
Bildnachweis: ©galina.legoschina - stock.adobe.com
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In vielen Personalabteilungen sieht es ähnlich aus: Auf den Schreibtischen stapeln sich Papiere, die Aktenschränke sind voll. Da kann man schon einmal den Überblick verlieren – und Zeit. Wie Untersuchungen ergeben haben, verbringen Personaler jeden Monat mehrere Tage damit, Personalakten zu pflegen und Informationen zu suchen. Für die Personalarbeit ist es jedoch wichtig, dass die Akteninhalte, wie zum Beispiel Zielvereinbarungen oder Unterlagen zu Mitarbeitergesprächen, ad hoc verfügbar sind. Eine digitale Personalakte erleichtert der Personalabteilung und den Führungskräften die Arbeit: Funktionen zur automatischen Archivierung und zur Informationssuche sowie die direkte Zugriffsmöglichkeit am Arbeitsplatz verringern den administrativen Aufwand.
Bevor man eine digitale Personalakte einführt, empfiehlt es sich, im Archiv reinen Tisch zu machen. Hierzu werden die Struktur und die Inhalte der Personalakten überprüft und optimiert. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können beispielsweise aussortiert werden. Darüber hinaus ist es ratsam, einheitliche Standards zu setzen, die das Handling der Akten künftig erleichtern. Eine gute Software bietet hierfür Vorbesetzungen an - aber welche digitale Personalakte ist die richtige?
Darüber hinaus spielen technische Aspekte eine Rolle: Neben Insellösungen (alleinstehende digitale Personalakte) gibt es integrierte Lösungen, bei denen die digitale Personalakte mit dem System zur Lohnabrechnung verknüpft ist. Die integrierte Variante bietet den Vorteil, dass es keine Schnittstellenprobleme gibt und doppelte Datenhaltung vermieden wird. In jedem Fall sollte die Software leicht zu bedienen sein und praxisorientierte Funktionen, wie zum Beispiel die Vorbesetzung des Mitarbeiternamens und der Personalnummer bei der Verschlagwortung von Dokumenten, bieten.
Last, not least sollten Interessenten den Softwareanbieter unter die Lupe nehmen: Welche Unterstützung leistet er in der Einführungsphase und im laufenden Betrieb? Gibt es Hilfsangebote zum Digitalisierungsprozess? Wird die Software regelmäßig gewartet?
Bildnachweis: © HS - Hamburger Software, iStockphoto.comNähere Informationen und Tipps zum Thema digitale Personalakte finden Interessenten in einem kostenlos erhältlichen Whitepaper des Perwiss-Kompetenzpartners der Hamburger Software GmbH & Co. KG. die uns diesen Beitrag zur Verfügung gestellt hat.