Aktuelle Seite: Home Themen HR-Software Einsatz von Personalsoftware

Einsatz von Personalsoftware

thema_softwareEisenhans - Fotolia.comIT ist auf dem Vormarsch! Auch im Personalbereich!

Von A wie Assessment-Center bis Z wie Zielvereinbarung - das Angebot von HR-Software ist mittlerweile so vielfältig wie nie zuvor. Kaum ein Personalprozess kann heute nicht mit Hilfe von Softwareunterstützung realisiert werden.

Aktuelle Softwarelösungen bieten ein beachtliches Spektrum an Funktionalitäten und Möglichkeiten, um personalwirtschaftliche Prozesse effizienter zu gestalten. Der Markt entwickelt sich dynamisch weiter, nicht zuletzt, weil neue Trends, wie beispielsweise der demografische Wandel und der einhergehende Fachkräftemangel oder die Nutzung von Social-Media-Netzwerken als Recruiting-Kanäle, stetig neue Anforderungen an die Softwareentwicklung stellen.

Anzeige

Neben spezialisierten Einzellösungen für zum Beispiel Recruiting, Personaleinsatzplanung oder Controlling, stehen auch Komplettlösungen für den gesamten HR-Prozess - von der Personalgewinnung bis zur Personaltrennung - zur Verfügung. Trotzdem ist im HR-Bereich das Best-of-Breed-Konzept weit verbreitet. Dieses sagt aus, dass in der Personalwirtschaft individuelle Lösungen für die jeweiligen Teilbereiche einer Komplettlösung stets vorgezogen werden.

Wie weit ist Personalsoftware in Unternehmen verbreitet?

Eine erste Antwort auf diese Frage bietet eine Befragung der SoftSelect GmbH aus dem Jahr 2012, in der 6.000 Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum nach dem Einsatz von HR-Software befragt wurden. Hierbei wurden sowohl Industrieunternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitenden und Handelsunternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden als auch Dienstleistungsunternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern/-innen berücksichtigt. Die Stichprobengröße betrug 5.839.

Das Ergebnis der Befragung verdeutlicht die zunehmende Bedeutung von HR-Software:

  • In allen Unternehmen wird HR-Software für die Personalabrechnung genutzt.
  • Knapp 80 Prozent der Unternehmen bedienen sich an HR-Software in Punkto Reisekostenmanagement.
  • Softwarelösungen für die Verwaltung der Zeitwirtschaft werden von ca. 75 Prozent eingesetzt.
  • Etwa 60 Prozent der befragten Unternehmen unterstützen ihr allgemeines Personalmanagement mit entsprechenden Lösungen.
  • Das Bewerbermanagement läuft bei etwa 38 Prozent der Unternehmen mit Softwareunterstützung ab.
  • Etwa 37 Prozent nutzen ebenfalls Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung.
  • Elemente für das immer wichtiger werdende Personalcontrolling werden bereits von ca. 32 Prozent angewendet.
  • Im Bereich der Personalentwicklung greifen knapp 11 Prozent der befragten Unternehmen auf eine E-Learning-Software zurück.

Auf der Matchingplattform der SoftSelect GmbH hat sich die Anzahl der Softwareanbieter von 230 im Jahr 2009 auf aktuell 763 erhöht. Den Anbietermarkt beleuchten die alle zwei Jahre durchgeführten „SoftTrend Studien“ des Unternehmens. Im Jahr 2013 erschien die SoftTrend Studie 266. Betrachtet wurden im Rahmen der Studie 92 Anbieter mit insgesamt 121 Softwarelösungen. Die Studie verdeutlicht den Status Quo sowie Trends.

Anzeige

Breites Angebot an Bezugsmöglichkeiten:
Die meisten Softwareanbieter bieten ihren Kunden neben dem meistgenutzten Lizenzverkauf mittlerweile auch Softwarelösungen als Service („Software as a Service“), kurz SaaS, an.

Branchenneutraler Kundenfokus:
Der größte Teil der betrachteten Sofwarelösungen ist branchenneutral einsetzbar. Trotzdem gibt es auch viele Anbieter, die branchenspezifische Software am Markt haben. Die meisten Lösungen zielen hierbei auf große und mittelständische Unternehmen ab.

Vielfältige Einsatzgebiete:
Es gibt immer mehr Gebiete in denen HR-Software zum Einsatz kommt. Neben den bereits genannten Gebieten Recruiting, Personaleinsatzplanung und Controlling, beinhalten viele Lösungen auch weitere Funktionen wie zum Beispiel Mitarbeiterportale, Workflow-Unterstützung oder Dokumentenmanagement an.

Was spricht für die Nutzung von Software zur Unterstützung der Personalarbeit im Unternehmen?

Personalsoftware kann in vielen Bereichen des Unternehmens einen Mehrwert generieren. Die Effizienz der Personalarbeit kann hierbei durch verschiedene Faktoren wesentlich gesteigert werden.

Frei werden Kapazitäten durch Zeiteinsparung:
Konkret bedeutet dies, dass die Zeit, die üblicherweise für die aufwendige Abwicklung von Prozessen im Personalwesen genutzt wird, nun für andere (strategische) Aufgaben frei wird.

Einbezug in Personalprozesse:
Durch die Nutzung einer HR-Software können Mitarbeitende in zahlreiche Personalprozesse mit einbezogen werden. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist Employee Self Service. Dies bedeutet, dass Beschäftigte eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, pflegen oder Genehmigungsprozesse starten. Diese Mitgestaltung entlastet die Personalabteilung. Ebenso sorgen diesbezügliche Mitgestaltungsmöglichkeiten für Transparenz und gesteigerte Zufriedenheit in der Belegschaft.

Unternehmensinterne Kommunikation:
Eine HR-Software kann die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, aber vor allem auch zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen, wesentlich erleichtern. Außerdem werden Kommunikationsprozesse hierdurch oft transparenter für die Belegschaft.

Gestaltung von Schnittstellen zu anderen Prozessen im Unternehmen:
Softwarelösungen werden oft in Form verschiedener Module zur Verfügung gestellt. Wird eine Software für verschiedene Unternehmensbereiche genutzt, sind die Schnittstellen durch die einheitliche Anwendung einer entsprechenden Software oft leichter und effizienter zu gestalten.

Verfügbarkeit von Daten:
Ob Kandidaten/innen-Pool in der Personalgewinnung, Einsatzpläne für die Personalplanung, Kennzahlen für das Controlling oder aber unternehmensinterne Wissensplattformen – nötige Informationen und Daten stehen unabhängig von Zeit und Raum zur Verfügung. Besonders in Punkto Zugriffsgeschwindigkeit bieten Softwarelösungen einen hohen Mehrwert.

Kennzahlen für Controlling und Reporting:
Viele Softwarelösungen bieten Möglichkeiten für die schnelle Erfassung von Kennzahlen. Hierbei können ausführliche Berichte oft mit einem Knopfdruck erstellt werden. Dies spart Zeit und ermöglicht neben der Erfolgskontrolle eine Ableitung von entsprechenden Maßnahmen im Personalmanagement.

Welche Barrieren bzw. Argumente gibt es, die gegen einen Einsatz von Software im Personalbereich sprechen?

Hohe Kosten für Anschaffung und Service:
Ob Lizenzerwerb oder SaaS-Lösung, Softwareprodukte sind nach wie vor kostenintensiv. Für gute Module und Lösungen im Bereich E-Recruiting oder Talentmanagement müssen fünftstellige Eurosummen für die Anschaffung, Implementierung und den Betrieb in den ersten drei Jahren kalkuliert werden. Es ist wichtig, dass die Software den identifizierten Bedarf auf geeignete Art und Weise deckt. Denn nur wenn der entstehende Nutzen überwiegt, legitimiert dies die Kosten.

Tipp: Achten Sie bei dem Kauf einer Software darauf, wie teuer After-Sale-Services sind. Im Fall von SaaS-Lösungen sollte insbesondere geprüft werden, ob die fixen Gebühren alle anfallenden Dienste (Wartungsarbeiten, Updates, Funktionsprobleme) inkludieren.

Inkompatibilität zu bestehenden Systemen:
Werden Softwarelösungen von verschiedenen Anbietern bezogen, kann es leicht dazu kommen, dass die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Abteilungen nicht mehr adäquat ablaufen können. Unter Umständen sind Abläufe und Prozesse aufgrund von Inkompatibilitäten sogar weniger effizient als zuvor. Weitere Folgen sind Doppelarbeiten durch Medienbrüche oder Übertragungsfehler.

Tipp: Um Inkompatibilitäten zu vermeiden, sollten Sie Anbieter prüfen, die über ein modulares System verfügen. Hierbei sollten auch Module berücksichtigt werden, die erst in Zukunft für Unternehmen interessant werden könnten.

Mangelnde Akzeptanz der Nutzenden im Personalbereich:
Trotz der steigenden Nachfrage und dem großen Nutzen, den eine Personalsoftware bieten kann, ist eine Veränderung oft schwer. Manche Mitarbeiter/-innen mögen sich mit der Nutzung einer Software schwertun, weil diese die Prozesse zum Beispiel nicht auf die Art und Weise unterstützt, wie es gewünscht wird. Unklarheiten bei der Bedienung der Software können hinzukommen.

Tipp: Eine Bedarfsanalyse, die insbesondere die Wünsche und Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt, wirkt derartigen Hemmnissen entgegen. Außerdem sollte das Personal gut geschult werden. Prüfen Sie die Einführung, die Schulung und den begleitenden Service bei der Auswahl des Softwareanbieters. Eine feste Anlaufstelle für auftretende Probleme ist in diesem Kontext ebenfalls sehr hilfreich.

Angst vor Rationalisierung:
Werden Zeit und Kapazitäten eingespart, kann dies einen Personalabbau nach sich ziehen. Diese Befürchtung ist aber als kontrovers anzusehen. Nicht zuletzt, weil es sich bei dem Output der Personalabteilung um eine Dienstleistung und nicht um ein maschinengefertigtes Produkt handelt. Die Arbeit der Personalverantwortlichen wird durch eine Software mehr erleichtert als ersetzt. Routineprozesse können effizienter abgewickelt werden. Der Personalbereich kann sich zunehmend den strategischen Fragen und Beratungsleistungen der Kunden aus den unterschiedlichen Abteilungen widmen.

Technisierung der Personalarbeit:
Gerade im Bereich der Personalgewinnung und im Speziellen der Personaldiagnostik kann es durch die Einführung einer Software dazu kommen, dass der zwischenmenschliche Kontakt reduziert wird. Auch bei der Kommunikation unter Mitarbeitenden kann der persönliche Kontakt zu Kollegen/innen unter der digitalen Kommunikation leiden. Software sollte deshalb als Hilfsmittel gesehen werden. Jedoch ist der direkte menschliche Face-to-Face-Kontakt für eine gute Personalarbeit unabdingbar.

Welche Lösungen für die Nutzung von Personalsoftware gibt es?

Grundsätzlich bieten sich für die Nutzung von HR-Software drei Wege an.

1. Kauf bzw. Lizenzerwerb

Der Softwarekauf ist die älteste Bezugsweise. Wie bereits erwähnt, wird diese Art des Bezugs nach wie vor häufig genutzt.

Vorteile:

  • Keine Abhängigkeit vom IT-Anbieter und dem Internet
  • Daten verbleiben im eigenen Unternehmen
  • Lizenz-Software ist oft gut individualisierbar
  • Wartungsvertrag mit Fehlerbehebung und Upgrades ist oft inkludiert

Nachteile:

  • Geeignete EDV-Umgebung muss vorhanden sein
  • Betrieb und Betreuung der Software müssen selbst übernommen werden
  • Aufgrund der Entwicklungsgeschwindigkeit können Hardwareerneuerungen erforderlich sein

2. Application Service Providing (ASP)

Application Service Provider bieten ihren Kunden die Nutzung von Anwendungen über das Internet an. Der wesentliche Unterschied zum konventionellen Erwerb liegt damit darin, dass die Software nicht beim Kunden, sondern beim Anbieter installiert ist. Hierbei kann die Anwendung nur für jeweils einen Kunden genutzt werden. Für den IT-Dienstleister bedeutet das größeren (Kosten-)Aufwand, da er für jeden neuen Kunden einen neuen Server kaufen und bereitstellen muss.

Die Vor- und Nachteile eines ASP decken sich im Wesentlichen mit denen des SaaS-Modells

3. Software as a service (SaaS)

Auch im Fall von Saas wird dem Nutzer/der Nutzerin die Softwarelösung über das Internet bereitgestellt. Doch gibt es einen wesentlichen Unterschied zu ASP-Lösungen. Der Nutzer/Die Nutzerin greift im Rahmen von SaaS auf eine plattformbasierte Lösung zu, auf die auch alle anderen Kunden zugreifen. Dies stellt auf Seiten des Anbieters eine große Vereinfachung dar, da hierdurch der kostenintensive Erwerb von Servern und der einhergehende Wartungsaufwand entfallen.

Tipp: Achten Sie bei SaaS-Software darauf, dass Sie nicht tatsächlich eine lizenzierte Standardlösung erwerben. Manche Anbieter versuchen ihre Lizenz-Software mit einem SaaS-Preismodell und der Bereitstellung über einen externen Server als SaaS-Lösung zu verkaufen.

Vorteile:

  • Geringe Anfangsinvestition
  • Schnelle Einsatzfähigkeit, durch den internetbasierten Zugriff
  • Softwarelösungen wird regelmäßig upgegradet
  • IT-Dienstleister ist zuständig für alle anfallenden Problemstellungen
  • Auslagerung an IT-Dienstleister ermöglicht Konzentration auf Kerngeschäft
  • Standortunabhängige (ubiquitäre) Nutzung

Nachteile:

  • Relativ hohe Standardisierung (wenn auch geringer als bei ASP-Lösungen)
  • Sensible Unternehmensdaten werden preisgegeben und extern gespeichert
  • Es besteht, in Bezug auf die Software, vollkommene Abhängigkeit vom IT-Dienstleister
  • Die Gebühren für SaaS-Lösungen sind zum Teil noch sehr hoch
  • Die zu entrichtenden Gebühren richten sich oft nach Anwendern/innen und Datenvolumen; die Entwicklung beider Größen vorauszusagen, ist nicht leicht

Welche weiteren Informationen zur HR-Software bietet Perwiss?

Wir möchten Ihnen mit unseren Informationen und Tools zeigen, dass moderne Informationstechnologie ein wichtiger Katalysator für eine Neuausrichtung oder für die Verbesserung der Personalarbeit in Ihrem Unternehmen sein kann. Wir wollen Sie anregen und unterstützen, durch gezielten IT-Einsatz:

  • Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten der Personalverantwortlichen zu schaffen,
  • effiziente personalwirtschaftliche Prozesse zu organisieren,
  • den Wertbeitrag der Personalabteilung zu erhöhen und
  • die Zufriedenheit der Stakeholder der Personalabteilung zu verbessern.

Nutzen Sie für einen Check-Up des Einsatzes von HR-Software im Unternehmen unser Tool „Checkliste Personal-Software“ oder speziell für den Bereich Personalgewinnung die „Auswahlhilfe E-Recruiting Software“ oder den „E-Recruiting Wegweiser“.

Im Bereich Software stellen wir Ihnen zahlreiche Softwareanbieter aus den folgenden Kategorien vor:

Viele weiterführende Informationen finden Sie in unserer Linksammlung oder den einschlägigen Studien zum Thema Personalsoftware.

Anzeige
Das könnte Sie auch interessieren:
Tool: Orientierungshilfe Jobbörsen und Jobsuchmaschinen E-Recruiting ist auf dem Vormarsch! Das Tool "Orientierungshilfe Jobbörsen und Jobsuchmaschinen" hilft Ihnen ihr Wissen über Online-Jobportale zu er...
Tool: Checkliste zur Gestaltung von Karrierewebseiten Strukturieren und systematisieren Sie Ihr Online-Personalmarketing mit der „Checkliste zur Gestaltung von Karrierewebseiten“! Diese beschreibt in 30 Merkmale au...