Rechtssichere Formulierung oder gibt es DEN Arbeitszeugnis-Code? In Deutschland werden pro Jahr mehr als 30.000 Prozesse vor den Arbeitsgerichten allein aufgrund von Streitigkeiten über die Formulierung und Ausgestaltung des Arbeitszeugnisses geführt.
Daher ist es wichtig zu wissen, welche Aussagen der Ausstellende treffen muss und wie er diese zu formulieren hat. Dabei steht der Ausstellende in einem Konflikt zwischen den beiden obersten Prinzipien der Formulierung des Arbeitszeugnisses, der Wahrheitspflicht und der Pflicht, das Zeugnis wohlwollend zu formulieren.
Aufgrund dieses Konflikts hat sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt, die viele bereits als 'Geheimcode' bezeichnen. Es ist von entscheidender Bedeutung, welche (formalen) Anforderungen an ein Zeugnis gestellt werden und wie es formuliert sein muss, um vor Arbeitsgerichten bestehen zu können.
Rechtliche Grundlagen
Ganz zum Anfang stellt sich die Frage, wer Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses hat und woher sich dieser Anspruch angibt.
Für einen Arbeitgeber ergibt sich die Pflicht auf Ausstellung eines Zeugnisses aus § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung.
Für arbeitnehmerähnliche Personen (Heimarbeiter, Handelsvertreter, Fremdgeschäftsführer einer GmbH) ergibt sich ein Anspruch aus § 630 BGB. Da alle Vorschriften im Wesentlichen den gleichen Wortlaut haben, wird im Folgenden nur noch auf § 109 GewO Bezug genommen.
Eine Besonderheit gilt für Leiharbeitnehmende. Diese sind bei einer Verleihfirma angestellt, jedoch im Betrieb des Entleihers eingegliedert. Ein Zeugnis können sie nur von der Verleihfirma verlangen. Hier ist davon auszugehen, dass dem Entleiher eine Pflicht zukommt, dem verleihenden Unternehmen alle zur Zeugniserstellung notwendigen Unterlagen und Informationen zur Verfügung zu stellen.
Für Auszubildende ergibt sich der Anspruch hingegen aus § 16 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz (BBiG).
Der Anspruchsberechtigte hat dabei die Wahl zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis, wobei letzteres nur ausgestellt werden muss, wenn der Arbeitnehmende dies ausdrücklich wünscht.
Der Anspruch auf ein Zeugnis entsteht nicht erst am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, sondern bereits mit Zugang der Kündigung, da der Arbeitnehmende das Zeugnis für die anstehende Stellensuche benötigt (BAG, 27.2.1987 – 5 AZR 710/85).
Zeugnisarten
Soll ein Arbeitszeugnis formuliert werden, stellt sich die Frage, welche Angaben es enthalten muss. Hierbei muss man zwischen den beiden Arten eines Zeugnisses unterscheiden:
- einfaches Zeugnis, welches nur Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses enthält,
- qualifiziertes Zeugnis, das auf Wunsch des Arbeitnehmers ausgestellt wird und neben der Art und Dauer auch Angaben über die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers enthält.
Hiervon zu unterscheiden ist das sog. Zwischenzeugnis. Dieses steht nicht im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, entspricht aber im Wesentlichen dem endgültigen Zeugnis. Das Zwischenzeugnis sollte (wenn nicht bereits abgeschlossene Sachverhalte beschrieben werden) im Präsens verfasst werden, da das Arbeitsverhältnis weiterhin besteht und die Leistung des Arbeitnehmers weiterhin erbracht werden.
Einen gesetzlichen Anspruch aus § 109 GewO auf Ausstellung eines Zwischenzeugnisses hat der Arbeitnehmer nicht. Dieser ergibt sich aus tariflichen Vorschriften, wie z.B. § 35 Abs. 2 TVöD. Aus diesem Anspruch, der direkt nur für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes gilt, kann ein Grundsatz hergeleitet werden, wonach der Arbeitgeber eine vertragliche Nebenpflicht hat, dem Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis auszustellen, wenn dieser einen triftigen und anzuerkennenden Grund vorträgt.
Als solche Gründe werden z.B. anerkannt:
- der Arbeitgeber stellt die Kündigung in Aussicht
- der Arbeitnehmer wechselt die Stelle
- der Vorgesetzte des Arbeitnehmers wechselt die Stelle
- Insolvenz des Unternehmens
- das Arbeitsverhältnis wird für längere Zeit unterbrochen (Elternzeit, Freiwilligendienst)
- Betriebsübergang
- Erhebliche Änderung der Arbeitszeit (z.B. Wechsel von Voll- zu Teilzeit).
Grundsätze der Zeugniserstellung
Für jede Zeugniserstellung gelten drei Grundsätze (hierzu BAG, 16.10.2007 – 9 AZR 352/07, Rn. 14 sowie BAG, 21.6.2005 – 9 AZR 352/04, Rn. 24):
- Zeugniswahrheit
- Zeugnisklarheit
- Grundsatz der wohlwollenden Beurteilung
Die Zeugniswahrheit ist gewahrt, wenn das Zeugnis alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthält, die für die Gesamtbeurteilung der Arbeitnehmer von Bedeutung sind und an deren Kenntnis ein zukünftiger Arbeitgeber ein berechtigtes und verständiges Interesse haben kann. Die Tätigkeiten des Arbeitnehmers müssen dabei so vollständig und genau beschrieben werden, dass sich ein künftiger Arbeitgeber ein klares Bild machen kann (vgl. BAG, 09.09.2011 – 3 AZB 35/11, Rn. 17).
Gemäß § 109 Abs. 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein und darf keine Formulierungen enthalten, die ein anderes Bild zeichnen als das durch den Wortlaut vermittelnde. Hieraus ergibt sich, dass kein Geheimcode o.ä. verwendet werden darf.
Des Weiteren muss der Arbeitgeber den Grundsatz der wohlwollenden Beurteilung beachten, da das Zeugnis dem beruflichen Fortkommen des Arbeitnehmers dienen soll.
Inwieweit man diesen Konflikt lösen kann, wird weiter unten erläutert.
Formale Anforderungen
Kommt es zum Rechtsstreit über ein Arbeitszeugnis, wird der Richter/die Richterin zunächst überprüfen, ob der Arbeitgeber alle äußeren Formalien eingehalten. Daher ist zu untersuchen, welche formalen Anforderungen an ein Arbeitszeugnis zu stellen sind.
Das Zeugnis muss enthalten:
- genaue Firmenbezeichnung des Arbeitgebers
- vollständiger Name des Arbeitnehmers
- auf Wunsch Geburtstag und Anschrift des Arbeitnehmers
- Dauer der Beschäftigung
- Ort und Zeitpunkt der Ausstellung des Zeugnisses
- Vertretungsverhältnisse im ausstellenden Unternehmen (Geschäftsführer, Personalverantwortlicher etc.)
Das Zeugnis muss schriftlich auf Firmenpapier erteilt werden, d.h. die elektronische Ausstellung (z.B. per E-Mail) ist gesetzlich ausgeschlossen. Das Zeugnis muss von einem ranghöheren Vorgesetzten handschriftlich unterschrieben werden. Dies kann ein Geschäftsführer, ein Prokurist, Personalleiter o.ä. sein. Auch eine Übertragung auf die Personalabteilung ist möglich.
Schwierigkeiten ergeben sich, wenn das Unternehmen in Insolvenz fällt oder auf ein anderes Unternehmen übergeht.
Wird das Arbeitsverhältnis vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens beendet, besteht der Zeugnisanspruch weiterhin gegen den Arbeitgeber. Sobald der Insolvenzverwalter bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens die Verfügungsbefugnis (vgl. § 80 Abs. 1 InsO) übernimmt, besteht ein Anspruch nur noch gegen den Insolvenzverwalter (weiter hierzu, Stiller, „Der Zeugnisanspruch in der Insolvenz des Arbeitgebers“, NZA 2005, 330 ff.).
Bestehen Arbeitsverhältnisse nach einem Betriebsübergang fort (vgl. § 613 a Abs. 1 BGB), richtet sich der Anspruch gegen den neuen Eigentümer des Unternehmens.
Der Arbeitgeber hat grundsätzlich keine Pflicht, dem Arbeitnehmer das Zeugnis an dessen Wohnort zu senden, man spricht hier von einer Holschuld, d.h. der Arbeitnehmer muss das Zeugnis abholen (vgl. BAG, 08.03.1995 – 5 AZR 848/93).
Umstritten war lange, ob der Arbeitgeber das Zeugnis knicken darf, damit es beispielsweise in einen Briefumschlag passt. Das LAG Hamburg (LAG Hamburg, 07.09.1993 – 7 TA 7/93) entschied, dass ein geknicktes Arbeitszeugnis ein Geheimcode darstelle, der darauf hinweisen solle, dass der Arbeitnehmer Hausverbot erteilt bekomme hätte und eine Übergabe des Zeugnisses daher unmöglich wäre. Dieser Argumentation trat das BAG entgegen und erlaubte es Arbeitgebern das Zeugnis zu knicken, solange der Arbeitnehmer das Zeugnis ohne Schwärzungen kopieren und für spätere Bewerbungen verwenden könne (vgl. BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).
Gibt es einen Arbeitszeugnis-Code?
Wie bereits oben angedeutet, befindet sich der Arbeitgeber bei der Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses in einem Widerstreit zwischen dem Wahrheitsprinzip und der Pflicht, eine möglichst wohlwollende Beurteilung abzugeben. Im Zweifel ist dem Wahrheitsprinzip Vorrang zu gewähren.
Um diesen Konflikt zu lösen, bedienen sich die Zeugnisersteller mittlerweile einer eigenen Sprache. Diese darf allerdings nicht dazu führen, dass hieraus bereits ein Geheimcode wird und damit gegen den Grundsatz der Zeugnisklarheit verstößt.
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut wird, welche Inhalte vorhanden sein müssen und vor allem, wie man die Leistungen des Arbeitnehmers so beschreibt, dass dieser mit dem Zeugnis zufrieden ist und der nächste Arbeitgeber die (negativen) Informationen verstehen und verarbeiten kann.
1. Wie baut man das Arbeitszeugnis auf?
In der Praxis hat sich ein bestimmter Zeugnisaufbau durchgesetzt, der auch gerichtliche bestätigt ist und den man jedem (qualifizierten) Arbeitszeugnis zugrunde legen sollte (vgl. LAG Hamm, 27.02.1997 – 4 Sa 1691/96, NZA-RR 1998, 151):
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Überschrift |
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Einleitung |
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Tätigkeits- und Aufgabenbeschreibung |
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Beurteilung von Leistung und Erfolg |
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Beurteilung der Führungsleistung (nur bei Führungskräften) |
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Persönliches Verhalten |
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Schluss |
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Ort, Datum, Unterschrift |
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2. Einleitung
Nach der Überschrift sollten die persönlichen Angaben des Arbeitnehmers folgen und dessen Beschäftigungsdauer im Unternehmen.
So wird üblicherweise formuliert: „Herr/Frau … geboren am… war vom… bis… in unserem Unternehmen als… tätig.“
Hier sollte möglichst auf eine aktive Beschreibung geachtet werden. Eine passive Umschreibung („Er wurde als…beschäftigt“) hinterlässt einen negativen Eindruck.
Persönliche Daten müssen ohne Zustimmung des Arbeitnehmers auf den vollständigen Namen (eventuell einschließlich des Geburtsnamens) beschränkt bleiben. Widerspricht der Arbeitnehmer allerdings nach Erhalt nicht, ist davon auszugehen, dass er die Nennung seiner Adresse und seines Geburtsdatums genehmigt.
3. Tätigkeits- und Aufgabenbeschreibung
Die Tätigkeitsbeschreibung des Arbeitnehmers muss vollständig und genau sein, so dass sich ein verständiger künftiger Arbeitgeber ein möglichst umfassendes Bild über den Arbeitnehmer machen kann.
Hier sind auch eventuelle Fortbildungsmaßnahmen u.ä. aufzuführen. Eine Mitgliedschaft des Arbeitnehmers im Betriebsrat ist nur zulässig, wenn er dies ausdrücklich wünscht.
In diesem Punkt des Arbeitszeugnisses besteht die Gefahr, dass eine Beschreibung der Aufgaben zu ausführlich geschildert wird und dies zulasten der nachfolgenden Leistungsbeurteilung geht.
Daher sollten die Tätigkeitsbeschreibung und die Leistungsbeurteilung ungefähr in einem 50:50-Verhältnis stehen.
4. Leistungsbeurteilung
Unter diesem Punkt sind die Fähigkeiten und Kenntnisse des Arbeitnehmers aufzuführen. Ebenso sollte hier auf seine Arbeitsweise und Erfolge eingegangen werden.
Besonderer Leitfunktion kommt hier dem LAG Hamm (LAG Hamm, 01.12.1994 – 4 Sa 1631/94) zu, dass sich in diversen Entscheidungen mit dem notwendigen Inhalt der Leistungsbeurteilung auseinander gesetzt hat und folgende Punkte aufgestellt hat, die in keinem Arbeitszeugnis fehlen dürfen:
- Arbeitsbefähigung (Können)
- Arbeitsweise (Einsatz)
- Arbeitsbereitschaft (Wollen)
- Arbeitsergebnis (Erfolg)
- Arbeitsvermögen (Ausdauer)
- Arbeitserwartung (Potenzial)
- Herausragende Erfolge oder Ergebnisse
- Zusammenfassende Leistungsbeurteilung
Bereits im abschließenden Punkt der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung zeigt sich die Schwierigkeit, die beiden Grundsätze der Zeugniswahrheit und der wohlwollenden Beurteilung zu verbinden. Daher hat sich ein System herausgebildet, das die einzelnen Merkmale der Leistungsbeurteilung wie eine Schulnotenskala darstellt.
Hier sollen nur Beispiele für die abschließende zusammenfassende Leistungsbeurteilung gegeben werden. Eine Übertragung der Schlagwörter (stets, zur vollsten Zufriedenheit etc.) auf die anderen Bewertungen ist möglich.
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Note |
Muster |
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sehr gut |
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gut |
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befriedigend |
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Ausreichend |
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mangelhaft |
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Ungenügend |
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5. Persönliches Verhalten
Unter diesem Punkt werden Aussagen über das Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber Vorgesetzten, Kollegen als auch Kunden und Geschäftspartnern getroffen.
Hierbei soll nur das Verhalten des Arbeitnehmers während der Arbeit beurteilt werden. Außerbetriebliches Verhalten darf in das Arbeitszeugnis keinen Einzug finden. Ausnahmen bestehen allerdings dann, wenn das außerbetriebliche Verhalten starken Einfluss auf das Verhalten im Unternehmen hat. So kann ein Arbeitszeugnis einen Hinweis auf häufige Alkoholisierungen eines Kraftfahrers beinhalten.
Die Bewertung des persönlichen Verhaltens kann sich auch von der Leistungsbewertung unterscheiden. So muss nicht in jedem Fall die gezeigte Leistung mit dem Verhalten des Arbeitnehmers seiner Vorgesetzten und Kollegen gegenüber entsprechen (vgl. LAG Rheinland-Pfalz, 14.05.2009 – 10 Sa 183/09).
6. Schlussformel
Die Schlussformel enthält in der Regel Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, eine sog. Dankes-Bedauern-Formel sowie Zukunftswünsche.
Eine Beendigungsformel (z.B. fristgerecht, fristlos, durch Aufhebungsvertrag) darf nur nach ausdrücklichem Wunsch des Arbeitnehmers in die Schlussformel aufgenommen werden. Nicht erwähnt werden darf hingegen, dass es eine gerichtliche Auseinandersetzung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer um die Kündigung gab.
Sollte die Kündigung auf einen betriebsbedingten Grund beruhen, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass dies im Arbeitszeugnis vermerkt ist. Der Arbeitgeber muss dann detailliert den Grund für die betriebsbedingte Kündigung angeben (z.B. Rationalisierung, Betriebsstilllegung, Gewinneinbruch etc.).
Lange Zeit umstritten war, ob der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf hat, dass ihm in der Schlussformel Dank, Bedauern und Zukunftswünsche ausgesprochen werden oder ihm sogar ein Wiedereinstellungsangebot gemacht wird. Das Bundesarbeitsgericht geht hierbei davon aus, dass der Arbeitgeber das Zeugnis frei gestalten kann und frei in seiner Entscheidung ist, ob und wenn ja, wie er den Schlusssatz verwendet (vgl. BAG, 20.02.2001 – 9 AZR 44/00).
Die Schlussformel kann vorher gemachte Aussagen erheblich aufwerten, oder auch positive Aussagen relativieren. Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine gute Leistung attestiert, fehlt dann die Schlussformel jedoch gänzlich oder ist sie kurz und lieblos ausgestaltet, werden die guten Leistungen gemindert.
Auch wenn ein gesetzlicher Anspruch auf eine Schlussformel nicht besteht, ist es heute üblich und wichtig, ein sehr gutes oder gutes Arbeitszeugnis mit einer Schlussformel abzuschließen, das den Dank, das Bedauern über das Ausscheiden und Zukunftswünsche enthält.
Was gehört nicht in ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis sollte möglichst umfassend die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers darstellen, so dass sich ein verständiger Dritte einen guten Eindruck verschaffen kann.
Es gibt allerdings auch einige Punkte, die in keinem Fall oder nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers im Arbeitszeugnis genannt werden dürfen:
- Beendigungsgründe, selbst wenn das Arbeitsverhältnis fristlos gekündigt worden ist, darf dies nicht ausdrücklich im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Hier gibt aber der ungewöhnliche Kündigungstag (ordentliche Kündigung immer zum 15./30. Des Monats) einen Hinweis auf die außerordentliche Kündigung. Eine Ausnahme besteht, wenn der Arbeitnehmer es ausdrücklich wünscht, dass die Gründe aufgenommen werden
- Betriebsrats- und Sprecherausschusstätigkeit dürfen nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufgenommen werden. Eine Ausnahme wird hier allerdings zugelassen, wenn der Arbeitnehmer lange Zeit vor seinem Ausscheiden ausschließlich für den Betriebsrat tätig war und es dem Zeugnisaussteller deswegen unmöglich war, die Leistung im Unternehmen selbst zu beurteilen (vgl. LAG Frankfurt am Main, 10.03.1977 – 6 Sa 779/76, DB 1978, 167)
- Einkommen
- Fehlzeiten dürfen nur erwähnt werden, wenn sie außer Verhältnis zur tatsächlichen Arbeitsleistung stehen, was angenommen wird, wenn sie etwa die Hälfte der gesamten Beschäftigungszeit ausmachen (vgl. LAG Chemnitz, 30.01.1996 – 5 Sa 996/95)
- Details über das Privatleben (Nebentätigkeiten, Sexualleben, Schwangerschaft etc.)
- Straftaten
- Angebot des Arbeitgebers für weitere Nachfragen zur Verfügung zu stehen, weil dies gegen § 109 Abs. 2 S. 2 GewO verstoße (vgl. AG Herford, 01.04.2009 – 2 Ca 1502/08)
- Parteizugehörigkeit
- Gewerkschaftsengagement.
Kann der Anspruch auf ein Zeugnis verjähren oder verwirkt werden?
Ansprüche können verjähren. Für die Verjährung des Zeugnisanspruches sind keine besonderen Vorschriften vorhanden. Daher kommt hier die allgemeine Verjährungsregel des § 195 BGB zur Anwendung. Danach verjähren Ansprüche nach drei Jahren, wobei der Beginn der Verjährungsfrist erst mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Kündigt ein Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag zum 31.3.2011, beginnt die Frist erst am 01.01.2012 zu laufen und endet nach Ablauf des dritten Kalenderjahres, also am 31.12.2014.
Auch kann der Anspruch auf Zeugniserteilung verwirkt werden und damit nicht mehr durchzusetzen sein. Hierzu muss der Arbeitnehmer seinen Anspruch über längere Zeit nicht ausgeübt haben und damit beim Arbeitgeber die Überzeugung hervorgerufen haben, er werde sein Recht nicht mehr ausüben. Hierauf muss sich der Arbeitgeber eingerichtet haben, wodurch ihm die Zeugniserstellung nicht mehr zumutbar ist (BAG, 16.10.2007 – 9 AZR 248/07).
Kann sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen?
Gegenüber dem Arbeitnehmer kann sich der Arbeitgeber aus folgenden Punkten schadensersatzpflichtig machen:
- aus Verzug (§ 286 BGB) wegen Nichterfüllung, Nichterteilung oder verspäteter Erteilung des Arbeitszeugnisses
- aus § 280 BGB wegen unvollständiger oder unrichtiger Zeugniserteilung
- aus § 15 AGG wegen Erteilung eines Zeugnisses mit benachteiligenden Formulierungen.
Dem Arbeitnehmer muss allerdings aufgrund des Verhaltens des Arbeitgebers ein Schaden entstanden sein, also ein Verdienstausfall.
Auch gegenüber dem neuen Arbeitgeber kann sich der Zeugnisersteller nach § 826 BGB schadensersatzpflichtig machen. Dies kommt dann in Betracht, wenn er zumindest bedingt vorsätzlich falsche Angaben gemacht hat und der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer aufgrund des falschen sehr guten Zeugnisses eingestellt hat und ihm daraufhin ein Schaden entsteht.
