Zu den großen Vorteilen einer softwarebasierten Personalverwaltung zählt unter anderem, dass hierdurch große Effizienzsteigerungen erreicht werden können. Grund hierfür sind zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, die sich durch die Nutzung einer geeigneten Software ergeben. Dementsprechend werden Routineaufgaben von einem System abgewickelt, wodurch sich die Produktivität erheblich erhöhen lässt. Zu den wiederkehrenden Aufgaben, die durch eine Software automatisierbar sind, zählen unter anderem:

Mitarbeiterdaten können durch eine Personalverwaltungssoftware automatisiert verwaltet werden, indem Beschäftigungsdaten, Kontaktdaten, Steuerinformationen sowie Bankverbindungen in Echtzeit aktualisiert werden. Dies erleichtert den Prozess der Mitarbeiterdatenverwaltung erheblich und reduziert den Aufwand der Personalabteilung entsprechend. Sowohl Anträge auf Urlaub als auch anderweitige Abwesenheiten von Mitarbeitern, etwa aufgrund von Unfällen oder Krankheiten, können automatisiert von einer Software erfasst werden.

Bei der Erstellung von Arbeitsverträgen ist besonders wichtig, dass es zu keinen Fehlern kommt, da es sich um ein rechtlich bindendes Dokument handelt. Eine Software kann bei der Erstellung der Verträge unter anderem durch die Bereitstellung von Vorlagen sowie durch eine automatisierte Datenintegration unterstützen, sodass die Mitarbeiterdaten automatisch in den Vertrag übernommen werden. Auf diese Weise verringert sich nicht nur der Arbeitsaufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit. Ein weiterer wesentlicher Vorteil besteht in einer automatisierten Erfassung der Arbeitszeiten sowie Pausen. Dabei kann die Software neben den Stempelzeiten auch Fehl- und Urlaubszeiten sowie Überstunden ermitteln und Berichte über die gesammelten Daten anfertigen.

Da Unternehmen viele Daten sammeln und diese verwalten, bedarf es der Implementierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen, sodass sensible Daten nicht in die Hände Dritter fallen. Ein ausreichender Schutz der verwalteten Daten ist primär in der Personalverwaltung von großer Bedeutung, da mit personenbezogenen Daten der Mitarbeiter gearbeitet wird. Auch in diesem Bereich kann eine moderne Personalverwaltungssoftware einen großen Vorteil für die Personalabteilung darstellen. Grund hierfür ist, dass eine solche Software einen hohen Grad an Datensicherheit sicherstellen kann, indem moderne Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz kommen, die einen Zugriff Dritter auf die übertragenen Daten verhindern. Zudem können im Rahmen einer solchen Software Zugangskontrollen etabliert werden, sodass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Datensätze haben. Zusätzlich wirkt sich der Einsatz einer Softwarelösung positiv auf die Transparenz aus, da Prozesse und Änderungen besser nachverfolgt werden können.

Bei der Lohnabrechnung handelt es sich um einen komplexen Prozess, bei dem Gehälter sowie Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt werden müssen. Dabei gilt es, verschiedene Abrechnungsarten zu berücksichtigen, wie Monats- oder Stundenlöhne. Eine moderne Lohnabrechnungssoftware kann den Prozess der Gehaltsabrechnung erheblich vereinfachen, indem Steuerabzüge sowie Sozialversicherungsbeiträge automatisiert berechnet werden. Dies führt zu einer geringeren Anzahl an manuellen Eingaben, was sich wiederum positiv auf die Fehleranfälligkeit auswirkt. Das liegt daran, dass es bei der manuellen Eingabe durch einen Mitarbeiter aufgrund von Unkonzentriertheit zu Flüchtigkeitsfehlern kommen kann, die bei der automatisierten Eingabe durch eine Software nicht entstehen. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass sämtliche Löhne korrekt berechnet werden, wobei gleichzeitig der Arbeitsaufwand reduziert wird. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können sich somit wieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

In den meisten Unternehmen kommt eine Vielzahl an verschiedenen Systemen zum Einsatz, die Vorteile in bestimmten Bereichen verschaffen. Damit eine hohe unternehmensinterne Effizienz gewährleistet werden kann, sollten diese Systeme nahtlos miteinander kommunizieren können. Daher ist es wichtig, dass die ausgewählte Lohnabrechnungssoftware unkompliziert Daten mit anderen Systemen austauscht. Hierdurch kommt es außerdem seltener zur manuellen Eingabe von Daten, bei der Fehler entstehen können. Dies wirkt sich sowohl auf die Fehleranfälligkeit als auch auf den anfallenden Zeitaufwand positiv aus. Ein konkretes Beispiel hierfür ist die automatisierte Erfassung von Arbeitszeiten im Rahmen eines Zeiterfassungssystems, wobei die generierten Daten direkt und ohne Zutun eines Mitarbeiters an die Lohnabrechnung übermittelt werden.

Neben den Vorteilen gilt es allerdings auch die Herausforderungen zu berücksichtigen, die durch die Einführung einer HR-Software entstehen können. Zu diesen zählen unter anderem die Umstellungskosten, da in der Regel Lizenzgebühren für die Nutzung der jeweiligen Software gezahlt werden müssen. Weiterhin bedarf es einer umfangreichen Schulung der Mitarbeiter, damit diese die zum Einsatz kommende Software effizient zu nutzen wissen. Hierdurch können nicht unerhebliche Kosten entstehen, was insbesondere für kleinere Unternehmen eine große finanzielle Herausforderung darstellt. Die entstehenden Kosten und Herausforderungen sollten sorgfältig gegen die langfristigen Kosteneinsparungen sowie Effizienzgewinne abgewogen werden.