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Digitale Personalakte - Was vor der Einführung zu tun ist?

Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen planen, eine digitale Personalakte einzuführen. Dadurch möchten sie ihren Verwaltungsaufwand senken und zugleich freie Kapazitäten für wichtige Aufgaben wie die Personalentwicklung schaffen. Doch worauf ist bei der Auswahl einer digitalen Personalakte und vor deren Einführung eigentlich zu achten?

In vielen Personalabteilungen sieht es ähnlich aus: Auf den Schreibtischen stapeln sich Papiere, die Aktenschränke sind voll. Da kann man schon einmal den Überblick verlieren – und Zeit. Wie Untersuchungen ergeben haben, verbringen Personaler jeden Monat mehrere Tage damit, Personalakten zu pflegen und Informationen zu suchen. Für die Personalarbeit ist es jedoch wichtig, dass die Akteninhalte, wie zum Beispiel Zielvereinbarungen oder Unterlagen zu Mitarbeitergesprächen, ad hoc verfügbar sind. Eine digitale Personalakte erleichtert der Personalabteilung und den Führungskräften die Arbeit: Funktionen zur automatischen Archivierung und zur Informationssuche sowie die direkte Zugriffsmöglichkeit am Arbeitsplatz verringern den administrativen Aufwand.

Das Archiv aufräumen

Bevor man eine digitale Personalakte einführt, empfiehlt es sich, im Archiv reinen Tisch zu machen. Hierzu werden die Struktur und die Inhalte der Personalakten überprüft und optimiert. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können beispielsweise aussortiert werden. Darüber hinaus ist es ratsam, einheitliche Standards zu setzen, die das Handling der Akten künftig erleichtern. Eine gute Software bietet hierfür Vorbesetzungen an - aber welche digitale Personalakte ist die richtige?

Passende digitale Personalakte finden

Comuter AktenBildnachweis: ©Sashkin - stock.adobe.comDer Markt bietet ein breites Spektrum, vom Low-Budget-Programm bis zum High-End-Paket. Interessenten sollten bei der Auswahl, neben Funktionsumfang und Preis, auch Sicherheitsaspekte berücksichtigen. So muss die digitale Personalakte zum einen eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Das heißt: Alle Informationen müssen nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar aufbewahrt werden. Dies setzt voraus, dass die Software die Dokumente versioniert und jede Bearbeitung protokolliert. Zum anderen ist es wichtig, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Die Benutzerrechte zum Zugriff auf die digitale Personalakte müssen sich somit individuell konfigurieren lassen.

Darüber hinaus spielen technische Aspekte eine Rolle: Neben Insellösungen (alleinstehende digitale Personalakte) gibt es integrierte Lösungen, bei denen die digitale Personalakte mit dem System zur Lohnabrechnung verknüpft ist. Die integrierte Variante bietet den Vorteil, dass es keine Schnittstellenprobleme gibt und doppelte Datenhaltung vermieden wird. In jedem Fall sollte die Software leicht zu bedienen sein und praxisorientierte Funktionen, wie zum Beispiel die Vorbesetzung des Mitarbeiternamens und der Personalnummer bei der Verschlagwortung von Dokumenten, bieten.

Last, not least sollten Interessenten den Softwareanbieter unter die Lupe nehmen: Welche Unterstützung leistet er in der Einführungsphase und im laufenden Betrieb? Gibt es Hilfsangebote zum Digitalisierungsprozess? Wird die Software regelmäßig gewartet?

Personalakten scannen

Hat sich das Unternehmen für eine Lösung entschieden und die Aktenstruktur und -inhalte bereinigt, kann es das Archiv digitalisieren. Ob es dies selbst erledigt oder einem Scan-Dienstleister überlässt sollten, hängt insbesondere vom Umfang der Akten ab. In einem Betrieb mit 150 Mitarbeitern etwa kommen erfahrungsgemäß mehrere Tausend Blatt Papier zusammen. Hier dürfte es günstiger sein, einen Dienstleister zu beauftragen. Aber auch für kleinere Unternehmen kann professionelle Unterstützung beim Scannen eine interessante Alternative zum Selbermachen sein.

hs whitepaper dpBildnachweis: © HS - Hamburger Software, iStockphoto.comNähere Informationen und Tipps zum Thema digitale Personalakte finden Interessenten in einem kostenlos erhältlichen Whitepaper des Perwiss-Kompetenzpartners der Hamburger Software GmbH & Co. KG. die uns diesen Beitrag zur Verfügung gestellt hat.