Mitarbeitenden- und Führungskräfte-Befragungen als wichtiger Baustein für erfolgreiches Arbeiten 4.0

Die gesamte Arbeitswelt ist im Fluss - seit Beginn der Corona-Pandemie 2020/2021 noch stärker als zuvor: Die Zahl der Homeoffice-Arbeitsplätze stieg sprunghaft an und technische Hürden konnten in vielen Fällen überraschend schnell überwunden werden. Und so stecken durch einen unerwarteten Digitalisierungsschub viel mehr Unternehmen mitten in der Arbeitswelt 4.0, als es zuvor erwartbar gewesen wäre.

Es scheint so, als ob einige der neu eingeführten Prozesse dauerhaft erhalten bleiben werden. Da diese jedoch unerwartet zügig, teils sogar überstürzt, eingeführt wurden, ist es wichtig, sie professionell zu evaluieren, um eventuell nötige Anpassungen vornehmen zu können.

Abrupte Veränderungen

Die Digitalisierung ist ein wichtiger Bestandteil, wenn es um Arbeit 4.0 geht. In vielen Unternehmen hat sich der Digitalisierungsgrad aufgrund der Corona-Pandemie sehr schnell gesteigert und viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer schätzen die zügige Reaktion ihrer Vorgesetzten in dieser Phase sehr – schließlich trug das Homeoffice dazu bei, die Gesundheit aller Beschäftigten so gut wie möglich zu schützen.

Bei einigen Unternehmen steht aber gerade jetzt die Frage im Raum, wie es weitergeht. Vielerorts sind die Erfahrungen mit Homeoffice und mobiler Arbeit so positiv, dass die Mitarbeitenden den Wunsch äußern, diese Form der Arbeit in irgendeiner Weise fortzuführen. Nicht selten sehen auch Unternehmensleitungen überzeugende Vorteile darin und erwägen ihrerseits, einige Prozesse grundlegend verändert zu lassen oder ihren Ausbau noch weiterzuführen.

Der Weg zur Digitalisierung

Wenn Gehen wir einen Schritt zurückgehen zurück und darüber nachdenken darüber nach, wie solch ein Prozess ohne die Pandemie (idealtypisch) verlaufen wäre: Es hätte Pilot-Projekte und umfangreiche Gespräche mit Führungskräften und Mitarbeitenden gegeben, in denen ausführlich mögliche Probleme und Bedenken thematisiert worden wären.

In der Pandemie selbst war dafür keine Zeit. Aber jetzt, über ein Jahr später, ist es umso wichtiger, einige grundlegende Fragen zu stellen: Wie wohl fühlen sich die Angehörigen des Unternehmens mit den vorgenommenen Änderungen? Möchten sie sie beibehalten? Hegen sie gar den Wunsch, die Veränderungen noch weitreichender zu gestalten?

Langfristige Bindung durch Einbeziehung

Die Einbeziehung aller Unternehmensbeteiligten ist bei mittel- und langfristigen Veränderungen essenziell. Zum einen ist es wichtig, Prozesse so zu gestalten, dass die ausführenden Personen sie für gut durchführbar halten. Häufig sind es nur Kleinigkeiten, die die Produktivität erhöhen oder umgekehrt für dauerhaften Stress sorgen können.

Zum anderen schätzen es Menschen, wenn sie gehört und ernst genommen werden. Von oben herab verordnete Veränderungen sind weniger erfolgreich als solche, bei denen Führungskräfte und Mitarbeitende ihre Erfahrungen und Wünsche zuvor einbringen konnten. Gerade im Hinblick auf den drohenden oder bereits akuten Fachkräftemangel geben sich viele Unternehmen große Mühe, die Loyalität ihrer Mitarbeitenden zu stärken, damit diese möglichst lang im Unternehmen verbleiben.

Eine oder auch mehrere Befragungen – und selbstverständlich auch die Berücksichtigung ihrer Ergebnisse! – können dazu einen wichtigen Beitrag leisten. Je nach Thema sind Mitarbeitenden- oder Führungskräfte-Befragungen oder eine Kombination aus beiden denkbar. Sie sollten jeweils anonym durchgeführt werden, um ein authentisches Meinungsbild zu erhalten.

Realisierung einer Umfrage

Im Rahmen der Vorbereitung einer solchen Befragung ist es sinnvoll, vorab ihren Umfang zu definieren: Soll ein singuläres Thema detailliert behandelt oder soll ein allgemeiner Überblick erreicht werden? Denn wenn alle interessanten Themen integriert werden, besteht die Gefahr, dass die Umfrage sehr umfangreich ausfallen und in der Folge nicht allzu zahlreich bearbeitet wird.

Zu folgenden Themen sind im Zusammenhang mit Arbeit 4.0 und Digitalisierung Fragen denkbar

  • Interne Kommunikation: Wie klappt die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden untereinander? Gibt es womöglich Schwierigkeiten beim Führen auf Distanz? Wurden trotz physischer Distanz Möglichkeiten zum sozialen Austausch eingerichtet oder werden diese vermisst?
  • Externe Kommunikation: Wie funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden, insbesondere im B2B-Bereich? Haben Geschäftspartner womöglich den Anspruch einer ständigen physischen Erreichbarkeit ihrer Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner?
  • Technische Infrastruktur: Wie gut funktioniert das mobile Arbeiten oder Arbeiten im Homeoffice? Wird dafür benötigtes Equipment vom Arbeitgeber gestellt oder gibt es einen möglichen finanziellen Ausgleich dafür? Verfügen die Mitarbeitenden überhaupt über entsprechende Räumlichkeiten, in denen sie relativ ungestört arbeiten können?
  • IT-Sicherheit: Werden die Homeoffice-Arbeitsplätze den Sicherheitsstandards des Unternehmens gerecht? Wissen alle Mitarbeitenden Bescheid, wie sie sich sicherheitstechnisch korrekt verhalten sollten, v.a., vor allem wenn sie ihre privaten Geräte beruflich nutzen?
  • Desk Sharing: Sind die Mitarbeitenden bei regelmäßigem Homeoffice für Desk Sharing offen, also dafür, auf einen fest zugeordneten Arbeitsplatz im Büro zu verzichten? Oder löst es womöglich Existenzängste aus, wenn sie bei jedem Bürobesuch einen anderen Arbeitsplatz zugeordnet bekommen?
  • Psychische Gesundheit: Wie gut kommen die Mitarbeitenden damit klar, wenn sie ihre Kolleginnen und Kollegen nicht um sich haben? Fühlen sie sich womöglich einsam? Tut manchen Mitarbeitenden die Distanz sogar gut? Gibt es Schwierigkeiten bei der Trennung von Beruf und Privatleben?

Umfassende Kommunikationsmaßnahmen

Die Befragung von Mitarbeitenden und Führungskräften sollte, – wie alle HR-Maßnahmen – professionell kommunikativ begleitet werden: Eine genaue Erklärung, worum es geht, ist ebenso wichtig, wie im Anschluss ein Dankeschön für die Teilnahme auszusprechen.

Für langfristiges Vertrauen in die Unternehmensführung ist es zudem entscheidend, wie mit den Ergebnissen umgegangen wird. Neben einer transparenten Kommunikation derselben ist es wichtig, die Ergebnisse inhaltlich zu berücksichtigen. D.h.Dass heißt auf etwaige Bedenken einzugehen, bei möglichen Problemen zu reagieren, bei Unklarheiten zu informieren und Anregungen aufzugreifen.

Fazit

Die Arbeitswelt 4.0 ist durch den sprunghaft gestiegenen Digitalisierungsgrad in vielen Unternehmen angekommen. Es geht nun darum, gemeinsam herauszufinden, wohin es in den kommenden Jahren gehen wird. Dafür, und um sicherzustellen, dass niemand auf der Strecke bleibt, bieten sich Mitarbeitenden- und Führungskräfte-Befragungen an. Diese ermöglichen einen ehrlichen Einblick, wie zufrieden die Belegschaft ist, ob es akute Herausforderungen zu lösen gilt und wie viel Vertrauen und Motivation in die Zukunft vorhanden ist. Für professionell durchgeführte Befragungen empfiehlt es sich, auf die Unterstützung durch einen spezialisierten Dienstleister zurückzugreifen – dieser kann die passende Software stellen und eventuell sogar die fachliche Kompetenz beisteuern.

 

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