Einsatz von Personalsoftware 

Konkret bedeutet dies, dass die zeitlichen Ressourcen, die üblicherweise für die aufwendige Abwicklung von Prozessen im Personalwesen genutzt werden, nun für andere (strategische) Aufgaben frei werden.

Durch die Nutzung einer HR-Software können Mitarbeitende in zahlreiche Personalprozesse mit einbezogen werden. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist Employee Self Service. Dies bedeutet, dass Beschäftigte eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, pflegen oder Genehmigungsprozesse starten. Diese Mitgestaltung entlastet die Personalabteilung und sorgt ebenso für Transparenz und gesteigerte Zufriedenheit in der Belegschaft.

Eine HR-Software kann die unternehmensinterne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, aber vor allem auch zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen, wesentlich erleichtern. Außerdem werden Kommunikationsprozesse hierdurch oft transparenter für die Belegschaft.

Softwarelösungen werden oft in Form verschiedener Module zur Verfügung gestellt. Wird eine Software für verschiedene Unternehmensbereiche genutzt, sind die Schnittstellen durch die einheitliche Anwendung einer entsprechenden Software oft leichter und effizienter zu gestalten.

Ob Kandidaten/innen-Pool in der Personalgewinnung, Einsatzpläne für die Personalplanung, Kennzahlen für das Personalcontrolling oder aber unternehmensinterne Wissensplattformen – nötige Informationen und Daten stehen überall und jederzeit zur Verfügung. Besonders in Punkto Zugriffsgeschwindigkeit bieten Softwarelösungen einen hohen Mehrwert.

Viele Softwarelösungen bieten Möglichkeiten zum Controlling für die schnelle Erfassung von Kennzahlen. Hierbei können ausführliche Berichte oft mit einem Knopfdruck erstellt werden. Dies spart Zeit und ermöglicht neben der Erfolgskontrolle eine Ableitung von entsprechenden Maßnahmen im Personalmanagement.

Ob Lizenzerwerb oder SaaS-Lösung, Softwareprodukte sind nach wie vor kostenintensiv. Für gute Module und Lösungen im Bereich E-Recruiting oder Talentmanagement müssen fünftstellige Eurosummen für die Anschaffung, Implementierung und den Betrieb in den ersten drei Jahren kalkuliert werden. Es ist wichtig, dass die Software den identifizierten Bedarf auf geeignete Art und Weise deckt. Denn nur wenn der entstehende Nutzen überwiegt, legitimiert dies die Kosten.

Tipp: Achten Sie bei dem Kauf einer Software darauf, wie teuer After-Sale-Services sind. Im Fall von SaaS-Lösungen (siehe unten) sollte insbesondere geprüft werden, ob die fixen Gebühren alle anfallenden Dienste (Wartungsarbeiten, Updates, Funktionsprobleme) inkludieren.

Werden Softwarelösungen von verschiedenen Anbietern bezogen, kann es leicht dazu kommen, dass die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Abteilungen nicht mehr adäquat ablaufen können. Unter Umständen sind Abläufe und Prozesse aufgrund von Inkompatibilitäten sogar weniger effizient als zuvor. Weitere Folgen sind Doppelarbeiten durch Medienbrüche oder Übertragungsfehler.

Tipp: Um Inkompatibilitäten zu vermeiden, sollten Sie Anbieter prüfen, die über ein modulares System verfügen. Hierbei sollten auch Module berücksichtigt werden, die erst in Zukunft für Unternehmen interessant werden könnten.

Trotz der steigenden Nachfrage und dem großen Nutzen, den eine Personalsoftware bieten kann, ist eine Veränderung oft schwer. Manche Mitarbeiter/-innen mögen sich mit der Nutzung einer Software schwertun, weil diese die Prozesse zum Beispiel nicht auf die Art und Weise unterstützt, wie es gewünscht wird. Unklarheiten bei der Bedienung der Software können hinzukommen.

Tipp: Eine Bedarfsanalyse, die insbesondere die Wünsche und Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt, wirkt solchen Problem entgegen. Prüfen Sie die Einführung, die Schulung und den begleitenden Service bei der Auswahl des Softwareanbieters, damit das Personal gut vorbereitet ist. Eine feste Verantwortlichkeit für Probleme ist in diesem Kontext ebenfalls sehr hilfreich.

Werden Zeit und Kapazitäten eingespart, kann die Befürchtung entstehen, dass dies einen Personalabbau nach sich ziehen wird. Diese Befürchtung ist jedoch als kontrovers anzusehen. Der Output der Personalabteilung ist eine Dienstleistung und kein maschinengefertigtes Produkt, was bedeutet, dass die Arbeit der Personalverantwortlichen durch eine Software mehr erleichtert als ersetzt wird. Routineprozesse können effizienter abgewickelt werden. Der Personalbereich kann sich zunehmend den strategischen Fragen und Beratungsleistungen der Kunden aus den unterschiedlichen Abteilungen widmen.

Der direkte menschliche Face-to-Face-Kontakt ist für eine gute Personalarbeit unabdingbar. Gerade im Bereich der Personalgewinnung und im Speziellen der Personaldiagnostik kann es durch die Einführung einer Software dazu kommen, dass der zwischenmenschliche Kontakt reduziert wird. Auch bei der Kommunikation unter Mitarbeitenden kann der persönliche Kontakt zu Kollegen/innen unter der digitalen Kommunikation leiden. Software sollte deshalb als Hilfsmittel gesehen werden.