Digitale Personalakte
Bildnachweis: aa_amie

Digitale Personalakte für eine zukunftsfähige Personalarbeit

04. September 2023
Oliver Lilie
Oliver Lilie
Perwiss-Experte für Führung und Change Management

Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen gehen mit der Einführung einer digitalen Personalakte einen bemerkenswerten Schritt in Richtung Digitalisierung. Mit ihren vielfältigen Vorteilen revolutioniert die digitale Personalakte die Art und Weise, wie Unternehmen Personaldaten verwalten und ist somit eine unabdingbare Grundlage im Personalmanagement. Vorteile eines Unternehmens liegen in der Senkung ihres Verwaltungsaufwandes und zugleich in der Schaffung freier Kapazitäten für wichtige Aufgaben wie die Personalentwicklung.

Das Wichtigste zur digitalen Personalakte in Kürze:
  • Die Umstellung von der Papier geführten auf die elektronische Personalakte ist ein wichter Veränderungsprozess im Unternehmen, der systematisch geplant und begleitet werden muss.

  • Die Einführung der digitale Personalakte wird in der Regel durch die Personalabteilungen im Unternehmen umgesetzt.

  • Neben zahlreichen Vorteilen, wir standortübergreifender Aktenzugriff oder effizientes Arbeiten durch digitales Suchen, gibt es auch verschiedene Herausforderungen zu beachten. Vor allem Datenschutz und Datensicherheit spiele eine große Rolle.

Definition: Was ist eine digitale Personalakte?


Die digitale Personalakte stellt eine elektronische Form der herkömmlichen Personalakte dar. Statt der altbekannten Papierform und Ordnern werden sämtliche Dokumente, Informationen und Daten aller Mitarbeitenden digital in Personalakten gespeichert. Sämtliche Daten werden somit konseqeunt digitalisiert und idealerweise automatisch in einem digitalen Dokumentenmagementsystem (DMS) abgelegt und zentral verwaltet.

Zu einer digitalen Personalakte zählen beispielsweise Unterlagen einer Bewerbung wie Zeugnisse, Lebensläufe, Leistungsbeurteilungen oder Arbeitsverträge. Auch Dokumente wie Abmahnungen, Kündigungen oder eine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis sowie ein Führungszeugnis können in der digitalen Personalakte abgelegt werden.

Wie ist eine digitale Personalakte aufgebaut?

Die elektronische Personalakte besteht aus denselben Dokumenten wie die Akte in Papierform. All diese Dokumente müssen die Mitarbeiter des Unternehmens persönlich betreffen und für das Arbeitsverhältnis relevant sein. Einige Dokumente, die in der elektronischen Personalakte abgelegt werden, liegen bereits in digitaler Form vor, wenn sie beispielsweise aus anderen IT-Systemen stammen.

Wiederum Dokumente wie Berwerbungsschreiben oder handschriftliche Notizen in Papierfor, müssen zunächst einmal eingescannt werden. Damit Mitarbeiter einen schnellen und zielsicheren Zugang auf die digitale Personalakte haben, wird jedes Dokument, ob Text oder Bild, mit einem Schlagwort versehen. Darunter fallen Namen der Mitarbeiter, seine Personalnummer oder auch das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Mithilfe einer Software zur Texterkennung können Textdokumente so aufbereitet werden, dass sie sich später gezielt durchsuchen lassen.

Vorteile der Digitalisierung von Personaldokumenten

Durch die Digitalisierung der Personaldaten werden in Unternehmen schrittweise Arbeitsabläufe und Dokumente der Mitarbeiter ins Web verlagert, was nicht zuletzt die HR Mitarbeiter entlasten soll. Hauptgründe für die Einführung der digitalen Personalakte liegen schlichtweg darin, dass sie praktischer sind als ihr analoges Pendant und HR Prozesse vereinfachen.

Langes Suchen nach einer bestimmten Papierakte ist vorbei. Mitarbeiter der Personalabteilung und Arbeitgeber verschaffen sich mit wenigen Klicks Zugriff auf sämtliche Personalakten und sind damit schneller auskunftsfähig. Allen berechtigten Mitarbeitern wird ein dezentraler Zugriff ermöglicht, ganz unabhängig davon, wo sie sich befinden. Die Vorteile für den Einsatz einer digitalen Personalakte sind vielfältig:

Arbeitsentlastung der Personalabteilung

Volltextsuchen und vielseitige Filteroptionen ermöglichen direkten Zugriff auf die richtigen Informationen oder Dokumente, ganz unabhängig vom Ort der Personaler.

Sicherheit durch Berechtigungskonzepte

Individuelle Berechtigungskonzepte garantieren die Einhaltung von Datenschutz sowie einen sicheren Zugriff auf Personaldaten. Bei der physischen Archivierung von Personalakten ist ein unbefugter Zugang zu sensiblen Daten der Mitarbeiter nicht ganz auszuschließen.

Größere Transparenz

Den Mitarbeitenden der Unternehmen ist es rechtlich möglich, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine eigene Personalakte einzusehen.

Revisionssichere Archivierung

Digitale Personalakten unterstützen die Verwaltung bei der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten, bei der revisionskonformen Langzeitspeicherung von Akten und die Ablage von Personaldokumenten werden in Akten verschlüsselt.

Leichte Integration

Die Einführung der digitalen Personalakte erfolgt schrittweise und strukturiert und kann mittels Best Practice und bereits definierten Vorlagen möglichen Problemen entgegenwirken. Dabei sollte besonders auf die Auswahl von möglichen Softwarelösungen geachtet werden.

Kosten- und Platzeinsparungen

Die Papierakte erhöht den Papierverbrauch und die Archivierung von Personalkten füllt durch die Aufbewahrungsfristen die Aktenschränke. Die elektronische Personalakte verringert die Kosten und bietet Schutz vor Verlust oder Zerstörung der Personalakte im Fall von Brand oder Wasser.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Herausforderungen bei digitalen Personalakten

Neben zahlreicher Vorteile der digitalen Personalakte wie die langfristige Einsparung von Zeit und Kosten, ist die Einführung einer digitalen Personalakte auch recht zeitaufwendig und mit einigen Herausforderungen verbunden:

Anforderungen an den Datenschutz

Die digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen müssen implementiert sein, um die Daten vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

Rechtliche Anforderungen

Die digitale Personalakte muss den gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Landes entsprechen. Hier geht es vor allem um die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sowie den geltenden Datenschutzgesetzen.

Technische Infrastruktur

Elektronische Personalakten benötigen eine entsprechende IT Struktur und passende Software. Neben dem Datenschutz durch eine sichere Datenbank spielen auch ausreichende Speicherkapazitäten und eine zuverlässige Backup-Lösung zentrale Rollen. Es kann auch erforderlich sein, vorhandene Systeme zu integrieren oder neue Softwarelösungen einzuführen.

Change Management

Die Einführung einer digitalen Personalakte geht mit einer Anpassung der HR-Prozesse und der Gewohnheiten der Beschäftigten einheit. Alle Betroffenen sollten schrittweise und frühzeitig in den Umstellungsprozess auf die digitale Personalakte einbezogen werden. Das neue Arbeiten kann durch entsprechende Schulungen vorbereitet und unterstützt werden.

Datenintegrität und -aktualität

Die Verwaltung der digital gespeicherten Daten ist nicht zu unterschätzen, denn sie sollten stets korrekt und aktuell sein. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die Informationen zuverlässig und aussagekräftig sind.

Zugriffsberechtigung und Archivierung

Eine klare Strukturierung, Suchfunktionen und Zugriffsrechte für autorisierte Personen sind wichtig, um effizientes Arbeiten mit den digital abgelegten Daten und Dokumenten zu gewährleisten. Hier gilt das Prinzip, dass so wenig Personen wie möglich Zugriffsrechte eingeräumt werden sollten.

Personalverantwortliche sowie der HR-Bereich gehören grundsätzlich zu den Zugangsberechtigten Personen. Die digitale Personalakte sollte so organisiert sein, dass auch archivierte Dokumente leicht gefunden und abgerufen werden können.

Schritte zur Einführung der digitalen Personalakten

Die Einführung digitaler Personalakten ist ein wesentlicher Veränderungsprozess im HR Bereich und erfordert daher eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Stärken Sie das Vertrauen in die Personalarbeit Ihres Unternehmens durch Transparenz über die geplante Umstellung der Personaldokumente von der Papierform auf digitale Personalakten.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion
Auftragsklärung und Systematisierung der Anforderungen

Klären Sie zunächst innerhalb der Personalabteilung, was genau mit der Einführung der elektronischen Personalakte erreicht werden soll und welche HR Prozesse explizit betroffen sein werden. Identifizieren Sie dann die gewünschten Funktionen, die erforderlichen Dokumente und die rechtlichen Anforderungen.

Auswahl einer geeigneten HR Software

Recherchieren Sie nach HR Software für die digitale Personalakte, die Ihre formulierten Anforderungen abdecken kann. Interessenten sollten bei der Auswahl, neben Funktionsumfang und Preis, auch Sicherheitsaspekte berücksichtigen.

So muss die digitale Personalakte zum einen eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Das heißt: Alle Informationen müssen nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar aufbewahrt werden. Dies setzt voraus, dass die Software die Dokumente versioniert und jede Bearbeitung protokolliert.

Zum anderen ist es wichtig, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Die Benutzerrechte zum Zugriff auf die digitale Personalakte müssen sich somit individuell konfigurieren lassen.

Darüber hinaus spielen technische Aspekte eine Rolle: Neben Insellösungen (alleinstehende digitale Personalakte) gibt es integrierte Lösungen, bei denen die digitale Personalakte mit dem System zur Lohnabrechnung verknüpft ist.

Die integrierte Variante bietet den Vorteil, dass es keine Schnittstellenprobleme gibt und doppelte Datenhaltung vermieden wird. In jedem Fall sollte die Software leicht zu bedienen sein und praxisorientierte Funktionen, wie zum Beispiel die Vorbesetzung des Mitarbeiternamens und der Personalnummer bei der Verschlagwortung von Dokumenten, bieten.

Last, not least sollten Interessenten den Softwareanbieter unter die Lupe nehmen:

  • Welche Unterstützung leistet er in der Einführungsphase und im laufenden Betrieb?

  • Gibt es Hilfsangebote zum Digitalisierungsprozess?

  • Wird die Software regelmäßig gewartet?

  • Ist ein Test anhand einer Case Study möglich?

Aufräumen des Akten-Archivs

Bevor man eine digitale Personalakte einführt, empfiehlt es sich, im Archiv reinen Tisch zu machen. Hierzu werden die Struktur und die Inhalte der in Papier vorliegenden Personalakten überprüft und optimiert. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können beispielsweise aussortiert werden. Darüber hinaus ist es ratsam, einheitliche Standards zu setzen, die das Handling der Akten künftig erleichtern.

Übertragung der Daten

Überführen Sie die vorhandenen Papierdokumente in das gewünschte digitale Format. Dies kann durch Scannen der Dokumente von Mitarbeitenden aus der Personalabteilung oder durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister erfolgen. Wichtig ist, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen werden.

Festlegung von Zugriffsrechten

Definieren Sie die Zugriffsebenen bzw. -rechte für verschiedene Benutzergruppen. Legen Sie fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf und welche Berechtigungen sie haben, z. B. Lese- oder Bearbeitungsrechte. Berücksichtigen Sie dabei Datenschutzbestimmungen und interne Richtlinien.

Schulen der Mitarbeiter

Reduzieren Sie Hemmschwellen im Umgang mit den elektronischen Personalakten durch den gezielten Aufbau von Know how. Bieten Sie Schulungen und Informationsmaterialien für an, die einen an den Berechtigungsebenen orientierten Informationsgehalt aufweisen. Schaffen Sie Ort und Zeitfenster, damit sich die Mitarbeiter mit der neuen HR Software und den veränderten Arbeitsprozessen vertraut machen können. Erklären Sie die Vorteile der Digitalisierung und beantworten Sie Fragen.

Durchführen einer Testphase und Einholen von Feedback

Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass die digitale Personalakte ordnungsgemäß funktioniert und tatsächlich auch Ihren definierten Anforderungen entspricht. Holen Sie systematisches Feedback von den verschiedenen Nutzgruppen ein. Binden Sie hier besonders die Perspektive der Personaler ein, damit sich ihre Arbeit zukünftig wirklich mit mehr Effizienz bewältigen lässt. Auch der Feedback von Mitarbeitern ist ein wichtiger Teil, damiz das Vorhaben elektronische Personalakte zum nachhaltigen Erfolg wird.

Implementierung und Überwachung des Einführungsprozesses

Führen Sie die digitale Personalakte schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Überwachen Sie den Fortschritt und stellen Sie sicher, dass die gerulären HR Prozesse störungsfrei weiterlaufen können. Testen Sie den Zugriff der berechtigten Personen auf die Personalakten. Zugriffsprobleme oder andere Störungen sollten umgehend in Reflexionsschleifen mit dem Softwaranbieter gelöst werden.

HR Dokumente für die digitale Personalakte

Die genauen Inhalte der digitalen Personalakte variieren je nach Unternehmen bzw. Land. Folgende Dokumente und Informationen können in der elektronischen Personalakte hinterlegt sein:

  1. Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnissen, Referenzen sowie ggf. Ergebnisse aus Auswahlverfahren oder Assessment Centern

  2. Arbeitsverträge: Kopie des unterzeichneten Arbeitsvertrags sowie ggf. über die erfolgte eventuelle Änderungen oder Ergänzungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag

  3. Personalfragebogen: ausgefülltes Formular mit persönlichen Mitarbeiterdaten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand

  4. Gehalts- und Steuerunterlagen: Gehaltsabrechnungen, Steuermerkmale, Lohnsteuerkarte

  5. Krankheits- und Unfallunterlagen: Krankmeldungen, ärztliche Atteste, Unfallberichte

  6. Urlaubs- und Abwesenheitsdokumente: Anträge auf Urlaub, Genehmigungen, Abwesenheitslisten, Anträge auf Elternzeit

  7. Fortbildungs- und Schulungsunterlagen: Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate, Schulungspläne sowie Zeugnisse

  8. Dokumente zu Mitarbeitergesprächen und Leistungsbeurteilungen: Mitarbeiterbewertungen, Zielvereinbarungen, Feedbackgespräche, Protokolle von Mitarbeitergesprächen

  9. Kündigungs- und Beendigungsunterlagen: Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnis, Abmeldung bei Sozialversicherungen, Aufhebungsvertrag, Kündigungsgestätigung

  10. Sonstige Dokumente: Zeugnisse über Auszeichnungen oder Ehrungen, z. B. Wettbewerbe

Die genauen Ausgestaltung der digitalen Personalakte hängt von den Vorstellungen des Unternehmens, den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes sowie den Möglichkeiten der eingesetzten Software ab.

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion

Welche Personalunterlagen müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden?

Trotz digitaler Aktenführung müssen bestimmte Personalunterlagen weiterhin im Original aufbewahrt werden. Dazu gehören in der Regel:

  1. Arbeitsverträge: Arbeitsverträge, da sie rechtlich bindende Dokumente sind.

  2. Kündigungen: Kündigungsschreiben, um ordnungsgemäßen Kündigungen nachweisen zu können.

  3. Zeugnisse: Originalzeugnisse, wie beispielsweise Schulzeugnisse oder Abschlusszeugnisse

  4. Sozialversicherungsunterlagen: Sozialversicherungsunterlagen, wie beispielsweise Krankenversicherungskarten oder Rentenversicherungsunterlagen

  5. Gesundheitsunterlagen: Gesundheitsunterlagen, wie beispielsweise ärztliche Atteste oder Impfpasskopien

Die Personalabteilung soll die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für diese Unterlagen beachten und sicher stellen, dass sie sicher und vertraulich aufbewahrt werden.

Kosten für digitale Personalakten

Die Kosten für eine digitale Personalakte variieren ja nach Anbieter und den vom Unternehmen definierten Anforderungen an das Dokumentenmanagement für die Personalverwaltung.

Einflussfaktoren auf die Kosten sind vor allem:

  • Größe des Unternehmens

  • Umfang der Daten bzw. Speichervolumen

  • Anzahl der Mitarbeiter

  • Funktionen der HR-Software

  • Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen

  • gewünschte Serviceleistungen sowie Wartung und Support

  • Folgekosten für Upgrades

Sowohl die Abrechnung von Kosten pro Mitarbeiter und Monat als auch einmalige Lizenzgebühren sind möglich.

Buchtipps der PERWISS-Redaktion zur digitalen Personalakte

„Digitale Transformation und andere Missgeschicke“

Anna- Maria Krebs und Oliver Gollanek sind die Autoren des Buches „Digitale Transformation und andere Missgeschicke“ (2017), welches in Form eines Streitgespräches verfasst wurde. Das humorvoll geschriebene Werk stellt eine Diskussion zwischen dem IT-Leiter und dem Informationsbeauftragten dar, welche ihre Meinungen zur digitalen Personalakte darlegen. Die Autoren schaffen es, Irrsinn und Realität miteinander zu verbinden und dem Lesenden auf charmante Weise die digitale Tramformation näher zu bringen. Dabei wird letztlich ganz deutlich, dass unterschiedliche Prozesse in einem Unternehmen nicht 1:1 digitalisiert werden können. Aber wo fängt man, um kein Chaos auszulösen? Auch auf diese Frage finden die Protagonisten des Buches eine Antwort, die einen wichtigen Schritt in Richtung E-Akte geht

ISBN-13: 978-3658199708

„IT-Management im Zeitalter der Digitalisierung“

Das Buch „IT-Management im Zeitalter der Digitalisierung“ (2016) setzt sich mit dem gesellschaftlichen Wandel, der durch Digitalisierung erzeugt wird, auseinander. IT- Management betrifft mittlerweile Gesamtunternehmen und hat für alle Bereiche Konsequenzen. Innovationen müssen in allen organisatorischen Teilsystemen eingeführt und organisiert werden. Das Werk zeigt dabei deutlich auf, welche Folgen die Digitalisierung für Unternehmen hat, wenn auf den digitalen Wandel nur unzulänglich reagiert wird. Die Autoren Nils Urbach und Frederik Ahlemann geben darüber hinaus Informationen, wie es einem Unternehmen gelingen kann, eine proaktive Rolle im Transformationsdschungel einzunehmen.

ISBN-13: 978-3662528310

„Paperless-Office“

Der Leitfaden "Paperless-Office" von Sven Kunzmann (2013) führt Unternehmen in einfachen Schritten zur digitalen Personalakte. Dabei geht der Autor sowohl auf rechtliche Fragen, die während der Zeit der Implementierung auf Unternehmen zukommen könnten, und auf Problemlösungsansätze ein. Somit kann eine individuelle, eigenständige Einführung gewährleistet werden, selbst wenn keine technischen Vorkenntnisse vorhanden sind. Der Umgang mit personenbezogenen Daten steht dabei im Mittelpunkt. Dieser Leitfaden gibt dabei eine gute Orientierungshilfe und praktische Informationen.

„Digitale Verwaltung, Vernetztes E-Government“

Das Buch „Digitale Verwaltung, Vernetztes E-Government“ (2018) wurde von Magrit Seckelmann herausgegeben und befasst sich mit Verwaltungsmethoden vor dem Hintergrund der Digitalisierung. Dabei werden sowohl rechtliche Aspekte mit in die Ausführungen integriert, als auch EU-, Bundes-, Landes-, und Kommunalperspektiven. Bei dem Werk handelt es sich um eine Einsteigerlektüre. Überlegungen zur strategischen Positionierung und Fragen zur Führung und Akzeptanz der digitalen Verwaltung werden ebenso besprochen, wie Entwicklungsperspektiven oder die zukünftigen Anforderungen der digitalen Verwaltung an die Personalplanung.

ISBN-13: 978-3503181391

„Handbuch, Digitale Verwaltung"

Das "Handbuch, Digitale Verwaltung"(2019) beschäftigt sich mit den digitalen Techniken in der Verwaltungspraxis. Es zeigt auf, wie die digitale Verwaltung gesteuert, organisiert und kontrolliert werden kann. Barrierefreie, elektronische Kommunikation lautet dabei das Stichwort, welches Unternehmen näher gebracht werden soll. Themen wie Datenschutz und demografischer Wandel werden zusätzlich in die Betrachtung mit einbezogen, um optimale Ansätze für den Prozess der Digitalisierung zu liefern.

ISBN-13: 978-3829313773

"Die Digitale Personalakte: Was Unternehmen bei der digitalen Personalaktenführung beachten sollten"

Das Buch "Die Digitale Personalakte: Was Unternehmen bei der digitalen Personalaktenführung beachten sollten" (2021) von Chris Röbbert behandelt die Umstellung von traditionellen, physischen Personalakten auf digitale Formate. Es beleuchtet die Vorteile, Herausforderungen und rechtlichen Aspekte dieser Transformation im Personalmanagement anhand bewährter Methoden und Best Practices. Insgesamt bietet das Buch eine umfassende und praxisorientierte Betrachtung der digitalen Personalaktenführung, die sowohl Unternehmen als auch Fachleuten im Personalwesen wertvolle Erkenntnisse und Empfehlungen vermittelt.

ISBN-13: 9783960959755

"Digitale Transformation im Controlling "

Das Buch „Digitale Transformation im Controlling“ (2022) bietet praktisches Wissen und wertvolle Erfahrung zur Gestaltung der Digitalisierung im Controlling. Es werden Herausforderungen bei der Implementierung und anschauliche Hilfestellungen erläutert sowie neue Rollen und Kompetenzen für Controller diskutiert. Weitere Themen sind das Risikomanagement in agilen Projekten, Remote-Audits, Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Prozess und People Analytics im Workforce Management. Es werden außerdem Reifegradmodelle, die Digitalisierung im Bauwesen, Machine Learning im Risikomanagement, Kreditvergabe von FinTech-Unternehmen und das Controlling von Kryptowährungen behandelt. Es handelt sich um eine lesefreundliche, komprimierte Darstellung mit praktischer Herangehensweise.

ISBN 978-3-658-38224-7