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Ziele und Zielvereinbarungsprozesse in der Personalarbeit

Damit Menschen und Organisationen sich in die „richtige“, gewollte Richtung bewegen, sind Ziele unabdingbar. Sie stellen ein zentrales Element zur aktiven Führung von Unternehmen dar.

Inhalte dieses Beitrags:

 
 
 
Sicherlich ist Ihnen in diesem Zusammenhang der saloppe Ausspruch „Als wir unser Ziel aus den Augen verloren, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“ bekannt. Er verdeutlicht, wie wichtig die Kanalisierung von Kräften ist, um etwas zu erreichen. Insofern spielen gut formulierte Ziele nicht nur für die Personalarbeit, sondern für Organisationen generell eine außerordentlich bedeutsame Rolle. Ziele begegnen uns im Unternehmen an den unterschiedlichsten Stellen in Form von Zielvorgaben, Zielvereinbarungen, Zielstellungen, Zielwerten usw. Meist ist die Personalabteilung direkt oder indirekt an der Formulierung der Ziele beteiligt oder hat maßgeblichen Einfluss auf die Gestaltung von Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozessen. Weiterhin kann die Personalabteilung begleitend bei der Zielerreichung agieren und Controlling- und Evaluationsfunktionen übernehmen.

 

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An welchen Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozessen im Unternehmen ist die Personalabteilung direkt oder indirekt beteiligt?

Wenn wir uns dieser Frage widmen, dann können folgende Ebenen unterschieden werden:

Gesamtunternehmen: Die Personalabteilung ist direkt an der Findung und Formulierung der Unternehmensziele beteiligt.
Personalabteilung intern: Die Personalabteilung formuliert in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen die Ziele für die Personalabteilung.
Andere Abteilungen bzw. Organisationseinheiten: Die Personalabteilung stimmt mit anderen Abteilungen die Ziele ab und unterstützt andere Abteilungen (direkt oder indirekt) bei der Zielfindung.
Mitarbeiter/innen: Die Personalabteilung schafft Voraussetzungen, damit Führungskräfte aller Abteilungen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern individuelle Ziele vereinbaren können (Personalabteilung extern). Die Personalleitung vereinbart Ziele mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung (Personalabteilung intern).

Was sollte bei der Zielformulierung auf und zwischen den einzelnen Ebenen beachtet werden?

Damit Ziele im Unternehmen zueinander passen, sollten folgende Prämissen beachtet werden:

Vertikale Zielkaskadierung („top down“): Damit das Handeln jedes Beschäftigten im Unternehmen an den Gesamtzielen des Unternehmens erfolgt, ist eine vertikale Zielkaskadierung nötig. Dazu werden zunächst Ziele des Gesamtunternehmens (Unternehmensziele) formuliert. Von diesen Zielen werden abteilungs- bzw. bereichsspezifische Ziele abgeleitet. Auf Basis dieser Ziele können wiederum Zielvereinbarungen mit Teams oder einzelnen Beschäftigten stattfinden.

Horizontale Abstimmung der Ziele: Durch die Abstimmung der Ziele zwischen den Abteilungen, Bereichen, Gruppen o. ä. auf einer Hierarchieebene können Zielkonflikte identifiziert und gelöst werden. Ferner wird sichergestellt, dass möglichst alle notwendigen Maßnahmen vollständig definiert sind, um die Unternehmensziele über die Abteilungen, Bereiche, Gruppen o. ä. hinweg zu realisieren. Weiterhin können in horizontal angelegten Dialogen Synergien zwischen den Abteilungen zur Zielerreichung erschlossen werden.

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Warum ist das formulieren und arbeiten mit Zielen so bedeutsam?

Ziele haben sehr unterschiedliche Funktionen (in Anlehnung an Kupsch, Peter : Unternehmungsziele, Stuttgart 1979).

  • Orientierungsfunktion: Sie geben den handelnden Akteuren/innen eine (gemeinsame) Orientierung. – Wohin geht es?
  • Entscheidungsfunktion: Ziele helfen Entscheidungen zu treffen und zu selektieren. – Was ist prioritär?, Was ist wichtig?, Welche Aktivitäten sind geeignet und notwendig?, Welche Ziele passen zueinander?, Wo bestehen Zielkonflikte?
  • Motivationsfunktion: Gut formulierte oder besser noch vereinbarte Ziele sind ein Ansporn für gute Leistungen. – Was spornt uns an?
  • Koordinationsfunktion: Sie ermöglichen einzelne Aktivitäten zu koordinieren und in Bezug zueinander zu setzen. Sie sorgen dafür, dezentral organisierte Verantwortungsbereiche im Sinne des Unternehmens zu koordinieren. - Was gehört zusammen oder wie greifen die Zahnräder ineinander?
  • Kontrollfunktion: Sie ermöglichen einen IST-SOLL-Vergleich und eine Überprüfung des Erfolgs. – Wie erfolgreich sind wir?
  • Legitimationsfunktion: Sie dienen auch der Rechtfertigung von Aktivitäten und Handlungen nach außen und nach innen. – Warum machen wir dies?

In welchen Schritten sollte die Formulierung von Zielen für die Personalabteilung erfolgen?

Wichtige Voraussetzungen zur Formulierung von Zielen für die Personalarbeit sind :

  • das Vorhandensein sowie die Kenntnis der Unternehmensziele einschließlich der Unternehmensstrategie und
  • das Vorliegen der Ergebnisse einer IST-Analyse der Personalarbeit.
  • Ferner sollten die finanziellen Ressourcen (Budget) und die personellen Ressourcen der Personalabteilung klar umrissen sein.

Auf dieser Basis kann der Zielformulierungsprozess für die Personalabteilung in einem beteiligungsorientierten Prozess gestaltet werden. Die Schritte dazu sehen wie folgt aus:

  1. Formulierung der Gesamtziele der Personalabteilung in Workshop(s) mit den verantwortlichen Führungskräften (Großunternehmen über 500 Beschäftigte) oder den Beschäftigten der Personalabteilung (Unternehmen bis 500 Beschäftigte)
  2. Ableitung der Ziele für die Teilbereiche der Personalarbeit in Workshop(s) (Großunternehmen über 500 Beschäftigte) oder Zielvereinbarungsgespräche mit der/dem für Teilaufgaben der Personalabteilung verantwortlichen Mitarbeiter/in (Unternehmen bis 500 Beschäftigte)
  3. Bilaterale Zielvereinbarungsgespräche mit den Beschäftigten der Personalabteilung

Welche Ziele können für die Personalabteilung formuliert werden?

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, für die Personalabteilung insgesamt sowie für die verschiedenen Personalmanagementprozesse messbare Ziele zu formulieren.
Personalmanagementprozesse, für die beispielsweise Ziele formuliert werden können, sind:

  • Personalmarketing (z. B. Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens bei Schülerinnen und Schülern regionaler Schulen um XX Prozent im Jahr XY)
  • Personalgewinnung/Recruiting (z. B. Senkung der Rekrutierungskosten um XX Prozent im kommenden Geschäftsjahr)
  • Ausbildung (z. B. Verbesserung der Qualität der Ausbilder/innen)
  • Personalentwicklung (z. B. Verbesserung der Führungsqualität im Unternehmen)
  • Personalbindung (z. B. Senkung der Frühfluktuation im Unternehmen um XX Prozent bis zum Jahr XY)
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. Erhöhung der Gesundheitsquote auf XX Prozent oder Senkung der Krankenquote um XX Prozent bis zum Jahr XY)

TIPP: Nutzen Sie zur Ausgestaltung der Ziele Ihrer Personalarbeit unser kostenfreies Tool „Auswahlkatalog Ziele und Kennzahlen für die Personalarbeit“! Das Tool liefert 18 quantifizierbare Zielformulierungen mit 38 Kennzahlen gegliedert nach Früh- und Spätindikatoren für die Gestaltung eines Zielsystems für die Personalabteilung.

Wie können Ziele systematisiert werden?

Um eine Verknüpfung der Ziele untereinander (vertikale Kaskadierung und horizontale Abstimmung) sicherzustellen, sollte ein geeignetes Zielsystem eingesetzt werden. Je nach Einsatzzweck des Zielsystems bestehen verschiedene Möglichkeiten, die Ziele zu gliedern.
Bei der Gliederung nach der Fristigkeit von Zielen wird unterschieden zwischen kurzfristigen Zielen (operativ: < ein Jahr), mittelfristigen Zielen (taktisch: ein bis drei Jahre) und langfristigen Zielen (strategisch: > drei Jahre).
Fotolia 71631257 XSFrank Fotolia.comEine weitere Gliederungsmöglichkeit ist die Zuordnung der Ziele entsprechend der organisatorischen Struktur des Unternehmens oder der jeweils betrachteten Organisationseinheit. In der Personalabteilung könnten beispielsweise folgende Struktureinheiten unterschieden werden: 

  • Ausbildung
  • Personalentwicklung
  • Personalbeschaffung
  • Personaladministration
  • ...

Eine dritte Gliederungsmöglichkeit ist die Zuordnung der Ziele zu den Stakeholdern des Unternehmens oder der betrachteten Organisationseinheit.
Weiterhin können die Ziele nach inhaltlichen Kategorien unterteilt werden, wie beispielsweise Finanzziele, Kundenziele, Qualitätsziele, Innovationsziele und Ziele, die sich auf die Humansituation beziehen.
Die meisten geeigneten Zielsysteme beinhalten mindestens zwei dieser dargestellten Gliederungsmöglichkeiten.

Welche Dienstleistungen kann die Personalabteilung für andere Organisationseinheiten im Kontext der Arbeit mit Zielen erbringen?

Damit Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozesse im Unternehmen gelingen, kann die Personalabteilung verschiedene Unterstützungsleistungen anbieten:

  1. Sensibilisierung und Qualifizierung der Führungskräfte: Wie bei den meisten Unternehmensthemen sind die Führungskräfte ein, wenn nicht sogar der entscheidende Erfolgsfaktor. Deshalb müssen diese zunächst von der Sinnhaftigkeit und dem Nutzen von Zielen und Zielvereinbarungsprozessen überzeugt sein. Ähnlich wie bei Mitarbeitergesprächen haben Sie sicher schon folgende Sätze von Führungskräften im Unternehmen gehört: „Die Zeit kann ich mir sparen! Das bringt doch eh nichts! Da machen wir mal wieder schön etwas für die Personalakte und den Papiertiger!“ Damit Sie etwas in der Form vermeiden, sollte eine ausreichende Qualifizierung sowie ein Training der Führungskräfte entsprechend des jeweiligen Bedarfs stattfinden. Dies kann entweder über interne Ressourcen oder passfähige externe Anbieter geleistet werden.
  2. Erarbeitung von Leitfäden, Vorlagen und anderen Hilfsmitteln: Um „Wildwuchs“ in Zielvereinbarungsprozessen zu vermeiden, sollte auf ein abgestimmtes Methoden- und Werkzeuginventar zurückgegriffen werden. Bei der Erarbeitung dieses Inventars kann die Personalabteilung mit ihrem Fach-Know-How die treibende und koordinierende Kraft sein. Dies trifft insbesondere auf solche Prozesse wie z. B.die Einbindung von Zielvereinbarungen im Kontext von Mitarbeitergesprächen (Personalentwicklungsziele) zu.
  3. Einbindung von externem Know-How: Bei benötigtem temporären Spezialwissen oder nicht ausreichend verfügbaren internen Ressourcen für die Implementierung oder Gestaltung von Zielfindungs- und Zielvereinbarungsprozessen bietet sich die Einbindung von Experten/innen an. Gerade in der Einführungsphase von Ansätzen wie der Balanced Scorecard oder anderen Zielsystemen sowie bei möglichen Konflikten ist eine neutrale Perspektive von Vorteil. Hier kommt der Personalabteilung eine entscheidende Rolle bei der Auswahl von geeigneten Anbietern zu.
  4. Zielkaskadierung und horizontaler Zielabgleich: Zur Gestaltung der Personalarbeit ist es notwendig, die übergeordneten Ziele und die Ziele der internen Kunden (Fachabteilungen) zu kennen und daraus die Ziele für die Personalarbeit abzuleiten. Geschieht dies nicht automatisch und zyklisch auf Basis von festgeschriebenen Prozessen und Routinen, sollte die Personalabteilung aktiv auf die Geschäftsführung sowie die Fachabteilungen zugehen.

Was sind 12 häufige Fehler bei der Formulierung und Vereinbarung von Zielen?

  1. Es werden zu viele Ziele auf einmal verfolgt.
    TIPP: Formulieren Sie auf Abteilungsebene nicht mehr als 15 Ziele! Auf individueller Ebene sollten vier Ziele möglichst nicht überschritten werden.
  2. Der mit der Formulierung von Zielen verbundene Aufwand wird durch die Verantwortlichen unterschätzt.
    TIPP: Nutzen Sie externe Experten/innen und deren Know-How zielgerichtet!
    TIPP: Greifen Sie auf interne Prozessbegleitung zurück soweit diese im Unternehmen verfügbar ist!
    TIPP: Schaffen Sie für die Durchführung von Zielworkshops ausreichend zeitliche Freiräume!
  3. Die Ziele orientieren sich nicht an den vorhandenen zeitlichen und finanziellen Ressourcen zur Zielerreichung.
  4. Die Ziele werden in keine Hierarchie gebracht. Es erfolgt keine Priorisierung der Ziele.
    TIPP: Führen Sie einen paarweisen Vergleich der formulierten Ziele durch!
  5. Die Ziele sind mangelhaft vertikal und horizontal miteinander abgestimmt.
    TIPP: Erstellen Sie eine Matrix, in der Sie visualisieren, wie die Ziele aufeinander wirken!
    TIPP: Visualisieren Sie in Ihrem Zielsystem den Zusammenhang der Ziele!
    TIPP: Führen Sie diese Aktivitäten mit den beteiligten Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheiten in gemeinsamen Workshops durch!
  6. Auf der nächst höheren Ebene fehlen die Ziele.
    TIPP: Gehen Sie aktiv aus Sicht der Personalabteilung auf Ihre Geschäftsleitung zu!
  7. Die Ziele werden nicht oder nur unzureichend aus der IST-Situation abgeleitet.
    TIPP: Setzen Sie Werkzeuge zur strategischen Analyse (z. B. SWOT-Analyse, Arbeitsmarkt- und Wettbewerbsanalyse) sowie zur spezifischen Analyse der Personalarbeit ein (z. B. Altersstrukturanalyse, Qualifikationsbedarfsanalyse, Mitarbeiterbefragung)!
  8. Die Führungskräfte beherrschen die Methoden und Werkzeuge zur Zielformulierung nicht oder nur unzureichend.
    TIPP: Qualifizieren Sie Ihre Führungskräfte ausreichend zur Durchführung von Zielworkshops bzw. Zielvereinbarungsprozessen!
    TIPP: Nutzen Sie Spezialwissen von externen Experten/innen für den Einsatz spezieller Methoden und Werkzeuge!
  9. Es werden vorrangig finanzielle Ziele bzw. Spätindikatoren formuliert.
    TIPP: Arbeiten Sie mit einem geeigneten Zielsystem (z. B. Balanced Scorecard), das die Formulierung von Zielen auf unterschiedlichen Ebenen bzw. bei BSC Perspektiven ermöglicht!
  10. Die Ziele werden nicht konkret genug formuliert.
    TIPP: Nutzen Sie die SMART-Formel in Zielformulierungs- und Zielvereinbarungsprozessen!
  11. Ziele werden mit Maßnahmen verwechselt.
  12. Die Beschäftigten werden in die Formulierung der Ziele unzureichend einbezogen. Sie tragen die Ziele nicht mit und haben kein Interesse an deren Verfolgung.
    TIPP: Organisieren Sie Workshops zur Formulierung von Zielen in den verschiedenen Organisationseinheiten!

Wo kann ich mehr über die Arbeit mit Zielen erfahren?

Mehr zur Nutzung von Zielen im Kontext der Strategiearbeit finden Sie auf den Seiten zur Personalstrategieentwicklung. Wissen zur Gestaltung von Zielvereinbarungen bietet die passende Themenseite sowie das dazugehörige Tool „Checkliste Zielvereinbarungen“.

Nutzen Sie zur Quantifizierung Ihrer Ziele die Kennzahlentools:
• Kennzahlen für das Personalcontrolling (ACHTUNG: Enthalten im kostenpflichtigen Paket „Fünf Premium-Perwiss-Tools“)
• Kennzahlen zur Ermittlung des Wertbeitrags der Personalarbeit
• Kennzahlen E-Recruiting
• Kennzahlenportfolio Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kennzahlen für Projektteams

Auch eine große Auswahl an Linktipps sowie eine Literaturliste haben wir für Sie zusammengestellt.

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