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So finden Sie die geeignete Personalmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Eine HR-Lösung für das Unternehmen anzuschaffen ist ein großer und wichtiger Schritt. Viele Bereiche des Personalmanagements kommen heutzutage ohne Softwareunterstützung gar nicht mehr aus. Doch das passende Tool will sorgfältig ausgewählt sein, sonst geht die Sache am Ende nach hinten los. Gastautor trusted zeigt Ihnen, wie Sie das perfekte Personalverwaltungs-Tool für Ihr Unternehmen finden.

Inhalte dieses Beitrags

» Bestimmen Sie die Kernanforderungen
» Cloud-Lösung oder eigener Server?
» Funktionsumfang und Usability
» Weitere wichtige Auswahlkriterien
» Fazit

Schritt 1: Bestimmen Sie die Kernanforderungen

Zuallererst sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wofür Sie die gesuchte HR-Software überhaupt benötigen. Das klingt zunächst einmal recht stumpf, ist allerdings der wichtigste Schritt auf dem Weg zur passenden Lösung. Viele Anbieter spezialisieren sich bewusst auf einen bestimmten Bereich der Personalverwaltung, z. B.:

Und so weiter. Andere Anbieter dagegen gehen bei bestimmten Aufgabenbereichen nicht ganz so sehr in die Tiefe sondern sind eher breit aufgestellt, verstehen sich also als eine Art Allround-Lösung für das Personalmanagement. Welche Personalmanagement-Software Sie benötigen hängt also in erster Linie davon ab, welche Anforderungen Sie daran stellen. Wollen Sie nur ein Zeiterfassungstool und einen Kalender, um die monatliche Abrechnung zu unterstützen? Oder planen Sie die Einstellung neuer Mitarbeiter und benötigen deshalb eine Recruiting-Lösung?

Der trusted-Tipp: Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Anforderungen, die Sie an Ihre neue Personalmanagement-Software haben. Ordnen Sie die einzelnen Punkte nach Relevanz: Welche sind unbedingt notwendig, welche nur nice to have? Dadurch können Sie sehr früh bestimmte Anbieter und Tools aus der Suche ausschließen, und sich auf diejenigen konzentrieren, die Ihren Anforderungen gerecht werden.

Umfangreiche Informationen zu Personalmanagement-Software und die beliebtesten Tools im Vergleich finden Sie auf trusted.de.

Schritt 2: Cloud-Lösung oder eigener Server?

Die Entscheidung, dass Sie eine neue Software benötigen, wurde ja bereits getroffen. Es verbleibt die Frage: Was für eine Software soll es sein? Also: Wie soll das Lizenzmodell aussehen? In der Regel haben Sie diesbezüglich die Auswahl zwischen zwei Modellen:

Cloud-Tool/Software as a Service (SaaS)

Tools aus der Cloud feiern aktuell Konjunktur. Verschiedene Marktprognosen belegen: Die Cloud ist im HR-Bereich auf dem Vormarsch, SaaS-Modelle haben die größten Wachstumschancen. Das liegt an den vielen Vorteilen, die Cloud-Lösungen bieten: Zunächst einmal brauchen Sie die betreffende Software nicht selbst zu hosten, das übernimmt der Anbieter. Sie greifen bequem per Internet-Browser auf das Tool und Ihre Daten zu, verbrauchen dabei keinen Speicherplatz und haben auch keinen Wartungsaufwand. Zudem ist die Cloud jederzeit und von überall erreichbar - sogar mobil. Sie benötigen nur Ihre Zugangsdaten, also in der Regel Ihre Mail-Adresse und ein Passwort zur Verifizierung.

Datenschutz in der Cloud?

Viele machen sich allerdings nach wie vor Sorgen um den Datenschutz und die Datensicherheit in der Cloud. Nicht ganz zu Unrecht: Der Abhörskandal um PRISM und dessen Rattenschwanz ist zwar schon wieder einige Jahre her, hat allerdings Spuren hinterlassen. So zeigen Studien, dass ein Serverstandort außerhalb Deutschlands durchaus ein K.O.-Kriterium für einen Cloud-Anbieter sein kann - zu groß ist potentiellen Kunden die Gefahr, sensible Firmendaten auf unsicheren Servern zu speichern. Und einige konservative Unternehmen trauen der Cloud nicht einmal, wenn der Serverstandort Deutschland ist. Die Vorbehalte gegen die Cloud sind, trotz deren starkem Wachstum, immer noch groß.

On-Premise

Das On-Premise-Modell ist sozusagen ein “klassisches” Lizenzmodell: Sie erwerben einzelne Lizenzen oder Kopien einer Software, laden Sie herunter und installieren diese auf Ihren eigenen Servern. Dieses Modell bietet den Vorteil, dass Ihre Daten das Unternehmen im Grunde “nicht verlassen”. Alles bleibt in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur, die Sie selbst schützen, absichern und monitoren können. Dafür haben Sie allerdings auch den Aufwand der Wartung, müssen die Lizenzen im Blick behalten (Stichwort: Lizenzmanagement), usw. Auch um Backups und dergleichen müssen Sie sich selbst kümmern - sonst sind nach einem Serverabsturz alle Daten verloren.

Cloud vs. On-Premise - Was ist besser?

On-Premise-Systeme verlieren aktuell zunehmend an Bedeutung, werden allerdings vor allem von größeren, alteingesessenen und konservativen Unternehmen weiter genutzt. Diese haben auch eine entsprechend sichere Infrastruktur und ausreichend Personal für die interne Wartung und Kontrolle. Dagegen schätzen KMU und Startups die Dynamik und Flexibilität von Cloud-Lösungen und ziehen diese in der Regel On-Premise-Varianten vor - nicht zuletzt auch aus Kostengründen. SaaS-Tools bringen in der Regel eine flexiblere und günstigere Preisgestaltung mit (meist ein Abomodell) als die starren und teuren On-Premise-Varianten.

Diverse Anbieter haben parallel beide Modell im Angebot. Aber nicht alle. Bevor Sie sich also für eine Software entscheiden, sollten Sie zunächst einmal klären, welches der beiden Lizenzmodelle Sie bevorzugen - oder ob Sie die Aufgaben lieber überhaupt nicht intern mit einer Software lösen, sondern lieber outsourcen wollen. Das ist nämlich auch heute noch eine realistische Möglichkeit.

Schritt 3: Funktionsumfang und Usability

Eine der wichtigsten Entscheidungen überhaupt ist die, was das Tool so alles können muss. Damit ist nicht die generelle Ausrichtung der Software gemeint - also welche Bereiche des Personalmanagements das Tool abdeckt - sondern vielmehr einzelne Features und Funktionen. Nehmen wir an, Sie benötigen eine Recruiting-Lösung. Dann müssen Sie entscheiden, welche Features Ihnen dabei besonders wichtig sind. Reicht es beispielsweise aus, dass Sie mit dem gewählten Tool Stellenausschreibungen erstellen und auf Ihre eigene Karriereseite hochladen können? Dann sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die genau das für Sie tut. Oder benötigen Sie zusätzlich noch Multiposting für diverse Jobbörsen, möchten Active Sourcing in sozialen Netzwerken betreiben, usw. Dann sind Sie mit einer umfassenderen Lösung gut beraten. Ähnlich sieht es zum Beispiel bei der reinen Personalverwaltung aus. Benötigen Sie nur eine Art “Digitale Personalakte” oder wollen Sie gleichzeitig einen internen Talentpool aufbauen?

Diese Detailfragen zu stellen ist wichtig, denn in der Regel verhalten sich Funktionsumfang und Komplexität direkt proportional zueinander: Mehr Funktionen und Möglichkeiten bedeutet auch mehr Aufwand bei der Einführung der Software; die Lernkurve wird steiler. Ein schlankerer Funktionsumfang geht dagegen in der Regel mit einem aufgeräumten Interface und einem schnellen Verständnis ihrer Möglichkeiten einher.

Die wichtigsten Features im Personalmanagement

Zu den wichtigsten bzw. den Standard-Funktionen von Personalmanagement-Tools gehören die Folgenden:

  • Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten
  • Arbeitszeiterfassung und -auswertung
  • Fehlzeitenerfassung
  • Urlaubsverwaltung
  • (Automatische) Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung
  • Terminmanagement
  • Analyse und Berichtswesen/Reporting

Auch hier kommt es immer auf Ihre individuellen Anforderungen an.

Der trusted-Tipp: Einen besonderen Stellenwert hat die Auswahl verfügbarer Schnittstellen bzw. Integrationen. Diese Features entscheiden, mit welchen Tools, die womöglich bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind, die neue Software kompatibel ist und Daten austauschen kann. Messen Sie diesem Kriterium eine besondere Bedeutung zu, denn sonst könnte es am Ende passieren, dass Sie Mitarbeiterdaten, die an anderer Stelle bereits existieren, nicht oder nur schwer in das neue Tool importieren können - was einen großen Mehraufwand mit sich bringt.

Schritt 4: Weitere wichtige Auswahlkriterien

Haben Sie diese drei elementaren Fragen einmal beantwortet, sollten Sie bereits eine überschaubare Liste von Kandidaten in der engeren Auswahl haben. Nun können Sie anhand von wichtigen Hard Facts entscheiden, welche Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Dazu gehören:

  • Der Preis
  • Service, Support und Trainingsmöglichkeiten seitens des Providers
  • ggf. Mobile Apps
  • Verfügbare Sprachen (in internationalen Unternehmen)
  • Anpassbarkeit des Tools (White-Label, eigenes Logo, etc.)

Fazit

Die Auswahl einer Personalmanagement-Lösung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden und im Idealfall mit einem Höchstmaß an Aufmerksamkeit und Verantwortung geschehen. Nichts hemmt die tägliche Arbeit im Team so sehr, wie mit einer Software zu arbeiten, die nicht das tut, was Sie von ihr wollen oder erwarten. Im schlimmsten Fall schaden Sie Ihrem Unternehmen damit mehr, als Sie ihm nutzen. Halten Sie sich deswegen an die Tipps von trusted.de. So finden Sie bald das Tool, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

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