Inner- und außerhalb des Büros: Moderne Arbeitsmodelle im Vergleich

In den letzten Jahren hat die Arbeitswelt einen beispiellosen Transformationsprozess durchlebt. Zwar waren die technischen Voraussetzungen für neue, flexiblere Arbeitsmodelle schon länger gegeben, doch erst durch die Auswirkungen der Pandemie sahen sich viele Arbeitgeber dazu veranlasst, ihren Mitarbeitern das Arbeiten auch von außerhalb des Büros zu erlauben. Das Aufkommen des Home-Office-Modells wird von anderen modernen Erscheinungen wie dem Co-Working-Space und hybriden Alternativen begleitet. Die unterschiedlichen Modelle haben immer auch spezifische Vor- und Nachteile – auch in steuerrechtlicher Hinsicht.

Flexibilität und Remote Work liegen im Trend

Die Büroarbeit war lange Zeit vor allem dadurch definiert, dass sie eine Anwesenheit im Unternehmen erforderte. Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer verstehen darunter mittlerweile aber eher die mit der Büroarbeit verbundenen Tätigkeiten als das Arbeiten im Büro selbst. Möglich gemacht hat dies die digitale Transformation, die vielerorts auch den administrativen Bereich neu strukturiert hat. Durch die stetige Vernetzung können Mitarbeiter ihre Aufgaben in vielen Fällen auch vollkommen ortsunabhängig erledigen – z. B. von Zuhause aus.

Mobile Arbeit oder Fernarbeit hat dadurch eine ganz neue Qualität angenommen, da sie sich nicht länger auf bestimmte Tätigkeitsbereiche beschränkt, sondern einen Großteil der gesamten Büroarbeit abdeckt. Im Zuge der Coronakrise haben viele Unternehmen flexiblere Remote-Arbeitsmodelle eingeführt und laut aktuellen Umfragen möchten sich die meisten nicht so schnell wieder davon trennen. Die Welt der New Work umfasst aber auch andere Konzepte wie Co-Working-Spaces. Doch bei allen stehen Freiheit, mehr Selbstständigkeit und ein neues Verhältnis zur Work-Life-Balance im Fokus.

Home-Office: Das Büro in den eigenen vier Wänden

Das Home-Office gilt vielen als Blaupause der modernen Arbeitswelt. Natürlich beschränkt sich dieses Modell meistens auf administrative Aufgaben, für die es in erster Linie nur einen Rechner und keine weiteren Arbeitsmittel braucht. Laptops und teilweise auch Tablets sind heutzutage leistungsstark genug, um einen Office-PC problemlos zu ersetzen. Arbeitnehmer gewinnen so an Flexibilität und Autonomie, denn obwohl es Home-Office heißt, kann theoretisch auch von unterwegs aus, im Zug oder im Café gearbeitet werden. Aus Sicherheitsgründen verlangen viele Unternehmen aber die Festlegung auf einen Remote-Arbeitsplatz. Zudem dürfen Mitarbeiter nur selten ihre eigenen Geräte nutzen und müssen sich auf vom Unternehmen autorisierte PCs, Laptops und Smartphones beschränken.

Das Home-Office wirft auch arbeitsrechtliche Fragen auf. Dazu gehören die Arbeitszeiterfassung sowie die Regelung des Arbeits- und Datenschutzes. In steuertechnischer Hinsicht profitieren Arbeitnehmer durchaus, wenn sie von Zuhause aus arbeiten. Kosten für Arbeitsmittel, das Arbeitszimmer, Strom, Heizung und Co. können steuerlich geltend gemacht werden – ab 2020 sogar über eine spezifische Homeoffice-Pauschale. Diese beträgt ab 2023 6 Euro pro Tag im Home-Office. Maximal 210 Tage lassen sich anrechnen.

Arbeiten im Ausland

Selbst kleine Start-ups arbeiten heutzutage oft über mehrere Ländergrenzen hinweg und müssen sich auf zuverlässige Mitarbeiter in den jeweiligen Staaten verlassen können. Gerade junge Berufseinsteiger entscheiden sich gerne für die Möglichkeit, über einen gewissen Zeitraum im Ausland tätig zu sein. Das Arbeiten im Ausland kann natürlich je nach persönlicher Präferenz viele Vor- und Nachteile bieten, es hat jedoch immer auch Auswirkungen auf die finanzielle Situation. Die konkreten steuerrechtlichen Folgen hängen allerdings stark von der Dauer des Aufenthalts ab.

Kurzfristige Aufenthalte

Der kurzfristige Aufenthalt im Ausland, der nicht länger als drei Monate dauert, hat keine Auswirkung auf den Status. Der Arbeitnehmer bleibt somit unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. In der Praxis bedeutet dies, dass das Arbeitseinkommen weiterhin in Deutschland versteuert wird. Wo der Arbeitnehmer tätig ist, spielt dabei in der Regel keine Rolle, solange ein Wohnsitz in Deutschland angemeldet ist. Sogar zusätzliche Wohnsitze ändern nichts an der Besteuerung durch den Fiskus.

Lange Aufenthalte und das Employer-of-Record-Modell

Längere Aufenthalte im Ausland können steuerliche Auswirkungen haben, insbesondere im Hinblick auf die Wohnsitzbesteuerung und die mögliche Abmeldung beim deutschen Finanzamt. Bei einer Beschäftigung im Ausland, die sechs Monate oder länger andauert, können Doppelbesteuerungsabkommen zum Zuge kommen. Abhängig ist dies davon, ob die Ergebnisse der Arbeit in Deutschland oder vor Ort verwertet werden. Bei der Beschäftigung durch einen ausländischen Arbeitgeber ist auch eine exklusive Besteuerung durch die zuständige Finanzbehörde im Ausland möglich. Zudem erfordert dieses Modell eine Anpassung des Arbeitsvertrages, da sich dadurch auch die Höhe und Art der Sozialabgaben ändern.

Der Einfachheit halber und um sich die kostspielige Eröffnung eigener Zweigstellen im Ausland zu sparen, greifen global agierende Unternehmen immer öfter auf ein Konzept namens Employer of Record zurück. Dabei handelt es sich um eine Dienstleistung, bei der ein Unternehmen die Verantwortung für die Arbeitgeberpflichten und -verpflichtungen für Mitarbeiter übernimmt, die bei einem anderen Unternehmen angestellt sind. Versteuert wird dann in dem Land, in welchem gearbeitet wird, sofern nicht der Sonderfall des kurzfristigen Aufenthalts zutrifft.

Co-Working: Geteilte Arbeitsräume

Co-Working, das gemeinsame Arbeiten in offen konzipierten Bürostrukturen, ist quasi zeitgleich mit dem Home-Office in Erscheinung getreten. In diesem Fall waren aber vor allem Freelancer und andere Solo-Selbstständige klare Vorreiter. Der Co-Working-Space bietet die Flexibilität des Remote-Arbeitsmodells und kombiniert diese mit dem gewohnten sozialen Umgang in Büroräumen. Ursprünglich war der Co-Working-Space eher als günstige Alternative zum eigenen, fest angemieteten Büro gedacht. Mittlerweile zieht es aber auch viele Angestellte, die im Remote-Modus arbeiten, in die geteilten Großraumbüros. Zu den klaren Vorteilen zählt, dass typische Büroausstattung wie ergonomische Sitzgelegenheiten, Drucker, Scanner und Telefone vorhanden sind. Mitarbeiter können zudem Fahrtkosten zur Betriebsstätte per Kilometerpauschale geltend machen. Auch nachweislich und regelmäßig vom Unternehmen angemietete Co-Working-Büros können diesen Status erhalten.

>> Die Inhalte des Fachportals PERWISS stellen keine Rechtsberatung bzw. Steuerberatung dar und können auch keine den konkreten Einzelfall betreffende Rechtsberatung oder Steuerberatung ersetzen. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen und keine Haftung dafür, dass das jeweilige Dokument für den von Ihnen angedachten Anwendungsbereich geeignet ist. <<