Arbeit im Homeoffice – Praxistipps für Unternehmen

Arbeiten im Homeoffice ist kein neues Konzept. Bereits vor der COVID-19-Pandemie arbeiteten in 39% der deutschen Unternehmen einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz oder teilweise von Zuhause aus. Die aktuelle Situation allerdings zwingt viele Unternehmen dazu, deutlich mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Büro in die eigenen vier Wände zu überweisen. Die Mehrzahl aller Angestellten wünscht sich auch, während derlei gesundheitsgefährdender Situationen ausschließlich im Homeoffice tätig zu sein. Doch leichter gesagt, als getan. Gerade Unternehmen, die noch wenig Erfahrung mit Arbeit im Homeoffice haben, sollten auf einige Aspekte achten.

Welche Rahmenbedingungen müssen besonders gut geplant werden?

Gerade größere Unternehmen, bei denen eventuell sogar die gesamte Belegschaft ihre Arbeit ins Homeoffice verlagern muss, tun sich damit anfangs schwer. Das liegt einerseits an der Umstellung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an die neue Situation, häufig vor allem aber auch einfach an einer mangelnden Infrastruktur.

Während eine ergonomische Büroeinrichtung sinnvoll, aber nicht unbedingt zwingend notwendig ist, um einige Monate von Zuhause aus arbeiten zu können, sind andere Aspekte essentiell. So haben Arbeitnehmer in der Regel als erstes für einen Arbeitsplatzrechner mit Kollaborationssoftware zu sorgen. Am besten wird genau nachgefragt und geprüft, welche privaten Rechner in der Lage sind, die für die Arbeit notwendigen Programme laufen zu lassen. Alle sollten hier an einem Strang ziehen und sich bestenfalls für die Nutzung privater Geräte als Arbeitsmaterialien bereiterklären, damit die beim Arbeitgeber vorhandenen mobilen oder zumindest unkompliziert beweglichen Computer auf die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgeteilt werden können.

Selbstverständlich geht es auch nicht ohne eine leistungsfähige Internetverbindung. Gerade auch bei Videokonferenzen können mangelnde Datenübertragungsraten zu störenden Ausfällen führen. Genauso sollte störungsfreies Telefonieren – entweder über einen Festnetzanschluss oder ein Handy – möglich gemacht werden.

Bildnachweis: Alexander Limbach - Adobe StockNeben dieser "Grundausrüstung" fürs Homeoffice ist auch auf organisatorischer Seite einiges zu tun. Das Wichtigste ist, dass konkrete Regeln aufgestellt werden. Hierin ist festzulegen

• ob andere Arbeitszeiten aufgrund der neuen Situation und beispielsweise des Wegfalls des Arbeitsweges möglich sind.

• ob etwa ab und an Kaffeepausen oder Mittagspausen auch in Gruppen gemeinsam abgehalten werden, um das Zusammengehörigkeitsgefühl aufrechtzuerhalten und die sozialen Kontakte – wenn auch digital – nicht zu vernachlässigen. Ein anderer Ansatz ist es, den Mitarbeitenden hier völlig ihren Freiraum zu lassen.

• wann Besprechungen stattfinden (feste Zeiten am Tag sorgen für eine bessere Strukturierung der Arbeitstage.) Gerade am Anfang der Zeit im Homeoffice sind Besprechungen am Morgen sinnvoll, um nicht der Bequemlichkeit des eigenen Bettes in Reichweite zum Heimarbeitsplatz zu verfallen.

• Ob es zumindest einmal die Woche einen Austausch zwischen Führungskräften und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geben soll, um alle auf den neusten Stand (auch bezüglich eventuellen Änderungen der aktuellen Situation) zu bringen.

• welche Kommunikationskanäle für Besprechungen und Absprachen genutzt werden. Es ist sinnvoll, sich etwa auf einen Messengerdienst zu einigen. Bei der Auswahl dieses Messengers ist gerade auch hinsichtlich des Datenschutzes auf einige Punkte zu achten.

Wie lässt sich die Sicherheit im Homeoffice herstellen?

Wo wir schon den Datenschutz erwähnt haben, bleiben wir doch beim Thema Sicherheit. Gerade, wenn private Geräte auch für geschäftliche Zwecke genutzt werden, kann es gefährlich werden. Das wichtigste ist dann, dass alle Programme, die benutzt werden, auf den neusten Stand gebracht werden. Nur aktuelle Updates garantieren die größtmöglichen Sicherheiten. Abseits davon ist natürlich auch ein guter und ebenfalls aktueller Virenschutz enorm wichtig.

Doch die IT-Abteilungen stehen bezüglich der Sicherheit im Homeoffice noch vor vielen weiteren, weitaus konkreteren Aufgaben. Zuständige IT-Administratoren sollten sich zusammensetzen und gemeinsam besprechen, wie einerseits Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bezüglich der Sicherheit zuhause sensibilisiert werden können. Hacker wissen natürlich auch um die aktuelle Situation und bedienen sich der COVID-19-Pandemie, indem sie etwa Phishing-Mails mit entsprechendem Bezug verschicken. Hat sich erst einmal ein Virus auf dem privaten Computer eingeschlichen, findet dieser nicht selten auch alsbald seinen Weg ins Firmennetzwerk.

Außerdem sollte die IT-Abteilung einige, im Zuge der Homeoffice-Zeit, besonders wichtige Punkte durchgehen. Dazu gehören etwa:

• RDP, VPN, TeamViewer/ VNC
• Virtueller Desktop (VDI)
• Passwörter und 2FA
• Telefonie/ VoIP und Kommunikations-Tools/ Videokonferenzen/ Instant Messaging
• Mobile IT-Systeme
• Mobile Device Management,
• Datenträger-Verschlüsselung
• Media Disposal

Übrigens kann es nie schaden, wenn der Arbeitgeber sich rechtlich absichert, um die maximale Sicherheit im Homeoffice zu gewährleisten. Schriftliche Bestätigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass auch außerhalb der regulären Arbeitsstätte die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden, sind die sicherste Bank.

Auf was ist bezüglich des Arbeitsrechts zu achten?

Auch das Thema Recht bedarf eines eigenen Abschnittes. Schließlich ändern sich mit dem Umzug ins Homeoffice doch einige Begebenheiten.

Grundsätzlich ist zu sagen, dass Arbeitgeber ein sogenanntes Weisungsrecht haben. Dieses Weisungsrecht, auch Direktionsrecht genannt, beschreibt das Recht des Arbeitgebers, die Zeit, den Ort sowie die Art der Arbeit und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb festzulegen. Allerdings sind die Spielräume gerade hinsichtlich des Ortes der Arbeitsausführung in bestimmtem Maße begrenzt. Normaler Weise wird im Arbeitsvertrag festgelegt, wo sich der Arbeitsort eines Arbeitnehmers befindet. Hier kann auch geregelt sein, wie das Arbeitszimmer auszusehen hat und wie die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. Werden Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt, sind auch diese in einer Zusatzvereinbarung aufzuführen.

Lediglich dann, wenn im Arbeitsvertrag oder in einer Tarif- oder Betriebsvereinbarung die Anordnung von Homeoffice festgelegt ist, sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, der Forderung der Arbeitsverlagerung ins Homeoffice nachzukommen.

Sind Vereinbarungen dieser Art aber noch nicht getroffen, müssen diese im akuten Falle erst ausgehandelt werden. Am besten wird eine Betriebsvereinbarung geschlossen, bei der auch der Betriebsrat mitentscheidet. Ansonsten kann selbst, wenn der Betrieb unter Quarantäne gestellt wird, nicht vom Arbeitgeber erwartet werden, dass alle Angestellten ins Homeoffice wechseln. Dieser Umstand zählt ganz einfach zum Betriebsrisiko, welches jeder Arbeitgeber zu tragen hat.

Wie gelingt den Betroffenen der Umstieg am besten?

Bildnachweis: Soloviova Liudmyla - fotolia.comLetztendlich muss natürlich auch das Wichtigste gelingen können – nämlich das eigentliche Arbeiten im Homeoffice. Neben der nötigen, gegebenenfalls vom Arbeitgeber bereitgestellten Materialien und Ausrüstung, sind auch verschiedene andere Aspekte wichtig. Mitunter kann es sinnvoll sein, eine Art Infobroschüre oder Ratgeber für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erstellen, der ihnen beim Umstieg auf die Arbeit in den eigenen vier Wänden helfen kann. Hilfreiche Tipps finden sich abschließend im Folgenden.

• Es kann gar nicht oft genug erwähnt werden, wie wichtig eine disziplinierte Morgenroutine ist. Selbst, wenn man sich den Weg zur Arbeit spart, sobald man vom eigenen Arbeitszimmer zuhause aus arbeitet, sollte eine feste Zeit zum Aufstehen eingehalten werden. Auch feste Pausenzeiten helfen dabei, eine routiniertere Arbeitsweise zu entwickeln. Nur so lässt sich Antriebslosigkeit vermeiden und die Ablenkungsgefahr minimieren.

• Apropos Ablenkungsgefahr: Viele Dinge, die rumstehen oder noch gemacht werden könnten, lenken einen zuhause nicht selten von der konzentrierten Arbeit ab. Um das bestmöglich zu vermeiden, kann es zunächst einmal helfen, den Arbeitsplatz streng von den anderen Räumen zu trennen. Wer nicht genügen Platz für ein abgetrenntes und halbwegs ordentliches Arbeitszimmer hat, kann sich auch einfach überlegen, einen bestimmten Bereich des Wohnzimmers oder eines anderen Zimmers mit Trennwänden abzugrenzen.

• Wer nicht alleine wohnt, sollte zudem klar kommunizieren, dass während der Arbeit absolute Ruhe angesagt ist. Die Verlockung ist groß, mal mit Mitbewohnern oder dem Partner und der Partnerin einen Plausch zu halten oder sich länger ablenken zu halten. Strenge Arbeitsphasen, in denen das Kommunizieren mehr oder weniger untersagt ist, sind also sinnvoll.

• Während der Mittagspause oder sonstigen Pausen wiederum gilt das Gegenteil: Hier kann es gut sein, sich abzulenken, indem lockere Gespräche geführt oder mal ein Buch zur Hand genommen werden. Alles, was mit der Arbeit zu tun hat dagegen, bleibt während der Pause(n) streng am Arbeitsplatz, um eine Trennung von Erholung und Arbeit zu generieren.

• Fallen der Arbeitsweg und kleinere Strecken, die vielleicht zu Fuß bewältigt werden müssen: morgens weg, verfallen viele Angestellte im Homeoffice nach einiger Zeit in eine Art Trägheitszustand. Dagegen hilft es ungemein, nicht nur regelmäßig zu lüften, sondern sich sogar aufzuraffen und eine Runde an der frischen Luft zu drehen. Eine halbe Stunde reicht in der Regel schon aus, um den Kopf frei zu bekommen für neue Aufgaben und einen Ausgleich zu dem vielen Sitzen zu finden.

• Selbst Monitore, die sich nicht in der Höhe verstellen lassen oder Stühle, die zu weich oder zu hart sind oder eine schlechte Lehne haben lassen sich meistens irgendwie so einstellen, dass der Arbeitsplatz halbwegs ergonomisch ist. Die richtige Höhe des Monitors, der Abstand zu ebenjenem und eine gesunde Sitzposition sind übrigens am allerwichtigsten. Wer die Möglichkeit hat manchmal während der Arbeit zu stehen, sollte diese unbedingt nutzen.

• Schließlich sollten sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenseitig unterstützen und immer wieder Tipps geben, wenn sie festgestellt haben, dass bestimmte Maßnahmen ihnen dem Umstieg ins Homeoffice besonders erleichtert haben. Wenn alle zusammenarbeiten, dürfte die Sache den meisten Unternehmen selbst nach eventuellen Anfangsschwierigkeiten doch gut gelingen.