Sonderzahlungen als Ergänzung zu Lohn und Gehalt - Was Arbeitgeber wissen müssen | Mitarbeitermotivation | Mitarbeiterbindung | Themen
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Sonderzahlungen als Ergänzung zu Lohn und Gehalt - Was Arbeitgeber wissen müssen

02. Mai 2023

Dass der Arbeitgeber Urlaubs- oder Weihnachtsgeld zahlt, ist für die Belegschaft in vielen Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Wiederkehrende Boni oder Zuwendungen stärken die Moral und dienen als Zeichen der Anerkennung, wodurch Mitarbeiter sich motiviert fühlen, ihr Bestes zu geben. Allerdings müssen Unternehmen im Hinblick auf die Versteuerung und Höhe einige Punkte beachten. Außerdem sollte beim Aufsetzen neuer Arbeitsverträge auf den Freiwilligkeitsvorbehalt geachtet werden, damit auch bei regelmäßigen Sonderzahlungen keine Nachteile für den Arbeitgeber entstehen.

Arten von Sonderzahlungen

Bei jeder Form der Vergütung, die zusätzlich zum vertraglich festgehaltenen Gehalt oder Lohn gezahlt wird, handelt es sich um eine sogenannte Sonderzahlung. Sie können sowohl als Einmalzahlungen oder als wiederkehrende Sondervergütungen getätigt werden. Unternehmen zahlen diese häufig als Leistungsanreiz oder, um erfahrene und qualifizierte Mitarbeiter zu binden. Bei Sonderzahlungen handelt es sich jedoch nicht zwangsläufig um finanzielle Zuwendungen, da die Definition auch Sachbezüge und Sachleistungen miteinschließt. Zu den verschiedenen Arten von Sonderzahlungen gehören unter anderem:

  • Urlaubsgeld: In der Regel jährlich vor dem Sommerurlaub.
  • Weihnachtsgeld: im November oder Dezember. Oft auch als 13. Monatsgehalt bezeichnet.
  • Bonuszahlungen: Als Prämie für individuelle Leistungen.
  • Gewinnbeteiligung: Prozentualer Anteil am Unternehmensgewinn.
  • Gratifikationen: Zu Anlässen wie einer Weihnachtsfeier oder dem Projektabschluss.
  • Tantiemen: Für Mitarbeiter, die Anteile am Unternehmen halten

Unterschiede zum laufenden Lohn oder Gehalt

Anders als häufig beim Gehalt sind Sonderzahlung beim Lohn nicht automatisch Teil der arbeitsvertraglichen Regelungen. Die Bedingungen für die Auszahlung von Prämien unterscheiden sich zudem je nach Arbeitgeber. Hinzu kommt, dass manche Sonderzahlungen sozialversicherungs- und steuerrechtlich anders behandelt werden, was bei der Gehaltsabrechnung und Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden muss.

Arbeitslohn und Gehalt

Der normale Arbeitslohn, bzw. das Gehalt sind regelmäßige, vertraglich festgelegte Vergütungen, die Arbeitnehmer in den üblichen monatlichen Zahlungsintervallen erhalten. Hierzu zählen auch Bezüge in variierender Höhe, wie die Umsatzprovision.

Sonderzahlungen

Die Sonderzahlung hingegen wird nicht zum laufenden Arbeitsgehalt bzw. Arbeitslohn gezählt. Es handelt sich um anlassgebundene und damit außerplanmäßige oder einmalige Zahlungen. Obwohl es sich um eine freiwillige Leistung handelt, kann die wiederholte Zahlung zu wiederkehrenden Anlässen als „betriebliche Übung“ gewertet werden.

Anspruch und Freiwilligkeitsvorbehalt

Über Sonderzahlungen freut sich die Belegschaft immer, doch oft steht die Frage im Raum, ob es unter gewissen Umständen einen Anspruch auf Sonderzahlungen gibt. Prinzipiell handelt es sich bei Sondervergütungen um Zuwendungen, die der Arbeitgeber aus freien Stücken gewährt. Dennoch kann sich ein Anspruch ergeben, wenn der Arbeitsvertrag beispielsweise entsprechende Passagen enthält, die die Zahlung von Weihnachts- oder Urlaubsgeld festlegen. Auch die Höhe und alle relevanten Modalitäten werden dort geregelt. Ebenso entsteht ein Anspruch, sobald außerplanmäßige Zahlungen durch eine vorhersehbare Regelmäßigkeit den Charakter einer betrieblichen Übung annehmen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen davon ausgehen, dass bereits ab der dritten Sonderzahlung zu einem wiederkehrenden Anlass, aus der Einmalzahlung eine betriebliche Übung geworden ist. Die spätere Unterbrechung solcher Sonderzahlungen kann ein echtes Problem für das Unternehmen darstellen, da der Anspruch dauerhaft bestehen bleibt. Eine Möglichkeit, den Charakter der Einmalzahlung aufrechtzuerhalten, ist ein Freiwilligkeitsvorbehalt im Arbeitsvertrag. Eine solche Klausel ist aber nur dann gültig, wenn Sonderzahlungen nicht tariflich geregelt und damit für den Arbeitgeber verpflichtend sind.

Steuerrechtliche Behandlung

Bezüglich der Besteuerung von Sonderzahlungen herrscht oft Verwirrung, da es von der Art und Höhe der Sonderzahlung abhängig ist, ob Abgaben fällig werden. Prämien, Boni und andere Einmalzahlungen unterliegen grundsätzlich der Einkommenssteuer und dem Sozialversicherungsrecht. Der ausgezahlte Betrag verringert sich dadurch um Steuern und Sozialabgaben. Trotzdem kann mehr Netto vom Brutto übrigbleiben, wenn die Berechnung die Zahlung auf Sonderlohnarten verteilt. Diese werden nämlich nur pauschal besteuert oder sind sogar komplett steuerfrei. Gleiches gilt für ausgewählte Zuschüsse, die der Arbeitgeber für die Kinderbetreuung oder betriebliche Gesundheitsvorsorge an seine Mitarbeiter auszahlt. Es gilt jedoch zu beachten, dass bestimmte Freibeträge nicht überschritten werden dürfen.

Rückzahlung im Fall einer Kündigung

Ebenso wichtig wie die Besteuerung ist das Thema der Rückzahlung im Fall einer Kündigung. Arbeitgeber sollten normalerweise auf eine Rückzahlungsklausel bestehen, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Häufig sehen diese Klauseln eine anteilige Rückzahlung vor, sofern die Kündigung vom Mitarbeiter ausgeht. Gleiches trifft auf die Kündigung durch den Arbeitgeber zu, wenn dieser ein klares Fehlverhalten des Mitarbeiters vorausging. Damit die Rechtssicherheit einer Rückforderung gegeben ist, muss auf den Verwendungszweck der Sonderzahlung geachtet werden. Vergütungen, die explizit als Anerkennung einer individuellen Leistung gewährt wurden, darf das Unternehmen nicht zurückfordern. Anders sieht es aus, wenn die Zahlung als Anreiz vorgesehen war, aber der Arbeitnehmer noch vor der Auszahlung gekündigt hat. Der Arbeitgeber darf die Auszahlung dann verweigern, da der Verwendungszweck hinfällig geworden ist.

Sonderzahlungen im Minijob

Für geringfügig Beschäftigte gilt ähnliches, wie für Mitarbeiter, die Vollzeit arbeiten. So haben Minijobber prinzipiell keinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderzahlungen. Weihnachts- und Urlaubsgeld sind einer geringfügigen Beschäftigung auch eher untypisch. Trotzdem kann aufgrund einer innerbetrieblichen Regelung oder des Tarifvertrags ein Anspruch auf bestimmte Sonderzahlungen bestehen. Wichtig ist außerdem, dass der Grundsatz der Gleichbehandlung eingehalten werden muss. Wenn ein Vollzeitbeschäftigter Sonderzahlungen erhält, kann der Arbeitgeber diese dem Minijobber nicht verwehren. Allerdings ist die Höhe von den Arbeitsstunden sowie der Qualifikation und speziellen Arbeitsplatzanforderungen abhängig.

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