Volltextsuchen und vielseitige Filteroptionen ermöglichen direkten Zugriff auf die richtigen Informationen oder Dokumente, ganz unabhängig vom Ort der Personaler.

Individuelle Berechtigungskonzepte garantieren die Einhaltung von Datenschutz sowie einen sicheren Zugriff auf Personaldaten. Bei der physischen Archivierung von Personalakten ist ein unbefugter Zugang zu sensiblen Daten der Mitarbeiter nicht ganz auszuschließen.

Den Mitarbeitenden der Unternehmen ist es rechtlich möglich, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine eigene Personalakte einzusehen.

Digitale Personalakten unterstützen die Verwaltung bei der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten, bei der revisionskonformen Langzeitspeicherung von Akten und die Ablage von Personaldokumenten werden in Akten verschlüsselt.

Die Einführung der digitalen Personalakte erfolgt schrittweise und strukturiert und kann mittels Best Practice und bereits definierten Vorlagen möglichen Problemen entgegenwirken. Dabei sollte besonders auf die Auswahl von möglichen Softwarelösungen geachtet werden.

Die Papierakte erhöht den Papierverbrauch und die Archivierung von Personalkten füllt durch die Aufbewahrungsfristen die Aktenschränke. Die elektronische Personalakte verringert die Kosten und bietet Schutz vor Verlust oder Zerstörung der Personalakte im Fall von Brand oder Wasser.

Die digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen müssen implementiert sein, um die Daten vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

Die digitale Personalakte muss den gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Landes entsprechen. Hier geht es vor allem um die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sowie den geltenden Datenschutzgesetzen.

Elektronische Personalakten benötigen eine entsprechende IT Struktur und passende Software. Neben dem Datenschutz durch eine sichere Datenbank spielen auch ausreichende Speicherkapazitäten und eine zuverlässige Backup-Lösung zentrale Rollen. Es kann auch erforderlich sein, vorhandene Systeme zu integrieren oder neue Softwarelösungen einzuführen.

Die Einführung einer digitalen Personalakte geht mit einer Anpassung der HR-Prozesse und der Gewohnheiten der Beschäftigten einheit. Alle Betroffenen sollten schrittweise und frühzeitig in den Umstellungsprozess auf die digitale Personalakte einbezogen werden. Das neue Arbeiten kann durch entsprechende Schulungen vorbereitet und unterstützt werden.

Die Verwaltung der digital gespeicherten Daten ist nicht zu unterschätzen, denn sie sollten stets korrekt und aktuell sein. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die Informationen zuverlässig und aussagekräftig sind.

Eine klare Strukturierung, Suchfunktionen und Zugriffsrechte für autorisierte Personen sind wichtig, um effizientes Arbeiten mit den digital abgelegten Daten und Dokumenten zu gewährleisten. Hier gilt das Prinzip, dass so wenig Personen wie möglich Zugriffsrechte eingeräumt werden sollten.

Personalverantwortliche sowie der HR-Bereich gehören grundsätzlich zu den Zugangsberechtigten Personen. Die digitale Personalakte sollte so organisiert sein, dass auch archivierte Dokumente leicht gefunden und abgerufen werden können.

Klären Sie zunächst innerhalb der Personalabteilung, was genau mit der Einführung der elektronischen Personalakte erreicht werden soll und welche HR Prozesse explizit betroffen sein werden. Identifizieren Sie dann die gewünschten Funktionen, die erforderlichen Dokumente und die rechtlichen Anforderungen.

Recherchieren Sie nach HR Software für die digitale Personalakte, die Ihre formulierten Anforderungen abdecken kann. Interessenten sollten bei der Auswahl, neben Funktionsumfang und Preis, auch Sicherheitsaspekte berücksichtigen.

So muss die digitale Personalakte zum einen eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Das heißt: Alle Informationen müssen nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar aufbewahrt werden. Dies setzt voraus, dass die Software die Dokumente versioniert und jede Bearbeitung protokolliert.

Zum anderen ist es wichtig, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Die Benutzerrechte zum Zugriff auf die digitale Personalakte müssen sich somit individuell konfigurieren lassen.

Darüber hinaus spielen technische Aspekte eine Rolle: Neben Insellösungen (alleinstehende digitale Personalakte) gibt es integrierte Lösungen, bei denen die digitale Personalakte mit dem System zur Lohnabrechnung verknüpft ist.

Die integrierte Variante bietet den Vorteil, dass es keine Schnittstellenprobleme gibt und doppelte Datenhaltung vermieden wird. In jedem Fall sollte die Software leicht zu bedienen sein und praxisorientierte Funktionen, wie zum Beispiel die Vorbesetzung des Mitarbeiternamens und der Personalnummer bei der Verschlagwortung von Dokumenten, bieten.

Last, not least sollten Interessenten den Softwareanbieter unter die Lupe nehmen:

• Welche Unterstützung leistet er in der Einführungsphase und im laufenden Betrieb?

• Gibt es Hilfsangebote zum Digitalisierungsprozess?

• Wird die Software regelmäßig gewartet?

• Ist ein Test anhand einer Case Study möglich?

Bevor man eine digitale Personalakte einführt, empfiehlt es sich, im Archiv reinen Tisch zu machen. Hierzu werden die Struktur und die Inhalte der in Papier vorliegenden Personalakten überprüft und optimiert. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können beispielsweise aussortiert werden. Darüber hinaus ist es ratsam, einheitliche Standards zu setzen, die das Handling der Akten künftig erleichtern.

Überführen Sie die vorhandenen Papierdokumente in das gewünschte digitale Format. Dies kann durch Scannen der Dokumente von Mitarbeitenden aus der Personalabteilung oder durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister erfolgen. Wichtig ist, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen werden.

Definieren Sie die Zugriffsebenen bzw. -rechte für verschiedene Benutzergruppen. Legen Sie fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf und welche Berechtigungen sie haben, z. B. Lese- oder Bearbeitungsrechte. Berücksichtigen Sie dabei Datenschutzbestimmungen und interne Richtlinien.

Reduzieren Sie Hemmschwellen im Umgang mit den elektronischen Personalakten durch den gezielten Aufbau von Know how. Bieten Sie Schulungen und Informationsmaterialien für an, die einen an den Berechtigungsebenen orientierten Informationsgehalt aufweisen. Schaffen Sie Ort und Zeitfenster, damit sich die Mitarbeiter mit der neuen HR Software und den veränderten Arbeitsprozessen vertraut machen können. Erklären Sie die Vorteile der Digitalisierung und beantworten Sie Fragen.

Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass die digitale Personalakte ordnungsgemäß funktioniert und tatsächlich auch Ihren definierten Anforderungen entspricht. Holen Sie systematisches Feedback von den verschiedenen Nutzgruppen ein. Binden Sie hier besonders die Perspektive der Personaler ein, damit sich ihre Arbeit zukünftig wirklich mit mehr Effizienz bewältigen lässt. Auch der Feedback von Mitarbeitern ist ein wichtiger Teil, damiz das Vorhaben elektronische Personalakte zum nachhaltigen Erfolg wird.

Führen Sie die digitale Personalakte schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Überwachen Sie den Fortschritt und stellen Sie sicher, dass die gerulären HR Prozesse störungsfrei weiterlaufen können. Testen Sie den Zugriff der berechtigten Personen auf die Personalakten. Zugriffsprobleme oder andere Störungen sollten umgehend in Reflexionsschleifen mit dem Softwaranbieter gelöst werden.