Wissen Sie, welche Meinungen Ihre Beschäftigten tatsächlich haben?
Mitarbeiterbefragungen sind ein äußerst sensibles personalwirtschaftliches Instrument, mit dem Informationen über Einstellungen, Werte, Erwartungen und Bedürfnisse der Beschäftigten zu bestimmten betrieblichen Themen systematisch erhoben werden.
Zu welchem Zweck werden Mitarbeiterbefragungen eingesetzt?
Mitarbeiterbefragungen werden zur Erfassung des Stimmungs- und Meinungsbildes der Belegschaft, zur allgemeinen Standortbestimmung zu unternehmensrelevanten Themen, zur HR-Steuerung und zum HR-Controlling und zunehmend auch zur strategischen Unternehmenssteuerung genutzt. Besonders bei großen Veränderungsprojekten ist es äußerst wichtig, die Einstellung zu und die Bedenken gegenüber den geplanten Veränderungen zu kennen.
Welche Ziele werden mit dem Einsatz von Mitarbeiterbefragungen verfolgt?
Die Bandbreite der Ziele von Mitarbeiterbefragungen ist groß. Sie sind wesentlicher Ausgangspunkt, um verschiedenste Änderungen anzustoßen:
- Verbesserung des Betriebsklimas
- Erhöhung der Motivation der Beschäftigten
- Erhöhung der Bindung (Senkung der Fluktuation) der Beschäftigten an das Unternehmen
- Senkung des Krankenstandes der Belegschaft
- Verbesserung der Führung im Unternehmen
- Unterstützung von Veränderungsprojekten (Erkennen von fördernden und hemmenden Kräften in der Vorbereitungsphase, Erkennen von Befürchtungen und Ängsten der Beteiligten)
Welche Bedeutung haben Mitarbeiterbefragungen in deutschen Unternehmen?
Die Bedeutung von Mitarbeiterbefragungen für deutsche Unternehmen ist hoch. Dies zeigen verschiedene Erhebungen von Unternehmensberatungen sowie wissenschaftlichen Einrichtungen.
Nach dem HR Survey Monitor 2011 von der tivian GmbH sind Mitarbeiterbefragungen für 68 Prozent der befragten Unternehmen wichtig bzw. sehr wichtig. Unternehmensführung und Human Resource Management sind die wesentlichen Themen bei Mitarbeiterbefragungen.
Eine Studie zum Stellenwert von Mitarbeiterbefragungen und Arbeitgeberzertifizierungen von Florian Gürbig in Kooperation mit der M+M Management + Marketing Consulting GmbH sowie der Hochschule Fulda aus dem Jahr 2011 zeigt:
- Fast jedes zweite Unternehmen setzt Mitarbeiterbefragungen ein und
- Fast alle Befragten sind der Meinung, dass Mitarbeiterbefragungen ein gutes Instrument sind, um Meinungen, Einstellungen und Probleme der Beschäftigten systematisch zu erfassen (teilweise oder völlige Zustimmung).
Auch in den von der Kienbaum Consultants International GmbH im Rahmen der Studie Strategic Engagement Management 2011 durchgeführten Erhebung geben fast drei Viertel der befragten Unternehmen an, bereits eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt zu haben.
Welche Haupttypen von Mitarbeiterbefragungen sind in der Praxis anzutreffen?
Als Synonyme für Mitarbeiterbefragungen werden häufig Mitarbeiterzufriedenheitsanalysen, Betriebsklimaanalysen, betriebliche Meinungsumfragen oder auch innerbetriebliche Einstellungsforschung benutzt. Folgende fünf Haupttypen von Mitarbeiterbefragungen können unterschieden werden:
- Meinungsumfrage
- Benchmarkingumfrage
- Klimabefragung mit Rückspiegelung
- Aufbau- und Einbindungsmanagementprogramm
- systematische Mitarbeiterbefragung
In welchen Schritten werden Mitarbeiterbefragungen durchgeführt?
Der Prozess einer Mitarbeiterbefragung beinhaltet prinzipiell folgende acht, sich zum Teil überschneidende Phasen:
- Planung
- Vorbereitung
- Durchführung
- Auswertung
- Feedback an die Beteiligten
- Maßnahmenplanung
- Maßnahmenumsetzung
- Evaluation
Zentrale Inhalte der Planung und Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung sind die Zusammenstellung des Projektteams, die Erarbeitung der Befragungsziele, die Erarbeitung von Informationsmaterialien (z. B. Informationsschreiben, Artikel in der Betriebszeitung) und vor allem die Konzeption des Fragebogens.
Die Durchführungsphase sollte nicht zu lang oder zu kurz gestaltet werden (Richtwert: zwei bis vier Wochen).
TIPP: Planen Sie den Zeitraum der Durchführung gut. Berücksichtigen Sie dabei Urlaubszeiten und Zeiträume mit einer höheren Krankheitsrate sowie Phasen mit erwarteter hoher betrieblicher Auslastung, um die Rücklaufquote zu erhöhen!
Für die Auswertung können Sie verschiedene Softwarewerkzeuge einsetzen. Als einfaches, meist in den Unternehmen verfügbares Werkzeug kann Mircosoft Excel verwendet werden. Für eine umfangreiche statistische Auswertung ist das Statistikprogramm SPSS zu empfehlen. Die Anschaffung lohnt sich jedoch nur, wenn ausreichend Wissen zum Umgang mit dieser Software vorhanden ist und Befragungen häufiger durchgeführt und statistisch ausgewertet werden.
Die Phasen fünf bis acht greifen häufig zu kurz. Es reicht nicht aus, in einer Mitarbeiterbefragung Missstände und mögliche Ansatzpunkte für Verbesserungen zu erheben. Vielmehr kommt es darauf an, tatsächliche Veränderungen einzuleiten. Erste dieser Veränderungen sollten zeitnah zur Befragung erfolgen. Für die Beschäftigten müssen eingeleitete Veränderungen auf die Befragung zurückzuführen sein. Dies erhöht die Motivation, sich an weiteren Befragungen zu beteiligen.
TIPP: Sprechen Sie auch deutlich aus, welche Veränderungen nicht oder nicht sofort umsetzbar sind. Führen Sie dafür nachvollziehbare Gründe an!
Wer sollte eine Mitarbeiterbefragung durchführen?
Für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung bietet es sich an, ein Projektteam zu bilden. In Abhängigkeit von den Befragungszielen und -inhalten kann die Zusammensetzung des Projektteams variieren.
Folgende Funktionen können bzw. sollten in ein solches Projektteam involviert werden:
- Vertreter/in der Unternehmensleitung,
- die Personalabteilung,
- das Qualitätsmanagement,
- Vertreter/in aus den wichtigsten Abteilungen des Unternehmens (Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter),
- Datenschutzbeauftragte und
- Berater/innen für die externe Begleitung.
Eine frühzeitige Beteiligung der betrieblichen Interessenvertretung sichert eine hohe Akzeptanz bei den Beschäftigten.
Je nach Themenstellung der Mitarbeiterbefragung können weitere Spezialfunktionen wie Gleichstellungsbeauftragte, Verantwortliche für Arbeitssicherheit, betriebliches Gesundheitsmanagement oder Umweltmanagement in die Projektarbeit intensiv einbezogen werden.
TIPP: Nutzen Sie das Know-How externer Beratung insbesondere bei der Gestaltung des Fragebogens sowie bei der fachlich fundierten Auswertung!
Worauf muss bei der Gestaltung des Fragebogens besonders geachtet werden?
Ein guter Fragebogen entscheidet maßgeblich über den Erfolg oder den Misserfolg einer Mitarbeiterbefragung. Er kann als Papierversion oder als Online-Version eingesetzt werden. Online-Fragebögen sind in der Konzeption (Programmierung) meist mit einem höheren Aufwand verbunden. Jedoch ergibt sich eine Zeit- und Kosteneinsparung in der Phase der Auswertung, da die Daten sofort ohne zusätzliche digitale Eingabe zur Verfügung stehen.
TIPP: Nutzen Sie Online-Versionen, wenn Sie viele Mitarbeitende befragen oder die Befragung in regelmäßigen Abständen wiederholen möchten.
In der Regel gliedert sich ein Fragebogen in folgende drei Teile:
- Allgemeiner Informationsteil
- Eigentlicher Befragungsteil
- Sozio-demografischer Teil
Im allgemeinen Informationsteil sollte u. a. auf die Ziele der Befragung, den Umgang mit den erhobenen Daten (Einhaltung der Anonymität), den Zeitraum zur Durchführung der Befragung, Abgabemöglichkeiten des Fragebogens bzw. bei Online-Befragungen Zugangsmöglichkeiten zum Online-Fragebogen sowie auf Ansprechpartner/innen hingewiesen werden. Weiterhin sollte der Informationsteil eine verständliche Anleitung für die Bearbeitung des Fragebogens beinhalten.
Zur Gestaltung des eigentlichen Befragungsteils erhalten Sie Anregungen in unserem Tool "Fragenkatalog Mitarbeiterbefragungen". Neben nach Themenblöcken geordneten Fragen, finden Nutzer/innen in diesem Tool auch Hinweise zur Gestaltung von Antwortskalen.
TIPP: Bei der Formulierung von Fragen hilft das Einhalten bestimmter Regeln, damit die tatsächliche Befragungsintention auch erreicht wird. Mit unserem Tool "Check Mitarbeiterbefragung" geben wir Ihnen zehn hilfreiche Regeln zur Gestaltung Ihres Befragungsinstruments an die Hand.
TIPP: Unser Themenpartner, das gevainstitut empfiehlt, einen Fragebogen mit offenen und geschlossenen Fragen einzusetzen, da dieser von den Befragten für die Beantwortung eine höhere Aufmerksamkeit fordert.
Wie können die Fragebögen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgefüllt werden?
Folgende Formen der Datenerhebung können prinzipiell unterschieden werden:
- Ausfüllen des Fragebogens in einem "Wahllokal" (kann schriftlich oder als Online-Fragebogen erfolgen)
- Postalisches Versenden des Fragebogens und postalischer Rückversand (Achtung: Bei dieser Form sind die Rücklaufquoten häufig sehr gering!)
- Freier Zugang zu einem Online-Fragebogen
- Versenden des Fragebogens oder des Online-Zugangs per E-Mail
- Einsatz einer Mischung dieser vier Formen
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung?
Der sorgsame Umgang mit den erhobenen Daten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor bei Mitarbeiterbefragungen. Für jede Befragung müssen deshalb Regelungen getroffen werden, die den Datenschutz sicherstellen und Daten vor Missbrauch schützen.
Zu den Anforderungen an eine Mitarbeiterbefragung im Bereich des Datenschutzes gehört insbesondere die Aufklärung der potenziellen Teilnehmenden über:
- die Ziele und den Verwendungszweck der Befragung,
- die Freiwilligkeit der Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung,
- die Sicherstellung der Anonymität der erhobenen Daten,
- Speicherung der erhobenen Daten,
- Speicherdauer der erhobenen Daten,
- evtl. geplante Weitergabe von Daten (z. B. zum Zwecke der externen Auswertung) sowie
- darüber, dass durch die Beteiligung oder aber die Nichtbeteiligung an der Mitarbeiterbefragung weder Vor- noch Nachteile entstehen.
In Abhängigkeit von der Art der Befragung (Online-Befragung, schriftliche Befragung) sollten spezifische Regeln zum Datenschutz aufgestellt werden.
TIPP: Bei der Beauftragung Dritter sollte darauf geachtet werden, dass der Datenschutz nicht eingeschränkt wird.
TIPP: Bei der Erfassung einer großen Anzahl von sozio-demografischen Daten (z. B. Altersgruppe, Abteilung, Geschlecht, Funktion) ist oftmals die tatsächliche Anonymität sehr stark eingeschränkt. Dies führt aufgrund der befürchteten Rückverfolgbarkeit in vielen Fällen zu einer Senkung der Rücklaufquote. Prüfen Sie deshalb bei der Erstellung des Fragebogens, welche Daten für eine Schichtung tatsächlich notwendig sind. Es empfiehlt sich die Anzahl der sozio-demografischen Daten z. B. auf maximal drei zu beschränken oder Abstufungen zu verwenden (z. B. Altersgruppen).
TIPP: Binden Sie den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig in das Projekt zur Mitarbeiterbefragung ein!
Worauf ist bei der Planung, Durchführung und Umsetzung von Mitarbeiterbefragungen besonders zu achten?
Damit Mitarbeiterbefragungen egal ob schriftlich oder per Online-Verfahren zur positiven Unternehmensentwicklung beitragen, sollten Sie vor allem folgende Aspekte bei der Planung, Durchführung und Umsetzung berücksichtigen:
- Verankern Sie Mitarbeiterbefragungen als strategisches Instrument im Unternehmen. Verknüpfen Sie dieses sinnvoll mit anderen Führungs- und Personalinstrumenten!
- Informieren Sie in allen Phasen der Mitarbeiterbefragung transparent über die Befragung, die Ergebnisse und den Stand der Umsetzung von Maßnahmen, um Ängste abzubauen!
- Vereinbaren Sie im Projektteam klare Befragungsziele!
- Beziehen Sie die betriebliche Interessenvertretung möglichst früh ein!
- Benennen Sie eine/n betriebliche/n Ansprechpartner/in für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung!
- Erfragen Sie nicht so viel wie möglich, sondern so viel wie nötig! Je umfangreicher die Befragung ist, um so geringer ist die Rücklaufquote.
- Ermöglichen Sie den Beschäftigten den Fragebogen in der Arbeitszeit (z. B. in einem geeigneten Wahllokal) auszufüllen! Stellen Sie dazu möglichst geeignete Räume zur Verfügung!
- Stellen Sie Freiwilligkeit und vor allem Anonymität sicher, um eine hohe Rücklaufquote zu erreichen und verwertbare Ergebnisse zu gewinnen! Lassen Sie dazu am besten die Fragebögen außerhalb des Unternehmens auswerten!
- Setzen Sie spürbare Maßnahmen möglichst zeitnah nach der Mitarbeiterbefragung um!
- Stellen Sie in der Befragung erkannte Missstände möglichst schnell ab!
TIPP: Definieren Sie kurzfristige und langfristige Umsetzungsmaßnahmen! Kurzfristige Umsetzungsmaßnahmen sollten schnelle Erfolge ohne großen Aufwand erzeugen. Damit entsteht auch für die Beteiligten an der Befragung das Gefühl, dass sich tatsächlich etwas aufgrund ihrer Beteiligung an der Befragung verändert.
TIPP: Bei Mitarbeiterbefragungen können eine Reihe Fehler unterlaufen. "Die 10 großen Pannen bei einer Mitarbeiterbefragung - und wie man sie vermeidet!" lernen Sie im Tool unseres Themenpartners kennen. Laden Sie sich jetzt das Tool kostenfrei herunter!
Wie können die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung kommuniziert werden?
Für die Gesamtdarstellung der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung eignet sich ein Management Summary. Für die unterschiedlichen Standorte, Abteilungen, Bereiche usw. empfiehlt sich eine spezifische (Teil-)Auswertung. Diese ermöglicht es den Führungskräften, vor Ort konkrete, passfähige Maßnahmen für ihren Verantwortungsbereich abzuleiten und umzusetzen.
Die Ergebnispräsentation ist ein zentraler Bestandteil des Gesamtprozesses einer Mitarbeiterbefragung und sollte zunächst vor dem/der Hauptauftraggeber/in bzw. den Initiatoren/innen der Befragung stattfinden. Der Präsentation folgt in der Regel eine Ergebnisdiskussion. Die Hauptauftraggeber/innen sollten darüber entscheiden:
- wann
- an wen
- in welchem Umfang und
- auf welche Art und Weise die Ergebnisse kommuniziert werden.
Auf Bereichs- oder Abteilungsebene eignen sich zunächst Präsentationen vor dem Führungskreis. Diese wiederum können dann in Informationsveranstaltungen und Gruppengesprächen mit ihren Beschäftigten die Ergebnisse vorstellen und diskutieren.
Zur allgemeinen Kommunikation der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung können Medien wie die Firmenzeitschrift, das Intranet oder spezifische Mailings genutzt werden. Ebenso kann den Beschäftigten eine spezielle Zusammenfassung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zur Verfügung gestellt werden.
Welche Kosten entstehen im Zusammenhang mit einer Mitarbeiterbefragung?
Im Wesentlichen sind folgende Kostenpositionen für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zu kalkulieren:
- Personalkosten für das interne Projektteam
- Beratungskosten für den Einsatz externer Beratung
- Kosten für den Kauf von Software-Lizenzen bzw. die Entwicklung von Software (u. a. statistische Auswertungsprogramme, Softwareprogramme zur Gestaltung von Fragebögen)
- Druckkosten für Fragebögen
- Kosten für die Erstellung von Präsentationsmaterial der Ergebnisse
TIPP: Legen Sie vor der Mitarbeiterbefragung ein Budget fest! Versuchen Sie nicht an der falschen Stelle bei einer Mitarbeiterbefragung zu sparen, da sich dies erheblich auf die Befragungsergebnisse auswirken kann.
Wo kann ich mehr über Mitarbeiterbefragungen erfahren?
Wollen Sie selbst eine Mitarbeiterbefragung durchführen? Planen Sie die Einbeziehung externer Experten/innen für die Konzeption und Umsetzung Ihrer Mitarbeiterbefragung?
In den Bereichen Kennzahlen, Tools, Trends, Links und Personalberatung finden Sie weiterführende Informationen zu Mitarbeiterbefragungen.
Zur Konzeption von Mitarbeiterbefragungen stehen im Toolbereich insgesamt vier Werkzeuge für Sie bereit. Unser "Fragenkatalog zur Gestaltung von Mitarbeiterbefragungen" gehört zu den am häufigsten herunter geladenen Perwiss-Tools. Bereits über 1.000 User haben das Tool kostenfrei genutzt. Das Tool in einer überarbeiteten Fassung steht kostenfrei zum Download zur Verfügung. Das Tool "Tipps Rücklaufquote" bietet 26 praktische, einfach umsetzbare Maßnahmenvorschläge zur Erhöhung der Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen. Ein weiteres Tool für die Gestaltung eines Fragebogens bei einer Mitarbeiterbefragung ist der "Check Mitarbeiterbefragung", der Ihnen bei der Fragenformulierung hilft. Die Tools zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen komplettiert das Tool "Die 10 großen Pannen bei einer Mitarbeiterbefragung - und wie man sie vermeidet!" vom gevainstitut, unserem Themenpartner bei Mitarbeiterbefragungen.
Im Linkbereich zu Mitarbeiterbefragungen sind eine Vielzahl von Basisinformationen (u. a. eine 69 Seiten umfassende Präsentation), weiterführende Links zu Anwendungswissen (u. a. Videos von Mitarbeiterbefragungsprojekten, Interviews, Leitfäden zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen) sowie interessante Artikelverweise zusammen gestellt. Weiteres Wissen können Sie sich über die Verwendung unserer Buchtipps aneignen.
Die weiterführenden Informationen werden durch eine Liste von auf Mitarbeiterbefragungen spezialisierte Beratungseinrichtungen abgerundet.
Der Prozess "Mitarbeiterbefragung" wird von vielen Personalern unterschätzt
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Bei einer Mitarbeiterbefragung geht es um viel mehr, als um die Durchführung irgendeiner Umfrage im Unternehmen. Eine Mitarbeiterbefragung ist ein äußerst komplexer und sensibler Prozess, der mit einer strategischen Planung auf Geschäftsführungsebene beginnt, eine gezielte Einbindung aller Führungskräfte voraussetzt und natürlich alle Mitarbeiter persönlich erreichen muss.
Der gesamte Prozess muss von A bis Z professionell geplant und realisiert werden. Insbesondere die nachfolgende Umsetzungsstrategie sollte bereits bei der Anlage der Projektarchitektur bekannt und mit der Geschäftsführung abgestimmt sein. Erfolgreiche Mitarbeiterbefragungsprozesse sind Chefsache, immerhin geht es um die Beurteilung der Führungsleistung und Managementqualität im Unternehmen.
Eine Mitarbeiterbefragung ist zugleich Planungs-, Steuerungs- und Evaluationsinstrument im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Unternehmen, die wirklichen Nutzen aus Mitarbeiterbefragungen ziehen und messbare Fortschritte erreichen, forcieren dies durch eine Verknüpfung der Mitarbeiterbefragung mit Zielvereinbarungen. Und durch die Einbindung eines kompetenten und erfahrenen Beratungsinstituts wie z.B. des Münchner geva-instituts.
Oft sieht die Realität in Unternehmen aber anders aus: Bei der Fragebogengestaltung beauftragen Unternehmen gerne Praktikanten oder unerfahrene Berufseinsteiger mit der vordergründig einfachen "Stimmungsbildabfrage". Die Fragebogen "Entwicklung" erfolgt aus Mangel an Erfahrung oft über copy-paste Aktionen aus öffentlich verfügbaren Quellen. Solche Zufalls-Instrumente ermöglichen keine Auswertungstiefe und oft fehlt es an der analytischen Kompetenz der mit dem Projekt beauftragten Mitarbeiter. Wer als interner Projektleiter keine Reputation als Führungskräfteberater im Unternehmen hat, wird zudem am nachfolgenden Prozess der Ergebnisumsetzung scheitern, denn dazu ist eine breite fachliche und persönliche Akzeptanz auf Seiten der Führungskräfte erforderlich.
Das seit über 20 Jahren auf Mitarbeiterbefragungen spezialisierte Münchner geva-institut bietet auf der Website Mitbeiterbefragungen.de neben interessanten Videobeiträgen über erfolgreiche Projekte (Salzgitter AG, Villeroy & Boch AG, Accor Hotellerie) eine Menge nützlicher Informationen zum Thema.
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