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Wann rentiert sich die Einstellung von Mitarbeitern finanziell?

dim4ik69 - Fotolia.com

Sie führen ein junges Unternehmen, ein Start-up oder sind selbstständig? Die Auftragslage ist gut, es kommt genügend Geld herein und Sie denken über zusätzliche Mitarbeiter nach. Oder Sie haben bereits den Markteintritt hinter sich, wollen nun expandieren und dafür weitere Mitarbeiter/innen einstellen?

In beiden Fällen sollten Sie sich gründlich über die Kosten informieren, die durch das zusätzliche Personal entstehen. Denn oftmals werden einige wichtige Faktoren außer Acht gelassen, um die Personalkosten richtig zu ermitteln. Dabei sind diese Aspekte von großer Bedeutung und unumgänglich, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen es sich finanziell leisten kann Mitarbeiter/innen einzustellen.

Was sind Personalkosten?

Wer darüber nachdenkt, Mitarbeiter/innen einzustellen, unterschätzt oftmals die tatsächlichen Kosten. Denn nicht nur das Gehalt müssen Sie als Arbeitgeber zahlen, sondern auch einige andere Posten kommen finanziell für Sie zum Tragen. Das sollten Sie bereits am Anfang berücksichtigen, da Sie nur so die komplette Summe der Kosten ermitteln können. Es findet eine Unterscheidung in direkte sowie indirekte Personalkosten statt:

Direkte PersonalkostenIndirekte Personalkosten
  • Monatliches Bruttogehalt
  • Monatliche Abzüge für Rentenversicherung
  • Monatliche Abzüge für Krankenversicherung
  • Monatliche Abzüge für Arbeitslosenversicherung
  • Monatliche Abzüge für Pflegeversicherung
  • Monatliche Umlagen für Entgeltfortzahlung und zum Insolvenzgeld
  • Monatliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft
  • Urlaubsgeld
  • 13tes Monatsgehalt
  • Boni
  • Monatliche Tarifliche oder freiwillige Sozialabgaben: Familienbeihilfe, Vermögensbildung, Altersvorsorge, Personalrabatte, verbilligte Arbeitgeberdarlehen
  • Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall
  • Anfallende Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Reise- sowie Bewirtungskosten
  • Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Büromöbeln, Computer, Telefon etc.
  • Firmenwagen
  • Geschäftshandy
  • Firmenlaptop
  • Büromieten und Nebenkosten
  • Kosten für Büromaterial
  • Kosten für Geschenke oder Sachbezüge

Selbstverständlich sind einige der aufgelisteten Ausgaben eine freiwillige Leistung des Unternehmens, das je nach Größe, Umsatz oder Belieben entscheiden kann, welche Extras den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewährt werden.

Die richtige Berechnung der Personalkosten

Wenn Sie sich einen Überblick über die einzelnen finanziellen Posten verschafft haben, die als Arbeitgeber auf Sie zukommen, sollten Sie versuchen, die exakten Ausgaben für einen Mitarbeiter zu berechnen. Nur dann sehen Sie, ob die geplanten Kosten für das Personal auch zutreffen und Sie diese stemmen können. Anhand einer einfachen Formel lassen sich für jeden Angestellten die Personalkosten berechnen:

Bruttojahresentgelt x 1,7 = Tatsächliche Personalkosten

Das Bruttojahresentgelt setzt sich aus dem Bruttojahresgehalt des Mitarbeiters und allen direkten und indirekten Posten zusammen, die diesen betreffen. Der Faktor 1,7 bleibt immer gleich, sodass sich für jeden neuen Angestellten die tatsächlich anfallenden Kosten überschlagen lassen. Hierbei hilft auch eine Online-Ratgeber-Seite für Personalkosten mit Kalkulationsbeispielen.

Wann sind Mitarbeiter wirtschaftlich?

Einen oder mehrere Mitarbeiter einzustellen, lohnt sich nur dann, wenn diese einen erheblichen Beitrag zum Gewinn des Unternehmens leisten und deren anfallende Personalkosten die erbrachten Leistungen nicht übersteigen. Eine Faustregel besagt: In der Dienstleistungsbranche muss jeder Mitarbeiter pro Jahr das doppelte seiner Personalkosten erwirtschaften. In Bereichen, in denen noch zusätzlich Geld für Materialen und Waren anfällt, müssen diese noch darauf gerechnet werden. Kann der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin diese Leistungen nicht erbringen, macht der Arbeitgeber betriebswirtschaftliche Verluste und die Einstellung sollte dann genauestens überdacht werden. Auch in wirtschaftlich schlechteren Zeiten, in denen es zu unvorhergesehenen Geschäftseinbrüchen kommen kann und die Mitarbeiter Leistungen vorarbeiten beziehungsweise „vorverdienen“ müssen, will das Unternehmen den Angestellten weiter beschäftigen. Darum muss ein Plan erarbeitet werden, wie Personalkosten in weniger guten Geschäftsphasen eingespart werden können. Probate Mittel sind die Folgenden:  

  • Abbau von Überstunden durch Freizeitausgleich, anstatt sie auszuzahlen
  • Teilzeitkräfte, die sich einen Arbeitsplatz teilen
  • Fehlzeiten reduzieren durch verbesserte Arbeitsbedingungen
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Auslagern der Arbeit
  • Reduzierung der kostenlosen Bereitstellung von Getränken, Essen oder sonstiger Angebote

Zeigt allerdings schon die erste Berechnung, dass ein oder weitere Mitarbeiter für Ihr Unternehmen noch nicht wirtschaftlich sind, müssen Sie die Strategie ihrer Personalplanung ändern oder die Einstellung eines Angestellten zeitlich verschieben.

Alternativen zu Festangestellten

Wenn nach ausgiebiger Recherche der Zahlen, Daten und Fakten feststeht, dass sich die Einstellung eines Mitarbeiters im Moment noch nicht finanziell für Ihr Unternehmen lohnt, gibt es einige Möglichkeiten kostengünstiger Beschäftigungsformen. So können Sie einen freien Mitarbeiter (Freelancer) beauftragen. Dieser ist nicht direkt bei Ihnen angestellt und kümmert sich selbst um Steuern sowie gesetzliche Abgaben. Sind die vereinbarten Leistungen erbracht worden, stellt der Freelancer dem Unternehmen dies in Rechnung. Auch Minijobber sind eine günstige Alternative zu festangestellten Mitarbeitern. Sie eignen sich für kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse, für die Sie als Arbeitgeber nur eine Pauschale von 30 Prozent für Lohnsteuer sowie Sozialversicherung entrichten müssen. Ähnlich wie Minijobbern verhält sich die Einstellung von Werksstudenten. Diese sind bei Unternehmern besonders gern gesehen, da für die Arbeitgeber keine Beiträge zur Abgabe fällig werden.

Überblick behalten

Wenn Sie sich den tatsächlichen Kosten bewusst sind, die für Angestellte anfallen, diese ordentlich kalkuliert haben und diese aus betriebswirtschaftlicher Sicht zum Finanzplan Ihres Unternehmens passen, können Sie getrost Mitarbeiter einstellen. Achten Sie nach Einstellung aber darauf, dass die Teamentwicklung nicht zu kurz kommt, um langfristig optimale Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. Außerdem ist es wichtig, wie bei jedem Vorgang in der unternehmerischen Welt, dass Sie immer den Überblick behalten, um bei unvorhergesehenen Ereignissen rechtzeitig und schnellst möglich reagieren zu können. Denn das Unternehmenswohl muss immer gewährleistet sein, sodass sich Ihre Firma dauerhaft am Markt etablieren kann.

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