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Professionelle Moderation als wichtiger Erfolgsfaktor für Change Projekte und Routinebesprechungen

Fotolia 19955990 XSSport Moments - Fotolia.comWas Personalverantwortliche über Moderation wissen sollten?

Als ich Mitte der neunziger Jahre die Einführung von Gruppenarbeit in vielen Unternehmen begleitete, waren Flipchart und Pinnwand in vielen Unternehmen eine Rarität oder Luxusgut.

Die Vorzüge von Moderation in unterschiedlichen Kontexten, aber insbesondere bei der Begleitung von Veränderungsprojekten, waren zum damaligen Zeitpunkt entweder nicht bekannt oder wurden noch nicht ausreichend genutzt.


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Heute hat sich Moderation in Deutschland in unterschiedlichen Unternehmenskontexten etabliert und ist auch weitestgehend akzeptiert. Beigetragen haben dazu die Einführung und Umsetzung verschiedenster Konzepte. Dazu gehören beispielsweise:

  • Gruppen- bzw. Teamarbeit in produzierenden und indirekten Unternehmensbereichen (z. B. regelmäßige moderierte Gruppen),
  • Konzepte zur Beteiligung der Belegschaft an betrieblichen Veränderungen wie KVP-Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (z. B. moderierte KVP-Projektteams oder KVP-Problemlösegruppen),
  • Verbesserung des betrieblichen Qualitätsmanagements (z. B. Qualitätszirkel),
  • Aktivitäten im Rahmen der Einführung von betrieblichem Gesundheitsmanagement (z. B. Gesundheitszirkel) und
  • interdisziplinäre oder abteilungsübergreifende Projektarbeit (z. B. teamorientiertes Projektmanagement).

Moderierende sind also mittlerweile keine besonders exotische Spezies mehr. Sie können auf ein breites methodisches Handwerkszeug zurückgreifen. Jedoch gibt es immer noch eine Reihe von Potenzialen, die es beim Einsatz von interner oder auch externer Moderation zu erschließen gilt. Ebenso sind bei der praktischen Umsetzung von Moderation große Unterschiede sowohl im Verständnis von Moderation als auch in der methodischen Umsetzung vorhanden. Gründe genug, das Thema Moderation für Personalverantwortliche systematisch aufzuarbeiten.

Woher kommt die Moderationsmethode?

Moderation-3 27941347 XSMagnus - Fotolia.comDer lateinische Ursprung des Worts „moderieren“ ist „moderare“ (mäßigen). Die englische Variante „to moderate“ bedeutet ein Gespräch leiten. Die Wurzeln der heutigen Moderationsmethode wurden bereits vor ca. 50 Jahren im Zusammenhang mit sozialen Aufbruchinitiativen wie der 68er-Bewegung entwickelt. Moderation hatte in diesem Zusammenhang das Ziel, möglichst viele Personen an der Entwicklung neuer Lösungen und der Entscheidungsfindung zu beteiligen. Mit der verstärkten Einführung von Gruppenarbeit, teilautonomen Arbeitsgruppen und der Einführung von KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) Ende der 80er Jahre des vergangenen Jahrhunderts erlebte die Anwendung von Moderation einen wahren Aufschwung in deutschen Unternehmen. Mittlerweile sind der Einsatz von Moderation und Moderationstechniken in den meisten Veränderungsprojekten nicht mehr wegzudenken.

Welche Effekte bringt gute Moderation?

Die Effekte einer guten Moderation sind vielschichtig und variieren nach den unterschiedlichen Anwendungsfällen. Einige zentrale Effekte sind im Folgenden dargestellt.

Mehr Zeit und geringere Kosten: Zuallererst spart der Einsatz von Moderation Zeit und damit Kosten.

Fallbeispiel 1: In einem mittelständischen Unternehmen mit ca. 250 Beschäftigten, in dem meine Kolleginnen und ich Moderationstrainings durchgeführt haben, berechneten wir die aktuelle Anzahl und Dauer der Besprechungen. In einem weiteren Schritt ermittelten wir die durch Besprechungen erzeugten Personalkosten. Insgesamt errechneten wir in diesem Unternehmen jährliche Personalkosten, die in Besprechungen erzeugt werden, von 2,5 Millionen €. Kalkuliert man nur 10 Prozent an Verkürzung der Besprechungszeit durch den effektiven Einsatz von Moderation ein, so ergibt sich ein Einsparpotenzial von ca. 250.000,00 €/Jahr. In bestimmten Besprechungsformaten in diesem Unternehmen konnten die Besprechungszeiten sogar halbiert werden, sodass die tatsächliche Einsparung weitaus höher liegen sollte.

Mehr Ideen und größere Ideenvielfalt: Die Einbeziehung von Beschäftigten über Moderation erzeugt eine große Vielfalt an Ideen, benannten Problemen und Lösungen.

Fallbeispiel 2: In einem großen Logistikunternehmen begleitete ich die Einführung von Mitarbeiter-KVP im gewerblichen Bereich an mehreren bundesweiten Standorten. Innerhalb eines Jahres konnten weit über 500 Verbesserungsideen und Vorschläge durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in moderierten KVP-Besprechungen zusammengetragen und teilweise umgesetzt werden.

Verbesserung der Qualität der Lösungen: Durch die Betrachtung des Sachverhalts bzw. zu lösenden Problems aus unterschiedlichen Blickwinkeln bzw. Perspektiven entstehen häufig Lösungen, die qualitativ hochwertiger sind als Einzelexpertenlösungen. (Siehe auch Fallbeispiel 3).

Steigerung der Akzeptanz von Lösungen: Unter Moderation entwickelte und danach umgesetzte Lösungen, werden in der Regel besser akzeptiert. Die Beteiligten identifizieren sich mit „IHRER“ Lösung, sind stärker motiviert diese umzusetzen und „verteidigen“ diese gegen „Angriffe von außen“.

Fallbeispiel 3: In einem großen Maschinenbauunternehmen begleiteten eine Kollegin und ich die beteiligungsorientierte Reorganisation der Fertigung und Montage. In diesem Change Prozess moderierten wir verschiedene thematische Arbeitskreise. Ein Arbeitskreis beschäftigte sich mit der Anschaffung einer neuen Fertigungsmaschine. Dieser Arbeitskreis bestand aus Maschinenbedienern und Ingenieuren. Durch die Moderation gelang es einerseits eine „gemeinsame Sprache“ zwischen den Ingenieuren und gewerblichen Mitarbeitern zu finden. Andererseits konnten über diesen Weg systematisch die Ideen der Mitarbeitenden in den Auswahlprozess der Maschine einfließen. Bisher von den Ingenieuren nicht bedachte Sachverhalte verbesserten die so erzeugte Lösung.

Welche Anwendungsfelder gibt es für Moderation insbesondere im Unternehmenskontext?

Moderation-2 2818836 XSEarl Robbins - Fotolia.comDie Anwendungsbreite von Moderation ist sehr groß. Folgende wichtige Moderationsanlässe gibt es:

Strategiemoderation: Sicherlich eine der Königsdisziplinen der Moderation ist die Strategiemoderation. Hierzu gehören beispielsweise die Entwicklung von Leitbildern für Unternehmen sowie der Ableitung von strategischen Unternehmenszielen und strategischen Projekten bzw. Maßnahmen. Für Strategiemoderationen empfiehlt sich meist die Einbindung einer/s externen Moderatorin/s, da für die Strategiemoderation besondere Moderationswerkzeuge und -instrumente zum Einsatz kommen.

TIPP: Informieren Sie sich ausführlich zum Thema Strategieentwicklung auf der passenden Perwiss-Themenseite.

Moderation von Routinebesprechungen: Routinebesprechungen sind wiederkehrende Besprechungen in Bereichen, Abteilungen, Gruppen sowie bereichs- und abteilungsübergreifende Besprechungen. Diese folgen einem weitestgehend einheitlichen Ablaufplan. Routinebesprechungen werden intern moderiert. Bei Bedarf kann die Moderationsrolle wechseln oder bewusst abgegeben werden.

Moderation in (Change)Projekten als Teil von Prozessbegleitung: Im Rahmen von teambasierten Projektmanagementkonzepten sind ganz unterschiedliche Projektbesprechungsformate wie Kick-Off-Veranstaltungen, Projektteammeetings, Reviewworkshops usw. zu moderieren. Die Moderierenden sind in der Regel Mitglieder des Projektteams. Übernimmt die Projektleitung Moderationsaufgaben sollte auf eine Trennung zwischen der Rolle der Projektleitung und der Moderationsrolle geachtet werden. Bei besonders komplexen Projekten, bei besonders bedeutsamen Aufgabenstellungen oder auch bei Projekten, bei denen vielen unterschiedliche Interessengruppen involviert sind, empfiehlt sich die Einbeziehung einer externen Moderation.

TIPP: Nutzen Sie unser Tool „Die Fünf Change Instrumente“ als Ideengeber für spezielle Moderationsanlässe und Moderationssituationen!

Teammoderation: Teambuilding- und Teamentwicklungsprozesse können auf sehr verschiedene Art und Weise und in verschiedene Kontexten durch Moderation unterstützt werden. Einige Moderationsanlässe können durchaus teamintern moderiert werden (z. B. Vereinbarung von Teamzielen). Bei anderen Anlässen (z. B. Bewältigung von Teamkonflikten oder z. B. Klärung der Teamrollen) sollten exteren Moderierende zum Einsatz kommen.

Konfliktmoderation: Bei geringem Eskalationsgrad eines Konfliktes (siehe Eskalationsmodell nach Glasl) können Gruppen bei der Konfliktbewältigung unterstützt werden. Die in diesem Fall eingesetzten Moderierenden sollten auf keinen Fall am Konflikt beteiligt sein.

Welche Bedeutung hat Moderation für Personalverantwortliche?

Personalverantwortlichen kommt bei der erfolgreichen Umsetzung von Moderation im Unternehmen eine entscheidende Bedeutung zu.

Auswahl und Einsatz von externen Moderatorinnen und Moderatoren: In den meisten Unternehmen sind je nach Größe des Unternehmens die Personalleitungen selbst oder oftmals die Personalentwickler/innen für die Auswahl und Einbindung von externen Moderatorinnen und Moderatoren insbesondere für Strategiemoderation, Teammoderation und Konfliktmoderation verantwortlich. Mit ihrer Auswahl entscheiden sie maßgeblich über den Erfolg der geplanten Maßnahmen.

Auswahl von Trainerinnen bzw. Trainern für Moderationstrainings: Für einen Großteil der Moderationsanlässe bzw. Anwendungsfelder ist es sinnvoll, eigene Moderatorinnen und Moderatoren auszubilden, um dauerhaft internes Know-how aufzubauen. Hierzu zählen vor allem die Durchführung von Routine- oder Projektbesprechungen bzw. -workshops. Nach der Durchführung von Moderationstrainings sollten durch Personalverantwortliche flankierende Maßnahmen zur Etablierung des Erlernten im Unternehmen ergriffen werden. Die Organisation von Erfahrungsaustauschtreffen trägt ebenso zur nachhaltigen Umsetzung von Moderation bei.

Personalverantwortliche in der Moderationsrolle: Personalverantwortliche sind häufig Initiatoren/innen oder Promotoren/innen von Veränderungsprojekten. Insofern sollten sie selbst zumindest über das Basis-Moderationshandwerkszeug verfügen, um dies gezielt in eigenen oder unternehmensweiten Veränderungsprojekten einsetzen zu können. Gegenwärtig werden beispielsweise in sehr vielen Unternehmen beteiligungsorientierte Projekte zur Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements unter Federführung der Personalabteilung durchgeführt. Weitere Themen der Personalabteilung, die interdisziplinär bearbeitet werden sollten und sich damit für den Einsatz von Moderation durch die Personalabteilung eignen, sind Ausbildungsmarketing, Wissensmanagement, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), betriebliches Vorschlagswesen u.v.a.m. Weiterhin sind Personaler/innen in vielen Fällen als Konfliktmoderatoren/innen insofern prädesdiniert, als das sie eine neutrale Rolle einnehmen.

Für welche Fälle ist der Einsatz von externen Moderatorinnen und Moderatoren besonders zu empfehlen?

Moderation 4Fotolia.comProfessionelle, externe Moderatorinnen und Moderatoren verfügen über zwei ganz wesentliche Vorzüge gegenüber einer internen Moderation.

Neutralität: Externe Moderatoren/innen haben kein Interesse an einer bestimmten Lösung, sind nicht Teil des Systems und werden daher als neutrale Dritte empfunden und im Allgemeinen von den verschiedenen Beteiligten akzeptiert.

Methodensicherheit und -vielfalt: Externe Moderatoren/innen verfügen über ein breites Portfolio an Moderationstechniken und -werkzeugen, die sie für den speziellen Anwendungsfall gezielt auswählen und sicher anwenden. Dabei gilt es nicht besonders viele und komplizierte Werkzeuge, sondern die passenden zu nutzen. Die unterschiedlichen Techniken und Werkzeuge haben sie bereits häufig eingesetzt und kennen die Erfolgsfaktoren und Stolpersteine.

TIPP: Sie erkennen eine/n gute/n Moderator/in nicht ausschließlich an der Anzahl der Moderationswerkzeuge, die eingesetzt werden. Wichtiger ist die Passfähigkeit insbesondere in Bezug auf Zielgruppe, Ziele sowie zeitliche und räumliche Rahmenbedingungen.

Betrachtet man diese beiden Hauptvorzüge, dann sollten externe Moderatorinnen und Moderatoren besonders dann eingesetzt werden, wenn:

  • die zu moderierende Veranstaltung besonders bedeutsam ist
  • der Wiederholungsgrad der Veranstaltung gering ist
  • sehr heterogene Interessengruppen einbezogen werden
  • das zu bearbeitende Thema ein gewisses Konfliktpotenzial in sich birgt
  • potenzielle interne Moderierende zu starke Eigeninteressen an einer bestimmten Lösung haben
  • ein besonderes Veranstaltungsformat (z. B. Großgruppenmoderation) oder eine besonderes Moderationswerkzeug eingesetzt werden soll

Wie viel Fachwissen muss ein/e Moderator/in bezüglich des zu bearbeitenden Themas mitbringen?

Immer wieder wird mir die Frage gestellt: Muss der Moderierende sich nicht mit dem Thema auskennen? Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Jedoch sollen einige wichtige Orientierungspunkte genannt werden.

Moderierende/r ist Experte/in im zu bearbeitenden Thema: Diese Variante birgt das große Risiko in sich, dass der/die Moderierende bewusst oder unbewusst die Gruppe in die Richtung der eigenen Meinung lenkt. Damit werden Ideen- und Lösungsvielfalt der Gruppe eingeschränkt.

Moderierende/r ist Laie im zu bearbeitenden Thema: Diese Variante funktioniert durchaus in der Praxis und hat insbesondere den Vorteil, dass von der Moderation sehr viel hinterfragt wird. Jedoch wird dies häufig von den Teilnehmenden als Aufhalten des Ideenentwicklungs- und Lösungsprozesses empfunden. Viel Zeit wird dafür verwendet, die Moderation „schlau zu machen“.

Die optimale Lösung liegt wie so oft im Graubereich, d. h. der/die Moderator/in sollte sich in das Thema bis zu einem gewissen Grad einarbeiten, um einerseits wichtige und zentrale Inhalte zu verstehen und andererseits ausreichend zielführende Fragen stellen zu können.

Woran erkennen Sie eine gute Moderation?

Moderation-3 31203099 XSMagnus - Fotolia.comModeration gliedert sich in drei Bestandteile: Vorbereitung und Planung einer Moderation, Durchführung sowie Nachbereitung und Dokumentation der Ergebnisse.

Indikatoren für eine gute Vorbereitung und Planung einer Moderation sind:

  • der/die Moderator/in klärt mit dem Auftraggebenden differenziert Ziele, Rahmenbedingungen und zur Verfügung stehenden Ressourcen ab
  • der/die Moderator/in erstellt eine plausibles Moderationskonzept und legt dies dem Auftraggebenden vor

TIPP: Auch wenn Sie selbst der/die Initiator/in einer Moderation sind, lohnen sich diese Schritte.

Indikatoren für eine effektive und effiziente Moderationsdurchführung sind:

  • der/die Moderator/in bewahrt in allen Situationen Neutralität
  • der/die Moderator/in visualisiert Ideen und Ergebnisse angemessen und fortlaufend
  • der/die Moderator/in strukturiert die Informations-, Kreativ-, Diskussions- und Entscheidungsprozesse der Gruppe nach einem logischen Ablauf
  • der/die Moderator/in hält eine Balance aus zu bearbeitendem Thema, Interessen der Gruppe sowie der einzelnen Gruppenmitglieder (siehe auch Modell der Themenzentrierten Interaktion nach Ruth Cohn)
  • der/die Moderator/in befolgt die goldene Moderationsregel „FRAGEN“ statt „SAGEN“
  • der/die Moderator/in beherrscht die eingesetzten Techniken und Werkzeuge sicher

Indikatoren für eine gute Nachbereitung und Dokumentation der Ergebnisse sind:

  • der/die Moderator/in erstellt zeitnah eine nachvollziehbare Dokumentation der Ergebnisse
  • der/die Moderator/in führt eine kurze Nachbesprechung der Moderation mit dem/der Auftraggebenden zum Controlling der Zielerreichung durch

TIPP: Nutzen Sie kommentierte Fotoprotokolle. Diese können schnell erstellt werden und sichern eine gute Nachvollziehbarkeit für die Teilnehmenden.

TIPP: Nutzen Sie zum Check der Qualität externer und Ihrer eigenen Moderation unser Tool „20 Moderationsbasics“.

TIPP: Mit unserem Tool "Bewertung einer Moderation" können die vier wichtigsten Erfolgsfaktoren einer Moderation zielgerichtet überprüft werden. Zu diesen gehören:

  • Gesprächsführung,
  • Visualisierung,
  • Persönliches Verhalten und
  • Methodische Arbeitsweise des Moderierenden.

Welche Techniken sollte ein/e Moderator/in sicher beherrschen?

Moderierende setzen in Abhängigkeit von der jeweiligen Aufgabenstellung, dem Moderationsanlass und der Phase der Moderation ganz unterschiedliche Techniken ein. Zu diesen gehören:

  • Visualisierungstechniken (z. B. Schaubilder, Skizzen, farbliche Elemente, Formen)
  • Fragetechniken: Beachte die goldene Moderationsregel: "Fragen statt sagen!" (z. B. W-Fragen)
  • Techniken für Präsentations- und Informationsphasen in der Moderation (z. B. Pecha Kucha)
  • Techniken für das Sammeln von Informationen, Ideen und Sachverhalten (z. B. Kartenabfrage bzw. Metaplantechnik)
  • Techniken für das Strukturieren von Informationen, Ideen und Sachverhalten (z. B. Fischgräten- bzw. ISHIKAWA-Diagramm)
  • Techniken für das Entwickeln bzw. Erzeugen von neuen Ideen bzw. Lösungen (insbesondere Kreativitätstechniken wie Brainstorming oder Forced Relationship)
  • Techniken zur Bewertung von Informationen, Ideen und Sachverhalten (z. B. Ein- oder Mehrpunktfragen)
  • Techniken für Entscheidungsphasen (z. B. Selektionsmatrix)
  • Reflexions- und Feedbacktechniken (z. B. Zirkuäres Feedback)

Wo kann ich mehr zum Thema Moderation erfahren?

Die Tools "Bewertung einer Moderation", "20 Moderationsbasics" sowie "Fünf Change Instrumente" untersützen Sie bei der Auswahl sowie der Bewertung von Moderierenden. Ebenso können Sie zielgerichtet an Ihrer eigenen Moderationsqualität arbeiten. Weitere Informationen und Tipps zur Moderation finden Sie in der in Basis- und Anwendungswissen gegliederten Linksammlung. Zehn Buchempfehlungen zum Thema Moderation haben wir für Sie in einer Literaturliste zusammengestellt. Auch in der Literaturliste zum Thema „Change Management“ finden Moderierende interessante Titel.

Besprechungen und Workshops zielgerichtet und effizient moderieren!

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