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Diese Probleme können bei der Reisekostenabrechnung entstehen

©Bruno Germany - pixabay.com

In Zeiten des Corona-Virus wurde die Zahl der Dienstreisen in fast allen Unternehmen deutlich reduziert. Auch wenn es keine Reisebeschränkungen für das jeweilige Ziel gibt legen viele Unternehmen großen Wert darauf, sich und ihre Mitarbeiter so gut wie möglich vor dem Corona-Virus zu schützen. Denn schon ein Verdachtsfall könnte dazu führen, dass der Betriebsablauf deutlich eingeschränkt wird. Trotzdem gibt es auch einige Dienstreisen, die sich selbst in Zeiten des Corona-Virus nicht vermeiden lassen.

Diese führen dann dazu, dass es trotzdem eine Reisekostenabrechnung gibt. Und gerade in Zeiten, in denen viele Menschen im Home-Office sind, ist es wichtig, einen gut eingespielten Prozess bei der Abrechnung der Reisekosten zu haben. Sonst bleiben diese Sachen liegen und es wird schnell unübersichtlich. Außerdem kann es für die Mitarbeiter sehr unangenehm sein, wenn sie lange auf die Erstattung ihrer Reisekosten warten müssen. Denn wer viel unterwegs ist, der hat schnell eine Reisekostenabrechnung von mehreren tausend Euro im Monat. Da ist es schön, wenn es nicht zu Problemen kommt und eine reibungslose Abrechnung erfolgt. Auch der Arbeitgeber profitiert davon, wenn die Reisekosten schnell und transparent abgerechnet werden. So hat er stets einen Überblick über die tatsächlich angefallenen Kosten. Und eine zeitnahe Abrechnung durch die Mitarbeiter sorgt auch dafür, dass nicht plötzlich eine rückwirkende Einreichung für mehrere Monate erfolgt. Diese kann das Budget durcheinander bringen.

In diesem Artikel sollen einige der gängigsten Probleme bei der Reisekostenabrechnung und mögliche Lösungen behandelt werden.

Beleg verloren? Das ist die richtige Vorgehensweise

Wenn der Beleg für eine bestimmte Ausgabe verloren wurde, dann ist das erst einmal problematisch. Denn für eine saubere Buchführung ist es von Vorteil, wenn für jede Buchführung der Beleg vorliegt. Falls ein Arbeitnehmer einmal keinen Beleg erhalten hat oder er diesen verlor, dann muss er diese Kosten aber nicht zwingend selbst tragen. Es gibt nämlich durchaus die Möglichkeit, in solchen Situationen einen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser sollte so ausführlich gestaltet werden. Eine präzise Beschreibung der Leistung und des Leistungsempfängers ist wichtig. Außerdem sollten Datum und Uhrzeit auf dem Eigenbeleg vermerkt sein. Wenn es eine Preisliste für die empfangene Leistung gibt, dann kann diese natürlich genutzt werden, um die Kosten nachzuweisen. In der Regel ist die Verwendung eines Eigenbelegs mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden. Wenn es keine andere Möglichkeit gibt, dann kann man aber trotzdem einen Eigenbeleg verwenden.

Schleppende Reisekostenerstattung? Das ist die Lösung

In vielen Unternehmen erfolgt die Erstattung der Reisekoste nur schleppend. Das liegt daran, dass die Abrechnung der Reisekosten erst einmal überprüft werden muss, bevor sie ausgezahlt werden kann. Bei den Mitarbeitern sorgt eine lange Bearbeitungszeit häufig für Unmut. Denn sie legen das Geld erst einmal aus und bekommen die Kosten erst im Nachgang erstattet. Das mag also ein gangbarer Weg sein, wenn die Mitarbeiter nur sehr selten auf Dienstreise sind. Sollten sie aber regelmäßig verreisen und viel in Hotels übernachten, dann ist eine späte Erstattung der Reisekosten leider eine erhebliche finanzielle Belastung für sie. Doch dafür gibt es selbstverständlich auch Lösungen, die für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sinnvoll sind. Eine Möglichkeit ist eine Firmenkreditkarte, die für die Reisekosten verwendet wird. So bezahlt die Firma direkt die Kosten für Flüge, Bahnfahrten und Hotelübernachtungen und der Mitarbeiter muss nur dann in Vorleistung gehen, wenn er eine Ausgabe nicht mit der Kreditkarte tätigen kann. Und der Arbeitgeber kann die Reisekostenabrechnung in aller Ruhe und ohne Druck vom Mitarbeiter prüfen, weil dieser nicht in Vorleistung gehen musste.

Leider ist es nicht immer möglich, dem Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte für die Reisekosten zur Verfügung zu stellen. Das kann unterschiedliche Gründe haben und lässt sich manchmal auch nicht ändern. In solch einem Fall steht es dem Mitarbeiter natürlich frei, sich selbst eine Kreditkarte zu beschaffen. Eine gute Karte mit Zahlungsziel und ohne zusätzliche Kosten lässt sich relativ einfach online in einem Kreditkartenvergleich finden. Dann kann der Mitarbeiter seine Reisekosten ganz einfach mit dieser Kreditkarte begleichen. Und bis die Kreditkartenabrechnung bezahlt werden muss, wurde auch die Reisekostenabrechnung für den betreffenden Zeitraum erfolgreich durchgeführt. So muss der Mitarbeiter nicht mehr die Reisekosten auslegen. Übrigens ist eine gute Kreditkarte nicht einmal zwingend mit Kosten verbunden. Wer seine Kreditkarte zumindest gelegentlich nutzt, der muss bei einer kostenlosen Kreditkarte nicht mit einer Kündigung rechnen. Um die Kosten für die Nutzung der Kreditkarte zu minimieren, sollte man aber auf Dinge wie beispielsweise die Kosten für den Auslandseinsatz achten.

Die Probleme bei der Fahrtkostenerstattung

Die Fahrtkostenerstattung ist ein relativ komplexes Thema. Denn hier geht es nicht nur um das Verhältnis zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber, sondern auch um das Verhältnis zum Finanzamt. Denn eine Fahrkostenerstattung kann unter Umständen steuerlich relevant sein. Wenn ein Arbeitnehmer mit seinem privaten PKW eine Geschäftsreise unternimmt, dann zahlen viele Arbeitgeber dafür eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer. Diese Pauschale wird vom Finanzamt auch anerkannt. Es gibt aber einige Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern einen höheren Betrag erstatten. Dann muss der über 30 Cent pro Kilometer hinausgehende Betrag versteuert werden, wenn es sich um eine Pauschale handelt. Anders sieht es beispielsweise aus, wenn der Arbeitnehmer einen Mietwagen für die Dienstreise mietet. Dann kann er diese Kosten und die Kosten für Benzin steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Das gilt auch dann, wenn die Summe bei mehr als 30 Cent pro Kilometer liegt. Wer mit der Bahn fährt, der hat zumindest es aus steuerlicher Sicht die Wahl. Er kann sich für die Pauschale entscheiden. Es kann aber auch eine Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten gewählt werden. Abhängig vom Betrieb hat sich meist die eine oder andere Variante durchgesetzt, weshalb sich die Arbeitnehmer damit arrangieren müssen.
Im Zweifelsfall kann es sinnvoll sein, die Details des jeweiligen Falls mit einem spezialisierten Steuerberater zu besprechen. Häufig gibt es Möglichkeiten, um die Steuerlast zu minimieren und dadurch beiden Parteien einen Vorteil zu verschaffen.

Die richtige Vorgehensweise bei zu hohen Reisekosten

Die Kosten für einen Mitarbeiter spielen für ein Unternehmen selbstverständlich eine enorm hohe Rolle. Neben dem Gehalt betrifft das selbstverständlich auch die weiteren mit einem Mitarbeiter verbundenen Kosten. Denn nur wenn die Gesamtkosten für einen Mitarbeiter auch mit seiner Produktivität im Einklang stehen, wird es sich für das Unternehmen finanziell lohnen.

Immer wieder kommt es vor, dass die Reisekosten mit der Zeit deutlich steigen, obwohl die Reisezeit konstant bleibt. Dann ist es wichtig, die Kosten sehr genau zu überprüfen und die Gründe zu identifizieren. Manchmal kann es einfach daran liegen, dass beispielsweise die Kosten für ein häufig genutztes Hotel gestiegen sind oder die Mitarbeiter häufiger unterwegs sind. Es kann aber auch andere Gründe haben. Wenn es keine eindeutige Reisekostenrichtlinie gibt kann es durchaus vorkommen, dass die Mitarbeiter die Grenzen Stück für Stück austesten. Wenn ein teureres Hotel oder ein größerer Leihwagen beim ersten Mal nicht bemängelt wird, fällt die Entscheidung in Zukunft vermutlich wieder für die teurere Option. Aus diesem Grund ist es wichtig von Anfang an deutlich zu kommunizieren, welche Kosten in welcher Höhe erstattet werden können. Und wenn ein Mitarbeiter aus Gründen der Verfügbarkeit oder aus einem anderen Grund doch einmal von dieser Vorgabe abweichen muss, dann sollte das zumindest dokumentiert werden. So kann man als Unternehmen dafür sorgen, dass die Reisekosten nicht immer weiter steigen. Und die Mitarbeiter haben den großen Vorteil, dass es klare Regeln gibt und sie deshalb genau wissen, in welchem Kostenrahmen sie sich bewegen können. So kann man schon im Vorfeld vermeiden, dass es im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung zu Problemen kommt.

Verspätete Abrechnung der Reisekosten

Für die Mitarbeiter ist es enorm ärgerlich, wenn sie lange auf die Erstattung ihrer Reisekosten warten müssen. Doch auch für die Unternehmen kann es zu einem Problem werden, wenn sie lange darauf warten müssen, dass ihre Mitarbeiter die Reisekosten einreichen. Wenn es hier keine klare Vorgabe gibt, dann wird jeder Mitarbeiter seinen eigenen Rhythmus finden. Ein Mitarbeiter entscheidet sich dafür, die angefallenen Reisekosten stets am nächsten Arbeitstag nach der Dienstreise einzureichen, während ein anderer die Kosten erst am Monatsende für den gesamten Monat einreicht. In kleinen Unternehmen mag das funktionieren. Doch in größeren Unternehmen wird das in der Buchhaltung für einen erheblichen Mehraufwand sorgen. Darüber hinaus gibt es das große Problem, dass eine Kostenaufstellung der Reisekosten nicht verlässlich ist. Denn es kann immer noch passieren, dass ein Mitarbeiter im Nachgang seine Reisekosten einreicht. So ist es nur schwer möglich, die Reisekosten zu überwachen und frühzeitig zu erkennen, wenn die Kosten zu hoch werden. Deshalb sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern einen festen Zeitrahmen für die Erstattung der Reisekosten vorgeben. Denn auch wenn das möglicherweise einen gewissen Mehraufwand für die Arbeitnehmer bedeutet, überwiegen die Vorteile deutlich.

Falsche Abrechnung der Reisekosten

Natürlich ist es nicht der Regelfall, dass ein Mitarbeiter die Reisekosten falsch abrechnet. Trotzdem kommt es immer wieder vor. In den meisten Fällen handelt es sich dabei ganz einfach um einen Fehler, der nicht beabsichtigt vor. Doch leider hört man auch immer wieder von Unternehmen, dass bei den Reisekosten betrogen wird. Das kommt vor allem dann vor, wenn nicht so genau auf die Reisekostenabrechnung geachtet wird. Meist ist es ein schleichender Prozess. Beim ersten Mal werden die gefahrenen Kilometer nur großzügig gerundet. Wenn das unbeanstandet akzeptiert wird, kann es beim nächsten Mal schon einen Schritt weiter gehen. Da wird dann beispielsweise noch eine private Tour unternommen, die ebenfalls mit abgerechnet wird. Bei der Nutzung von Firmenwagen kommt es außerdem manchmal vor, dass ein privater PKW betankt wird und der Arbeitnehmer diese Rechnung trotzdem einreicht, obwohl ausschließlich der Firmenwagen für die Reise genutzt wurde. Glücklicherweise handelt es sich bei solchen Vorkommnissen um absolute Einzelfälle. Trotzdem sollte man als Verantwortlicher berücksichtigen, dass so etwas durchaus vorkommen kann. In solch einem Fall gilt es erst einmal herauszufinden, wie genau die Reisekostenabrechnung überhaupt geschönt. Denn möglicherweise handelt es sich wirklich nur um einen Denk- oder Rechenfehler, der vom Mitarbeiter gar nicht beabsichtigt war. Sollte es sich aber wirklich um Absicht handeln, dann sind Maßnahmen von einer Abmahnung bis hin zu einer fristlosen Kündigung denkbar. Idealerweise lässt man es aber gar nicht so weit kommen und etabliert von Anfang an Prozesse, um die Reisekosten zu überwachen. Denn so fallen Fehler direkt auf und die Mitarbeiter kommen gar nicht in Versuchung, ihre Reisekosten falsch abzurechnen.

Unser Fazit zur Reisekostenabrechnung

Es gibt sehr viele verschiedene Probleme, die bei der Reisekostenabrechnung entstehen können. Viele von ihnen lassen sich schon dadurch lösen, dass feste Prozesse etabliert werden, die von den Mitarbeitern auch wie vorgegeben befolgt werden. Das vermeidet viele Missverständnisse und sorgt bereits dafür, dass betrügerische Absichten im Keim erstickt werden. Natürlich hat jedes System gewisse Schwächen, weshalb natürlich auch eine gewisse Aufmerksamkeit in der Buchhaltung und an anderen Stellen notwendig ist.
Häufig kommt es in Unternehmen zu Problemen, die mit der Zeit gewachsen sind, aber die entsprechenden Prozesse seit Jahren beibehalten haben. Die Reisekosten werden dann noch händisch abgerechnet und es gibt viele Möglichkeiten für Fehler. Deutlich sinnvoller ist es, wenn Unternehmen sich lieber früher oder später für eine digitale Lösung für die Abrechnung der Reisekosten entscheiden. So können alle Ausgaben direkt auf der jeweiligen Seite eingetragen werden und es gibt einen guten Überblick. Darüber hinaus bietet diese Variante den Vorteil, dass die Reisekosten ganz bequem ausgewertet und verglichen werden können. Und wenn ein Beleg doch einmal in Papierform benötigt wird, dann kann dieses immer noch ganz bequem nachgereicht werden. In vielen Fällen reicht aber schon die digitale Form aus. Die Mitarbeiter können bei solch einer Plattform auch immer direkt einsehen, in welcher Höhe ihnen noch Reisekosten zustehen und wann diese bezahlt werden. Es profitieren also beide Seiten davon, wenn ein Unternehmen eine digitale Lösung für die Abrechnung der Reisekosten implementiert.

Wer im Jahr 2020 noch keine digitale Lösung für diesen Vorgang hat und auch weiterhin händisch arbeitet, der verschenkt damit viel Potential und verursacht hohe Kosten. Denn der Arbeitsaufwand bei der Reisekostenabrechnung kann sehr hoch sein. Ein weiteres Problem ist die Tatsache, dass die Mitarbeiter ihre Zeit mit der Abrechnung der Reisekosten verbringen, anstatt sich um produktive Tätigkeiten zu kümmern, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen bieten. Aus diesem Grund sollten Unternehmen ihre Prozesse im Bereich Reisekostenabrechnung auf den Prüfstand stellen und sich für eine zeitgemäße Lösung entscheiden.

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