsatz von Software im Personalbereich sprechen?

[e24spoiler title="Hohe Kosten für Anschaffung und Service" open="yes"]

Ob Lizenzerwerb oder SaaS-Lösung, Softwareprodukte sind nach wie vor kostenintensiv. Für gute Module und Lösungen im Bereich E-Recruiting oder Talentmanagement müssen fünftstellige Eurosummen für die Anschaffung, Implementierung und den Betrieb in den ersten drei Jahren kalkuliert werden. Es ist wichtig, dass die Software den identifizierten Bedarf auf geeignete Art und Weise deckt. Denn nur wenn der entstehende Nutzen überwiegt, legitimiert dies die Kosten.

Tipp: Achten Sie bei dem Kauf einer Software darauf, wie teuer After-Sale-Services sind. Im Fall von SaaS-Lösungen sollte insbesondere geprüft werden, ob die fixen Gebühren alle anfallenden Dienste (Wartungsarbeiten, Updates, Funktionsprobleme) inkludieren.

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[e24spoiler title="Inkompatibilität zu bestehenden Systemen" open="no"]

Werden Softwarelösungen von verschiedenen Anbietern bezogen, kann es leicht dazu kommen, dass die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Abteilungen nicht mehr adäquat ablaufen können. Unter Umständen sind Abläufe und Prozesse aufgrund von Inkompatibilitäten sogar weniger effizient als zuvor. Weitere Folgen sind Doppelarbeiten durch Medienbrüche oder Übertragungsfehler.

Tipp: Um Inkompatibilitäten zu vermeiden, sollten Sie Anbieter prüfen, die über ein modulares System verfügen. Hierbei sollten auch Module berücksichtigt werden, die erst in Zukunft für Unternehmen interessant werden könnten.

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[e24spoiler title="Mangelnde Akzeptanz der Nutzenden im Personalbereich" open="no"]

Trotz der steigenden Nachfrage und dem großen Nutzen, den eine Personalsoftware bieten kann, ist eine Veränderung oft schwer. Manche Mitarbeiter/-innen mögen sich mit der Nutzung einer Software schwertun, weil diese die Prozesse zum Beispiel nicht auf die Art und Weise unterstützt, wie es gewünscht wird. Unklarheiten bei der Bedienung der Software können hinzukommen.

Tipp: Eine Bedarfsanalyse, die insbesondere die Wünsche und Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt, wirkt derartigen Hemmnissen entgegen. Außerdem sollte das Personal gut geschult werden. Prüfen Sie die Einführung, die Schulung und den begleitenden Service bei der Auswahl des Softwareanbieters. Eine feste Anlaufstelle für auftretende Probleme ist in diesem Kontext ebenfalls sehr hilfreich.

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[e24spoiler title="Angst vor Rationalisierung" open="no"]

Werden Zeit und Kapazitäten eingespart, kann dies einen Personalabbau nach sich ziehen. Diese Befürchtung ist aber als kontrovers anzusehen. Nicht zuletzt, weil es sich bei dem Output der Personalabteilung um eine Dienstleistung und nicht um ein maschinengefertigtes Produkt handelt. Die Arbeit der Personalverantwortlichen wird durch eine Software mehr erleichtert als ersetzt. Routineprozesse können effizienter abgewickelt werden. Der Personalbereich kann sich zunehmend den strategischen Fragen und Beratungsleistungen der Kunden aus den unterschiedlichen Abteilungen widmen.

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[e24spoiler title="Technisierung der Personalarbeit" open="no"]

Gerade im Bereich der Personalgewinnung und im Speziellen der Personaldiagnostik kann es durch die Einführung einer Software dazu kommen, dass der zwischenmenschliche Kontakt reduziert wird. Auch bei der Kommunikation unter Mitarbeitenden kann der persönliche Kontakt zu Kollegen/innen unter der digitalen Kommunikation leiden. Software sollte deshalb als Hilfsmittel gesehen werden. Jedoch ist der direkte menschliche Face-to-Face-Kontakt für eine gute Personalarbeit unabdingbar.

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Nützliche Tools

Das PERWISS-Team hat für Sie nützliche und praxisrelevante Online-Tools zu unterschiedlichen Themen des Gesundheitsmanagements getestet und daraus die "Orientierungshilfe 7 Online-Gesundheitsmanagement-Tools" zusammengestellt.

Kennzahlen E-Recruiting

Die Performance des betriebenen E-Recruitings messen zu können, ist besonders wichtig, um Effizienz und Effektivität der eigenen Maßnahmen zu gewährleisten. Wie in anderen Unternehmensbereichen gibt es auch für das E-Recruiting Kennzahlen, die dies ermöglichen.

Nutzen Sie das Tool "Kennzahl E-Recruiting", um

  • sich näher mit der Erfolgsmessung bzw. Kompetenzerfassung im Bereich E-Recruiting zu beschäftigen,
  • sich einen für Ihr Unternehmen geeigneten Kennzahlen-Mix unter Berücksichtigung von drei relevanten Bereichen zu erstellen oder
  • weitere, bisher unberücksichtigte Kennzahlen, in Ihren bestehenden Kennzahlen-Mix aufzunehmen und letztendlich
  • Effizienz und Effektivität Ihres E-Recruitings zu steigern.

Insgesamt spielen E-Recruiting Kennzahlen eine zentrale Rolle dabei, den gesamten Rekrutierungsprozess zu optimieren, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass die Personalbeschaffung den strategischen Zielen des Unternehmens gerecht wird.

Das vorliegende Tool beeinhaltet kosten-, zeit- und ergebnisbezogene Kennzahlen für das E-Recruiting. Für jede der 12 Kennzahlen finden Sie Hinweise zur Berechnung sowie Bemerkungen zu Ableitungen und Nutzen.

Jetzt "Kennzahlen E-Recruiting" kostenlos herunterladen!

Warum sind E-Recruiting Kennzahlen wichtig?


Effizienzsteigerung:

E-Recruiting Kennzahlen ermöglichen eine objektive Bewertung der Effizienz von Rekrutierungsprozessen. Durch die Analyse von Metriken, wie Time-to-Fill und Cost-per-Hire, kann die Effizienz gesteigert werden, indem unnötige Verzögerungen und Kosten identifiziert und minimiert werden.

Optimierung der Rekrutierungsstrategie:

Die Erhebung von Kennzahlen im E-Recruiting bietet die Möglichkeit, die Wirksamkeit unterschiedlicher Rekrutierungsstrategien zu vergleichen. Dies hilft, erfolgreiche Ansätze zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen, um die Effektivität zu steigern.

Qualitätssicherung:

Durch Kennzahlen, wie die Qualitätsbewertung der Bewerbungen, können Recruiter die Qualität der eingehenden Bewerbungen objektiv beurteilen. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Auswahlprozesse auf die Anforderungen der Position zugeschnitten sind.

Budgetoptimierung:

Die E-Recruiting-Kennzahlen, insbesondere der Cost-per-Hire, ermöglichen eine präzise Kontrolle der Rekrutierungsausgaben. Eine genaue Budgetplanung und -kontrolle wird dadurch ermöglicht, was gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten von entscheidender Bedeutung ist.

Beitrag zu Unternehmenszielen:

E-Recruiting Kennzahlen ermöglichen es, den Beitrag des Personalwesens zur Erreichung der Unternehmensziele deutlich zu machen. Dies ist insbesondere in Budget- und Strategiediskussionen hilfreich, da HR Analytics aufzeigen, welche Rekrutierungsmaßnahmen den höchsten Return on Investment bieten.

Jetzt "Kennzahlen E-Recruiting" kostenlos herunterladen!

Das Tool "Entscheidungshilfe E-Recruiting-Software" unterstützt Personalverantwortliche und Projektteams bei der Entscheidungsfindung für den Einsatz von E-Recruiting-Software und bei der Professionalisierung des Personalgewinnungsprozesses. 

Das Tool "Checkliste Einsatz von Personal-Software" hilft, HR-Software gezielt für Prozessverbesserungen auszuwählen und zu nutzen!

Die Checkliste stellt eine Entscheidungshilfe für die Auswahl der richtigen Personalsoftware und des passenden Softwareanbieters dar.

Interessante Studien

Wie weit ist Personalsoftware in Unternehmen verbreitet?

Eine erste Antwort auf diese Frage bietet eine Befragung der SoftSelect GmbH aus dem Jahr 2012, in der 6.000 Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum nach dem Einsatz von HR-Software befragt wurden. Hierbei wurden sowohl Industrieunternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitenden und Handelsunternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden als auch Dienstleistungsunternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern/-innen berücksichtigt. Die Stichprobengröße betrug 5.839.

Das Ergebnis der Befragung verdeutlicht die zunehmende Bedeutung von HR-Software:

  • In allen Unternehmen wird HR-Software für die Personalabrechnung genutzt.
  • Knapp 80 Prozent der Unternehmen bedienen sich an HR-Software in Punkto Reisekostenmanagement.
  • Softwarelösungen für die Verwaltung der Zeitwirtschaft werden von ca. 75 Prozent eingesetzt.
  • Etwa 60 Prozent der befragten Unternehmen unterstützen ihr allgemeines Personalmanagement mit entsprechenden Lösungen.
  • Das Bewerbermanagement läuft bei etwa 38 Prozent der Unternehmen mit Softwareunterstützung ab.
  • Etwa 37 Prozent nutzen ebenfalls Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung.
  • Elemente für das immer wichtiger werdende Personalcontrolling werden bereits von ca. 32 Prozent angewendet.
  • Im Bereich der Personalentwicklung greifen knapp 11 Prozent der befragten Unternehmen auf eine E-Learning-Software zurück.

Auf der Matchingplattform der SoftSelect GmbH hat sich die Anzahl der Softwareanbieter von 230 im Jahr 2009 auf aktuell 763 erhöht. Den Anbietermarkt beleuchten die alle zwei Jahre durchgeführten „SoftTrend Studien“ des Unternehmens. Im Jahr 2013 erschien die SoftTrend Studie 266. Betrachtet wurden im Rahmen der Studie 92 Anbieter mit insgesamt 121 Softwarelösungen. Die Studie verdeutlicht den Status Quo sowie Trends.

[e24spoiler title="Breites Angebot an Bezugsmöglichkeiten" open="yes"]

Die meisten Softwareanbieter bieten ihren Kunden neben dem meistgenutzten Lizenzverkauf mittlerweile auch Softwarelösungen als Service („Software as a Service“), kurz SaaS, an.

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[e24spoiler title="Branchenneutraler Kundenfokus" open="no"]

Der größte Teil der betrachteten Sofwarelösungen ist branchenneutral einsetzbar. Trotzdem gibt es auch viele Anbieter, die branchenspezifische Software am Markt haben. Die meisten Lösungen zielen hierbei auf große und mittelständische Unternehmen ab.

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[e24spoiler title="Vielfältige Einsatzgebiete" open="no"]

Es gibt immer mehr Gebiete in denen HR-Software zum Einsatz kommt. Neben den bereits genannten Gebieten Recruiting, Personaleinsatzplanung und Controlling, beinhalten viele Lösungen auch weitere Funktionen wie zum Beispiel Mitarbeiterportale, Workflow-Unterstützung oder Dokumentenmanagement an.

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Welche Lösungen für die Nutzung von Personalsoftware gibt es?

Grundsätzlich bieten sich für die Nutzung von HR-Software drei Wege an.

[tabs][tab title="Kauf bzw. Lizenzerwerb"]Der Softwarekauf ist die älteste Bezugsweise. Wie bereits erwähnt, wird diese Art des Bezugs nach wie vor häufig genutzt.

Vorteile:

  • Keine Abhängigkeit vom IT-Anbieter und dem Internet
  • Daten verbleiben im eigenen Unternehmen
  • Lizenz-Software ist oft gut individualisierbar
  • Wartungsvertrag mit Fehlerbehebung und Upgrades ist oft inkludiert

Nachteile:

  • Geeignete EDV-Umgebung muss vorhanden sein
  • Betrieb und Betreuung der Software müssen selbst übernommen werden
  • Aufgrund der Entwicklungsgeschwindigkeit können Hardwareerneuerungen erforderlich sein[/tab]

[tab title="Application Service Providing (ASP)"]Application Service Provider bieten ihren Kunden die Nutzung von Anwendungen über das Internet an. Der wesentliche Unterschied zum konventionellen Erwerb liegt damit darin, dass die Software nicht beim Kunden, sondern beim Anbieter installiert ist. Hierbei kann die Anwendung nur für jeweils einen Kunden genutzt werden. Für den IT-Dienstleister bedeutet das größeren (Kosten-)Aufwand, da er für jeden neuen Kunden einen neuen Server kaufen und bereitstellen muss.

Die Vor- und Nachteile eines ASP decken sich im Wesentlichen mit denen des SaaS-Modells[/tab]

[tab title="Software as a service (SaaS)"]Auch im Fall von Saas wird dem Nutzer/der Nutzerin die Softwarelösung über das Internet bereitgestellt. Doch gibt es einen wesentlichen Unterschied zu ASP-Lösungen. Der Nutzer/Die Nutzerin greift im Rahmen von SaaS auf eine plattformbasierte Lösung zu, auf die auch alle anderen Kunden zugreifen. Dies stellt auf Seiten des Anbieters eine große Vereinfachung dar, da hierdurch der kostenintensive Erwerb von Servern und der einhergehende Wartungsaufwand entfallen.

Tipp: Achten Sie bei SaaS-Software darauf, dass Sie nicht tatsächlich eine lizenzierte Standardlösung erwerben. Manche Anbieter versuchen ihre Lizenz-Software mit einem SaaS-Preismodell und der Bereitstellung über einen externen Server als SaaS-Lösung zu verkaufen.

Vorteile:

  • Geringe Anfangsinvestition
  • Schnelle Einsatzfähigkeit, durch den internetbasierten Zugriff
  • Softwarelösungen wird regelmäßig upgegradet
  • IT-Dienstleister ist zuständig für alle anfallenden Problemstellungen
  • Auslagerung an IT-Dienstleister ermöglicht Konzentration auf Kerngeschäft
  • Standortunabhängige (ubiquitäre) Nutzung

Nachteile:

  • Relativ hohe Standardisierung (wenn auch geringer als bei ASP-Lösungen)
  • Sensible Unternehmensdaten werden preisgegeben und extern gespeichert
  • Es besteht, in Bezug auf die Software, vollkommene Abhängigkeit vom IT-Dienstleister
  • Die Gebühren für SaaS-Lösungen sind zum Teil noch sehr hoch
  • Die zu entrichtenden Gebühren richten sich oft nach Anwendern/innen und Datenvolumen; die Entwicklung beider Größen vorauszusagen, ist nicht leicht[/tab]

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[box title="Wo kann ich mehr zum Thema erfahren?" title_color="#FFFFFF" box_color="#799a50"]

„Von der Personalsoftware zur Enterprise 2.0-Technologie" lautet der Titel eines Artikels, der im Magazin personal manager (06/2011) erschienen ist. Der Artikel beschäftigt sich mit der wachsenden Bedeutung von Web-2.0-Tools und Community-Plattformen für die Personalarbeit in Unternehmen. (2 Seiten im PDF-Format)

Auf hr-software.net finden Sie umfangreiche Listen von Softwareanbietern zu zahlreichen Bereichen des Personalwesens. Unter anderem Engeltabrechnung, Intranet, Talent Management, Training und Entwicklung und 360° Grad Feedback sind nur einige der angebotenen Themengebiete. Auch bietet die Webseite Demos und Trialversionen diverser Softwarelösungen.

Die Softwarematching-Plattform der SoftSelect GmbH bietet derzeit einen Pool von 748 Softwareanbietern. Eine kriteriengestützte Suche ermöglicht Ihnen, die für Sie passende Softwarelösung zu finden.

Auf sourceforge.net finden Sie eine Liste mit Open Source Software für die Personalarbeit. Die Software-Lösungen stehen zum kostenfreien Herunterladen zur Verfügung.

Auf it-bestenliste.de findet sich die von factory 42 veröffentlichte Liste der aktuellen „BEST OF-Lösungen Humand Resources". Auch werden Produkte mit diversen Auszeichnungen sowie die besten Produkte der letzten Jahre vorgestellt. (14 Seiten im PDF-Format)

KPA HR Management zeigt Ihnen mit „Simple Steps to Selecting HR Software", wie Sie in zehn einfachen Schritten die richtige Personalsoftware auswählen.

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