Was versteht man unter "Künstliche Intelligenz"?

Die Entwicklungen rund um künstliche Intelligenz prägen unseren Alltag in vielen Lebensbereichen. Von Smart-Assistenten wie Alexa bis zu neuen Tools in der Personalarbeit bei der Rekrutierung neuer Talente und der Erstellung von Fluktuationsprognosen. Aber was ist KI eigentlich?

Eine einheitliche und allgemeingeltende Definition gibt es für dieses Phänomen nicht. Betrachtet man unterschiedliche Quellen, lässt sich jedoch folgende allgemeine Beschreibung festhalten: Künstliche Intelligenz (KI) ist das maschinelle Lernen und die Imitation menschlicher Intelligenz.  

Die künstliche Intelligenz greift auf eine Breite von Daten zurück und weist dabei einen gewissen Grad der Anpassungsfähigkeit und Autonomie für die eigeständige Bewertung und Lösung von Problemen auf. So kann ein Computer in einer Sekunde komplexe Analysen und Statistiken auswerten, für die ein Mensch mehrere Stunden braucht. Somit dient KI dem Menschen als große Hilfe und Unterstützung in zahlreichen alltäglichen Aufgaben. Die KI-Systeme zeichnen sich durch drei folgende Kernmerkmale aus: 

 Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion in Anlehnung an ibm.com

KI-Anwendungen - Wo wird KI in Unternehmen eingesetzt?

Auch in der Personalarbeit zeigt die KI mit ihren vielfältigen Anwendungsfeldern eine transformative Kraft und erweist sich als große Hilfe für die effiziente Verwaltung von Personalressourcen. Talente gewinnen, Mitarbeiterentwicklung und Personalmanagement - KI-Systeme revolutionieren die moderne Personalarbeit und sind mit ihrer Breite an Einsatzbereichen für viele Wirtschaftsakteure heute nicht mehr wegzudenken. In diesem Abschnitt nehmen wir die Möglichkeiten dieser modernen Tools unter die Lupe.

In welchen Bereichen spielt KI eine Rolle?

Recruiting

Das größte Spielfeld für den Einsatz der KI im Personalwesen bietet der Recruiting-Prozess. Hier sind die Anwendungsfelder sehr breit aufgestellt. Viele Prozesse der Personalgewinnung wurden bereits digitalisiert. Somit liegen im Unternehmen viele Daten vor, die für KI-Anwendungen herangezogen werden können.

In erster Linie kristallisiert die künstliche Intelligenz anhand einer Voranalyse die Recruiting-Kanäle heraus, in denen die größte Anzahl an potenziellen Bewerber:innen generiert werden kann. Auch bei der Erstellung und Optimierung von Stellenanzeigen spricht die KI-Software Empfehlungen aus. 

Im zweiten Schritt kann aus der Vielzahl von eingegangenen Bewerbungen mithilfe von Algorithmen die passende Kandidatur anhand eines Kompetenzabgleichs ausgewählt werden. Dabei vergleicht KI die vorliegenden Anforderungen des Arbeitgebers mit den Kompetenzprofilen der Kandidat:innen. Die Feststellung der Eignung erfolgt durch Daten aus zum Beispiel den Bewerbungsunterlagen und Social Media Aktivitäten. 

Mithilfe von Kommunikationsassistenten bzw. Chat Bots wird zudem die Interaktion mit den Bewerbenden erleichtert. Ergänzend zum aktuellen Bewerbungsverfahren bieten Assisten auch andere Stellen an, die im Unternehmen aktuell vakant sind. 

In Bewerbungsgesprächen wertet die KI Antworten der Kandidat:innen auf Schnelligkeit, Stimmenfrequenz, Mimik und Gestik sowie Stressbelastbarkeit aus. Kritisch zu betrachten, ist an dieser Stelle die Entpersonalisierung der Bewerbungsprozesse und das Fehlen von Empathie.

Personalmanagement

Die Potenziale der KI im Personalmanagement liegen in der Automatisierung und Beschleunigung von Routineaufgaben. Chat-Bots können wiederkehrende Aufgaben der Personalbeauftragten effizient übernehmen. So wird eine Wissensbasis erschaffen, aus der alle Mitarbeiter:innen die benötigten Informationen beziehen.

Das System automatisiert bspw. die Vergabe der Urlaubstage, die Auszahlung der Löhne und das Management der Dienstpläne.

Neben Routinetätigkeiten ist die Strukturierung gewonner Daten durch Kennzahlenerfassung, Einstellungen, Kommunikation (z. B. E-Mail, Intranet) oder Befragungen eine Augabe von KI. Oft liegen diese Informationen ungesehen und ungenutzt in Ordner ab. 

Auch der Entwurf von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen kann von KI-Lösungen übernommen werden. 

Personalentwicklung

In der Personalentwicklung weist der Einsatz der KI-Instrumente große Potenziale auf. So können Mitarbeiter:innen optimal zu einer vakanten Stelle zugeordnet werden. Hier wird anhand der Erfassung der vorliegenden Kompetenzen, Fähigkeiten und Interessen der Angestellten ein Profilabgleich vorgenommen. In einer Datenbank werden individuelle Weiterbildungsangebote gesichert. Von Vorteil ist, dass gleichzeitig mehrere Mitarbeitende auf den gleichen Stand gebracht werden. Dadurch reduzieren sich einerseits die Kosten, anderseits verkürzt sich die Seminarzeit.

Karriereassistenten simulieren Laufbahnen von Mitarbeitern und sprechen darauf aufbauend Lernempfehlungen aus. Die meisten Anwendungen greifen bei Weiterbildungsvorschlägen auf Daten interner Akademien zurück. Zukünftig sollen jedoch auch Lösungen für unternehmensübergreifende Angebote zum Einsatz kommen. 

Mitarbeiterbindung

Der Vorteil an der Arbeit mit KI-Assistenten ist, dass die Empfehlungen für die Mitarbeiter individuell ausgesprochen werden. Die Personalleistungen werden auf die einzelnen Individuen zugeschnitten. Somit können sich die Mitarbeiter gezielter entwickeln und werden langfristig im Unternehmen gehalten.

Neben der klassischen Personalbindung und -entwicklung ist es durch neue technische Lösungen möglich, mithilfe von Mitarbeiterbefragungen verschiedenste Ableitungen für die Führungskräfteentwicklung zu tätigen: Leitlinien für gute Führungskräfte, Führungseigenschaften, entsprechende Führungskrafteprogramme und marketingswirksame Mitarbeiter-Statements. 

Mithilfe von Analysen und Vorhersagen des zukünftigen Personalbedarfs können zudem vorliegende Lücken geschlossen und unbesetzte „Leerzeit“ vermieden werden. Die Analyse von Kündigungsabsichten und möglicher Ursachen verringert die Frühfluktuation und steigert die Mitarbeitendenzufriedenheit.

Bei dem Einsatz von KI-Systemen ist es von hoher Bedeutung, dass der Nutzen und die Vorteile der vorgeschlagenen Lösungen für alle Beteiligten sichtbar und deutlich sind. Den Mitarbeitenden muss klar sein, welche Tools sie verwenden und welche Vorteile diese für sie aufweisen.

Der Ethikbeirat fasst acht zentrale Anwendungsmöglichkeiten künstlicher Intelligenz in der Personalarbeit zusammen: 

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion in Anlehnung an ethikbeirat-hrtech.de

Anzumerken ist, dass der Einsatz künstlicher Intelligenz in Personalabteilungen noch in den Kinderschuhen steckt und nicht vollständig ausgeschöpft ist. In Zukunft werden noch weitere Technologien und KI-Potenziale entstehen.

Chancen von KI in der Personalarbeit

Es liegt auf der Hand, dass der Einsatz künstlicher Intelligenz im Personalwesen zahlreiche Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden mit sich bringt.

Für Unternehmen:

• Effiziente Rekrutierung und starkes Zeitmanagement: Durch den effizienten Einsatz der KI in diesen aufwendigen Arbeitsprozessen kann der zeitliche Aufwand verringert werden. Automatisierte Systeme checken in einem Bewerbungsprozess die Unterlagen und "extrahieren" anhand der vordefinierten Kriterien passende Kandidat:innen. Personalverantwortliche können sich dann verstärkt auf diese Kandidat:innen konzentrieren.

• Personalentwicklung und individuelle Weiterbildungen: Durch den Abgleich der individuellen Kompetenzen und Fähigkeiten können die Entwicklungsbedürfnisse der Mitarbeitenden rechtzeitig aufgegriffen werden. Das Unternehmen kann individuelle Weiterbildungspläne erstellen, kontinuierlich evaluieren und optimale Lerninhalte empfehlen. Dies fördert die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter und trägt zur Steigerung der Produktivität im Unternehmen bei.

• Leistungsverfolgung und gute Feedbackkultur: Mithilfe der KI können kontinuierliches Feedback und Leistungsbeurteilungen automatisiert werden. Durch regelmäßige Auswertungen von Leistungsdaten werden Muster erkannt und individuelle Ziele besser festgelegt. Dies ermöglicht eine gezielte Förderung der Mitarbeiter:innen.

• Effizientes Personalmanagement: KI kann die HR-Mitarbeitenden bei all ihren Routineaufgaben wie bspw. Verarbeitung von Mitarbeiteranfragen, Verwaltung von Urlaubstagen oder der Planung von Teams unterstützen und entlasten. Des Weiteren sind unternehmenskritische Kennzahlen jederzeit abrufbereit. Somit können alle strategischen Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden.

Für Mitarbeitende bzw. Bewerbende:

Die fortschreitende Entwicklung der künstlichen Intelligenz bietet nicht nur zahlreiche Vorteile für das Human Resource Management. KI-Lösungen bieten auch Bewerber:innen und bestehenden Mitarbeiter:innen neue Perspektiven:

• Auf Grundlage der Fertigkeiten und Fähigkeiten schlagen Algorithmen den Bewerber:innen bei der Stellensuche passgenaue Angebote vor.

• Kandidaten erhalten zudem durch die effiziente Analyse der Bewerbungsunterlagen eine schnellere Rückmeldung durch die Personaler.

• Basierend auf vorliegenden Informationen können maßgeschneiderte Weiterbildungspläne erstellt werden. Den Mitarbeitenden wird ermöglicht, ihre Fähigkeiten permanent zu erweitern und ihre Karriereziele zu verfolgen. Das HR-Tool zeigt den Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Weiterentwicklung auf, was langfrsitig motiviert.

• KI bietet effiziente Kommunikationswege und eine schnelle Rückmeldung auf häufig gestellte Fragen. Auch für administrative Anliegen kann eine rasche Lösung gefunden werden.

Risiken von KI in der Personalarbeit 

Die Nutzung von künstlicher Intelligenz bietet zweifellos viele Vorteile. Doch trotz der vielversprechenden Möglichkeiten der KI, sind auch Risiken und Herausforderungen wie bspw. die Datenschutzfrage, Transparenz und Diskriminierung sowohl für Personaler, als auch für Mitarbeiter bzw. Bewerber zu beachten.

Eine verantwortungsvolle Anwendung erfordert eine sorgfältige Abwägung dieser Risiken. Nur so können die Chancen der KI optimal genutzt werden, während gleichzeitig ethische Grundsätze und soziale Verantwortung gewahrt bleiben. Außerdem fördert ein verantwortungsvoller Umgang mit der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung der Human Resources Prozesse die Akzeptanz im Team.

Best Practice Beispiele

Rechtliche Rahmenbedingungen und KI-Richtlinien

In Bezug auf den Einsatz von KI-Anwendungen stellen sich vor allem datenschutzrechtliche und ethische Fragen - wie, was und wie viel die Unternehmen über ihre Angestellten wissen dürfen oder inwieweit die KI-Algorithmen diskriminierend sind.

Oft wird der Begriff "künstliche Intelligenz" bei zahlreichen technischen Programmen verwendet, obwohl diese mit der künstlichen Intelligenz nur wenig zu tun haben. Gleichzeitig haben HR-Beauftragte kein konkretes IT-Vorwissen über die künstliche Intelligenz.

Es ist von hoher Bedeutung, dass Personaler über Wissen zu diesem Thema verfügen und dieses auch anwenden können. Es ergibt sich die Notwendigkeit, den Umgang mit den KI-basierten Technologien in die Personalmanagement-Ausbildung aufzunehmen. Sodass die Verantwortlichen bspw. erkennen, ob die Datenschutzrichtlinien eingehalten wurden.

Die Ergebnisse einer aktuellen Studie des Ethikbeirats HR-Tech zeigen jedoch, dass auf diesem Feld noch großer Nachholbedarf herrscht. Die Befragten geben in der Studie "Zwischen Angst und Aufbruch - Moderne Technologie und KI in der Personalarbeit" an, dass 

• der Einsatz von KI Lösungen verbindliche gesetzliche Regelungen braucht, welche in einer Betriebsvereinbarung definiert werden.

• es aktuell an einer ganzheitlichen Aufklärung zu diesem Thema fehlt, insbesondere bei den Arbeitnehmer:innen.

• die Richtlinien des Ethik-Beirats von den meisten Akteur:innen als wertvoll eingestuft werden, aber zu wenigen Menschen bekannt sind.

Aktuell findet eine Debatte statt, welche konkreten Richtlinien und entsprechenden Handlungsanweisungen genau benötigt werden, um die Sicherheit für Unternehmen zu gewährleisten. Denkbar wäre ein Siegel, welches jenen Unternehmen verliehen wird, in denen die KI-Lösungen den vorgegebenen Richtlinien entsprechen.

Folgende Richtlinien hat der Ethikbeirat HR-Tech zusammengefasst. Diese sind kein abgeschlossenes Projekt, sondern aktuellen Herausforderungen entsprechende, geprüfte Richtlinien. 

Bildnachweis: Eigene Darstellung der PERWISS-Redaktion in Anlehnung an ethikbeirat-hrtech.de

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