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Stellenbeschreibungen: Hoher Aufwand mit geringem Effekt oder „Must-have“ der Personalarbeit?

Es sind immer wieder interessante Reaktionen zu beobachten, wenn wir als Beraterinnen und Berater im Kontext unserer Beratung Unternehmen danach fragen, ob es denn Stellenbeschreibungen gäbe. In vielen Fällen lautet die Antwort „Ja, wir haben zwar welche, aber …“

oder „Das macht für unser Unternehmen gar keinen Sinn, weil die Aufgaben zu schnell wechseln.“ Aufgrund von externen Gegebenheiten, z. B. Zertifizierungen, sind Unternehmen zum Teil dazu gezwungen, Stellenbeschreibungen vorzuhalten. Diesem „Zwang“ kommen die Verantwortlichen dann auch nach, wobei die mühevoll erarbeiteten Stellenbeschreibungen nicht selten in Aktenordnern oder Ablagen langsam aber sicher einstauben. Ihr vielfältiger und hoher Wert für die tägliche Personalarbeit wird leider noch viel zu oft verkannt.

» Wie entstehen eigentlich Stellen?
» Welche Inhalte sollten in einer guten Stellenbeschreibung enthalten sein?
» Welchen Nutzen bringen Stellenbeschreibungen?
» Welche Nachteile hat die Erstellung von und die Arbeit mit Stellenbeschreibungen?

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Wie entstehen eigentlich Stellen?

Eine Stelle ist das kleinste Element der Aufbauorganisation eines Unternehmens. Basis für die Bildung von Stellen ist eine Aufgabenanalyse. Dabei wird personenunabhängig vorgegangen. Im Rahmen der Stellenbildung werden Kernaufgaben so zusammengefasst, dass diese jeweils von einer Person ausgeführt werden können. Stellen können nach Objekten (Zusammenfassung von Aufgaben, die gleiche Objekte betreffen) oder nach Verrichtungen (Zusammenfassung gleicher Tätigkeiten, die an unterschiedlichen Objekten ausgeführt werden) gebildet werden. Mit diesem Vorgehen entsteht eine Organisationsstruktur, die unabhängig von den in ihr beschäftigten Personen existiert. Ausnahmen bilden Personen in der oberen Führungsebene, wo Stellen auch auf einzelne Personen zugeschnitten sein können (ad personam).

Welche Inhalte sollten in einer guten Stellenbeschreibung enthalten sein?

Stellenbeschreibungen können als strukturell weitestgehend standardisierbares Werkzeug der Personalarbeit betrachtet werden. Mustervorlagen sind hilfreich und können diesen Strukturierungsprozess unterstützen. Die inhaltliche Ausgestaltung allerdings muss unternehmensspezifisch erfolgen.

Wichtige Gliederungspunkte einer Stellenbeschreibung sind:

Stellenbeschreibung Gliederungspunkte

TIPP: Nutzen Sie unser Tool „Muster Stellenbeschreibung“ für die strukturierte Erarbeitung von Stellenbeschreibungen für Ihr Unternehmen!

Das Anforderungsprofil sollte ein zentraler Bestandteil einer Stellenbeschreibung sein. Es kann logisch aus den beschriebenen Aufgaben einer Stelle abgeleitet werden. Dazu werden Anforderungsbereiche gegliedert, in denen Fähigkeiten und Eigenschaften vorhanden sein müssen, um die Stelle optimal ausfüllen zu können.

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Begriffserklärung:

Das Anforderungsprofil ist ein Instrument der Personalbeschaffung und Personalentwicklung. Es beschreibt die Aufgaben, die eine Stelle optimal zu erfüllen hat. Anforderungsprofile beinhalten Anforderungen an eine/n zukünftige/n Stelleninhaber/in, der/die auf einer bestimmten Stelle arbeitet, bzw. für einen Aufgabenbereich verantwortlich ist. Diese Anforderungen sollten sich auf die notwendigen Qualifikation des/r Stelleninhabers beziehen (Was muss er/sie können?), (Wie muss er/sie sein?). Durch Gegenüberstellung des Anforderungsprofiles und Qualifikationsprofils kann der Weiterbildungsbedarf von Beschäftigten im Unternehmen erkannt werden.

  • Formale Anforderungen: Ausbildung, Abschlüsse, Berufserfahrung, Zusatzqualifikationen
  • Fachliche Anforderungen: z. B. IT-Kenntnisse, Sprachkenntnisse
  • Methodenkompetenzen: z. B. strategisches Denken und Handeln, Fähigkeit zur Priorisierung und zur Entscheidungsfindung, Präsentationstechniken
  • Führungskompetenzen: z. B. Durchsetzungsvermögen, Überzeugungsstärke, Delegationsfähigkeit, Kritik- und Konfliktfähigkeit
  • Selbstkompetenzen (persönliche Kompetenz): z. B: Selbstorganisationsfähigkeit, Stressresistenz, Flexibilität, Kreativität, Zuverlässigkeit

TIPP: Gewichten Sie die einzelnen Anforderungen, damit Sie bei der Stellenbesetzung nicht nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ suchen! Beschränken Sie sich auf die wirklich wichtigen Anforderungen!

TIPP: Beschreiben Sie genau, was Sie unter den jeweiligen Kompetenzen verstehen, da insbesondere die Soft Skills mit nur einem Schlagwort sehr unterschiedlich interpretiert werden können!

Tool: Muster Stellenbeschreibung

Überlegen Sie sich in Zukunft im Rahmen Ihrer Personalentwicklung mit Stellenbeschreibungen zu arbeiten bzw. Ihre aktuellen Stellenbeschreibungen einmal zu überarbeiten?

→ Dann nutzen Sie unser kostenfreies Tool "Muster Stellenbeschreibung"!

Unbenannt

Der Erarbeitungsprozess für Stellenbeschreibungen ist nicht zu unterschätzen. Ist diese Hürde aber genommen, sind die entstandenen Beschreibungen multifunktional einsetzbar und unterstützen verschiedene Personalprozesse.

Mit unserem Tool "Muster Stellenbeschreibung" können Sie den Nutzen einer Stellenbeschreibung verdeutlichen und anhand von verschiedenen Bausteine Ihre Stellenbeschreibungen individuell gestalten.

Welchen Nutzen bringen Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind multifunktional einsetzbar und unterstützen verschiedene Personalprozesse. Im Folgenden ist der Nutzen von Stellenbeschreibungen für verschiedene Personalprozesse von der Einstellung bis zum Austritt aus dem Unternehmen skizziert.

Stellenbeschreibung Nutzen

1. Stellenausschreibungen ökonomisch erarbeiten

Personalverantwortliche, die bei Ausschreibungen auf eine aktuelle Stellenbeschreibung zurückgreifen können, sparen enorm an Zeit. Schnell sind die wesentlichen Aufgaben und das Anforderungsprofil an eine Stelle, die quasi das „Herzstück“ jeder gepflegten Stellenbeschreibung bilden, in eine entsprechende Stellenausschreibung übernommen. Danach gilt es „nur“ noch, die passenden Medien und Kanäle für die Bewerbersuche auszuwählen und auf die eingehenden Bewerbungen zu warten.

TIPP: Nutzen Sie unser Tool "Entscheidungshilfe Stellenanzeige" für die Gestaltung Ihrer Stellenausschreibungen!

2. Bewerbende systematisch vergleichen

Nach Eingang der Bewerbungsunterlagen kann ein erster systematischer Vergleich der Eignung von Kandidatinnen und Kandidaten auf Basis der vorliegenden Stellenbeschreibung stattfinden. So können beispielsweise die Erfahrungen der Bewerbenden entlang der definierten Aufgabenbereiche und Anforderungen verglichen werden. Ebenso können Einstellungsinterviews oder Einstellungstest so zugeschnitten werden, dass in diesen die Eignung für die späteren Aufgaben geprüft und das Interesse der Kandidaten/innen an diesen Aufgaben hinterfragt wird.

TIPP: Nutzen Sie unser Toolpaket "Personalauswahl"! Durch seinen strukturierten Aufbau und einzelne Schritt-Beschreibungen führt das Toolpaket Sie systematisch und teilautomatisiert durch den Personalauswahlprozess.

3. Einstellungsprozesse wirksam untertützen

Ist die Personalauswahl abgeschlossen, folgt der Einstellungsprozess des bzw. der neuen Mitarbeitenden. An dieser Stelle können Stellenbeschreibungen zweierlei Nutzen erzeugen:

  1. Für die Erstellung des Arbeitsvertrages können wesentlichen Aufgaben, Einsatzort und -bereich des bzw. der Mitarbeitenden übertragen werden. Je nach Umfang von den in Ihrem Unternehmen gängigen Stellenbeschreibungen und Arbeitsverträgen kann die Schnittmenge der dargestellten Informationen sogar sehr hoch sein.
  2. Über Stellenbeschreibungen findet oftmals eine Klärung von Entscheidungsbefugnissen (z. B. Einkaufsvolumen, Weisungsrechte) statt. Ebenso werden Zugriffs- und Nutzungsrechte (z. B. Serverzugriff, Schlüssel usw.) geklärt, die bereits bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes zu berücksichtigen sind. So können Sie einfach die entsprechenden Angaben zum/r neuen Mitarbeitenden mit der Stellenbeschreibung an Ihre/n Administrator/in weiterleiten. Sie brauchen sich im Idealfall nicht weiter um diesen organisatorischen Prozess zu kümmern.

4. Einarbeitungsprozesse systematisch flankieren

Die Stellenbeschreibung gibt durch die Darstellung der Hauptaufgabenbereiche sowie der diesen zugeordneten wesentlichen Teilaufgaben auf einen Blick den Einsatzbereich eines/r Mitarbeitenden wieder. Darauf aufbauend können entweder für die Stelle standardisierte Einarbeitungspläne entwickelt oder ein individuell auf den bzw. die Neue/n zugeschnittener Einarbeitungsplan erstellt werden. Besonders hilfreich ist es an dieser Stelle, wenn in der Stellenbeschreibung bereits wichtige in- und externe Kontaktpersonen vermerkt sind, die dann auch während der Einarbeitungszeit angesprochen werden können.

TIPP: Reflektieren Sie den Einarbeitungsprozess in Mitarbeitergesprächen! Dazu lohnt die Faustformel: Am Ende des ersten Arbeitstages, am Ende der ersten Arbeitswoche, am Ende des ersten Monats und am Ende des ersten Quartals. Die Stellenbeschreibung und der Einarbeitungsplan sind dabei Ihre Hilfsmittel zur Strukturierung der Gespräche.

5. Verantwortlichkeiten klären und Vertretung regeln

„Wer ist eigentlich verantwortlich für …? Und wer ist mein/e Ansprechpartner/in, wenn ich …?“ Dies sind Beispiele für Fragen, auf welche Personalverantwortliche oder Führungskräfte am liebsten mit einer Erläuterung des aktuellen Unternehmensorganigramms reagieren. Aber auch die kontinuierliche Pflege eines Organigramms kostet Zeit und bei größeren Veränderungsprozessen in einem Unternehmen kann sich auch im Organigramm einiges tun. Die Stellenbeschreibungen eines Unternehmens sind im Endeffekt die Untersetzung des Organigramms. Sie ermöglichen, die formellen Aufbaustrukturen eines Unternehmens zu hinterfragen und zu prüfen, ob Aufgaben und Strukturen überhaupt (noch) zusammenpassen.

Ein weiteres sehr hilfreiches Werkzeug zur Personalplanung lässt sich ebenfalls hervorragend durch Stellenbeschreibungen erarbeiten: ein Stellvertretungsplan. Zunächst gilt es, bei jeder Stelle, diejenigen Aufgaben zu identifizieren, die überhaupt in Urlaubs- oder Krankheitsfällen vertreten werden müssen. Anschließend kann festgelegt werden, wer die Aufgaben übernimmt und welche Unterlagen für den Vertretungsfall übergeben werden sollten. Auf diese Weise stellen Sie als Personalverantwortliche oder Führungskräfte sicher, dass wesentliche Aufgaben permanent bestimmten Stellen und dadurch bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen sind und tragen gleichzeitig zur Strukturierung der Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden bei. Zudem wird sichergestellt, dass Aufgaben nicht doppelt wahrgenommen wird. Die Effekte sind also einerseits das Verhindern von fehlender Aufgabenübernahme bzw. ausbleibenden Entscheidungen. Andererseits wird Kompetenzgerangel durch Aufgabenüberschneidung und unklare Zuordnung von Verantwortlichkeiten vermieden.

Begriffserklärung:

Die Personalplanung ist Teil der Unternehmensplanung und ein Bereich des Personalmanagements. Sie orientiert sich mit kurz-, mittel- und langfristigen (strategischen) Maßnahmen an der Sicherstellung des quantitativen und des qualitativen Mitarbeiterbedarfs eines Unternehmens vor dem Hintergrund sich ständig verändernder interner sowie Markt- und Umfeldbedingungen.

Personalplanung muss – abgeleitet von der Unternehmensstrategie – sicherstellen, dass dem Unternehmen Mitarbeiter/innen in der erforderlichen benötigten Anzahl (quantitativ) und mit entsprechender Qualifikation (qualitativ) zur Verfügung stehen.

Kurz: Wie viele Mitarbeiter/innen (quantitativ) mit welchen Qualifikationen (qualitativ) braucht unser Unternehmen an welcher Stelle und zu welchem Zeitpunkt?

Grundlegend wird die Personalplanung in folgende Teilbereiche unterteilt:

  1. Personalbedarfsplanung (Wie viele Mitarbeiter/innen werden benötigt?)
  2. Personalbeschaffungsplanung (Wo und wie können die Mitarbeiter/innen beschafft werden?)
  3. Personalbestandsplanung (Wie viele Mitarbeiter/innen sind für uns verfügbar?)
  4. Personaleinsatzplanung (Wie können Mitarbeiter/innen und Arbeitsplätze optimal zugeordnet werden?)
  5. Personalentwicklungsplanung (Wie können Mitarbeiter/innen weiterentwickelt werden?)
  6. Personalkostenplanung (Mit welchen Kosten ist der Personaleinsatz verbunden?)
  7. Personalabbauplanung (Auf welchen Wegen können Personalbestandsverminderungen realisiert werden?)

6. Personal entlang von Stellenbeschreibungen zielgerichtet entwickeln

Aus einer guten Stellenbeschreibung lässt sich ohne große Probleme das Anforderungsprofil an die/den Stelleninhaber/in ableiten. Dies spielt einerseits im Personalauswahlprozess eine Rolle, jedoch ist andererseits das Anforderungsprofil auch von zentraler Bedeutung für die Personalentwicklung. Diese Anforderungen beziehen sich in erster Linie oft auf die fachlichen Kompetenzen. Insbesondere bei Führungstätigkeiten sollte jedoch auch unbedingt danach gefragt werden, welche sozialen, methodischen und selbstbezogenen Kompetenzen ein/e passende/r Kandidat/in mitbringen sollte. Diese Informationen fließen in das zu Stellen gehörende Soll-Anforderungsprofil ein. Dieses ist wiederum nicht nur für Prozesse der Personalauswahl hilfreich, sondern erlaubt es auch, Beurteilungskriterien zu definieren, die beispielsweise jährlich im Rahmen von Mitarbeiterjahresgesprächen oder Zielvereinbarungen betrachtet werden. Schließlich zeigt die regelmäßige Beurteilung und der Abgleich mit dem Soll-Profil Entwicklungsbereiche des/r Stelleninhabers/in auf. Diese können schrittweise durch verschiedene aufeinander aufbauende Personalentwicklungsmaßnahmen, wie Trainings oder Coaching, kontinuierlich ausgebaut werden. Auf diese Weise wird der bzw. die Mitarbeitende den Anforderungen, die in der für seine bzw. ihre Stelle zugehörigen Stellenbeschreibung festgehalten sind, immer stärker gerecht. Dadurch liefert die Stellenbeschreibung auch Ansatzpunkte zur Entgeltgestaltung, beispielsweise durch Prämien bei herausragender Leistung oder festgestellter persönlicher Entwicklung der Stelleninhaber/innen.

7. Personalaustritte konfliktarm gestalten

Zum einen kommt es auch bei hohem Engagement durch Sie als Personalverantwortliche und Führungskräfte immer wieder dazu, dass sich die Wege zwischen Ihrem Unternehmen und Mitarbeitenden trennen. Zum anderen verlassen Beschäftigte aus altersbedingten Gründen das Unternehmen. Bei diesem oft letzten Kontakt können Sie auf Stellenbeschreibungen zurückgreifen und diese als Grundlage zur Erstellung von Arbeitszeugnissen nutzen und durch eine zügige Erstellung einen positiven Eindruck als arbeitnehmerfreundliches Unternehmen bei ausscheidenden Mitarbeitenden hinterlassen. Denn wie sagt man so schön, man sieht sich immer zweimal im Leben und vielleicht findet so manche/r Ehemalige wieder in Ihr Unternehmen zurück und der in diesem Artikel beschriebene Prozess beginnt von vorn. Ebenso bietet die Auseinandersetzung mit der Stellenbeschreibung beim Ausscheiden von Mitarbeitenden in planmäßigen Austrittsgesprächen die Möglichkeit, die Neubesetzung der Stelle optimal vorzubereiten und in diesem Kontext eine Überprüfung der Aktualität der Stellenbeschreibung vorzunehmen.

Welche Nachteile hat die Erstellung von und die Arbeit mit Stellenbeschreibungen?

Fotolia 2010557 AusrufezeichenPhoenixpix – Fotolia.comTrotz aller aufgeführten Pro-Argumente und Vorteile gibt es auch einige nicht zu unterschätzende Nachteile, die gegen die Erarbeitung von Stellenbeschreibung sprechen.

Einführungsaufwand: Am stärksten ins Gewicht fällt der mit der Einführung verbundene Zeit- und Kostenaufwand für die erstmalige Beschreibung der Stellen.
Aktualisierungsaufwand: In regelmäßigen Abständen ist eine Überprüfung der Aktualität der Beschreibungen nötig. Auch diese Überarbeitungen kosten Zeit und Geld. Jedoch kann dieser Aufwand in der Regel durch eine gute Eingliederung in die im Vorfeld beschriebenen Personalprozesse weitestgehend gering gehalten werden. Ebenso helfen gute Vorlagen und die Nutzung von passender IT die Überarbeitung effizient zu gestalten.
„Dienst nach Vorschrift“: Ein weiterer Nachteil kann das starre Festhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den festgeschriebenen Aufgaben sein. Damit dies nicht eintritt, sollten die Aufgaben nicht bis ins letzte Detail beschrieben werden. Weiterhin helfen regelmäßige Kommunikation, gute Führung und eine kontinuierliche Anpassung der Stellenbeschreibung diesen Effekt zu reduzieren.

Mehr Wissen

Um sich ausführlicher zum Thema Personalentwicklung zu informieren, nutzen Sie die weiteren Themenseiten sowie die passenden Linkseiten!

Informieren Sie sich dort zum Beispiel über Mitarbeiterjahresgespräche oder Zielvereinbarungen!

Spannende Literatur zur Entwicklung Ihrer Beschäftigten finden Sie hier.

Die in unserer Auflistung dargestellten Softwarelösungen zur Personalentwicklung beinhalten u. a. Module für die Einschätzung der Entwicklungsstände von Beschäftigten, die Planung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die Lernfortschrittskontrolle und das Kompetenzmanagement.

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