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Digitale Personalakte - Was vor der Einführung zu tun ist?

Bildnachweis: ©galina.legoschina - stock.adobe.com

Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen planen, eine digitale Personalakte einzuführen. Dadurch möchten sie ihren Verwaltungsaufwand senken und zugleich freie Kapazitäten für wichtige Aufgaben wie die Personalentwicklung schaffen. Doch worauf ist bei der Auswahl einer digitalen Personalakte und vor deren Einführung eigentlich zu achten?

In vielen Personalabteilungen sieht es ähnlich aus: Auf den Schreibtischen stapeln sich Papiere, die Aktenschränke sind voll. Da kann man schon einmal den Überblick verlieren – und Zeit. Wie Untersuchungen ergeben haben, verbringen Personaler jeden Monat mehrere Tage damit, Personalakten zu pflegen und Informationen zu suchen. Für die Personalarbeit ist es jedoch wichtig, dass die Akteninhalte, wie zum Beispiel Zielvereinbarungen oder Unterlagen zu Mitarbeitergesprächen, ad hoc verfügbar sind. Eine digitale Personalakte erleichtert der Personalabteilung und den Führungskräften die Arbeit: Funktionen zur automatischen Archivierung und zur Informationssuche sowie die direkte Zugriffsmöglichkeit am Arbeitsplatz verringern den administrativen Aufwand.

Das Archiv aufräumen

Bevor man eine digitale Personalakte einführt, empfiehlt es sich, im Archiv reinen Tisch zu machen. Hierzu werden die Struktur und die Inhalte der Personalakten überprüft und optimiert. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können beispielsweise aussortiert werden. Darüber hinaus ist es ratsam, einheitliche Standards zu setzen, die das Handling der Akten künftig erleichtern. Eine gute Software bietet hierfür Vorbesetzungen an - aber welche digitale Personalakte ist die richtige?

Passende digitale Personalakte finden

Comuter AktenBildnachweis: ©Sashkin - stock.adobe.comDer Markt bietet ein breites Spektrum, vom Low-Budget-Programm bis zum High-End-Paket. Interessenten sollten bei der Auswahl, neben Funktionsumfang und Preis, auch Sicherheitsaspekte berücksichtigen. So muss die digitale Personalakte zum einen eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Das heißt: Alle Informationen müssen nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar aufbewahrt werden. Dies setzt voraus, dass die Software die Dokumente versioniert und jede Bearbeitung protokolliert. Zum anderen ist es wichtig, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Die Benutzerrechte zum Zugriff auf die digitale Personalakte müssen sich somit individuell konfigurieren lassen.

Darüber hinaus spielen technische Aspekte eine Rolle: Neben Insellösungen (alleinstehende digitale Personalakte) gibt es integrierte Lösungen, bei denen die digitale Personalakte mit dem System zur Lohnabrechnung verknüpft ist. Die integrierte Variante bietet den Vorteil, dass es keine Schnittstellenprobleme gibt und doppelte Datenhaltung vermieden wird. In jedem Fall sollte die Software leicht zu bedienen sein und praxisorientierte Funktionen, wie zum Beispiel die Vorbesetzung des Mitarbeiternamens und der Personalnummer bei der Verschlagwortung von Dokumenten, bieten.

Last, not least sollten Interessenten den Softwareanbieter unter die Lupe nehmen: Welche Unterstützung leistet er in der Einführungsphase und im laufenden Betrieb? Gibt es Hilfsangebote zum Digitalisierungsprozess? Wird die Software regelmäßig gewartet?

Personalakten scannen

Hat sich das Unternehmen für eine Lösung entschieden und die Aktenstruktur und -inhalte bereinigt, kann es das Archiv digitalisieren. Ob es dies selbst erledigt oder einem Scan-Dienstleister überlässt sollten, hängt insbesondere vom Umfang der Akten ab. In einem Betrieb mit 150 Mitarbeitern etwa kommen erfahrungsgemäß mehrere Tausend Blatt Papier zusammen. Hier dürfte es günstiger sein, einen Dienstleister zu beauftragen. Aber auch für kleinere Unternehmen kann professionelle Unterstützung beim Scannen eine interessante Alternative zum Selbermachen sein.

hs whitepaper dpBildnachweis: © HS - Hamburger Software, iStockphoto.comNähere Informationen und Tipps zum Thema digitale Personalakte finden Interessenten in einem kostenlos erhältlichen Whitepaper des Perwiss-Kompetenzpartners der Hamburger Software GmbH & Co. KG. die uns diesen Beitrag zur Verfügung gestellt hat.

 

 

 

 

 

 

 

Von der Perwiss-Redaktion empfohlene Bücher zur digitalen Personalakte 

41q6pYuCtML. SX332 BO1204203200 Anna- Maria Krebs und Oliver Gollanek sind die Autoren des Buches „Digitale Transformation und andere Missgeschicke“ (2017), welches in Form eines Streitgespräches verfasst wurde. Das humorvoll geschriebene Werk stellt eine Diskussion zwischen dem IT-Leiter und dem Informationsbeauftragten dar, welche ihre Meinungen zur digitalen Personalakte darlegen. Die Autoren schaffen es, Irrsinn und Realität miteinander zu verbinden und dem Lesenden auf charmante Weise die digitale Tramformation näher zu bringen. Dabei wird letztlich ganz deutlich, dass unterschiedliche Prozesse in einem Unternehmen nicht 1:1 digitalisiert werden können. Aber wo fängt man, um kein Chaos auszulösen? Auch auf diese Frage finden die Protagonisten des Buches eine Antwort, die einen wichtigen Schritt in Richtung E-Akte geht. ISBN-13: 978-3658199708

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IT Management im Zeitalter der DigitalisierungDas Buch „IT-Management im Zeitalter der Digitalisierung“ (2016) setzt sich mit dem gesellschaftlichen Wandel, der durch Digitalisierung erzeugt wird, auseinander. IT- Management betrifft mittlerweile Gesamtunternehmen und hat für alle Bereiche Konsequenzen. Innovationen müssen in allen organisatorischen Teilsystemen eingeführt und organisiert werden. Das Werk zeigt dabei deutlich auf, welche Folgen die Digitalisierung für Unternehmen hat, wenn auf den digitalen Wandel nur unzulänglich reagiert wird. Die Autoren Nils Urbach und Frederik Ahlemann geben darüber hinaus Informationen, wie es einem Unternehmen gelingen kann, eine proaktive Rolle im Transformationsdschungel einzunehmen. ISBN-13: 978-3662528310

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Paperless OfficeDer Leitfaden "Paperless-Office" von Sven Kunzmann (2013) führt Unternehmen in einfachen Schritten zur digitalen Personalakte. Dabei geht der Autor sowohl auf rechtliche Fragen, die während der Zeit der Implementierung auf Unternehmen zukommen könnten, und auf Problemlösungsansätze ein. Somit kann eine individuelle, eigenständige Einführung gewährleistet werden, selbst wenn keine technischen Vorkenntnisse vorhanden sind. Der Umgang mit personenbezogenen Daten steht dabei im Mittelpunkt. Dieser Leitfaden gibt dabei eine gute Orientierungshilfe und praktische Informationen.

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Digitalisierte Verwaltung Das Buch „Digitale Verwaltung, Vernetztes E-Government“ (2018) wurde von Magrit Seckelmann herausgegeben und befasst sich mit Verwaltungsmethoden vor dem Hintergrund der Digitalisierung. Dabei werden sowohl rechtliche Aspekte mit in die Ausführungen integriert, als auch EU-, Bundes-, Landes-, und Kommunalperspektiven. Bei dem Werk handelt es sich um eine Einsteigerlektüre. Überlegungen zur strategischen Positionierung und Fragen zur Führung und Akzeptanz der digitalen Verwaltung werden ebenso besprochen, wie Entwicklungsperspektiven oder die zukünftigen Anforderungen der digitalen Verwaltung an die Personalplanung. ISBN-13: 978-3503181391

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Handbuch Digitale VerwaltungDas „Handbuch, Digitale Verwaltung‘“ (2019) beschäftigt sich mit den digitalen Techniken in der Verwaltungspraxis. Es zeigt auf, wie die digitale Verwaltung gesteuert, organisiert und kontrolliert werden kann. Barrierefreie, elektronische Kommunikation lautet dabei das Stichwort, welches Unternehmen näher gebracht werden soll. Themen wie Datenschutz und demografischer Wandel werden zusätzlich in die Betrachtung mit einbezogen, um optimale Ansätze für den Prozess der Digitalisierung zu liefern. ISBN-13: 978-3829313773

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Informationen zum Autor dieses Beitrags

oliver lilieFoto: Dirk Mahler

Maike Jacobsen ist Diplom-Volkswirtin. Sie hat Masterabschlüsse in Personalentwicklung und in Systemischer Beratung. Seit 2005 arbeitet sie wissenschaftliche Mitarbeiterin der MA&T Organisationsentwicklung GmbH. Sie berät Unternehmen bei der Umsetzung von Veränderungen und bei Fragen des Personalmanagements. Change Management und Projektmanagement gehören zu ihren Trainingsthemen. Als eine der Redakteurin auf Perwiss befasst sie sich u. a. mit Personalkennzahlen, Wissensmanagement und Diversity.