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Abmahnungen schreiben – Was Sie als Arbeitgeber berücksichtigen sollten

Laut dem Gesetzgeber ist es dem Arbeitgeber nicht erlaubt, ein Arbeitsverhältnis einfach zu beenden, wenn der/die Arbeitnehmer/in seinen/ihren Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag nicht nachkommt. Im Falle einer Verletzung des Arbeitsvertrages sollten Sie den/die Arbeitnehmer/in auf sein/ihr fehlerhaftes Verhalten aufmerksam machen. Er/sie sollte an seine/ihre arbeitsvertraglichen Verpflichtungen erinnert werden. Außerdem ist er/sie darauf hinzuweisen, dass bei einem erneuten Verstoß mit einer Kündigung zu rechnen ist. Vor einem wiederholten Vergehen ist zu warnen. Damit Sie keine Probleme mit dem Arbeitsrecht bekommen oder Sie eine etwaige Klage verlieren, sollten Ihre Abmahnungen einige Voraussetzungen und Funktionen erfüllen.

Welche Formulierungen sind richtig?

Rechtsgültige Abmahnungen müssen bestimmte Faktoren erfüllen, bis sie getätigt werden können. Generell muss eine Abmahnung drei Funktionen erfüllen. Sie als Arbeitgeber müssen beachten, dass folgende Formerfordernisse zugrunde liegen:

  • Rügefunktion
  • Warnfunktion
  • Beweisfunktion
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Die Rügefunktion beinhaltet die konkrete Benennung des beanstandeten Verhaltens. Das heißt, die Fakten was, wann, wer, wo, wie usw. müssen in der Abmahnung erläutert werden. Des Weiteren muss direkt darauf hingewiesen werden, welche Pflicht genau verletzt wurde.

Die Warnfunktion beinhaltet die daraus folgende arbeitsrechtliche Konsequenz einschließlich einer Kündigung. Sie müssen Ihre/n Arbeitnehmer/in eindringlich auf das künftige Einhalten eines vertragstreuen Verhaltens hinweisen. Auch die Vorgehensweise bei einem Wiederholungsfall muss in einer Abmahnung festgehalten werden.

Die Beweisfunktion beinhaltet die schriftliche Bestätigung des Verstoßes durch Betroffene und Zeugen/innen. Hierbei wird in Urkundenbeweis und Anscheinsbeweis unterteilt. Es handelt sich dann um einen Urkundenbeweis, wenn eine schriftliche Bestätigung durch Betroffene vorliegt. Um einen Anscheinsbeweis handelt es sich, wenn eine schriftliche Bestätigung durch Zeugen/innen festgehalten ist. Einseitige Notizen sind hierbei ohne Beweiswert.

Achtung: Kommt es zu wiederholten Abmahnungen, in denen die Kündigung jeweils nur angedroht wird, ohne die Kündigung tatsächlich auszusprechen, enthält die Abmahnung keine oder nur eine dieser Funktionen, handelt es sich rechtstechnisch nicht um eine Abmahnung. Möglicherweise handelt es sich dann eher um:

  • eine Belehrung
  • eine Vorhaltung
  • einen kollegialen Ratschlag
  • eine Ermahnung
  • einen Verweis
  • eine Verwarnung
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Diese Schritte sind allesamt Vorstufen von Abmahnungen. Kündigungsrechtlich sind alle ohne entscheidende Bedeutung, da in keinem eine Kündigung angedroht wird. In dem Fall eines Gerichtsverfahrens sollten Sie nicht nur den Sachverhalt der Kündigung gründlich prüfen, sondern auch die zur Kündigung geführte Abmahnung. Wird die Abmahnung gerichtlich als unwirksam erklärt, ist die Kündigung in den meisten Fällen ebenfalls nicht wirksam.

Wann ist eine Abmahnung verhältnismäßig?

Eine Abmahnung kann nur wirksam sein, wenn sie auch verhältnismäßig ist. Wenn der unterlaufene Fehler jedem hätte passieren können, gilt eine Abmahnung als unverhältnismäßig. Der Fehler muss je nach Fahrlässigkeit abgemahnt oder eben nicht abgemahnt werden. Umso höher die auftretende Gefahr durch den Fehler ist, desto eher wird eine Abmahnung als verhältnismäßig angesehen. Auch muss man zwischen den verschiedenen Beschäftigungen differenzieren. Führen Sie z. B. eine Logistikfirma, die viele LKW-Fahrer beschäftigt, sollten Sie bei einem kleineren Unfall, der zwangsläufig passieren kann, nicht gleich eine Abmahnung schreiben. Passieren der Schreibkraft in der Verwaltungsabteilung allerdings übermäßig und vor allem regelmäßig viele Rechtschreibfehler, wäre eine Abmahnung verhältnismäßig. Sie als Arbeitgeber sollten vor dem Verfassen einer Abmahnung klar die Höhe der Fahrlässigkeit und den Tätigkeitsbereich abwiegen. Ist eine Abmahnung unwirksam, ist in der Regel auch die Kündigung unwirksam.

Wer darf abmahnen?

Nicht nur der, der berechtigt ist, eine Kündigung auszusprechen, ist zu einer Abmahnung berechtigt. Das heißt, nicht nur Sie als Arbeitgeber sind in der Lage eine Abmahnung zu verfassen. Jeder Vorgesetzte, der weisungsbefugt ist, ist in der Regel auch abmahnungsbefugt. In den meisten Fällen werden die Abmahnungen von der Personalabteilung ausgesprochen. Betriebsleiter sind ebenfalls berechtigt. Untergebene dürfen die Vorgesetzten jedoch nicht abmahnen. Sie können sich höchstens an die Personalabteilung wenden und das vorliegende Problem dort ansprechen.

Was ist die richtige Form einer Abmahnung?

Als Arbeitgeber formulieren Sie die Abmahnung am besten schriftlich. Gesetzlich ist die Schriftform allerdings nicht festgelegt. Sie können eine Abmahnung also:

  • mündlich
  • per E-Mail
  • per SMS
  • oder anders

formulieren. Nur weil die Abmahnung nicht in schriftlicher Form ist, ist sie noch lange nicht unwirksam. Trotzdem sollten Sie beachten, dass eine mündliche Abmahnung im Falle eines Gerichtsverfahrens schwer zu beweisen ist und Ihnen nur unnötig Stress verursacht. Eine Klage fällt hier häufig zu Gunsten der Arbeitnehmer/innen aus. Bei Abmahnungen per E-Mail oder SMS müssen Sie vor Gericht gewährleisten, das die Abmahnung auch bei dem Arbeitgeber eingegangen ist.

Wann muss eine Abmahnung zugegangen sein?

Damit die Abmahnung wirksam ist, muss sie dem/r Arbeitnehmer/in auch zugegangen sein. Hat der/die Arbeitnehmer/in die Abmahnung nie erhalten, konnte diese/r auch nicht auf die Vertragsverletzung hingewiesen werden und auch nicht vor der Kündigung gewarnt werden. Hinweisfunktion und Warnfunktion sind so also nicht erfüllt und die Abmahnung ist unwirksam. Neben einer schriftlichen Abmahnung per Post, kann diese auch mündlich erfolgen. Ist dies der Fall, ist das Zuhören erforderlich.

Bei einer mündlichen Abmahnung besteht das große Risiko, dass der/die Arbeitnehmer/in die Abmahnung vor Gericht leugnet. Dann sind Sie als Arbeitgeber in der Beweispflicht. Sie müssen nachweisen, dass es diese mündliche Abmahnung gegeben hat.

Bei einer schriftlichen Abmahnung sollten Sie eine Kopie der schriftlichen Abmahnung anfertigen und bei Bedarf vor Gericht vorlegen. Um hierbei kein Risiko einzugehen, sollten Sie sich eine Unterschrift des/r Arbeitsnehmers/in auf der Kopie geben lassen. Damit haben Sie eine "Empfangsquittung" und sind auf der sicheren Seite. Dazu ist der/die Arbeitnehmer/in allerdings nicht verpflichtet.

Wie steht es um die Richtigkeit des Sachverhaltes?

Die Richtigkeit des Inhaltes der Abmahnung ist besonders wichtig und muss von Ihnen als Arbeitgeber nachweisbar sein. Der in der Abmahnung beschriebene Verstoß muss im Streitfall von Ihnen beweisbar sein. Im besten Fall haben Sie Zeugen/innen, die die Richtigkeit des Sachverhaltes bestätigen. Sie sollten das nachweisbar fehlerhafte Verhalten Ihrer Angestellten festhalten und eventuell auch eine eidesstattliche Versicherung von den Zeugen/innen ausstellen lassen.

Wann ist ein geeigneter Zeitpunkt für eine Abmahnung?

Generell gibt es keine Frist, die Sie dazu verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Zeit eine Abmahnung zu tätigen. Langes Warten kann Ihnen dennoch zum Verhängnis werden. Der/die Arbeitgeber/in hat das Recht, eine Abmahnung zu verwirken, wenn er/sie durch die vergangene Zeit der festen Überzeugung ist, dass es keinen Anlass für eine Beanstandung seines/ihres Fehlverhaltens gab. Im Falle einer Kündigung, können Sie sich bei erneutem Vergehen nicht mehr auf diesen Vorfall berufen.

Ähnlich fristenlos läuft das Entgegenwirken einer Abmahnung. Es gibt keine Frist, in welcher Ihr/e Angestellte/r ein gerichtliches oder außergerichtliches Vorgehen gegen Ihre Abmahnung initiieren muss. Tatsächlich müssen Arbeitnehmer/innen generell nichts gegen ihre Abmahnung unternehmen. Eine Abmahnung wird nämlich nie durch Zeitablauf wirksam. Sprechen Sie einige Zeit später eine verhaltensbedingte Kündigung aus und führen das vorherige Vergehen als Begründung an, genügt es, wenn der/die Arbeitnehmer/in im Kündigungsschutzprozess aussagt, dass der zur Abmahnung geführte Sachverhalt, nicht so abgelaufen ist. Sie sind nun in der Pflicht, die Richtigkeit des Sachverhaltes der Abmahnung nachzuweisen.

Was sollten Sie vermeiden?

Einige Fehler werden immer und immer wieder gemacht, können aber auch vermieden werden. Ohne unnötige Fehler, können Sie viel Aufwand und Verfahrenskosten sparen. Die häufigsten Fehler sind:

  • mehrere Fehlverhalten in einer Abmahnung
  • Durchnummerieren von Abmahnungen
  • "verbrauchte" Kündigungsgründe
  • zu häufiges Abmahnen
  • zu spätes Kündigen – "verbrauchter" Kündigungsgrund

Sprechen Sie aufgrund einer arbeitsvertraglichen Pflichtverletzung eine Abmahnung aus, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht genau wegen dieser Vertragsverletzung eine Kündigung aussprechen. Durch die Abmahnung wird also der Kündigungsgrund verbraucht und die Kündigung ist somit nicht mehr möglich. Um Ihrem/r Arbeitnehmer/in kündigen zu können, muss erst eine neue Vertragsverletzung stattfinden.

Mehrere Vertragsverletzungen in einer Abmahnung

Sie sollten niemals mehrere Vertragsverletzungen in einer einzigen Abmahnung aufführen. Das spart zwar Zeit und Arbeit, ist aber absolut nicht zielführend. Problematisch ist es, wenn vor Gericht ein Fehlverhalten als unwirksam erklärt wird. Dann ist nämlich die komplette Abmahnung unwirksam, egal ob die anderen Fehlverhalten zu beweisen sind. Auch eine Kündigung ist in diesem Fall nicht mehr möglich. Zumindest nicht auf dieser Vertragsverletzung begründet. Sprechen Sie also am besten jede Abmahnung einzeln aus und händigen Sie vor allem alle gesammelten Abmahnungen gleichzeitig aus.

Durchnummerieren von Abmahnungen

Vermeiden Sie es, die Abmahnungen durchzunummerieren. Wird eine der Abmahnungen als unwirksam erklärt, rutschen die restlichen Abmahnungen von der Reihenfolge her nach und bekommen somit eine neue Überschrift. Dadurch wird die Richtigkeit in Frage gestellt und alle Abmahnungen sind unwirksam.

Checkliste für eine wirksame Abmahnung:

  • Sie ist bestimmt formuliert.
  • Der beschriebene Sachverhalt ist richtig.
  • Die äußere Form ist eingehalten.
  • Sie ist dem/der Arbeitnehmer/in zugegangen.
  • Sie wurde von einem/r abmahnungsberechtigten Mitarbeiter/in ausgestellt.
  • Sie ist verhältnismäßig.
  • Sie ist fehlerfei.
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