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Mitarbeitergespräche wirksam führen

Expertinnen und Experten sind sich schon lange einig, Mitarbeiterkommunikation und -information sind entscheidend für den Führungserfolg. Ein wichtiger, wenn nicht sogar das wichtigste Führungsinstrument sind Mitarbeitergespräche.

Der Schriftsteller Hermann Lahm (*1948) sieht Mitarbeitergespräche als TÜV-Termine, die zu Beanstandungen führen können, jedoch dann eine beruhigende Weiterfahrt ermöglichen. Obwohl beispielsweise seit den 70er Jahren das Mitarbeiterjahresgespräch als Instrument der Personalführung in Deutschland eingesetzt wird, sind Umsetzungsbreite sowie Umsetzungsqualität der Umsetzung noch nicht zufrieden stellend.
Laut einer Studie von StepStone aus dem Jahr 2005 geben deutsche Chefinnen und Chefs kaum Feedback, während Mitarbeitergespräche in anderen europäischen Industrienationen an der Tagesordnung sind.

» Wie können Mitarbeitergespräche grundsätzlich unterschieden werden?
» Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es und wie lassen sich diese unterscheiden?
» Welche Effekte bringen Mitarbeitergespräche?

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» Was spricht aus Sicht von Führungskräften gegen die Durchführung von anlassbezogenen und institutionalisierten Mitarbeitergesprächen?
» Was ist bei der Einführung von institutionslisierten Mitarbeitergesprächen besonders zu beachten?
» Was ist bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen besonders zu beachten?

Wie können Mitarbeitergespräche grundsätzlich unterschieden werden?

MAgespräch1Monkey BusinessMitarbeitergespräche lassen sich in anlassbezogene und institutionalisierte Gespräche unterscheiden.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche stehen in Bezug zu einem aktuellen Ereignis. Sie können sowohl durch eine Führungskraft als auch durch einen Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin initiiert werden.

Zu möglichen Anlässen gehören:

  • Notwendige, regelnde Eingriffe in Arbeitsabläufe
  • Veränderungen in der Arbeitsgrundlage
  • Fehlverhalten von Beschäftigten oder Nichteinhalten von Bestimmungen
  • Besonders schlechte oder besonders herausragende Leistungen von Beschäftigten
  • Optimierung von Arbeitsergebnissen
  • Plötzlich auftretende Konflikte
  • Auftreten von Arbeitsunfällen
  • Häufige oder längere Krankheit von Beschäftigten
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Beispiele für anlassbezogene Mitarbeitergespräche sind:

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche beziehen sich in der Regel auf die Betrachtung eines längeren zurückliegenden Zeitraums (z. B. ein Jahr). Sie finden wiederholt in einem festen Rhythmus statt. Für institutionalisierte Mitarbeitergespräche empfiehlt sich die Verwendung eines einheitlichen Leitfadens im Unternehmen. Meist finden institutionalisierte Mitarbeitergespräche auf Basis einer betrieblichen Regelung oder Vereinbarung statt.

Zentrale Inhalte von institutionalisierten Mitarbeitergesprächen können sein:

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es und wie lassen sich diese unterscheiden?

Mitarbeitergespräche lassen sich in erster Linie durch die dahinter stehende Absicht bzw. den Zweck des Gespräches definieren. Im folgenden finden Sie von A wie Anerkennungsgespräch bis Z wie Zielvereinbarungsgespräch eine Reihe von Gesprächsarten alphabetisch aufgelistet.

Arten von Mitarbeitergesprächen

Anerkennungsgespräch: Wenn der Anlass dazu gegeben ist, dann sollten Sie auch Beschäftigte loben. Verfahren Sie nicht nach der Devise „Nicht getadelt, ist genug gelobt!“ Anerkennungsgespräche bieten die Möglichkeit, besonderes Verhalten oder besondere Leistungen ausdrücklich zu würdigen.
Tipp: Durch gezieltes Lob, fühlen sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt. Sie verstärken positives Verhalten und herausragende Leistungen.

Beurteilungsgespräch: Beurteilungsgespräche ermöglichen die Selbst- und Fremdeinschätzung des Verhaltens und der Leistung eines Beschäftigten in einer bestimmten Periode. Die Beurteilung sollte an möglichst objektiven Kriterien erfolgen. Aus der Beurteilung einer zurückliegenden Periode werden im Beurteilungsgespräch Maßnahmen für die kommende Periode abgeleitet.
Tipp: Informieren Sie sich über mögliche Beurteilungsfehler und versuchen Sie, diese zielgerichtet zu reduzieren.

Delegationsgespräch: Das Delegationsgespräch dient dazu, Beschäftigte mit dem nötigen Wissen auszustatten, um eigene Befugnisse, Verantwortungen und Aufgaben an diese weitergeben zu können.

Informations- bzw. Beratungsgespräch: Dieses Gespräch wird durchgeführt, um umfassende und qualitativ hochwertige Informationen von Mitarbeitenden, die als Grundlage für eine Entscheidungsfindung benötigt werden, zu erhalten.
Tipp: Hören Sie Ihrem Gegenüber genau zu und stellen Sie alle Fragen, die Sie für notwendig halten.

Kritikgespräch: Sind Sie aus objektiven Gründen mit der Leistung eines Mitarbeitenden nicht zufrieden oder ein hat Mitarbeitender Erwartungen nicht wie besprochen erfüllt, kann ein Kritikgespräch geführt werden. Kritikgespräche dienen der Korrektur von falschem bzw. fehlerhaftem Verhalten. Sie sollten sehr nah an dem Zeitpunkt des beobachteten Fehlverhaltens liegen.
Tipp: Äußern Sie die Kritik nur unter vier Augen und nicht vor anderen Kolleginnen und Kollegen.

Konfliktgespräch: Verschiedene bereits bestehende oder latent vorhandene Konflikte werden zunächst analysiert und dann einer möglichst konstruktiven Lösung zugeführt. Sind alle Konfliktparteien am Gespräch beteiligt, sollte die Führungskraft als neutraler Moderator oder Mediator auftreten.
Tipp: Ergreifen Sie in Konfliktgesprächen nicht Partei.

Mitarbeiterjahresgespräch: Diese Art von Mitarbeitergesprächen umfasst viele Themenbereiche und dient dazu, ein Fazit zu ziehen und die nächste Periode zu planen sowie konkrete Umsetzungsvereinbarungen zu treffen. Halbjahresgespräche sind für diesen Zweck ebenfalls geeignet. Inhalte von Mitarbeiterjahresgesprächen können Zielvereinbarungsprozesse, Beurteilungen, Personalentwicklungsmaßnahmen oder allgemeine Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit sein.
Tipp: Setzen Sie für Mitarbeiterjahresgespräche einen Leitfaden ein.

Mitteilungsgespräch: Mitteilungsgespräche dienen dazu, bereits getroffene Entscheidungen zu kommunizieren. Die Entscheidungen stehen hierbei nicht zur Debatte.
Tipp: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit, auf die Mitteilung zu reagieren und ggf. Anmerkungen zu äußern.

Rückkehrgespräche: Rückkehrgespräche dienen der gezielten Wiedereingliederung nach längerer Krankheit. Eine andere kontrovers diskutierte Form von Rückkehrgesprächen zielt auf die Reduktion von Fehlzeiten und der Senkung der Krankheitsquote ab.

Überzeugungsgespräch: Das Überzeugungsgespräch dient dazu, Mitarbeitenden für eine Meinung zu gewinnen. Das bedeutet jedoch nicht, dass man nicht offen für andere Meinungen sein kann oder sich ggf. sogar selbst von anderen Meinungen überzeugen lassen kann.
Tipp: In der Regel ist diese Art von Gesprächen verhältnismäßig kurz. Nutzen Sie die Zeit, um die Einwände Ihres Gegenübers in sinnvolle eigene Argumente umzuwandeln.

Zielvereinbarungsgespräch: Diese Art von Gespräch ist dafür bestimmt, auf der einen Seite den Erfüllungsgrad bereits vereinbarter Ziele zu überprüfen und andererseits mittel- oder langfristige Ziele mit Beschäftigten zu vereinbaren, die sowohl der Erreichung der Unternehmensziele als auch der persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters dienen.
Tipp: Nutzen Sie zur Zielvereinbarung die SMART-Regel.

Welche Effekte bringen Mitarbeitergespräche?

MAgespräch2dp@pic - FotoliaProfessionell durchgeführte Mitarbeitergespräche weisen ein positives Aufwands-Nutzen-Verhältnis auf. Sie erleichtern trotz des zeitlichen Aufwands die Führungsarbeit maßgeblich.

Konfliktbewältigung: Mitarbeitergespräche bieten die Möglichkeit, offene oder latente Konflikte zeitnah zu thematisieren und die Konfliktbewältigung in Gang zu setzen. Sie dienen somit der Reduktion von Konfliktkosten durch die frühzeitige Vermeidung einer Konflikteskalation.

Wertschätzung: Mitarbeitergespräche sind eine besondere Möglichkeit, den Beschäftigten persönliche Wertschätzung entgegen zu bringen. Sie tragen somit zur Motivation und Mitarbeiterbindung bei.

Gezielte Kritik: Mitarbeitergespräche bieten einen formellen, geschützten Rahmen, um Fehlverhalten zu thematisieren und positives Verhalten anzuerkennen.

Personalentwicklung: Mitarbeitergespräche ermöglichen den gezielten Blick in die Vergangenheit. Aufbauend darauf kann eine systematische Ableitung von Maßnahmen für die Zukunft erfolgen, an der sowohl die Führungskraft als auch die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter mitwirken. Damit erhöht sich die Akzeptanz der Einschätzung bzw. Beurteilung der Vergangenheit genauso wie die für die Zukunft vereinbarten Maßnahmen und Ziele.

Lernquelle: Mitarbeitergespräche sind sowohl für die Führungskraft als auch die Beschäftigten die Chance, das eigene Verhalten bzw. die eigene Leistung gezielt zu reflektieren. Damit bieten diese die Möglichkeit, nicht erwünschtes Verhalten zu korrigieren und positives Verhalten beizubehalten oder sogar zu verstärken.

Was spricht aus Sicht von Führungskräften gegen die Durchführung von anlassbezogenen und institutionalisierten Mitarbeitergesprächen?

Führungskräfte, aber auch Beschäftigte, führen eine Reihe von Argumenten ins Feld, warum Mitarbeitergespräche nicht durchgeführt werden. Diese Argumente zu kennen, hilft Ihnen als Personalverantwortliche bei der Einführung von Mitarbeitergesprächen.

Hohe Zeitinvestition: „Für so was habe ich keine Zeit.“ Nun, die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach. Nimmt sich die Führungskraft Zeit für ein Mitarbeitergespräch, spart dies die Zeit ein, die durch Unklarheiten, vermeidbare Fehler oder fehlende Motivation entstehen kann. Weniger Stress und Konflikte bei gleichem oder vielleicht sogar geringerem Zeitaufwand - das sollte es doch wert sein!
Mitarbeitergespräche verlaufen in drei Phasen (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung). Für jede dieser Phasen ist natürlich ein gewisser Zeitaufwand sowohl für die Führungskraft als auch für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter einzuplanen. Für ein Mitarbeiterjahresgespräch können je Gespräch für diese drei Phasen insgesamt zwischen zwei und drei Stunden sowohl für die Führungskraft als auch für die Beschäftigten kalkuliert werden. In einer Reihe von Unternehmen gehören zwar Mitarbeitergespräche (insbesondere Jahresgespräche) zur Aufgabe der Führungskraft, jedoch werden nicht ausreichend zeitliche Ressourcen zur Verfügung gestellt. Verschärft wird dieses Problem bei einer zu großen Führungsspanne. Bei 25 Unterstellten und kalkulierten drei Stunden Gesamtaufwand für Mitarbeiterjahresgespräche ist dies bereits die halbe Monatsleistung der Führungskraft. Hinzu kommen die alltäglichen anlassbezogene Gespräche.

Terminschwierigkeiten: „Ich finde keinen gemeinsamen Termin mit der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter.“ Sowohl anlassbezogene als auch institutionalisierte Gespräche lassen sich oft schwer mit dem Tagesgeschäft vereinbaren und fallen deshalb häufig unter den Tisch.

Bedeutsamkeit: „Ich kann so auch zwischendurch mit den Mitarbeitern/innen sprechen.“ Natürlich ist das möglich. Das sollte die Führungskraft auch weiterhin tun. Derartige Kommunikationen sind jedoch nicht mit einem Mitarbeitergespräch gleichzusetzen. Vor allem Gespräche aufgrund von persönlichen Anliegen oder institutionalisierte Gespräche finden nicht mal so eben zwischen Tür und Angel statt. Ein besonderer Effekt von Mitarbeitergesprächen ist häufig auch die Wertschätzung, die den Beschäftigten entgegengebracht wird.

„Es gibt wichtigere Probleme.“ Vielleicht sind einige dieser Probleme gerade durch fehlende Mitarbeitergespräche hervorgerufen worden? Es kann sich durchaus lohnen, mögliche Zusammenhänge zu identifizieren.

„Das bringt sowieso nichts, der/die ändert sich nicht.“ Vielleicht ist diese Mitarbeiterin bzw. dieser Mitarbeiter nicht so leicht zugänglich oder durch andere Anreize zu motivieren als andere Beschäftigte. Eine Anpassung der Struktur oder der Durchführung des Gesprächs schafft möglicherweise Abhilfe.

„Die Hinweise aus dem Gespräch können bzw. werden sowieso nicht umgesetzt.“ Können die Ziele oder Vereinbarungen aus dem Mitarbeitergespräch nicht umgesetzt werden, sind dieser unter Umständen nicht realistisch oder realisierbar. Werden diese bewusst nicht umgesetzt, ist ein ernsthaftes Kritikgespräch angebracht.

Konfliktscheue und fehlende Kritikfähigkeit: „Aus den Gesprächen können Argumente gegen den Mitarbeitenden oder sogar gegen mich kommen.“ Natürlich kann das passieren. Nicht immer sind die Leistungen der Beschäftigten so wie gewünscht. Oft ist es aber sogar Ziel von Gesprächen, Defizite aufzudecken, um diesen entgegenzuwirken und sie bestenfalls zu beseitigen. Darin sollte nichts Schlechtes gesehen werden.

Fehlende Räumlichkeiten: „Ich weiß nicht, wo ich so ein Gespräch führen soll.“ In einigen Unternehmen sind ruhige, ungestörte Gesprächsräume Mangelware. Diese sind jedoch die Voraussetzung für ein erfolgreiches, konstruktives Mitarbeitergespräch jeder Art.

Fehlende Qualifizierung: „Ich weiß nicht, wie ich so ein Gespräch führen soll!“ Für dieses Problem gibt es Abhilfe. Eine gute Qualifizierung der Führungskräfte bietet die solide Grundlage für den Erfolg von Mitarbeitergesprächen. Beschaffen Sie sich also professionelle Hilfe bei geeigneten Seminar- oder besser noch Trainingsanbietern. Mittlerweile bieten einige Unternehmen auch unterstützendes Coaching von Führungskräften in diesem Bereich an. Auch im Internet findet man zahlreiche Tools, Vorlagen und Muster, die bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen helfen können. Dazu zählen u. a. die Perwiss-Tools Top-Fragen zum Mitarbeiterjahresgespräch und Tipps zum Scheitern von Mitarbeitergesprächen. Weitere Tools finden Sie in unserem Linkbereich.

Zuständigkeit: „Gespräche führt doch die Personalabteilung.“ Die Kenntnis der Personalabteilung über das Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden ist wohl eher unzureichend. Zudem können Inhalte zu abteilungsspezifischen Sachverhalten überhaupt nicht diskutiert werden. Nur wenn ein Gespräch zwischen Beteiligten stattfindet, die auch direkt miteinander arbeiten, können Ziele festgesetzt, Beurteilungen oder Anliegen ausgesprochen und spezifische Probleme, zum Beispiel Arbeitsabläufe betreffend, besprochen werden. Die Personalabteilung kann und sollte jedoch Hilfestellung bei der Qualifizierung der Führungskraft geben und Werkzeuge und Tools (Leitfäden etc.) zur Verfügung stellen.

Was ist bei der Einführung von institutionalisierten Mitarbeitergesprächen besonders zu beachten?

MAgespräch3Marco2811 - FotoliaDie Einführung von institutionalisierten Mitarbeitergesprächen sollte sorgsam durchdacht werden. Zunächst müssen die Ziele identifiziert und eine ausreichende Analyse möglicher Gegenkräfte durchgeführt werden. Das eindeutige Bekenntnis der Geschäftsführung gehört genauso zu den Erfolgsfaktoren des Einführungsprozesses wie die ausreichende und frühzeitige Einbeziehung der betrieblichen Interessenvertretung. Es empfiehlt sich, eine Projektgruppe zu bilden, die Prozesse und Strukturen für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen klärt, Werkzeuge wie Gesprächsleitfäden erarbeitet und die Trainings und Schulungen für die Führungskräfte plant und vorbereitet. Unternehmen, die nicht über ausreichend internes Know-how verfügen, sollten sich externe Unterstützung einkaufen. Diese Investition zahlt sich im Umsetzungsprozess meist mehrfach aus. Steht das Konzept für die Mitarbeitergespräche, dann gilt es, eine umfassende Information der Beschäftigten durchzuführen, um vorhandene Ängste und Befürchtungen zu nehmen und die Akzeptanz in der Umsetzung zu erhöhen. Ein zentraler Erfolgsfaktor und wichtiger Meilenstein in der Einführungsphase ist die intensive Schulung der Führungskräfte. Dadurch wird nicht nur Sicherheit bei den Führungskräften, sondern auch eine entsprechende Standardisierung in der Umsetzung erreicht. Zentraler Inhalt der Trainings- und Schulungsmaßnahmen sollte der erarbeitete Gesprächsleitfaden für die Mitarbeitergespräche sein.

Was ist bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen besonders zu beachten?

Mitarbeitergespräche gliedern sich in die Vorbereitungs-, die Durchführungs- und die Nachbereitungsphase des Mitarbeitergesprächs. Für alle drei Phasen sollte ausreichend Zeit eingeräumt werden.

Für die Phase der Vorbereitung sind wichtig:

  • Frühzeitige Einladung des Mitarbeitenden und Information über die zu besprechenden Inhalte, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit der Vorbereitung einzuräumen
  • Beschaffung eines geeigneten Raums zur Durchführung des Gesprächs, der ein ungestörtes Gespräch ermöglicht
  • Planung eines ausreichenden Zeitbudgets
  • Beschaffung von Informationen entsprechend des Gesprächstyps (Zahlen. Daten und Fakten)
  • Formulierung von Fragen ggf. anhand des Gesprächsleitfadens

Tipp: Bitten Sie den jeweiligen Gesprächspartner/die jeweilige Gesprächspartnerin sich ausreichend auf das Gespräch vorzubereiten und eigene Fragen zu formulieren.

Während des Gesprächs sollten Sie darauf achten, dass:

  • Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen,
  • Gesprächsziele und -inhalte zu Beginn des Gesprächs geklärt werden,
  • Sie nicht einen Monolog führen, sondern die Gesprächspartner/innen ausreichend zu Wort kommen,
  • Sie aktiv zuhören und dem/die Gesprächspartner/in ausreichend Aufmerksamkeit schenken,
  • Störungen vermieden werden (kein Handy, nicht permanent auf die Uhr schauen),
  • die wichtigsten Gesprächsinhalte dokumentiert werden und
  • am Abschluss klare Festlegungen und Vereinbarungen getroffen werden, die realistisch sind.

In der Nachbereitung des Gesprächs ist es wichtig, dass:

  • Sie selbst den Gesprächsverlauf reflektieren und bei zukünftigen Gesprächen ggf. Anpassungen vornehmen
  • Sie den Gesprächspartnern/innen ein Protokoll mit den Vereinbarungen zur Verfügung stellen und
  • Sie die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter aktiv bei der Umsetzung der Vereinbarungen unterstützen

Nebn diesen Informationen möchten wir Ihnen weitere Anregungen für die Einführung und Umsetzung von Mitarbeitergesprächen geben. Wenn Sie sich speziell für Konfliktgespräche interessieren, finden Sie vielfältige Informationen auf der Themenseite hier auf www.perwiss.de. Weiterführende Informationen zu Mitarbeitergesprächen finden Sie in den Bereichen ToolsLiteratur und natürlich in der ausführlichen Linksammlung.

Folgende Tools für Mitarbeitergespräche können Sie gegenwärtig kostenfrei nutzen: 

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