Einsatz von HR-Software: Warum es sich lohnt
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Einsatz von HR-Software: Warum es sich lohnt

06. Juni 2024

In allen Branchen spielt das Personalmanagement eine entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg, denn qualifizierte Mitarbeiter sind für diesen entscheidend. Häufig nutzen Unternehmen noch traditionelle Methoden wie Papierakten und Excel-Tabellen, um die verschiedenen Informationen zu verwalten. Damit lassen sich zwar die anfallenden Aufgaben bewältigen, aber der Zeitaufwand ist hoch, Informationen können leicht übersehen werden und bei expandierenden Unternehmen kann schnell der Überblick verloren gehen. HR-Software gilt als zeitgemäße Antwort auf die Herausforderungen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind.

Der Mehrwert von HR-Software

HR-Software wurde speziell für die Vereinfachung und Automatisierung von Personalprozessen entwickelt. Als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiterdaten ermöglicht sie es Personalabteilungen, Kernaufgaben wie Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Talentmanagement und damit verbundene Finanzprozesse effizient zu verwalten und durchzuführen.

Durch ihren modularen Aufbau erlauben die meisten HR-Softwarelösungen eine flexible Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens, wobei nur die tatsächlich benötigten Funktionen ausgewählt und finanziert werden. Dies trägt auch dazu bei, die Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Software zu minimieren. Einer der führenden Anbieter von modularer HR-Software ist Factorial HR.

Diese Vorteile sind zu berücksichtigen

Je nach gewählten Modulen sind mit dem Einsatz einer HR-Software unterschiedliche Vorteile verbunden. Digitale Personalakten gestatten den zentralen Zugriff auf alle mitarbeiterbezogenen Dokumente und erlauben die differenzierte Vergabe von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten. Dies spart Ressourcen und Platz, da der Bedarf an physischen Akten und Papierausdrucken reduziert wird. Im Idealfall kann vollständig auf die Anmietung von Archivflächen verzichtet werden.

Die Gefahr von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe wird durch automatisierte Prozesse in der Personalverwaltungssoftware verringert, da diese Prozesse standardisiert sind. Routineaufgaben werden von der Software übernommen, gesetzeskonforme Dokumente mit vorgefertigten Vorlagen erstellt und Filteroptionen für eine schnelle Dokumentensuche angeboten. Darüber hinaus ist der Status jedes Dokuments jederzeit transparent, sodass jederzeit Klarheit über den Fortschritt der Anträge besteht.

Moderne HR-Systeme enthalten fortschrittliche Rekrutierungs- und Onboarding-Module, die den Prozess der Talentgewinnung und -integration effizienter gestalten. Von der Erstellung von Stellenanzeigen bis hin zu Hintergrundüberprüfungen – diese Module vereinfachen den gesamten Rekrutierungsprozess und sorgen für einen nahtlosen Einstieg neuer Mitarbeiter.

Auf diese Funktionen sollte geachtet werden

Es ist durchaus akzeptabel, dass eine Software eine gewisse Komplexität aufweist und ihre Bedienung möglicherweise eine Schulung erfordert. Allerdings ist es fraglich, ob dies auch für HR-Software gelten sollte. Personalverantwortliche sollten vorzugsweise eine HR-Software wählen, die sich durch eine intuitive Bedienbarkeit auszeichnet. Dass Einfachheit und Übersichtlichkeit kein Widerspruch zu umfassender Funktionalität sein müssen, zeigen einige HR-Softwarelösungen. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, eine Software zunächst in einer Testphase zu erproben, bevor eine endgültige Kaufentscheidung getroffen und die Implementierung im Unternehmen vorgenommen wird.

Mit der fortschreitenden digitalen Transformation hat die Relevanz von Daten in Unternehmen stark zugenommen. Durch ihre Geschäftstätigkeit generieren Unternehmen heute so viele Daten, dass es ohne spezielle Analysewerkzeuge schwierig wird, den Überblick zu behalten. Analysewerkzeuge sind daher unverzichtbar und sollten in keiner HR-Software fehlen. Eine fundierte Datenanalyse erleichtert es Personalverantwortlichen, Entscheidungen zu treffen, Strategien zu entwickeln und Trends zu erkennen.

Zum Schutz vertraulicher und sensibler Daten sollte die HR-Software den höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen. Fortgeschrittene Sicherheitsfeatures wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Überwachung der Benutzeraktivitäten sind essenziell.

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