Projektcontrolling: Begriff, Aufgaben & Ziele
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Projektcontrolling: Begriff, Aufgaben & Ziele

24. März 2023

Eine gute Projektplanung und -steuerung ist elementar, um Projekte mit Erfolg abschließen zu können. Das Projektcontrolling spielt als wichtiger Teilbereich des Projektmanagements dabei eine entscheidende Rolle. In Zusammenarbeit mit der Projektleitung überwacht das Projektcontrolling die Planung und Einhaltung von Terminen, Zielen und Budgets. Wenn nötig, führt das Controlling bei Projektabweichungen auch korrigierende Maßnahmen durch.

Was ist unter Projektcontrolling zu verstehen?

Die regelmäßige Überprüfung von Terminen, Budgets und Zielen ist wichtig, um einen reibungslosen Ablauf eines Projektes zu gewährleisten. Diese Aufgabe übernimmt das Projektcontrolling als wichtiger Teilbereich des Projektmanagements. Der zuständige Projektcontroller und die involvierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten eng mit dem Projektleitung zusammen und kümmern sich um die Planung und Steuerung des Projekts.

Das Controlling soll gemäß der DIN 69901 das Erreichen der Projektziele sichern. Dabei basiert es auf bestimmten Kennzahlen, die die Akteure mithilfe verschiedener Instrumente und Methoden im Blick behalten. Die Wahl der Kennzahlen hängt vom jeweiligen Projekt ab und davon, in welcher Phase sich dieses aktuell befindet.

Das Projektcontrolling unterteilt sich in zwei Bereiche: das operative und das strategische Controlling.

Operatives Controlling

Das operative Controlling wird in das Einzel-Projektcontrolling und das Multi-Projektcontrolling unterschieden. Beim Einzel-Projektcontrolling geht es darum, ein bestimmtes Projekt im Unternehmen zu überwachen und zu steuern. Das Multi-Projektcontrolling konzentriert sich nicht nur auf ein Projekt, sondern unterstützt mehrere Projekte gleichzeitig. Es hilft beispielsweise bei der Verteilung vorhandener Ressourcen auf diverse Unternehmensprojekte. Es betrachtet verschiedene Projekte in ihrer Gesamtheit, um sie nach besten Möglichkeiten zu koordinieren und zu optimieren.

Strategisches Controlling

Das strategische Controlling beschäftigt sich mit der Bereitstellung von Instrumenten und Informationen, um bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Mithilfe des strategischen Controllings soll ein Unternehmen demnach in der Lage sein, zu entscheiden, ob und welche Projekte umgesetzt werden. Anders als das operative Projektcontrolling ist das strategische Projektcontrolling ein langfristiger Vorgang, der eine effiziente Auswahl, Priorisierung und Bewertung von Unternehmensprojekten gewährleistet.

Welche Ziele hat das Projektcontrolling in Unternehmen?

Das Projektcontrolling in Unternehmen

  • gewährleistet durch eine regelmäßige Überprüfung von Terminen, Zielen und Projektfortschritten, dass das Ziel des Projektes erreicht wird.
  • plant Maßnahmen, um ein Projekt umzusetzen und zu steuern.
  • ermittelt Planabweichungen und leitet gegebenenfalls Gegenmaßnahmen ein.
  • dokumentiert die Projektergebnisse in einem Statusbericht.

Für Unternehmen, die sich mit dem Thema Projektcontrolling bislang kaum beschäftigt haben, kann der Einsatz einer Projektcontrolling-Software sinnvoll sein. Dieses Tool hilft bei der Umsetzung der Aufgaben des Controllings, indem es das Team bei der Kontrolle von Budgets, Ressourcen, Kosten und Einnahmen unterstützt. Damit gewährleistet es einen reibungslosen Ablauf des Projekts.

Welche Aufgaben gibt es im Projektcontrolling und wer übernimmt sie?

Wer für das Projektcontrolling im Unternehmen verantwortlich ist, hängt von der Größe des Unternehmens, den verfügbaren Ressourcen und dem Projekt selbst ab. Manchmal gibt es lediglich eine Projektleitung, der gleichzeitig die Funktion des Projektcontrollings übernimmt. Oftmals gibt es neben einer Projektleitung auch einen Controller und ein Projektteam, das einzelne Aufgaben übernimmt. Bei sehr großen Projekten kann es sogar eine komplette Controlling-Abteilung geben, entweder im eigenen Unternehmen oder über einen externen Dienstleister.

Bereits vor dem Start eines Projektes setzt das Projektcontrolling ein. Es unterstützt das gesamte Vorhaben mit wichtigen Fakten und Daten, um zu prüfen, ob das jeweilige Projekt und die gesetzten Ziele realisierbar sind. An dieser Stelle ziehen die Beteiligten häufig bereits Erfahrungen aus früheren Projekten hinzu.

Für das Projektcontrolling ist es wichtig, bestimmte, zu überwachende Parameter bereits im Vorfeld festzulegen. Nur so lassen sich die Qualität, der Fortschritt und der Erfolg eines Projektes richtig messen und bewerten. Deshalb sollte das Projektmanagement im Vorfeld Folgendes planen:

  • Verteilung der Aufgaben
  • Termin für die Beendigung des Projekts einschließlich Zwischenzielen
  • Budget und Aufteilung der Gelder

Weiterhin sind festgelegte Kennzahlen für das Projektcontrolling wichtig. Diese hängen wiederum vom Projekt ab. In der Regel kommen folgende Parameter für das Controlling zum Einsatz:

  • Ziele des Projekts
  • Projektfortschritt
  • Termine und Zwischenziele
  • Qualität des Projekts beziehungsweise der Leistung
  • Ressourceneinsatz
  • Projektkosten und finanzielle Mittel
  • Risiken des Projekts
  • Kundenzufriedenheit

Auch die Mitarbeiterzufriedenheit ist eine wichtige Kennzahl. In Unternehmen sind Mitarbeiter ein wichtiges Gut. Schließlich wirkt sich ihre Arbeitszufriedenheit auf den Unternehmenserfolg aus.

Wichtigste Projektcontrolling-Methoden im Überblick

Wie bereits angesprochen, stehen dem Projektcontrolling diverse Instrumente und Methoden zur Verfügung. Mit diesen nimmt das Controlling regelmäßig Überprüfungen des Projektes vor, um dessen Steuerung zu sichern. Die Controlling-Methoden hängen von der derzeitigen Projektphase sowie weiteren Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art und dem Umfang des Projekts, der Größe der Firma und des Projektteams. Weiterhin spielen die Messwerte und Kennzahlen eine Rolle.

Je nach Projektphase können also unterschiedliche Instrumente und Methoden hilfreich sein:

  • Vorprojektphase: In der ersten Projektphase helfen vier Instrumente dabei, das Projekt zu prüfen: die Nutzwertanalyse, die Risikoanalyse, die Wirtschaftlichkeitsrechnung und das Budget. Mit der Nutzwertanalyse lässt sich ermitteln, welches Projekt umgesetzt werden sollte. Die Risikoanalyse beinhaltet sämtliche Aktivitäten, um die Projektrisiken einschätzen, bewerten und priorisieren zu können. Mit der Wirtschaftlichkeitsberechnung werden Projekte auf ihre Rentabilität überprüft. Bei der Planung des Budgets dienen Schätzungen hinsichtlich Zeit, Kosten und Ertrag als Grundlage.
              
  • Definitionsphase: Für die nächste Projektphase bieten sich die Projektplanung, die Kosten- und Liquiditätsplanung, die Kapazitätsbelastungsplanung und die Meilenstein-Trendanalyse als hilfreiche Instrumente an. In einem Projektplan wird der Inhalt eines Projekts definiert und strukturiert. Bei der Liquiditätsplanung dreht sich alles darum, Einnahmen und Ausgaben zu ermitteln. Die Kapazitätsbelastungsplanung dient dazu, festzustellen, ob für das angedachte Projekt Personal mit entsprechenden Qualifikationen und Kenntnissen verfügbar ist. Die Meilenstein-Trendanalyse hilft bei der Überprüfung, ob die zuvor festgelegten Termine und Ziele erreicht werden können.
              
  • Durchführungsphase: In der dritten Phase macht sich das Projektcontrolling unter anderem den Soll-Ist-Vergleich und die Leistungswertanalyse (Earned Value Analyse) zunutze. Mit dem Soll-Ist-Vergleich überprüft das Controlling regelmäßig Leistungen, Daten, Termine und Kosten. Stellt es dabei Differenzen fest, kann es entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Mit der Leistungswertanalyse überprüft der Projektcontroller den Fortschritt des Projekts.
              
  • Abschlussphase: Nach Abschluss des Projekts folgt die Abschluss- oder Nachprojektphase. Das Projektcontrolling erstellt nun einen Abschlussbericht mit einer Auswertung aller Kennzahlen.

Je nach Projekt und Bedarf kann sich das Projektcontrolling weiterer Instrumente bedienen. Dazu zählen zum Beispiel der Meilensteinplan, der Regelkreis oder das sogenannte Ampel-Controlling.

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