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Faire Trennung durch Outplacement

thema outplacement change chance© MASP/Fotolia.comUnternehmen und Beschäftigte trennen sich aus ganz unterschiedlichen Gründen voneinander. Oftmals führen wirtschaftliche oder persönliche Entscheidungen zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Diese kann sowohl vom Unternehmensleiter als auch von den Beschäftigten ausgehen. In den meisten Fällen hat eine Kündigung unangenehme Folgen mindestens für eine, meist jedoch für beide Seiten.

Der Trennungsprozess selbst ist oft mit Konflikten gespickt und durch einen „faden“ Beigeschmack gekennzeichnet. Zur Reduktion von Konfliktkosten, der Vermeidung vom Imageschäden sowie Motivations- und Leistungsabfällen empfiehlt es sich, ein gutes Trennungsmanagement zu implementieren.

» Outplacement - Professionelles Trennungsmanagement
» Die Philosophie hinter dem Outplacement

» Ursachen einer Trennung von Beschäftigten
» Nutzen von Outplacement

» Nachteile und Risiken von Outplacement
» Zielgruppen von Outplacement

» Dauer eines Trennungsprozesses
» Leistungen von Outplacement-Beratungseinrichtungen

» Kosten von Outplacement-Beratung
» Kriterien bei der Beraterauswahl

» Welche Bestandteile sollte ein Outplacement-Vertrag haben?

Wo liegen die Wurzeln von professionellem Trennungsmanagement, dem sogenannten Outplacement? Welche Bedeutung hat Outplacement gegenwärtig?

Viele Quellen geben als Ursprung von Outplacement Beratung die systematische Wiedereingliederung von US-Soldaten in das nichtmilitärische Berufsleben nach dem 2. Weltkrieg an. Ende der 60er bzw. in den 70er Jahren zählte William J. Morin zu den Gründern der ersten Outplacement-Beratungsunternehmen. Im deutschsprachigen Raum setzte sich Outplacement beginnend mit den 80er Jahren durch, ist jedoch immer noch weniger verbreitet als in vielen anderen westeuropäischen Staaten.

Mittelweile sollen ca. drei Viertel der TOP 500 Unternehmen Outplacement als systematische Beratungsform bei der Mitarbeitertrennung einsetzen. In der Studie zum Thema des Trennungsmanagements vom Lehrstuhl für Personalwirtschaft an der Universität Hamburg geben knapp 72 Prozent der Firmen, die ihren Personalbestand reduziert haben, an, dass sie den zu kündigenden Arbeitnehmer Outplacement-Leistungen anbieten. Die Studie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater "Outplacementberatung in Deutschland" (2012/13) beziffert den Umsatz im Jahr 2013 auf 74 Mio. €. Im Jahr 2012 setzten ca. 500 Berater in ca. 50 Beratungsunternehmen 68 Mio. € um. Damit stieg der Gesamtumsatz im Jahr 2013 um ca. 8,5 Prozent gegenüber dem Jahr 2012. Auftraggeber für Outplacement sind laut der Studie des BDU zu zwei Dritteln das verarbeitende Gewerbe, Finanzdienstleister und die Energie- und Wasserversorgung.

Welche Philosophie steht hinter Outplacement?

William J. Morin formulierte den für Outplacement prägenden Satz:
„Termination should end the job, not the man" (Eine Entlassung soll die Beschäftigung, aber nicht die Existenz beenden.).

Outplacement (Außenvermittlung), häufig auch als Newplacement bezeichnet, verfolgt das Ziel, von Entlassung bzw. von Arbeitslosigkeit bedrohte Beschäftigte in eine neue Beschäftigung außerhalb des Unternehmens zu bringen. Für ausscheidende Beschäftigte wird von Betrieben professionelle Hilfe zur Selbsthilfe für die berufliche Neuorientierung/-positionierung angeboten. Outplacement Beratung bedeutet nicht Stellensuche für die betroffenen Personen, sondern deren Unterstützung bei der „Suche nach einer neuen Karriere“. Diese vom Unternehmen finanzierte interne oder externe Dienstleistung mündet oftmals im Abschluss eines neuen Arbeitsvertrags.

Ziel eines guten Outplacements ist es, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses fair und mit einem Win-Win-Ergebnis für ehemaligen Mitarbeiter und Arbeitgeber zu gestalten. Negative Begleiterscheinungen sollen weitestgehend vermieden werden.

Welche Ursachen können zu einer Trennung des Arbeitgebers von Beschäftigten führen?

Thema-Outpl.-3 blaue Puzzleteile© Wojciech Gajda/Fotolia.comGründe, die zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses seitens des Unternehmens führen, sind oft durch das Streben nach größerer Wirtschaftlichkeit oder der Wiedererlangung von verlorener Wettbewerbsfähigkeit begründet.

Folgende nicht personenbedingte Gründe können insbesondere angeführt werden:

  • Insolvenzen
  • Unternehmenszusammenschlüsse
  • Einstellen bisheriger Geschäftsfelder
  • Zentralisierung von Geschäftseinheiten
  • Rationalisierung durch die Einführung neuer Technologien
  • Erschließung von neuen Geschäftsfeldern und neuen Märkten
  • Ausgliederung von Unternehmensbereichen an andere Standorte oder in andere Länder
  • Absatzschwierigkeiten durch Markteinbrüche in bestimmten Geschäftsfeldern oder auf bestimmten Märkten

Welchen Nutzen haben Firmen und Beschäftigte von professionellem Outplacement?

Entlassungen sind durch eine Vielzahl negativer Nebenwirkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gekennzeichnet.

Die Ergebnisse der Kienbaum Studie „Personalkostenreduzierung und Outplacement“ aus dem Jahr 2009 zeigen, dass Unternehmen im Zusammenhang mit Entlassungen am meisten fürchten:

  1. die Verschlechterung des Arbeitgeberimages (67 %),
  2. die Störung des Betriebsfriedens (62 %)
  3. das Verbreiten negativer Gerüchte (53 %).

Wie der Betrieb den Trennungsprozess gestaltet, hat somit wesentliche Auswirkungen auf das Image des Unternehmens als Arbeitgeber (Employer Branding), die künftige Rekrutierung von Fach- und Führungskräften und die Identifikation und Motivation der verbliebenen Beschäftigten.

Der Nutzen für die Betroffenen besteht in:

  • der Verbesserung der Chancen des Bewerbungserfolgs durch bessere Marktkenntnisse der Beratenden
  • der Nutzung des Netzwerks und des nicht öffentlichen Arbeitsmarktes der Outplacement Beratung
  • der objektiven Einschätzung bzw. Analyse der eigenen Stärken und Schwächen
  • der besseren Verarbeitung der neuen Situation und einer möglichen Frustration
  • der aktiven Unterstützung bei der Bewältigung einer persönlichen Krise
  • der Verminderung des Risikos beruflicher Fehlentscheidungen
  • der Förderung von Motivation und Selbstvertrauen.

Effekte, die auf Seiten des Unternehmens entstehen sind:

  • die Vermeidung bzw. Verringerung von internen und externen Imageverlusten bei den Beschäftigten am Arbeitsplatz und als potenzieller Arbeitgeber
  • die Verringerung von Motivations- und Leistungsverlusten bei den Ausscheidenden und den weiterhin Beschäftigten
  • die Vermeidung von Reibungsverlusten am Arbeitsplatz in der Restlaufzeit des Beschäftigungsverhältnisses
  • die Vermeidung oder Verringerung von Rechtsstreitigkeiten nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • das Wahrnehmen von sozialer Verantwortung gegenüber ausscheidenden Mitarbeitern
  • die Reduktion von Kosten für den Trennungsprozess
  • die „Beruhigung“ von Geschäftspartnern.

Welche Nachteile und Risiken können durch Outplacement entstehen?

Für eine erfolgreiche Outplacementberatung gibt es keine 100%ige Erfolgsgarantie. Dies bezieht sich sowohl auf den Vermittlungsprozess als auch auf einen potenziellen späteren Vorgesetzten. Außer den für die Firma entstehenden Beratungskosten und der investierten Zeit liegen die Nachteile und mit Outplacement verbundenen Risiken somit weitestgehend auf der Seite der Menschen, die ihre Arbeitsstelle verlassen müssen.

Zu diesen zählen beispielsweise:

  1. Einbußen der Arbeitnehmenden beim Entgelt oder anderen Leistungen
  2. keine Vermittlung auf Grund eines begrenzten Budgets für das Trennungsprogramm
  3. Vermittlung durch zu schnelles Vorgehen und Bewerbung in ein nicht „passendes“, neues Unternehmen, auf Grund zeitlicher Vorgaben des Auftrag gebenden Unternehmens
  4. mögliches Aufgeben von vertraglichen oder rechtlichen Sicherheiten wie Kündigungsfristen oder das Anrecht darauf durch die Agentur für Arbeit unterstützt zu werden (z. B. Sperrfristen)

Trotz dieser Risiken überwiegen die Chancen, vorausgesetzt bestimmte Rahmenbedingungen werden eingehalten. Grundprinzipien des gesamten Trennungsprozesses sollten Fairness und Transparenz sein. Ein wichtiger, wenn nicht sogar der wichtigste Erfolgsfaktor ist die Auswahl eines guten Beratungsunternehmens. Das Budget, die investierte Zeit und die damit verbundenen Unterstützungsmaßnahmen sollten individuell auf den jeweiligen Fall zugeschnitten sein.

Welche Zielgruppen gibt es?

Die Auflösung des Arbeitsverhältnisses aus den oben genannten Gründen kann Beschäftigte aller Hierarchieebenen betreffen. Betroffen sein können einzelne Personen, Abteilungen, Geschäftsbereiche und ganze Standorte. Aus diesem Grund sollten Unterstützungsangebote eines Trennungsprozesses sehr individuell auf den jeweiligen Fall zugeschnitten sein.

In der Praxis kann in Einzel- und Gruppenoutplacement unterschieden werden. Einzeloutplacements konzentrieren sich auf die individuelle Situation einer betroffenen Person. Sie finden in der Regel außerhalb des Unternehmens, meist in dem Beratungsunternehmen statt. Bei den Einzeloutplacements können befristete Programme ohne Erfolgsgarantie und unbefristete Programme mit Erfolgsgarantie unterschieden werden. Gruppenoutplacements kommen zum Einsatz wenn eine größere Personenanzahl von Entlassungen betroffen ist. Gruppenoutplacements werden meist im Unternehmen in Form von Seminaren und Workshops durchgeführt.

Ursprünglich richtete sich Outplacement vor allem an führende Kräfte. Zunehmend bieten Unternehmen auch Beschäftigten anderer Hierarchieebenen finanzierte Beratungsleistungen im Trennungsprozess an. Verschiedene Beratungseinrichtungen haben sich auf ältere ausscheidende Beschäftigte (über 50 Jahre) spezialisiert. Häufig verwendete Gruppierungen sind Professionals, Executive und Senior Executive oder Fachkräfte, Führungskräfte und Top-Führungskräfte.

Wie lange dauert ein Trennungsprogramm?

Die meisten auf dem Markt angebotenen Outplacement-Programme weisen eine Zeitdauer zwischen drei und neun Monaten auf. Neben diesen zeitlich befristeten Programmen gibt es auch unbefristete Outplacements (mit Erfolgsgarantie). Mit zunehmender Dauer steigen einerseits die Kosten, andererseits erhöht sich auch die Erfolgsquote der Beratung.

Welche Leistungen bieten Outplacement-Beratungseinrichtungen an?

Thema-Outpl.-43943924 XS© MH/Fotolia.comEin prototypischer Outplacement-Beratungsprozess kann in folgende Schritte untergliedert werden:

1.) Aufarbeitung der Trennungssituation: Der bzw. die Outplacementberater/in unterstützt im ersten Schritt die Trauerarbeit und die Verarbeitung der Krisensituation im geschützten Raum. Eine Ursachenanalyse für die Kündigung gehört ebenso dazu und stellt die Überleitung zur Standortbestimmung dar.

2.) Individuelle Potenzialanalyse und Standortbestimmung: In diesem Schritt werden die beruflichen und persönlichen Stärken identifiziert. In der Regel wird ein aktuelles Kompetenzprofil erstellt. Viele Beratungseinrichtungen setzen standardisierte Testverfahren zur Kompetenzermittlung ein.

3.) Entwicklung einer Zielvorstellung: Auf Basis der Standortbestimmung werden eine Zukunftsvision, verschiedene Szenarien für die Umsetzung und konkrete berufliche Ziele gemeinsam herausgearbeitet. Zu diesen Zielen gehört die Definition einer auf Basis des Kompetenzprofils möglichen und gewünschten Tätigkeit, einer Position und des Gehalts. Ebenso werden sich anschließende Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie Vorstellungen über die Zielbranche und das regionale Einsatzgebiet thematisiert.

4.) Stellensuche: Sind die Zielvorstellungen klar herausgearbeitet, beginnt die Suche nach geeigneten Arbeitgebern. Die Beratungseinrichtung agiert unterstützend in diesem Schritt die Entwicklung einer Such- und Marketingstrategie und die Recherche nach geeigneten neuen Arbeitgebern in öffentlichen und nichtöffentlichen Datenbanken.

5.) Aufarbeitung und Gestaltung der Bewerbungsunterlagen: Zunächst wird der aktuelle Stand der Bewerbungsunterlagen geprüft. Danach setzt die Optimierungsarbeit an. Sowohl der Lebenslauf als auch vorliegende Zeugnisse müssen zur jeweiligen Bewerbung passen. Besonderes Potenzial liegt dabei meist in individuell auf den potenziellen Arbeitgeber zugeschnittenen Anschreiben.

6.) Training für die Bewerbungssituation: Was in den schriftlichen Unterlagen wie Zeugnissen und Lebenslauf versprochen wird, sollte ein/e zukünftige/r Vorgesetzte/r auch in der Realität wiederfinden. Zu diesem Zweck werden Telefontrainings und die Simulation von Bewerbungsgesprächen sowie Bewerbungssituationen durchgeführt. Eine weitere Unterstützungsmöglichkeit in diesem Schritt ist die Durchführung von Feedbackgesprächen nach Bewerbungsterminen.

7.) Entscheidungsfindung: Hier sind die Beratenden wichtige Reflexionspartner/innen. Mögliche Einwände gegen eine Stelle werden systematisch herausgearbeitet und die avisierte Stelle mit den zuvor entwickelten Zielen abgeglichen. Auch die Vorbereitung auf Vertragsverhandlungen gehört zum Portfolio von Outplacement-Beratungen.

Folgende Leistungspakete sind in unterschiedlicher Ausprägung im Portfolio von Beratungseinrichtungen, die sich auf das Trennungsmanagement spezialisiert haben:

A) Unterstützung der Trennung vom bisherigen Arbeitgeber durch:

  • Vertragsprüfung
  • Zeugnis-Check

B) Neuausrichtung (siehe Schritte 1 bis 3 des prototypischen Ablaufs)

  • Aufarbeitung des Trennungsprozesses
  • Erstellung einer Berufsbiographie (biographische Analyse)
  • Erstellung eines persönlichen Stärken-Schwächen-Profils
  • Festlegung einer Zielvorstellung für die berufliche Zukunft
  • Gehaltsvorstellungen und Gehaltsmöglichkeiten
  • Gestaltung des Lebenslaufs und der Bewerbungsunterlagen

C) Stellensuche (siehe Schritt 4 des prototypischen Ablaufs)

  • Thema-Oupl.-Zeitung-Stellenmarkt Fotolia 2544054 XS© matttilda/Fotolia.comRecherche möglicher Arbeitgeber unter Nutzung der Informationen aus der Neuausrichtung
  • Nutzung verschiedener Kontaktnetzwerke (Headhunting usw.)
  • Erstellung und Einstellen von Stellengesuchen in verschiedenen Kanälen
  • Aktive Stellensuche

D) Unterstützung des Bewerbungsprozesses (siehe Schritte 5 und 7 des prototypischen Ablaufs)

  • Bewertung von Stellenangeboten
  • Gestaltung von Bewerbungsunterlagen
  • Bewerbungstraining (Bewerbungsgespräch, Telefontraining, Selbstvermarktung)
  • Auswertung von Bewerbungsgesprächen
  • Gestaltung von Vertragsunterlagen
  • Beratung zur Existenzgründung (u. a. Entwicklung von Geschäftsideen, Unterstützung beim Businessplan, Zuschussberatung)

E) Weitere mögliche Unterstützungsleistungen

  • Unterstützung der Integration in das Zielunternehmen (Onboarding-Coaching)
  • Übersetzung von Unterlagen in andere Sprachen
  • Büroservice im Bewerbungsverfahren
  • Zugriff auf verschiedene Datenbanken
  • Typ- und Stilberatung

Die angebotenen Beratungsleistungen variieren in Abhängigkeit von der Person/Position (siehe Zielgruppen).

TIPP: Nutzen Sie die "Mustervorlage Auftragsklärung Outplacement", um Rahmenbedingungen und Leistungsspektrum eines Beratungsauftrages systematisch zu beschreiben!

TIPP: Die Outplacement-Beratenden dürfen nicht an den Entscheidungen über Kündigungen und die dadurch betroffenen Beschäftigten beteiligt sein. Dies würde die Glaubwürdigkeit in der anschließenden gemeinsamen Arbeit mit den Betroffenen erheblich einschränken.

TIPP: Informieren Sie sich über die unterschiedlichen Angebote von Outplacement-Beratungen unserer Übersichtsseite.

Welche Kosten müssen beim Outplacement kalkuliert werden?

Die Kosten für eine Outplacementberatung werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst:

  • Art und Umfang der Outplacementleistungen
  • Zielgruppe bzw. Kunde/in der Outplacementleistungen (Fachkräfte, Führungskräfte, Top-Führungskräfte, Manager/innen)
  • Einzel- oder Gruppenoutplacement oder E-Outplacement
  • Modus der Auftragsvergabe
  • Dauer des Beratungsprozesses (zwischen 3 und 12 Monaten, befristet oder unbefristet)

Einzeloutplacement

Ein Erstgespräch bieten viele, jedoch nicht alle Berater/innen, kostenfrei an. Hier können Stundensätze von 100,00 bis 300,00 € veranschlagt werden. Dies sollte vor dem ersten Treffen kritisch hinterfragt werden.
Die Preise werden meist nach festen Sätzen oder einem Prozentsatz vom Jahresbruttoentgelt der Klienten/innen festgelegt. Eine weitere Möglichkeit ist die Gestaltung eines passfähigen Programms und die Kalkulation der Programmbestandteile.
Die Preise für Beratungsleistungen variieren auf Basis dieser Faktoren sehr stark. Deshalb können diese nur als Richtwerte angesehen werden. Die Einstiegspreise bei Einzeloutplacements liegen bei ca. 2.000,00 bis 2.500,00 €. Mittlere, sinnvolle Beratungspakete liegen zwischen 5.000,00 und 10.000,00 € (über ca. 3 Monate). Im Top-Management liegen die Kosten für eine 12-monatige Beratung bei ca. 25.000,00 € oder sogar darüber. Bitte beachten Sie, dass diese Kostenangaben nur eine Orientierungshilfe sind.

Gruppenoutplacement

Für ein Gruppenoutplacement, das häufig von Fachkräften genutzt wird, können zwischen 2.500,00 und 5.000,00 € veranschlagt werden. Meist ist das Honorar der Beratenden an die Anzahl der betreuten Personen gekoppelt.

TIPP: Überprüfen Sie Fördermöglichkeiten durch die Bundesagentur für Arbeit! Sprechen Sie dazu die Beratenden der für Sie zuständigen Agentur an! Unternehmen können nach § 216a SGB III einen Antrag bei der Agentur für Arbeit des jeweiligen Bundeslandes auf eine Förderung von Outplacement-Maßnahmen von bis zu 2.500 € pro Person stellen.

TIPP: Vereinbaren Sie zu Beginn der Beratung mit dem Outplacement-Beratungsunternehmen schriftlich Beratungsinhalte, Beratungsdauer und Beratungskosten! Nutzen Sie dafür ein Auftragsklärungsformular, das folgende Informationen in jedem Fall erfasst:

  • Angestrebtes Ergebnis der Beratung/Beratungserfolg,
  • Beratungsmethoden,
  • Beratungsleistungen,
  • Beratungsdauer,
  • Abbruchgründe und
  • Beratungskosten.

Worauf muss bei der Suche nach einem geeigneten Beratungspartner besonders geachtet werden?

Der BDU-Fachverband Outplacementberatung hat eine Checkliste herausgegeben, die Unternehmen bei der Beratersuche unterstützen soll.

Zu den vier Rubriken dieser Checkliste gehören:

  • Formaler Ablauf
  • Fachliche Eignung
  • Beratungsangebot
  • Vertraulichkeit und Loyalität

ACHTUNG: In verschiedenen Fällen sind Outplacement Berater auch als Headhunter im Bereich der Personalsuche tätig. Dies führt normalerweise zu einem Interessenkonflikt. Auf der einen Seite finanziert ein Unternehmen die Personalsuche und auf der anderen Seite ein Unternehmen das Outplacement. Seriöse Outplacement Berater haben in der Regel Richtlinien, die diesen Interessenkonflikt ausschließen.

TIPP: Auch wenn die Beratenden vom Unternehmen bezahlt werden, sind diese zur Neutralität verpflichtet.

TIPP: Die vollständige Checkliste kann direkt auf den Seiten des BDU heruntergeladen werden.

TIPP: Eine Auswahl von spezialisierten Outplacement-Beratungseinrichtungen finden Sie hier.

Welche Bestandteile sollte ein Outplacement-Beratungsvertrag haben?

Der Vertrag über die Outplacement-Beratung sollte in jedem Fall vor dem Start der Beratungsaktivitäten unterzeichnet werden.

In diesem Vertrag sind wichtige Eckpunkten der Beratung geregelt. Dazu gehören:

  • Art und Umfang der Leistungen,
  • Honorare und entstehenden Kosten,
  • Dokumentations- bzw. Berichtspflichten (Protokolle, Zwischen- und Abschlussberichte),
  • Termine und Terminrhythmus,
  • Ort der Erbringung der Leistungen,
  • einzusetzende Beratende,
  • Möglichkeit des Wechsels des/r Beraters/in,
  • Verlängerungsoptionen und
  • und mögliche Abbruchgründe der Beratung.

Zu den wichtigen finanziellen Regelungen gehören:

  1. Gestaltung der Beraterhonorare als fixe oder erfolgsabhängige Komponenten
  2. Gestaltung der Nebenkosten als Pauschale oder detailliert aufgeschlüsselt
  3. Weitere auftretende Kosten wie Verwaltungspauschalkosten oder Servicepakete und deren Vergütung
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Wir möchten Ihnen mit unseren Informationen, Erfahrungen und Tools helfen, diesen Prozess konfliktarm, wirtschaftlich und fair zu gestalten. Unsere Tools "Mustervorlage Auftragsklärung Outplacement" und "10 Erfolgsfaktoren für Outplacement“ geben Ihnen Hinweise, wie Sie die Qualität eines Trennungsprozesses steigern. Empfehlungen für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kündigungsgesprächen finden Sie im Tool "Tipps Kündigungsgespräche". Informieren Sie sich über aktuelle Entwicklungen im Bereich Trends Personaltrennung und nutzen Sie die umfangreichen Linktipps und Buchempfehlungen zum Outplacement. Außerdem finden Sie auf Perwiss eine Auflistung von Outplacement-Beratungseinrichtungen sowie von entsprechenden Software-Angeboten.